คุณเป็นนักวิเคราะห์การเงิน คุณเพิ่งได้รับมอบหมายโครงการให้ประเมิน หรือบางทีคุณอาจเป็นผู้นำธุรกิจที่ต้องจัดทำแผนโครงการ คำถามที่อยู่ในใจคุณมากที่สุดคือ: สิ่งนี้จะทำเงินได้หรือไม่?
คำตอบนั้นเป็นตัวกำหนดการวางแผนและการตัดสินใจของคุณ แต่คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าโครงการใดจะสร้างกำไรให้กับคุณ?
แน่นอนว่ามีหลายวิธีในการแบ่งแยกสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม ขนาด และขอบเขตของโครงการ แต่มีกฎพื้นฐานบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อดูว่าโครงการของคุณจะให้ผลตอบแทนตามที่คุณคาดหวังหรือไม่
ดังนั้น มาสำรวจวิธีที่คุณสามารถเพิ่มผลกำไรของโครงการให้สูงสุดใน 7 ขั้นตอนง่ายๆ!
อะไรคือความสามารถในการทำกำไรของโครงการ?
ความสามารถในการทำกำไรของโครงการ วัดความสำเร็จทางการเงินของโครงการ โดยคำนวณจากการเปรียบเทียบรายได้ทั้งหมดกับต้นทุนทั้งหมด ซึ่งบ่งชี้ว่าโครงการนั้นสร้างกำไรหรือขาดทุน
เมื่อคำนวณค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณ เช่น ค่าแรงงานและวัสดุแล้ว คุณสามารถประเมินได้ว่าโครงการจะให้ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ที่เป็นบวกหรือไม่
👀 คุณรู้หรือไม่?
คุณสามารถคำนวณความสามารถในการทำกำไรของโครงการได้ทั้งจากกำไรสุทธิหรืออัตรากำไร (เป็นเปอร์เซ็นต์) อย่างไรก็ตาม การวัดกำไรของคุณอาจให้ภาพเพียงบางส่วนของการดำเนินธุรกิจของคุณเท่านั้น คุณจำเป็นต้องดู 'ความสามารถในการทำกำไร' เพื่อดูว่าเงินจำนวนนั้นกี่เปอร์เซ็นต์ที่คุณสามารถเก็บไว้ได้
ความสามารถในการทำกำไรของโครงการคำนวณได้ดังนี้:
- กำไร = รายได้รวมของโครงการ – ต้นทุนโดยตรง (ทรัพยากร ฯลฯ) – ต้นทุนโดยตรงอื่น ๆ
- อัตรากำไรสุทธิ = (กำไรจริง / รายได้จริง) และสามารถแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ได้โดยการคูณผลลัพธ์ด้วย 100
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการลงทุนและมีร้านอาหารสองแห่งกำลังเสนอขายให้คุณ ลองดูตัวเลขของพวกเขา
ร้านอาหาร 1 ซึ่งเป็นร้านอาหารขนาดเล็กกว่า มี:
- รายได้: 100,000 ดอลลาร์
- ค่าใช้จ่าย: 80,000 ดอลลาร์
- กำไร: 20,000 ดอลลาร์
ร้านอาหาร 2 ซึ่งเป็นร้านอาหารที่ใหญ่กว่า มี:
- รายได้: 500,000 ดอลลาร์
- ค่าใช้จ่าย: 450,000 ดอลลาร์
- กำไร: 50,000 ดอลลาร์
เมื่อมองแวบแรก ร้านอาหาร 2 ดูเหมือนจะคุ้มค่ากว่าด้วยกำไรที่สูงกว่าที่ $50,000 แต่หากพิจารณาให้ลึกลงไปอีก คุณจะเห็นว่าอาหาร 1 มีอัตรากำไรที่ดีกว่าที่ 20% เมื่อเทียบกับผลตอบแทนต่อดอลลาร์ที่ 10% ของร้านอาหาร 2 คุณจะได้เงินมากขึ้นสำหรับทุกดอลลาร์ที่คุณใช้จ่าย มันง่ายแค่นั้นเอง
การวัดความสามารถในการทำกำไรโดยใช้กำไรขั้นต้นแทนที่จะใช้กำไรสุทธิเป็นวิธีที่ดีกว่า
ตัวชี้วัดความสามารถในการทำกำไรทางบัญชีที่พบบ่อยที่สุดคือ อัตรากำไรขั้นต้นและอัตรากำไรสุทธิ อัตรากำไรขั้นต้นจะพิจารณาผลกำไรหลังจากหักต้นทุนขายแล้ว ส่วนอัตรากำไรสุทธิจะพิจารณาผลกำไรหลังจากหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว
คุณยังต้องการติดตามดัชนีความสามารถในการทำกำไรของโครงการ (PI) หรืออัตราส่วนการลงทุนเพื่อผลกำไร (Profit Investment Ratio) ของคุณด้วย ซึ่งตัวชี้วัดนี้เป็นประโยชน์ในการแสดงให้เห็นถึงมูลค่าที่สร้างขึ้นต่อหน่วยการลงทุนของคุณ
สูตรดัชนีความสามารถในการทำกำไรของโครงการคืออัตราส่วนระหว่างมูลค่าปัจจุบันของกระแสเงินสดที่คาดว่าจะได้รับในอนาคตกับการลงทุนเริ่มต้นของคุณ โดยทั่วไปแล้ว PI > 1 บ่งชี้ว่าเป็นการลงทุนที่ปลอดภัย แต่ < 1 อาจหมายความว่าคุณควรพิจารณาอย่างรอบคอบ
