วิธีสร้างกระบวนการเลิกจ้างพนักงาน (+ รายการตรวจสอบ)

แอนน์ นักพัฒนาซอฟต์แวร์อาวุโสที่บริษัทผลิตภัณฑ์แห่งหนึ่ง ได้ตัดสินใจลาออกจากงานหลังจากทำงานมาเป็นเวลาห้าปี โดยไม่มีกระบวนการลาออกอย่างเป็นทางการ เธอยังคงสามารถเข้าถึงระบบสำคัญของบริษัทได้หลังจากลาออกแล้ว

ไม่กี่สัปดาห์ต่อมา ข้อมูลลูกค้าที่มีความอ่อนไหวตกอยู่ในความเสี่ยง และไม่มีใครทราบว่าเกิดจากความผิดพลาดหรือช่องโหว่ด้านความปลอดภัย ไม่ชัดเจนว่าใครจะรับผิดชอบงานของเธอแทน ทีมงานสับสน และกำหนดเวลาที่สำคัญกำลังตกอยู่ในความเสี่ยง หากไม่มีการถ่ายโอนความรู้และกระบวนการส่งมอบงานที่เหมาะสม ผู้ที่มาแทนเธอจะประสบปัญหาในการปรับตัวให้ทัน

สิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยกว่าที่คุณคิด71% ของบริษัทไม่มีกระบวนการลาออกอย่างเป็นทางการ หากไม่มีกระบวนการนี้ คุณเสี่ยงต่อปัญหาด้านความปลอดภัย ความสับสนในทีม และชื่อเสียงของบริษัทที่อาจเสียหาย

ในบทความนี้ เราจะสำรวจรายละเอียดต่างๆ ของการเลิกจ้างพนักงาน ความสำคัญของรายการตรวจสอบการเลิกจ้าง และวิธีการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

การทำความเข้าใจการออกจากงานของพนักงาน

การลาออกของพนักงานคือ กระบวนการอย่างเป็นทางการในการจัดการการแยกตัวของพนักงานออกจากบริษัทผ่านการลาออก การเลิกจ้าง หรือการเกษียณอายุ ในขณะที่การรับเข้าทำงานมุ่งเน้นไปที่การช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับบริษัท การลาออกจะช่วยให้การออกจากงานเป็นไปอย่างราบรื่นและให้เกียรติ

กระบวนการเลิกจ้างที่ประสบความสำเร็จมีความสำคัญอย่างยิ่งด้วยเหตุผลหลายประการ:

ความแตกต่างระหว่างการเริ่มต้นและการสิ้นสุดการเข้าร่วมงาน

ทั้งการรับเข้าทำงานและการออกจากงานเป็นส่วนสำคัญของแผนการเดินทางของพนักงาน แต่มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง:

นี่คือความแตกต่างระหว่างสิ่งเหล่านี้:

ระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์ [HRMS] มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรับเข้าและออกจากงานของพนักงาน. เครื่องมือ HRMS ช่วยติดตามงาน, ทำให้เอกสารเป็นระบบอัตโนมัติ, และจัดการสิทธิ์การเข้าถึง, ทำให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่น และลดข้อผิดพลาดของมนุษย์.

พวกเขาปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการรับเข้าและออกจากงานโดย:

คู่มือการเลิกจ้างพนักงานอย่างเหมาะสม

เมื่อพนักงานออกจากองค์กร ไม่ว่าจะโดยความสมัครใจหรือสถานการณ์ใด ๆ กระบวนการลาออกกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญของการเปลี่ยนผ่าน ซึ่งเกี่ยวข้องมากกว่าการส่งอีเมลอำลา

ดังนั้น คุณควรเลิกจ้างพนักงานอย่างถูกต้องอย่างไร? และคุณควรทำตามขั้นตอนใดเพื่อให้แน่ใจว่าการเลิกจ้างนั้นถูกต้อง?

ClickUpเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ครอบคลุมซึ่งสามารถใช้เป็นซอฟต์แวร์การจัดการบุคลากรได้เช่นกัน มันช่วยให้คุณปรับปรุงและทำให้กระบวนการเลิกจ้างพนักงานเป็นไปอย่างราบรื่นและอัตโนมัติในทุกขั้นตอน

ด้วยเหตุนี้ ขอให้เราเดินผ่านคำแนะนำแบบขั้นตอนต่อขั้นตอนเพื่อให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น

1. การสื่อสารเกี่ยวกับการออกเดินทาง

การประกาศการลาออกของพนักงานให้ทราบล่วงหน้านั้นดีกว่าการประกาศในภายหลังเสมอ. การทำเช่นนี้จะช่วยให้ทีมทราบข้อมูลอย่างต่อเนื่อง และหลีกเลี่ยงการเกิดข่าวลือที่ไม่จำเป็น. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณและพนักงานที่ลาออกได้ตกลงกันเกี่ยวกับเวลาและวิธีการที่จะแจ้งข่าวนี้.

ผู้จัดการควรแจ้งให้ทีม แผนก และฝ่ายทรัพยากรบุคคลทราบโดยเร็ว การสื่อสารที่เปิดเผยและตรงไปตรงมาเป็นกุญแจสำคัญในการเปลี่ยนผ่านอย่างราบรื่นและรักษาบรรยากาศที่ดีเพื่อรักษาบุคลากรที่มีความสามารถไว้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทุกคนทราบถึงสิ่งที่คาดหวังและวิธีการเปลี่ยนแปลงของภาระงาน

เพื่อให้ง่ายขึ้น คุณอาจต้องการสร้างแบบนโยบายบริษัทมาตรฐานไว้ล่วงหน้า ซึ่งจะช่วยให้การสื่อสารมีความสม่ำเสมอ และทำให้การลาออกในอนาคตเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

2. การส่งเสริมการถ่ายทอดความรู้

เมื่อพนักงานลาออก การรวบรวมความเชี่ยวชาญและความรู้เชิงลึกของพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักของโครงการหรือกระบวนการที่กำลังดำเนินอยู่ การศึกษาของศูนย์ผลิตภาพและคุณภาพแห่งอเมริกาพบว่าบริษัทที่มีแนวปฏิบัติในการถ่ายทอดความรู้ที่มีประสิทธิภาพสามารถรักษาความรู้ไว้ได้มากกว่าถึง 30%แม้หลังจากที่พนักงานลาออกไปแล้ว

นี่คือวิธีการนำกระบวนการถ่ายทอดความรู้ไปใช้:

สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจว่าบุคคลใหม่สามารถเริ่มทำงานได้ทันทีและรักษาประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่สะดุด

คุณสามารถใช้ClickUp Brain ซึ่งเป็นเครื่องมือเขียนด้วย AIเพื่อสร้างคู่มือพนักงานที่ครอบคลุมซึ่งรวบรวมข้อมูลและทรัพยากรที่จำเป็น

นี่คือสามองค์ประกอบที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้การถ่ายทอดความรู้เป็นเรื่องง่ายขึ้น:

3. การกู้คืนและปรับปรุงสินทรัพย์ของบริษัทและการเข้าถึงระบบ

เพื่อป้องกันการสูญเสียทรัพย์สินของบริษัท การขอให้พนักงานที่ลาออกคืนอุปกรณ์ของบริษัททั้งหมดในวันสุดท้ายของการทำงานเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งรวมถึงบัตรประจำตัวหรือสายคล้องบัตร บัตรเครดิต ชุดยูนิฟอร์ม โทรศัพท์ แล็ปท็อป และยานพาหนะของบริษัท

4. การสัมภาษณ์เมื่อออกจากงาน

การสัมภาษณ์ก่อนออกงานเป็นโอกาสในการรวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากพนักงานที่ลาออกเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขา ซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงการรักษาพนักงานได้

