วิธีสร้างกระบวนการผลิตเนื้อหาใน Google Drive

การสร้างเนื้อหาในการตลาดไม่ต่างอะไรกับการมีวงออร์เคสตราขนาดใหญ่แสดงบนเวที แต่ในขณะที่การแสดงอาจเจริญรุ่งเรืองจากการซ้อมอย่างหนักหน่วง ทีมการตลาดต้องการสิ่งที่แตกต่างออกไป: ความขัดแย้งน้อยลงและการไหลลื่นมากขึ้น

แนวคิดควรดำเนินไปอย่างราบรื่นจากขั้นตอนหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่ง โดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายทำงานร่วมกันอย่างสอดคล้อง

น่าเสียดายที่หลายทีมมักใช้วิธีการที่ไม่ถูกต้อง กระบวนการของพวกเขามักจะเป็นแบบนี้: อัปเดตสเปรดชีตด้วยมือ → กระทู้อีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุด → การแจ้งเตือนใน Slack → เอกสาร Google Docs ที่กระจัดกระจาย → ความพยายามเร่งรีบเพื่อให้ทุกอย่างออนไลน์ในที่สุด

แต่ความจริงก็คือ กระบวนการนี้สามารถทำงานได้เพียงในทิศทางตรงกันข้าม

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการออกแบบกระบวนการผลิตเนื้อหาที่ราบรื่นและมีโครงสร้างใน Google Drive—ซึ่งเป็นที่ที่ทีมการตลาดส่วนใหญ่ใช้งานอยู่แล้ว

อะไรคือกระบวนการผลิตเนื้อหา?

กระบวนการผลิตเนื้อหาคือ ลำดับขั้นตอนที่สามารถทำซ้ำได้และคาดการณ์ได้ ซึ่งเนื้อหาของคุณจะเคลื่อนผ่านจากขั้นตอนการคิดค้นแนวคิดเบื้องต้นไปจนถึงการเผยแพร่

ทุกคนรู้ว่าลำดับนี้คืออะไร และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสม (นักเขียน, นักออกแบบ, ผู้จัดการ, ทีม SEO, บรรณาธิการ, นักกลยุทธ์เนื้อหา, เป็นต้น) ได้รับการแจ้งให้ทราบในเวลาที่เหมาะสม ทุกอย่างอยู่ในที่เดียว เชื่อมต่ออย่างดี คุณไม่ต้องวิ่งวุ่นหาอะไรอีกเลย

การทำงานของกระบวนการผลิตเนื้อหาใน Google Drive

หากทุกครั้งที่มีคนต้องการอัปเดต ไฟล์ หรือความคิดเห็น คุณถอนหายใจและเริ่มค้นหาผ่านสิ่งของมากมาย คุณกำลังเผชิญกับปัญหาที่มากกว่าที่คุณยอมรับ

ในระยะสั้น คุณสามารถจัดการกับความวุ่นวายได้ คุณสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าและทำให้ทุกอย่างดำเนินต่อไปได้ แต่สุดท้ายแล้วมันจะมีทางออกเพียงทางเดียว: คุณหมดแรง

ทีมส่วนใหญ่พึ่งพาสิ่งที่พวกเขามีอยู่แล้ว: Google Workspace. แม้ว่าจะมีประโยชน์มากเพียงใด แต่มันก็กระจัดกระจาย และไม่มีกลไกที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว. คุณจึงจบลงที่การวนลูปที่ไม่มีระบบใดสื่อสารกับระบบอื่น และคุณต้องอัปเดตทุกอย่างทุกครั้งที่มีอะไรเปลี่ยนแปลง.

ระบบ DIY ของคุณที่ใช้ฟีเจอร์พื้นฐานของ Google Drive นั้นถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของตรรกะที่ดี:

แนวทางนี้อาจช่วยให้เกิดความมีระเบียบแบบแผนได้บ้าง แต่ต้องอาศัยการทำงานด้วยมือเป็นจำนวนมากและวินัยในทีมอย่างเคร่งครัด นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นหรือวิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเท่านั้น ไม่ใช่โซลูชันที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์โดยเฉพาะ

วิธีตั้งค่าขั้นตอนการผลิตเนื้อหาใน Google Drive

พร้อมที่จะสร้างขั้นตอนการทำงาน DIY ของคุณเองใน Google Drive หรือยัง?

