วิธีคำนวณมูลค่าที่ได้ในโครงการบริหารโครงการ

เคยรู้สึกเหมือนกำลังวิ่งมาราธอนแต่ไม่แน่ใจว่าคุณกำลังวิ่งตามจังหวะที่จะเข้าเส้นชัยหรือไม่?

ในการบริหารโครงการ การติดตามความก้าวหน้าของคุณและการทำให้แน่ใจว่าคุณกำลังมุ่งหน้าไปสู่ความสำเร็จในการเสร็จสิ้นโครงการ อาจรู้สึกท้าทายพอๆ กัน

นั่นคือจุดที่ค่ามูลค่าที่ได้มา (EV) เข้ามามีบทบาท—ตัวชี้วัดที่ทรงพลังซึ่งช่วยผู้จัดการโครงการประเมินผลการดำเนินงานทางการเงินของโครงการเมื่อเทียบกับระยะเวลาและงบประมาณ

ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงวิธีการคำนวณมูลค่าที่ได้ตามแผน (Earned Value) พร้อมมอบแนวทางที่ชัดเจนเพื่อให้คุณเข้าใจสถานะปัจจุบันของโครงการและแนวทางในการขับเคลื่อนโครงการไปสู่ความสำเร็จ

ค่ามูลค่าที่ได้ในโครงการ (Earned Value) คืออะไร?

มูลค่าที่ได้ (EV) ในการบริหารโครงการเป็นมาตรวัดที่ วัดผลงานที่เสร็จสิ้นจริงเทียบกับต้นทุนที่วางแผนไว้ ซึ่งให้ภาพรวมของผลการดำเนินงานทางการเงินของโครงการ

มันช่วยให้ผู้จัดการโครงการตัดสินใจได้ว่าควรใช้เงินงบประมาณไปเท่าใดแล้ว โดยพิจารณาจากปริมาณงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วในแต่ละช่วงเวลาของโครงการ

โดยการเปรียบเทียบตัวเลขนี้กับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง ผู้จัดการสามารถประเมินได้ว่า โครงการมีค่าใช้จ่ายต่ำกว่าหรือสูงกว่างบประมาณที่กำหนดไว้หรือไม่ ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญนี้ช่วยให้สามารถติดตามความก้าวหน้าทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเอื้อต่อการตัดสินใจเชิงรุกเพื่อให้โครงการดำเนินไปตามเป้าหมายด้านงบประมาณและระยะเวลาที่กำหนด

ความสำคัญของการบริหารมูลค่าที่ได้รับในโครงการ

การจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) เป็นวิธีการที่ได้รับการทดสอบและพิสูจน์แล้ว ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกที่แท้จริงและวัดผลได้เกี่ยวกับสถานะของโครงการของคุณ โดยการรวมการวัดของตารางเวลาโครงการ งบประมาณ และงานที่เสร็จสิ้นจริง EVM จะให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของประสิทธิภาพและความก้าวหน้าของโครงการแก่คุณ

การบริหารมูลค่าที่ได้รับในโครงการ:

EVM ให้มุมมองแบบสามมิติของประสิทธิภาพโครงการ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูล คาดการณ์ปัญหา และปรับแผนงานได้อย่างเชิงรุก

มันก้าวข้ามการวัดแบบดั้งเดิม เช่น ดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) และดัชนีประสิทธิภาพตามกำหนดการ (SPI) โดยให้กรอบการทำงานที่ครอบคลุมเพื่อ:

ไม่ว่าคุณจะกำลังดูแลทีมขนาดเล็กหรือบริหารโครงการที่ซับซ้อนและกว้างขวาง การผสาน EVM เข้ากับเครื่องมือการจัดการโครงการอย่าง ClickUp สามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการติดตามความก้าวหน้าและรับประกันความสำเร็จของโครงการได้อย่างสิ้นเชิง

แนวคิดหลักของการบริหารมูลค่าที่ได้รับ

มาลงรายละเอียดกับแนวคิดหลักของการบริหารมูลค่าตามผลงาน (Earned Value Management หรือ EVM) ซึ่งเป็นกรอบการทำงานที่อาจดูน่ากลัวในตอนแรก แต่แท้จริงแล้วเกี่ยวกับการรักษาโครงการของคุณให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องและอยู่ในงบประมาณ

นี่คือสรุปสั้น ๆ ของคำสำคัญที่คุณต้องรู้:

ตอนนี้ มาเชื่อมโยงจุดต่างๆ ด้วยคำศัพท์สำคัญอื่นๆ กัน:

บทบาทของมูลค่าที่ได้ (EV) ในการบริหารมูลค่าที่ได้

มูลค่าที่ได้ (EV) เป็นแกนหลักในการบริหารมูลค่าที่ได้ โดยให้ภาพรวมของสุขภาพทางการเงินและความคืบหน้าของโครงการ

จินตนาการว่าคุณกำลังบริหารโครงการเพื่อปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของธุรกิจ

มูลค่าตามแผน (PV) ของคุณในเดือนที่สามคือ $150,000 ซึ่งบ่งบอกถึงจำนวนเงินที่คุณตั้งเป้าไว้สำหรับค่าใช้จ่ายในการทำงานที่กำหนดไว้

ณ เวลานี้ ต้นทุนที่แท้จริงของคุณ (AC) คือ $120,000

แต่ตรงนี้เองที่ EV เข้ามามีบทบาท: หากงานที่คุณทำเสร็จจริงมีมูลค่า 130,000 ดอลลาร์ EV จะแสดงให้เห็นว่าคุณใช้งบประมาณน้อยกว่าที่ควรและสามารถทำงานได้มากกว่าที่คาดไว้

สิ่งนี้แสดงให้เห็นบทบาทของยานยนต์ไฟฟ้าในการวัดประสิทธิภาพด้านต้นทุนและความคืบหน้าของงาน โดยให้มาตรวัดที่ชัดเจนและสามารถวัดได้เชิงปริมาณว่าโครงการดำเนินไปได้ดีเพียงใดเมื่อเทียบกับแผนงาน

การคำนวณมูลค่าที่ได้ในโครงการ

การคำนวณมูลค่าที่ได้ (EV) ช่วยให้คุณสามารถวัดผลการทำงานของโครงการของคุณเทียบกับแผนงานได้แบบเรียลไทม์

มาแยกแยะทีละขั้นตอนกันเถอะ

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดฐานข้อมูลโครงการ

ขั้นตอนแรกคือการกำหนดฐานข้อมูลโครงการของคุณ ซึ่งเป็นเวอร์ชันที่ละเอียดของแผนโครงการของคุณที่รวมถึงขอบเขตของโครงการ, กำหนดการ, และงบประมาณทั้งหมด (งบประมาณเมื่อเสร็จสิ้น, BAC) ฐานข้อมูลนี้ทำหน้าที่เป็นตัวชี้วัดทางการเงินและกำหนดการของโครงการของคุณ

สมมติว่าคุณกำลังเปิดตัวโมดูลซอฟต์แวร์ใหม่ งบประมาณทั้งหมดของคุณ (งบประมาณ ณ สิ้นสุดโครงการ, BAC) คือ 200,000 ดอลลาร์ วางแผนไว้ 5 เดือน

ขั้นตอนที่ 2: คำนวณมูลค่าตามแผน (PV)

มูลค่าตามแผน (PV) คือภาพรวมของความสำเร็จที่คาดหวังไว้ ช่วยให้คุณสามารถวัดผลทางการเงินว่าโครงการควรบรรลุถึงจุดใดแล้วในระยะเวลาที่กำหนด

สามเดือนหลังจากเริ่มโครงการ คุณวางแผนที่จะทำงานเสร็จ 60% สำหรับโครงการซอฟต์แวร์ของเรา นั่นคือ 60% ของ $200,000 เท่ากับมูลค่าปัจจุบันสุทธิ (PV) ที่ $120,000

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดต้นทุนจริง (AC)

ต่อไป คุณต้องคำนวณต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง (AC) ซึ่งเป็นจำนวนเงินทั้งหมดที่ใช้จ่ายไปสำหรับงานที่ดำเนินการในโครงการจนถึงเวลาที่กำหนด ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ทำให้คุณเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของทรัพยากรทางการเงินที่คุณได้ใช้จ่ายไปจริง

ดังนั้น หากภายในเดือนที่สาม คุณใช้จ่ายไป $100,000 แล้ว AC = $100,000

ขั้นตอนที่ 4: คำนวณมูลค่าที่ได้ (EV)

มูลค่าที่ได้ (EV) คือการประเมินมูลค่าของงานที่เสร็จสิ้นจริงจนถึงปัจจุบัน เปรียบเทียบกับงบประมาณเดิม EV ช่วยให้เข้าใจว่าคุณกำลังดำเนินการนำหน้า ตรงตาม หรือล่าช้ากว่ากำหนดและงบประมาณ โดยการกำหนดมูลค่าเป็นเงินดอลลาร์ให้กับปริมาณงานที่เสร็จสิ้นแล้ว