ปัจจัยที่มีผลต่อความสามารถในการทำกำไรของโครงการ
เมื่อคุณเข้าใจความสามารถในการทำกำไรของโครงการและวิธีการวัดแล้ว มีบางสิ่งที่ควรระวังซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อความสามารถในการทำกำไร:
- วัตถุประสงค์และขอบเขตที่ชัดเจน: เป้าหมายและขอบเขตที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยป้องกันการเกินงบประมาณ ความล่าช้า และความไม่มีประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากร
- การควบคุมต้นทุนอย่างเข้มงวด: การจัดทำงบประมาณที่แม่นยำและมาตรการควบคุมต้นทุนที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็น ดำเนินการติดตามและรายงานต้นทุนอย่างสม่ำเสมอเพื่อระบุปัญหาการใช้จ่ายเกินงบประมาณตั้งแต่เนิ่นๆ
- การบริหารกระแสเงินสดอย่างรอบคอบ: การรับรู้รายได้อย่างทันเวลาและการมีกระแสเงินสดที่แข็งแรงช่วยให้เกิดความมั่นคงทางการเงิน ติดตามการไหลเข้าและไหลออกของเงินสดอย่างใกล้ชิดเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินเป็นไปตามกำหนดเวลาและหลีกเลี่ยงการขาดเงินสด
- การจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม: การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพช่วยเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุนให้มากที่สุด ติดตามการใช้ทรัพยากรและปรับตามความจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดสรรเกินหรือการใช้ทรัพยากรไม่เพียงพอ
- การปฏิบัติตามกรอบเวลาของโครงการ: การส่งมอบงานตามกำหนดเวลาช่วยหลีกเลี่ยงการเพิ่มขึ้นของค่าใช้จ่ายและการสูญเสียรายได้ ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อติดตามความคืบหน้าและระบุความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น
- การคาดการณ์ทางการเงินที่สมจริง: การประมาณการรายได้ที่ถูกต้องและการประมาณการค่าใช้จ่ายที่ระมัดระวังมีความสำคัญอย่างยิ่ง. สร้างแบบจำลองทางการเงินที่สมจริงเพื่อประเมินความสามารถในการทำกำไรของโครงการ.
- การจัดการความเสี่ยงเชิงรุก: คาดการณ์และลดความเสี่ยงเพื่อปกป้องความสามารถในการทำกำไร จัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงและตรวจสอบและประเมินความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ
- การรับรู้ตลาด: ติดตามข้อมูลเกี่ยวกับแนวโน้มของอุตสาหกรรม ความต้องการของตลาด และการแข่งขัน ทำการวิจัยตลาดเพื่อระบุโอกาสใหม่และภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น
- ความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: การสื่อสารและการมีส่วนร่วมที่มีประสิทธิภาพช่วยส่งเสริมความสำเร็จของโครงการและโอกาสในอนาคต พัฒนาช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับข้อมูลและมีการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง
เพิ่มผลกำไรของโครงการให้สูงสุดใน 7 ขั้นตอนง่ายๆ
ทุกโครงการต้องมีตัวชี้วัดหลักเช่น ขอบเขต ต้นทุนการดำเนินงาน งบประมาณ ระยะเวลา การใช้งานทรัพยากร และอื่น ๆ ที่ต้องได้รับการจัดการอย่างสม่ำเสมอเพื่อรักษาความสามารถในการทำกำไรของโครงการ
และวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้นคือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น ClickUp
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUp สามารถช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการและเพิ่มผลกำไรได้โดยการมอบแพลตฟอร์มกลางสำหรับการวางแผน, การติดตามความคืบหน้า, การจัดทำงบประมาณ, และการร่วมมือกัน.
