Monday sabahı ve gelen kutusu şimdiden dolup taşmış durumda. Bugün üç yeni çalışan işe başlıyor, BT departmanı onların hesaplarını henüz ayarlamamış, hoş geldiniz e-postaları gönderilmemiş ve birisi yeni çalışanların işe alım kontrol listesinin nerede olduğunu sordu... yine.
İnsan kaynakları alanında çalışıyorsanız, bu kaosu çok iyi bilirsiniz.
İşe alım süreci hem şirket hem de yeni çalışan için heyecan verici olmalıdır. Ancak ekibiniz tekrarlayan görevlerle boğulduğunda, bu deneyim olumsuz etkilenir. İyi haber ne mi? Artık her şeyi manuel olarak yapacak hiçbir şeyiniz kalmadı. İşte burada insan kaynakları için yapay zeka adımını atıyor.
Bu yazıda, insan dokunuşunu kaybetmeden daha hızlı ve daha akıllı işe alım deneyimleri oluşturmak için AI ile İK süreçlerinizin otomasyonunu nasıl gerçekleştirebileceğinizi göstereceğiz.
Neden AI ile İK Süreçlerini Otomasyon ile Otomatikleştirmelisiniz?
IBM Institute for İş Değeri'a göre, ankete katılan liderlerin %87'si yapay zekanın rollerini değiştirmekten çok güçlendireceğine inanıyor. İnsan kaynakları, bu değişimin tam ortasında yer alıyor ve daha büyük, daha etkili olasılıklara adım atıyor.
İnsan kaynaklarında yapay zeka kullanmanızın nedenleri şunlardır:
- Verimliliği artırın: Hiç kimse PTO politikalarını takip etmeyi sevdiği için İK sektörüne girmez. Bu idari görevleri otomasyonla gerçekleştirmek, manuel veri girişini ve hataları azaltır.
- Daha akıllı kararlar alın: AI destekli performans analitiği, eğitim ilerlemesi, geri bildirim ve performansı izleme ile İK fonksiyonunuzun yüksek potansiyelli çalışanları belirlemesine yardımcı olur.
- Çalışanları elde tutma (ve kendi takımınızı destekleme): İK'da yapay zeka, çalışanları elde tutma stratejileri ve çalışanların bağlılığını ve sadakatini koruyan destekleyici bir çalışma ortamı yaratma gibi önemli işleri yapmanız için zaman kazandırır.
- Çalışan memnuniyetini artırın: İK otomasyon araçları, politika sorularını yanıtlamak ve çalışanlara işe alım sürecinde rehberlik etmek dahil olmak üzere 7/24 destek sağlar. Daha hızlı yanıtlar ve kişiselleştirilmiş yardım, daha verimli bir işe alım süreci ve ilk günden itibaren destek gördüklerini hisseden daha mutlu çalışanlar anlamına gelir.
- Uyumluluğu koruyun: Ekstra yöneticilik iş yükü olmadan düzenlemelere, kayıtların doğruluğuna ve uyumluluğa hakim olabilirsiniz. Ayrıca, işgücü trendlerini tahmin eder ve insan kaynaklarınızın rekabet avantajı elde etmek için doğru trendlere uyum sağlamasını sağlar.
📚 Daha fazla bilgi: İnsan Kaynakları Takımları için En İyi, Denenmiş ve Test Edilmiş İK Yazılımları
👀 Biliyor muydunuz? McKinsey & Company'ye göre, yetenek yönetiminde başarılı olan şirketler, ortalama bir şirkete göre çalışan başına %300 daha fazla gelir elde ediyor. Yine de birçok İK takımları, formları takip etmek ve maaş bordrosu verilerini yönetmek için saatler harcamaya devam ediyor.
AI ile Otomasyonlu Anahtar İK Süreçleri
Hangi İK sürecinin otomasyon için uygun olduğunu belirlerken, sonuçları sürekli olarak geciktiren darboğazları arayın.
İster mülakat planlaması ister uyumluluk kontrolleri olsun, İK ş Akışınızdaki en büyük engeller genellikle yapay zeka için en kolay kazançlardır. Bunlar arasında şunlar yer alır:
1. İşe alım ve özgeçmiş taraması
Yüzlerce özgeçmişi manuel olarak incelemek, insan kaynakları fonksiyonları için en büyük engellerden biridir. Yapay zeka kullanarak başvuruları tarayabilir, becerileri çıkarabilir ve adayları iş tanımlarına göre sıralayabilirsiniz.
ClickUp Brain ile çalışma alanınızdan ve diğer bağlı İK uygulamalarından aday bilgilerini, geri bildirimleri ve hatta mülakat notlarını hızlı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz.
Brain'i mülakat hazırlığı için nasıl kullanabileceğinizi burada bulabilirsiniz.
2. Mülakatların planlanması
Tek bir görüşme için kaç tane e-posta gönderilmesi gerekir? Çok fazla. AI planlama asistanları takvimleri kontrol eder, uygun zaman aralıkları önerir, hatırlatıcılar gönderir ve hatta son dakika plan değişikliklerini yönetir, böylece işe alım yöneticilerine çalışan deneyimine odaklanmak için daha fazla zaman kazandırır.
