โดยเฉลี่ยแล้ว ธุรกิจขนาดเล็กในอเมริกาได้รับชำระเงิน 8.2 วันหลังจากวันครบกำหนด
นี่ไม่ใช่สถานการณ์ที่เหมาะสมเมื่อพยายามปิดบัญชี, บรรลุเป้าหมาย, หรือรักษาการดำเนินงานให้ดำเนินต่อไปได้ นอกเหนือจากความกดดันทางการเงินแล้ว การล่าช้าในการชำระเงินยังเพิ่มความเสี่ยงด้านเครดิต, ทำให้กระแสเงินสดติดขัด, และทำให้ทีมที่ทำงานหนักอยู่แล้วต้องเหนื่อยล้า
อย่างไรก็ตาม การนำ AI มาใช้ในกระบวนการชำระเงินของคุณสามารถช่วยเพิ่มความเร็วและให้คุณมีการควบคุมและการมองเห็นที่มากขึ้นในการดำเนินงานทางการเงินของคุณ
ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะแยกแยะประโยชน์ที่จับต้องได้ของการใช้ AI ในการจัดการบัญชีลูกหนี้ (AR) และเครื่องมือที่ดีที่สุดในการปรับปรุงกระบวนการ AR ของคุณให้ทันสมัย (สปอยล์: มันคือClickUpและเราจะแสดงให้คุณเห็นว่าทำไม!)
⭐️ แม่แบบแนะนำ
เทมเพลตแผนปฏิบัติการลูกหนี้การค้าของ ClickUpเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับการติดตามความก้าวหน้าของบริษัทในการจัดการลูกหนี้การค้า ช่วยให้คุณสามารถระบุและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งอาจทำให้การชำระเงินล่าช้า เพื่อให้กระแสเงินสดของคุณคงที่และคาดการณ์ได้
บัญชีลูกหนี้คืออะไร (AR) และเหตุใดจึงเป็นคอขวด
บัญชีลูกหนี้หมายถึงการชำระเงินที่บริษัทคาดหวังจากลูกค้าสำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้ส่งมอบแล้ว ซึ่งแสดงถึงเงินสดที่จะได้รับในอนาคตในฐานะสินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุล
การเก็บเงินจากลูกหนี้การค้า (AR) อย่างทันเวลาช่วยปรับปรุงการจัดการเงินสด (cash flow management) ช่วยให้ธุรกิจสามารถชำระค่าใช้จ่าย ชำระเงินให้กับผู้จัดหา และสนับสนุนการเติบโตได้ การล่าช้าอาจนำไปสู่การขาดเงินสด โอกาสที่สูญเสียไป และการพึ่งพาแหล่งเงินทุนภายนอก
ปัญหาที่พบบ่อยในบัญชีลูกหนี้
การบริหารบัญชีลูกหนี้ดูเหมือนจะง่าย: ส่งใบแจ้งหนี้, เก็บเงินค้างชำระ, และตรวจสอบให้ตรงกัน. อย่างไรก็ตาม, กระบวนการนี้มักช้า, ทำด้วยมือ, และตอบสนองต่อเหตุการณ์, ซึ่งนำไปสู่ปัญหาคอขวดในองค์กรที่มีค่าใช้จ่ายสูง.
ตามข้อมูลจาก Xero Small Business Insights (XSBI), แม้แต่การล่าช้าในการชำระเงินใบแจ้งหนี้เพียงวันเดียว ก็ทำให้การกู้ยืมของธุรกิจขนาดเล็กเพิ่มขึ้น 1.1% ในไตรมาสนั้น ซึ่งคิดเป็นหนี้เพิ่มเติมประมาณ 278.7 พันล้านดอลลาร์ในตลาดทั้งหมด
บริษัทที่มีการชำระเงินล่าช้าเป็นเวลา 7 ถึง 8 วัน จะทำให้ระดับการกู้ยืมเพิ่มขึ้น 6.8% ซึ่งส่งผลให้เงินทุนหมุนเวียนตึงตัวและเพิ่มความพึ่งพาต่อสินเชื่อที่มีอัตราดอกเบี้ยสูงและระยะสั้น
ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่หันไปพึ่งธนาคารเมื่อประสบปัญหาสภาพคล่องทางการเงิน แทนที่จะทำเช่นนั้น พวกเขามักจะกู้ยืมจากผู้ให้กู้ที่ไม่ใช่ธนาคารซึ่งมีอัตราดอกเบี้ยสูงกว่าและระยะเวลาการชำระคืนที่สั้นกว่า ส่งผลให้ความเครียดทางการเงินของพวกเขาเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เมื่อเวลาผ่านไป
การทำงานด้วยระบบแมนนวลทำให้ทุกอย่างแย่ลง ทีมงานหลายทีมยังคง:
- ส่งการแจ้งเตือนล่าช้าหรือไม่สม่ำเสมอ
- พึ่งพาตารางคำนวณเพื่อติดตามข้อมูลการค้างชำระของใบแจ้งหนี้
- ขาดกระบวนการส่งต่อปัญหาโดยอัตโนมัติ
ดังนั้น การเก็บเงินช้าลง ความสัมพันธ์กับลูกค้าตึงเครียด และ DSO (จำนวนวันค้างชำระ) ที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ทีมงานการเงินยังประสบปัญหาในการระบุบัญชีที่มีความเสี่ยงสูงหรือจำนวนเงินสดที่สามารถเก็บได้จริงในอีก 30 วันข้างหน้า
