Etkili bir Seviye 10 Toplantısı Nasıl Yapılır?

Çoğu kişi liderlik takımı toplantılarını büyük bir zaman kaybı olarak görür. Bunun nedeni, çoğu toplantının dağınık olması ve genellikle olumsuz takım dinamikleri nedeniyle rayından çıkmasıdır.

Gerçekten etkili bir toplantı, gerçekten önemli olan ve bir sonraki adımda yapılması gerekenlere odaklanır. Seviye 10 toplantısına girin.

Seviye 10 toplantısının ne olduğunu ve neden bu kadar iyi işlediğini keşfedelim. Ardından toplantının yapısına bir göz atıp liderlik takımlarınızı bir üst seviyeye taşıyacak bazı yöntemler öğrenelim. Bir daha asla aynı şekilde toplantı yapmayacaksınız. ✨

Seviye 10 Toplantısı nedir?

Seviye 10 (L10) toplantı biçimi, girişimcilerin, liderlik takımlarının ve yeni kurulan şirketlerin sorunları belirlemelerine, tartışmalarına ve çözmelerine yardımcı olmak için geliştirilmiştir. Bu 90 dakikalık toplantıya her hafta tüm liderlik takımı katılır.

Stand-up toplantıları günlük görevlere odaklanırken, müşteri toplantıları genellikle ilişki kurma ve bilgi toplama ile ilgilidir. L10 toplantıları ise daha stratejik ve problem çözmeye odaklıdır. Netlik, uyum ve eylemi teşvik ederek verimliliği artırır, geliri yükseltir ve liderlik ekibi içindeki işbirliğini güçlendirir. 👪

Haftalık L10 toplantıları, Entrepreneurial Operating System® (EOS) sistemini oluşturan araç ve ilkelerden sadece biridir. Gino Wickman tarafından kurulan EOS, altı anahtar unsura dayanmaktadır:

L10 toplantılarında bu unsurların her biri ele alınır ve zamanın büyük bir kısmı gündemdeki en önemli üç sorunun çözülmesine ayrılır.

Seviye 10 Toplantısının Avantajları

L10 toplantıları son derece etkilidir ve bunun birkaç nedeni vardır.

Hedef odaklıdırlar

İş hedefleri ve stratejik amaçlar toplantı boyunca ön planda ve merkezde yer alır. Katılımcılar, puan kartı metrikleri hakkında hızlı güncellemeler paylaşarak işin bu hedeflere göre nasıl gittiğine dair bir özet sunar. Bu, uyumu korumayı ve doğru yönde ilerlemeyi kolaylaştırır. 🎯

Sorunları çözerler

Bu haftalık toplantının 90 dakikasının 60 dakikası, iş hedeflerine ulaşmanın önündeki sorunları anlamaya odaklanır. Toplantı süresi, temel nedenleri ele almak ve stratejik düzeyde çözümler aramak için verimli bir şekilde kullanılır. Bu biçim, sorunlar daha büyük hale gelmeden çözülmesini sağlamak ve böylece zaman ve enerji tasarrufu sağlamak için tasarlanmıştır.

Son derece odaklı ve eyleme geçirilebilir

Her gündem öğesine belirli (çoğunlukla kısa) bir zaman aralığı ayrılır, böylece zaman kaybedilmez. Eylem öğeleri açıkça belgelenir, raporlanır ve işaretlenir, ileriye taşınır veya sorun olarak gündeme getirilir. ✅

Net bir yapıya sahiptir

L10 toplantıları her hafta aynı gün ve aynı saatte yapılır ve herkesin ne bekleyeceğini bilmesi ve buna göre hazırlanabilmesi için standart bir süreç izlenir.

Tüm bunlar göz önüne alındığında, bu tür toplantıları yürütmenin güçlü bir kolaylaştırıcı ve titiz bir yazman/yönetici gerektirmesi şaşırtıcı olmamalıdır.

Kolaylaştırıcının rolü, katılımcıları toplantı gündemine bağlı tutmak ve toplantı kurallarını uygulamaktır (örneğin, hazırlıklı olmak ve gündem zaman dilimlerine uymak). Yönetici toplantı notlarını alır, Yapılacaklar Listesi'ni (gündemin bir parçasıdır) günceller ve herkesi bilgilendirir.

Doğru kişiler, süreçler ve araçlar ile L10 toplantıları, harcadığınız çabaya değer.

Seviye 10 Toplantı Yapısı

Buradaki başarının anahtarlarından biri, çoğu L10 toplantısının aynı gündemi izlemesidir. Bunun tam olarak ne anlama geldiğine adım adım bir göz atalım.