ตอนนี้เรามาสำรวจเจ็ดขั้นตอนที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อเพิ่มผลกำไรของโครงการให้สูงสุด โดยใช้คุณสมบัติและเทมเพลตของ ClickUp อย่างสะดวก:
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการให้ชัดเจน
โครงการมีแนวโน้มที่จะอยู่ในงบประมาณและกำหนดเวลา และตอบสนองความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เมื่อวัตถุประสงค์และขอบเขตถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน
นี่คือวิธีที่คุณสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการให้ชัดเจนได้:
- กำหนด เป้าหมาย ที่ชัดเจน วัดผลได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้อง และกำหนดเวลาได้ (SMART) ตัวอย่างเช่น แทนที่จะตั้งเป้าหมายว่า "เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน" ให้ตั้งเป้าหมาย SMART ว่า "เพิ่มผลผลิต 10% ภายในหกเดือนโดยไม่เพิ่มต้นทุน"
- กำหนดผลลัพธ์ของโครงการและกำหนดขอบเขตที่ชัดเจน สำหรับผู้จัดการโครงการ การควบคุมค่าใช้จ่ายหมายถึงการมีความชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการ รักษาความก้าวหน้าโดยสร้างคำชี้แจงขอบเขตที่มีรายการงาน ทรัพยากร และสิ่งที่ไม่รวมอยู่
- ระบุตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) เลือก KPIs ที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการ เช่น ความแตกต่างของต้นทุน, ความตรงต่อเวลา, และมาตรฐานคุณภาพ การวิเคราะห์ความสามารถในการทำกำไรของโครงการของคุณควรตรวจสอบ KPIs ที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนต่อผลลัพธ์, ROI, และตัวชี้วัดประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอ
- ให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์และขอบเขตของโครงการ จัดประชุมเพื่อให้เกิดความสอดคล้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อทบทวนเป้าหมายของโครงการ ความคาดหวัง และขอบเขตของโครงการอย่างสม่ำเสมอ
อ่านเพิ่มเติม:การวิเคราะห์การจัดการโครงการ: คู่มือละเอียดในการเปลี่ยนข้อมูลให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่า
ขั้นตอนที่ 2: จัดทำงบประมาณที่ครอบคลุม
งบประมาณที่มีโครงสร้างดีช่วยให้คุณจัดการค่าใช้จ่ายของโครงการได้ และอาจช่วยเพิ่มผลกำไรของโครงการได้ วางแผนค่าใช้จ่าย ติดตามค่าใช้จ่าย และปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสมตลอดวงจรชีวิตของโครงการ
นี่คือวิธีการสร้างงบประมาณที่แข็งแกร่งเพื่อปกป้องความสามารถในการทำกำไรของโครงการ:
- การบริหารกระแสเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพ: ตรวจสอบให้มีการออกใบแจ้งหนี้อย่างสม่ำเสมอเพื่อรักษาสภาพคล่องทางการเงินและติดตามการชำระเงินของลูกค้า
- การประมาณการต้นทุนอย่างละเอียด: ระบุหมวดหมู่ต้นทุนทั้งหมดของคุณในขณะที่ประเมินความสามารถในการทำกำไรของโครงการ คุณจะต้องพิจารณาทั้งต้นทุนโครงการโดยตรงและต้นทุนทางอ้อมในที่นี้ จัดทำแผนสำรองและเก็บงบประมาณบางส่วนไว้ (มักจะเป็น 5-10% ของต้นทุน ขึ้นอยู่กับความเสี่ยงของโครงการ) สำหรับค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงที่ไม่คาดคิด
- การทบทวนงบประมาณเป็นประจำ: เมื่อคุณได้สร้างงบประมาณแล้ว ให้กำหนดเวลาการทบทวนงบประมาณเป็นประจำให้สอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการหรือทุกเดือน
แต่การทำงบประมาณที่ครอบคลุมเช่นนี้ไม่จำเป็นต้องน่ากลัวคุณสามารถใช้เทมเพลตการจัดการโครงการตามงบประมาณของ ClickUpเพื่อทำให้เรื่องนี้ง่ายขึ้น
เทมเพลตที่ใช้งานง่ายนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้การจัดการโครงการเป็นเรื่องง่าย แม้แต่สำหรับผู้เริ่มต้น ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและคุณสมบัติอันทรงพลัง คุณสามารถจัดการได้อย่างไร้ความยุ่งยาก:
- สร้างภาพในใจของโครงการ: มองเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของไทม์ไลน์ งบประมาณ และจุดสำคัญหลักของโครงการ
- ติดตามต้นทุนและประสิทธิภาพ: ตรวจสอบค่าใช้จ่าย วัดผลกำไร และระบุพื้นที่ที่สามารถประหยัดต้นทุนได้