💡 Profesyonel İpucu: Birden fazla aracı kullanmak yerine, ClickUp'ın yapay zeka destekli Takvimini kullanarak her şeyi tek bir yerde toplayın. Bu takvim, mülakatları, işe alım dönüm noktalarını, takım etkinliklerini ve izin taleplerini tek bir zaman çizelgesinde düzenler. Etkinlik türlerini renk kodlarıyla ayırt edebilir, sürükle ve bırak yöntemiyle yeniden planlayabilir ve hatta yapay zekanın görev ve hedef verilerinize göre anahtar öncelikleri otomatik olarak zamanlamasına izin verebilirsiniz.
3. İşe alım belgeleri
ID belgeleri, vergi formları ve sözleşmelerin takibi tekrarlayıcı ve uyumluluk açısından yoğun bir iştir.
Çalışanların self servis portallarını kullanarak, yeni işe alınan çalışanlarınız belgeleri yükleyebilir ve bu belgeler otomatik olarak doğrulanır, güvenlik içinde saklanır ve hatalar için işaretlenir. Süreç ne kadar sorunsuz olursa, ilk izlenim o kadar iyi olur ve çalışan bağlılığı için temel o kadar güçlü olur.
⚡ Profesyonel İpucu: İşe alım sürecinde takıldıysanız, ClickUp İşe Alım Kontrol Listesi Şablonu size yardımcı olabilir. Çalışan bilgilerinin kaydedilmesinden işe alım sonrası anketinin gönderilmesine kadar her şey tek bir yerde kaydedilir, atanır ve izleme yapılır.
4. Çalışan veri yönetimi
Çalışanlar adreslerini, banka bilgilerini veya iletişim bilgilerini güncellediklerinde, İK veritabanları genellikle gecikme yaşar.
AI sistemleri, AI destekli formlardaki güncellemeleri doğrudan temel İK platformlarına senkronizasyon yaparak hataları azaltır ve kayıtların doğruluğunu garanti eder. Bu sayede İK liderleri, uzun vadeli planlamayı destekleyen tahmine dayalı analitik için temiz verilere güvenebilirler.
🎥 İşe alım sürecinde yapay zekayı akıllıca kullanma yöntemlerini anlatan bu video'yu izleyin:
👀 Dostça bir ipucu: Güncel olmayan çalışan bilgileri, maaş bordrosu, uyumluluk ve raporlamada sessiz hatalara yol açar. Ücretsiz İK şablonlarını kullanarak çalışan bilgilerini merkezileştirin ve kayıtların tutarlı olmasını sağlayın.
5. Eğitim ve öğrenim yolları
AI araçlarını kullanarak, bir çalışanın rolünü, deneyimini ve performansını analiz ederek kişiye özel öğrenme yolları önerebilirsiniz. Gelişimi kişiselleştirerek, İK takımlarınız çalışan bağlılığını ve performans yönetimini iyileştirebilir.
👀 Biliyor muydunuz? Unilever, Compass programı aracılığıyla her çalışana geleceğe uygun beceriler kazandırmayı taahhüt etmiştir. Araştırmaları, bu atölyelere katılan çalışanların genel verimliliklerini %41 artırdığını göstermektedir .
6. Maaş ve sosyal haklar yönetimi
AI platformları maaş hesaplamalarını, geri ödemeleri ve maaş bordrosu oluşturmayı otomasyon ile gerçekleştirirken, rehberli uygunluk kontrolleriyle sosyal haklara kayıt işlemlerini de basitleştirir.
📮 ClickUp Insight: Çalışanların %32'si otomasyonun her seferinde sadece birkaç dakika zaman kazandıracağına inanırken, %19'u haftada 3-5 saat zaman kazandırabileceğini söylüyor. Gerçekte ise, en küçük zaman tasarrufları bile uzun vadede önemli bir fark yaratır.
Örnek, tekrarlayan görevlerde günde sadece 5 dakika tasarruf etmek, her çeyrekte 20 saatten fazla zaman kazanmanıza sonuç verebilir ve bu zamanı daha değerli, stratejik işlere yönlendirebilirsiniz.
ClickUp ile, son teslim tarihi atama veya ekip arkadaşlarını etiketleme gibi küçük görevleri otomasyonlamak bir dakikadan az sürer. Otomatik özetler ve raporlar için yerleşik AI Ajanlarınız varken, özel Ajanlar belirli ş akışlarını yönetir. Zamanınızı geri kazanın!
💫 Gerçek Sonuçlar: STANLEY Güvenlik, ClickUp'ın özelleştirilebilir raporlama araçlarıyla rapor oluşturmak için harcadığı zamanı %50 veya daha fazla azalttı. Böylece takımlar, biçimlemeye daha az, tahminlere daha fazla odaklanabildi.
7. Performans değerlendirmeleri
Yöneticiler çok fazla veriyi idare etmek zorunda kaldıkları için değerlendirmeler genellikle gecikir. AI, adım olarak metrikleri derleyebilir, 360° geri bildirimi toplayabilir ve özetler oluşturabilir . Böylece performans yönetimi daha tutarlı, şeffaf ve veri odaklı hale gelir.
Böylelikle çalışanlar daha adil değerlendirmeler alırken, İK de gelecekteki tahmine dayalı analizler için içgörüler elde eder.
