Gününüzün çoğunu acil gibi görünen ancak anlamlı hiçbir şey başaramayan görevlerle geçiriyorsunuz.
Gelen kutunuz "hızlı sorular" ile dolup taşıyor. Toplantılar tavşan gibi çoğalıyor. 🐇🐇🐇🐇
Gerçekten önemli olan işler yine yarına erteleniyor.
Bu kişisel bir başarısızlık değil, bir bağlantı sorunu.
Bilim adamları buna "Sadece Aciliyet Etkisi" adını veriyorlar, yani insanlar acil bir görev yerine getirmenin, nesne sonuçlarından bağımsız olarak kendi cazibesi varmış gibi davranıyorlar.
Diğer bir deyişle: Yangınları önlemek yerine söndürmeye bağımlıyız.
Eisenhower Matris (diğer adıyla acil-önemli matris) bu zihinsel kaosu ortadan kaldırır.
Eisenhower matris nedir?
Eisenhower Matrisi'ni kişisel karar verme yardımcınız olarak düşünün.
Görünüşte basit olan bu dört bölümlü çerçeve (acil veya acil değil, önemli veya önemli değil), acil hissettiren şeylerle gerçekte sonuç getiren şeyler arasında ayrım yapmanızı sağlar.
Ancak işin püf noktası şu: Matrisin temel faydası sizi daha verimli hale getirmek DEĞİLDİR.
Bunun yerine, hayatınızın kontrolünü ele geçirmenize yardımcı oluyor. 👇🏼
Araştırmalar, önceliklendirme çerçeveleri kullanan kişilerin, ham çıktıları önemli ölçüde artmasa bile (buna birazdan daha ayrıntılı değineceğiz), zamanları üzerinde çok daha fazla kontrol sahibi olduklarını ve stres seviyelerinin daha düşük olduğunu bildirdiklerini göstermektedir.
Asıl düşmanınızın yapılacak liste olmadığı ortaya çıktı. Beyniniz, kılıç dişli kaplan ile Slack bildirim arasındaki farkı ayırt edemiyor.
TL;DR: Eisenhower Matrisi Nasıl İşler?
Tamam, beyinlerimiz hatalı çalışıyor. Ama bu tamamen beynin suçu mu? Tam olarak değil.
Modern yaşam, telefonunuzdan iş dizüstü bilgisayarınıza, Alexa'ya ve hatta Roomba'ya kadar dikkatinizi dağıtan unsurlarla doludur! (Bana bir mola verin lütfen?).
15'ten fazla araç kullanan bir takımdaysanız , araştırmalara göre verimlilik açısından yavaş kalma olasılığınız dört kat daha fazla. İş saatlerimizin %42'sinin bağlam değiştirme kaosu nedeniyle boşa harcanmasına şaşmamalı.
Peki, ne yapacağız? Kendi zaman yönetimi hilelerimizi icat ediyoruz ( tam olarak %92'miz), yaklaşık %76'mız ise kişisel önceliklendirme sistemlerimize güveniyor.
Ancak %65'i, kolay veya acil görevleri hallederken, asıl önemli olanlar bir kenara bırakıldığını itiraf ediyor.
Eisenhower Matris'ine girin: "kendini kandırmayı bırak" aracının orijinali.
Gürültüyü ortadan kaldırarak, sizi gerçekten önemli olan şeyle yüzleşmeye zorlar.
Matris, gerçekliği kontrol etmenizi sağlayan, verimlilik pusulanız ve iş gününüzün gerçekten anlamlı olmasını sağlamanın en iyi yoludur.
| Dörtlü | Eylem | Açıklama | Örnekler |
| 1. Kadran: Acil + Önemli | *yapılacak | Acil müdahale gerektiren gerçek krizler | Sunucu çöktü ve özel müşteriler hiçbir şey satın alamıyor |
| Dördüncü Çeyrek: Önemli + Acil Değil | KARAR VERİN | İş Planı yazmak, yeni beceriler öğrenmek ve spor salonuna gitmek | İş planı yazmak, yeni beceriler öğrenmek veya spor salonuna gitmek |
| Dördüncü Çeyrek: Acil + Önemli Değil | DELEGATE | Başkaları için acil görünen ancak sizin hedefleriniz için önemli olmayan öncelikler | Çoğu e-posta, rastgele kesintiler veya e-posta ile halledilebilecek toplantılar |
| 4. Çeyrek: Acil Değil + Önemli Değil | SİL | Hedeflerinize katkıda bulunmayan zaman kaybettiren faaliyetler | Sosyal medyanın labirentleri, bu hafta üçüncü kez masanızı yeniden düzenlemek |
Ve birdenbire, hangisinin dikkatinizi gerektirdiğini tam olarak anlarsınız!
🛠️ Kullanıma hazır araç seti: ClickUp'ın Eisenhower Matrisi Şablonu, görevleri otomatik olarak dört bölüme ayıran ve öncelikleriniz değiştikçe uyum sağlayan önceden oluşturulmuş bir yapı sunar.
Ayrıca, matris öğelerinizi ClickUp'ta kolayca görevlere dönüştürebilir VE daha fazla ayrıntı için matrisinizin her bir çeyreğini inceleyebilirsiniz.
📖 Daha fazla bilgi: Excel ve ClickUp'ta 10 ücretsiz Eisenhower matrisi şablon
Eisenhower Matris Aslında Hangi Sorunu Çözüyor?
Daha önce de 'bahsetme' demiştik: Beyninizde bir hata var.
Bir şey acil hissettirdiğinde, tarih öncesi alarm sisteminiz sizi bunun da önemli olduğuna inandırır.
Kaygınız çok eskidir!
İşte, söyledik!
Beyniniz, baş döndürücü bir hızla güncellenen bir dünyada tarih öncesi bir yazılım çalıştırıyor.
İnsanlık tarihinin %95'inden fazlasında, atalarımızın endişesi, vahşi doğada hayatta kalmalarını sağlamak için hassas bir şekilde ayarlanmış bir alarm sistemi gibiydi ( Nesse, 2022; Stein & Nesse, 2016 ). O zamanlar, çalılardaki bir hışırtı bir avcı hayvanın geldiği anlamına gelebileceğinden, endişenin artması son derece mantıklıydı.
Günümüze geldiğimizde, çevremiz biyolojimizin ayak uydurabileceğinden daha hızlı bir şekilde değişti: tarım sadece 10.000 yıllık, elektrik ise sadece bir asırlık ve dijital aşırı yükleme henüz emekleme aşamasında.
Hala kılıç dişli tehditlere karşı hazırlıklı olan beynimiz, artık e-postalara, son teslim tarihlerine ve sosyal medya bildirimlerine aynı ilkel aciliyetle tepki veriyor.
uyumsuzluk gerçektir: *Bir zamanlar bizi güvende tutan şey, artık bazen atalarımızın hayal bile edemeyeceği "tehditler" karşısında kendimizi çaresiz hissetmemize neden oluyor. Dolayısıyla, endişeniz yersiz geliyorsa, bu kişisel bir kusur değildir. Bu, eski beyninizin yepyeni bir dünyada elinden gelenin en iyisini yapmaya çalışmasıdır.
Ve bu da bizi bir sonraki bölüme getiriyor.
Sadece aciliyet etkisi: Sorun benim, ben sorunun kaynağıyım!
Salı öğleden sonra ve gelen kutunuz dolu — öğle yemeği siparişlerini tartışan 47 e-posta. Hepsine cevap veriyorsunuz. Kariyerinizi şekillendirecek proje? Hala el atılmamış. Neden?
Öğle yemeğinin bir son saati vardır. Projenin ise yoktur. Beyniniz her seferinde öğle yemeğini seçer.
Çünkü, özellikle kendilerini iş yoğunluğu içinde gören kişilerde belirgin olan " Sadece Aciliyet Etkisi " devreye girer.
Beyniniz maaş, büyüme veya etki ile ilgilenmez. Son teslim tarihini görür ve mağara adamı gibi davranır. Ve ne kadar meşgul hissederseniz, durum o kadar kötüleşir. Aşırı yük, kötü önceliklendirmeye yol açar, bu da sizi daha meşgul hale getirir ve önceliklendirme konusunda daha kötü hale getirir. Kısır bir döngü.
"Sadece Aciliyet Etkisi"ni ortaya çıkaran araştırmacılar, bu döngü kırmanın bir yolunu buldular: önemli görevlerin sonuçlarını daha belirgin hale getirmek. (Neden bunu düşünemedik ki!)
İnsanlar önemli işlerden ne kazanacaklarını açıkça görebildiklerinde, acil dikkat dağıtıcı unsurları görmezden gelme eğilimindeydiler.