- คาดการณ์ความเสี่ยง: ระบุและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้าเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ
- ปรับแต่งมุมมองของคุณ: เข้าถึงข้อมูลเฉพาะที่คุณต้องการด้วยมุมมองที่กำหนดเองใน ClickUpเช่น 'งบประมาณ', 'กำหนดการโครงการ', 'ขั้นตอน', และ 'สถานะ'
- ติดตามข้อมูลล่าสุด: ตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ งบประมาณที่เหลือ และสถานะของแต่ละเฟสด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUp
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ที่มีอยู่ในระบบ เช่น การติดตามเวลา การใช้งานพนักงาน และการติดแท็ก เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากรและเพิ่มประสิทธิผล
ไม่ว่าคุณจะกำลังบริหารโครงการขนาดเล็กหรือโครงการที่ซับซ้อน เทมเพลตนี้มอบเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้คุณจัดการได้อย่างเป็นระบบ มีประสิทธิภาพ และสร้างผลกำไร
เราได้ทำการผสานระบบกับ Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, เป็นต้น ซึ่งทำให้เราสามารถติดตามการเงิน, การรักษาลูกค้า, การรายงาน, และข้อมูลลูกค้าได้ในที่เดียว เนื่องจากเราสามารถดึงข้อมูลจากทุกเครื่องมือที่เราใช้มาไว้ใน ClickUp ได้ ซึ่งช่วยให้การใช้งานง่ายขึ้นโดยไม่ต้องให้ทุกแผนกเข้ามาเกี่ยวข้องและไม่ต้องเสียเวลาจากตารางงานของพวกเขา
เราได้ทำการผสานระบบกับ Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, เป็นต้น ซึ่งช่วยให้เราสามารถติดตามการเงิน, การรักษาลูกค้า, การรายงาน, และข้อมูลลูกค้าได้ในที่เดียว เนื่องจากเราสามารถดึงข้อมูลจากทุกเครื่องมือที่เราใช้มาไว้ใน ClickUp ได้ ซึ่งช่วยให้การใช้งานง่ายขึ้นโดยไม่ต้องให้ทุกแผนกเข้ามาเกี่ยวข้องและไม่ต้องเสียเวลาจากตารางงานของพวกเขา
ขั้นตอนที่ 3: ดำเนินการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
ในการดำเนินโครงการให้ทำกำไรได้ คุณต้องระมัดระวังเป็นพิเศษเกี่ยวกับสถานที่ที่คุณจะนำทรัพยากรของคุณไปลงทุน
ขั้นตอนสามัญสำนึกไม่กี่ข้อเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการ ได้แก่:
- จัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสมกับงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมกำลังทำงานที่เหมาะสม และคุณจะเห็นต้นทุนที่ลดลงและขวัญกำลังใจที่สูงขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากร ปรับสมดุลปริมาณงานอย่างรอบคอบเพื่อกระจายงานให้สมาชิกในทีมอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้า
- เก็บทรัพยากรที่ดีที่สุดไว้สำหรับงานที่สำคัญ เพื่อเพิ่มผลกระทบสูงสุด ช่วยให้สามารถทำงานที่สำคัญให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ
- ติดตามเวลาและความพยายามของโครงการ ตรวจสอบชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ ระบุจุดที่ติดขัด และดำเนินการแก้ไขเมื่อจำเป็น
เทมเพลตการจัดสรรทรัพยากรของ ClickUpสามารถช่วยคุณจัดการทรัพยากรบุคคลและวัสดุได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เครื่องมือทรงพลังนี้ช่วยให้คุณสามารถ:
- มองเห็นความพร้อมของทรัพยากร: รับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับขีดความสามารถของทีมและวัสดุของคุณ
- เพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร: ระบุทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่และจัดสรรใหม่ให้กับงานที่มีความสำคัญสูง
- จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ: มอบหมายทรัพยากรที่เหมาะสมให้กับโครงการที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม
ไม่ว่าจะเป็นการบริหารจัดการไซต์ก่อสร้าง, ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์, หรือองค์กรที่มีโครงการเป็นฐานใด ๆ ก็ตาม, แม่แบบการจัดสรรทรัพยากรของ ClickUp คือโซลูชันที่คุณไว้วางใจได้สำหรับการบริหารจัดการทรัพยากรอย่างง่าย
อ่านเพิ่มเติม: 10 แม่แบบการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ฟรี
ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการอย่างสม่ำเสมอ
สิ่งหนึ่งที่มักถูกมองข้ามในความพยายามที่จะเพิ่มผลกำไรของโครงการคือการดำเนินการตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการอย่างสม่ำเสมอ
นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อติดตามความคืบหน้าอย่างเป็นระบบ เพื่อให้คุณมีตัวชี้วัดความสามารถในการทำกำไรที่เป็นระเบียบ:
- การตรวจสอบเป็นประจำ: กำหนดการประชุมกับสมาชิกทีมอย่างสม่ำเสมอเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานะของโครงการ ระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น และปรับแผนตามความจำเป็น
- ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ: ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อติดตามงาน, กำหนดเวลา, และการจัดสรรทรัพยากร. เครื่องมือเหล่านี้ให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ และช่วยระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
- ดำเนินการทบทวนความก้าวหน้า: จัดการประชุมทบทวนความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อประเมินผลการดำเนินงานของโครงการ, หารือเกี่ยวกับการเบี่ยงเบนจากแผน, และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น
- ใช้การติดตามทางการเงิน: ตรวจสอบงบประมาณโครงการ, ค่าใช้จ่าย, และรายได้เพื่อให้แน่ใจว่ามีศักยภาพทางการเงิน
- ดำเนินการกระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง: มีระบบในการประเมินและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการ งบประมาณ หรือระยะเวลา ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายและความล่าช้าที่ไม่คาดคิด
ClickUp Goalsสามารถช่วยคุณติดตามความคืบหน้าของโครงการและทำให้สอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวม
นี่คือวิธีการ:
- แยกงานออกเป็นส่วนย่อย: แบ่งเป้าหมายใหญ่ให้กลายเป็นงานย่อยที่สามารถทำได้ใน ClickUpเพื่อเพิ่มสมาธิและความรับผิดชอบ
- จัดระเบียบเป้าหมาย: จัดกลุ่มเป้าหมายที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันในโฟลเดอร์เพื่อให้มีภาพรวมที่ชัดเจนและเป็นระบบของโครงการของคุณ
- กำหนดลำดับความสำคัญ: จัดลำดับเป้าหมายตามความสำคัญและผลกระทบ
- เชื่อมโยงงาน: เชื่อมโยงงานโดยตรงกับเป้าหมายที่เกี่ยวข้อง
- มองเห็นความก้าวหน้า: ตรวจสอบความก้าวหน้าด้วยแถบแสดงความคืบหน้าที่แสดงเปอร์เซ็นต์การเสร็จสิ้น
- ติดตามตัวชี้วัดสำคัญ: ใช้ตัวชี้วัดเช่น อัตราการเสร็จสิ้นงาน เวลาที่ใช้ และการใช้จ่ายงบประมาณ เพื่อประเมินประสิทธิภาพ
- การแจ้งเตือนทริกเกอร์: ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อแจ้งเตือนสมาชิกในทีมเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึงและการอัปเดตที่สำคัญ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:ใช้เทมเพลตรายงานความคืบหน้าโครงการของ ClickUp เพื่อสร้างภาพรวมความคืบหน้าของโครงการ ติดตามงาน วัดผล KPI (ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก) แบบเรียลไทม์ และสื่อสารภาพรวมโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีม
ขั้นตอนที่ 5: ส่งเสริมความสัมพันธ์กับลูกค้าให้แข็งแกร่ง
วิธีที่ง่ายที่สุดในการสูญเสียความเชื่อมั่นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในความสามารถด้านการบริหารโครงการของคุณคือการเรียกพวกเขาเข้ามาเฉพาะเมื่อมีปัญหาเท่านั้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาลูกค้าและในที่สุดก็ทำให้โครงการมีกำไร
นี่คือสิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึง:
- การอัปเดตเป็นประจำ: แจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความคืบหน้าของโครงการ, ความท้าทาย, และเป้าหมายที่บรรลุได้ตามเวลาที่ตกลงไว้สำหรับการรายงานโครงการและการประชุม
- เหนือกว่ามาตรฐาน: ส่งมอบผลงานคุณภาพสูงที่เหนือความคาดหมายและบรรลุเป้าหมายของโครงการตรงเวลาหรือเร็วกว่ากำหนด
