วิธีสร้างระบบ CRM ใน ClickUp

การวิจัยของ Gartner แสดงให้เห็นว่าคุณภาพข้อมูลที่ไม่ดีทำให้องค์กรสูญเสียเงินเฉลี่ย 12.9 ล้านดอลลาร์ต่อปี ไม่ว่าคุณจะเป็นทีมที่มีสมาชิกเพียงคนเดียวหรือหนึ่งพันคน ค่าใช้จ่ายนี้เกิดจากสาเหตุเดียวกัน: การกระจายตัว

เมื่อประวัติลูกค้าของคุณอยู่ในเครื่องมือหนึ่ง และงานประจำวันของคุณอยู่ในอีกเครื่องมือหนึ่ง คุณจะต้องต่อสู้อยู่ตลอดเวลาเพื่อค้นหาบริบทที่คุณต้องการในการผลักดันดีลให้ก้าวหน้า

ระบบ CRM ของคุณควรเป็นรากฐานของที่ที่งานของคุณเกิดขึ้นจริง

คู่มือนี้จะแนะนำคุณทีละขั้นตอนในการสร้างระบบ CRM ที่มีประสิทธิภาพสูงในClickUp นำข้อมูลและงานของคุณมารวมกันเพื่อยุติปัญหาการสลับแอปและรวมความสัมพันธ์ของคุณให้เป็นหนึ่งเดียว 📈

CRM คืออะไร?

ระบบCRM (การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า)เป็นเครื่องมือที่จัดเก็บข้อมูลติดต่อ ติดตามการติดต่อสื่อสาร และจัดการข้อตกลงผ่านกระบวนการขายของคุณ ระบบนี้ช่วยให้ทีมของคุณมีมุมมองร่วมกันเกี่ยวกับความสัมพันธ์กับลูกค้าทุกด้าน ทำให้การติดตาม การรับผิดชอบ และความคืบหน้าของข้อตกลงสามารถมองเห็นได้ตลอดเวลา

ในทางปฏิบัติ ระบบ CRM ที่ดีที่สุดไม่ได้เพียงแค่เก็บข้อมูลลูกค้าเท่านั้น—แต่ยังช่วยให้ทีมของคุณรู้ว่าควรทำอะไรต่อไปและงานนั้นอยู่ที่ไหน

พูดง่ายๆ คือ CRM ช่วยให้คุณตอบคำถามเช่น:

ทำไมต้องสร้างระบบ CRM ของคุณใน ClickUp แทนการใช้สเปรดชีตหรือเครื่องมือแยกต่างหาก?

เครื่องมือ CRM หลายตัวมีความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลติดต่อและติดตามสถานะการเจรจาได้ดี แต่สำหรับทีมที่กำลังเติบโต ความท้าทายที่ใหญ่กว่าคือสิ่งที่เกิดขึ้นรอบๆ การเจรจา: การส่งต่อข้อมูลภายใน, บันทึกการประชุม, ข้อเสนอ, งานการรับเข้า, การส่งมอบให้กับลูกค้า, การต่ออายุ, และการรายงาน

เมื่อบริบทนั้นอยู่ในเครื่องมือที่แยกจากกัน ระบบ CRM ของคุณกลายเป็นเพียงบันทึกความสัมพันธ์—แต่ไม่ใช่สถานที่ที่ความสัมพันธ์นั้นจะก้าวหน้าไปข้างหน้าจริงๆ

ClickUp แก้ไขปัญหานั้นด้วยการรวมข้อมูลลูกค้า งาน เอกสาร แดชบอร์ด แชท และ AI ไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว ซึ่งหมายความว่า CRM ของคุณสามารถอยู่เคียงข้างงานที่ต้องทำเพื่อชนะใจลูกค้า ลูกค้าใหม่ และรักษาลูกค้าไว้ แทนที่จะต้องทำงานแยกจากกันเป็นระบบที่ไม่เชื่อมต่อกัน

วิธีสร้างระบบ CRM ใน ClickUp: คู่มือแบบทีละขั้นตอน

ข้อมูลลูกค้าในสเปรดชีต, อีเมล, และระบบ CRM ที่ล้าสมัยเป็นปัญหาที่พบได้บ่อยสำหรับทีมขาย. ข้อมูลการเจรจาอยู่ในเครื่องมือหนึ่ง, งานอยู่ในเครื่องมืออื่น, และไม่มีอะไรเชื่อมต่อทั้งสอง.