นี่คือคำถามสัมภาษณ์ออกงานที่ควรพิจารณาในระหว่างการประชุมของคุณ:

โดยการเข้าใจว่าทำไมพนักงานถึงลาออก บริษัทสามารถดำเนินการเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นลาออกไปด้วยเหตุผลที่คล้ายกัน

คุณสามารถใช้ClickUp Formsเพื่อรวบรวมข้อมูลสำคัญจากการสัมภาษณ์ออกงานได้ คุณสามารถใช้ตรรกะเงื่อนไขเพื่อปรับคำถามแบบไดนามิกตามคำตอบที่ได้รับ แบบสำรวจของคุณจะง่ายต่อการกรอกและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

แบบฟอร์มเหล่านี้เปลี่ยนข้อมูลจากพนักงานให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่มีโครงสร้างและสามารถนำไปใช้ได้ เพื่อให้คุณสามารถวิเคราะห์แนวโน้มต่าง ๆ และเสริมสร้างข้อมูลเหล่านั้นได้

5. กระบวนการจ่ายเงินเดือนสุดท้าย

การจ่ายเงินเดือนมักเป็นหนึ่งในส่วนที่ละเอียดอ่อนที่สุดของการออกจากงาน นอกเหนือจากภาระผูกพันทางกฎหมายและการเงินแล้ว กระบวนการจ่ายเงินเดือนครั้งสุดท้ายยังส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการดำเนินงานของฝ่ายเงินเดือนและธุรกิจโดยรวม

นี่คือรายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมทุกด้าน:

6. เงินชดเชยและสวัสดิการ

แพ็กเกจการลาออกมักเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการลาออก โดยเฉพาะในกรณีที่มีการเลิกจ้าง การมอบแพ็กเกจการลาออกที่ยุติธรรมและแข่งขันได้เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อปกป้องผลประโยชน์ของพนักงานที่ลาออกและรักษาภาพลักษณ์ที่ดีของนายจ้าง

แพ็กเกจการชดเชยที่โครงสร้างดีแสดงให้เห็นถึงความเห็นอกเห็นใจและความมุ่งมั่นต่อพนักงานของคุณ ซึ่งสามารถช่วยเสริมสร้างชื่อเสียงและรักษาความดีงามไว้ได้ แม้ในสถานการณ์ที่ท้าทาย

7. ข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูล

พนักงานที่ลาออกมักจะต้องลงนามในข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล [NDAs] ระหว่างกระบวนการออกจากงาน เพื่อปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัท กรอบกฎหมายนี้กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อมูลใดที่เป็นความลับและข้อผูกพันของพนักงานที่ลาออก เพื่อให้มั่นใจว่าหากมีการละเมิดความลับใดๆ จะสามารถดำเนินการทางกฎหมายได้

นอกจากนี้ ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล (NDAs) ยังช่วยรักษาความไว้วางใจในความสามารถของบริษัทในการปกป้องข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ แม้หลังจากที่พนักงานลาออกแล้ว

คุณสามารถใช้ClickUp Docs ซึ่งเป็นระบบจัดการเอกสาร เพื่อจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสารเหล่านี้ โดยให้แน่ใจว่า NDA ทั้งหมดได้รับการลงนามก่อนที่พนักงานจะออกจากบริษัท

8. การถอนตัวจากทรัพยากรทางเทคโนโลยี

คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานไม่สามารถเข้าถึงทรัพยากรเทคโนโลยีของบริษัทได้อีกต่อไป เช่น เครื่องมือการจัดการโครงการหรือแพลตฟอร์มการสื่อสารภายใน

นี่คือเหตุผล:

สำรวจแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเลิกจ้างพนักงาน

เมื่อพนักงานออกจากงาน ให้ดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น การปฏิบัติต่อพนักงานที่ออกจากงานด้วยความเคารพเช่นเดียวกับพนักงานใหม่ จะช่วยให้กระบวนการนี้สะท้อนถึงค่านิยมของบริษัทต่อพนักงานในอนาคต

