วิธีใช้กระดานงานอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อการจัดการงานที่ดีขึ้น

เคยรู้สึกไหมว่า รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณมีชีวิตของมันเอง? นาทีหนึ่งคุณกำลังเช็กรายการอย่างมั่นใจ อีกนาทีคุณก็จมอยู่ในโน้ตติดผนัง อีเมลที่ลืม และสเปรดชีตที่คุณ สาบาน ว่าได้อัปเดตแล้ว

การติดตามงานไม่ควรรู้สึกเหมือนการไขปริศนา ขอแนะนำ—กระดานงาน เพื่อนใหม่ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการงานของคุณ

การจัดระเบียบที่ดีช่วยให้คุณจัดระบบ จัดลำดับความสำคัญ และทำสิ่งที่คุณเริ่มต้นให้เสร็จได้จริง ไม่ว่าจะเป็นการบริหารโครงการธุรกิจหรือแค่พยายามผ่านวันจันทร์ไปโดยไม่พลาดอะไร การใช้กระดานงานอย่างมีประสิทธิภาพสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก

มาแยกแยะกันเถอะ!

บอร์ดงานคืออะไร?

กระดานงานคือ เครื่องมือเชิงภาพสำหรับจัดระเบียบและบริหารจัดการงานในโครงการหรือกระบวนการทำงาน มันให้ ภาพรวมที่ชัดเจนของความคืบหน้า ทำให้มั่นใจได้ว่ามีการกำหนดลำดับความสำคัญ ตรงตามกำหนดเวลา และไม่มีงานสำคัญหลุดรอดไป

ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการโครงการส่วนตัวขนาดเล็กหรือประสานงานโครงการที่ซับซ้อนของทีม คิวงานจะช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและเข้าถึงได้ง่าย

สำรวจมุมมองบอร์ดของ ClickUp

กระดานงานสามารถมีรูปแบบที่แตกต่างกัน—อาจเป็นแบบกายภาพ เช่น กระดานไวท์บอร์ดที่แปะด้วยโน้ตติดผนัง หรือแบบดิจิทัลที่ผสานรวมอยู่ในซอฟต์แวร์จัดการงาน

กระดานงานดิจิทัล—เช่นที่มีอยู่ในClickUp แอปทุกสิ่งสำหรับการทำงาน—มอบข้อได้เปรียบเพิ่มเติม เช่น การทำงานอัตโนมัติ การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และการผสานรวมกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอื่นๆ

โดยแก่นแท้แล้ว รายการสิ่งที่ต้องทำเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นบนโครงสร้างที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง: รายการที่ต้องดำเนินการจะถูกแสดงเป็นบัตรงานและจัดเรียงเป็นคอลัมน์ที่แสดงถึงขั้นตอนต่างๆ ของความคืบหน้า

การตั้งค่าทั่วไปประกอบด้วยคอลัมน์เช่น ต้องทำ, กำลังดำเนินการ, และเสร็จสิ้นแล้ว อย่างไรก็ตาม กระบวนการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้นอาจมีขั้นตอนเพิ่มเติมเช่น ทบทวน, ถูกบล็อก, หรืออยู่ระหว่างรอ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของโครงการได้ดีขึ้น

องค์ประกอบหลักของบอร์ดงาน

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าบอร์ดงานของคุณมีประสิทธิภาพจริงหรือไม่? บอร์ดงานที่มีโครงสร้างดีจะช่วยให้ติดตามความคืบหน้า จัดการปริมาณงาน และรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อย—ทำให้งานชัดเจนและหน่วยงานต่างๆ สอดคล้องกัน ด้วยการตั้งค่าที่ถูกต้อง คุณจะหลีกเลี่ยงความสับสนและสามารถทำงานให้สำเร็จได้จริง ต่อไปนี้คือองค์ประกอบสำคัญ:

ประเภทของบอร์ดงาน

กระดานงานไม่ได้เหมือนกันทั้งหมด—การตั้งค่าที่แตกต่างกันเหมาะกับทีมและกระบวนการทำงานที่แตกต่างกัน นี่คือประเภทที่พบได้บ่อยที่สุด:

กระดานคัมบัง

มันใช้คอลัมน์เพื่อแสดงภาพความคืบหน้าของงาน โดยทั่วไปจะย้ายงานจาก "ต้องทำ" ไปยัง "เสร็จแล้ว"