- สร้างความไว้วางใจ: เปิดเผยอย่างโปร่งใสเกี่ยวกับความท้าทายและข้อจำกัดของโครงการ ปฏิบัติตามคำมั่นสัญญาและข้อผูกพันอย่างเคร่งครัด และตอบสนองต่อข้อกังวลของลูกค้าอย่างรวดเร็ว
- รับข้อเสนอแนะ: สอบถามลูกค้าเกี่ยวกับผลงานของคุณในโครงการ และระบุจุดที่ควรปรับปรุง
แม้แต่ตัวชี้วัดง่าย ๆ ของความน่าเชื่อถือและการสร้างความไว้วางใจก็สามารถนำลูกค้ากลับมาได้ และช่วยปรับปรุงผลกำไรของโครงการ
ขั้นตอนที่ 6: ปรับปรุงค่าใช้จ่ายให้เหมาะสมโดยไม่ลดคุณภาพ
การเข้าใจวิธีการจัดการความเสี่ยงด้านต้นทุนเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มอัตรากำไรของคุณ การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนของคุณเป็นเรื่องของการบริหารทรัพยากรของคุณอย่างรอบคอบ
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังใช้ทรัพยากรของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้:
- การควบคุมคุณภาพ: ดำเนินการตรวจสอบคุณภาพอย่างสม่ำเสมอในแต่ละขั้นตอน เพื่อตรวจจับและแก้ไขปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ
- การจัดหาเชิงกลยุทธ์: รับข้อเสนอราคาที่แข่งขันได้จากผู้ขายหลายรายเพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุด สร้าง ความร่วมมือระยะยาวกับซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้และเจรจาต่อรองส่วนลดสำหรับการซื้อจำนวนมากหรือส่วนลดความภักดี
- การจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ: ให้ความสำคัญกับกิจกรรมและผลลัพธ์ที่มีผลกระทบสูง เพื่อให้ทรัพยากรถูกนำไปใช้กับงานที่ขับเคลื่อนผลกำไรของโครงการ
ขั้นตอนที่ 7: วิเคราะห์ผลการดำเนินงานหลังโครงการ
การวิเคราะห์ความสามารถในการทำกำไรหลังโครงการ เน้นย้ำบทเรียนที่ได้รับซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับโครงการในอนาคตเพื่อปรับปรุงความสามารถในการทำกำไร
โดยการทบทวนผลการดำเนินงานทางการเงิน การปฏิบัติตามกรอบเวลา การประกันคุณภาพ การบริหารความเสี่ยง ประสิทธิภาพของทีม และความพึงพอใจของลูกค้า องค์กรสามารถระบุโอกาสในการเพิ่มความสามารถในการทำกำไรของโครงการ ปรับปรุงประสิทธิภาพ และเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า
เทมเพลตการวิเคราะห์ต้นทุนโครงการ ClickUpสามารถช่วยคุณในการวิเคราะห์ความสามารถในการทำกำไรของโครงการได้ โดยช่วยให้คุณควบคุมงบประมาณและเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนให้สูงสุด
มันทำหน้าที่เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับ:
- การคาดการณ์ที่แม่นยำ: คาดการณ์ค่าใช้จ่ายในอนาคตเพื่อให้เกิดความมั่นคงทางการเงิน
- การติดตามแบบเรียลไทม์: ตรวจสอบการใช้จ่ายอย่างใกล้ชิดเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายเกินตัว
- การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล: วิเคราะห์ต้นทุนระหว่างโครงการและทีมต่างๆ เพื่อตัดสินใจอย่างมีข้อมูล
- การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: ระบุโอกาสในการลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ โดยการใช้ประโยชน์จากมุมมองตารางของ ClickUp คุณสามารถทำให้การติดตามทางการเงินของโครงการของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น
มุมมองตารางช่วยให้คุณจัดโครงสร้างข้อมูลทางการเงินของโครงการให้เป็นรูปแบบที่อ่านง่าย คล้ายกับสเปรดชีต ด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองในมุมมองตาราง คุณสามารถติดตาม:
- งบประมาณ
- ค่าใช้จ่าย
- ใบแจ้งหนี้
- สถานะการชำระเงิน
- การคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุน (และอื่นๆ)
คุณสามารถจัดเรียงและกรองข้อมูลนี้ได้ตามลำดับความสำคัญ วันที่ครบกำหนด หรือสถานะ เพื่อระบุการชำระเงินที่ล่าช้าหรือการใช้จ่ายเกินงบประมาณได้อย่างรวดเร็ว
ต่างจากสเปรดชีตแบบดั้งเดิม, มุมมองตารางใน ClickUp ช่วยให้คุณเพิ่มบริบทให้กับทุกแถวได้. แนบใบเสร็จ, ลิงก์ไปยังสัญญาของลูกค้า, หรือเพิ่มบันทึกเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายได้โดยตรงในภารกิจ. นี่ช่วยกำจัดความจำเป็นในการค้นหาเอกสารสนับสนุนผ่านอีเมลหรือไฟล์.