ข้อมูลดีลอยู่ในระบบหนึ่ง งานอยู่ในอีกระบบหนึ่ง และบริบทของลูกค้าสูญหายไปในช่องว่างเหล่านั้น ClickUp ช่วยให้คุณสร้าง CRM ที่เหนือกว่าการติดตามpipeline ระบบเดียว ความยืดหยุ่นของโครงสร้างลำดับชั้น—พื้นที่, โฟลเดอร์, รายการ และการปรับแต่งระดับงาน—ช่วยให้คุณสร้างระบบสำหรับลูกค้าเป้าหมาย, บัญชี, ดีล, การติดตาม, การเริ่มต้นใช้งาน และการรายงานได้ในที่เดียว

และเนื่องจาก ClickUp รวม AI, ระบบอัตโนมัติ, เอกสาร, แดชบอร์ด และการจัดการงานไว้ในที่ทำงานเดียวกัน CRM ของคุณจึงสามารถกลายเป็นระบบปฏิบัติการที่แท้จริงสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า ไม่ใช่แค่ฐานข้อมูลเท่านั้น

นี่คือวิธีการตั้งค่าทีละขั้นตอน 🛠️

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นด้วยเทมเพลต CRM ของ ClickUp

ไปที่ศูนย์เทมเพลต ClickUp(สามารถเข้าถึงได้จากอวตาร Workspace ของคุณหรือโดยการพิมพ์ /Template ที่ใดก็ได้ใน ClickUp) ค้นหา CRM และนำไปใช้กับ Space หรือ Folder

เทมเพลต CRMของClickUpมอบจุดเริ่มต้นที่รวดเร็วสำหรับการจัดระเบียบรายชื่อผู้ติดต่อ ข้อเสนอ กระบวนการ และงานติดตามผล—โดยไม่ต้องสร้างระบบของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้น

รับเทมเพลตฟรี

มันมีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่สอดคล้องกับขั้นตอนในกระบวนการขายของคุณ พร้อมด้วยมุมมองของ ClickUpเช่น รายการ, กระดาน, และตาราง นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับฟิลด์ที่กำหนดเองล่วงหน้าเพื่อช่วยให้คุณติดตามมูลค่าของดีล, รายละเอียดการติดต่อ, แหล่งที่มาของลีด, และความสำคัญ ทุกอย่างถูกตั้งค่าให้สะท้อนถึงกระบวนการขายจริงตั้งแต่วันแรก

จากนั้น คุณสามารถปรับแต่งให้ตรงกับกระบวนการของคุณได้ในขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มมุมมองเพื่อจัดการและจัดลำดับความสำคัญของรายชื่อผู้ติดต่อ

ระบบ CRM จะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อคุณสามารถมองเห็นข้อมูลของคุณได้อย่างชัดเจน

มุมมองใน ClickUp ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูล CRM เดียวกันในรูปแบบที่แตกต่างกันได้ตามความต้องการของคุณ ในการเพิ่มมุมมอง ให้คลิกที่แถบมุมมองที่ด้านบนของพื้นที่ทำงาน, โฟลเดอร์, หรือรายการใด ๆ แล้วเลือกมุมมองที่คุณต้องการ

นี่คือมุมมองทั้งสี่ที่มีประโยชน์มากที่สุดสำหรับระบบ CRM ของคุณ:

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ก่อนการโทรสำคัญ อย่าเสียเวลา 20 นาทีไปกับการค้นหาความคิดเห็นและเอกสารเก่าหลายเดือนเพื่อหาว่าข้อตกลงอยู่ในขั้นตอนไหน

เพียงแค่ขอให้ClickUp Brainสรุปประวัติความสัมพันธ์ทั้งหมดให้คุณ มันจะดึงจุดเจ็บปวดหลัก การโต้ตอบครั้งล่าสุด และขั้นตอนต่อไปออกมาภายในไม่กี่วินาที คุณจะได้เข้าสู่การนำเสนอพร้อมบริบทครบถ้วน โดยไม่ต้องเครียดกับการเตรียมงานล่วงหน้า

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อติดตามข้อมูลติดต่อ

รายการงานที่เรียบง่ายที่มีเพียงชื่อเท่านั้นมีคุณค่าน้อยมาก หากไม่มีข้อมูลที่มีโครงสร้าง ตัวแทนไม่สามารถกรองตามแหล่งที่มาของลีด จัดเรียงตามมูลค่าของดีล หรือติดตามการติดต่อล่าสุดได้

ฟิลด์ที่กำหนดเองของ ClickUp เปลี่ยนรายการงานธรรมดาให้กลายเป็นฐานข้อมูลติดต่อที่สามารถค้นหาและกรองได้ แต่ละฟิลด์จะเก็บข้อมูลเฉพาะเจาะจงไว้โดยตรงในบันทึกงาน

เพื่อเพิ่มฟิลด์แบบกำหนดเอง ให้คลิกที่ไอคอน + ด้านบนของคอลัมน์ในมุมมองรายการหรือตาราง เลือกประเภทของฟิลด์ และตั้งชื่อฟิลด์นั้น คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ได้ตามที่ต้องการในกระบวนการของคุณ และฟิลด์เหล่านี้จะถูกนำไปใช้อย่างสม่ำเสมอในทุกบันทึกในรายการหรือโฟลเดอร์นั้น

นี่คือประเภทของข้อมูลที่มีความสำคัญที่สุดสำหรับการติดตามในระบบ CRM:

ขั้นตอนที่ 4: สร้างสถานะที่กำหนดเองสำหรับกระบวนการขายของคุณ

สถานะงานเริ่มต้นเช่น "เปิด" และ "ปิด" ไม่มีความหมายมากนักในบริบทของการขาย

สถานะที่กำหนดเองของ ClickUpช่วยให้คุณแทนที่ค่าเริ่มต้นด้วยขั้นตอนในกระบวนการขายที่สอดคล้องกับกระบวนการขายจริงของคุณ แต่ละสถานะจะกลายเป็นคอลัมน์ในมุมมองบอร์ดของคุณ ดังนั้นเมื่อตัวแทนขายอัปเดตสถานะของดีล การ์ดจะเคลื่อนที่ข้ามบอร์ดโดยอัตโนมัติ

ในการตั้งค่า ให้ไปที่การตั้งค่า Space หรือ Folder ของคุณ เปิดแท็บสถานะ และเพิ่มขั้นตอนของคุณ

นี่คือโครงสร้างเริ่มต้นที่ครอบคลุมกระบวนการขาย B2B ส่วนใหญ่:

สิ่งที่คุณควรทำเมื่อสถานะของคุณได้รับการตั้งค่าแล้ว:

ห้าถึงเจ็ดขั้นตอนครอบคลุมท่อส่งส่วนใหญ่ได้ดี หากคุณพบว่าตัวเองเพิ่มขั้นตอนมากขึ้น มักเป็นสัญญาณว่าสองขั้นตอนกำลังทำงานเดียวกันและสามารถรวมกันได้