Eisenhower matris tam olarak bunu yapacak; Acil Durum Tuzağını kesintiye uğratacak ve size şu soruyu sormaya zorlayacak.
Bana bağırarak gelen görev gerçekten bir değişiklik yaratıyor mu? Yoksa sadece listeimden bir şeyi silmenin verdiği dopamin patlamasının peşinde miyim?
Bana bağırarak gelen görev gerçekten bir değişiklik yaratıyor mu? Yoksa sadece listeimden bir şeyi silmenin verdiği dopamin patlamasının peşinde miyim?
📖 Daha fazla bilgi: Bilmeniz gereken verimlilik püf noktaları ve ipuçları!
Eisenhower Matris Sizi Daha Verimli Yapmak İçin Tasarlanmamıştır
Eisenhower Matrisi'nin asıl faydası aslında psikolojiktir.
Çünkü matris, zamanı kontrol etme algınızı önemli ölçüde artırır, bu da stresi önemli ölçüde azaltır ve tükenmişliği önler.
Elde edilen verimlilik, sadece hoş bir yan etkidir.
Aslında, zaman yönetimi zihin modellerinin sizi daha verimli hale getirdiği mitini çürüten pek çok araştırma var. Gerçekte, bu modeller tamamen başka bir şey yapıyorlar.
Kontrolün sizde olduğunu hissetmek neden verimlilikten daha iyidir?
En önemli zaman yönetimi araştırması 1994 yılında Therese Macan tarafından yapıldı. Macan, zaman yönetiminin insanların işlerinde daha başarılı olmalarına gerçekten yardımcı olup olmadığını belirlemek istiyordu.
Spoiler uyarısı: öyle olmadı.
Macan, geniş bir çalışan örneği üzerinde zaman yönetimi davranışlarını test etti. Hedef ayar ve önceliklendirme yöntemlerini kullanan kişiler, zamanlarını daha iyi kontrol edebildiklerini hissettiler. İş yerinde daha az stresli ve daha mutluydular.
Patronları, onların performanslarının daha iyi olduğunu düşünmüyordu.
Zaman yönetiminin belki de en önemli faydası, performansa etkisi değil, tutumlara etkisi olabilir.
Zaman yönetiminin belki de en önemli faydası, performansa etkisi değil, tutumlara etkisi olabilir.
Häfner ve Stock tarafından 2010 yılında yapılan bir araştırma bu konuyu daha da ileri götürdü.
Bazı çalışanlara zaman yönetimi eğitimi verdiler. Eğitim alan grup, daha fazla kontrol sahibi olduklarını ve daha az stresli olduklarını hissettiler. Ancak, ölçülebilir herhangi bir metrikte işlerinde daha iyi hale gelmediler.
Çalışmamızın sonuçları, zamanın kontrolünün arttığını algılamanın gerginliği azalttığını ve kişinin kendi bildirdiği performansını artırdığını göstermektedir
Çalışmamızın sonuçları, zamanın kontrolünün arttığını algılamanın gerginliği azalttığını ve kişinin kendi bildirdiği performansını artırdığını göstermektedir
💁♀️ Çeviri: Zaman yönetimi çerçeveleri terapi niteliğindedir, verimliliği artırıcı değildir.
Eisenhower Matris'in Tarihi: Bağlamında Görün
Dwight D. Eisenhower, Eisenhower Matrisini icat etmedi. 2×2 ızgarayı bile kullanmadı.
Yaptığı şey, daha sonra her verimlilik uzmanının favori çerçeve haline gelecek olan temel ilkeyi yaygınlaştırmaktı.
Bu ayrımı anlamak, matrisin neden iş olduğunu ve neden bazen iş olmadığını ortaya çıkarır.
Gerçekten önemli sorunları olan adam
Başkan olmadan önce Eisenhower, İkinci Dünya Savaşı sırasında Müttefik Kuvvetler Yüksek Komutuydu.
D-Day'i planladı. Kendisinden daha zeki olduğunu düşünen generalleri yönetti. Aynı gün Churchill ve Stalin ile uğraştı (vay canına).
Eisenhower acil ve önemli kavramlarını ele alırken, gelen kutusu sıfırlama konusunda ahkâm kesmiyordu.
Hitler'in son hamlesine tepki vermekle savaşı sona erdirecek işgali planlamak arasındaki farktan bahsediyordu.
Dünya yanarken önemli olan şeylere odaklanma yeteneği, onu önceliklendirme çerçevesinin simgesi haline getirdi.
Herkesin yanlış anladığı alıntı
Acil ve önemli sorunlarla ilgili ünlü sözü kim söylemiştir? Eisenhower söylemiştir, ancak o başka birini alıntıladı.
İki tür sorunum var: acil olanlar ve önemli olanlar. Acil olanlar önemli değildir, önemli olanlar ise asla acil değildir.
İki tür sorunum var: acil olanlar ve önemli olanlar. Acil olanlar önemli değildir, önemli olanlar ise asla acil değildir.
Bunu 1954 yılında yaptığı bir konuşmada, ismi açıklanmayan eski bir üniversite rektörüne kredi vererek açıkça dile getirdi. Bu rektör daha sonra Northwestern Üniversitesi'nden Dr. J. Roscoe Miller olarak tanımlandı.
Eisenhower'ın 1961 tarihli bir konuşmasındaki sözleri, gerçek mücadelenin özünü yansıtıyor:
Uzun ve kısa vadeli farkı bize kim doğru bir şekilde tanımlayabilir? Özellikle işlerimiz krizdeymiş gibi göründüğünde, önemli gelecekten ziyade acil şimdiki zamana öncelik vermek zorunda kalırız
Uzun ve kısa vadeli farkı bize kim doğru bir şekilde tanımlayabilir? Özellikle işlerimiz krizdeymiş gibi göründüğünde, önemli gelecekten ziyade acil şimdiki zamana öncelik vermek zorunda kalırız
En önemli ayrıntı nedir? Avrupa'nın kurtuluşunu planlayan adam bile acil ama anlamsız görevlerin çekiciliğini hissetmişti.
Eisenhower Matris: Felsefeden verimlilik aracına
Stephen Covey, Eisenhower'ın görüşünü alıp bugün bildiğimiz dörtgen tablo haline getirdi.
Covey, 1989 yılında yayınlanan Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı adlı kitabında, bu kavramı akılda kalıcı hale getiren görsel bir çerçeve oluşturdu.
Eisenhower bilgeliği sağladı. Covey çalışma sayfasını sağladı.
👉🏽 Kısa bir video açıklaması mı istiyorsunuz? İşte burada!
Eisenhower matrisini ayrıntılı olarak inceleme
Eisenhower Matris'indeki her bir çeyrek, temel olarak belirli bir eylem komutu ve psikolojik duruma sahip stratejik bir bölgedir.
Bu dörtgenlerin davranışınızı nasıl etkilediğine hızlıca bir göz atalım:
Eisenhower Matris: Her bir çeyreğin duygusal manzarası
| Dörtlü | Temel Duygu | Tipik Davranış | *stratejik Hedef |
| S1: Acil + Önemli | Stres, baskı | Yangın söndürme, tepki verme | Zamanla sınırlayın ve azaltın |
| Q2: Acil Değil + Önemli | Netlik, kontrol | Plan, derin odaklanma | Koruyun ve genişletin |
| Q3: Acil + Önemli Değil | Suçluluk, yükümlülük | İnsanları memnun etme, görevler arasında geçiş yapma | Delege edin veya en aza indirin |
| Q4: Acil Değil + Önemli Değil | Uyuşukluk, sıkıntı | Kaçınma, erteleme | Ortadan kaldırın veya sınırlayın |
💡Profesyonel İpucu: Görevleri sıralamadan önce duygusal durumunuzu gözden geçirin. İş gününüz bir tür "köstebek avı" oyunu gibi geliyorsa, muhtemelen Q1 veya Q3'te takılıp kalmışsınızdır. Gerçek gücünüz Q2'de yatmaktadır.
1. Çeyrek: Kriz Çeyreği
Burası, tüm acil ve önemli eylem öğelerinin yer aldığı yerdir.
Gerçek acil durumları, acil sorunları ve son teslim tarihine ulaşmış projeleri düşünün.
