เอ็ด โนตันเป็นประธานและผู้ก่อตั้งสถาบันการจัดการโครงการ (Institute of Project Management) อดีตประธานกรรมการบริหารสมาคมการจัดการโครงการระหว่างประเทศ (International Project Management Association หรือ IPMA) และเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการยอมรับในระดับนานาชาติในสาขาการจัดการโครงการ
เยี่ยมชมห้องสมุด PM Worldและสมาคมการจัดการโครงการระหว่างประเทศเพื่อผลงานที่ตีพิมพ์ของเขา
คุณทราบหรือไม่ว่ามากถึง 35%ของโครงการไม่สามารถบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจในการสร้างความพึงพอใจให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย?
ความสำเร็จของโครงการมักขึ้นอยู่กับการจัดการความเสี่ยงของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งวิธีที่คุณรับมือกับความเสี่ยงด้านต้นทุนของโครงการ
ดังนั้น จากโครงการที่ประสบความสำเร็จทั้งหมดมีเพียง 62% เท่านั้นที่สามารถควบคุมงบประมาณได้การใช้งบประมาณเกินกว่าที่วางแผนไว้ หรือที่เรียกว่าการเกินงบประมาณ เป็นหนึ่งในความเสี่ยงที่พบได้บ่อยที่สุด
เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดขึ้น ทุกโครงการควรมีแผนการจัดการความเสี่ยงการวิเคราะห์ความเสี่ยงและการจัดการความเสี่ยงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นพร้อมกับความไม่คาดคิดน้อยที่สุด
แม้ว่าความเสี่ยงไม่ใช่สิ่งที่สามารถจัดการได้อย่างสมบูรณ์ แต่การมีแผนที่เหมาะสมสำหรับการเกิดขึ้นของความเสี่ยงนั้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณต้องการให้โครงการของคุณไม่ล้มเหลว
ความเสี่ยงด้านต้นทุนในการบริหารโครงการคืออะไร?
ความเสี่ยงด้านต้นทุนเป็นหนึ่งในความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุดในโครงการ ความเสี่ยงนี้อาจเกิดจากการวางแผนงบประมาณที่ไม่ดีและการประมาณการต้นทุนที่ไม่ถูกต้อง ความเสี่ยงด้านต้นทุนคือความเสี่ยงที่จะเกินงบประมาณของโครงการหรือไม่สามารถส่งมอบมูลค่าที่ยุติธรรมเพื่อชดเชยต้นทุนได้ นอกจากนี้ คุณอาจเผชิญกับต้นทุนที่สูงขึ้นเนื่องจากปัจจัยภายในหรือภายนอก แต่สิ่งเหล่านั้นคืออะไร?
ความเสี่ยงด้านต้นทุนภายใน
ความเสี่ยงภายในเกิดขึ้นจากการกระทำภายในธุรกิจเอง ตัวอย่างเช่น การประเมินปริมาณงานที่ต้องใช้สำหรับโครงการต่ำเกินไป อาจส่งผลให้กำหนดการล่าช้า ซึ่งเพิ่มต้นทุนของโครงการ ยิ่งโครงการใช้เวลานานเท่าไร ต้นทุนก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น เห็นได้ชัด! นั่นยังหมายความว่าความเสี่ยงนี้ไม่เพียงเกี่ยวข้องกับกำหนดการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงประสิทธิภาพและคุณภาพด้วย
ข้อดีของความเสี่ยงภายในคือคุณสามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยการวางแผนและการบริหารโครงการที่เหมาะสม ในทางกลับกัน ความเสี่ยงด้านต้นทุนจากภายนอกมักอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ
ความเสี่ยงจากต้นทุนภายนอก
ความเสี่ยงจากต้นทุนภายนอก ได้แก่ ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นนอกเหนือจากธุรกิจ ซึ่งอาจรวมถึงการเปลี่ยนแปลงของกฎระเบียบหรือมาตรฐานอุตสาหกรรม หรือค่าธรรมเนียมธนาคารแม้ว่าคุณจะไม่สามารถควบคุมปัญหาเหล่านี้ได้ แต่คุณสามารถลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการของคุณได้
ปัญหาใหญ่ที่สุดของความเสี่ยงเหล่านี้คือคุณไม่สามารถทำนายความน่าจะเป็นของการเกิดขึ้นได้ กลุ่มย่อยของความเสี่ยงทางต้นทุนภายนอกประกอบด้วยความเสี่ยงทางเศรษฐกิจ, ความเสี่ยงทางการเมือง, และความเสี่ยงทางธรรมชาติ
ทำไมการจัดการความเสี่ยงด้านต้นทุนจึงมีความสำคัญ?
