วิธีที่ ClickUp ใช้ระบบอัตโนมัติของงานเพื่อขจัดความจำเป็นในการอัปเดตโครงการด้วยตนเอง

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือต้องพึ่งพาตัวเองหรือสมาชิกในทีมเพื่อให้ข้อมูลอัปเดตของโครงการถูกต้อง

เนื่องจากการอัปเดตไม่ได้เกิดขึ้นในขณะที่งานกำลังดำเนินอยู่ มันเกิดขึ้นในภายหลัง—หลังการประชุม หลังการตัดสินใจ หลังมีคนนึกขึ้นได้ว่าต้องกลับมาติดตาม

ถ้าเราบอกคุณว่า ที่ ClickUp เราใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับเรื่องนี้?

ระบบอัตโนมัติของงานจะอัปเดตสถานะ, มอบหมายขั้นตอนถัดไป, กระตุ้นการแจ้งเตือน, และขับเคลื่อนงานไปข้างหน้าโดยไม่ต้องใช้แรงงานคน

อยากรู้ไหมว่าอย่างไร? อ่านต่อได้เลย

ปัญหาของการอัปเดตโครงการด้วยตนเอง

ตามการวิจัยโดย ClickUp, ผู้ทำงานด้านความรู้ทั่วไปต้องติดต่อสื่อสารกับผู้คนประมาณ 6 คนโดยเฉลี่ยเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

กล่าวอีกนัยหนึ่ง พวกเขากำลังติดต่อกับบุคคลสำคัญเหล่านั้นทุกวันเพียงเพื่อรวบรวมบริบท ปรับลำดับความสำคัญ และทำให้งานดำเนินต่อไป

นี่คือเหตุผลที่การอัปเดตโครงการด้วยตนเองล้มเหลวในการจัดการโครงการในโลกแห่งความเป็นจริง:

อะไรคือการอัตโนมัติของงานใน การจัดการโครงการ

การอัตโนมัติในงานการจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ กฎเกณฑ์ ตัวกระตุ้น และบางครั้งอาจใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อดำเนินการงานที่ซ้ำซาก จำเจ หรือสามารถทำนายได้ โดยอัตโนมัติ ซึ่งหากไม่ทำเช่นนี้ จะต้องใช้แรงงานจากผู้จัดการโครงการหรือสมาชิกในทีม

การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp ช่วยขจัดงานที่ต้องทำด้วยมือได้อย่างไร

ClickUp มีระบบอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้า 100+ ระบบเพื่อช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น จัดการการส่งต่อ และลดความพยายามในการทำงานด้วยตนเองสำหรับทีมของคุณระบบอัตโนมัติของ ClickUpมีส่วนประกอบที่สามารถปรับแต่งได้ 3 ส่วน:

นี่คือความสามารถของ ClickUp Automations ที่ช่วยคุณได้ทุกวัน 👇

1. อัปเดตสถานะงานโดยอัตโนมัติ

โดยใช้ClickUp Tasks เราแบ่งงานออกเป็นงานหลัก งานย่อย และงานที่ขึ้นต่อกัน จากนั้นเพิ่ม ClickUp Automations เพื่อเปลี่ยนสถานะตามสัญญาณความคืบหน้า เช่น งานย่อยที่เสร็จสิ้นหรืองานที่ขึ้นต่อกันถูกเคลียร์แล้ว

หนึ่งในตัวกระตุ้นหลายอย่างคือ 'งานย่อยเสร็จสิ้นแล้ว' เมื่องานย่อยทั้งหมดในภารกิจหลักเสร็จสิ้นแล้ว ระบบอัตโนมัติจะทำงาน ในขณะที่ ClickUp จะจัดการงานย่อยที่อยู่ใต้ภารกิจหลักโดยตรง

ยิ่งไปกว่านั้น เมื่องานใดงานหนึ่งถูกปลดล็อก คุณสามารถย้ายงานนั้นไปข้างหน้าได้โดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องรอให้ใครสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงของความสัมพันธ์ระหว่างงาน

จากนั้น คุณสามารถจับคู่ทริกเกอร์กับการกระทำ เช่น การเปลี่ยนสถานะ (พร้อมเงื่อนไขเพิ่มเติมหากต้องการ)

🚀 ข้อได้เปรียบของ ClickUp:ซอฟต์แวร์การจัดการงานของ ClickUp สามารถเปลี่ยนความคิดเห็นหรือแชทเพียงอย่างเดียวให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้และวัดผลได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที!

