Hiç yeterince iş yapamadığınızı hissettiğiniz olur mu?
Her zaman geride kalmış ve yeterince iş yapamıyormuş gibi mi hissediyorsunuz?
Öyleyse, bir verimlilik planı oluşturmanın zamanı gelmiş olabilir. Bir verimlilik planı, ek yorgunluk yaratmadan yapılacaklar listenizi halletmenize, organize olmanıza ve verimlilik seviyenizi korumanıza yardımcı olabilir. Bu, sağlığınızdan ödün vermeden daha kısa sürede daha fazlasını başarmanın anahtarıdır.
Peki, bir verimlilik planı neye benzer ve nasıl oluşturulur?
Bu makalede, verimlilik planlaması kavramını inceleyecek ve Pomodoro Tekniği'nin ilk olarak nasıl oluşturulduğuna benzer şekilde, size uygun kendi verimlilik planınızı oluşturmak için yedi adım sunacağız.
Sonunda, daha iyi süreç verimliliği ve daha az yorgunluk için size rehberlik edecek sağlam bir harita elde edeceksiniz.
Verimlilik Planı nedir?
Çoğu insan bunaldığında, çok fazla düşünmeden veya plan yapmadan yapılacaklar listesine girişir. Bu, kısa bir dönem için işe yarayabilir, ancak sonunda tükenmişliğe yol açacaktır.
CNBC'nin araştırmasına göre, çalışanların %50'si tükenmişlik yaşıyor ve verimlilik paranoyasının çalışanlar için ekstra stres yarattığına inanıyor.
Verimlilik planı bu noktada yardımcı olabilir.
Verimlilik planı, yapılacaklar listenizi tamamlamak için atacağınız adımları özetleyen ve tüm günlük görevlerinizin ve genel hedeflerinizin gerçekleştirilmesini sağlamak için stratejik planlama ile zaman yönetimi ve organizasyon becerilerini bir araya getiren bir belgedir.
Bu plan, üzerinde çalışmanız gereken her şeyi haritalandırmanızı, olası engelleri ele almanızı ve ardından her bir öğeyi ele almak için bir strateji geliştirmenizi gerektirir. Ayrıca, görevlerinizi önceliklendirir ve doğal verimlilik ritimlerinizle uyumlu olarak çalışır, böylece en önemli işlerinizi tamamlamanızı sağlar.
İş planı şirketinizin çabalarını odaklarken, kurumsal verimlilik planı taktik, operasyonel ve stratejik planlama dahil olmak üzere genel verimliliğinizi etkileyebilecek tüm alanları ele alır.
Herkes verimlilik planları oluşturmaktan faydalanabilir. İster iş sahibi, ister öğrenci, ister meşgul bir ebeveyn veya profesyonel olun, bir verimlilik planı performansınızı, zamanlamanızı, enerjinizi ve odaklanmanızı geliştirmenize ve sağlığınızı feda etmeden daha verimli ve üretken olmanıza yardımcı olabilir.
Sağlam bir verimlilik planı oluşturduğunuzda elde edeceğiniz tüm avantajları keşfedin.
Verimlilik Planlamasının Faydaları
Verimlilik planlaması, daha iyi odaklanma ve konsantrasyon sağlar, stresi azaltır ve çalışma alışkanlıklarınızın farkındalığını artırır.
Ayrıca, bir verimlilik planı oluşturmak için işinizi yavaşlatmanız ve düşünmeniz gerekir. Bu, daha düşünceli yaklaşımlara ve daha iyi problem çözme becerilerine yol açabilir.
Sonuç olarak, sadece daha fazlasını başarmakla kalmayacak, aynı zamanda daha iyi yapabileceksiniz.
Bu avantajların her birine daha yakından bakalım.
Daha iyi odaklanma ve konsantrasyon
Aşırı yük altında ve dağınık olduğunuzda, herhangi bir göreve odaklanmak zordur. Zihniniz hızla çalışır ve sürekli bir işten diğerine atlarsınız. Bu da hatalara, kalitesiz işlere ve zaman kaybına yol açabilir.