- Örnekler: Önemli bir müşterinin acil durumu, tüm şirketi bloke eden kritik bir sistem kesintisi, bir saat sonra başlayacak Pano toplantısı için sunum
- Psikolojik durum: Stres, tükenmişlik, sürekli yangın söndürme. Sorunları önlemek yerine sürekli olarak onlara tepki verdiğiniz reaktif yönetim
- stratejik hedef: *En aza indirin. Bazı Q1 görevleri kaçınılmaz olsa da, bunların ağırlıkta olduğu bir program, kötü planlamanın işaretidir. Çoğu Q1 acil durumu, acil hale gelene kadar ihmal edilen Q2 görevleridir
2. Çeyrek: Kalite ve Strateji Çeyreği
Acil olmayan ve önemli görevlerin evine hoş geldiniz. Uzun vadeli başarının tasarlandığı ve inşa edildiği yer.
- Örnekler: Stratejik planlama, beceri geliştirme, önleyici bakım, anahtar ilişkiler kurma, egzersiz veya yeni fırsatları belirleme
- Psikolojik durum: Vizyon, bakış açısı, denge, kontrol. Düşünceli, yüksek kaliteli iş yapmaya olanak tanıyan ve daha fazla iş tatmini sağlayan proaktif bir durum
- stratejik hedef: *Burada yaşayın. En etkili kişiler, Q2 faaliyetleri için bilinçli olarak zaman ayırır ve bu zamanı korur. Plan, hazırlık ve önlem alma yoluyla, Q1 yangınlarını sistematik olarak azaltırlar
Çeyrek 3: Aldatma Çeyreği
İşte karşınızda zorlu görevler: Tüm o acil ama önemli olmayan görevler. 🌚
Dikkatinizi çeken ancak temel nesnelerinize ulaşmanıza yardımcı olmayan görevlerle dolu sahte bir verimlilik alanı hayal edin.
- Örnekler: Çok sayıda e-posta, bazı toplantılar, sık sık kesintiler ve başkalarının kendileri çözebilecekleri küçük sorunlar. Bu görevler, üretken olmadan üretken hissetmenizi sağlar — işte Urgency Trap (Acil Durum Tuzağı) burada devreye girer
- Psikolojik durum: Kısa vadeli odaklanma, başkalarının önceliklerine bağlı hissetme, kendi hedeflerinin sürekli olarak arka planda kaldığı hissi. Meşgul olmak ama etkili olmamak
- stratejik hedef: *Kendinizi koruyun. Q3'ü ustaca kullanmak için sınırları ayar yapmak, kibarca "hayır" demek, etkili bir şekilde görevleri delege etmek ve kesintileri en aza indiren sistemler kurmak gerekir
4. Çeyrek: İsraf Çeyreği
Merhaba, çöp kutusu? 🗑️
Belki bu biraz sert bir ifade. Ancak bu görevler gerçek bir değer sunmuyor ve iyi bir yaşam sürmeyi aktif olarak engelliyor.
- Örnekler: Düşüncesizce sosyal medyada gezinmek, aşırı televizyon izlemek, büyük bir projeye başlamaktan kaçınmak için eski e-postaları sıralamak vb.
- Psikolojik durum: Sorumluluk ve amaç eksikliği. Genellikle Q1 ve Q3'te çok fazla zaman geçiren ve tükenmiş olanlar için kaçış noktasıdır
- stratejik hedef: * Acımasızca önceliklendirin ve eleyin. Bu, dürüst bir öz değerlendirme ve disiplin gerektirir. Dinlenme ve eğlence önemli olsa da (Q2 faaliyetleri), Q4, ele alınması gereken dikkat dağıtıcı unsurları temsil eder
👉🏽 Ayrıca okuyun: Excel, belge ve ClickUp'ta ücretsiz karar verme şablonları
Eisenhower matrisini etkili bir şekilde kullanma
Eisenhower yöntemi, tek seferlik bir egzersiz değil, günlük bir uygulama olarak en iyi iş yapar.
Adım 1: Beyninizdeki her şeyi dökün
10 dakikanızı ayırarak dikkatinizi çeken her görev, proje ve yükümlülüğü yazın. Henüz filtreleme yapmayın. Sadece yazın.
Adım 2: "Önemli" olanı tanımlayın
Bu en kritik adımdır. Mevcut çeyrek için en önemli 3-5 hedefinizi yazın. Bir görev, ancak bu hedeflerden birine doğrudan katkıda bulunuyorsa "önemli"dir. Tanım gereği, diğer her şey önemli değildir.
3. Adım: Acımasızca sıralayın
Beyninizdeki tüm düşünceleri dökün ve her öğeyi uygun çeyreğe yerleştirin. Dürüst olun. İş arkadaşınızdan gelen "acil" e-posta, aslında iş gibi görünen bir Q3 kesintisi olabilir.
Adım 4: İkinci çeyreğinizi zaman bloklarına ayırın
Q2 görevlerinin son teslim tarihi olmadığı için sürekli ertelenirler. En önemli Q2 işleriniz için belirli zaman blokları ayırın ve bu blokları müşteri toplantıları kadar önemli kabul edin.
💡Profesyonel İpucu: ClickUp görevlerini kullanarak matris öğelerini görevlere dönüştürebilir ve hatta bunları takım üyelerinize devredebilirsiniz. Ayrıca, her zaman zaman tahminleri atayarak planınızı takip edebilirsiniz.
Adım 5: Savunma sistemlerinizi oluşturun
Q3 görevleri, Q2 ilerlemesinin düşmanıdır. Bunları en aza indirmek için sistemler oluşturun:
- E-postaları anında yanıtlamak yerine, kontrol etmek için belirli zamanlar ayarlayın
- Yaygın yanıtlar için şablonları kullanın
- Acil olmayan sorular için "mesai saatleri" belirleyin
- "Bu iş yarına kadar bekleyebilir mi?" demeyi daha sık öğrenin
💟 Bonus: Eisenhower matrisini ne sıklıkla güncellemelisiniz?
Günlük incelemeler iş yapar. Her sabah 5-10 dakika ayırarak yeni görevleri sıralayın ve gece boyunca meydana gelen değişikliklere göre öncelikleri ayarlayın. Haftalık incelemeler, gerçekten Q2'de zaman geçirip geçirmediğinizi veya sadece bunun hakkında konuşup konuşmadığınızı değerlendirmenize yardımcı olur.
eisenhower matrisi'ni Kullanırken Yapılan 4 Yaygın Hata
Eisenhower matrisi genellikle aynı öngörülebilir nedenlerle başarısız olur.
(Endişelenmeyin, her birinin çözümü de var!)
1. Zaman tahmini konusunda gerçekte olduğunuzdan daha iyi olduğunuzu düşünüyorsunuz
Herkes bir sonraki projesinin farklı olacağını düşünür.
Bu sefer erken bitireceksiniz. Bu sefer sürprizler olmayacak.
Yanılıyorsunuz. Daha önce de yanıldınız. Yine yanılacaksınız.
planlama yanılgısı gerçektir: *Görevlerin ne kadar süreceğini her zaman hafife aldığınızı kanıtlayan verileriniz olsa bile, görevlerin ne kadar süreceğini hafife alırsınız.
Örnek, Q2'ye "Pazarlama stratejisi yaz" yazdınız ve bunu Cuma öğleden sonraya planladınız. Gerçekte ne oluyor? Üç departmandan veri, iki onay turu ve hukuki inceleme gerekiyor. İki hafta sonra, yönetim kurulu toplantısı yarın olduğu için Q1'de bir kriz yaşanıyor.
Aniden, bunun bir Cuma öğleden sonra görev olmadığını fark edersiniz.
🧠 Çözüm: Büyük görevleri küçük görevlere bölün. "Pazarlama stratejisi yazmak" görevi, "Jake'den satış verilerini almak", "Rakiplerin fiyatlarını incelemek" ve "Pozisyon bölümünü taslak olarak hazırlamak" görevlerine bölünür
2. "Önemli" olan, patronunuzun önemli olduğunu düşündüğü şeydir
Aciliyet nesneldir. Son tarih Cuma'dır, ya da değildir.
Önemlilik özneldir. Çoğu zaman, en yüksek sesle konuşan veya en yüksek başlığa sahip olan kişi tarafından ele geçirilir.
Patronunuzun "hızlı sorusu" patronunuzdan geldiği için önemli gibi görünüyor. Ancak bu soru gerçekten hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı oluyor mu? Muhtemelen hayır.
🧠 Çözüm: Çeyrek için gerçek hedeflerinizi yazın. Bu hedefleri doğrudan destekleyen görevleri en öncelik olarak ele alın. Başka bir şey ortaya çıkarsa, şunu sorun: Bu, şirketin genel misyonunu destekliyor mu, bir ekip arkadaşının önündeki engelleri kaldırıyor mu veya daha sonra daha büyük sorunların ortaya çıkmasını önlüyor mu? Değilse, ne kadar acil görünse de muhtemelen önemli değildir.