คุณสามารถสร้างงานได้โดยตรงจากความคิดเห็นของงาน, ความคิดเห็นในกล่องขาเข้า, และแม้กระทั่งความคิดเห็นในเอกสาร. หากคุณใช้ ClickUp AI, มันสามารถสร้างงานให้คุณได้พร้อมบริบทของเวิร์กสเปซอย่างครบถ้วน.

2. กำหนดหรือเปลี่ยนเจ้าของโดยอัตโนมัติ

วิธีรวดเร็วในการแก้ไขความสับสนเกี่ยวกับความเป็นเจ้าของคือการให้กระบวนการทำงานเป็นผู้กำหนดเจ้าของคนถัดไปให้คุณ

ClickUp Automations มีฟังก์ชัน 'เปลี่ยนผู้รับผิดชอบ'

หากเปิดใช้งาน ClickApp 'ผู้รับมอบหมายหลายคน' แล้ว 'เปลี่ยนผู้รับมอบหมาย' สามารถเพิ่มบุคคลได้ หากไม่ได้เปิดใช้งาน จะเป็นการแทนที่ผู้รับมอบหมายปัจจุบัน

อะไรทำให้การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการนี้มีผลกระทบ?

คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดบุคคลเฉพาะเจาะจงไว้ล่วงหน้าเท่านั้น ClickUp ช่วยให้คุณตั้งค่าผู้รับงานใหม่เป็นทางเลือกอัจฉริยะ เช่น ผู้สร้างงาน ผู้ติดตามงาน หรือเงื่อนไขการอัตโนมัติ ดังนั้นคุณสามารถจัดสรรงานตามกฎการดำเนินงานของคุณได้ แม้ทีมจะมีการเปลี่ยนแปลงก็ตาม

3. ตั้งค่าวันครบกำหนดและลำดับความสำคัญโดยอัตโนมัติ

กำหนดเส้นตายให้สัมพันธ์กับช่วงเวลาที่เหตุการณ์เกิดขึ้นใน ClickUp Automations

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าวันครบกำหนดโดยอัตโนมัติเป็นจำนวนวันที่กำหนดหลังจากงานถึงสถานะเฉพาะ ตั้งค่าในวันทริกเกอร์ (หรือเวลาที่กำหนด) เลือกวันที่แน่นอน หรือลบวันครบกำหนดเมื่อไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป

นี่เป็นประโยชน์เมื่อกำหนดเวลาที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขั้นตอน เช่น เมื่อบางสิ่งเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบหรือเมื่อคำขอได้รับการยอมรับ

สำหรับลำดับความสำคัญ คุณสามารถใช้ความสามารถในการทำงานอัตโนมัติของการจัดการโครงการในลักษณะเดียวกัน เมื่อใดก็ตามที่งานเข้าสู่ขั้นตอนที่ควรได้รับการจัดการอย่างเร่งด่วน ClickUp จะเพิ่มลำดับความสำคัญของงานนั้นโดยอัตโนมัติ เพื่อให้โดดเด่นในมุมมองและแดชบอร์ดต่างๆ

4. สร้างงานหรือติดตามงานซ้ำโดยอัตโนมัติ

สิ่งที่ทำให้เครื่องมือการจัดการโครงการของ ClickUp มีคุณค่าอย่างยิ่งคือความสามารถในการเปลี่ยนงานใด ๆ ให้เป็นงานที่เกิดขึ้นซ้ำได้ จากนั้นกำหนดตารางเวลาและตัดสินใจว่างานที่เกิดขึ้นครั้งต่อไปควรมีพฤติกรรมอย่างไร

ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้เกิดขึ้นซ้ำตามกำหนดการในปฏิทินหรือตามการเสร็จสิ้นงาน ซึ่งครอบคลุมกระบวนการติดตามผลส่วนใหญ่

นี่มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังจัดการโครงการหลายโครงการและต้องการงานที่ทำซ้ำอย่างสม่ำเสมอโดยไม่ต้องพึ่งความจำหรือการตั้งค่าด้วยตนเอง

คุณยังสามารถควบคุมจำนวนงานที่ถ่ายโอนไปยังรอบถัดไปโดยใช้ระบบอัตโนมัติของงานใน ClickUp ได้อีกด้วย

คุณสามารถเก็บงานเดิมพร้อมประวัติไว้ หรือสร้างสำเนาใหม่ทุกครั้งก็ได้ คุณยังสามารถเลือกฟิลด์ที่ต้องการให้แสดงในครั้งถัดไป เช่น ผู้รับผิดชอบ รายการตรวจสอบ ไฟล์แนบ ความเกี่ยวข้อง และอื่น ๆ

หากงานประจำของคุณมีงานย่อย คุณสามารถกำหนดวันที่ของงานย่อยใหม่ได้เมื่อมีการสร้างกรณีใหม่

เพื่อติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ คุณสามารถไปที่ส่วน 'ภาพรวมงานที่เกิดขึ้นซ้ำ' ได้เลย ง่าย ๆ แค่นี้เอง!

5. แจ้งเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

เกิดอะไรขึ้นหลังจากงานเสร็จสิ้น?

ในทีมส่วนใหญ่ ยังมีคนต้องแจ้งให้คนที่เกี่ยวข้องทราบ แบ่งปันบริบท หรือยืนยันขั้นตอนถัดไปอยู่ดี

เครื่องมืออัตโนมัติของ ClickUp จัดการสิ่งนี้โดยอัตโนมัติ เมื่อสถานะ เจ้าของ ลำดับความสำคัญ หรือวันที่ครบกำหนดของงานเปลี่ยนแปลง ClickUp จะแจ้งให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องทราบทันที

สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการให้กระตุ้นการอัปเดต และเลือกวิธีการส่งข้อมูล (อีเมล, Slack, ความคิดเห็น, เว็บฮุค)

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแจ้งเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยอัตโนมัติเมื่อ:

ในการตั้งค่า ให้ไปที่รายการ/โฟลเดอร์/พื้นที่ที่เกี่ยวข้อง แล้วเปิดการทำงานอัตโนมัติ จากนั้น:

เพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังคงเชื่อมต่อกับงานอยู่ ให้เพิ่มพวกเขาเป็นผู้ติดตามงาน พวกเขาจะได้รับการอัปเดตที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมและบริบทของงานนั้น

ทีมได้รับประโยชน์อย่างไรจากการทำงานอัตโนมัติของงานใน ClickUp

ผู้ตรวจสอบ G2กล่าวว่า,

ClickUp มีความยืดหยุ่นสูงมากและช่วยให้ฉันสามารถสร้างโซลูชันสำหรับกรณีธุรกิจหรือกระบวนการใด ๆ ได้เกือบทั้งหมด ระบบอัตโนมัติและตัวแทน AI ก็ทรงพลังมากเช่นกัน ฉันสามารถตั้งค่าการกระทำอัตโนมัติผ่านตรรกะหรือผ่านคำสั่ง AI ให้ทำงานเกือบทุกการกระทำใน ClickUp ที่ฉันคิดได้

โดยสรุปแล้ว นั่นหมายความว่า:

✅ ทีมใช้เวลาน้อยลงในการดูแลระบบ: แทนที่จะขอให้คนจำงานที่ต้องทำ ทีมจะย้ายการดูแลนั้นไปเป็นกฎ เมื่อสถานะของงานเปลี่ยนไป ClickUp สามารถอัปเดตผู้รับมอบหมาย วันที่ ความสำคัญ ผู้ติดตาม ความคิดเห็น และอื่นๆ เป็นการทำงานอัตโนมัติ

✅ การส่งต่องานชัดเจนขึ้น: ปัญหาที่พบบ่อยไม่ใช่การทำงานที่ติดขัด แต่เป็นเพราะไม่มีใครได้รับมอบหมายให้ดำเนินการขั้นตอนถัดไปอย่างชัดเจน ระบบอัตโนมัติช่วยแก้ปัญหานี้โดยจะโอนงานไปยังผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมเมื่อถึงขั้นตอนตรวจสอบหรืออนุมัติ ทำให้งานแสดงเจ้าของที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

✅ กำหนดเวลาและความเร่งด่วนมีความสม่ำเสมอ: ทีมสามารถกำหนดมาตรฐานว่ากำหนดส่งที่เหมาะสมในแต่ละขั้นตอนควรเป็นอย่างไร ตัวอย่างเช่น เมื่องานย้ายไปยังสถานะ 'กำลังดำเนินการ' หรือ 'ต้องการการอนุมัติ' ระบบอัตโนมัติสามารถกำหนดวันที่ครบกำหนดและปรับระดับความสำคัญเพื่อให้งานปรากฏอย่างถูกต้องในมุมมองและแดชบอร์ด

✅ กระบวนการทำงานที่ซับซ้อนสามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติด้วย AI Agents: ในขณะที่ระบบอัตโนมัติปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าClickUp Super Agentsสามารถตีความบริบทและดำเนินการได้อย่างยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น Agent สามารถตรวจสอบงานต่างๆ ใน Space ระบุอุปสรรคที่กล่าวถึงในความคิดเห็น สรุปปัญหา และแจ้งเตือนสมาชิกทีมที่เหมาะสมพร้อมบริบทที่เกี่ยวข้อง

✨ หากคุณต้องการดูสิ่งนี้ในการใช้งานจริงวิดีโอนี้จะแสดงวิธีการที่ Super Agents ขับเคลื่อนระบบเนื้อหาของเรา

ตัวอย่างจริงของการทำงานอัตโนมัติ

ดังนั้น มาดูกันว่าทีมของเรา (และอีกหลายทีมทั่วโลก) ใช้การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp อย่างไร:

1. ทีมการตลาด

นักเขียน, บรรณาธิการ, นักออกแบบ, และเจ้าของช่องทางต่าง ๆ ต่างก็ทำภารกิจเดียวกัน ซึ่งทำให้การเปลี่ยนแปลงสถานะกลายเป็นหนึ่งในที่ที่ง่ายที่สุดสำหรับการสะสมงานที่ต้องทำด้วยตนเอง

ดังนั้น จากหลายภารกิจ นี่คือตัวอย่างที่เราใช้ ClickUp Automations ในการตลาด:

2. ทีมผลิตภัณฑ์

งานผลิตภัณฑ์เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย—ผู้จัดการผลิตภัณฑ์, ฝ่ายออกแบบ, วิศวกรรม, การประกันคุณภาพ, และบางครั้งฝ่ายสนับสนุนหรือความปลอดภัย

นี่คือวิธีที่ทีมผลิตภัณฑ์ใช้ ClickUp Automations:

3. ทีมขาย

ทีมขายทำงานด้วยการส่งต่อข้อมูลอย่างรวดเร็ว ลูกค้าเป้าหมายเข้ามา การคัดกรองเกิดขึ้น การนัดหมายการสาธิตถูกจัดขึ้น การติดตามผลถูกส่งออกไป และบันทึกต้องเชื่อมโยงกับโอกาสทางธุรกิจอยู่เสมอ ระบบอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการเหล่านี้มีความสม่ำเสมอในหมู่ตัวแทนขายและภูมิภาคต่างๆ