⚡ Profesyonel İpucu: ClickUp Gösterge Panelleri, çalışan performansı ve bağlılığından ciro eğilimlerine kadar anahtar İK analizlerini tek bir özelleştirilebilir görünümde merkezileştirir. AI destekli içgörülerle İK takımları, kalıpları izleyebilir, tehlike işaretlerini tespit edebilir ve veriye dayalı kararları her zamankinden daha hızlı alabilir.
8. Çalışan desteği ve İK yardım masası
Doğal dil işleme teknolojisiyle desteklenen AI sohbet robotları, sık sorulan soruları anında yanıtlar, karmaşık sorunları üst düzeye taşır ve tekrarlayan konuları kaydeder.
ClickUp Bilgi Yönetimi ile, çalışanların politikalara, sosyal haklara ve işe alım kılavuzlarına bağımsız olarak kolayca erişebilecekleri merkezi bir İK bilgi tabanı oluşturabilirsiniz.
Ayrıca, ClickUp'ın önceden oluşturulmuş Otomatik Pilot ajanlarını ayarlayabilir veya İK ile ilgili sorguları çözen kendi özel ajanlarınızı oluşturabilirsiniz.
Örnek, İK takımının Kanalı çok sayıda soru alıyor. People Partner Lead, bu soruların bazılarını yanıtlamak ve takımının zamanını ücretsiz etmek için yapay zekayı kullanmak istiyor. Kanalda, yalnızca erişebileceği bilgilerde yanıt bulunan soruları yanıtlaması talimatıyla bir Özel Otomatik Pilot Aracısı oluşturuyorlar. Otomatik Pilot Aracısının yalnızca kullanıcının mesajında açık ve doğrudan bir örnek bulunduğunda yanıt vermesi gerektiğini belirtiyorlar. Hatta Otomatik Pilot Aracısına soru örnekleri de veriyorlar.
9. Ayrılma yönetimi
İşten ayrılma süreci, işe alım süreci kadar önemlidir, ancak genellikle bu süreç için bir prosedür bulunmaz.
AI, izin kontrol listelerini, sistem devre dışı bırakma işlemlerini ve çıkış anketlerini otomasyon ile gerçekleştirir. Tahmine dayalı analitik ile anket verilerini analiz ederek, her adımda uyumluluğu sağlarken, personel kaybı modellerini ortaya çıkarabilir ve çalışanları elde tutma stratejilerini güçlendirebilirsiniz.
📚 Daha Fazla Bilgi: Sorulması Gereken En İyi İşten Ayrılma Görüşmesi Soruları
👀 Biliyor muydunuz? Gen AI'nın yükselişiyle birlikte, uzmanlık uygulamak ve insanları yönetmek gibi görevlerin otomasyon potansiyeli neredeyse %60'a sıçradı. Bunlar, bir zamanlar otomasyona uygun olmadığı düşünülen alanlardı.
AI ile İK Süreçlerinde Otomasyon
Tek bir İK sürecini yönetmek için farklı araçlar arasında geçiş yapmaktan bıktınız mı?
ClickUp, tüm iş uygulamalarınızı, verilerinizi, sohbetlerinizi, otomasyonlarınızı ve ş akışlarınızı dünyanın ilk Birleşik AI Çalışma Alanında bir araya getirir. Artık onaylar için uygulamalar, SOP belgeleri, sohbetler ve e-posta arasında geçiş yapmanız gerekmez. Bu tür iş dağınıklığı artık sona eriyor , çünkü ClickUp ile başarılı bir işgücünü işe almak, yönetmek ve desteklemek için ihtiyacınız olan tek şey bir çalışma alanı.
İnsan kaynakları takımınız, %100 bağlam bilgisine sahip olduğu ve insanlar ile temsilcilerin birlikte iş yapabileceği tek bir ortama sahip olduğu için, evrak işleri yerine insanlara odaklanabilir.
Şunu hayal edin: ClickUp Agents kullanarak bir performans yönetimi ajanı oluşturuyorsunuz. Performans değerlendirme sezonu geldiğinde yöneticilere bildirim gönderiyor, veri doldurma sürecinde onlara rehberlik ediyor, mevcut SOP'lardan gelen soruları doğal bir şekilde yanıtlıyor, hatırlatıcılar, özetler ve daha fazlasını planlıyor ve ardından sonuçları İK müdürüne iletiyor.
Ve bu sadece başlangıç
Size yardımcı olmak için, eyleme geçirilebilir içgörülerle İK süreçlerinde otomasyon sağlamak amacıyla adım adım bir kılavuz hazırladık.
Adım #1: Otomasyon için doğru süreçleri belirleyin ve harita
Tekrarlayan, kurallara dayalı ve yüksek hacimli İK görevlerine odaklanın. Örneğin: maaş bordrosu, izin yönetimi, aday taraması, işe alım kontrol listeleri ve uyum raporlaması.
AI'yı devreye almadan önce, mevcut süreçlerinizi akış şemaları veya beyaz tahtalarla görselleştirin. Bu, otomasyonun ortadan kaldırabileceği darboğazları ve verimsizlikleri ortaya çıkarır.
Konferans odanızın duvarlarını yapışkan notlarla doldurmak yerine, ClickUp Beyaz Tahtaları kullanarak İK süreçlerinizi dijital olarak harita haline getirin.