Segue

Süre: 5 dakika

Toplantı, bir geçişle başlar; buna check-in de denir. Her takım üyesi, kişisel veya profesyonel iyi haberlerini paylaşır, örneğin haftanın kazandığı bir başarı veya aydınlatıcı bir an. Bu, herkese toplantıya tam olarak katılma şansı verir, liderlik ekibi içinde bağlantılar oluşturur ve oturumu olumlu bir notla başlatır. 😊

Puan Kartı

Süre: 5 dakika

Bu bölümde, iş hedeflerine katkıda bulunan hedefler ve anahtar sonuçlar (OKR'ler) veya anahtar performans göstergeleri (KPI'lar) gözden geçirilir. Her bir anahtar metrik sahibi, metriklerinin "yolunda" mı yoksa "yolunda değil" mi olduğunu bu aşamada daha fazla açıklama yapmadan geri bildirir. Yolunda değilse, toplantının ilerleyen bölümlerinde tartışılacak Sorunlar Listesi'ne taşınır.

Rock Review

Süre: 5 dakika

Rocks, üç aylık hedeflerdir ve her takım üyesi genellikle üç ila beş tanesinden sorumludur. Rock güncellemeleri de tamamen "yolunda" veya "yolunda değil" yanıtlarından oluşur ve sorunlar Sorunlar Listesi'ne taşınır. 🪨

Müşteri ve Çalışan Başlıkları

Süre: 5 dakika

Burada katılımcılar, çalışanlar veya müşterilerle ilgili iyi veya kötü haberleri paylaşır. İyi haberler kutlanır ve kötü haberler doğrudan Sorunlar Listesi'ne aktarılır.

Yapılacaklar Listesi

Süre: 5 dakika

Yapılacaklar Listesi, 7 gün içinde tamamlanması gereken eylem öğelerini içerir. Bu nedenle, önceki toplantıda tartışılan öğelerin çoğu önceki hafta tamamlanmış olacaktır. Mevcut toplantıda, katılımcılar bunları "tamamlandı" veya "tamamlanmadı" olarak bildirir. İkinci kategoriye giren öğeler, bir sonraki toplantıda yeniden ele alınmak üzere bir sonraki haftaya taşınabilir veya sorun haline gelmişlerse, bu haftanın Sorunlar Listesi'ne taşınabilir.

Sorun Listesi

Süre: 60 dakika

Tanı, Tartış, Çöz (IDS®) olarak da bilinen bu toplantı bölümü, sorunların gerçek köklerini ortaya çıkarmak ve ardından bunları çözmek için beyin fırtınası yapmak için ayrılmıştır. Geçen haftaki listede yer alan sorunların ve bu toplantı sırasında eklenen sorunların hızlı bir özetinin ardından, katılımcılar sorunların öncelik sırasını belirlemek için oylama yapar. Ardından, en önemliden başlayarak ilk üç sorunu ele alırlar. Sonraki adımlar Yapılacaklar Listesi'ne eklenir. Listedeki bir sorun birkaç hafta içinde çözülmezse, bir sonraki üç aylık toplantıda tartışılmak üzere daha uzun vadeli listeye taşınır.

Özet

Süre: 5 dakika

Son birkaç dakika, yapılacaklar listesi ve sonraki adımların gözden geçirilmesiyle geçirilir. Katılımcılar ayrıca, kuruluşun geri kalanına iletilecek tüm mesajlar hakkında karar verir. Son olarak, toplantıyı 10 üzerinden puanlarlar ve ortalama puan 8'den düşükse, bir dahaki sefere neleri farklı yapabileceklerini tartışırlar.

Bu kadar net bir L10 şablonu ile en önemli konular her zaman ele alınır ve her seferinde zamanında tamamlanabilirsiniz. ⏱️

Level 10 toplantılarınızı iyileştirmek için 10 ipucu

Artık hedeflerinizi biliyorsunuz, şimdi bu toplantıları bir üst seviyeye taşıyarak zamandan ve çabadan tasarruf etmenin yollarını inceleyelim.

1. Toplantı araçlarından en iyi şekilde yararlanın

Modern teknoloji gerçek bir nimet olabilir ve toplantı yönetimi yazılımı bunun en iyi örneğidir.

Örneğin ClickUp Meetings'i ele alalım. Bu çevrimiçi toplantı platformu, planlama kontrol listeleri, toplantı şablonları, not alma araçları, mükemmel görev yönetimi ve çok daha fazlasını sunar; hepsi hayatınızı kolaylaştırmak için tasarlanmıştır. ClickUp Seviye 10 Toplantı Şablonu ile başlayın ve oradan devam edin.