อ่านเพิ่มเติม: การจัดการต้นทุนโครงการ: คู่มือสำหรับผู้จัดการโครงการ
คุณยังสามารถปรับปรุงคุณภาพของข้อมูลทางการเงินของคุณได้โดยการสร้างแดชบอร์ด ClickUpเพื่อแสดงตัวชี้วัดที่สำคัญ เช่น:
- งบประมาณเทียบกับค่าใช้จ่ายจริง: เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้กับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
- รายได้และอัตรากำไร: ติดตามรายได้และความสามารถในการทำกำไร
- อัตราการเผาผลาญ: ตรวจสอบอัตราการบริโภคทรัพยากรของโครงการ
💡เคล็ดลับมืออาชีพ:ใช้ฟิลด์สูตรของ ClickUpเพื่อคำนวณกำไร/ขาดทุนสำหรับแต่ละงานหรือทั้งโครงการ สร้างรายงานที่กำหนดเองเพื่อแสดงข้อมูลสำคัญ เช่น เปรียบเทียบงบประมาณกับค่าใช้จ่ายจริง รายได้และอัตรากำไร และอัตราการเผาผลาญ
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงเพื่อเพิ่มผลกำไรของโครงการให้สูงสุด
การเพิ่มผลกำไรของโครงการให้สูงสุดเป็นเหมือนการเดินบนเส้นเชือกที่ต้องใช้การมองการณ์ไกลเชิงกลยุทธ์ การวางแผนอย่างละเอียดถี่ถ้วน และการติดตามตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดทั่วไปที่อาจทำให้ผลกำไรลดลงและแนวทางแก้ไขที่สามารถนำไปปฏิบัติได้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้:
1. ขาดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
ทำไมมันถึงเจ็บ:
หากไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถวัดได้ โครงการอาจเสี่ยงต่อการหลุดออกจากเส้นทางที่กำหนดไว้ และอาจสิ้นเปลืองเวลาและทรัพยากรโดยไม่จำเป็น
วิธีแก้ไข:
- กำหนดวัตถุประสงค์แบบ SMART: ใช้เป้าหมายที่ชัดเจน วัดผลได้ สามารถทำได้ มีความเกี่ยวข้อง และกำหนดเวลาได้ เพื่อสร้างแผนงาน
- ปรับเป้าหมายให้สอดคล้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: จัดการประชุมเริ่มต้นเพื่อปรับขอบเขตของโครงการให้สอดคล้องกับความคาดหวังของลูกค้าและทีม
- ติดตามความคืบหน้า: ใช้เครื่องมือเช่นคุณสมบัติเป้าหมายของ ClickUp เพื่อติดตามความสำเร็จของเป้าหมายในเวลาจริง
2. การวางแผนและการจัดตารางเวลาที่ไม่ดี
ทำไมถึงเจ็บ:
การวางแผนอย่างไม่รอบคอบนำไปสู่การพลาดกำหนดเวลา, การเกิดคอขวดของทรัพยากร, และการเกินงบประมาณ.
วิธีแก้ไข:
- นำแผนโครงการที่ละเอียดมาใช้: ใช้มุมมองไทม์ไลน์หรือแผนภูมิแกนต์ใน ClickUpเพื่อวางแผนงานและลำดับความพึ่งพา
- รวมกันชน: วางแผนสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดคิดเพื่อจัดการกับความล่าช้าที่ไม่คาดคิด
- อัตโนมัติการจัดตาราง: ไว้วางใจClickUp Automationsในการปรับเวลาโดยอัตโนมัติเมื่อมีงานล่าช้า
3. การประมาณต้นทุนที่ไม่ถูกต้อง
ทำไมถึงเจ็บ:
งบประมาณที่ประเมินต่ำเกินไปก่อให้เกิดปัญหาสภาพคล่องทางการเงินและบั่นทอนความสามารถในการทำกำไร
วิธีแก้ไข:
- ดำเนินการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์: แยกแยะต้นทุนทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงต้นทุนที่ซ่อนอยู่ เช่น ภาษีหรือค่าล่วงเวลา
- ใช้ข้อมูลทางประวัติศาสตร์: เรียนรู้จากโครงการที่คล้ายกันเพื่อตั้งงบประมาณที่เป็นจริง
- ติดตามต้นทุนแบบเรียลไทม์: ใช้เครื่องมือติดตามทางการเงิน เช่น Table View ของ ClickUp เพื่อควบคุมงบประมาณอย่างใกล้ชิด
4. การจัดสรรทรัพยากรที่ไม่มีประสิทธิภาพ
ทำไมมันถึงเจ็บ:
การบริหารทรัพยากรที่ไม่ดีนำไปสู่ทีมที่ทำงานหนักเกินไป, อุปกรณ์ที่ไม่ได้ใช้, และค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น.