Verimlilik planlaması, yapılması gerekenleri ve dikkatinizi tek bir şeye odaklayabileceğiniz zamanları haritalandırarak görevleriniz için bir yol haritası sunarak bunu önlemenize yardımcı olur. Bu da daha iyi odaklanma, konsantrasyon ve genel iş kalitesine yol açar.
Daha az stres
Düzensiz bir yapılacaklar listesinin yarattığı kaos stresli olabilir ve sizi geride kalmış hissettirebilir, önemli bir şeyi unutacağınız endişesine kapılabilirsiniz. Bu tür stres, kaygı, uykusuzluk ve hatta fiziksel sağlık sorunlarına yol açabilir.
Verimlilik planlaması, görevlerinizi yönetmek için net bir sistem sağlayarak stresi azaltmaya yardımcı olur. Bir planınız olduğunda, daha fazla kontrol sahibi olduğunuzu hissedersiniz ve yapılması gerekenler konusunda daha az endişelenirsiniz.
Benzer görevleri bir araya getirip tek seferde tamamlayarak son dakika telaşını ve bununla ilgili stresi de önleyebilirsiniz.
Artan öz farkındalık
Verimlilik planlamasının bir başka yararı da, çalışma alışkanlıklarınızın daha fazla farkına varmanıza yardımcı olmasıdır. Bu süreç, zamanınızı takip etmenizi, verimlilik kalıplarınızı analiz etmenizi ve verimliliğinizi artırmak için stratejiler geliştirmenizi gerektirir. Bunu yaparken, çalışma alışkanlıklarınız hakkında değerli bilgiler edineceksiniz.
Bu öz farkındalık, iyileştirilmesi gereken alanları belirlemenize yardımcı olabilir. Örneğin, sosyal medyada çok fazla zaman harcadığınızı veya sabahları akşamlara göre daha verimli olduğunuzu fark edebilirsiniz. Bu kalıpları belirledikten sonra, verimlilik planınızda buna göre değişiklikler yapabilirsiniz.
verimlilik Planı Oluşturmak için 7 Adım
Verimlilik planlamasının tüm avantajlarını öğrendiğinize göre, şimdi kendi verimlilik planınızı oluşturmayı öğrenmenin zamanı geldi. Verimlilik planlaması zor değildir, ancak biraz zaman ve çaba gerektirir. Size uygun bir verimlilik planı oluşturmak için bu altı adımı izleyin.
Adım 1: Tüm görevlerinizi ve yükümlülüklerinizi listeleyin
İlk adım, tüm görev ve yükümlülüklerinizi içeren bir eylem listesi hazırlamaktır. Birçok kişi, yapılacaklar listesini kafasında tutma hatasına düşer ve bunları yazmaya veya düzenlemeye zahmet etmez, bu da unutmalarına veya kendilerini bunalmış hissetmelerine neden olur.
Daha akıllı çalışmanın ve daha iyi sistemler oluşturmanın zamanı geldi. Oturun ve yapılacak her şeyi yazın, büyük ve küçük görevleri de dahil ettiğinizden emin olun ve son teslim tarihlerini veya zaman açısından hassas öğeleri de not edin. Her şeyi yazdıktan sonra, buna göre düzenlemeye başlayabilirsiniz.
ClickUp gibi bir görev yönetimi aracı kullanmak, tüm görevlerinizi tek bir yerden yönetmenize ve takip etmenize yardımcı olabilir. ClickUp Görevlerinizi Liste, Pano, Takvim ve Zaman Çizelgesi görünümleri gibi çeşitli şekillerde listelemenize ve görüntülemenize olanak tanır, böylece görevlerinizi en verimli ve etkili şekilde görebilirsiniz.