ทีมขายของเราใช้ ClickUp Automations สำหรับกระบวนการทำงานประจำวันของพวกเขา รวมถึง:

4. ทีมปฏิบัติการ

งานปฏิบัติการมีรูปแบบที่แตกต่างจากการตลาด ผลิตภัณฑ์ หรือการขาย มันมีปริมาณงานสูง เต็มไปด้วยนโยบาย และเต็มไปด้วยคำขอที่ดูคล้ายกันบนผิวเผิน แต่เกี่ยวข้องกับการจัดเส้นทาง เวลา และการอนุมัติ ในกระบวนการทำงานของเรา ระบบอัตโนมัติทำหน้าที่เป็นราวกันตกที่ช่วยให้การรับเข้าสะอาดและการดำเนินการมีความสม่ำเสมอ

วิธีที่เราใช้ ClickUp Automations ในการดำเนินงาน:

การสร้างระบบการทำงานอัตโนมัติใน ClickUp (ขั้นตอนต่อขั้นตอน)

ดังนั้น คุณจะสร้างระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงานของ AIใน ClickUp ได้อย่างไร?

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดแผนผังกระบวนการทำงานที่คุณต้องการให้ระบบอัตโนมัติ

ก่อนที่คุณจะตั้งค่า ให้กำหนดสามสิ่งนี้:

ขั้นตอนที่ 2: เลือกตำแหน่งที่ต้องการให้ระบบอัตโนมัติทำงาน

คำถามที่นี่คือ 'เราต้องการให้ระบบอัตโนมัตินี้ใช้กับเวิร์กโฟลว์เดียว หรือหลายเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้างเหมือนกัน?'

คำตอบนั้นจะกำหนดว่าคุณจะสร้างมันในระดับรายการหรือระดับที่สูงกว่าขึ้นไป สิ่งที่เราหมายถึงคือ 👇

วิธีที่เราตัดสินใจอย่างรวดเร็ว:

ขั้นตอนที่ 3: เปิดการทำงานอัตโนมัติ

ตอนนี้เราได้เข้าสู่ตัวสร้างระบบอัตโนมัติในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการนี้แล้ว คุณสามารถทำได้จากจุดที่จัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณ: รายการ, โฟลเดอร์, หรือ พื้นที่ (อะไรก็ตามที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 2)

นั่นคือ:

ขั้นตอนที่ 4: เลือกวิธีที่คุณต้องการสร้าง

ตอนนี้คุณอยู่ในระบบอัตโนมัติแล้ว ClickUp มักจะให้วิธีเริ่มต้นสองวิธีแก่คุณ นั่นหมายความว่าคุณสามารถเพิ่มระบบอัตโนมัติของคุณเองตั้งแต่ต้นหรือเรียกดูจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

แต่คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าควรเลือกอันไหน? อันที่จริงแล้ว ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการให้ระบบอัตโนมัติ (และความซับซ้อนของกระบวนการนั้น) ดังนั้น มาดูวิธีแก้ปัญหาที่คุณมีกัน:

ตัวเลือก A: เริ่มต้นจากระบบอัตโนมัติที่แนะนำ (เร็วที่สุด)

ClickUp จะแสดงคำแนะนำตามรูปแบบที่พบบ่อย (เช่น การเปลี่ยนแปลงสถานะหรือการอัปเดตผู้รับผิดชอบ) เลือกหนึ่งรายการหากใกล้เคียงกับสิ่งที่คุณต้องการ จากนั้นแก้ไขรายละเอียด

ตัวเลือก B: สร้างระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเอง (แม่นยำที่สุด)

นี่คือจุดที่คุณเลือกด้วยตนเอง:

นี่คือตัวเลือกที่ควรเลือกเมื่อกระบวนการทำงานของคุณมีกฎเฉพาะ (ฟิลด์ที่กำหนดเอง, เส้นทางหลายทาง, ข้อยกเว้น)

👉 มีตัวเลือก C แต่ให้เรารอเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับมันก่อน!