ขั้นตอนที่ 5: เชื่อมโยงข้อมูลด้วยความสัมพันธ์ใน ClickUp

บันทึกข้อมูลที่แยกออกจากกันทำให้พนักงานขายทำงานช้าลง เมื่อไม่มีการเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างผู้ติดต่อ บริษัท และดีลต่างๆ การรวบรวมประวัติก่อนการโทรจึงต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูลจากหลายแท็บและเครื่องมือ

ClickUp Relationshipsแก้ไขปัญหานี้โดยการเชื่อมโยงงานของคุณกับงานอื่น ๆ ทั่วทั้ง Workspace ของคุณ ทุกการเชื่อมโยงเป็นแบบสองทาง ดังนั้นหากคุณเชื่อมต่อดีลกับผู้ติดต่อ บันทึกของผู้ติดต่อจะแสดงการเชื่อมต่อโดยอัตโนมัติ

เพื่อเพิ่มความสัมพันธ์ ให้เปิดงานใด ๆ เลื่อนไปที่ส่วนความสัมพันธ์ และค้นหางานที่คุณต้องการเชื่อมโยง การเชื่อมต่อที่พบบ่อยที่สุดที่ควรตั้งค่า:

ขั้นตอนที่ 6: สร้างงานสำหรับดีลและผู้ติดต่อของคุณ

เมื่อโครงสร้างพร้อมแล้ว ให้เริ่มสร้างบันทึก แต่ละงานจะแทนหนึ่งการติดต่อหรือหนึ่งดีล หลายทีมใช้รายการแยกต่างหากสำหรับการติดต่อและดีล โดยเชื่อมต่อกันผ่านความสัมพันธ์จากขั้นตอนก่อนหน้า

เมื่อคุณสร้างงานใน ClickUp ให้กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่กำหนดเอง (ชื่อบริษัท, อีเมล, มูลค่าดีล) และกำหนดสมาชิกในทีม

กำหนดวันครบกำหนดสำหรับการติดตามครั้งต่อไป และเพิ่มบันทึกหรือไฟล์แนบในคำอธิบายงาน ติดตามกระบวนการหลายขั้นตอน เช่น การโทรแนะนำตัวหรือการตรวจสอบสัญญา ด้วยรายการตรวจสอบของ ClickUpในแต่ละงาน

⚡️ การสร้างงานและกรอกข้อมูลด้วยตนเองเป็นวิธีที่ดีในการเรียนรู้การตั้งค่า แต่หากคุณเป็นผู้นำแผนกที่ต้องการทำงานด้วยความเร็วแสง คุณจำเป็นต้องใช้ClickUp Accelerator ซึ่งเป็นชุดเครื่องมือสำเร็จรูประดับองค์กรที่รวมเครื่องมือที่แยกจากกันมากกว่า 20รายการไว้ในที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์เพียงแห่งเดียว

นอกจากนี้ คุณสามารถเริ่มใช้งานได้ทันทีภายใน 20 วัน

• การดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญ: รับชั่วโมงบริการรายเดือนกับพันธมิตรบริการของเราเพื่อช่วยคุณในการทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติและรับรองว่าทีมของคุณจะมีความเชี่ยวชาญด้าน AI ตั้งแต่วันแรก
• 10 ซูเปอร์เอเจนต์ต่อแผนก: คุณจะได้รับเพื่อนร่วมงาน AI ที่ปรับแต่งเฉพาะสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในฝ่ายการตลาด บริการ หรือการจัดการโครงการ
• การผสานรวม AI อย่างสมบูรณ์: ClickUp AI เชื่อมโยงเอกสาร งาน และการแชทของคุณ ให้บริบทกับ AI เพื่อทำงานของคุณโดยอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์
• เข้าถึง LLM ระดับพรีเมียมได้โดยตรง: รับ ChatGPT, Claude, Gemini และLLM ชั้นนำอื่น ๆ ได้ในที่เดียวโดยไม่ต้องจัดการกับการสมัครสมาชิกหลายรายการ

