วิธีปรับปรุงการจัดสรรภาระงานในทีมของคุณ

กุญแจสำคัญสู่แรงงานที่มีประสิทธิภาพและมีแรงจูงใจคือการกระจายภาระงานอย่างเท่าเทียมกัน

หากคุณพบสถานที่ทำงานที่พนักงานรู้สึกหงุดหงิดหรือหมดไฟ อาจเป็นเพราะการกระจายงานที่ไม่เหมาะสม การกระจายงานที่ไม่สมดุลไม่เพียงแต่ส่งผลต่อขวัญกำลังใจเท่านั้น แต่ยังลดประสิทธิภาพการทำงานของทีมและความพึงพอใจในงานอีกด้วย

อย่างไรก็ตาม มีทางแก้ไข คุณสามารถป้องกันสิ่งนี้ได้โดยการนำกลยุทธ์ง่าย ๆ ไม่กี่ข้อมาใช้ และเครื่องมือจัดการปริมาณงานที่เหมาะสม

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีการปรับปรุงการจัดสรรภาระงานในทีมของคุณ และค้นพบวิธีที่กระบวนการนี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานได้

การเข้าใจการกระจายภาระงาน

แล้วการจัดสรรภาระงานคืออะไรกันแน่?

การกระจายภาระงานหมายถึงการจัดสรรงานและกิจกรรมต่าง ๆ ให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคนตามทักษะ ความเชี่ยวชาญ และความสามารถในการรับผิดชอบงานของแต่ละบุคคล

เป้าหมายของการกระจายงานคือการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งสมาชิกแต่ละคนในทีมได้รับมอบหมายงานในปริมาณที่เหมาะสมโดยไม่ทำให้รู้สึกเหนื่อยล้า การกระจายงานตามทักษะและความสามารถของทีมจะช่วยคุณส่งมอบผลลัพธ์ที่มีคุณภาพภายในกำหนดเวลาที่เสนอไว้

ความแตกต่างระหว่างปริมาณงานที่หนักกับปริมาณงานที่ไม่สมดุล

แม้ว่าคำศัพท์จะฟังดูคล้ายกันและบางครั้งก็ใช้แทนกันได้ แต่ปริมาณงานที่หนักกับปริมาณงานที่ไม่สมดุลนั้นแตกต่างกัน ต่อไปนี้คือภาพรวมอย่างรวดเร็วของความแตกต่างระหว่างทั้งสอง

สัญญาณของภาระงานที่ไม่สมดุล

การกระจายงานที่ไม่สม่ำเสมอสามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อความเป็นอยู่และขวัญกำลังใจของทีมคุณ นี่คือสัญญาณบางอย่างที่บ่งบอกว่าภาระงานของทีมคุณไม่สมดุล:

การระบุความไม่สมดุลของปริมาณงาน

หากคุณสังเกตเห็นสัญญาณใด ๆ หรือทั้งหมดที่กล่าวไว้ข้างต้น อาจถึงเวลาที่คุณต้องทำการวิเคราะห์อย่างละเอียดเกี่ยวกับแผนการจัดสรรปริมาณงานของคุณ. นี่คือขั้นตอนที่คุณสามารถใช้เพื่อระบุความไม่สมดุลของปริมาณงาน.

อ่านเพิ่มเติม:วิธีคำนวณการโหลดทรัพยากรในการจัดการโครงการ

กลยุทธ์สำหรับการกระจายภาระงานอย่างมีประสิทธิภาพ

สมมติว่าคุณสังเกตเห็นสัญญาณบางประการของการกระจายงานที่ไม่สมดุลในทีมของคุณ นี่คือขั้นตอนบางประการในการกระจายงานอย่างมีประสิทธิภาพในหมู่สมาชิกทีม

1. สำรวจงานล่วงหน้า

ทุกครั้งที่คุณรับโครงการใหม่ ควรมีการหารือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อสรุปให้ชัดเจนว่าโครงการนี้ประกอบด้วยอะไรบ้างและอะไรที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของโครงการ วางแผนงาน ผลลัพธ์ที่คาดหวัง และกรอบเวลาอย่างรอบคอบ เพื่อจัดการความคาดหวังตั้งแต่เริ่มต้น