Ayrıca, alışkanlıklarınızı oluşturmanıza ve planlarınızı yoluna koymanıza yardımcı olacak basit bir rutin dijital planlayıcı izleyici olan ClickUp'ın Günlük Yapılacaklar Listesi Şablonundan da yararlanabilirsiniz.
Adım 2: Engellerinizi ve zorluklarınızı not edin
Artık tüm görevlerinizin bir listesi olduğuna göre, her birine daha yakından bakmanın zamanı geldi. Her görev için, karşılaşabileceğiniz olası engelleri veya zorlukları not edin. Bunlar, kaynak eksikliği, zorlu teslim tarihleri veya zorlu iş arkadaşları gibi şeyler olabilir. Motivasyon eksikliği bile verimliliğinizi önemli ölçüde etkileyebileceğinden not edilmelidir.
Bu zorlukları önceden tahmin etmek için zaman ayırarak, bunları aşmak için stratejiler geliştirebilirsiniz. Örneğin, zor bir teslim tarihi olduğunu biliyorsanız, görev üzerinde daha erken çalışmaya başlamayı planlayabilirsiniz. Ya da motivasyonunuzun düşeceğini biliyorsanız, görevi daha küçük, daha yönetilebilir adımlara bölebilirsiniz.
Verimlilik planınızı oluşturmadan önce, şu anda zamanınızı nasıl geçirdiğinizi net bir şekilde anlamanız gerekir. Bunu yapmak için, en az bir hafta boyunca zamanınızı izlemeniz gerekir. İş ve kişisel görevler dahil olmak üzere, bir gün içinde tamamladığınız her önemli görevin zamanını izleyin.
Adım 3: Zamanınızı izleyin
Sosyal medya kullanımı gibi zaman kaybettiren faaliyetlerinizi de takip etmek iyi bir fikirdir. Bu, verimlilik kalıplarınızı daha iyi anlamanıza ve zamanınızı akıllıca kullanma konusunda fikir sahibi olmanıza yardımcı olacaktır.
Zamanınızı takip etmenin birkaç farklı yolu vardır. Başladığınız zamanı basit bir kalem ve kağıt yöntemiyle yazabilir veya süreci basitleştirmek, otomatikleştirmek ve her zaman tutarlı tutmak için zamanlayıcılı bir verimlilik aracı kullanabilirsiniz.
ClickUp'ın Global Zaman Takibi, kullanımı kolay ve izlediğiniz zamanın raporlarını kaydeden harika bir seçenektir.
Adım 4: Zamanınızı nasıl harcadığınızı analiz edin
Bu faaliyetlere ne kadar zaman ayırıyorsunuz? Bunları gününüzden sınırlayabilir veya ortadan kaldırabilir misiniz?
Bir hafta boyunca zamanınızı izledikten sonra, bilgileri analiz etme zamanı gelir. Her bir görev için ne kadar zaman harcadığınızı ve bu zamanın gün boyunca nasıl dağıldığını inceleyin. Bu, zaman kaybına neden olan faaliyetler ve davranışlar da dahil olmak üzere mevcut verimlilik düzeniniz hakkında size iyi bir fikir verecektir.
Ayrıca gün içinde verimlilikte düşüş yaşadığınız zamanları da belirlemelisiniz. Öğleden sonra dikkatiniz dağılma eğilimi gösteriyor mu? Öyleyse, bu saatlerde tamamlanacak görevleri günün başka bir saatine alabilir misiniz?
Adım 5: Bir strateji geliştirin
Verimlilik kalıplarınızı iyi anladığınıza göre, verimliliğinizi artırmak için bir strateji geliştirmeye başlayabilirsiniz. Bunu yapmak için kullanabileceğiniz birçok yöntem vardır, bu nedenle size en uygun olanı bulmak önemlidir.
Bazıları için strateji, tek bir göreve odaklanmak veya tüm işlerini günün belirli bir saatinde yapmak olabilir. Diğerleri için ise zaman yönetimi tekniği veya proje yönetimi aracı kullanmak strateji olabilir.