Bilmeniz gerekenler: ClickUp şablonları hemen hemen her türlü olasılığı kapsar. Planlama ve önceliklendirme yapmanıza yardımcı olan proje başlangıç şablonlarından, takımınızı yönetmek için bire bir toplantı şablonlarına kadar, bir daha asla sıfırdan başlamanıza gerek kalmayacak.

2. Stratejik planlama yapın

L10 toplantınızın önemini pekiştirmek için, her hafta aynı saatte düzenleyin. Takvimde her zaman yer aldığında, katılımcılar toplantıya hazırlanma alışkanlığı kazanır ve takımları da diğer toplantıları buna göre planlamayı öğrenir. 🗓️

ClickUp'ın Takvim görünümü ile toplantı planlamak çok kolay. Tekrar eden bir toplantı ayarlayın ve gerekli tüm katılımcıları davet edin. Ardından, tüm toplantı belgelerinizi o toplantıya bağlayın, böylece herkes belgeleri bulabilir.

3. Toplantı gündeminizi erken yayınlayın

L10 toplantı gündemini ne kadar erken yayınlarsanız, herkes toplantıya hazırlanmak için veri toplamak için o kadar fazla zamana sahip olur. Gündem ayrıca, ele alınacak konularla ilgili net beklentiler belirleyerek herkesin odaklanmasını sağlar.

ClickUp Belgeleri ve ClickUp Gündem şablonunu kullanarak her haftanın toplantı gündemini oluşturun. Gündemi kendiniz yazın veya tüm takımla işbirliği yapın; sistemde her kullanıcı kendi renkli ID'siyle ayırt edilir. Yerleşik biçimlendirme araçları, ekstra çaba harcamadan profesyonel görünümlü bir son belge oluşturmanızı kolaylaştırır.

4. Toplantı zamanlamasına sadık kalın

L10 toplantısının sırrının bir kısmı, süreci tam olarak takip etmektir. Bu, zamanında başlamakla başlar; bu da, insanların toplantıya beş dakika erken gelerek yerlerini almalarını teşvik etmek anlamına gelir.

ClickUp Hatırlatıcıları ile katılımcıların programa uymasını sağlayın. Katılımcıların toplantıya önceden hazırlanmaları için bir hatırlatıcı ayarlayın, böylece kimse son dakikada telaşlanıp toplantıyı geciktirmez. Ardından, toplantının başlamak üzere olduğunu bildirmek için başka bir hatırlatıcı ayarlayın, böylece herkes doğru zamanda oturum açıp hazır olur. 🔔

5. Netlik için görsel araçlar kullanın

Sorun Listenizdeki öğelere öncelik vermek, toplantının IDS aşamasında çok önemli bir adımdır ve neye öncelik vereceğinizi bilmezseniz öncelik vermeyi imkansız hale gelir. Herkesin görebileceği açık bir liste oluşturun, böylece herkes doğru kararlar alabilir.

Bunu yapmanın çok etkili bir yolu ClickUp Beyaz Tahta'dır. Yazman, oturumun başında Sorunlar Listesi'ndeki mevcut sorunları Beyaz Tahta'ya aktarabilir. ClickUp'ın işbirliği araçları, herkesin ortaya çıkan sorunları anında kaydetmesine olanak tanır ve toplantının sorun çözme aşamasına geldiğinizde kolayca öncelik belirlemeniz için eksiksiz bir liste sunar. Ardından, sorunları çözdükçe öğeleri işaretleyin.

6. Harika toplantı notları alın

Toplantıda neler olduğunu doğru bir şekilde kaydetmek çok önemlidir. Toplantı tutanakları, gelecekteki toplantıların temelini oluşturur ve sürekliliği ve ilerlemeyi sağlar. Ayrıca, olanlarla ilgili anılar farklı olduğunda son sözü söylerler.

İyi bir toplantı tutanak yazılımı burada büyük fark yaratır. Toplantı sırasında not almak için ClickUp Not Defteri'ni kullanarak başlayabilirsiniz. Ardından ClickUp AI Yazma Asistanı'ndan bu notları sizin için özetlemesini ve toplantı tutanaklarına dönüştürmesini isteyin. ClickUp Toplantı Tutanakları şablonu, tüm toplantı tutanaklarınızda tutarlılık sağlayan hazır bir çerçeve sunar. 📝

7. Önemli videoları kaydedin

Katılımcılar genellikle L10 toplantıları sırasında slaytları veya diğer belgeleri paylaşır. Bu görseller, toplantı kaydının önemli bir parçasıdır ve genellikle toplantı öncesinde veya sonrasında ayrı belgeler olarak dağıtılır.