3. Aslında hiçbir şeyi delege edemezsiniz
Eisenhower Karar Matrisi, Q3 görevlerinin delege edilmesi gerektiğini söylüyor.
Harika. Kim için?
Tek başına bir girişimci, öğrenci veya doğrudan rapor verecek bir çalışanınız yoksa, "delege etmek" hayal ürünü bir tavsiyedir. Bu, başlangıç aşamasındayken "sadece birini işe al" denmesi gibidir.
🧠 Çözüm: "Delege etmek" yerine "en aza indirmek, otomasyon veya toplu işlem yapmak" ifadesini kullanın
Bu toplantı e-posta ile yapılabilir mi? Otomatik yanıtlayıcı ayarlayabilir misiniz? Tüm bu kesintileri, gününüzü mahvetmelerine izin vermek yerine bir saatlik bir aralıkta toplu olarak halledebilir misiniz?
Çoğu Q3 görevi aslında gerekli değildir. Bunlar sadece iş gibi görünen alışkanlıklardır. Aynı soruya 10. kez cevap vermek gibi! Bunun gibi yapay zeka destekli bir cevap ajanı kurmanız yeterlidir. 👇🏼
4. Dinamik işler için statik bir araç kullanıyorsunuz
Öncelikleriniz değişir. Bugün ikinci çeyrekteki bir görev, yarın birinci çeyrekte bir krize dönüşebilir.
Peki ya kağıt üzerinde yazılmış yapılacak liste? Yazıldığı anda geçerliliğini yitirir.
Ayrıca, bu Reddit kullanıcısının dediği gibi:
O kadar çok görevim var ki, bunları Eisenhower matrisine nasıl yerleştireceğimi bilmiyorum. Bu kavramı her zaman sevmişimdir. Ama hiç uygulayamadım
O kadar çok görevim var ki, bunları Eisenhower matrisine nasıl yerleştireceğimi bilmiyorum. Bu kavramı her zaman sevmişimdir. Ama hiç uygulayamadım
🧠 Çözüm: Dinamik bir sistem kullanın. Örneğin, ClickUp ile canlı, uyarlanabilir bir öncelik matrisi oluşturabilirsiniz:
- "Aciliyet" ve "Önem" için Özel Alanlar oluşturun
- Bu alanlara göre gruplandırılmış Pano Görünümü'n ü kullanarak görsel dört sütunlu bir temsil oluşturun
- Öncelikler değiştiğinde, özel alanı güncelleyin ve görev otomatik olarak doğru çeyreğe taşınır
Eisenhower Matris Kimler Kullanmalı?
Herkes Eisenhower matris'ine ihtiyaç duyduğunu düşünür. Aslında herkesin ihtiyacı yoktur.
Ancak, birbiriyle çelişen talepler arasında boğuluyorsanız ve gerçek bir acil durum ile başkasının kötü plan arasındaki farkı ayırt edemiyorsanız, okumaya devam edin.
CEO'lar ve yöneticiler için
En büyük düşmanınız rakipleriniz değildir. Her şeyin eşit derecede önemli olduğu yanılsamasıdır.
Bir CEO olarak, stratejik düşünmek için maaş alıyorsunuz, her satıcının e-postasına kişisel olarak yanıt vermek veya her sosyal medya gönderisini onaylamak için değil. Eisenhower yöntemi, en değerli kaynağınızı korumaya zorlar: gerçek liderlik için zaman.
👉🏽 Gerçeklik kontrolü: Q1'de (kriz modu) Q2'den (stratejik plan) daha fazla zaman geçiriyorsanız, liderlik yapmıyorsunuz, sadece binadaki en yüksek maaşlı itfaiyeci olursunuz.
👉🏽 İkinci çeyrekteki en uygun zamanınız: Pano hazırlıkları, uzun vadeli strateji, başarı planlaması ve toplantılar arasında yapılamayacak türden derin düşünceler.
🤔 Stratejik düşünme becerilerinizi güçlendirmek ister misiniz? ClickUp'ın GVP'si Kyle Coleman, önceliklerini nasıl belirlediğini açıklıyor!
Tek başına çalışan girişimciler ve serbest çalışanlar için
İşinizde her görevi üstleniyorsunuz. Müşteri hizmetleri, pazarlama, hesap, ürün geliştirme... Hepsi sizin masanızda.
Matris, işinizi büyüten görevler (Q2) ile sizi meşgul ama bitkin hissettiren görevler (Q3 ve Q4) arasında ayrım yapmanıza yardımcı olur.
Örnek, müşteri e-postalarına 30 saniye içinde cevap vermek sizi daha profesyonel yapmaz. Sizi iyi eğitilmiş bir kesinti-yanıt sistemi yapar.
👉🏽 Hayatta kalma stratejiniz: Q3 görevlerini belirli zaman bloklarına ayırın. E-postalarınızı günde 200 kez değil, iki kez kontrol edin.
Öğrenciler için
Okul, her şeyin acil olduğunu hissettirecek şekilde tasarlanmıştır. Her ödevin bir son teslim tarihi vardır. Her sınav, not ortalamanız için önemlidir. Her etkinlik, "üniversite başvurularında iyi görünür"
Eisenhower Karar Matrisi, gerçek öğrenmeyi (Q2) akademik meşguliyetlerden (Q3) ayırmanıza yardımcı olur.
Örnek, kavramları gerçekten anlamak yerine, bir kağıdın biçimini mükemmelleştirmek için üç saat harcayın. Mükemmel biçim Q3'tür. Derinlemesine anlama ise Q2'dir.
Yöneticiler ve takım liderleri için
Ortada kalmış durumdasınız. Yöneticiler stratejik nesneleri size yükler. Takımınız her küçük kararı size iletir. Müşteriler her beş dakikada bir güncelleme ister.
Acil-önemli matris, beyninizin neye ihtiyaç duyduğunu ve neye imza atmanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olur.
Örnek, doğrudan size bağlı çalışanınız "acil" müşteri kontrol aramasını (Q3) halledebilir. Kimin terfi alacağını belirleyen üç aylık performans değerlendirmelerini (Q2) ise devredemezsiniz.
👉🏽 Yönetici tuzağı: Kendinizi vazgeçilmez sanmak. Q3 görevlerinizin çoğu, takımınızı bunları halletmek için eğitmediğiniz için var.
ClickUp'ın COO'su Gaurav Agarwal bu tuzak hakkında şunları söylüyor!
Son zamanlarda, üç aylık iş değerlendirme içerik hazırlama şeklimde bir değişiklik yaptım: Önceden: 20 saatimi kişisel olarak veri toplamak, hikaye oluşturmak ve slaytlar hazırlamak için harcıyordum. Şimdi: Takımım 30 saat, ben ise 5 saat harcıyoruz. Yani toplamda 35 saat, önceden ise 20 saat harcıyorduk.
Verimsiz görünüyor, değil mi? Oysa bu yaklaşım:• Daha değerli işler için 15 saatlik zamanımı ücretsiz bırakıyor• Tek başıma yaratabileceğimden daha iyi bir sonuç ortaya çıkarıyor• Takımın iş hakkında daha derin bir anlayış geliştirmesini sağlıyor• Bir dahaki sefere bunu yaptığımızda, toplam 35 saat 25 saate düşecek. Bu, ölçeklendirmenin verimlilik paradoksu: Birim düzeyinde verimlilikte düşüş gibi görünen şey, aslında sistem düzeyinde katlanarak artan kazançlar yaratıyor
Son zamanlarda, üç aylık iş değerlendirme içerik hazırlama şeklimde bir değişiklik yaptım: Önceden: 20 saatimi kişisel olarak veri toplamak, hikaye oluşturmak ve slaytlar hazırlamak için harcıyordum. Şimdi: Takımım 30 saat, ben ise 5 saat harcıyoruz. Yani toplamda 35 saat, önceden ise 20 saat harcıyorduk.