ขอบเขตที่ชัดเจนสามารถช่วยให้คุณแยกกิจกรรมที่ซับซ้อนออกเป็นงานย่อยที่จัดการได้ ซึ่งช่วยให้เข้าใจปริมาณความพยายามที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน ใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อกระจายงานตามความสามารถของทีมของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ในการเตรียมขอบเขตของโครงการ ให้กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนโดยใช้ClickUp Goalsและตั้งเป้าหมาย (เป้าหมายเชิงตัวเลข, เป้าหมายทางการเงิน, หรือเป้าหมายตามงาน) สำหรับแต่ละเป้าหมาย นี่คือตัวอย่างอย่างรวดเร็ว

เป้าหมาย: เพิ่มคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าสำหรับร้านค้าปลีกออนไลน์

เป้าหมาย:

เมื่อคุณได้กำหนดเป้าหมายและเป้าหมายย่อยเรียบร้อยแล้ว ให้ใช้เทมเพลตการแบ่งงานเป็นขั้นตอนของ ClickUpเพื่อแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนต่างๆ และจัดกลุ่มงานภายใต้แต่ละขั้นตอน เทมเพลตแบบไวท์บอร์ดนี้ช่วยให้คุณกำหนดระดับความสำคัญสำหรับแต่ละงานได้ เพื่อให้ทีมของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าควรให้ความสำคัญกับงานใดก่อน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตนี้สามารถช่วยคุณ:

2. ประเมินทักษะและความสามารถของแต่ละบุคคล

ต่อไป ให้ระบุทักษะและความสามารถเฉพาะบุคคลสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีม

หากคุณต้องการเครื่องมือในการทำแผนที่ระดับทักษะของทีมคุณ,ClickUp Skills Mapping Templateคือโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบ.

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตนี้มีฟิลด์และมุมมองที่กำหนดเองเพื่อระบุทักษะหลักของพนักงานของคุณและให้คะแนนตามจุดแข็งของพวกเขา

จัดระเบียบข้อมูลนี้โดยใช้มุมมองตารางของ ClickUpเพื่อดูข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและประเมินทักษะที่จำเป็นสำหรับโครงการ

หลังจากที่ได้ทำแผนที่ทักษะของแต่ละบุคคลแล้ว คุณจะต้องเข้าใจศักยภาพของทีมของคุณก่อนที่จะมอบหมายงานให้พวกเขา

มองเห็นปริมาณงานของทีมคุณด้วยมุมมองปริมาณงานของ ClickUpดูว่าแต่ละคนมีเวลาว่างเท่าไรและสามารถทำงานได้มากเพียงใดในแต่ละวัน ดูข้อมูลนี้แบบรายสัปดาห์หรือรายเดือนเพื่อตัดสินใจในการกระจายงานโดยไม่ให้สมาชิกในทีมต้องทำงานหนักเกินไป

3. ใช้การวางแผนกำลังการผลิต

มุมมองปริมาณงานช่วยให้คุณเห็นภาพชัดเจนว่าทีมของคุณมีเวลาเท่าไรในการทำงานโครงการในหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน แต่ถ้าโครงการต้องการเวลาเพิ่มเติมในการทำให้เสร็จ คุณจะต้องจ้างทรัพยากรเพิ่มเติม เช่น ฟรีแลนซ์หรือผู้รับเหมา

คุณสามารถประมาณความต้องการทรัพยากรของคุณได้ด้วยการวางแผนความจุอย่างละเอียด — ประเมินทักษะและความพร้อมใช้งานของทรัพยากรปัจจุบันของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถรับมือกับปริมาณงานในปัจจุบันและอนาคตได้

คุณยังสามารถใช้เทมเพลตการวางแผนทรัพยากรของ ClickUpเพื่อดูทรัพยากรและงานของคุณในที่เดียวได้

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตรายการนี้ช่วยให้คุณสร้างรายการงานสำหรับสมาชิกทีมทุกคน เพื่อให้คุณทราบว่ามีงานประเภทใดบ้างที่มอบหมายให้กับแต่ละบุคคลและระยะเวลาในการทำงาน สิ่งนี้ช่วยให้ติดตามการใช้ทรัพยากรตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

จินตนาการถึงปริมาณงานที่ทีมของคุณกำลังรับผิดชอบอยู่ในปัจจุบัน และระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการจัดสรรทรัพยากรที่ไม่เหมาะสม. สิ่งนี้จะช่วยคุณสร้างแผนการจัดสรรทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพซึ่งเหมาะกับความต้องการของแต่ละโครงการโดยเฉพาะ.