Ancak daha kolay bir yol var. ClickUp Clip, konuşmanın bağlamını sağlamak için ekranınızın, tarayıcı sekmenizin veya uygulama pencerenizin video kliplerini, isterseniz ses kaydını da dahil ederek yakalar. Klipleri toplantı kaydının bir parçası olarak kaydedebilir ve tarayıcınızda doğrudan oynatılan bir genel bağlantı kullanarak paylaşabilirsiniz.

8. Sohbetlerinizi merkezileştirin

Katılımcılar önceden sorular veya önerileriniz olabilir veya toplantı sonrasında ek düşüncelerini paylaşmak isteyebilirler. Bu konuşmaları e-posta ile yapabilirsiniz, ancak e-posta konuları her zaman kolay bulunmaz veya takip edilmesi zor olabilir, ayrıca toplantının kendisinden kopuk olurlar.

Bunun yerine, ClickUp Sohbet görünümüyle özel bir kanal oluşturun ve her şeyi tek bir platformda merkezi ve bağlantılı tutun. Sohbet kanalını kullanarak güncellemeleri veya kaynakları paylaşın ve gerçek zamanlı konuşmalar yapın. Sohbet kanalınıza kimlerin erişebileceğini kontrol edebilir, yeni mesajlar için bildirimler ayarlayabilir ve toplantıya hazırlanırken ClickUp'ta işinizin yanında sohbetinizi görebilirsiniz. 💬

9. Ş Akışınızı kolaylaştırın

Çoğu L10 toplantısı, ele alınması gereken ancak genellikle ele alınmayan eylem öğelerinin bir listesini oluşturur. Bunları tamamlamanın püf noktası, bunları mümkün olan en kısa sürede iş akışınıza eklemek ve tamamlanana kadar izlemektir.

ClickUp, herhangi bir ClickUp Belge veya Beyaz Tahta'daki metni bir düğmeye tıklayarak ClickUp görevlerine dönüştürmenize olanak tanır; artık kopyalama ve yapıştırma gerekmez. Örneğin, bir ClickUp Not Defteri, Belge, Beyaz Tahta, Sohbet veya toplantı tutanakları gibi daha resmi belgelerden doğrudan eylem öğeleri oluşturabilir veya görevler atayabilirsiniz.

Ardından, ClickUp'ın Proje Yönetimi fonksiyonu bu görevi yönetmeye devralır, önceliklendirmenize ve iş akışınıza sorunsuz bir şekilde yerleştirmenize yardımcı olur. Hatta, tamamlanma süresi yaklaştığında bildirimler göndererek, görevi tamamlama yolunda ilerlediğinizden emin olmanızı sağlar.

10. Teknoloji yığınınızı kullanın

L10 toplantınız için yeni araçlara yatırım yapmak yerine, halihazırda kullandığınız araçlardan en iyi şekilde yararlanın. Örneğin, liderlik takımınız Zoom veya Microsoft Teams'i kullanmayı tercih ediyorsa veya Google Takvim'den vazgeçemiyorsa, mümkün olduğunca bu akışa uyun.

ClickUp, Microsoft Teams ve Zoom'un yanı sıra Apple, Outlook ve Google Takvim dahil olmak üzere bir dizi entegrasyon sunar. Bir görevden doğrudan Zoom toplantısı başlatın veya ClickUp'taki görevleri tercih ettiğiniz takvimle senkronize edin ve çok daha fazlasını yapın.

Verimli ve Etkili Seviye 10 Toplantıları Gerçekleştirin

L10 toplantıları, toplantı verimliliğini ve etkinliğini artırmak için EOS Worldwide tarafından geliştirilmiştir. Her hafta aynı saatte yapılır, belirli bir şablonu izler ve tüm liderlik ekibi katılır. 💯

Bu tür toplantılar, stratejik hedeflerle uyumu sağlamaya odaklanır. Kısa bir girişle başlar ve puan kartı ölçütleri, üç aylık hedefler ve haftalık yapılacaklar listesi ile ilerlemeyi hızlıca gözden geçirir. Ardından toplantının çoğu, iş hedeflerine ulaşmanın önündeki sorunları anlamak ve çözmek için ayrılır.

L10 toplantıları çoğu toplantıdan çok daha verimli bir şekilde yürütülse de, her zaman iyileştirme için yer vardır. ClickUp gibi çevrimiçi toplantı araçları, L10 toplantılarınızın her yönünü kolaylaştırarak her aşamada zaman ve çaba tasarrufu sağlar.

Her gün daha kısa sürede daha fazlasını başarmak için bugün ClickUp'a ücretsiz kaydolun. 🙌