📍 แหล่งกำเนิด: พัฒนาโดยโตโยต้าในช่วงทศวรรษ 1940 เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต ต่อมาถูกนำมาใช้ในด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์

🔹 เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องการการมองเห็นกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่อง เช่น ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์และฝ่ายสนับสนุนลูกค้า

กระดานสครัม

มันจัดระเบียบงานสำหรับสปรินต์เป็นแบ็กล็อก, กำลังดำเนินการ, และเสร็จแล้ว

📍 ที่มา: มาจากกรอบการทำงาน Agile Scrum ซึ่งได้รับการจัดตั้งอย่างเป็นทางการในทศวรรษ 1990 สำหรับทีมซอฟต์แวร์

🔹 เหมาะสำหรับ: ทีมที่ทำงานในวงจรสั้นและมีการวนซ้ำ เช่น วิศวกรรมซอฟต์แวร์และการพัฒนาผลิตภัณฑ์

บอร์ดรายการสิ่งที่ต้องทำแบบง่าย

รายการนี้แสดงงานที่รอดำเนินการ งานที่กำลังดำเนินการ และงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว

📍 แหล่งกำเนิด: หนึ่งในวิธีการจัดการงานที่เก่าแก่ที่สุด มีรากฐานมาจากรายการสิ่งที่ต้องทำบนกระดาษแบบดั้งเดิม

🔹 เหมาะสำหรับ: บุคคลหรือทีมขนาดเล็กที่ต้องการวิธีง่าย ๆ ในการติดตามงานโดยไม่ต้องใช้ขั้นตอนที่ซับซ้อน

คณะกรรมการตามลำดับความสำคัญ

กระดานงานประเภทนี้จัดระเบียบงานตามความเร่งด่วน เช่น งานที่มีความสำคัญสูง ปานกลาง และต่ำ

📍 ที่มา: ได้แรงบันดาลใจมาจากเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ และวิธีการจัดลำดับความสำคัญอื่น ๆ ที่ใช้ในด้านการจัดการประสิทธิภาพ

🔹 เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องจัดการหลายโครงการหรือมีกำหนดส่งงานหลายงานพร้อมกัน เช่น ทีมการตลาดและทีมปฏิบัติการ

กระดานงานของทีม

มุ่งเน้นการปรับสมดุลงานระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อป้องกันปัญหาคอขวด

📍 ที่มา: พัฒนามาจากเทคนิคการจัดการทรัพยากรที่ใช้ในการบริหารโครงการตั้งแต่ศตวรรษที่ 20

🔹 เหมาะสำหรับ: ผู้จัดการที่ดูแลสมาชิกในทีมหลายคน เพื่อให้มั่นใจว่ามีการกระจายงานอย่างยุติธรรมและหลีกเลี่ยงภาวะหมดไฟ

กระดานปฏิทิน

กระดานที่อิงปฏิทินจะแสดงงานตามกำหนดเวลา ช่วยให้ทีมวางแผนการทำงานในแต่ละวัน สัปดาห์ หรือเดือน

📍 แหล่งกำเนิด: ปรับเปลี่ยนมาจากปฏิทินกระดาษแบบดั้งเดิม ก่อนจะนำมาผสานเข้ากับเครื่องมือวางแผนดิจิทัล

🔹 เหมาะสำหรับ: ทีมที่จัดการกิจกรรม, ตารางเนื้อหา, หรือสิ่งที่ต้องส่งมอบในเวลาที่จำกัด เช่น ทีมการตลาดและทีมบรรณาธิการ

ตอนนี้ที่เราได้ครอบคลุมถึงประเภทของบอร์ดต่าง ๆ แล้ว มาสำรวจประโยชน์ของการใช้บอร์ดกันเถอะ

ประโยชน์ของการใช้บอร์ดงาน

กระดานงานไม่ใช่แค่เครื่องมือ—มันมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, การปรับปรุงการร่วมมือในทีม, และการรักษาโครงการให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง. ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการโครงการส่วนตัวขนาดเล็กหรือประสานงานโครงการธุรกิจที่ซับซ้อน, คิวงานมอบความสามารถให้คุณรักษาคำมั่นสัญญาและความสำคัญให้เป็นระบบและสามารถเข้าถึงได้.