Beyaz tahtaları sanal bir tuval olarak kullanarak, tüm takımınız gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir. İnsan kaynakları planlaması için uzaktan veya yerinde işiniz olsun, mevcut işe alım akışınızı taslak olarak çizin. Bu, "aday teklifini kabul eder" aşamasından "dizüstü bilgisayarını ve ilk maaşını alır" aşamasına kadar bir harita çizebileceğiniz anlamına gelir.
Arka plan kontrolünüzde bir darboğaz tespit ettiğinizde, bunu beyaz tahtadan doğrudan bir ClickUp Görevi' ne dönüştürün. Nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, Whiteboards'a entegre edilmiş ClickUp HR SOP Şablonunu kullanabilirsiniz.
Bu çerçeve, görsel biçimiyle çalışanların tüm yaşam döngüsünü kapsar. İK süreçlerini İş Profili Oluşturma, İş İlanı ve İşe Alım gibi farklı aşamalara ayırabilirsiniz. Her bir aşama, adımlar, katılımcılar, girdiler ve çıktılarla tanımlanır.
👀 Biliyor muydunuz: Forrester Research'e göre, ClickUp'ı kullanan kuruluşlar üç yıllık bir dönemde tahmini %384 yatırım getirisi (ROI) elde etti. Bu kuruluşlar, ClickUp tarafından etkinleştirilen veya iyileştirilen projeler sayesinde yaklaşık 3,9 milyon ABD doları ek gelir elde etti.
Adım #2: Hedefleri tanımlayın
SMART hedefler (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zaman sınırlı) belirleyin. İşte hedefleyebileceğiniz bazı sonuç örnekleri:
- Adayların katılımını %30 artırın, önümüzdeki çeyrekte otomasyon ve kişiselleştirilmiş temas noktaları kullanarak.
- Self servis portalları ve AI sohbet desteği uygulayarak önümüzdeki 6 ay içinde manuel İK taleplerini %40 oranında azaltın.
- Otomasyonlu tarama, planlama ve geri bildirim ş Akışları ile önümüzdeki 90 gün içinde ortalama işe alım süresini %25 kısaltın.
Çoğu İK otomasyon projesinin başarısız olduğu nokta şudur: takımlar teknolojiye heyecanlanır, ancak önemli olanı ölçmeyi unutur. Böyle bir takım olmayın!
📮 ClickUp Insight: Anket katılımcılarımızın yaklaşık %88'i, kişisel görevlerini basitleştirmek ve hızlandırmak için artık AI araçlarına güveniyor. İş yerinde de aynı avantajlardan yararlanmak mı istiyorsunuz?
ClickUp size yardımcı olmak için burada! ClickUp Brain, daha az toplantı, AI tarafından hızlı bir şekilde oluşturulan özetler ve otomatikleştirilmiş görevler ile verimliliğinizi %30 artırmanıza yardımcı olabilir.
📚 Daha fazla bilgi: Stratejiler ve Örneklerle İK Süreçlerinin İyileştirilmesi
Adım #3: Doğru yapay zeka araçlarını seçin
Piyasada bulunan tüm araçlar arasında, işi tamamlamak için doğru olanı nasıl belirleyebilirsiniz?
İşte dikkate alınması gereken bazı önemli hususlar:
- Önce entegrasyon: AI'nız mevcut HRIS, bordro, ATS ve işbirliği araçlarına entegre olmalıdır. Mevcut sistemlerinizle iletişim kuramazsa, zaman kazanmak yerine veri silolarını düzeltmek için daha fazla zaman harcarsınız.
- Doğal Dil İşleme (NLP): Özgeçmiş analizi, sohbet robotları ve duygu analizi için kullanışlıdır. NLP ile AI, bir işe alım uzmanı gibi özgeçmişleri okuyabilir, çalışanların sık sorulan sorularını konuşma şeklinde yanıtlayabilir ve hatta geri bildirim anketlerini tarayarak bağlılık eğilimlerini belirleyebilir.
- Ölçeklenebilirlik: Küçük adımlarla başlayın, ancak aracın ihtiyaçlarınızla birlikte büyüdüğünden emin olun — işe alım ş Akışı gibi rutin görevlerin otomasyonundan, kurumsal düzeyde performans yönetimine kadar.
- Kullanıcı dostu: İK yöneticileri BT desteği olmadan kullanamazlarsa, benimseme süreci yavaş olacaktır. Öğrenme eğrisi minimum düzeyde olan, sezgisel arayüzler arayın.
Uygulama örneği: Hedefiniz "Otomasyonlu tarama, planlama ve geri bildirim ş Akışları ile önümüzdeki 90 gün içinde ortalama işe alım süresini %25 kısaltmak" ise, şunları aramalısınız:
- Özgeçmişleri dakikalar içinde inceleyen NLP özellikli bir işe alım AI aracı
- Takvim karmaşasını çözen bir AI planlama asistanı
- Tahmine dayalı analitik gösterge paneli, darboğazların önceden nerede olduğu (mülakat gecikmeleri, teklif dönüş süresi) gösterir.
İK ş Akışı için yapay zeka yardımcı pilotunuz
İnsan kaynakları yığınınıza başka bir bağımsız araç eklemek yerine, ClickUp Brain yapay zekayı doğrudan ClickUp içinde zaten yönettiğiniz iş akışlarına getirir. Bunu, görevler, belgeler, hedefler ve beyaz tahtalar arasında çalışan bağlantılı bir yapay zeka asistanı olarak düşünün.