ขั้นตอนที่ 5: ตั้งค่าตัวกระตุ้น

ClickUp Automations จะเริ่มต้นด้วยทริกเกอร์เสมอ (ซึ่งเป็นบล็อกพื้นฐานที่นำไปสู่ผลลัพธ์) และคุณสามารถใช้ทริกเกอร์กับงาน งานย่อย หรือทั้งสองอย่างก็ได้

นี่คือวิธีที่คุณต้องตั้งค่า:

ตัวกระตุ้นทั่วไปที่เราใช้ (และประโยชน์ของมัน):

ขั้นตอนที่ 6: กำหนดค่าและเพิ่มเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)

ใน ClickUp Automations เงื่อนไขคือเกณฑ์ที่ต้องเป็นจริงเพื่อให้การทำงานอัตโนมัติดำเนินต่อไป หากเกิดทริกเกอร์แต่ไม่ตรงตามเงื่อนไข จะไม่มีการดำเนินการใดๆ 🤷

นี่คือวิธีที่คุณสามารถกำหนดค่าได้:

ขั้นตอนที่ 7: เพิ่มหนึ่งหรือหลายการกระทำ

การกระทำคือส่วนของ 'จากนั้นทำสิ่งนี้' ในระบบอัตโนมัติของคุณ เมื่อทริกเกอร์ทำงาน (และเงื่อนไขของคุณตรงกัน หากคุณได้เพิ่มเงื่อนไขไว้) การกระทำคือสิ่งที่ ClickUp จะดำเนินการ

ในตัวสร้างระบบอัตโนมัติ:

ขั้นตอนที่ 8: ตั้งชื่อ เผยแพร่ และตรวจสอบความถูกต้อง

คุณเกือบเสร็จแล้ว! ตอนนี้เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบอัตโนมัติทำงานอยู่และทำตามที่ต้องการ

สรุปสั้น ๆ 👇

คุณสมบัติการอัตโนมัติขั้นสูงที่เหนือกว่าพื้นฐาน

คิดว่าการใช้ ClickUp มีแค่การทำงานอัตโนมัติพื้นฐานเท่านั้นหรือ? ไม่เลย! มันรองรับฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติขั้นสูงและซับซ้อนที่จะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นอีกนิดในทุกๆ วัน

นี่คือตัวอย่าง:

1. ระบบอัตโนมัติหลายขั้นตอนที่คล้ายมนุษย์

ClickUp Automations เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผลลัพธ์ที่เป็นกิจวัตรและสามารถทำได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว โดยครอบคลุมพื้นฐานของการจัดการงานและช่วยให้เราทำงานซ้ำๆ ที่อาจหลงเหลืออยู่ในความคิดเห็น การแจ้งเตือน และการติดตามผลโดยอัตโนมัติ

แต่เมื่อกระบวนการทำงานต้องการการตัดสินใจ + หลายขั้นตอน—เช่น การสแกนบริบท, การร่างผลลัพธ์, การอัปเดตหลายที่, และการส่งต่อให้มนุษย์—นี่คือจุดที่เราจะนำClickUp Super Agents เข้ามาใช้

ซูเปอร์เอเจนต์คือเพื่อนร่วมทีมที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งสามารถทำงานขั้นตอนหลายขั้นตอนได้อย่างปลอดภัย พร้อมบริบทของพื้นที่ทำงานอย่างครบถ้วน และสามารถทำงานได้อย่างอิสระเสมือนเป็นเพื่อนร่วมงานของมนุษย์

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ได้:

พวกเขายังมีความยืดหยุ่นอย่างเต็มที่! คุณสามารถเรียกใช้งานพวกเขาใน DM, @mention พวกเขาในภารกิจ/เอกสาร/แชท, มอบหมายงานให้พวกเขาโดยตรง, หรือเรียกใช้งานพวกเขาตามกำหนดเวลาหรือผ่านการทำงานอัตโนมัติ