คู่มือปฏิบัติทีละขั้นตอนนี้จะพาคุณผ่านองค์ประกอบสำคัญทั้งห้า: โครงสร้างโฟลเดอร์, แม่แบบ, ปฏิทินเนื้อหา, การอนุญาต, และการทำงานอัตโนมัติ เพื่อสร้างกระบวนการทำงาน DIY ของคุณเองใน Google Drive นี่คืองานที่จริงจังและเหมาะสำหรับทีมขนาดเล็ก

หากคุณกำลังวางแผนที่จะขยายธุรกิจในเร็ว ๆ นี้ หรือมีทีมขนาดกลางถึงขนาดใหญ่แล้ว คุณอาจเผชิญกับอุปสรรคบางอย่างระหว่างทาง (เราจะพูดถึงรายละเอียดเหล่านั้นในภายหลัง)

สร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณ

การจัดระเบียบโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณคือกระดูกสันหลังของกระบวนการทำงานของคุณ หากมันยุ่งเหยิง ไฟล์จะสูญหาย และผู้คนจะเริ่มถามใน Slack ว่า "เวอร์ชันล่าสุดอยู่ที่ไหน?"

กุญแจสำคัญคือความสม่ำเสมอ สมาชิกทุกคนในทีมควรรู้อย่างชัดเจนว่าจะหาและบันทึกไฟล์ไว้ที่ไหนในแต่ละขั้นตอนของการผลิต ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น อย่าลืมกำหนดหลักเกณฑ์ในการบันทึกไฟล์ให้ชัดเจน

ไม่ว่าวิธีการใดที่พนักงานของคุณมั่นใจว่าจะปฏิบัติตามในระยะยาว นั่นก็คือโครงสร้างการจัดเก็บของคุณ

นี่คือโครงสร้างง่าย ๆ ที่มีประสิทธิภาพเพื่อเริ่มต้น:

อีกหนึ่งเคล็ดลับสั้น ๆ: รักษาลำดับชั้นของโฟลเดอร์ให้ตื้น การซ้อนโฟลเดอร์มากเกินไปหรือการสร้างโฟลเดอร์ย่อยมากเกินไปจะทำให้ไฟล์หายากและทำให้ทุกคนทำงานช้าลง

ตั้งค่าแม่แบบเนื้อหาใน Google Docs

แม่แบบช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณและเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้ทุกคนปฏิบัติตามวิธีการเดียวกันสำหรับงานที่กำหนด สมาชิกในทีมทุกคนไม่จำเป็นต้องมีรูปแบบของบทสรุปหรือร่างที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัว

เมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ ข้อมูลสำคัญอาจถูกมองข้าม และการจัดรูปแบบอาจไม่เป็นระเบียบ

สร้างแม่แบบเอกสารสรุปและร่างเนื้อหาที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ใน Google Docs เพื่อให้มั่นใจว่าทุกชิ้นงานเริ่มต้นด้วยโครงสร้างเดียวกันและมีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน

บันทึกไฟล์เหล่านี้ไว้ในโฟลเดอร์เฉพาะที่ชื่อว่า "เทมเพลต" และให้คำแนะนำทีมของคุณให้ทำสำเนาสำหรับงานใหม่แต่ละงาน คุณยังสามารถใช้ Smart Chips เพื่อเพิ่มวันที่ เชื่อมโยงไปยังไฟล์อื่น ๆ หรือ @mention ทีมเมทได้โดยตรงในเอกสาร

สร้างปฏิทินเนื้อหาใน Google Sheets

ปฏิทินเนื้อหาใน Google Sheetsสามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางการติดตามของคุณ—สถานที่เดียวที่คุณสามารถไปดูสถานะของเนื้อหาทั้งหมดได้ในคราวเดียว

สร้างแผ่นงานที่มีคอลัมน์สำหรับข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อเนื้อหา, ผู้เขียน, สถานะ, วันที่ครบกำหนด, วันที่เผยแพร่, และลิงก์ไปยังเอกสาร Google. เพื่อให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น:

ข้อจำกัดใหญ่ที่นี่คือทุกอย่างต้องทำด้วยมือ Google Sheets จะไม่ส่งการแจ้งเตือนสำหรับวันครบกำหนดหรืออัปเดตสถานะโดยอัตโนมัติ ใครสักคนในทีมของคุณต้องรับผิดชอบในการอัปเดตข้อมูล ซึ่งทำให้กระบวนการทั้งหมดยังคงต้องพึ่งพาบุคคลอยู่ดี

กำหนดการแชร์และการอนุญาต

การที่สมาชิกในทีมหลายคนมีสิทธิ์แก้ไขเอกสารเดียวกันนั้นเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมาก

คุณไม่สามารถควบคุมเส้นทางการตรวจสอบได้อย่างสมบูรณ์ และคุณต้องย้อนกลับไปตรวจสอบด้วยตนเองว่าใครเป็นผู้แก้ไขอะไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นฉบับร่างที่ได้รับการอนุมัติแล้ว

นำวิธีการแบ่งระดับมาใช้เพื่อกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละบุคคลจะได้รับสิทธิ์เฉพาะที่จำเป็นเท่านั้น

เพิ่มระบบอัตโนมัติด้วยเครื่องมือจากบุคคลที่สาม

การทำงานด้วยมือในกระบวนการทำงานของ Google Drive นั้นน่าเบื่อมาก การส่งข้อความหาผู้ตรวจสอบใน Slack อยู่ตลอดเวลา การย้ายไฟล์จากโฟลเดอร์ "ร่าง" ไปยังโฟลเดอร์ "อยู่ระหว่างการตรวจสอบ" และการอัปเดตสเปรดชีตสถานะนั้นน่าเบื่อและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด

แต่คุณไม่จำเป็นต้องดิ้นรนเพียงลำพัง คุณมีเครื่องมืออัตโนมัติจากผู้ให้บริการภายนอกเป็นเพื่อนช่วยเหลืองานของคุณ เพื่อให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด

เครื่องมือเหล่านี้สามารถลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองบางส่วนได้ แต่ในขณะเดียวกันก็เพิ่มความซับซ้อนให้กับระบบของคุณอีกระดับหนึ่ง โปรดระวังว่าการทำงานอัตโนมัติที่สร้างขึ้นบนโครงสร้างโฟลเดอร์นั้นมีความเปราะบาง หากมีใครเปลี่ยนชื่อหรือย้ายโฟลเดอร์ การทำงานอัตโนมัติทั้งหมดอาจล้มเหลวได้

เครื่องมือสำหรับอัตโนมัติกระบวนการทำงานเนื้อหา Google Drive ของคุณ

การเลือกเครื่องมือที่ไม่เหมาะสมอาจหมายถึงคุณมีระบบที่ง่ายเกินไปจนไม่สามารถแก้ปัญหาของคุณได้ หรือระบบที่ซับซ้อนเกินไปจนทีมของคุณไม่สามารถนำมาใช้ได้

เครื่องมืออัตโนมัติแต่ละชนิดรองรับความต้องการและระดับทักษะที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้คือสรุปสั้น ๆ เพื่อช่วยให้คุณเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับทีมของคุณ 🛠️

แม้จะมีเครื่องมือเหล่านี้แล้วก็ตาม โปรดจำไว้ว่ากระบวนการทำงานของคุณยังคงเน้นที่ไฟล์เป็นหลัก คุณกำลังทำให้การดำเนินการต่างๆ เป็นอัตโนมัติ รอบๆ ไฟล์ของคุณ ไม่ใช่การจัดการงานเองในลักษณะที่มีโครงสร้าง

ข้อจำกัดของ Google Drive สำหรับกระบวนการผลิตเนื้อหา

เวิร์กโฟลว์ของ Google Drive ของคุณอาจทำงานได้ดีในช่วงแรก แต่เมื่อทีมขยายตัวขึ้น รอยร้าวก็เริ่มปรากฏ และกระบวนการเองก็เริ่มเรียกร้องความสนใจมากกว่าเนื้อหาที่คุณพยายามจะสร้าง นี่คือขีดจำกัดตามธรรมชาติของวิธีการทำเองทั้งหมด

Google Drive เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัด เก็บไฟล์และการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน แต่ไม่ได้ถูกออกแบบมาสำหรับการดำเนินงานด้านเนื้อหา

คุณได้ถึงขีดจำกัดของระบบจัดเก็บข้อมูลแล้ว และคุณต้องการแพลตฟอร์มที่สร้างขึ้นเพื่อการจัดการงาน

ClickUp ช่วยให้กระบวนการผลิตเนื้อหาเป็นเรื่องง่ายขึ้นอย่างไร

ตอนนี้ที่การพึ่งพา Google Drive ในการจัดการกระบวนการทำงานด้านเนื้อหาของคุณเริ่มไม่ตอบโจทย์เท่าที่ควร ถึงเวลาแล้วที่จะหันมาพิจารณาทางเลือกที่ดีที่สุดถัดไป คุณจำเป็นต้องเปลี่ยนจากระบบไฟล์ที่แยกส่วนกันไปสู่พื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ที่วงจรการผลิตเนื้อหาทั้งหมดของคุณอยู่รวมกันในที่เดียว และนั่นคือจุดที่ ClickUp เข้ามาช่วยคุณได้ ✨