ความชัดเจนทางสายตา

กระดานงานช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของโครงการได้ทันที ทำให้เข้าใจขั้นตอนต่าง ๆ ที่งานต้องผ่านได้ง่ายขึ้น พร้อมสถานะปัจจุบันที่มองเห็นได้ชัดเจนบนแดชบอร์ด

สิ่งนี้ช่วยให้ทุกคนเห็นได้อย่างชัดเจนว่าสถานการณ์เป็นอย่างไรและอะไรที่ต้องให้ความสนใจ ซึ่งช่วยปรับปรุงความชัดเจนของโครงการโดยรวม

การร่วมมือที่ดีขึ้น

กระดานงานส่งเสริมให้สมาชิกในทีมสื่อสารอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ อุปสรรค และขั้นตอนถัดไป ซึ่งนำไปสู่สภาพแวดล้อมที่ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น เมื่อทุกคนสามารถเห็นสิ่งที่กำลังเกิดขึ้น จะช่วยลดความเข้าใจผิดและลดโอกาสในการทำงานซ้ำซ้อน

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

กระดานงานช่วยระบุคอขวดที่อาจทำให้ความคืบหน้าช้าลง ด้วยการตรวจพบปัญหาเหล่านี้ตั้งแต่เนิ่นๆ ทีมงานสามารถแก้ไขได้อย่างทันท่วงที

นอกจากนี้ เมื่อมีการมอบหมายงานอย่างชัดเจน ความคืบหน้าจะถูกติดตามอย่างมีประสิทธิภาพ สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบภายในทีม

การตัดสินใจที่ดีขึ้น

ด้วยกระดานงาน ข้อมูลเช่นระยะเวลาของงาน, ความสามารถของทีม, และความเร็วของโครงการจะอยู่ในมือคุณเสมอ. สิ่งนี้ช่วยให้คุณตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดเวลา, การจัดสรรทรัพยากร, และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น, ทำให้คุณอยู่เหนือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้.

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เมื่อมองย้อนกลับไปที่โครงการที่เสร็จสิ้นแล้วโดยใช้กระดานงาน จะช่วยให้มองเห็นโอกาสสำหรับการปรับปรุงได้ง่ายขึ้น

ไม่ว่าคุณจะใช้ Agile หรือวิธีการอื่น ๆ กระดานงานช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งกระบวนการทำงานและปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของโครงการของคุณได้ ส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

วิธีสร้างและใช้กระดานงาน

การจัดตั้งบอร์ดงานอาจฟังดูง่าย แต่กุญแจสำคัญคือการปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการและกระบวนการทำงานของทีมคุณ. วัตถุประสงค์หลักของบอร์ดงานคือการให้รายละเอียดปรากฏให้เห็นและจัดระเบียบไว้เพื่อไม่ให้มีงานใดหลุดรอดไป.

นี่คือคำแนะนำแบบขั้นตอนเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้:

การสร้างบอร์ดงาน

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดขั้นตอนของงาน

ก่อนอื่น ให้คิดถึงขั้นตอนที่งานของคุณต้องผ่าน สำหรับบอร์ดงานพื้นฐาน ให้ใช้ขั้นตอนเช่น ต้องทำ, กำลังทำ, และเสร็จแล้ว แต่ขึ้นอยู่กับความต้องการของโครงการของคุณ คุณสามารถทำให้ละเอียดขึ้นได้ด้วยขั้นตอนเช่น งานค้าง, ทบทวน, ถูกบล็อก, หรืออยู่ระหว่างรอ

เมื่อใช้เครื่องมือเช่น ClickUp สำหรับการจัดการงาน คุณสามารถปรับแต่งขั้นตอนเหล่านี้ให้เหมาะกับทีมและกระบวนการทำงานของคุณได้ ตัวอย่างของสถานะงานที่ปรับแต่งได้ใน ClickUpได้แก่ 'ไอเดียเนื้อหา', 'กำลังดำเนินการ', 'ขออัปเดต', 'อนุมัติแล้ว', และ 'คิวรอ' สำหรับทีมโซเชียลมีเดีย และ 'ติดต่อ', 'ลูกค้าเป้าหมาย', 'ลงทะเบียนแล้ว', 'ลูกค้าที่ชำระเงินแล้ว', และ 'VIP' สำหรับระบบ CRM ของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างบัตรงาน