การขาดการมองเห็นนี้อาจนำไปสู่การพลาดโอกาสในการชำระเงิน การลงทุนล่าช้า และความไม่แน่นอนในนาทีสุดท้าย
AI ในงานบัญชีสามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้ได้ คุณสามารถนำระบบอัตโนมัติและปัญญาประดิษฐ์มาใช้ในกระบวนการบัญชีลูกหนี้ (AR) ของคุณ เพื่อควบคุม เพิ่มความเร็ว และได้รับข้อมูลเชิงลึกสูงสุดเพื่อประโยชน์สูงสุด
👀 คุณทราบหรือไม่? ธุรกิจทั่วสหราชอาณาจักรสูญเสียเวลาประมาณ56.4 ล้านชั่วโมงในการติดตามการชำระเงินที่ค้างอยู่
การใช้ปัญญาประดิษฐ์ในบัญชีลูกหนี้
แม้ว่าเงื่อนไขระยะยาวอาจดึงดูดลูกค้าได้ แต่บ่อยครั้งก็มาพร้อมกับต้นทุนหนี้สินที่เพิ่มขึ้นและความเสี่ยงด้านกระแสเงินสด
นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการบริหารจัดการบัญชีลูกหนี้เชิงกลยุทธ์จึงมีความจำเป็น คุณควรเรียกเก็บเงินจากลูกค้าอย่างเชิงรุกและสร้างระบบสำหรับการแจ้งเตือนการชำระเงินแม้ว่าจะมีระยะเวลาการชำระเงินที่ยืดออกไปก็ตาม
แบบจำลองปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของเครื่อง (ML) ประมวลผลข้อมูลจำนวนมหาศาลทั้งภายในและภายนอก เช่น พฤติกรรมของลูกค้าและประวัติการชำระเงิน เพื่อค้นหาแบบแผน ทำนาย และสร้างคำแนะนำ
คุณสามารถเข้าถึงกระบวนการ AR ที่มีประสิทธิภาพซึ่งส่งเสริมการชำระเงินตรงเวลาและขยายขนาดได้โดยไม่รบกวนการดำเนินงานทางการเงิน
นี่คือตัวอย่างการใช้งานจริงที่เครื่องมือ AI ในงานบัญชีสร้างความแตกต่าง:
1. การสร้างและจัดการใบแจ้งหนี้
การออกใบแจ้งหนี้ด้วยมือทำให้การเก็บเงินล่าช้าก่อนที่คุณจะเข้าสู่ขั้นตอนการติดตามผล ข้อผิดพลาดในการพิมพ์หรือวันที่ครบกำหนดชำระที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้การชำระเงินล่าช้าเป็นสัปดาห์และทำให้เกิดการติดต่อกลับไปกลับมาที่ไม่จำเป็นกับลูกค้า
การใช้ประโยชน์จากโซลูชัน AI เปลี่ยนแปลงสิ่งนี้โดยทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้มีความแม่นยำ ปรับตัวได้ และรวดเร็ว
🔍 คุณสามารถใช้การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติเพื่อ:
- ดึงรายละเอียดการเรียกเก็บเงิน จากสัญญา, ใบสั่งซื้อ, และรายการใน CRM เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติด้วยการป้อนข้อมูลด้วยมือให้น้อยที่สุด เรียนรู้จากการติดตามการชำระเงินที่ผ่านมาและนำอัตราภาษี, เงื่อนไขส่วนลด, หรือคำแนะนำการชำระเงินที่เหมาะสมมาใช้โดยอัตโนมัติตามประวัติของลูกค้า
- แจ้งข้อมูลที่ขาดหายไป ข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบ หรือความไม่สอดคล้องกัน ก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งออกไป เพื่อลดโอกาสการเกิดข้อพิพาท
📌 ใช้เครื่องมือ AI ที่ผสานรวมกับระบบ ERP ของคุณเพื่อกระตุ้นการสร้างใบแจ้งหนี้เมื่องานถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์หรือการส่งมอบได้รับการยืนยัน ซึ่งจะช่วยลดช่องว่างระหว่างการส่งมอบบริการและการเรียกเก็บเงิน
📖 อ่านเพิ่มเติม: ตัวอย่างและรูปแบบสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับการบัญชี
2. การคาดการณ์การชำระเงินและการประเมินความเสี่ยง
การรู้ว่าควรติดตามใครและเมื่อใดอาจทำให้กระบวนการติดตามหนี้สับสนได้ ลูกค้าแต่ละรายมีพฤติกรรมไม่เหมือนกัน บางคนชำระเงินตรงเวลาอย่างสม่ำเสมอ บางคนต้องได้รับการเตือนเป็นประจำ และบางคนจะชำระเงินก็ต่อเมื่อมีการยกระดับปัญหาเท่านั้น
ตามประเพณี, การระบุรูปแบบเหล่านี้หมายถึงการค้นหาผ่านรายงานเก่าและพึ่งพาการคาดคะเน. แต่ AI เปลี่ยนแปลงสิ่งนี้โดยการเปลี่ยนข้อมูลการชำระเงินดิบให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนและมองไปข้างหน้า.
