5 เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการค่าใช้จ่ายและเวิร์กโฟลว์ของทีม

Antonioเป็นนักเล่นคำระดับเทพที่Tribal Credit บริษัทบริการทางการเงินที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับสตาร์ทอัพ เขามีประสบการณ์มากกว่า 5 ปีในการเล่าเรื่องราวของผู้มีอำนาจตัดสินใจในแวดวงการเมืองสาธารณะ และปัจจุบันในวงการการเงินและผู้ประกอบการ เมื่อไม่ได้ทำงานทดสอบความทนต่อคาเฟอีน เขาจะฝึกมวยไทยหรืออ่านนิยาย *

การบาลานซ์ระหว่างจังหวะที่รวดเร็วของบริษัทกับงานที่ต้องการความแม่นยำ เช่น การจัดการค่าใช้จ่าย กำลังกลายเป็นความท้าทายที่เพิ่มขึ้นสำหรับประสิทธิภาพการทำงาน

รายงานจาก SAP Concurแสดงให้เห็นว่า 6 ใน 10 ของพนักงานได้ยื่นรายงานค่าใช้จ่ายที่ไม่ถูกต้องอย่างน้อยหนึ่งครั้ง และอย่างน้อย 33% ได้ยื่นเอกสารที่มีข้อผิดพลาดอย่างน้อยห้าข้อหรือมากกว่า

ในการค้นหาความไม่แม่นยำดังกล่าว ผู้ร่วมงานต้องสแกนทุกข้อมูลโดยไม่มีการรับประกันว่าจะสามารถระบุได้ ซึ่งอาจนำไปสู่ค่าใช้จ่ายสูงและความเสี่ยงด้านความสอดคล้องตามข้อกำหนด

ในปัจจุบัน เรามีเครื่องมือการจัดการที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้และวัดผลผลิตเพื่อตรวจหาพื้นที่ที่เราสามารถพัฒนาได้

แล้วทำไมเรื่องนี้ถึงยังเกิดขึ้นอยู่?

ความท้าทายไม่ได้อยู่ที่การขาดแคลนเครื่องมือที่มีอยู่ แต่กลับเป็นจำนวนที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ผู้นำด้านการเงินจำเป็นต้องเลือกเครื่องมือและบริการที่เหมาะสมที่สุดสำหรับประสิทธิภาพของทีม และบ่อยครั้งงานนี้กลับกลายเป็นเรื่องยุ่งยากในตัวเอง

หากทีมของคุณต้องการแรงผลักดันเล็กน้อย เราพร้อมที่จะช่วยเหลือคุณ

นี่คือห้าเคล็ดลับเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำของทีมบริหารค่าใช้จ่ายของคุณ

แต่ก่อนอื่นต้องทำสิ่งแรกก่อน

ทีมบริหารค่าใช้จ่ายทำอะไรบ้าง?

คุณจำได้ไหมว่าครั้งแรกที่คุณไปทำธุรกิจ? เราจำได้ และเราก็จำได้ว่าเราทำใบเสร็จตั๋วเครื่องบินหายทั้งสองใบด้วย ดังนั้นเราจึงไม่สามารถส่งให้ทีมบัญชีได้ แน่นอนว่าเราได้รับสายตาผิดหวังแบบคลาสสิก

เพื่อป้องกันปัญหาเช่นที่กล่าวไว้ข้างต้น ทีมบริหารค่าใช้จ่ายจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายทุกครั้งมีเหตุผลและอยู่ในงบประมาณของโครงการ โดยใช้ตั๋ว, ใบแจ้งหนี้, หรือใบเสร็จที่คุณรวบรวมไว้ระหว่างการเดินทางของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานของบริษัทมีความรับผิดชอบ. โดยพื้นฐานแล้ว พวกเขาคือผู้พิทักษ์กระแสเงินสดของบริษัท และงานของพวกเขามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อสุขภาพทางการเงิน!