วิธีแก้ไข:
- ดำเนินการคาดการณ์ทรัพยากร: ใช้เครื่องมือจัดการปริมาณงาน เช่นTeam View ของ ClickUpเพื่อปรับสมดุลความสามารถของทีม
- อัตราการใช้งาน: ประเมินการใช้ทรัพยากรอย่างสม่ำเสมอเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการมอบหมายงาน
- รวมศูนย์ข้อมูลทรัพยากร: ผสานการกำหนดเวลาและการติดตามทรัพยากรเข้ากับเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ
5. ขอบเขตงานที่ขยายเกินขอบเขตที่กำหนด
ทำไมมันถึงเจ็บ:
การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานที่ไร้การควบคุมนำไปสู่การบานปลายของงบประมาณ การล่าช้าของกำหนดเวลา และความไม่พอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
วิธีแก้ไข:
- กำหนดระเบียบการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจน: กำหนดให้ต้องได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการสำหรับการปรับเปลี่ยนขอบเขต
- บันทึกทุกอย่าง: รักษาเอกสารข้อตกลงขอบเขตให้เป็นปัจจุบันโดยใช้ClickUp Docsที่รวมศูนย์
- ใช้แม่แบบ: มาตรฐานกระบวนการเพื่อลดโอกาสของการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิด
6. การจัดการความเสี่ยงไม่เพียงพอ
ทำไมมันถึงเจ็บ:
การละเลยความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจะทำให้โครงการมีความเสี่ยงต่อความล่าช้าหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด
วิธีแก้ไข:
- ระบุความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ: ดำเนินการประเมินความเสี่ยงในระหว่างขั้นตอนการวางแผน
- พัฒนาแผนการบรรเทา: จับคู่ความเสี่ยงกับกลยุทธ์สำรองที่สามารถดำเนินการได้
- สร้างทะเบียนความเสี่ยง: ปรับปรุงและทบทวนความเสี่ยงอย่างต่อเนื่องตลอดโครงการ
7. การสื่อสารที่ไม่ดี
ทำไมมันถึงเจ็บ:
การสื่อสารที่ผิดพลาดนำไปสู่ความล่าช้า การทำงานซ้ำ และทีมที่ขาดความมีส่วนร่วม
วิธีแก้ไข:
- กำหนดมาตรฐานการสื่อสาร: ใช้ช่องทางการสื่อสารร่วมกันสำหรับการอัปเดต (เช่นClickUp Chat)
- ใช้การมอบหมายงานด้วยภาพ: มอบหมายและชี้แจงความรับผิดชอบด้วยเครื่องมือภาพ เช่น กระดานคัมบัง
- จัดประชุมแบบยืนเป็นประจำ: การประสานงานรายวันหรือรายสัปดาห์ช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและได้รับข้อมูลที่ทันสมัย
8. การขาดการวิเคราะห์หลังโครงการ
ทำไมถึงเจ็บ:
การไม่ทบทวนผลการดำเนินงานของโครงการนำไปสู่การทำผิดพลาดซ้ำ ๆ และพลาดโอกาสในการปรับปรุง
วิธีแก้ไข:
- ดำเนินการทบทวนย้อนหลัง: สรุปผลกับทีมเพื่อบันทึกความสำเร็จและความล้มเหลว
- ใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์: ใช้แดชบอร์ดเพื่อตรวจสอบ KPI เช่น การปฏิบัติตามงบประมาณ, ระยะเวลา, และผลตอบแทนจากการลงทุน
- สร้างคู่มือปฏิบัติการ: พัฒนาการปรับปรุงกระบวนการโดยอิงจากการทบทวนหลังโครงการ เพื่อยกระดับประสิทธิภาพในอนาคต
จงมองแต่ละอุปสรรคเป็นโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการของคุณให้แน่นหนาขึ้น เสริมสร้างความร่วมมือในทีม และก้าวล้ำหน้าคู่แข่ง เมื่อคุณผสานการวางแผนอย่างละเอียดถี่ถ้วนเข้ากับข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงและเครื่องมือที่เหมาะสม ความสามารถในการทำกำไรไม่ใช่แค่ความเป็นไปได้—แต่เป็นสิ่งที่คาดการณ์ได้
อ่านเพิ่มเติม:การคาดการณ์โครงการในด้านการจัดการโครงการคืออะไร?
นำโครงการของคุณสู่เส้นทางสู่ความมีกำไร
การบริหารโครงการอย่างแม่นยำในวันนี้ คือการรับประกันความได้เปรียบในการแข่งขันในวันพรุ่งนี้ ธุรกิจสามารถเพิ่มผลกำไรและรักษาความได้เปรียบทางการแข่งขันได้ด้วยการบริหารจัดการต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ จัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม และส่งมอบโครงการคุณภาพสูงตรงตามกำหนดเวลา
ด้วย ClickUp ความสามารถในการทำกำไรกลายเป็นผลลัพธ์ตามธรรมชาติของการวางแผนที่ชาญฉลาด การจัดการทรัพยากรที่ดีขึ้น และการทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อ คิดถึงมันเสมือนเป็นคู่มือการเพิ่มผลกำไรของโครงการแบบครบวงจรของคุณ—เครื่องมือที่ติดตามความก้าวหน้าและเปลี่ยนแปลงวิธีการที่องค์กรของคุณส่งมอบคุณค่าอย่างมีประสิทธิภาพ
ทำไมปล่อยให้ความไม่มีประสิทธิภาพทำให้กำไรโครงการของคุณลดลง เมื่อมีทางออกที่ชาญฉลาดอยู่แค่คลิกเดียว?
ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้!