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรพิจารณา:

ไม่มีกระบวนการเลิกจ้างที่สมบูรณ์แบบ แต่การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญได้

ซอฟต์แวร์สำหรับการออกจากงานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การเลิกจ้างพนักงานเกี่ยวข้องกับหลายส่วนที่ต้องดำเนินการ และการจัดการสิ่งเหล่านี้อาจเป็นเรื่องท้าทาย แม้ว่าจะมีเครื่องมือซอฟต์แวร์หลากหลายที่ออกแบบมาเพื่อรองรับแต่ละแง่มุมของกระบวนการนี้แต่แพลตฟอร์มการจัดการทรัพยากรบุคคล ClickUpสามารถจัดการได้ทั้งหมด

นี่คือวิธีที่มันทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นเพื่อให้การออกจากงานเป็นไปอย่างราบรื่น:

1. จัดการงานและการติดตามผลได้อย่างง่ายดาย

การจัดการการออกจากงานเกี่ยวข้องกับหลายงานที่ต้องติดตามและทำให้เสร็จตามกำหนด ด้วยClickUp Tasks คุณสามารถมอบหมายงานการออกจากงานเฉพาะให้กับบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานที่กำลังจะออกจากงานได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจความรับผิดชอบของตนอย่างชัดเจน

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างงานสำหรับการกู้คืนสินทรัพย์ เช่น การคืนแล็ปท็อปของบริษัทและการยกเลิกการเข้าถึงซอฟต์แวร์ ความชัดเจนนี้ช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาดและการมองข้าม ซึ่งอาจนำไปสู่การสูญเสียสินทรัพย์หรือความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

การแจ้งเตือนและการเตือนความจำของ ClickUpช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการนี้ให้ดียิ่งขึ้น

เมื่อมีการมอบหมายงานแล้ว คุณสามารถกำหนดเส้นตายและแจ้งเตือนเพื่อให้ทุกคนรับผิดชอบได้ พนักงานที่กำลังจะลาออกอาจได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการคืนอุปกรณ์ ในขณะที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถได้รับการแจ้งเตือนสำหรับการสัมภาษณ์ออกหรือการกรอกเอกสารให้เสร็จสมบูรณ์

นอกจากนี้ ClickUp ยังให้ความโปร่งใสเกี่ยวกับสถานะของแต่ละงาน ทำให้สมาชิกในทีมสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย ใช้ClickUp Automationเพื่อเปลี่ยนสถานะงาน (เช่น จาก 'กำลังดำเนินการ' เป็น 'เสร็จสมบูรณ์') เมื่องานเสร็จสิ้นแล้ว เพื่อให้ทีมได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์

คุณยังสามารถใช้คุณสมบัติฟิลด์กำหนดเองของ ClickUpเพื่อติดตามว่าสินทรัพย์ใด (เช่น แล็ปท็อป โทรศัพท์ ฯลฯ) ที่ต้องคืน

แนวทางที่เป็นระบบนี้ช่วยปกป้องทรัพย์สินขององค์กรของคุณ และส่งเสริมประสบการณ์การออกจากงานที่เคารพซึ่งกันและกันและมีประสิทธิภาพสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

2. สร้างรายการตรวจสอบการออกจากงาน

เริ่มต้นด้วยการจัดทำรายการตรวจสอบการออกจากงานอย่างละเอียดที่ครอบคลุมทุกขั้นตอนที่จำเป็น ตั้งแต่การแจ้งให้สมาชิกในทีมทราบไปจนถึงการรวบรวมทรัพย์สินของบริษัท

ด้วยรายการตรวจสอบงานของ ClickUp ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำภายในงานที่ปรับให้เหมาะกับกระบวนการเลิกจ้างได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมอบหมายงานต่างๆ เช่น การสัมภาษณ์ออก การอัปเดตเอกสาร และการจัดการการคืนทรัพย์สินของบริษัท งานแต่ละงานสามารถมอบหมายให้สมาชิกในทีมที่แตกต่างกันได้ เพื่อให้มั่นใจถึงความรับผิดชอบและความเป็นเจ้าของที่ชัดเจน