หากไม่มีทีมบริหารค่าใช้จ่ายที่มีหน้าที่สำคัญเช่นนี้ อาจส่งผลเสียต่อการดำเนินงานทั้งหมดได้ เพราะไม่มีบริษัทใดในโลกที่ต้องการเงินหมดใช่ไหม?

ลองนึกภาพนี้:CB Insights ให้เหตุผลว่าการขาดแคลนเงินทุนเป็นสาเหตุหลักอันดับแรกที่ทำให้สตาร์ทอัพล้มเหลว หลังจากวิเคราะห์รายงานหลังการล้มเหลวมากกว่า 100ฉบับ พวกเขาพบว่า การคาดการณ์ค่าใช้จ่ายที่ไม่แม่นยำเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้ไม่สามารถดึงดูดนักลงทุนให้เข้ามามีส่วนร่วมในรอบการระดมทุนถัดไปได้

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการผสมผสานอย่างถูกต้องของเครื่องมือและบริการที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมบริหารค่าใช้จ่ายสามารถให้ประโยชน์แก่ทั้งองค์กรได้

แฮ็ก #1: การติดตามแบบเรียลไทม์

ย้อนกลับไปในสมัยที่ค่าใช้จ่ายยังต้องจัดการด้วยกระดาษ อุปกรณ์ที่สามารถบอกได้ว่าเงินถูกใช้ไปเมื่อไร ที่ไหน และอย่างไรแบบเรียลไทม์ ถือเป็นสุดยอดปรารถนาของแผนกบัญชี

บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องมีทีมค่าใช้จ่ายเพื่อคาดการณ์ความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้น เนื่องจากเป็นการดีกว่าที่จะดำเนินการเชิงรุกและดำเนินการโดยเร็วที่สุด

จากจุดสมดุลสำหรับทุกช่วงเวลาการดำเนินงาน ทีมสามารถกำหนดเพดานค่าใช้จ่ายและใช้แดชบอร์ดที่ช่วยให้ติดตามการเคลื่อนไหวของกระแสเงินสดแบบเรียลไทม์และมองเห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้

แฮ็ก #2: สร้างรายงานด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

กลุ่ม Aberdeen ประมาณการว่าการประมวลผลรายงานค่าใช้จ่ายเพียงฉบับเดียวมีค่าใช้จ่ายเฉลี่ยสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางอยู่ที่ 35 ดอลลาร์สหรัฐ

คุณไม่คิดหรือว่าการตรวจสอบซ้ำจะประหยัดกว่าการทำใหม่?

ใช้เวลาในการสร้างรายงานน้อยลง และให้เวลาทีมของคุณได้ตรวจสอบความไม่สอดคล้องกัน

การใช้โซลูชันซอฟต์แวร์เช่นDashboard ของ ClickUp และเครื่องมือของพวกเขาเพื่อสร้างรายงานช่วยให้ทีมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ และลดเวลาที่ต้องใช้ในการจัดทำรายงาน

นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างศูนย์ควบคุมภารกิจของคุณเองสำหรับทีมทั้งหมดได้อีกด้วย วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าเกี่ยวกับงานของทีมและระบุจุดที่สามารถปรับปรุงกระบวนการรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อลดต้นทุนได้

📌 เคล็ดลับมืออาชีพ: ชมClickUp University: ใช้ประโยชน์จากการรายงานด้วยแดชบอร์ด

แฮ็ก #3: เล่าเรื่องราวและสร้างสะพานเชื่อม

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ทีมการเงิน (และผู้เชี่ยวชาญทางการเงินโดยทั่วไป) จะประสบปัญหาในการถ่ายทอดความรู้และความเข้าใจของตนในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่ายและน่าสนใจ—อย่างน้อยก็สำหรับผู้ที่ไม่มีความรู้มาก่อน

เมื่อถูกถามว่าทำไมกราฟและแผนภูมิจึงเป็นเพียงการรวบรวมสถิติที่น่าเบื่อ Edward Tufte (คุณรู้จักเขาไหม ผู้ที่ได้รับการขนานนามว่าเป็นกาลิเลโอแห่งแผนภูมิโดย Bloomberg) ตอบว่า:

หากสถิติเหล่านี้น่าเบื่อ แสดงว่าคุณใช้ตัวเลขผิดแล้ว

หลีกเลี่ยงการทำให้รายงานของคุณน่าเบื่อ ไม่ใช่เพียงเพื่อความสนุกเท่านั้น แต่ที่สำคัญที่สุดคือเพื่อความชัดเจน

นำเทคนิคการใช้สื่อภาพและเล่าเรื่องมาปรับใช้ในกระบวนการทำงานของคุณ แล้วคุณจะเห็นว่าการสื่อสารระหว่างทีมสามารถพัฒนาขึ้นได้มากเพียงใด

แฮ็ก #4: การตัดสินใจอย่างง่ายดาย

ผู้นำด้านการเงินและผู้ตัดสินใจทางธุรกิจสามารถมุ่งเน้นเกือบทั้งหมดไปที่การวางแผนและกลยุทธ์ได้ หากทีมงานสามารถสร้างข้อมูลเชิงลึกด้วยข้อมูลคุณภาพสูงแบบเรียลไทม์—ด้วยเครื่องมืออย่างแดชบอร์ดและการรายงานแบบคลิกเดียว

ตามการสำรวจประจำปีของผู้อำนวยการการเงิน (CFO) ของกัตเนลล์ ความสำคัญลำดับต้นสำหรับผู้นำทางการเงินในปี 2021 คือการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง

ความสำคัญและความซับซ้อนของการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงและเครื่องมือดิจิทัลในการเปลี่ยนแปลงแผนกการเงินจะเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการผลักดันงานของพวกเขาไปสู่ระดับถัดไป

การมีผู้ให้บริการที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้กระบวนการเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่นนั้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

โบนัส:แม่แบบบัญชีแยกประเภททั่วไป

แฮ็ก #5: ลงทุนในทีมของคุณ

การศึกษาจาก AMI-Partnersพบว่า ทีมการเงินสามารถประหยัดเวลาได้ถึง 500 ชั่วโมงต่อปีต่อผู้ร่วมงานโดยใช้โซลูชันที่รวมการจัดการค่าใช้จ่าย, การเดินทาง, และใบแจ้งหนี้ไว้ในที่เดียว

การมีบริการที่บูรณาการและมุ่งเน้นเฉพาะด้านการจัดการค่าใช้จ่าย ช่วยให้พวกเขาสามารถนำเวลาที่ประหยัดได้ไปลงทุนในกิจกรรมที่มีความสำคัญ เช่น:

ทุกสิ่งที่คุณลงทุนในการให้เวลาแก่ทีมของคุณเพื่อมุ่งเน้นในสิ่งที่สำคัญ แทนที่จะเป็นสิ่งที่เร่งด่วน จะสร้างความแตกต่างระหว่างการบริหารที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกับการบริหารที่ไม่สามารถทำได้

และในทำนองเดียวกัน เพื่อเพิ่มโอกาสให้บริษัทมีความมั่นคงทางการเงิน

การบริหารค่าใช้จ่ายที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นที่นี่

สะพานที่สร้างขึ้นระหว่างวิธีการบริหารโครงการกับเทคนิคการแก้ปัญหาในทางปฏิบัติร่วมกับทีมการเงินและการจัดการค่าใช้จ่ายมุ่งเน้นการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน

โดยการรวบรวมข้อมูลและพร้อมใช้งานในที่เดียว พวกเขาจะมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินการโดยไม่ต้องเผชิญกับปัญหาข้อมูลล้นเกิน

การจัดวางทีมบริหารค่าใช้จ่ายให้อยู่ในตำแหน่งผู้นำด้านประสิทธิภาพการทำงานด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและนวัตกรรมที่ทันสมัยเป็นสิ่งจำเป็น

ลืมไปได้เลยว่าจะต้องเจอสายตาผิดหวังจากเพื่อนร่วมงานอีกครั้งเพราะตั๋วเครื่องบินหาย