เมื่อขั้นตอนของคุณถูกตั้งค่าแล้ว แต่ละงานหรือการดำเนินการของโครงการจะได้รับบัตรงานใหม่ บัตรเหล่านี้จะประกอบด้วยคำอธิบายงาน ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และไฟล์หรือบันทึกที่เกี่ยวข้อง ในกระดานงานดิจิทัลเช่น ClickUp คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นหรือไฟล์แนบไปยังบัตรงานเพื่อให้ทุกอย่างเชื่อมโยงกัน

ขั้นตอนที่ 3: มอบหมายงาน

มอบหมายบัตรงานแต่ละใบให้กับสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะใช้กระดานจริงพร้อมกระดาษโน้ตหรือเครื่องมือดิจิทัลอย่าง ClickUp ก็ตาม ต้องแน่ใจว่าบัตรแต่ละใบมีเจ้าของที่ชัดเจนและกำหนดวันที่ส่งงานเรียบร้อยแล้ว สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสร้างความรับผิดชอบและช่วยให้การติดตามงานเป็นไปอย่างง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดลำดับความสำคัญ

จัดลำดับงานตามลำดับความเร่งด่วนและ/หรือความสำคัญโดยการเพิ่มป้ายกำกับหรือใช้รหัสสี เพิ่มแท็กเช่น ความสำคัญสูง หรือ ฉุกเฉิน เพื่อช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด

วิธีใช้กระดานงาน

กระดานงานสามารถเป็นศูนย์กลางสำหรับการทำงานร่วมกันและการประสานงานของทีม มาดูรายละเอียดเพิ่มเติมด้วยคุณสมบัติของ ClickUp ที่ช่วยให้คุณสร้างกระดานงานหลายกระดานได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

1. ปรับแต่งงานของคุณ

การปรับแต่งบอร์ดงานของคุณให้เข้ากับกระบวนการทำงานเฉพาะของทีมสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการจัดการโครงการหรือการติดตามงานประจำวัน การปรับแต่งบอร์ดของคุณให้เหมาะสมกับวิธีการทำงานที่ดีที่สุดของทีมจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ต่างจากบอร์ดงานแบบแข็งตัว ClickUp อนุญาตให้คุณสร้างสถานะที่กำหนดเอง (เช่น "อยู่ระหว่างการตรวจสอบ," "ถูกบล็อก," "ทดสอบ QA") แทนที่จะเป็นแค่ "ต้องทำ / กำลังดำเนินการ / เสร็จแล้ว" นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUpเพื่อติดตามรายละเอียดเฉพาะงาน เช่น ความสำคัญ, ประมาณการความพยายาม, หรือชื่อลูกค้า

นอกจากนี้ คุณยังสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการใช้เทมเพลต Kanban ต่างๆ สำหรับงานของคุณ ทำให้ทีมของคุณสามารถทำตามกระบวนการที่คุณกำหนดได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างเช่น ทีม Agile สามารถเลือกสถานะที่กำหนดเองได้มากกว่า 30 สถานะเพื่อติดตามสปรินต์โดยใช้เทมเพลต Agile Project Management Kanban จาก ClickUp

ในทำนองเดียวกัน สำหรับทีมขายและทีมความสำเร็จของลูกค้าที่ต้องการติดตามการต่ออายุบัญชี ติดต่อ และความเสี่ยงต่างๆแม่แบบกระดานคัมบังการจัดการบัญชีโดย ClickUpเพิ่มสถานะที่เป็นประโยชน์ 19 สถานะ รวมถึงการบ่มเพาะ การต่ออายุที่กำลังจะเกิดขึ้น การยกเลิกการใช้บริการ การเริ่มต้นใช้งาน และอื่นๆ

นี่คือสิ่งที่ลูกค้า ClickUp ได้กล่าวไว้:

การบริหารโครงการได้กลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมากระหว่างทุกแผนกในบริษัท เมื่อมีโครงการใหม่เข้ามา เราสามารถใช้เทมเพลตที่ช่วยสร้างตั๋วงานทั้งหมดให้เราโดยอัตโนมัติ ไม่เพียงเท่านั้น ทุกคนยังได้รับมอบหมายงานของตนเองโดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่มีความสับสนว่าใครควรทำงานส่วนใด