İnsan kaynakları takımınız Brain'i şu farklı şekillerde kullanabilir:
⭐ Soruları anında yanıtlayın: Brain'e "Sarah'nın işe alım süreci ne durumda?" veya "Hangi adayların geçmiş kontrolleri beklemede?" diye sorun, Brain yanıtı doğrudan çalışma alanınızdan alır.
⭐ İK belgelerini saniyeler içinde özetleyin: Uzun çalışan el kitapları, politika güncellemeleri veya eğitim kılavuzları yeni işe alınan çalışanları bunaltabilir. Brain, bu belgeleri kolayca anlaşılabilir özetler halinde yoğunlaştırarak çalışanların materyalle ilgilenmelerini sağlar.
⭐ Konuşmaları eyleme dönüştürün: Mülakat sonrası değerlendirme veya işe alım görüşmesinden sonra Brain, "Eğitim oturumu planla" veya "BT ekipmanı talebi gönder" gibi görevleri otomatik olarak oluşturabilir ve size bir iş daha yapma zahmetinden kurtarır.
⭐ Bilgiyi merkezi bir yerde tutun: İster SOP'lar, ister uyumluluk ş Akışı, ister performans yönetimi kılavuzları olsun, Brain, dağınık dosyalar yerine tek bir, her zaman güncel bilgi kaynağına sahip olmanızı sağlar.
🌟 Bonus: ClickUp Brain MAX, ClickUp Brain ile elde ettiğiniz her şeyi bir üst seviyeye taşır. Yazmak için ChatGPT'yi, analiz için Claude'u ve farklı görevler için diğer yapay zeka araçlarını kullanmış olabilirsiniz. Brain MAX, hepsini bir araya getirir.
İşe alım süreci, çalışan verileri ve takım ilişkileri gibi tüm İK ekosistemini anlar. Ona basitçe "Yeni pazarlama elemanı için işe alım planı oluştur" diyebilir ve gerçek süreçlerinize göre kişiselleştirilmiş bir plan alabilirsiniz.
Hepsi bu kadar değil. ClickUp Brain MAX'ı şu amaçlarla da kullanabilirsiniz:
- ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint ve tüm bağlantılı uygulamalarınızı + web'i anında arayarak dosyaları, belgeleri ve ek dosyaları bulun.
- Talk to Text özelliğini kullanarak sesinizle iş hakkında soru sorabilir, dikte edebilir ve komut verebilirsiniz — ellerinizi kullanmadan, her yerden.
ClickUp Brain MAX ile yapay zeka araçlarının dağınıklığından kurtulun, sesinizi kullanarak işlerinizi halledin, belgeler oluşturun, takım üyelerine görevler atayın ve daha fazlasını yapın.
Adım 4: Verilerinizi standartlaştırın ve temizleyin
İnsan kaynakları verileriniz düzensizse, en akıllı yapay zeka bile sonuç vermez. Çift çalışan kayıtları, güncel olmayan maaş bilgileri ve tutarsız biçimler hatalara neden olur ve otomasyon ş akışını tamamen bozar.
AI'yı kullanmaya başlamadan önce, sistemlerinizin aynı dili konuşması için verilerinizi standartlaştırmak ve temizlemek için zaman ayırın.
Bu neden önemlidir?
- Çünkü yapay zeka, farklı iş başlıklarına sahip iki çalışan kaydı olduğunda hangisinin doğru olduğunu belirleyemez.
- Ayrıca, hatalı kayıtlar raporlama hatalarına neden olabilir ve bu hataları denetimler sırasında düzeltmek zor olabilir.
- Ayrıca, otomasyon tutarlı tetikleyiciye bağımlıdır. "Departman" alanınız bazen "Satış" bazen de "Satış Ekibi" ise, ş akışları başarısız olur.
Ancak ClickUp for HR Teams ile veri temizleme merkezi ve standart hale gelir.
İşte nasıl yapacağınız:
Doğruluk için Özel Alanlar
Özel Alanlar'daki açılır menüler ve önceden ayarlanmış seçenekleri kullanarak departman, rol, yönetici veya konum gibi çalışan bilgilerini kaydedin. Bu, tahminlere dayalı işlemleri ortadan kaldırır ve bu tetikleyicilerin her biri için birden fazla varyasyonun oluşmasını önler.
Sırayı uygulamak için bağımlılıklar
Onboarding gibi süreçlerde, belirli adımlar diğer adımların tamamlandı olmasına bağlıdır. Örneğin, ekipman vermeden önce kimlik doğrulaması. ClickUp'ın Bağımlılıklar özelliği, verilerin doğru akışta akmasını sağlar, böylece hiçbir şey atlanmaz ve otomasyonlarınız doğru zamanda tetikleyiciyle tetiklenir.
Veri tutarlılığı için otomasyonlar
ClickUp Otomasyonları, İK takımlarının kendi kendine çalışan iş akışları oluşturmasını sağlar. Üç unsurdan oluşur:
- Tetikleyiciler: "Görev Onboarding'e taşındı" veya "Özel Alan güncellendi" gibi otomasyonu başlatan etkinlik.