🔍 นี่คือวิธีช่วยเหลือ:
- ดำเนินการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์เกี่ยวกับพฤติกรรมการชำระเงินในอดีต แนวโน้มของอุตสาหกรรม และข้อมูลเครดิตภายนอก เพื่อคาดการณ์ว่าเมื่อใดที่ การชำระเงินของลูกค้าเฉพาะรายจะเข้ามา
- กำหนดคะแนนความเสี่ยงแบบเรียลไทม์ให้กับลูกค้าหรือใบแจ้งหนี้ทุกฉบับ โดยเน้นบัญชีที่มีแนวโน้มจะค้างชำระโดยใช้ ML
- จำลองว่าความล่าช้าจากลูกค้าหลักอาจส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องโดยรวม และการบริหารกระแสเงินสด
📌 ทีมการเงินสามารถจัดลำดับความสำคัญของการเรียกเก็บเงิน สร้างเงินสำรอง หรือเจรจาเงื่อนไขใหม่ก่อนที่ปัญหาสภาพคล่องจะเกิดขึ้น ด้วยการคาดการณ์ที่แม่นยำ
⭐️ กรณีศึกษา: การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์เพื่อฟื้นฟูช่องทาง
ผู้ผลิตท่อพีวีซีชั้นนำกำลังเผชิญกับความท้าทายที่เพิ่มขึ้น: รายการบัญชีค้างชำระที่สะสมมากขึ้นซึ่งทำให้กระแสเงินสดติดขัดและส่งผลกระทบต่อการดำเนินงาน กระบวนการติดตามหนี้แบบเดิมไม่สามารถรองรับได้ทัน และทีมการเงินต้องการวิธีการที่ชาญฉลาดกว่าในการระบุบัญชีที่ต้องการการดูแลเร่งด่วน
เพื่อแก้ไขปัญหานี้ พวกเขาได้ร่วมมือกับNitor Infotechในการนำระบบ การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI/ML มาใช้ ขั้นตอนแรกคือการรวบรวมข้อมูลการขายและการชำระเงินในอดีตหลายปีเข้าสู่คลังข้อมูลกลาง ด้วยพื้นฐานนี้ AI สามารถวิเคราะห์รูปแบบพฤติกรรมของลูกค้าและระบุบัญชีที่มีความเสี่ยงสูงได้—ทำให้ทีมมีมุมมองที่ชัดเจนในการมุ่งเน้นความพยายามในการกู้คืน
ผลกระทบนั้นสำคัญมาก ภายในเวลาเพียง 24 สัปดาห์ บริษัทสามารถลดยอดลูกหนี้คงเหลือลงได้ถึง 75% และลดระยะเวลาการชำระเงินเฉลี่ยลงเหลือเพียง 20 วัน สิ่งที่เคยเป็นกระบวนการที่ตอบสนองแบบล่าช้าและใช้เวลามาก กลายเป็นกลยุทธ์เชิงรุกที่ขับเคลื่อนด้วย AI ช่วยปลดล็อกกระแสเงินสดที่แข็งแกร่งขึ้น และเปิดโอกาสให้ทีมการเงินได้มุ่งเน้นไปที่การเติบโตแทนที่จะต้องคอยติดตามการชำระเงิน
3. การติดตามและการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ
การติดตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระเป็นหนึ่งในงานที่ซ้ำซากและใช้เวลามากที่สุดของฝ่ายลูกหนี้การค้า (AR) งานนี้ต้องการความสม่ำเสมอ จังหวะเวลาที่เหมาะสม และน้ำเสียงที่เหมาะสม AI ช่วยปรับแต่งและจัดลำดับความสำคัญของการติดตามผล แทนที่ข้อความทั่วไปหรือสเปรดชีต
🔍 มันช่วยคุณ:
- ปรับแต่งเวลาและวิธีการติดตามผล ตามข้อมูลลูกค้า (หากลูกค้าตอบอีเมลในวันอังคาร ให้ส่งการแจ้งเตือนตามนั้น)
- ปรับการสื่อสารตามความรู้สึกและประวัติของลูกค้า—การเตือนอย่างสุภาพสำหรับลูกค้าประจำ vs. การแจ้งเตือนอย่างจริงจังสำหรับผู้ชำระเงินล่าช้าเป็นประจำ
- จัดลำดับคิวการติดตามใหม่ เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าสูงหรือมีความเสี่ยงได้รับการจัดการก่อน
📌 ให้ AI ยกระดับการติดตามผลตามตัวกระตุ้น เช่น 'บัญชีที่ค้างชำระเกิน 5 วัน' หรือ 'ไม่มีการตอบกลับหลังเตือนสองครั้ง' ระบบสามารถมอบหมายงานหรือส่งอีเมลเพื่อให้ทีมบัญชีลูกหนี้ของคุณมุ่งเน้นไปที่เรื่องที่เร่งด่วนกว่า
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: คุณสามารถใช้ClickUp's Custom Autopilot AI Agentsเพื่อส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังช่องทางและกลุ่มลูกค้าตามวันที่ครบกำหนดและเกณฑ์ที่กำหนดไว้ นี่คือวิธีที่ AI agents สามารถช่วยได้:
- การแจ้งเตือนอัตโนมัติ: คุณสามารถตั้งค่าตัวแทน AI เพื่อตรวจสอบวันครบกำหนดหรือฟิลด์ที่กำหนดเอง (เช่น "วันครบกำหนดชำระเงิน") ในงานหรือบันทึกของลูกค้า ตัวแทนสามารถส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ (ผ่านความคิดเห็น ข้อความแชท หรืออีเมล) เมื่อใกล้ถึงกำหนดชำระเงินหรือเกินกำหนดแล้ว
- ทริกเกอร์ที่กำหนดเอง: สามารถกำหนดค่าให้ตัวแทนดำเนินการตามการเปลี่ยนแปลงในสถานะงาน, ฟิลด์ที่กำหนดเอง, หรือวันที่—เหมาะสำหรับการติดตามการชำระเงิน