สาเหตุของความล้มเหลวมีหลากหลายประการ แต่ปัญหาส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการบริหารต้นทุนที่ไม่ดี กล่าวโดยง่าย หากคุณไม่สามารถควบคุมต้นทุนได้ โครงการของคุณก็จะล้มเหลว ด้วยการบริหารความเสี่ยงด้านต้นทุนคุณสามารถคาดการณ์ค่าใช้จ่ายในอนาคตได้ การมองเห็นงบประมาณเช่นนี้เป็นสิ่งที่ดีเพราะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจที่จะหลีกเลี่ยงหนี้สินได้
ตามการศึกษาของ PMI ในปี 2021 พบว่า 38% ของโครงการไม่สามารถอยู่ในกรอบงบประมาณที่วางแผนไว้ และ 35% ของโครงการล้มเหลวเนื่องจากสูญเสียงบประมาณ
การจัดการความเสี่ยงด้านต้นทุนเป็นส่วนสำคัญของการบริหารโครงการ เนื่องจากความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการมักขึ้นอยู่กับปัจจัยนี้
ใช้เคล็ดลับต่อไปนี้เพื่อจัดการความเสี่ยงด้านต้นทุนโครงการได้ดีขึ้น และเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ
10 เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพในการจัดการความเสี่ยงด้านต้นทุนโครงการ
แม้ว่าคุณอาจไม่สามารถควบคุมความเสี่ยงทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณได้ แต่คุณควรเตรียมตัวให้พร้อมมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับความเสี่ยงที่คุณสามารถควบคุมได้ นี่คือสิ่งที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อพยายามจัดการความเสี่ยงด้านต้นทุนของโครงการ:
1. ให้ความสนใจกับพื้นที่ที่อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
ค่าใช้จ่ายของโครงการมักแบ่งออกเป็นสามกลุ่มหลัก:
- ค่าใช้จ่ายโดยตรง* คือค่าใช้จ่ายที่จำเป็นโดยตรงเพื่อสนับสนุนโครงการของคุณ ซึ่งรวมถึงค่าแรงงาน, เครื่องจักร, และวัสดุ
- ค่าใช้จ่ายทางอ้อม ครอบคลุมถึงด้านการบริหารและการดำเนินงานของโครงการ เช่น ค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบเอกสาร การประเมินผล หรือการจ้างผู้ตรวจสอบสำหรับโครงการ
- ค่าใช้จ่ายทางอ้อม รวมถึงค่าใช้จ่ายของกิจกรรมที่คุณไม่สามารถเชื่อมโยงได้โดยตรงหรือโดยอ้อมกับโครงการ ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่จำเป็น เช่น ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค ค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย การฝึกอบรม และประกันภัย ก็เป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายทางอ้อมของคุณเช่นกัน
*ต้นทุนโดยตรงมักเป็นแหล่งของความเสี่ยงด้านต้นทุนจากหมวดหมู่เหล่านี้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องให้ความสนใจกับต้นทุนแรงงาน อุปกรณ์ และวัสดุ เพื่อช่วยลดความเสี่ยงของต้นทุนที่พุ่งสูงขึ้น
2. รวมค่าใช้จ่ายสำรองไว้ในงบประมาณโครงการของคุณ
เหตุการณ์ไม่คาดคิดคือสถานการณ์ในอนาคตที่คุณไม่สามารถรับประกันได้ว่าจะเกิดขึ้นหรือไม่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถรับประกันได้ว่าโครงการของคุณจะเสร็จตามกำหนดเวลา ซึ่งอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายด้านแรงงานและค่าใช้จ่ายทั่วไป
การรวมเงินสำรองไว้ในงบประมาณโครงการของคุณช่วยลดผลกระทบของเหตุการณ์เหล่านี้ต่อผลกำไรของคุณได้ นอกจากนี้ การจัดสรรเงินส่วนหนึ่งในงบประมาณไว้ยังช่วยให้คุณรับมือกับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดได้
พิจารณาจัดสรรเงินงบประมาณส่วนที่มากขึ้นสำหรับโครงการที่มีความเสี่ยงสูงขึ้น
3. สร้างแผนการจัดการความเสี่ยงอย่างละเอียด
โครงการที่ประสบความสำเร็จต้องมีแผนที่นำทางที่ละเอียด. แผนที่นำทางให้ภาพรวมของระยะเวลาและเป้าหมายของโครงการ. เป็นส่วนหนึ่งของแผนที่นำทางของคุณ คุณจำเป็นต้องระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น.