อ่านเพิ่มเติม: 10 เครื่องมือจัดการทรัพยากรที่ดีที่สุดสำหรับปี 2024

4. ตรวจสอบการจัดสรรปริมาณงานอย่างสม่ำเสมอ

หลังจากสร้างแผนการจัดสรรภาระงานของคุณแล้ว ให้พบปะกับพนักงานเพื่อให้พวกเขาเข้าใจอย่างชัดเจนว่าพวกเขาต้องทำอะไรและเมื่อไหร่ที่ต้องทำให้เสร็จ พิจารณาความคิดเห็นของพวกเขาเพื่อปรับตารางการทำงานให้ทุกคนอยู่ในทิศทางเดียวกัน

ก้าวไปอีกขั้นด้วยความช่วยเหลือจากเทมเพลตปริมาณงานพนักงานของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ผสานความสามารถในการแสดงภาพของเทมเพลตนี้กับ ClickUp Milestones เพื่อระบุเส้นตายสำหรับงานต่างๆ และติดตามว่างานเหล่านั้นเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาหรือไม่ รับมุมมองเกี่ยวกับความสามารถของแต่ละบุคคลด้วย มุมมองปริมาณงานส่วนบุคคล และมั่นใจได้ว่าไม่มีใครทำงานหนักเกินไปหรือถูกใช้งานน้อยเกินไป

ตรวจสอบข้อมูลนี้เป็นประจำ อย่างน้อยทุกเดือน เพื่อปรับแผนการจัดสรรภาระงานของคุณ และเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพสูงสุดโดยไม่ทำให้พนักงานของคุณต้องรับภาระมากเกินไป

5. ใช้เครื่องมือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการงาน

การต่อสู้กับตารางข้อมูลและเอกสารที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อวางแผนและจัดการการกระจายงานสามารถทำให้ปวดหัวได้

แทนที่จะทำเช่นนั้น เราขอแนะนำให้คุณใช้เครื่องมือจัดการโครงการ เช่นClickUp Resource Management Platformเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ เครื่องมือนี้มีคุณสมบัติที่ทรงพลังเพื่อช่วยให้การจัดการภาระงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น

นี่คือวิธีการใช้คุณสมบัติการจัดการปริมาณงานของ ClickUp เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมและการกระจายปริมาณงาน

บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

เพิ่มประสิทธิภาพของทีมคุณด้วยการติดตามเวลาที่พวกเขาใช้ไปกับงานต่างๆ โดยใช้ClickUp Time Tracking

บันทึกชั่วโมงที่ใช้ในแบบฟอร์มเวลาทำงานและดูเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับระยะเวลาที่กลุ่มงานต่างๆ ใช้ไป หากงานบางอย่างใช้เวลานานเกินไป ให้วิเคราะห์สาเหตุและดำเนินการเชิงรุกเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของทีมให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถช่วยให้ทีมของคุณบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม

มอบหมายงานได้อย่างง่ายดาย

ระบุงานต่าง ๆ ในโครงการและจัดกลุ่มงานเหล่านั้นเป็นขั้นตอนต่าง ๆ โดยใช้กระดานคัมบังของClickUp

สร้างคอลัมน์เพื่อแทนทุกขั้นตอนของโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่น "ต้องทำ" "กำลังดำเนินการ" และ "อยู่ระหว่างการตรวจสอบ" อาจเป็นขั้นตอนที่เป็นไปได้ขึ้นอยู่กับกระบวนการทำงานของคุณ จัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้องไว้ใต้คอลัมน์แต่ละคอลัมน์ และมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมตามความพร้อมและความสามารถของพวกเขา

ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อกำหนดระดับความสำคัญสำหรับแต่ละงาน เพื่อให้ทีมของคุณทราบถึงกำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึงและสามารถปรับตารางเวลาได้ตามความเหมาะสม

เปิดใช้งานการแก้ปัญหาแบบร่วมมือกัน

ส่งเสริมให้พนักงานทำงานร่วมกันในภารกิจต่าง ๆ เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถคิดค้นโซลูชันที่สร้างสรรค์ได้การทำงานร่วมกันยังช่วยให้ทีมสามารถรวบรวมทรัพยากร แบ่งปันข้อมูลอัปเดต จัดลำดับความสำคัญของโครงการ และหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงในวิธีที่ดีที่สุด

ด้วย ClickUp การทำงานร่วมกันง่ายกว่าที่เคย เริ่มการสนทนากับสมาชิกทีมคนใดก็ได้โดยตรงจากพื้นที่ทำงาน ClickUpของคุณด้วยมุมมองแชท ClickUp ใช้ @mentions เพื่อแท็กบุคคลและมอบหมายงานให้พวกเขา ทำให้การมอบหมายงานรวดเร็วขึ้นมาก

อีกหนึ่งคุณสมบัติที่มีประโยชน์คือClickUp Whiteboards ซึ่งมอบผืนผ้าใบดิจิทัลที่สมบูรณ์แบบสำหรับสมาชิกในทีมของคุณในการอภิปรายและแบ่งปันความคิด

คุณสามารถทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อแสดงงานในรูปแบบที่มองเห็นและสร้างกระบวนการทำงานที่สามารถช่วยให้ทุกคนเข้าใจขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ โดยการวิเคราะห์ว่างานควรดำเนินการอย่างไร คุณสามารถวางแผนการกระจายงานได้อย่างรวดเร็วเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

ข้อจำกัดของทรัพยากรเอกสาร

สร้างรายงานเกี่ยวกับข้อจำกัดของทรัพยากรโดยการวิเคราะห์ประเภทและปริมาณของทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับงานต่าง ๆ

รวบรวมเอกสารเหล่านี้ให้เป็นเอกสารที่มีโครงสร้างดีโดยใช้ClickUp Docs. แบ่งปันเอกสารเหล่านี้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อหารือเกี่ยวกับวิธีที่ข้อจำกัดทางทรัพยากรอาจส่งผลกระทบต่อโครงการ และคิดค้นกลยุทธ์ที่ดีที่สุดเพื่อให้งานสำเร็จโดยไม่เกินงบประมาณ, ระยะเวลา, และขีดความสามารถ.

ตัวอย่าง: ทีมการตลาดกำลังอยู่ในระหว่างโครงการที่มีความเร่งด่วนสูง โดยมีเป้าหมายที่จะเผยแพร่บทความบล็อก 250 บทความภายในระยะเวลา 4 เดือน พวกเขาได้จัดทำเอกสารข้อจำกัดด้านทรัพยากรซึ่งระบุจำนวนนักเขียนเนื้อหาที่มีอยู่ในทีม และโครงการที่นักเขียนเหล่านั้นกำลังดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้จัดการจะร่วมกันตัดสินใจว่างานใดสามารถพักไว้ก่อนเพื่อบรรลุเป้าหมายการเผยแพร่ จำนวนชิ้นงานที่นักเขียนแต่ละคนสามารถรับผิดชอบได้ในหนึ่งเดือน และจำนวนบทความที่ต้องจ้างภายนอก

ติดตามความก้าวหน้า

เมื่อคุณได้กระจายงานให้กับสมาชิกในทีมแล้ว คุณจะต้องคอยติดตามอย่างใกล้ชิดว่าพวกเขาปฏิบัติตามกำหนดเวลาอย่างไร