Verimsiz görünüyor, değil mi? Oysa bu yaklaşım:• Daha değerli işler için 15 saatlik zamanımı ücretsiz bırakıyor• Tek başıma yaratabileceğimden daha iyi bir sonuç üretiyor• Takımın iş hakkında daha derin bir anlayış geliştirmesini sağlıyor• Bir dahaki sefere bunu yaptığımızda, toplam 35 saat 25 saate düşecek. Bu, ölçeklendirmenin verimlilik paradoksu: Birim düzeyinde verimlilikte düşüş gibi görünen şey, aslında sistem düzeyinde katlanarak artan kazançlar yaratıyor
Takımlar ve bireyler için Eisenhower matrisi
| Kriterler | Bireyler | Takımlar |
| Kullanım Örneği | Kişisel verimlilik, alışkanlık oluşturma | Paylaşım önceliklendirme, yetki devri, planlama |
| Gerekli Araçlar | Dizüstü bilgisayar, uygulama veya ClickUp şablonu | Paylaşılan alanlar, gösterge panelleri ve otomasyonlar ile ClickUp |
| Avantajlar | Daha az stres, daha iyi odaklanma | Net hesap, daha az mikro yönetim |
💡Profesyonel İpucu: ClickUp Gösterge Panelleri kullanarak takımınızda kadran dağıtımını izleyin. Takımın çoğu Q1'deyse, Q2 planını güçlendirmenin zamanı gelmiştir.
Eisenhower Matris ve Diğer Verimlilik Çerçeveleri
Eisenhower Matris tek seçenek değildir.
Bu sağlam bir başlangıç noktası olsa da, bazı durumlar farklı yaklaşımlar gerektirir.
Bu alternatifleri, verimlilik araç setinizdeki özel araçlar olarak düşünün; her biri matrisin çözemediği belirli sorunları çözmek için tasarlanmıştır.
Eisenhower Matris ve Pareto İlkesi (80/20 Kuralı)
Pareto İlkesi, basit ama güçlü bir içgörüye dayanır: Sonuçlarınızın %80'i, çabalarınızın %20'sinden gelir. Bu, görevleri sıralamakla değil, orantısız değer yaratan az sayıdaki faaliyeti bulmakla ilgilidir.
✅ Pareto kazandığında: Yoğun işlerle boğuşuyorsunuz, ancak hangi faaliyetlerin gerçekten fark yarattığından emin değilsiniz. 80/20 kuralı, sonuçlarınıza bakmanızı ve geriye doğru çalışmanızı sağlar. Gelirinizin %80'ini hangi %20'lik müşteri grubu oluşturuyor? Kullanıcı etkileşiminin %80'ini hangi %20'lik özellikleriniz oluşturuyor?
Örnek, bir pazarlama müdürü, nitelikli potansiyel müşterilerin %80'inin 10 pazarlama kanalından sadece 2'sinden geldiğini fark eder. 10 kanalı eşit olarak optimize etmeye çalışmak yerine (Eisenhower düşüncesi), işe yarayan iki kanala odaklanır ve geri kalanını ortadan kaldırır (Pareto düşüncesi).
✅ Eisenhower kazandığında: Neyin önemli olduğunu biliyorsunuz, ancak acil ama anlamsız görevler tarafından dikkatinizin dağılmasını engelleyemiyorsunuz. Pareto analizi, Slack bildirimini görmezden gelmenize yardımcı olmaz. Matris ise yardımcı olur.
💡Profesyonel İpucu: İkisini de kullanın. Pareto analizi, yüksek kaldıraçlı faaliyetlerinizi (Q2'ye girenler) belirler. Eisenhower Matrisi, diğer her şeyi filtreleyerek bu faaliyetler için zaman ayırmanızı sağlar.
Eisenhower Matris ve MoSCoW Yöntemi
Hayır, şehir değil. Aslında bir kısaltma: Must have (Olmalı), Should have (Olmalı), Could have (Olabilir), Won't have (Olmayacak).
| MoSCoW Yöntemi (Açıklama) |
| ZorunluMevcut proje artışı veya sürümü için kritik öneme sahip, tartışmaya açık olmayan gereksinimler |
| olması gereken *Çözümün fonksiyon göstermesi için hayati öneme sahip olmayan önemli gereksinimler |
| olmayacak (bu sefer) *takım ve paydaşların açıkça üzerinde anlaştığı gereksinimler mevcut zaman diliminde teslim edilmeyecektir |
| olmayacak (bu sefer) *takım ve paydaşların açıkça üzerinde anlaştığı gereksinimler mevcut zaman diliminde teslim edilmeyecektir |
Bu çerçeve, yazılım geliştirmede belirli bir sorun için ortaya çıktı: her şeyi geliştiremediğinizde hangi özellikleri geliştireceğinize karar vermek.
✅ MoSCoW'un kazandığı durumlar: Hepsi taleplerinin "acil ve önemli" olduğunu düşünen birden fazla paydaşın olduğu bir projeyi yönetiyorsunuz. Eisenhower yöntemi, herkesin "önemli" kavramına farklı bir anlam yüklediği için işe yaramayacaktır.
MoSCoW, neyin gerçekten gerekli olduğu konusunda zorlu konuşmalar yapılmasını gerektirir. "Olması gereken" özellikler tartışmaya açık değildir; bunlar dahil edilmezse proje başarısız olur. "Olması gereken" özellikler önemlidir, ancak anlaşmayı bozacak kadar önemli değildir. "Olabilir" özellikler, olması iyi olan bonuslardır. "Olmayacak" özellikler ise açıkça kapsam dışıdır.
"Olmayacak" kategorisinin (bu kategori Eisenhower Matris'inde yoktur) dahice yanı şudur: "Şimdi değil, belki daha sonra" demek için resmi bir yoldur, bu da kapsamın genişlemesini önler ve beklentileri yönetir.
✅ Eisenhower'ın kazandığı durumlar: Yalnız iş yapıyorsunuz veya kapsamın öncelikli bir sorun olmadığı küçük, uyumlu bir takımla iş yapıyorsunuz. MoSCoW, basit görev önceliklendirme için gereksiz karmaşıklık yaratır.
Eisenhower Matris ve ABCDE Yöntemi
ABCDE yöntemi, Eisenhower Matris'nin güçlendirilmiş halidir ve güçlendirilmiş yöntemlerin yan etkileri vardır.
| *aBCDE Görev Yönetimi Yöntemi | ||||
| A | B | C | D | E |
| Çok Önemli | Önemli | yapılacak Hoş Olanlar* | Delege | Ortadan kaldırın |
| Tamamlanmazsa ciddi sonuçları olan yapılacak görevler | Küçük sonuçları olan yapılması gereken görevler. Yararlı ama kritik önemi olmayan | Sonuçları olmayan görevler. Keyifli ancak hedeflere etkisi olmayan görevler | A görevleri için zaman kazanmak amacıyla başkalarına atanabilecek görevler, böylece görevler ücretsiz hale gelir | Değer katmayan gereksiz görevler |
| Altın kural: A görevi varken asla B görevine iş yapmayın. B görevi varken asla C görevine iş yapmayın. |
İşte nasıl işler: Her göreve bir harf verilir.
- Bir görev tamamlanmazsa ciddi sonuçları olur
- B görevlerinin sonuçları hafif
- C görevlerinin hiçbir sonucu yoktur
- D görevleri delege edilmelidir
- E görevleri ortadan kaldırılmalıdır
ve işte ana kural: *A görevi varken asla B görevine iş yapmayın. B görevi varken asla C görevine iş yapmayın. Ve böyle devam eder.
✅ ABCDE kazandığında: Kolay, düşük değer görevlere yönelen kronik bir ertelemeci olduğunuzu gösterir. Katı "A-first" kuralı, matrisin eksik olduğu disiplini sağlar.
Örnek, listenizde "Müşteri teklifine yanıt ver" (A), "LinkedIn profilini güncelle" (B) ve "Bilgisayar dosyalarını düzenle" (C) yer alıyor.
Eisenhower ile, verimli hissettiğiniz için sabahınızı dosyaları düzenlemekle geçirebilirsiniz. ABCDE ile ise, teklif tamamlandıktan sonra bu, kurallara aykırıdır.
✅ Eisenhower kazandığında: İş ortamınız öngörülemez. Gerçek acil durumlar ortaya çıkar. Öncelikler değişir. Esnekliğe ihtiyaç duyduğunuzda ABCDE yönteminin katılığı bir yük haline gelir.
ABCDE Yöntemi'nin en büyük zorluğu, görevleri devredecek birinin olduğunu varsaymasıdır. Tek başına çalışan bir girişimci, serbest çalışan veya kıdemsiz bir çalışan iseniz, "D" görevleri "B" veya "C" görevlerine dönüşür ve bu da yönetilemez bir iş yükü yaratabilir.