ใช้การทริกเกอร์ด้วยตนเองเมื่อคุณต้องการควบคุมโดยตรง เช่น การ @mention ตัวแทนในภารกิจหรือช่องทาง การส่ง DM เพื่อขอความช่วยเหลือแบบตัวต่อตัว หรือการมอบหมายภารกิจเพื่อให้ตัวแทนรับผิดชอบและเริ่มทำงาน

พวกเขาสามารถดึงเนื้อหาทั้งหมดของงานและเอกสาร ค้นหาข้อความแชท ค้นหาใน Workspace (และแอปที่เชื่อมต่อ) และใช้ Memory (ล่าสุด + ความชอบ + ข้อมูลเชิงลึก) เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพเมื่อเวลาผ่านไป

หากต้องการทราบวิธีการกระตุ้นตัวแทนใน ClickUp ให้ดูวิดีโอนี้ 👇

2. ตัวกระตุ้นการทำงานอัตโนมัติข้ามพื้นที่

ระบบอัตโนมัติแบบข้ามพื้นที่ (Cross-space) จะมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อสามารถส่งต่องานได้อย่างราบรื่นและชัดเจน ตัวอย่างเช่น คำขอหนึ่งอาจเริ่มต้นใน Space ของทีมหนึ่ง แต่เมื่อสถานะถึงจุดที่กำหนดแล้ว ระบบควรส่งต่อไปยังขั้นตอนการทำงานของทีมถัดไปโดยอัตโนมัติ (ไม่ต้องเสียเวลาตรวจสอบซ้ำอีก 😮‍💨)

สำหรับเรื่องนี้ เราอาศัยการทำงานอัตโนมัติ เช่นย้ายไปยังรายการ(เพื่อส่งงานไปยังทีมปลายทางในรายการ) หรือ เพิ่มไปยังรายการ เมื่อเราต้องการให้งานเดียวกันยังคงมองเห็นได้ทั้งสองทีมผ่านงานในหลายรายการ

การเลือกการออกแบบคือว่าทีมผู้รับควรเพียงแค่เห็นงานหรือดำเนินการทั้งหมด หากพวกเขาเพียงแค่ติดตามงาน การเพิ่มงานลงในรายการของพวกเขามักจะเพียงพอ อย่างไรก็ตาม หากพวกเขาต้องรับผิดชอบในการดำเนินการและรายงานความคืบหน้า เราจะย้ายงานไปยังขั้นตอนการทำงานของรายการปลายทาง

3. การผสานรวมกับเครื่องมือภายนอก

เมื่อเราต้องการให้ ClickUp ทำงานสอดคล้องกับเครื่องมือที่ทีมใช้ทุกวัน เราเพียงแค่เปลี่ยนไปใช้การผสานการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp พวกมันช่วยให้เราสามารถทำงานอัตโนมัติแบบครบวงจรได้ เช่น การอัปเดตงานใน ClickUp เมื่อมีการผสานคำขอดึงใน GitHub หรือส่งอีเมลเมื่องานถูกปลดบล็อก

สำหรับสิ่งที่ต้องการปรับแต่งเพิ่มเติม เราใช้ webhooks. ClickUp รองรับการกระทำ 'เรียก webhook' ภายในระบบอัตโนมัติเพื่อให้เหตุการณ์ของงานสามารถส่งข้อมูลไปยังจุดสิ้นสุดภายนอกใด ๆ ได้

คุณสามารถสร้างเว็บฮุค ตั้งค่า URL, แทรกฟิลด์แบบไดนามิกเข้าไปใน URL, และเพิ่มเฮดเดอร์ (โดยค่าเริ่มต้นของ 'Content-Type' จะเป็น 'application/json') ได้ นอกจากนี้ เว็บฮุคยังสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ทั่วทั้ง Workspace ของคุณอีกด้วย!