- การผสานรวม: หากคุณใช้เครื่องมือการชำระเงินภายนอก (เช่น Stripe, QuickBooks เป็นต้น) คุณสามารถผสานรวมกับ ClickUp ได้ จากนั้น AI Agents สามารถดำเนินการตามการอัปเดตสถานะการชำระเงินจากเครื่องมือเหล่านี้ได้
เรียนรู้วิธีการตั้งค่าตัวแทนเหล่านี้ในวิดีโออธิบายโดย Ken หนึ่งในผู้จัดการผลิตภัณฑ์ของ ClickUp:
👀 คุณรู้หรือไม่? การลดความล่าช้าในการชำระเงินเพียงหนึ่งวัน จะเพิ่มกระแสเงินสดรวมของบริษัทในสหภาพยุโรปขึ้น 0.9% และช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายทางการเงินได้ถึง 158 ล้านยูโร
4. การจัดการและแก้ไขข้อพิพาท
ข้อผิดพลาดในรายการเดียวหรือเงื่อนไขในใบสั่งซื้อที่มองข้ามไปอาจทำให้การชำระเงินล่าช้าเป็นสัปดาห์ แย่กว่านั้น การโต้แย้งมักจะไม่ปรากฏให้เห็นจนกว่าลูกค้าจะแสดงความกังวล ซึ่งในเวลานั้นกระแสเงินสดได้รับผลกระทบไปแล้ว
AI ตรวจจับและป้องกันข้อพิพาทก่อนที่มันจะเกิดขึ้น และควบคุมวิธีที่ทีมจัดการและแก้ไขข้อพิพาทเมื่อเกิดขึ้นแล้ว
🔍 คุณสามารถใช้มันเพื่อ:
- ระบุสาเหตุข้อพิพาทที่เกิดขึ้นซ้ำ จากข้อมูลในอดีต เช่น ปัญหาเกี่ยวกับปริมาณสินค้า ความไม่ตรงกันของการเรียกเก็บเงิน ฯลฯ และทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ที่มีความเสี่ยงสูงล่วงหน้า
- สแกนอีเมลหรือตั๋วสนับสนุน เพื่อตรวจจับน้ำเสียงที่ไม่พอใจ ช่วยให้สามารถยกระดับหรือแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
- ส่งข้อพิพาทเส้นทางไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในที่เกี่ยวข้อง และเสนอแนวทางการแก้ไขโดยอ้างอิงจากผลลัพธ์ในอดีต
📌 การแก้ไขปัญหาที่รวดเร็วขึ้นช่วยลด DSO และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า—สองผลลัพธ์ที่มักยากต่อการสร้างสมดุล
📖 อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบการทำบัญชีฟรีใน Excel และ ClickUp
5. การพยากรณ์กระแสเงินสด
กระแสเงินสดเป็นตัวกำหนดความสามารถของคุณในการดำเนินงาน ขยายธุรกิจ และจ่ายเงินให้กับทีมงานของคุณ อย่างไรก็ตาม วิธีการคาดการณ์แบบดั้งเดิม เช่น สเปรดชีตและโมเดลคงที่ ไม่สามารถตามทันพฤติกรรมของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงหรือความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจได้
ปัญญาประดิษฐ์ (AI) มอบวิธีการในการเปลี่ยนจากการวางแผนแบบย้อนหลังและเชิงรับไปสู่การคาดการณ์ล่วงหน้าแบบเรียลไทม์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
🔍 วิธีที่ช่วย:
- รวมรายงานการอายุ, รูปแบบการชำระเงิน, สถานะใบแจ้งหนี้, และแนวโน้มมหภาค
- ปรับการคาดการณ์โดยอัตโนมัติ เมื่อมีใบแจ้งหนี้ใหม่ส่งออกไปหรือมีการชำระเงินเข้ามา
- จำลองการเปลี่ยนแปลง เช่น หากลูกค้า 10 อันดับแรกชำระเงินล่าช้า 5 วัน จะเกิดอะไรขึ้น และดูผลกระทบที่ตามมา
📌 สร้างแดชบอร์ดที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อติดตามกระแสเงินสดที่คาดการณ์เทียบกับที่เกิดขึ้นจริง และตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับความแตกต่างที่สำคัญ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: สร้างแดชบอร์ดที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งไม่เพียงแต่ติดตามการชำระเงินที่คาดไว้เทียบกับที่เกิดขึ้นจริง แต่ยังอธิบาย เหตุผล เบื้องหลังตัวเลขเหล่านั้นด้วย ด้วยAI Cards ใน ClickUp Dashboards คุณสามารถเพิ่มวิดเจ็ตที่สรุปแนวโน้มโดยอัตโนมัติ แจ้งเตือนความผิดปกติ หรือแม้แต่ร่างข้อมูลเชิงลึกเป็นภาษาอังกฤษที่เข้าใจง่ายได้โดยตรงในแดชบอร์ดของคุณ แทนที่จะต้องค้นหาข้อมูลจากรายงานด้วยตนเอง คุณจะได้รับแจ้งเตือนเชิงรุกพร้อมบริบท—เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วเมื่อความแตกต่างมีความสำคัญที่สุด
ประโยชน์ของการใช้ AI ในบัญชีลูกหนี้
เมื่อรอบการชำระเงินยืดเยื้อและต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มสูงขึ้น ทีมการเงินต้องเร่งทำงานมากขึ้นด้วยทรัพยากรที่จำกัด AI เปลี่ยนกระบวนการบัญชีลูกหนี้แบบแมนนวลให้กลายเป็นระบบเชิงรุกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเชิงลึก
นี่คือประโยชน์บางประการของ AI ในการดำเนินงานบัญชีลูกหนี้:
- ลด DSO โดยการระบุและจัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้ที่มีความเสี่ยงสูงที่สุดในการล่าช้า
- ขยายขนาดอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการจัดการใบแจ้งหนี้มากขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงาน
- เพิ่มการมองเห็นโดยการรวมสถานะใบแจ้งหนี้ พฤติกรรมลูกค้า ข้อมูลทางการเงิน และการคาดการณ์ไว้ในแดชบอร์ดเดียว
- ดำเนินการประเมินความเสี่ยงด้านเครดิตโดยการกำหนดคะแนนความเสี่ยงแบบไดนามิกและตรวจจับแนวโน้มการชำระเงินล่วงหน้า
- ปลดปล่อยทีมของคุณโดยการทำงานอัตโนมัติในงานประจำ เช่น การแจ้งเตือน การส่งต่อปัญหา และการป้อนข้อมูล
👀 คุณทราบหรือไม่? มีเพียง44% ของธุรกิจเท่านั้นที่ได้ทำการอัตโนมัติกระบวนการบัญชีลูกหนี้ของตนเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพทางการเงิน
เครื่องมือ AI ที่ดีที่สุดสำหรับบัญชีลูกหนี้
เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับบัญชีลูกหนี้ที่เหมาะสมสามารถช่วยให้คุณจัดการการเรียกเก็บเงินและการติดตามได้ง่ายขึ้น
นี่คือสามเครื่องมือที่ช่วยนำการอัตโนมัติที่ชาญฉลาดและข้อมูลเชิงลึกที่คาดการณ์ได้มาสู่การดำเนินงาน AR ของคุณ:
1. Versapay
Versapay ผสานการทำงานอัตโนมัติของบัญชีลูกหนี้ (AR) เข้ากับฟีเจอร์การร่วมมือกับลูกค้า เพื่อช่วยให้ธุรกิจเร่งการชำระเงินและเพิ่มความโปร่งใส
ใช้ Versapay เพื่อ:
- นำการเรียนรู้ของเครื่องมาใช้เพื่ออัตโนมัติการประยุกต์ใช้เงินสดและจับคู่การชำระเงินกับการโอนเงิน
- คาดการณ์ความเสี่ยงในการชำระเงินโดยอิงจากพฤติกรรมของลูกค้าและประวัติข้อพิพาท
- จัดระเบียบคอลเลกชันด้วยระบบแสดงความคิดเห็นในตัวและพอร์ทัลสำหรับลูกค้า
📖 อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ฟรีเพื่อทำให้การเรียกเก็บเงินง่ายขึ้น
2. HighRadius
HighRadius นำเสนอชุดเครื่องมือที่ครอบคลุมซึ่งขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับสำนักงาน CFO โดยเน้นที่การอัตโนมัติของบัญชีลูกหนี้และการจัดการกระแสเงินสดที่ดีขึ้น
นี่คือวิธีที่มันสามารถช่วยคุณได้:
- ทำนายวันชำระเงินโดยใช้แบบจำลองพฤติกรรมขั้นสูง
- เร่งการแก้ไขข้อพิพาทด้วยการตอบกลับและเส้นทางที่แนะนำโดย AI
- จับคู่การโอนเงินกับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบและแหล่งที่มาต่างๆ
3. ClickUp
ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน, *ให้คุณมองเห็นสถานะการชำระเงินและข้อมูลบัญชีของคุณได้อย่างครบถ้วน โดยไม่ต้องจัดการกับสเปรดชีตหลายรายการหรือเครื่องมือที่แยกจากกัน.
ClickUp สำหรับทีมการเงิน
ด้วยClickUp สำหรับการเงิน คุณสามารถ:
- คำนวณจำนวนวันที่ลูกหนี้ของคุณค้างชำระโดยใช้ช่องวันที่ครบกำหนดและวันที่เสร็จสิ้น
- ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ที่เกินเกณฑ์อายุค้างชำระเฉลี่ยของบริษัทคุณโดยใช้การแจ้งเตือนอัตโนมัติร่วมกับข้อมูลเชิงลึกจาก AIบนแดชบอร์ดของ ClickUp
- คาดการณ์ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อกระแสเงินสดรายเดือนโดยอิงจากยอดคงเหลือที่เปิดอยู่และข้อมูลทางการเงินโดยรวม ตัวอย่างเช่นฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUpช่วยให้คุณสามารถติดตามข้อมูลต่างๆ เช่น หมายเลขการประมวลผลใบแจ้งหนี้ สถานะการชำระเงิน ชื่อลูกค้า จำนวนเงินที่ต้องชำระ และอื่นๆ เพื่อทำความเข้าใจบริบท
- คุณยังสามารถเพิ่มฟิลด์สูตรเพื่อดำเนินการคำนวณแบบเรียลไทม์ภายในพื้นที่ทำงานของคุณได้อีกด้วย ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมการเงินที่มีความคุ้นเคยกับตรรกะของสเปรดชีต
คุณสามารถจัดการข้อมูลนี้ได้ในมุมมองตารางของ ClickUp ซึ่งจำลองรูปแบบสเปรดชีต (แต่มีฟังก์ชันการทำงานที่เหนือกว่า). แต่ละแถวจะกลายเป็นงาน และแต่ละคอลัมน์จะกลายเป็นฟิลด์ข้อมูลสดที่คุณสามารถดำเนินการได้โดยตรง ทีมบัญชีลูกหนี้สามารถจัดการสถานะใบแจ้งหนี้ อัปเดตบันทึกการชำระเงิน และมอบหมายงานติดตามผลได้
ClickUp Brain
ทีม AR สามารถเขียนคำถามของพวกเขาไปยังClickUp Brainได้เช่นกัน แทนที่จะต้องทำการคำนวณตัวเลขอย่างยาวนานและวิเคราะห์ด้วยตนเอง!