- Koşullar: otomasyonun ne zaman çalışması gerektiğini filtreleyen kurallar, örneğin "Yönetici Onayı boşsa"
- Eylemler: görev atama, yorum yayınlama veya durumu güncelleme gibi sonraki adımlar
Örneğin, sisteminize yeni bir özgeçmiş eklendiğinde, AI'yı kullanarak adaylar için görev oluşturma otomasyonu gerçekleştirin. Bu, özgeçmişi işe alım sorumlusuna atarken, durumu "İlk İnceleme" olarak da ayarlayacaktır.
Platform, süreç verimliliğini artırmak için tek bir konum sağladı. ClickUp ekibi, her zaman geri bildirime açık olan ve bu geri bildirimlere dayalı değişiklikleri uygulamak için çok çalışan mükemmel takım üyelerinden oluşur. Daha önce hiç görmediğim bir destek sistemi. Tüm takımlar otomasyondan yararlanabilir ve ClickUp, karşılaştığım her senaryoda bunu sağladı. Ancak ClickUp'ın en büyük artısı, süreçleri ve araçları tek bir iş alanına sadeleştirmesidir.
Platform, süreç verimliliğini artırmak için tek bir konum sağladı. ClickUp takımı, her zaman geri bildirime açık olan ve bu geri bildirimlere dayalı değişiklikleri uygulamak için çok çalışan mükemmel üyelerden oluşur. Daha önce hiç görmediğim bir destek sistemi. Tüm takımlar otomasyondan yararlanabilir ve ClickUp, karşılaştığım her senaryoda bunu sağladı. Ancak ClickUp'ın en büyük artısı, süreçleri ve araçları tek bir iş alanına sadeleştirmesidir.
Adım #5: Değişimi pilotlayın, eğitin ve yönetin
Küçük bir pilot uygulama başlatın. Bu pilot uygulamayı yürütmek için bir süreç seçin, örneğin mülakat planlama veya politika SSS'leri. İşe alım uzmanları, yöneticiler ve çalışanlardan geri bildirim toplayın, ardından ş akışlarınızı tüm organizasyon genelinde uygulamaya koymadan önce iyileştirin.
Bu, otomasyonun devreye alınmasında İK organizasyonunuzun güvenini de artırır.
Bu aşamada, ClickUp Belge'yi kullanarak İK takımınız için adım adım kılavuzlar, SSS'ler ve işe alım materyalleri oluşturun. Pilot uygulamayı iyileştirirken, belgeleri gerçek zamanlı olarak güncelleyerek herkesin aynı bilgilere sahip olmasını sağlayabilirsiniz. Belgeler ayrıca "neyin iş olduğu" ve "neyin iş olmadığı" konusunda kalıcı bir kayıt görevi görür ve daha sonra ölçeklendirmeyi kolaylaştırır.
İyi tasarlanmış bir pilot program olsa bile, İK ekibiniz yine de tekrarlayan sorgularla boğuşmak zorunda kalabilir. Daha fazla manuel çaba harcamak yerine, takımınızla birlikte yanıt veren, hareket eden ve öğrenen ClickUp'ın Otomatik Pilot Ajanlarını test etmek için bu aşama mükemmel bir fırsattır.
Uygulama örneği: Politika SSS'leri için otomasyonu deniyorsunuz.
Bir işe alım uzmanı, "Yeni işe alınanların deneme dönemi ne kadardır?" diye yazar. Otomatik Pilot Aracısı sorguyu tanır, politika belgenizi kontrol eder ve tam olarak ilgili maddeyi yanıt olarak verir. Belge güncel değilse veya net değilse, bunu hemen anlarsınız ve hem otomasyonunuzu hem de belgelerinizi iyileştirmek için geri bildirim alırsınız.
Bu video, ClickUp'ta ilk Otomatik Pilot Aracınızı ayarlamanız için size rehberlik edecektir:
📚Ayrıca okuyun: İK Uzmanlarının Önde Olmak İçin En İyi Yapay Zeka Kursları
Adım #6. İK takımınızı eğitin ve becerilerini geliştirin
Otomasyon, onu kullanan kişiler kadar iyi iş görür. AI'yı bir kara kutu olarak değil, verimliliği artıran bir araç olarak göstermek istersiniz. İK takımlarının ve liderlerinin %65'i halihazırda bir şekilde üretken AI kullanıyor.
İK fonksiyonu için AI otomasyonunu devreye alırken vurgulanması gereken kritik temel unsurlar:
- Teknolojiye değil, insan becerilerine odaklanın. AI, örüntü tanıma ve tekrarlayan görevleri yerine getirir, ancak empati, muhakeme ve çatışma çözümü hala İK'nın sorumluluğundadır. Duygusal zeka ve değişim yönetimi becerilerini geliştirmek, yeni araçları öğrenmek kadar önemlidir.
- Körü körüne güvenmeyi değil, yorumlamayı öğretin. AI bir adayı "yüksek potansiyelli" olarak işaretleyebilir veya işten ayrılma riskini tahmin edebilir, ancak İK bağlamı doğrulamalıdır. Eğitim, AI çıktılarını nasıl sorgulayacağınızı, yorumlayacağınızı ve sorumlu bir şekilde nasıl hareket edeceğinizi vurgulamalıdır.
- İK departmanında yapay zeka şampiyonları yaratın. Araçları deneyebilecek, en iyi uygulamaları belgeleyebilecek ve diğerlerine koçluk yapabilecek birkaç erken benimseyen kişi belirleyin. Akranlar tarafından yönlendirilen öğrenme, genellikle yukarıdan aşağıya doğru verilen talimatlardan daha etkili olur.