ด้วยClickUp, นำงาน, เอกสาร, และการสื่อสารของคุณมารวมไว้ในที่เดียว—กำจัดปัญหาการกระจายเครื่องมือที่รบกวนทีมคอนเทนต์ของคุณ

นี่คือวิธีที่ ClickUp แก้ไขข้อจำกัดของกระบวนการทำงานใน Google Drive โดยตรง:

ผู้ใช้ ClickUp บน G2 แชร์ว่า:

สิ่งที่ช่วยได้มากที่สุดเกี่ยวกับ ClickUp คือมันสามารถบริหารจัดการทั้งเอเจนซี่ของเราได้อย่างแท้จริง เราใช้ ClickUp ตลอดทั้งวัน ไม่ว่าจะเป็นการจัดการงาน, Super Agents, การสื่อสารภายในทีม, ปฏิทินเนื้อหา, เอกสาร, การติดตามแคมเปญ และอื่นๆ อีกมากมาย มันไม่ใช่แค่เครื่องมือจัดการโครงการสำหรับเรา แต่เป็นระบบปฏิบัติการของเราเลยทีเดียว Super Agents เป็นข้อดีอย่างมาก เพราะกระบวนการทำงานทั้งหมดของเราอยู่ใน ClickUp ทำให้ตัวแทนสามารถสนับสนุนเกือบทุกอย่างที่เราต้องการได้ พวกเขาช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น คิดได้ชัดเจนขึ้น และดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่าง ๆ ความง่ายในการนำไปใช้เป็นอีกหนึ่งข้อดีที่สำคัญมาก การตั้งค่าและเริ่มต้นใช้งานทั้งสำหรับสมาชิกในทีมและลูกค้านั้นง่ายดายอย่างไม่น่าเชื่อ เราสามารถสร้างปฏิทินเนื้อหาภายใน ClickUp และเชิญแม้แต่ลูกค้าที่ไม่ถนัดเทคโนโลยีให้เข้าร่วมเป็นแขกเพื่อตรวจสอบและแสดงความคิดเห็นได้อย่างสะดวก ลูกค้าของเรามักจะบอกเราเสมอว่ามันใช้งานง่ายและเข้าใจได้โดยไม่ต้องเรียนรู้มาก ซึ่งช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น

🎥 ชมวิธีการที่เราใช้ Super Agents เพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของเราใน ClickUp:

นอกจากนี้ คุณยังสามารถแนบไฟล์กับงานได้ตลอดเวลา และสร้างเอกสารหรือสเปรดชีตใหม่จากภายใน ClickUp โดยใช้ การผสานกับ Google Drive—เหมาะสำหรับทีมที่ยังไม่พร้อมจะย้ายออกจาก Google Drive อย่างสมบูรณ์

เมื่อคุณพร้อมที่จะก้าวไปไกลกว่าระบบ DIY และสร้างกระบวนการทำงานที่ใช้งานได้จริงลองใช้ ClickUp ฟรีและสัมผัสความแตกต่างที่พื้นที่ทำงานแบบบูรณาการอย่างแท้จริงสามารถทำได้

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

ปฏิทินเนื้อหาใช้ติดตามสิ่งที่คุณวางแผนจะเผยแพร่และเวลาที่จะเผยแพร่ ในขณะที่กระบวนการทำงานของเนื้อหาจะกำหนดขั้นตอนทีละขั้นตอนสำหรับการสร้าง ตรวจสอบ และอนุมัติเนื้อหาดังกล่าว

เวิร์กโฟลว์ของ Google Drive เป็นระบบแบบทำเองที่คุณสร้างขึ้นเอง ในขณะที่เครื่องมือจัดการโครงการเฉพาะทางจะมีโครงสร้างที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ พร้อมฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจัดการงานและการทำงานอัตโนมัติ เพื่อช่วยให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทีมส่วนใหญ่ใช้ Google Sheet ที่มีคอลัมน์สถานะซึ่งต้องอัปเดตด้วยตนเอง และการอนุมัติมักดำเนินการผ่านความคิดเห็นหรือหัวข้ออีเมลแยกต่างหาก โดยไม่มีการติดตามอย่างเป็นทางการ

แม้ว่า Google Drive จะสามารถจัดการวงจรชีวิตของเนื้อหาได้อย่างสมบูรณ์ในทางทฤษฎี แต่เมื่อทีมขยายตัวขึ้น ระบบจะทำงานได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย สิ่งนี้มักนำไปสู่ข้อมูลกระจัดกระจาย กำหนดส่งงานล่าช้า และการขาดความโปร่งใส ซึ่งเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้