เคล็ดลับในการใช้ ClickUp CRM ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ระบบ CRM ของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว แต่หากไม่มีนิสัยประจำวันในการใช้งาน ข้อตกลงต่างๆ ก็ยังคงหลุดลอยไป

นี่คือวิธีที่จะทำให้กระบวนการทำงานของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นหลังจากการตั้งค่า

ผสานการทำงานของ ClickUp กับเครื่องมือที่คุณชื่นชอบ

ใช้การเชื่อมต่อ ClickUpเพื่อเชื่อมต่อและจัดการกิจกรรมการขายทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว

เชื่อมต่อ Everhour, Outlook, Slack, Zendesk และเครื่องมืออื่นๆ อีกนับพันได้อย่างง่ายดายด้วยการผสานการทำงานแบบเนทีฟ มันง่ายและช่วยให้ทุกอย่างทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

อัตโนมัติการทำงานซ้ำๆ ของ CRM

การมอบหมายดีลด้วยตนเอง การส่งการแจ้งเตือน และการนำรายการตรวจสอบไปใช้ กินเวลาในการขายไปมากตามการวิจัยของ CRM ธุรกิจที่นำ CRM มาใช้จะเห็นรายได้จากการขายเพิ่มขึ้นโดยเฉลี่ย 29%

กำจัดงานที่ซ้ำซากด้วยClickUp Automations— กฎการกระตุ้นและการดำเนินการที่คุณตั้งได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด เพียงคลิกที่ไอคอนสายฟ้าใน Space, Folder หรือ List ใด ๆ เลือกการกระตุ้นของคุณ และกำหนดการดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น:

💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: การสร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติเคยหมายถึงการเชื่อมต่อทริกเกอร์ "if/then" ที่สับสนและแมปฟิลด์ที่ไม่มีที่สิ้นสุด ตอนนี้คุณสามารถบอก ClickUp Brain ได้ในภาษาอังกฤษธรรมดา เพียงพิมพ์ว่า "เมื่อสถานะดีลเปลี่ยนเป็นปิดชนะ ให้สร้างงานเริ่มต้นและมอบหมายให้กับทีมต้อนรับ" แล้ว AI ของ ClickUp จะสร้างการทำงานอัตโนมัติให้เอง

ใช้แดชบอร์ด ClickUp สำหรับการรายงาน CRM

ติดตามสถานะของกระบวนการทำงานแบบเรียลไทม์ด้วยการสร้างแดชบอร์ดใน ClickUp ภายในแดชบอร์ด คุณสามารถเพิ่มวิดเจ็ตภาพเพื่อปรับแต่งเพิ่มเติมได้ตามต้องการ

เพิ่มวิดเจ็ต เช่น:

กรองแต่ละวิดเจ็ตตามโฟลเดอร์ CRM ของคุณเพื่อให้ข้อมูลมีความเฉพาะเจาะจง

🎥 นอกเหนือจากการติดตามภายในระบบแล้ว คุณยังสามารถสร้างแดชบอร์ดสำหรับลูกค้าเพื่อแบ่งปันความคืบหน้าของโครงการ ผลงานที่ส่งมอบ และตัวชี้วัดสำคัญกับลูกค้าได้อีกด้วย รับชมวิดีโอสอนทีละขั้นตอนนี้เพื่อดูวิธีการสร้างแดชบอร์ดสำหรับลูกค้าแบบกำหนดเองใน ClickUp:

เข้าถึง CRM ของคุณผ่านแอปมือถือ ClickUp

ดีลไม่รอให้คุณกลับมาที่โต๊ะ อัปเดตสถานะดีลหลังการประชุม เพิ่มบันทึก หรือตรวจสอบแดชบอร์ดของสายงานได้จากทุกที่ด้วยแอป ClickUp บน iOS หรือ Android รับทราบการเปลี่ยนแปลงงานและการติดตามงานที่กำลังจะมาถึงด้วยการแจ้งเตือนแบบพุช เพื่อให้ไม่มีอะไรสะดุดในขณะที่คุณไม่อยู่