โครงสร้างนี้ช่วยให้เกิดความชัดเจน: สมาชิกทุกคนในทีมทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบและกำหนดเวลาของตนเอง ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในการพลาดขั้นตอนสำคัญ นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดกำหนดเวลาสำหรับแต่ละงานเพื่อให้กระบวนการเลิกจ้างเป็นไปตามกำหนดเวลา

เมื่อคุณได้จัดระเบียบทุกอย่างเรียบร้อยแล้วให้บันทึกเป็นเทมเพลตรายการตรวจสอบในClickUp วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถสร้างรายการตรวจสอบนี้ซ้ำได้อย่างง่ายดายทุกครั้งที่มีพนักงานลาออก เพื่อให้กระบวนการเลิกจ้างมีความสม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพ

3. ติดตามความคืบหน้าด้วยแดชบอร์ด

ภาพรวมที่ชัดเจนช่วยให้คุณระบุจุดที่อาจเกิดปัญหาและปรับทีมทั้งหมดให้สอดคล้องกันตลอดกระบวนการเปลี่ยนผ่านClickUp Dashboardsเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการติดตามความคืบหน้านี้ในหลายทีม ด้วยวิดเจ็ตที่ปรับแต่งได้ คุณสามารถตรวจสอบการเสร็จสิ้นงาน ระบุความล่าช้า และวางแผนขั้นตอนถัดไปได้อย่างง่ายดาย มอบมุมมองที่ครอบคลุมของกระบวนการเลิกจ้าง

การมองเห็นนี้ช่วยให้มั่นใจว่างานทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์และทุกคนทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง

คุณสามารถสร้างรายงานรายละเอียดที่ประเมินประสิทธิภาพการออกจากงานได้ โดยเน้นย้ำถึงจุดที่ต้องปรับปรุง และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามนโยบายของบริษัท ข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วยนี้จะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการของคุณให้ดีขึ้นได้ตลอดเวลา

เพื่อเริ่มต้นอย่างรวดเร็วคุณสามารถใช้เทมเพลตรายการตรวจสอบโครงการ ClickUp ที่พร้อมใช้งาน ซึ่งออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการมาตรฐานของการออกจากงาน

เทมเพลตที่ใช้งานง่ายนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการกระบวนการลาออกได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านของพนักงานที่ลาออกเป็นไปอย่างราบรื่น พร้อมทั้งลดผลกระทบต่อการดำเนินงานของธุรกิจของคุณให้น้อยที่สุด

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

การใช้แบบฟอร์มรายการตรวจสอบโครงการมีประโยชน์มากมาย ด้วยแบบฟอร์มนี้ คุณสามารถ:

ยกระดับกระบวนการเลิกจ้างของคุณด้วย ClickUp

การสร้างรายการตรวจสอบการออกจากงานของพนักงานช่วยรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจ ปกป้องทรัพย์สินของบริษัท และรักษาชื่อเสียงขององค์กรของคุณ

โดยการปฏิบัติตามกระบวนการที่มีโครงสร้างชัดเจน ให้ความเคารพ และรอบคอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้เครื่องมืออย่าง ClickUp คุณสามารถยกระดับทั้งประสบการณ์ของพนักงานและประสิทธิภาพขององค์กรได้

กระบวนการเลิกจ้างที่ดำเนินการอย่างดีไม่ใช่แค่พิธีการ แต่เป็นส่วนสำคัญของวงจรชีวิตของพนักงานที่สร้างความประทับใจที่ยั่งยืน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันเป็นความประทับใจที่ดี

พร้อมที่จะทำให้กระบวนการออกจากงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นหรือไม่?ลงทะเบียนกับ ClickUpวันนี้!