ClickUp Brain คือผู้ช่วย AI ที่ติดตั้งมาในตัวของ ClickUp ซึ่งเข้าใจงาน เอกสาร และการสื่อสารกับลูกค้าของคุณ คุณสามารถขอให้มันสรุปประวัติการชำระเงินของลูกค้า สร้างอีเมลติดตามผล หรือแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีการเคลื่อนไหวภายในหนึ่งสัปดาห์
ตัวอย่างเช่น หากลูกค้ามีใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระอยู่สามรายการ ClickUp Brain สามารถร่างอีเมลโดยอ้างอิงถึงการสื่อสารก่อนหน้านี้ วันที่ครบกำหนด และจำนวนเงินได้ คุณสามารถติดตามลูกค้าด้วยการแจ้งเตือนการชำระเงินที่ปรับให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละรายภายในไม่กี่วินาที
📌 ยังคงพึ่งพา ChatGPT หรือ LLM อื่นๆ ในการทำงานกับกระบวนการลูกหนี้ของคุณอยู่หรือไม่? ตอนนี้คุณสามารถใช้ ChatGPT, Gemini และ Claude ทั้งหมดได้จากภายใน ClickUp Brain โดยไม่ต้องสลับแอปอีกต่อไป
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: หากคุณต้องการข้ามความยุ่งยากในการตั้งค่าและเริ่มจัดการกระบวนการ AR ของคุณทันทีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ ClickUpคือวิธีที่เร็วที่สุด มันเป็นการตั้งค่าแบบพร้อมใช้งานที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับทีมการเงินและเจ้าของธุรกิจที่ต้องการติดตาม ส่ง และตรวจสอบใบแจ้งหนี้จากแดชบอร์ดส่วนกลางโดยไม่ต้องสร้างระบบใหม่ตั้งแต่ต้น
ClickUp อัตโนมัติ
ClickUp Automationsมอบการตั้งค่าที่ยอดเยี่ยมสำหรับงานที่ทำซ้ำหรือน่าเบื่อหน่าย ขับเคลื่อนงานไปข้างหน้าด้วยการกำหนดเงื่อนไขและทริกเกอร์ที่จะดำเนินการโดยอัตโนมัติตลอดกระบวนการ AR ของคุณ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ด้วย ClickUp Automations เพื่อส่งอีเมลที่ ClickUp Brain ร่างไว้ให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติพร้อมขอชำระเงินอย่างเป็นทางการ
คุณสามารถใช้ ClickUp Automations เพื่อ:
- เปลี่ยนสถานะงานโดยอัตโนมัติตามวันที่กำหนดหรือการยืนยันการชำระเงิน
- มอบหมายการยกระดับหากลูกค้าไม่ตอบกลับภายในระยะเวลาที่กำหนด
- เพิ่มงานย่อยหรือความคิดเห็นตามแท็กความเสี่ยงหรือมูลค่าใบแจ้งหนี้
- แจ้งเตือนผู้จัดการเมื่อบัญชีหลักเกินเกณฑ์การค้างชำระ
📮ClickUp Insight: เราเพิ่งค้นพบว่าประมาณ33% ของพนักงานที่ต้องใช้ความรู้ในการทำงานส่งข้อความหา 1 ถึง 3 คนทุกวันเพื่อขอข้อมูลบริบทที่พวกเขาต้องการ แต่ถ้าคุณมีข้อมูลทั้งหมดบันทึกไว้อย่างครบถ้วนและพร้อมใช้งานตลอดเวลาล่ะ?
ด้วยClickUp Brain'sAI Knowledge Manager อยู่เคียงข้างคุณ การสลับบริบทจะกลายเป็นเรื่องในอดีต เพียงถามคำถามจากพื้นที่ทำงานของคุณ และ ClickUp Brain จะดึงข้อมูลจากพื้นที่ทำงานของคุณและ/หรือแอปของบุคคลที่สามที่เชื่อมต่อ!