4. ระบบอัตโนมัติที่เสริมด้วยปัญญาประดิษฐ์

จำได้ไหมว่าเราพูดถึง 'ตัวเลือก C'? นี่ไง!

หากคุณมีเวลา (หรือพลังงาน 😴) ไม่เพียงพอ เพียงแค่พิมพ์สิ่งที่คุณต้องการเป็นภาษาอังกฤษธรรมดา เช่น 'เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็นกำลังตรวจสอบ ให้มอบหมายให้กับบรรณาธิการและเพิ่มความคิดเห็น' จากนั้น ClickUp AI Automation Builder ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของClickUp Brain จะช่วยให้คุณสร้างระบบอัตโนมัติที่ใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้สามารถใช้งานได้ในเลเยอร์ AI เดียวกับที่คุณใช้อยู่แล้วใน ClickUp Brain สามารถใช้งานได้ทั่วทั้ง ClickUp และสามารถทำงานร่วมกับบริบทของเวิร์กสเปซ รวมถึงฟิลด์ที่กำหนดเองและการกล่าวถึง (@mentions)

ที่น่าสนใจยิ่งกว่านั้น ClickUp ยังรองรับการทำงานด้วยตรรกะที่ขับเคลื่อนด้วย AI ภายในผลลัพธ์ของระบบอัตโนมัติอีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ 'AI Assign' และ 'AI Prioritize' เป็นส่วนหนึ่งของตัวเลือกการทำงานอัตโนมัติเพิ่มเติมได้

ทำไม ClickUp ถึงเป็นศูนย์กลางการอัตโนมัติที่ดีที่สุด

เป็นทางการแล้ว! 🏆 ClickUp คือศูนย์กลางการทำงานอัตโนมัติที่ดีที่สุดที่คุณเคยต้องการ

สรุป:

บอกลาการอัปเดตโครงการด้วยตนเองด้วย ClickUp

หากการอัปเดตงานของคุณขึ้นอยู่กับการที่ใครบางคนจำได้ ระบบของคุณก็เสียหายแล้ว ความคืบหน้าของงานไม่ควรอยู่ในข้อความที่ไม่เชื่อมโยงกันหรือการป้อนข้อมูลด้วยตนเองที่เกิดขึ้นเฉพาะเมื่อมีคนมีเวลาเท่านั้น

ClickUp แก้ไขปัญหานั้นโดยทำให้งานเองเป็นการอัปเดต

ClickUp Tasks มอบแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้สำหรับเจ้าของโครงการ วันที่กำหนด การพึ่งพา และงานที่สำคัญให้กับทุกโครงการ

ClickUp Automations จะจัดการกับงานที่ทำซ้ำๆ เช่น การอัปเดตสถานะ การมอบหมายเจ้าของคนถัดไป และการกระตุ้นการส่งต่องาน

เมื่อคุณต้องการบริบทอย่างรวดเร็วเหมือนแสง ClickUp Brain จะดึงสรุปทันที คำตอบ และขั้นตอนถัดไปจากงานที่กำลังดำเนินการอยู่

เพื่อก้าวไปไกลยิ่งขึ้น ClickUp Super Agents จะทำเครื่องหมายความเสี่ยง, กระตุ้นเตือนเจ้าของงาน, และยกระดับปัญหาที่ติดขัดตามกฎเกณฑ์ที่คุณกำหนด

ประเด็นไม่ใช่ 'การอัตโนมัติมากขึ้น' แต่เป็นความสามารถในการอัตโนมัติที่ดีกว่า ซึ่งช่วยปกป้องการโฟกัส รักษาความคืบหน้าของงานแบบเรียลไทม์ และมั่นใจได้ว่าไม่มีสิ่งสำคัญใดติดขัดรอการอัปเดตสมัครใช้ ClickUp วันนี้และปล่อยให้โครงการของคุณดำเนินไปเอง ✅