การวางแผนการจัดการความเสี่ยงช่วยให้คุณระบุ ประเมิน และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ นอกจากนี้ยังต้องกำหนดความทนทานต่อความเสี่ยงของคุณด้วย คุณสามารถกำหนดเกณฑ์ระดับความเสี่ยงที่คุณยอมรับได้
การยอมรับความเสี่ยงช่วยให้การจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงง่ายขึ้น คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าปัญหาใดที่ต้องการการแก้ไขอย่างเร่งด่วน และปัญหาใดที่สามารถนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้นและลดต้นทุนในระยะยาวได้
แผนการจัดการความเสี่ยงควรมีแผนการตอบสนองรวมอยู่ด้วยเช่นกัน ขั้นแรก ตัดสินใจว่าคุณจะจัดการกับเหตุการณ์เฉพาะอย่างไร เช่น การใช้งบประมาณแรงงานเกินหรือการใช้จ่ายวัสดุมากกว่าที่คาดการณ์ไว้
4. เริ่มจัดทำทะเบียนความเสี่ยงของโครงการเพื่อติดตามความเสี่ยง
เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณให้สร้างทะเบียนความเสี่ยง. ทะเบียนความเสี่ยงให้รายการของความเสี่ยงทั้งหมดที่คุณระบุในระหว่างการประเมินโครงการ. มันให้แผนที่สำหรับคุณในการคาดการณ์และแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว.
ให้รวมหลากหลายฟิลด์สำหรับการบันทึกความเสี่ยงแต่ละอย่าง ตัวอย่างเช่น ให้บรรยายความเสี่ยง ผลกระทบที่คาดว่าจะเกิดขึ้นกับโครงการ และวิธีที่คุณวางแผนจะตอบสนองหากความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้น คุณอาจต้องการมอบหมายให้บุคคลรับผิดชอบความเสี่ยงแต่ละอย่างแทนที่จะให้สมาชิกทีมเพียงคนเดียวเป็นผู้รับผิดชอบการติดตามความเสี่ยงทั้งหมด
ติดตามความเสี่ยงอย่างต่อเนื่องตลอดทุกขั้นตอนของโครงการ บันทึกสถานะของความเสี่ยงไว้เพื่อให้ทราบเมื่อใดที่คุณต้องเริ่มแผนการตอบสนอง
5. กำหนดความน่าจะเป็นและผลกระทบของแต่ละความเสี่ยง
ทะเบียนความเสี่ยงของคุณควรรวมถึงความน่าจะเป็นและผลกระทบของแต่ละความเสี่ยง ความน่าจะเป็นของความเสี่ยงเฉพาะคือความน่าจะเป็นที่มันจะเกิดขึ้นในช่วงใดช่วงหนึ่งของโครงการ
ตัวอย่างเช่น ความเสี่ยงของการล่าช้าเนื่องจากขาดแคลนวัสดุจากผู้ขายหรือผู้จัดหาอาจเพิ่มขึ้นในระหว่างปัญหาห่วงโซ่อุปทาน คุณอาจเผชิญกับความน่าจะเป็นที่สูงขึ้นของการชะลอตัวเมื่อต้องรับมือกับการขาดแคลนแรงงานหรือทรัพยากร
หลังจากวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของเหตุการณ์แล้ว คุณจะต้องพิจารณาผลกระทบของเหตุการณ์นั้นด้วย คิดถึงวิธีที่เหตุการณ์อาจทำให้แผนของคุณหยุดชะงัก ทำให้คุณต้องหยุดงานอื่นหรือเลื่อนขั้นตอนของโครงการออกไป
คุณยังสามารถให้คะแนนความน่าจะเป็นและความรุนแรงของแต่ละเหตุการณ์บนมาตราส่วนตัวเลขตั้งแต่หนึ่งถึงห้าหรือหนึ่งถึงสิบได้ การให้คะแนนช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของทรัพยากรเมื่อจัดการกับความเสี่ยง
โบนัส:ใช้แม่แบบ RAIDเพื่อจัดการความเสี่ยง!