Eisenhower Matris ve Eylem Öncelik Matrisi
Eylem Öncelik Matrisi, Eisenhower Matrisi'nin iş okulunda öğrenilen kuzenidir. "Acil" ve "önemli" yerine "çaba" ve "etki" kavramlarını kullanır
Dört kadran:
- Yüksek Etki, Düşük Çaba = Hızlı Kazançlar (önce bunları yapacaksınız)
- Yüksek Etki, Yüksek Çaba = Büyük Projeler (dikkatli bir şekilde planlayın)
- Düşük Etki, Düşük Çaba = Doldurmalar (boş zamanınız olduğunda yapılacak)
- Düşük Etki, Yüksek Çaba = Nankör Görevler (her ne pahasına olursa olsun kaçının)
Anahtar fark, Eylem Öncelik Matrisi'nin yatırım getirisi açısından düşünürken, Eisenhower'ın son tarihler ve hedefler açısından düşünmesidir.
✅ Eylem Önceliği kazandığında: Kaynakları (bütçe, takım zamanı, geliştirme saatleri) yönetiyorsunuz ve kararlarınızı liderliğe gerekçelendirmelisiniz. "Bu, yüksek etkiye ve düşük çabaya sahiptir" ifadesi, "bu önemli ama acil değil" ifadesinden daha ikna edicidir
Örnek, özellikler arasında seçim yapan bir ürün yöneticisi matrisi şu şekilde kullanabilir:
- Özellik A 2 hafta sürecek ve kullanıcı tutma oranını %15 artıracak (Hızlı Kazanç)
- Özellik B 6 ay sürecek ve müşteri tutma oranını %20 artıracak (Büyük Proje)
- Özellik C 4 hafta sürecek ve müşteri tutma oranını %2 artıracaktır (Teşekkürsüz Görev)
✅ Eisenhower'ın kazandığı durumlar: Son teslim tarihlerinin ROI hesaplamalarından daha önemli olduğu, gerçek anlamda zamana duyarlı işlerle uğraşıyorsunuz. Müşterilerin acil durumları, sizin etki/çaba analizinizle ilgilenmez.
📖 Daha fazla bilgi: Görevleri Yönetmek için Eylem Öncelik Matrisi Nasıl Oluşturulur?
Eisenhower Matris ile Çevik metodolojiler arasında ne fark vardır?
Eisenhower Matris ve Agile, işlerinizi öncelik sırasına koymanıza yardımcı olur, ancak farklı fonksiyonlara sahiptir ve farklı zaman ölçeklerinde çalışır.
| Çerçeve | Birincil kullanım örneği | Odak alanı | Zaman ufku |
| Eisenhower Matris | Bireyler için günlük karar verme | Aciliyet ve önem | Anlık ve kısa vadeli |
| Agile / Scrum | Takım tabanlı proje teslimi | Yinelemeli plan ve birikmiş iş yönetimi | Sprint tabanlı (1–2 hafta) |
Agile, kısa ve yapılandırılmış döngüler halinde işleri teslim etmek için kullanılan takım tabanlı bir teslimat metodolojisidir. Scrum gibi çerçeveler, takımların işleri planlamasına (sprint planlaması yoluyla), üzerinde düşünmesine (geriye dönük değerlendirme yoluyla) ve önceliklerini esnek tutmasına (backlog yoluyla) yardımcı olur. Agile, işbirliğini, hızı ve yinelemeyi önceliklendirir.
Eisenhower Matris ise kişisel bir önceliklendirme aracıdır. Bireylerin görevleri aciliyet ve önemlerine göre sıralamasına yardımcı olur; bu, günlük dikkat dağınıklıklarının uzun vadeli ilerlemeyi tehlikeye attığı durumlarda özellikle yararlıdır.
💡Profesyonel İpucu: Sprint planlamasından önce Eisenhower Matrisi'ni kullanarak hangi görevlerin gerçekten ele alınmaya değer olduğunu belirleyin. Bu, bireysel önceliklerinizi takımınızın Agile teslimat döngüsüyle uyumlu hale getirmenin akıllı bir yoludur.
TL;DR: Karşılaştırmalı çerçeveler
| Çerçeve | Eisenhower Matris | MoSCoW Yöntemi | Pareto İlkesi (80/20) | ABCDE Yöntemi | *eylem Öncelik Matrisi |
| Temel İlke | Özellik tabanlı triyaj | Gereksinim Temelli Kapsam Belirleme | Asimetrik Kaldıraç | Sonuç Temelli Sıralama | ROI tabanlı tahsis |
| *anahtar Kategoriler | Aciliyet / Önem | Zorunlu / Gerekli / Mümkün / İmkansız | %80 Çıktı / %20 Girdi | A / B / C / D / E Sonuçlar | Etki / Çaba |
| Kullanım Örneği | Stratejik görev yönetimi | Çevik proje teslimi ve kapsam yönetimi | Faaliyetlerin stratejik analizi | Disiplinli kişisel uygulama | İş/proje kaynak planlaması |
| Karar Odaklılık | "Şu anda dikkatimi neye vermem gerekiyor?" | "Uygulanabilir bir çözüm için ne sunmalıyız?" | "En yüksek kaldıraç noktam nerede?" | "Şu anda yapmam gereken en önemli yapılacak şey nedir?" | "Kaynakların en verimli kullanımı nedir?" |
| *anahtar Güç | Basitlik ve kavramsal netlik | Paydaşların uyumu ve kapsam kontrolü | Stratejik içgörü sağlar | Disiplini sağlar ve ertelemeyle mücadele eder | Yatırım Getirisi (ROI) üzerine odaklanın |
| Zayıflık | Bağımlı işleri aşırı basitleştirir | Kategori içi sıralama yok | Dinamik bir ortamda katılık | Dinamik ortamda katılık | Etki ve çaba puanlamasında öznellik |
| İdeal Kullanıcı | Öncelikleri konusunda bunalmış hisseden herkes | Çevik Ürün Yöneticisi veya proje takımı | Odaklanmak isteyen stratejik analist veya lider | Daha fazla yapıya ihtiyaç duyan ertelemeci kişiler | Kaynakları kısıtlı takım lideri veya proje yöneticisi |
Hangi çerçeveyi kullanmalısınız?
➡️ Önceliklendirme konusunda yeniyseniz veya kendinizi bunalmış hissediyorsanız, Eisenhower ile başlayın. Acil olanı önemli olandan ayırmanın temel becerisini öğretir
➡️ Pareto analizini üç ayda bir ekleyerek, faaliyetlerinizin %20'sinin sonuçlarınızın %80'ini nasıl etkilediğini belirleyin
kapsam genişlemesi sorunu olan ve paydaşların uyum sağlaması gereken takım projeleri için MoSCoW'u kullanın
➡️ Katı kurallara uymak için yeterince disiplinliyseniz ve ertelemeyle mücadele ediyorsanız ABCDE'yi deneyin
kaynakları yönetirken ve ROI tabanlı kararlar almanız gerektiğinde Eylem Önceliğine geçin
➡️ Zamanla gelişen teslimatlar üzerinde bir takımla çalışırken Agile'ı kullanın. Agile, kısa, yinelemeli döngülerde işleri önceliklendirmenize ve teslim etmenize yardımcı olur; bu da işlevler arası işbirliği, hızlı geri bildirim ve değişime uyum sağlama için idealdir
ancak bu çerçevelerin hiçbirinin sihirli bir çözüm olmadığını unutmayın. *Bunlar, zamanınızı nerede kaybettiğinizi daha iyi sorgulamanızı sağlayan karar verme araçlarıdır.
En iyi çerçeve, gerçekten tutarlı bir şekilde kullanacağınız çerçevedir.
Eisenhower Matrisi'ni Kullanmak İçin İpuçları (ClickUp ile)
Temel bilgileri öğrendiniz.
Şimdi, matris amatörlerini gerçek önceliklendirme ustalarından ayıran ileri düzey tekniklerden bahsedelim.
ClickUp ile bu basit 2×2 tablosunu, davranışlarınızdan öğrenen ve gerçeklerinize uyum sağlayan dinamik bir sisteme dönüştürebilirsiniz.
1. Renk kodlama sistemi
Beyniniz görsel bilgileri metinden 60.000 kat daha hızlı işler. Eisenhower Matrisi'ni gereğinden fazla zorlaştırmayı bırakın.
Bunun yerine, ClickUp Görevi Önceliklerini kullanarak matrisin dört bölümünü görsel ipuçlarıyla eşleştirin.
Acil + Önemli görevleri kırmızı bayraklarla, Önemli + Acil Değil görevleri sarı bayraklarla, Acil + Önemli Değil görevleri mavi bayraklarla ve Acil Değil + Önemli Değil görevleri gri bayraklarla ayarlayın.
✅ Neden işe yarıyor: Açıklamaları okumak yerine görev listenizi saniyeler içinde tarayabilirsiniz. Kırmızı görevler hemen göze çarpar. Sarı görevler size zaman blokları planlamanızı hatırlatıcıdır. Mavi görevler "beni delege et" diye bağırır. Gri görevler silinmeye adaydır.