Pomodoro Tekniği
En popüler zaman yönetimi yöntemlerinden biri Pomodoro Tekniği'dir. Bu teknik, bir görev üzerinde 25 dakika çalışıp ardından beş dakika mola vermeyi içerir. Dört Pomodoro oturumundan sonra, 20-30 dakikalık daha uzun bir mola verirsiniz. Bu tekniğin ardındaki fikir, düzenli molalar vererek odaklanmanızı sürdürebilir ve yorgunluğu önleyebilirsiniz.
Bu tekniği kullanmak için, iş ve mola dönemlerinizi takip etmek için bir zamanlayıcıya ihtiyacınız olacak. Çevrimiçi olarak birçok Pomodoro zamanlayıcı bulabilirsiniz veya basit bir mutfak zamanlayıcısı da kullanabilirsiniz.
Eisenhower Matrisi
Eisenhower Matrisi, görevlerinizi önem ve aciliyet düzeyine göre önceliklendirmenize yardımcı olan bir verimlilik tekniğidir. Bu teknik, eski Başkan Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilmiştir ve Acil-Önemli Matrisi olarak da bilinir. Verimlilik uzmanı Stephen Covey'in Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı adlı kitabında popüler hale getirilmiş ve o zamandan beri milyonlarca kişi tarafından kullanılmaktadır.
Bu tekniği kullanmak için önce görevlerinizi belirlemeniz gerekir. Bunu tamamladıktan sonra, görevleri aşağıdaki dört bölüme ayırarak kategorize edebilirsiniz:
🟢 Dördüncü çeyrek: Acil ve önemli (Yapılacak)
Bu görevler derhal tamamlanmalıdır ve son derece önemlidir. Bu kategoriye giren görevlere örnek olarak toplantı son tarihleri, acil sorunların çözülmesi vb. verilebilir.
🔵 Dördüncü çeyrek: Önemli ama acil değil (Karar verin)
Bunlar önemli görevlerdir, ancak hemen tamamlanması gerekmez. Bunlar, gelecekte krizleri önlemenize yardımcı olabilecek, odaklanmanız gereken görev türleridir. Bu kategoriye giren görevlere örnek olarak planlama, strateji oluşturma vb. verilebilir.
🟡 Dördüncü çeyrek: Acil ama önemli değil (Delege edin)
Bunlar, hemen tamamlanması gereken ancak önemli olmayan görevlerdir. Genellikle bekleyebilecek ve çok fazla zamanınızı almaması gereken dikkat dağıtıcı görevlerdir. Bu kategoriye giren görevlere örnek olarak e-posta kontrol etmek, telefon görüşmeleri yapmak vb. verilebilir.
🔴 4. Çeyrek: Acil değil ve önemli değil (Sil)
Bunlar acil olmayan ve önemli olmayan görevlerdir. Bunlar genellikle yapılacaklar listenizden tamamen çıkarılabilir. Bu kategoriye giren görevlere örnek olarak internette gezinmek, TV izlemek vb. verilebilir.
Ivy Lee Yöntemi
Ivy Lee Yöntemi, verimlilik uzmanı Ivy Lee tarafından 20. yüzyılın başlarında geliştirilen bir verimlilik tekniğidir. Günün en önemli altı görevini yazıp, her birini tamamlanana kadar tek bir göreve odaklanmayı içeren çok basit ama etkili bir tekniktir.
Bu tekniği kullanmak için, yatmadan önce günün en önemli altı görevini yazmanız yeterlidir. Sonra, uyandığınızda ilk göreve başlayın ve ilk görev tamamlanana kadar bir sonraki göreve geçmeyin.