6. สรุปโครงสร้างการแบ่งงาน(WBS)
การประมาณราคาคือกระบวนการคาดการณ์ค่าใช้จ่ายของโครงการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง การประมาณราคาควรคำนึงถึงทุกองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับโครงการ รวมถึงแรงงานและวัสดุ
โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)ช่วยคุณสร้างการประมาณราคาที่แม่นยำขึ้น. มันต้องการให้คุณแบ่งโครงการของคุณออกเป็นงานที่เล็กกว่าและสามารถจัดการได้มากขึ้น.
WBS ยังเป็นเครื่องมือที่ใช้กันทั่วไปสำหรับโครงการที่เน้นผลลัพธ์เป็นสำคัญ คุณสามารถแบ่งโครงการออกเป็นชุดงานย่อย (WP) ที่เล็กกว่าได้ แต่ละชุดงานควรมีค่าใช้จ่าย ความเสี่ยง และสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมายเป็นของตนเอง ชุดงานช่วยให้สามารถตรวจจับการเกินงบประมาณในภารกิจเฉพาะได้ง่ายขึ้น ก่อนที่ปัญหาจะส่งผลกระทบต่อส่วนอื่น ๆ ของโครงการ
7. วัดผลการดำเนินงานด้วยระบบการบริหารมูลค่าที่ได้รับ (EVM)
การจัดการมูลค่าที่ได้ (EVM) ช่วยคุณวัดประสิทธิภาพของงานแต่ละงานหรือชุดงาน. มันเกี่ยวข้องกับการประเมินประสิทธิภาพปัจจุบันเทียบกับประสิทธิภาพที่วางแผนไว้.
เทคนิคนี้สามารถช่วยคุณจัดการและควบคุมโครงการของคุณได้ แต่คุณไม่สามารถพึ่งพา EVM ได้เพียงอย่างเดียว เพราะมันสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว
หากคุณวัดความเสี่ยงทั้งหมดของคุณด้วย EVM คุณสามารถครอบคลุมผลกระทบของความเสี่ยงหนึ่งหรือมากกว่าที่เกิดขึ้นด้วยงบประมาณสำรอง
มูลค่าที่ได้คือจำนวนเงินในงบประมาณที่คุณได้รับตามปริมาณงานที่เสร็จสมบูรณ์
ให้เราดูตัวอย่าง: งบประมาณของโครงการคือ $20,000 โดยมีระยะเวลาดำเนินการ 6 เดือน หลังจากผ่านไป 3 เดือน คุณได้ดำเนินการเสร็จสิ้น 50% ของงานทั้งหมด ค่าที่ได้จากการดำเนินงานในปัจจุบันคือ $10,000 ในระยะนี้ของโครงการ คุณควรได้ใช้เงินไปประมาณครึ่งหนึ่งของงบประมาณแล้ว
เมื่อค่าใช้จ่ายที่แท้จริงเริ่มเกินมูลค่าที่ได้มา คุณจำเป็นต้องหยุดและประเมินสาเหตุของการเกินค่าใช้จ่าย
8. เปรียบเทียบผู้ขายและผู้จัดหาสำหรับโครงการ
การค้นหาผู้ขายและผู้จัดหาที่เหมาะสมสำหรับโครงการสามารถช่วยลดความเสี่ยงทางต้นทุนของโครงการได้ การล่าช้าและค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นจากผู้ขายและผู้จัดหาสามารถส่งผลกระทบต่อต้นทุนของโครงการของคุณได้ในหลายทาง
เมื่อเปรียบเทียบผู้ขายและผู้จัดหา ให้ระวังมากกว่าแค่ราคา คุณยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่ค้าของคุณน่าเชื่อถือและสามารถส่งมอบสินค้าหรือบริการได้ตรงเวลา
ตัวอย่างเช่น หากผู้ขายไม่สามารถส่งมอบคำสั่งซื้อได้ คุณอาจจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ วัสดุ หรือซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันเพื่อทำงานให้เสร็จ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจเพิ่มต้นทุนและกำหนดเวลาของคุณ
9. หลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตของโครงการ
การปรับเปลี่ยนขอบเขตของโครงการมักนำไปสู่การเพิ่มขึ้นของค่าใช้จ่าย ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจเสนอการเปลี่ยนแปลงโครงการได้ในทุกช่วงเวลา อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงบางอย่างอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายหรือระยะเวลาในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นอย่างมาก
ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดที่ยากเกินไปที่จะดำเนินการได้หากไม่มีเงินทุนเพิ่มเติม การยึดมั่นในขอบเขตที่วางแผนไว้ของโครงการช่วยให้งบประมาณและกำหนดการดำเนินไปตามแผน
เรียนรู้เกี่ยวกับสามเหลี่ยมการจัดการโครงการและดูว่าต้นทุน ขอบเขต และเวลาส่งผลต่อคุณภาพของโครงการอย่างไร
ลองดูเทมเพลตข้อเสนอโครงการงบประมาณเหล่านี้!
10. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อติดตามค่าใช้จ่าย
อย่าหยุดมองหาค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด แต่ให้ตรวจสอบความคืบหน้าของคุณอย่างสม่ำเสมอโดยใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดที่มีอยู่ เช่นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ เช่นClickUp มอบโซลูชันที่ปรับแต่งได้สำหรับการติดตามทุกด้านของโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณรู้สึกหนักใจกับงานบริหารความเสี่ยงของโครงการแม่แบบงบประมาณของ ClickUpสามารถช่วยติดตามงบประมาณโครงการและช่วยให้คุณเฝ้าระวังความเสี่ยงด้านค่าใช้จ่ายได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังสามารถจัดการขั้นตอนการทำงาน กำหนดเป้าหมาย และดูสถิติแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดายด้วยแดชบอร์ดแบบภาพของ ClickUp
นี่เป็นเพียงไม่กี่ข้อของ ข้อดีของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ คุณยังสามารถประหยัดเวลาปรับปรุงการสื่อสาร และอื่น ๆ อีกมากมาย
ควบคุมค่าใช้จ่ายของโครงการให้อยู่ในงบประมาณ
การบริหารความเสี่ยงด้านต้นทุนเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการถัดไปของคุณ ให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดตลอดทุกขั้นตอนของโครงการ
คุณมีการควบคุมค่าใช้จ่ายโดยตรงมากที่สุด ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายของอุปกรณ์ วัสดุ และแรงงาน เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับเหตุการณ์เสี่ยงและควบคุมความเสี่ยงด้านต้นทุนโครงการได้ดีขึ้นคุณอาจพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
โซลูชันการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพเช่น ClickUp สามารถป้องกันการกำหนดตารางงานที่มากเกินไปและลดปัจจัยเสี่ยงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มขึ้นของค่าใช้จ่าย ใช้เพื่อรักษาความเป็นระเบียบ จัดการงบประมาณของคุณ รับรายงานแบบเรียลไทม์สื่อสารกับทีมของคุณ และอื่น ๆ อีกมากมาย