💡Profesyonel İpucu: "Stratejik Plan", "Takım Geliştirme" veya "Süreç İyileştirme" gibi tekrarlayan Q2 etkinlikleri için özel etiketler oluşturun. Bu, ihmal ettiğiniz alanlardaki kalıpları daha kolay tespit etmenizi sağlar.
2. Ajan ş akışları ve otomasyon kuralları
Matrisin en büyük başarısızlığı, önemli görevlerin son teslim tarihine kadar Q2'de kalması ve bu da onları acil hale getirmesidir. ClickUp Otomasyonları bunu önleyebilir.
Son teslim tarihlerine göre görevleri otomatik olarak Q2'den Q1'e taşıyan kurallar oluşturun. Örneğin, "Son teslim tarihi 3 gün kaldıysa, önceliği Acil olarak değiştirin ve atanana kişiye bildirin."
Gelişmiş otomasyon: Tekrarlayan Q2 görevleri oluşturan ş Akışları kurun. Aylık stratejik incelemeler, üç aylık hedef değerlendirmeleri ve haftalık takım kontrolü, siz eklemeyi hatırlamadan Q2'nizde otomatik olarak görünmelidir.
🧠 Oyunun kurallarını değiştiren: ClickUp'ta Ajanları kullanarak Q3 görevlerini otomatik olarak delege edin. "Bir görev 'Rutin Yönetici' olarak etiketlendiğinde, [İş Arkadaşının Adı]'na atayın ve Slack üzerinden bildirin" gibi kurallar belirleyin
3. AI ile akıllı önceliklendirme
ClickUp Brain, görev geçmişinizi analiz edebilir ve gözden kaçırdığınız kalıpları tespit edebilir.
Örnek, Eisenhower Matrisi için favori AI komutlarından biri şudur:
“Geçen ay tamamlandı görevleri analiz edin. Faaliyetlerin %20'si sonuçlarımın %80'ini oluşturdu mu? Hangi Q2 görevlerini sürekli erteledim ve bunun sonuçları ne oldu?”
ClickUp Brain şunları belirleyebilir:
- Aslında önemli olmayan görevleri sürekli olarak acil olarak yanlış etiketlediğiniz görev türleri nelerdir?
- Günün hangi saatinde farklı kadranlardaki işlerde en verimli olduğunuzu öğrenin
- Kök nedenini ele almadığınız için hangi Q3 görevleri tekrar tekrar ortaya çıkıyor?
- Zaman tahmini yanlış yapılması nedeniyle Q2 görevleri Q1 krizlerine dönüştüğünde
İşte bu, arkadaşlar, bağlamsal yapay zekanın gücü.
🎥 Bağlamsal yapay zeka, "gerçek" akıllı önceliklendirme ile işinizi nasıl dönüştürebilir? 👇🏼
4. "Kesinti blokları"
Q2 işi binlerce küçük kesikten ölür — e-postalar, Slack mesajları, "hızlı sorular"
Çözüm irade değildir. Mimari bir yapıdır.
*clickUp kurulum: ClickUp Takvimini kullanarak iki tür zaman blokları oluşturun:
- korunan Q2 Blokları:* Bunları "Meşgul" olarak işaretleyin ve "Derin İş – Rahatsız Etmeyin" gibi notlar ekleyin
- Kesinti Blokları: Q3 görevlerini (e-posta, hızlı sorular, küçük talepler) yerine getirmek için özel olarak 30-60 dakikalık zaman aralıkları ayırın
5. "Gelecekteki ben" testi
Çoğu insan, sonuçları değil, o anda nasıl hissettiklerini düşündükleri için önemli olanı acil olandan ayırt etmekte çok kötüdür.
Her görev için şunu sorun: "Gelecekteki ben bana bir mesaj gönderebilseydi, bu görevi yaptığım için bana teşekkür eder miydi yoksa bu göreve harcadığım zaman için pişmanlık duyar mıydı?"
ClickUp'ta, "Bana teşekkür edecek", "Önemli olmayacak" veya "Pişman olacak" gibi seçeneklerle "Gelecekteki Kendim Değerlendirmesi" adlı bir Özel Alan ekleyebilirsiniz
Veya sayılı derecelendirme kullanın, örneğin 0 = Planlandığı gibi gitmedi. 🙄
Bu, sizi acil baskının ötesinde düşünmeye zorlar.
💡10-10-10 kuralı: 10 dakika, 10 ay ve 10 yıl sonra bu görev hakkında ne hissedeceksiniz? ClickUp'ın görev açıklamalarını kullanarak sınırda olan durumlar için bu analizi not edin.
6. Matris doğruluğu denetimi
Her hafta, her bir çeyrekte harcadığınız zamanı, planladığınız zaman dağılımıyla karşılaştırın. Çoğu kişi, zamanlarının %60'ını Q3'te harcadıklarını, ancak %60'ını Q2'de harcamayı planladıklarını fark eder.
Şu soruları sorun:
- Hangi Q2 görevleri tahmin edilenden daha uzun sürüyor?
- Hangi Q3 görevleri hak ettiklerinden daha fazla zaman alıyor?
- Q1 "acil durumlarının" yüzde kaçı, daha iyi Q2 plan ile önlenebilirdi?
ClickUp'ın Proje Zaman Takibi, zamanınızı aslında nereye harcadığınızı ve nereye harcamayı planladığınızı gösteren acı gerçeği ortaya çıkarır. Bu verileri kullanarak zaman tahminlerinizi iyileştirin ve sürekli dikkat gerektiren görevlerden ziyade sistematik çözümler gerektiren Q3 görevlerini belirleyin.
7. Q2 güç saatleri
Farklı iş türlerinde en verimli olduğunuz zamanları izleme.
İki hafta boyunca, ClickUp'ın zaman takibi notlarını kullanarak her saat enerji seviyenizi (1-10) kaydedin. Görev tamamlama kalitesi ve verimliliği ile karşılaştırın.
Çoğu insan, Q2 stratejik iş için 2-4 saatlik bir enerji zirvesi yaşadığını fark eder. Bu saatleri acımasızca koruyun.
*clickUp optimizasyonu: En önemli ikinci çeyrek görevlerinizi kanıtlanmış yoğun saatlere planlayın. ClickUp Takvim'deki otomatik zaman bloklama özelliğini kullanarak, birikmiş işleriniz, öncelikleriniz ve toplantılarınızı temel alarak bu saatleri otomatik olarak bloke edin.
Enerji-görev eşleştirme:
- Yüksek enerji: Q2 stratejik düşünme, karmaşık problem çözme
- Orta enerji: Odaklanma gerektiren Q1 acil görevler
- Düşük enerji: Q3 rutin görevleri, e-posta işleme
8. Matris hesap verebilirliği
Bireysel matrisler iş yapar. Ortak hesap paylaşımı içeren takım matrisleri daha iyi sonuç verir.
Haftalık matris incelemeleri: ClickUp AI kartlarını kullanarak şunları inceleyin:
- Hangi takım üyeleri Q1'de (reaktif modda) çok fazla zaman harcıyor?
- Hangi Q2 hedefleri sürekli erteleniyor?
- Sistematik hale getirilmek yerine sürekli ertelenen Q3 görevleri nelerdir?
Paylaşılan takvimler aracılığıyla Q2 zaman bloklarının takımınıza görünürlük kazanmasını sağlayın. Herkes 9-11 saatlerinin Q2 zamanı olarak ayrıldığını gördüğünde, sizi rahatsız etme olasılıkları azalır.
💡Profesyonel İpucu: Haftalık takım toplantılarında şu soruyu sorun: "Bu hafta hangi Q2 işlerini koruduk ve hangi Q3 dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırdık?"
Farklı Kullanım Durumları için Eisenhower Matrisi
Eisenhower Matris, rolünüze, hedeflerinize ve iş ortamınıza göre esnek bir karar verme aracıdır.
Çapraz fonksiyon projeleri yönetiyor veya serbest çalışan müşterilerle uğraşıyor olsanız da, bunu farklı bağlamlarda nasıl uygulayabileceğinizi burada bulabilirsiniz.
Proje ve ürün yönetimi için
Pazarlama, mühendislik, tasarım gibi karmaşık ş Akışlarına sahip rollerde asıl zorluk çaba eksikliği değil, karar verme yorgunluğudur . Matris, bu kararları dışsallaştırarak sizin etkiye odaklanmanızı sağlar.