- Eğitimi iş üzerindeki etkisine bağlantılaştırın. Değerini somut hale getirin. Bunu "bir araç öğrenmek" olarak pozisyonlandırmayın. Daha hızlı işe alım, daha sorunsuz çalışan deneyimleri ve daha güçlü çalışan bağlılığı sağladığını vurgulayın.
💡 Profesyonel İpucu: ClickUp Clips'i kullanarak yeni otomasyonun nasıl işlediğini tam olarak gösteren hızlı ekran kayıtları oluşturun. "AI ile izin taleplerini işleme"yi gösteren 2 dakikalık klipler kaydedebilirsiniz. Bu kısa eğitimlerin paylaşımını doğrudan eğitim belgelerinizde gerçekleştirin.
7. Adım: Sürekli izleyin ve iyileştirin
İK otomasyonu, "ayar ve unut" türünden bir işlem değildir. En akıllı ş akışları bile, zaman içinde izlenmez, test edilmez ve iyileştirilmezse yolundan sapabilir. Politikalar gelişir, uyum kuralları değişir ve çalışanların beklentileri değişir. Otomasyonunuz tüm bu değişikliklere ayak uydurmalıdır.
Bunu nasıl yapacaksınız?
- Üç ayda bir denetim yapın: Otomasyonları gözden geçirerek tetikleyicilerin, koşulların ve eylemlerin hala geçerli olduğundan emin olun.
- KPI'ları takip edin: İzlemeyi SMART hedeflerinizle uyumlu hale getirin: işe alım süresi, veri doğruluğu, çalışan memnuniyeti vb.
- Geri bildirim toplayın: ClickUp Formları'nı kullanarak işe alım uzmanları, yöneticiler ve çalışanlardan neyin işe yaradığı (ve neyin yaramadığı) hakkında geri bildirim alın.
- Sürekli iyileştirme: Şablonu güncellemek, tetikleyiciyi sıkılaştırmak veya SSS'yi revize etmek gibi küçük ayarlamalar, sistemi daha verimli hale getirir.
ClickUp Gösterge Panelleri ile otomasyonlarınızın gerçek zamanlı performansını izleyebilirsiniz. İşe alım süresinin azalmakta olup olmadığını, veri doğruluğu hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını veya çalışan destek taleplerinin azalmakta olup olmadığını görebilirsiniz.
Uygulama örneği: Hedefiniz, manuel İK taleplerini %40 oranında azaltmak. ClickUp Gösterge Paneli, yardım masası biletlerinin sayısının azalıp azalmadığını gösterirken, Forms ise yanıtlanmamış sorularla ilgili geri bildirimleri toplar. Bu iki araç birlikte, otomasyonunuzu daha da iyileştirmek için hem sayıları hem de bağlamı size sunar.
📚 Daha fazla bilgi: İK süreçlerinizi kolaylaştırmak için en iyi İK ş Akışı yazılımı
İK Otomasyonu için En İyi Yapay Zeka Araçları
Süreçlerinizi haritaştırdınız ve hedeflerinizi belirlediniz; şimdi, siz insan kaynaklarının insani yönüne odaklanırken, tekrarlayan görevleri yerine getirebilecek bazı insan kaynakları için yapay zeka araçlarını tartışalım.
| Araç Adı | Birincil Fonksiyon | Güçlü Yönler | Kullanım Örneği |
| ClickUp | Hepsi bir arada iş yönetimi ve İK otomasyonu | İnsan kaynakları görevlerini tek bir platformda merkezileştirir, yapay zekayı (ClickUp Brain) otomasyonlar, gerçek zamanlı gösterge panelleri ve entegre belgelerle birleştirerek tek bir doğru kaynak sağlar. | İşe alım, oryantasyon, performans değerlendirmeleri ve uyumluluğu tek bir işbirliği çalışma alanında kolaylaştırmak isteyen İK takımları |
| Çarpı | Küresel bordro ve Kayıtlı İşveren (EOR) | 150'den fazla ülkede güçlü küresel uyumluluk, çoklu para biriminde maaş bordrosu ve yüklenici destek | Yerel yasalara uyarak uluslararası çalışanları ve yüklenicileri işe alan veya yöneten şirketler |
| Leena AI | İK sohbet robotu ve çalışan self servisi | Politika SSS'leri ve İK sorguları, duygu analizi için konuşma yapay zekası ve İK bilgi sistemleri platformlarıyla entegrasyonlar | 7/24 İK desteği sunmak ve İK yöneticilerini düşük değer sorgulardan ücretsiz kurtarmak isteyen kurumsal işletmeler |
| ClearCompany | Performans yönetimi ve yetenek yaşam döngüsü | Güçlü hedef uyum araçları, sağlam analitik, başarı planlaması ve çalışan yaşam döngüsü boyunca entegre yetenek yönetimi | Yapılandırılmış performans yönetimi ve uzun vadeli yetenek geliştirmeye ihtiyaç duyan kuruluşlar |
| Moveworks | Konuşma tabanlı İK otomasyonu | ş Akışı yönlendirme özelliğine sahip kurumsal düzeyde chatbot, İK ve BT taleplerini entegre eder ve bilet çözümünü büyük ölçekte otomasyonla gerçekleştirir. | Çalışan desteği ve iş akışı yönetimi için tek bir konuşma platformu arayan kurumsal İK/BT takımları |
| Deel | Küresel işe alım ve bordro | Sınır ötesi işe alımları basitleştirir, uyumluluk ve vergi beyannamelerini otomasyon ile gerçekleştirir ve yükleniciler ve tam zamanlı çalışanlar için hızlı işe alım sürecini sağlar. | Güvenilir küresel işe alım ve uyumlu bordroya ihtiyaç duyan uzaktan çalışan takımlar |
ClickUp'ta yazılımları nasıl inceliyoruz?