สร้างระบบ CRM ที่ทีมงานของคุณใช้งานอยู่แล้ว

ระบบ CRM ของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นแพลตฟอร์มแยกต่างหากที่มีค่าใช้จ่ายสูง. ความต้องการหลัก (ข้อมูลติดต่อที่มีโครงสร้าง, ระบบการมองเห็นกระบวนการ, การติดตามอัตโนมัติ, และการรายงาน) สามารถอยู่ภายในพื้นที่ทำงานที่ทีมของคุณจัดการโครงการและสื่อสารได้.

เมื่อทีมของคุณเติบโตขึ้น คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ใหม่ ระบบอัตโนมัติ และมุมมองต่างๆ ได้โดยไม่ต้องย้ายไปใช้เครื่องมืออื่น CRM ของคุณสามารถทำงานได้ตรงจุดที่ทีมของคุณใช้งานอยู่แล้ว

เริ่มต้นฟรีกับ ClickUp ตั้งค่าระบบ CRM ของคุณภายในไม่กี่นาที ✨

คำถามที่พบบ่อย

ClickUp สามารถแทนที่เครื่องมือ CRM เฉพาะทางได้หรือไม่?

ใช่ ClickUp สามารถแทนที่เครื่องมือ CRM เฉพาะทางได้ และคุณสามารถดำเนินกระบวนการทั้งหมดภายในพื้นที่ทำงานของคุณด้วยเวิร์กโฟลว์ CRM, ฟิลด์ที่กำหนดเอง และแดชบอร์ด นอกจากนี้ ClickUp Brain และ AI Agents ยังช่วยร่างการอัปเดต สรุปบริบทของบัญชี และทำงานติดตามผลโดยอัตโนมัติได้อีกด้วย

ฉันจะนำเข้าข้อมูล CRM ที่มีอยู่แล้วไปยัง ClickUp ได้อย่างไร?

คุณสามารถนำเข้าผู้ติดต่อและดีลได้ผ่านการอัปโหลดไฟล์ CSV โดยตรงไปยังรายการใน ClickUp ระบบจะจับคู่คอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณกับฟิลด์ที่กำหนดเอง เพื่อให้โครงสร้างข้อมูลของคุณยังคงเดิม สำหรับการซิงค์ข้อมูลอย่างต่อเนื่องจาก CRM อื่น ให้ใช้การเชื่อมต่อผ่าน Zapier หรือ Make เพื่อให้ข้อมูลได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ

ความแตกต่างระหว่าง ClickUp CRM กับเครื่องมืออย่าง HubSpot หรือ Salesforce คืออะไร?

HubSpot และ Salesforce เป็นระบบ CRM ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการขายและการตลาดอัตโนมัติอย่างลึกซึ้ง ClickUp เป็นพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ที่ CRM อยู่ร่วมกับระบบจัดการโครงการ เอกสาร และการสื่อสารของทีม ข้อมูลการขายของคุณจะไม่ถูกแยกออกจากงานส่วนอื่น ๆ ระบบ CRM ที่ออกแบบมาเฉพาะจะเน้นที่ฟีเจอร์การขายเป็นหลัก ส่วน ClickUp ช่วยลดความซับซ้อนของเครื่องมือต่าง ๆ ด้วยการรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว

ทีมประเภทใดที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการสร้าง CRM ใน ClickUp?

ทีมขาย, เอเจนซี, สตาร์ทอัพ, และทีมปฏิบัติการที่ใช้ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการอยู่แล้ว จะได้รับคุณค่ามากที่สุด. พวกเขาหลีกเลี่ยงการเพิ่มเครื่องมือเพิ่มเติม และรักษาข้อมูลลูกค้าให้เชื่อมต่อกับกระบวนการส่งมอบงาน.