คุณสามารถดูปริมาณงานปัจจุบันของทีมตามผู้รับผิดชอบและดูงานตามสถานะว่าเสร็จสิ้นแล้ว กำลังดำเนินการ หรืออยู่ระหว่างการตรวจสอบได้โดยใช้แดชบอร์ดของ ClickUp นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูรายละเอียดเชิงลึกเกี่ยวกับความสามารถของทีมและปรับปริมาณงานตามความจำเป็น

เพื่อให้ง่ายขึ้น AI ของ ClickUp—ClickUp Brainสามารถดึงข้อมูลเชิงลึกจากแดชบอร์ดของคุณและสรุปผลการค้นพบสำคัญเป็นรายงานได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเพียงแค่ถามคำถาม และอัลกอริทึม AI จะค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากแดชบอร์ด รายการงาน และเอกสารในพื้นที่ทำงานของคุณ ClickUp Brain จะรวบรวมข้อมูลที่ได้เป็นข้อสรุปสำคัญเพื่อให้คุณได้รับคำตอบอย่างรวดเร็ว

สร้างกระบวนการมาตรฐานโดยใช้แม่แบบ

ClickUp มีห้องสมุดเทมเพลตมากกว่า 1,000 แบบที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณได้อย่างง่ายดาย เทมเพลตที่ปรับแต่งได้เหล่านี้มีกรอบการทำงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อให้คุณไม่ต้องเสียเวลาสร้าง SOPs ใหม่ตั้งแต่ต้น ไม่ว่าคุณจะใช้งานในกรณีใด คุณสามารถหาเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณได้

คุณต้องการเทมเพลตเพื่อจัดการกำลังคนของคุณหรือไม่?เทมเพลตการจัดการทรัพยากรบุคคลของ ClickUpคือตัวเลือกที่ใช่สำหรับคุณ ด้วยมุมมองที่ปรับแต่งได้ห้าแบบ คุณสามารถจัดระเบียบทรัพยากรของคุณได้อย่างเป็นระเบียบ จับคู่ทักษะของพวกเขากับงานที่ต้องทำ และค้นหาคนที่เหมาะสมสำหรับทุกงาน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ภายในเทมเพลตนี้ มุมมองไทม์ไลน์ช่วยในการกำหนดตารางเวลาการเสร็จสิ้นงาน ในขณะที่มุมมองสถานะการตรวจสอบติดตามการอนุมัติงาน เพื่อปรับสมดุลปริมาณงานและป้องกันการรับภาระงานเกินกำหนด ให้ใช้มุมมองปริมาณงานของทีม และรวบรวมและจัดระเบียบเอกสารโครงการที่จำเป็นด้วยมุมมองทรัพยากร

เพิ่มประสิทธิภาพทีมของคุณด้วยการกระจายงานที่มีประสิทธิผล

การจัดการปริมาณงานเป็นทักษะหลักสำหรับผู้จัดการโครงการ หากไม่มีการกระจายปริมาณงานและการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ คุณมีแนวโน้มที่จะเผชิญกับการพลาดกำหนดเวลา ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และผลลัพธ์ที่ไม่ดี นอกจากนี้ยังมีความสำคัญเท่าเทียมกันคือ คุณจะเผชิญกับสมาชิกทีมที่ไม่พอใจและความเสี่ยงในการสูญเสียพนักงาน

แต่หากคุณกังวลเกี่ยวกับชั่วโมงของการวางแผนและปริมาณงานที่ต้องทำด้วยตนเองซึ่งอยู่เบื้องหลังการจัดการและกระจายงานที่มีประสิทธิภาพ โปรดทราบว่ามีวิธีที่ดีกว่า

หันมาใช้เครื่องมือการจัดการโครงการและการกระจายงานเช่น ClickUp เพื่อช่วยในการทำงานหนัก

แผนราคาที่คุ้มค่าของ ClickUp มอบฟีเจอร์ไม่จำกัดเพื่อช่วยให้คุณจัดการปริมาณงานของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับภาระงานที่ไม่สมดุลและพนักงานที่ไม่พึงพอใจ

หากคุณต้องการดูว่า ClickUp ทำงานอย่างไรสำหรับทีมของคุณลงทะเบียนฟรีวันนี้และดูว่าคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้อย่างไร