Editör takımımız şeffaf, araştırma destekli ve satıcıdan bağımsız bir süreç izler, bu nedenle önerilerimizin gerçek ürün değerine dayandığından emin olabilirsiniz.
ClickUp'ta yazılımları nasıl incelediğimize dair ayrıntılı bir özet bulabilirsiniz.
İK Otomasyonunu Uygularken Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar
İK'da otomasyon, insanları değiştirmekten çok, insan kaynakları takımlarınızın en iyi işi yapmasını engelleyen tekrarlayan görevleri ortadan kaldırmakla ilgilidir.
Dikkat etmeniz gereken yaygın İK zorlukları şunlardır:
1. Kültür değişimini göz ardı etmek
Neden oluyor: Otomasyon projeleri, İK'nın aktif katılımı olmadan BT tarafından yürütülüyor ve bu da İK'nın stratejik rolünü tehlikeye atıyor.
✅ Çözüm: Otomasyonun İK'nın kültüre, bağlılığa ve çalışanların elde tutulmasına odaklanmasını nasıl ücretsiz hale getirdiğini açıkça anlatın. Bunu, küçük ve görünürlük kazancı ile (örneğin, daha hızlı mülakat planlaması) birleştirerek, kuruluş genelinde güven ve ivme oluşturun.
2. Siber güvenlik risklerini göz ardı etmek
Neden oluyor: İK liderleri, siber güvenliğin BT'nin sorumluluğu olduğunu varsayıyor ve İK verilerinin (maaş bordrosu, sözleşmeler, performans değerlendirmeleri) kuruluşun en hassas verileri arasında yer aldığını göz ardı ediyor.
✅ Çözüm: Tüm çalışan kayıtları için şifreleme zorunluluğu getirin, sıkı rol tabanlı erişim kontrolleri uygulayın ve düzenli güvenlik denetimleri gerçekleştirin.
ClickUp, yalnızca yetkili kullanıcılar hassas İK bilgilerinin görünümünde bulunabilmesi için sağlam izin kontrolleri ve denetim izleri sunar.
3. Çalışanların gizliliğini ihmal etmek
Neden oluyor: Otomasyonu aceleye getirmek isteyen İK takımları bazen iletişimi izleyen, verimliliği izleyen veya hassas verileri işleyen yapay zeka sistemleri kullanır. Bu durum, çalışanlara açıkça açıklanmadığında güvensizliğe yol açar.
✅ Çözüm: Hangi verilerin toplandığı, bu verilerin nasıl kullanılacağı ve çalışan bilgilerini hangi güvenlik önlemlerinin koruduğu konusunda net bir iletişim kurun.
ClickUp, ayrıntılı izin ayarları, gizli görünümler ve denetim günlükleri ile gizliliği korumaya yardımcı olur ve çalışanların kişisel verilerinin korunduğunu ve yalnızca doğru kişiler tarafından erişilebileceğini bilmesini sağlar.
4. Uygulama süresini hafife almak
Neden olur: Otomasyon araçlarının tak ve çalıştır türünde olmadığını unutmayın. Veri temizleme, ş Akışı testi, kullanıcı eğitimi ve değişiklik yönetimi için gereken süreyi hafife alırsanız, aceleye getirilmiş uygulamalar ve hayal kırıklığına uğramış takımlarla karşılaşırsınız.
✅ Çözüm: Pilot uygulamayla başlayarak ve otomasyonu aşamalı olarak devreye alarak gerçekçi zaman çizelgeleri oluşturun. Planınıza test, geri bildirim ve yineleme için zaman ayırın.
📚 Daha fazla bilgi: İK takımlarının üretken yapay zekayı nasıl kullandığı, kullanım örnekleri ve örnekler
İnsan kaynakları ş akışlarınızı otomasyonla gerçekleştirmek için ClickUp'ı kullanın
AI sistemleri, manuel görevleri devralmaya hazırdır, tabii siz de bu görevleri devretmeye hazırsanız.
Doğru araçlar, işe alım sürecini sorunsuz ve İK departmanı için daha az stresli hale getirir.
İş için her şeyi içeren uygulama ClickUp, her adımda size yardımcı olacak kapsamlı bir özellikler paketi sunar.
ClickUp Brain, Brain MAX ve Autopilot Agents ile her İK sürecinin sorunsuz bir şekilde yürütüldüğü hepsi bir arada bir çalışma alanı elde edersiniz. Ayrıca, belgeler, beyaz tahtalar ve hedefler, İK ş akışınızın diğer tüm yönlerini kapsar.
İK süreçlerinizi otomasyon yapmaya hazır mısınız? Bugün ClickUp'a ücretsiz kaydolun.