แดชบอร์ด ClickUp
เพื่อติดตามกระแสเงินสดของคุณ ทั้งการรับเงิน การจ่ายเงิน หนี้สินที่ต้องชำระ และลูกหนี้การค้า คุณสามารถสร้างแดชบอร์ด ClickUpแบบกำหนดเองที่สะท้อนข้อมูลที่ทีมของคุณต้องการเห็นได้อย่างแม่นยำ แดชบอร์ดจะดึงข้อมูลสดจากขั้นตอนการทำงานของงานต่าง ๆ ของคุณ ดังนั้นเมื่อสถานะ งานที่ได้รับมอบหมาย หรือการยืนยันการชำระเงินมีการเปลี่ยนแปลง ข้อมูลเหล่านั้นจะแสดงในรายงานของคุณทันที
ด้วยแดชบอร์ดของ ClickUp คุณสามารถติดตาม:
- ยอดคงเหลือที่ยังไม่ได้ชำระตามสถานะ อายุ หรือผู้ทวงถาม
- จำนวนใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในสถานะการยกระดับ, การติดตามผล, หรือได้รับการแก้ไขแล้ว
- แนวโน้มการรวบรวมข้อมูลตามสัปดาห์, ภูมิภาค, หรือประเภทยอดลูกค้า
- ค่าเฉลี่ยของ DSO และอัตราการเก็บเงินเทียบกับเป้าหมาย
ในความเป็นจริง แดชบอร์ดของ ClickUp เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมทบทวน AR หรือเมื่อผู้บริหารต้องการภาพรวมอย่างรวดเร็วของประสิทธิภาพการรับเงิน
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้ClickUp Universityเพื่อประหยัดเวลาและฝึกอบรมพนักงานของคุณ การทำงานภายในระบบนิเวศของ ClickUp จะช่วยให้คุณเข้าถึงคู่มือการใช้งานที่น่าสนใจและเรียนรู้เครื่องมือที่จำเป็นได้อย่างเชี่ยวชาญ
ในขณะที่แดชบอร์ดแบบภาพใน ClickUp ช่วยทำให้ตัวชี้วัดทางการเงินของคุณเป็นมาตรฐาน คุณยังสามารถจัดระเบียบการจัดการข้อมูลของคุณได้อีกด้วย
ClickUp Forms
ClickUp Formsช่วยทำให้การติดตามงานหรือคำขอเป็นมาตรฐานก่อนที่มันจะเข้าสู่กระบวนการ คุณสามารถสร้างฟอร์มเหล่านี้สำหรับทีมภายในเพื่อส่งคำขอใบแจ้งหนี้ พร้อมฟิลด์ที่จำเป็น เช่น ชื่อลูกค้า จำนวนเงิน วันที่ครบกำหนด หมายเลขอ้างอิง PO และข้อมูลติดต่อ
แต่ละการส่งใน ClickUp Forms จะถูกแปลงเป็นงานใน ClickUpโดยอัตโนมัติ จากนั้นจะถูกมอบหมายให้กับบุคคลที่ถูกต้องพร้อมบริบทที่จำเป็นทั้งหมดอยู่แล้ว
ทีม AR สามารถใช้ ClickUp Forms เพื่อ:
- ประหยัดเวลาด้วยการขจัดความจำเป็นในการสอบถามเพื่อชี้แจงซ้ำไปมา
- กระตุ้นการทำงานอัตโนมัติเฉพาะเจาะจงตามข้อมูลที่กรอกในแบบฟอร์ม (เช่น การมอบหมายใบแจ้งหนี้มูลค่าสูงโดยอัตโนมัติให้กับเจ้าหน้าที่เก็บเงินอาวุโส)
- เชื่อมโยงการส่งแบบฟอร์มกับขั้นตอนการทำงานที่กำหนดเองสำหรับการยกระดับหรือการอนุมัติ
คลิกอัพ ด็อกส์
ClickUp Docsมอบพื้นที่ส่วนกลางให้กับทีมบัญชีลูกหนี้ของคุณสำหรับทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อรักษาความสม่ำเสมอ
เก็บรวบรวมคู่มือการเล่น, แม่แบบอีเมลติดตามผล, คู่มือการแก้ไขข้อพิพาท และนโยบายการยกระดับปัญหาไว้ใน Docs สามารถเชื่อมโยงสิ่งเหล่านี้ไปยังงานต่างๆ ได้โดยตรง เพื่อให้ทุกคนใช้ภาษาและกระบวนการเดียวกัน
ตัวอย่างเช่น ในการศึกษาเพื่อเตรียมตัวสำหรับงานข้อพิพาทกับลูกค้า เจ้าหน้าที่เก็บเงินที่ได้รับมอบหมายสามารถเข้าถึงเอกสารที่เหมาะสมและติดตามการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการโดยใช้ประวัติเวอร์ชันของเอกสารนั้น
การเชื่อมต่อ ClickUp
คุณรวบรวมข้อมูลใบแจ้งหนี้ผ่านแบบฟอร์ม จัดการงานด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองและระบบอัตโนมัติ ตรวจสอบความคืบหน้าในแดชบอร์ด ใช้เอกสารเพื่อความสอดคล้อง และเชื่อมต่อระบบการเงินของคุณผ่านClickUp Integrations
ตัวอย่างเช่นClickUp สามารถเชื่อมต่อกับ QuickBooksเพื่อซิงค์กิจกรรมใบแจ้งหนี้กับการจัดการงานได้ เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ใน QuickBooks งานที่เกี่ยวข้องสามารถถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติใน ClickUp พร้อมเงื่อนไขการชำระเงิน รายละเอียดลูกค้า และกำหนดการติดตามผล
เมื่อได้รับการชำระเงินแล้ว งานสามารถถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นปัจจุบัน