2. อัตโนมัติภารกิจของคุณ

การทำให้งานประจำเป็นอัตโนมัติสามารถช่วยประหยัดเวลาและลดความพยายามในการทำงานด้วยตนเอง ด้วยClickUp Automations คุณสามารถตั้งค่าการมอบหมายงาน การอัปเดต และการแจ้งเตือนอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพ

คุณสามารถกำหนดการอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ได้ในทุก Space, Folder, List, หรือ Board ภายใน ClickUp โดยใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า, ทางลัดของโปรเจ็กต์, และ ClickUp Brain

ตัวอย่างเช่น เมื่องานออกแบบเว็บไซต์ย้ายจาก 'กำลังดำเนินการ' ไปยัง 'ตรวจสอบ' บนกระดานงานออกแบบเว็บไซต์ หัวหน้าทีมสามารถได้รับการแจ้งเตือนและกระตุ้นให้แบ่งปันความคิดเห็นของพวกเขา

สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดงานอัตโนมัติ ตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมล สร้างบันทึกการตรวจสอบ และติดตามกิจกรรมทั้งหมดของคณะกรรมการได้ในที่เดียว

3. ร่วมมือกันทำงาน

ความร่วมมือเป็นกุญแจสำคัญสู่การบริหารโครงการที่ประสบความสำเร็จ และClickUp Tasksช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย

ClickUp Tasks นำการสื่อสารของทีมมาสู่จุดสำคัญด้วยฟีเจอร์ในตัวหลายอย่าง:

ClickUp Chatเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทรงพลังซึ่งช่วยให้ทีมสามารถสื่อสารกันได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าคุณจะกำลังระดมความคิดหรือพูดคุยเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ ClickUp Chat จะช่วยให้การสนทนาเป็นระเบียบและเชื่อมโยงกับงานที่เกี่ยวข้องโดยตรง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแท็บต่าง ๆ เพื่อไม่ให้พลาดรายละเอียดสำคัญใด ๆ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างและมอบหมายงานได้จากภายในแชท ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย!

4. ติดตามความก้าวหน้าของคุณ

กระดานที่ไม่มีกลไกติดตามความคืบหน้า ก็เหมือนเค้กที่ไม่มีครีม!

แถบความคืบหน้า, แผงควบคุม, และรายงานละเอียดของ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถติดตามตัวชี้วัดและตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญที่สุดสำหรับงานของคุณได้ในมุมมองที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณ

อยู่เหนือกำหนดเวลา ระบุจุดติดขัด และเฉลิมฉลองความสำเร็จในแต่ละขั้นตอน—ได้โดยตรงบนแดชบอร์ดงานของคุณ

แดชบอร์ดของ ClickUpมีฟีเจอร์การรายงานที่แข็งแกร่งซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญสำหรับการตัดสินใจที่ดีขึ้น ใช้แดชบอร์ดเพื่อ:

5. ผสานแอปที่ใช้ในชีวิตประจำวันกับเครื่องมือจัดการงานของคุณ

เชื่อมต่อบอร์ดงานของคุณกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่คุณใช้เป็นประจำทุกวันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ. ผสานการทำงานของ ClickUp กับระบบอีเมล, แชท, และระบบจัดเก็บไฟล์ของคุณเพื่อสร้างศูนย์กลางที่รวมเอกสารการทำงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวที่สามารถเข้าถึงและจัดระเบียบได้อย่างง่ายดาย.

การผสานการทำงานของ ClickUpสามารถซิงค์กับระบบเทคโนโลยีที่คุณมีอยู่ได้ ทำให้ข้อมูลไหลเวียนระหว่างแพลตฟอร์มได้อย่างราบรื่น ClickUp สามารถเชื่อมต่อได้อย่างง่ายดายกับ Google Drive, Slack หรือระบบ CRM ของคุณ ช่วยประหยัดเวลาและลดความจำเป็นในการสลับแอปพลิเคชัน

การผสานรวมนี้สร้างระบบที่เป็นหนึ่งเดียวซึ่งเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกัน

พร้อมที่จะสร้างบอร์ดงานของคุณเองหรือยัง?เทมเพลตการจัดการงานของ ClickUpเป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยม—มีความยืดหยุ่นเพียงพอสำหรับทีมในหลากหลายอุตสาหกรรม

รับเทมเพลตฟรีนี้

นี่คือวิธีการทำงานกับบอร์ดงาน:

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการบอร์ดงาน

คณะกรรมการที่บริหารจัดการอย่างดีเปรียบเสมือนกล่องเครื่องมือที่จัดระเบียบอย่างสมบูรณ์แบบ—ทุกสิ่งอยู่ในที่ของมัน หาได้ง่าย และพร้อมใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพบอร์ดงานของคุณ:

รักษาคอลัมน์ให้ชัดเจนและสม่ำเสมอ

เพื่อความสม่ำเสมอ ให้ใช้รูปแบบและขั้นตอนการทำงานเดียวกันในทุกโครงการ กำหนดจำนวนการ์ดสูงสุดในแต่ละคอลัมน์เพื่อหลีกเลี่ยงภาระงานที่มากเกินไปและป้องกันไม่ให้ทุกอย่างวุ่นวาย

ลากและวางการ์ดระหว่างพวกเขาเมื่อจำเป็น

จัดการบัตรอย่างมีประสิทธิภาพ

แต่ละบัตรงานควรมีรายละเอียดสำคัญ: คำอธิบาย, ผู้รับผิดชอบ, วันที่ครบกำหนด, และลำดับความสำคัญ ใช้การเข้ารหัสสี, ป้ายกำกับ, หรือไอคอนเพื่อจัดหมวดหมู่ภารกิจตามลำดับความสำคัญ, ประเภท, หรือสมาชิกทีมที่รับผิดชอบได้อย่างง่ายดาย

จัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพ

ใช้วิธีการเช่นเทคนิค MoSCoW (ต้องทำ, ควรทำ, อาจทำ, ไม่ทำ) เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานประเมินเวลาที่แต่ละงานจะใช้เวลาเพื่อให้สามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่าลืมทบทวนและปรับลำดับความสำคัญเป็นประจำเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลง

จัดตั้งช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน

ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมใช้ความคิดเห็นในการอภิปรายงานและให้ข้อเสนอแนะ การประชุมสั้น ๆ ทุกวันหรือการเช็คอินอย่างรวดเร็วช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

จัดสรรเวลาเพื่อทบทวนบอร์ดงานของคุณเป็นประจำ ระบุพื้นที่ที่อาจมีประสิทธิภาพมากขึ้น และขอความคิดเห็นจากทีมของคุณ มีความยืดหยุ่นและเปิดรับการทดลองใช้เทคนิคหรือเครื่องมือใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงกระบวนการของคุณ

เข้าร่วม "บอร์ด" กับ ClickUp

ในญี่ปุ่นหลังสงคราม โตโยต้าเผชิญกับความท้าทายอย่างใหญ่หลวง—ทรัพยากรมีน้อย และประสิทธิภาพการผลิตที่ไม่ดีทำให้เกิดความล่าช้าและของเสีย

วันหนึ่ง ไทอิจิ โอนโนะ วิศวกรของโตโยต้า สังเกตเห็นว่าซูเปอร์มาร์เก็ตในอเมริกาเติมสินค้าบนชั้นวางเฉพาะเมื่อสินค้าใกล้หมดเท่านั้น เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าจะมีอยู่เสมอแต่ไม่ล้นสต็อก จากแรงบันดาลใจนี้ เขาได้นำระบบกระดานคัมบัง—ซึ่งเป็นระบบบัตรภาพที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง—มาใช้เพื่อส่งสัญญาณเมื่อถึงเวลาผลิตชิ้นส่วนเพิ่มเติม ป้องกันการมีสินค้าคงคลังเกินและลดเวลาหยุดทำงาน

กระดานงานไม่เพียงแต่เปลี่ยนโตโยต้าให้กลายเป็นผู้นำในอุตสาหกรรม แต่ยังวางรากฐานสำหรับกระบวนการทำงานแบบ Agile และ Lean สมัยใหม่ด้วย การปฏิบัติตามขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เราได้กล่าวถึง คุณก็สามารถใช้กระดานงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและวางรากฐานให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จได้เช่นกัน

เมื่อพูดถึงการใช้กระดานงานเสมือนจริง ClickUp คือแพลตฟอร์มที่ดีที่สุด ด้วยตัวเลือกการปรับแต่งมากมาย,คุณสมบัติการจัดการงาน, ระบบอัตโนมัติสำหรับงาน, และการเชื่อมต่อ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถทำงานได้ดีที่สุดของคุณได้จริง ๆสมัครใช้ ClickUp วันนี้!