- 1. Kadran: Son dakika lansman engelleri, güvenlik sorunları, müşteri yangın tatbikatları
- 2. Çeyrek:* Strateji belgeleri, kullanıcı test planları, kampanya geri bildirimleri
- dördüncü çeyrek:* Tekrarlayan senkronizasyonlar, "hızlı güncellemeler", paydaş durum raporları
- 4. Çeyrek: Elektronik tabloları biçimlendirmek, klasörleri yeniden düzenlemek, yoğun işler
Günlük plan ve kişisel verimlilik için
Tek başına çalışan girişimciler, yaratıcılar ve kurucular genellikle ivmeyi ilerlemeyle karıştırır. Eisenhower Matrisi, her şeye tepki verme döngüsünü kırmanıza yardımcı olur.
- Gününüzü 5-10 dakikalık bir matris incelemesiyle başlayın
- Gelen kutunuzu açmadan önce, ikinci çeyrekte anlamlı bir görev önceliklendirin
- Enerji eşleştirmesini kullanın: en uyanık olduğunuz zamanlarda Q2 işlerini, odaklanma düzeyinizin düşük olduğu zamanlarda ise Q3 işlerini yapacaksınız
💡Profesyonel İpucu: ClickUp Yineleyen Görevler özelli ğini kullanarak sabah değerlendirmelerini ve gün sonu denetimlerini planlayın. Q2 görevlerine zaman tahmini ekleyerek kapsamı ve odaklanmayı koruyun.
Uzaktan çalışan takımlar ve eşzamansız iş için Eisenhower matrisi
Takımınız farklı zaman dilimlerine yayılmışsa, gerçek zamanlı önceliklendirme imkansız hale gelir. Matris, sürekli kontrol gerektirmeyen paylaşımlı bir zihinsel model sunar.
- Takım genelinde "önemli" kavramının tanımını kararlaştırın
- "Stratejik", "Özel-Facing" veya "Yönetici" gibi çeyrek etiketleri ekleyin
- Q3 görevleri için kesinti blokları oluşturun (e-posta, pingler, toplantı hazırlıkları)
💡Profesyonel İpucu: ClickUp'ta görev değişikliklerini otomatikleştirin: "Acil durum = yüksek ve son teslim tarihi < 3 gün → Q1'e taşıyın ve Slack'te atananı bilgilendirin." ClickUp Otomasyonları bunu dinamik olarak uygulamaya yardımcı olur.
Enerjiye dayalı iş stilleri için
Bazı işler Q1'de (destek, operasyonlar) yer alır. Diğerleri ise Q2'de (strateji, liderlik) başarılı olur. İdeal kadranınız, rolünüze ve enerji ritminize bağlıdır.
| Rol | Birincil Çeyrek | Odaklanma |
| Kurucu/Ürün Verimlilik Lideri | Q2 | Vizyon, yetki devri |
| Opsiyon Yöneticisi | Q1/Q3 | Kriz yönetimi, triyaj |
| Tasarımcı/Pazarlamacı | Q2 | Derin iş, planlama |
| Destek Temsilcisi | S1 | Gerçek zamanlı yanıt |
❗️Bu ne anlama geliyor? Eisenhower Matrisi, gününüzü bilinçli bir şekilde planlamanıza olanak tanır. Dörtlü dengesi, gelen kutusu hacmini değil, hedeflerinizi yansıtmalıdır.
📖 Daha fazla bilgi: Eisenhower Matris Örnekleri
Gerçek Hayatta Eisenhower Matrisi Örnekleri
Teori güzel. Uygulama ise işin asıl zor toplantısıdır.
SaaS şirketinde pazarlama müdürü
Sarah dizüstü bilgisayarını açtığında 47 okunmamış e-posta, kırmızı bildirim rozetleri olan üç Slack kanalı ve Tokyo metrosundan daha kalabalık bir takvim bulur.
Eisenhower'ın analizi:
- S1: E-posta otomasyon sistemi hafta sonu çöktü. Özel şifre sıfırlama e-postalarını alamıyor. Bu, ürünün işlevselliğini bozuyor
- S2: Geçen çeyreğin dönüşüm hunisi verilerini analiz ederek, deneme sürümünden ücretli sürüme dönüşümün neden %3 düştüğünü belirleyin. Bu analiz, bir sonraki çeyreğin stratejisini belirleyecektir
- 3. soru: Rutin sosyal medya gönderilerini onaylayın (sosyal medya koordinatörüne devredin). Hiçbir karar alınmayan haftalık "pazarlama uyum" toplantısına katılın (bir temsilci gönderin veya atlayın)
- 4. Soru: Twitter'da "büyüme hackleme" taktiklerini araştırın. Halihazırda fonksiyonel olan proje yönetimi kurulumunu yeniden düzenleyin
Sarah, Q1 "acil durumlarının" çoğunun aslında diğer insanların acil olarak etiketlediği Q3 görevleri olduğunu keşfeder. Şifre sıfırlama sorunu gerçek bir Q1'dir. CEO'nun "yakında" teslim edilmesi gereken "hızlı" rekabet analizi talebi, Q1 kılığına girmiş bir Q3'tür.
Serbest grafik tasarımcı
Jake'in aynı anda dört projesi var. İki müşteri "acil" revizyon talepleri gönderdi. Yeni bir potansiyel müşteri fiyat teklifi istiyor. Portföy web sitesinin güncellenmesi gerekiyor.
Onun matris gerçekliği:
- S1: Müşteri A'nın yarın başlayacak bir kampanya için logo revizyonları (gerçek son tarih, gerçek sonuçlar)
- *daha yüksek ücretli müşteriler çekmek için portföyü son işlerle güncellemek. Bu hiçbir zaman acil bir iş gibi görünmez, ancak gelir artışını doğrudan etkiler
- 3. soru: Müşteri B'nin "acil" revizyonları, gelecek ay başlayacak bir kampanya için küçük renk değişiklikleri olarak ortaya çıktı. Onlar için acil, ama aslında acil değil
- S4: Gerçek projeler üzerinde iş yapmak yerine, "ilham" almak için Pinterest'te tasarım trendlerini araştırmak
Jake, işini kaybetmekten korktuğu için her müşteri talebini Q1 olarak ele alıyor. Gerçekte, müşteriler sınırlara saygı duyar. Saygı duymayanlar ise tutmaya değer müşteriler değildir.
İş ebeveyn
Maria, pazarlama müdürü olarak yaptığı işi, 10 yaşın altındaki iki çocuğunu ve kişisel akıl sağlığını bir arada dengelemek zorundadır.
Ailesinin matris:
- *yarınki pano sunumu için hazırlık (kariyerinizi belirleyecek bir an). Çocuklarla ilgili acil durumların üstesinden gelmek
- S2: Her çocukla bire bir zaman geçirmek. Hafta boyunca sağlıklı yemekler planlamak. Egzersiz yapmak. Eşle randevu gecesi. Bunlar asla acil hissettirmez, ancak uzun vadeli aile mutluluğunu belirler
- S3: Okul komitesinin her e-postasına hemen cevap vermek. Her pasta satışına gönüllü olarak katılmak. Bunlar ona "iyi bir ebeveyn" olduğunu hissettiriyor, ancak gerçek çocuklarıyla geçirebileceği zamanı alıyor
- S4: Çocuklar yattıktan sonra uyumak veya eşiyle bağlantı kurmak yerine sosyal medyada stresli bir şekilde gezinmek
Maria için "iyi bir ebeveyn" olmak, her okul etkinliğine evet demek değildir. Önemli anlarda yanında olmak demektir.
Eisenhower matris, aciliyetin üstesinden gelmenin yoludur
Eisenhower Matris size verimlilikten daha iyi bir şey sunar: perspektif.
Mesele daha fazla yapılacak iş yapmak değil. Mesele, zamanınızı gerektiren görevler ile zamanınızı hak eden görevler arasındaki farkı nihayet görebilmektir.
Matrisinizi her gün gözden geçirdiğinizde, sadece yapılacakları işaretlemiş olmuyorsunuz. Bir seçim yapıyorsunuz:→ Daha az panik. Daha fazla niyet→ Daha az sahte yangın. Daha stratejik ilerleme→ Daha az tepki verme süresi. Daha önemli şeyleri inşa etmek için daha fazla zaman
ClickUp gibi bir sistem kullandığınızda, matrisiniz dinamik hale gelir; sizinle birlikte büyür, Q2 zamanınızı korur ve diğer her şeyi delege etmenize veya silmenize yardımcı olur.
Çünkü en verimli insanlar şunu söylemekte daha iyidir: Bu buna değer. Gerisi bekleyebilir
Deneyin. ClickUp ile aciliyet tuzağından kurtulun. Bugün ücretsiz bir hesap oluşturun!