สิ่งนี้ยังส่งผลกลับไปยัง ClickUp Brain ซึ่งสามารถ:
- ร่างข้อความติดตามผลส่วนบุคคลสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระโดยอิงจากข้อมูลที่ซิงค์ไว้
- สรุปแนวโน้มพฤติกรรมชำระเงินของลูกค้าที่ดึงมาจาก QuickBooks
- แนะนำการดำเนินการตามข้อมูลการค้างชำระหรือปัญหาการชำระเงินที่เกิดขึ้นซ้ำ
ClickUp สร้างกระบวนการทำงานด้านบัญชีลูกหนี้ที่สมบูรณ์ด้วยคุณสมบัติการประมวลผลการชำระเงินที่รวดเร็วขึ้น
อาร์โนลด์ โรเจอร์ส ผู้จัดการฝ่ายสนับสนุนลูกค้าที่ Launch Control เห็นด้วย:
เราได้ทำการผสานระบบกับ Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, เป็นต้น ซึ่งช่วยให้เราสามารถติดตามการเงิน, การรักษาลูกค้า, การรายงาน, และข้อมูลลูกค้าได้ในที่เดียว เนื่องจากเราสามารถดึงข้อมูลจากเครื่องมือทั้งหมดที่เราใช้มาไว้ใน ClickUp ได้ ซึ่งช่วยให้การใช้งานง่ายขึ้นโดยไม่ต้องให้ทุกแผนกเข้ามาเกี่ยวข้องและไม่ต้องเสียเวลาจากตารางงานของพวกเขา
เราได้ทำการผสานระบบกับ Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, เป็นต้น ซึ่งช่วยให้เราสามารถติดตามการเงิน, การรักษาลูกค้า, การรายงาน, และข้อมูลลูกค้าได้ในที่เดียว เนื่องจากเราสามารถดึงข้อมูลจากเครื่องมือทั้งหมดที่เราใช้มาไว้ใน ClickUp ได้ ซึ่งช่วยให้การใช้งานง่ายขึ้นโดยไม่ต้องให้ทุกแผนกเข้ามาเกี่ยวข้องและไม่ต้องเสียเวลาจากตารางงานของพวกเขา
เริ่มต้นใช้งาน AI ในการบริหารจัดการลูกหนี้อย่างไร
การนำ AI เชิงสร้างสรรค์มาใช้ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องเปลี่ยนระบบบัญชีลูกหนี้ทั้งหมดของคุณ เริ่มต้นจากจุดเล็ก ๆ ด้วยการอัตโนมัติงานที่มีปัญหาหรือความยุ่งยากมากที่สุดก่อน
นี่คือรายการเริ่มต้นอย่างรวดเร็วของจุดที่ทีม AR สามารถนำ AI ไปประยุกต์ใช้ในระบบที่มีอยู่เพื่อเร่งการเรียกเก็บเงินให้ตรงเวลา:
| งานหรือความท้าทาย | โซลูชันขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์ |
| การติดตามการชำระเงินที่ค้างชำระ | กระตุ้นการติดตามผลตามวันที่ครบกำหนดหรือพฤติกรรมของลูกค้า |
| การส่งใบแจ้งหนี้ล่าช้าหรือไม่สมบูรณ์ | มาตรฐานข้อมูลนำเข้าด้วยแบบฟอร์มการรับข้อมูลที่มีโครงสร้าง |
| การขาดความชัดเจนเกี่ยวกับประสิทธิภาพของบัญชีลูกหนี้ | ใช้แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อติดตามอายุลูกหนี้, DSO และการยกระดับปัญหา |
| การจัดการข้อพิพาทและความล่าช้าในการแก้ไข | จัดส่งปัญหาตามเส้นทางโดยอัตโนมัติและแนะนำการดำเนินการโดยใช้ข้อมูลในอดีต |
👀 คุณรู้หรือไม่? 99% ของบริษัทในอเมริกาจัดอยู่ในกลุ่มธุรกิจขนาดเล็ก ดังนั้น การล่าช้าในการชำระเงินจึงส่งผลกระทบต่อแรงงานมากกว่าครึ่งของประเทศ
อย่าปล่อยให้ลูกหนี้กลายเป็นหนี้—บริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp
ไม่มีใครอยากใช้เวลาทั้งสัปดาห์ไล่ตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระหรือการชำระเงินล่าช้า ด้วย AI ในกระบวนการทำงานของคุณ คุณสามารถแทนที่งานที่ต้องตอบสนองแบบทันทีด้วยระบบเชิงรุก ผลลัพธ์คือ? คุณสามารถวางกลยุทธ์กระบวนการรับเงินและเพลิดเพลินกับการประหยัดต้นทุนอย่างมีนัยสำคัญ
ClickUp เป็นแพลตฟอร์มครบวงจรที่ให้เครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อทำสิ่งนั้น คุณสามารถร่างการติดตามผล ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อจัดการการแจ้งเตือนและการยกระดับปัญหา ตรวจสอบแนวโน้มการชำระเงินแบบเรียลไทม์ผ่านแดชบอร์ดสด และอื่นๆ อีกมากมาย
มันทำให้กระบวนการของคุณเป็นมาตรฐานและลดการใช้แรงงานคนลง ดังนั้นคุณจะไม่เพียงแค่ตอบสนองต่อปัญหา แต่จะแก้ไขปัญหาได้ก่อนที่จะเกิดขึ้น
สมัครใช้ ClickUp ฟรีและสร้างกระบวนการ AR ที่ฉลาดและรวดเร็วยิ่งขึ้น!