Bu basit bir teknik gibi görünebilir, ancak aslında odaklanmanıza ve işleri halletmenize yardımcı olmak için çok etkilidir. Bu yöntemi ClickUp'ta uygulayabilirsiniz; ClickUp'ın İşleri Hallet Şablonunu kullanarak başlamak için bir çerçeve oluşturun ve çalışma tarzınıza ve kişisel tercihlerinize göre özelleştirin.
Adım 6: Deneyin ve gerektiğinde revize edin
Hangi tekniği denerseniz deneyin, size en uygun olanı bulana kadar denemeler yapıp gerektiğinde değişiklikler yapmanız önemlidir. Muhtemelen mükemmel stratejiyi hemen bulamayacaksınız, bu nedenle sabırlı olun ve size en uygun verimlilik planını bulana kadar yeni şeyler denemeye devam edin.
Sabırlı olun, ısrarcı olun ve verimliliğinizi artıran ve hayatınıza daha fazla denge getiren bir strateji bulana kadar denemeye devam edin.
Adım 7: Görevlerinizi her zaman görünür ve düzenli tutmak için proje yönetimi araçlarını kullanın
Neyse ki, günümüzde verimliliğimizi artırmak için proje yönetimi araçlarından yararlanabiliyoruz. En iyi verimlilik araçlarından biri ClickUp'tır. ClickUp, eylem listesinin düzenlenmesinden zaman takibine kadar önceki altı adımın tümünde size yardımcı olabilir.
Proje yönetimi araçları, görevlerinizi takip etmek ve her şeyin kontrol altında olduğundan emin olmak için gereklidir. ClickUp gibi bir araç kullanarak, görevlerinizin her zaman görünür ve düzenli olmasını sağlayabilir, böylece verimliliğinizi kolayca koruyabilirsiniz. Artık nasıl daha verimli olabileceğinizi bildiğinize göre, bilgilerinizi eyleme geçirme zamanı geldi.
Örneğin, görevleri önceliklendirmenize ve düzenlemenize yardımcı olmak için ClickUp'ta 2×2 verimlilik matrisi oluşturabilirsiniz. Verimlilik planınızı geliştirmekte veya buna uymakta zorlanıyorsanız, size yardımcı olacak ClickUp'ın verimlilik araçlarını kullanmayı düşünün.
Bugün bir verimlilik planı oluşturun
Verimlilik planı oluşturmak, verimliliğinizi artırmak ve daha kısa sürede daha fazlasını başarmak için harika bir yoldur. Verimlilik planı geliştirmek için zaman ayırarak odaklanmanızı artırabilir, stres seviyenizi azaltabilir ve bir çalışan olarak kendiniz hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
Size uygun bir yapılacaklar listesi sistemi bulmak biraz zaman ve deneme gerektirebilir, ancak en uygun verimlilik tekniğini bulup uyguladığınızda, kendinizi daha hazırlıklı, dengeli ve günlerinizi kontrol altında hissedeceksiniz.
Ve doğru görev yönetimi araçları ve ClickUp gibi yapılacaklar listesi yazılımlarının yardımıyla, başlangıç yapmanıza ve verimliliği artırmanıza yardımcı olacak ücretsiz şablonlara ve platformu iş akışınızı en iyi şekilde destekleyecek şekilde yapılandırmanıza olanak tanıyan yüzlerce özelleştirilebilir özelliğe erişebilirsiniz. ClickUp gibi araçlar, etkili verimlilik planları oluşturmanıza, günlük görevleri yönetmenize ve operasyonel planlamayı iyileştirmenize yardımcı olabilir.
Bu yüzden pes etmeyin, yeni şeyler denemeye devam edin ve sonunda size en uygun verimlilik planını bulacaksınız.
Misafir Yazar:
Dave Lavinsky, Growthink'in başkanı ve kurucu ortağıdır. Growthink, son 20 yılda 500.000'den fazla girişimci ve işletme sahibinin iş planı şablonumuz ve danışmanlık hizmetlerimiz aracılığıyla şirketlerini kurmalarına, büyütmelerine ve satmalarına yardımcı olmuştur.