หากคุณทำโมดูลซอฟต์แวร์เสร็จเพียง 50% แล้ว EV = 50% ของ $200,000 = $100,000

การวิเคราะห์ความแปรปรวน

หลังจากคำนวณ EV แล้ว คุณทำการวิเคราะห์ความแปรปรวนเพื่อระบุความแตกต่างระหว่างผลการดำเนินงานที่วางแผนไว้กับผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งรวมถึงการคำนวณความแปรปรวนด้านต้นทุน (CV) และความแปรปรวนด้านกำหนดการ (SV) ซึ่งบ่งชี้ว่าคุณห่างจากงบประมาณและกำหนดการไปมากเพียงใดตามลำดับ

ดัชนีประสิทธิภาพ

สุดท้ายนี้ เพื่อทำความเข้าใจประสิทธิภาพและผลผลิตของโครงการของคุณ คุณต้องคำนวณดัชนีประสิทธิภาพต้นทุน (CPI) และดัชนีประสิทธิภาพตารางเวลา (SPI) ดัชนีเหล่านี้ช่วยให้คุณคาดการณ์ต้นทุนและระยะเวลาในการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งช่วยให้สามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับ EVM

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการนำมาใช้ระบบการจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังจัดการกับโครงการที่ซับซ้อนหลายโครงการพร้อมกัน การผสานรวมเครื่องมือ EVM ช่วยให้คุณติดตามประสิทธิภาพของโครงการของคุณกับงบประมาณและกำหนดการได้อย่างง่ายดาย

ลองนึกภาพว่ามีแดชบอร์ดที่ทำการวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับทั้งหมดและแสดงความคืบหน้าจริงของโครงการ มูลค่าที่วางแผนไว้ และต้นทุนจริง—ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องจมอยู่กับสเปรดชีต

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคำนวณความคลาดเคลื่อนของตารางเวลาและความคลาดเคลื่อนของค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลและรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการปรับงบประมาณโครงการหรือการประเมินโครงสร้างการแบ่งงานใหม่ การมีเครื่องมือการจัดการโครงการที่รองรับความสามารถ EVM หมายความว่าคุณพร้อมที่จะจัดการกับความไม่สอดคล้องใด ๆ ได้ทันที

การปรับปรุง EVM ให้มีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

ClickUp เป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับการนำการจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) ไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพภายในโครงการของคุณ ด้วยชุดคุณสมบัติที่ออกแบบมาเพื่อการติดตามและวิเคราะห์อย่างละเอียด ClickUp ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถบูรณาการหลักการ EVM เข้ากับกระบวนการทำงานได้อย่างราบรื่น

ไม่ว่าคุณจะต้องการติดตามขอบเขตโครงการ ค่าใช้จ่าย ชั่วโมงทำงาน หรืองบประมาณอย่างใกล้ชิด ClickUp ก็มีแพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งเพื่อรองรับความต้องการด้านการวัดประสิทธิภาพและผลสำเร็จ (EVM) ของคุณทั้งหมด มาดูคุณสมบัติเฉพาะของมันกัน:

วิธีดำเนินการ EVM ด้วย ClickUp: คู่มือทีละขั้นตอน

1. ตั้งค่าโครงสร้างโปรเจกต์ของคุณ

2. ปรับแต่งสำหรับการติดตาม EVM

3. ติดตามผลการดำเนินงานของโครงการ

4. วิเคราะห์และปรับ

5. สื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ข้อจำกัดของการบริหารมูลค่าที่ได้รับ

แม้แต่กรอบการทำงานที่แข็งแกร่งที่สุดก็ยังมีจุดอ่อน และระบบการจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) ก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น มาแยกแยะข้อจำกัดของมันกัน, เจาะลึกการจัดการความเสี่ยงภายใน EVM, และสำรวจกลยุทธ์ในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อย:

การคาดการณ์และบริหารความเสี่ยงในบริบทของ EVM

ในขณะที่ EVM มีความโดดเด่นในการติดตามประสิทธิภาพด้านต้นทุนและกำหนดการ แต่ไม่ได้จัดการกับการบริหารความเสี่ยงโดยตรง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถบูรณาการการวิเคราะห์ความเสี่ยงโดยการติดตามความเบี่ยงเบนและดัชนีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถส่งสัญญาณถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น การเกินงบประมาณอย่างต่อเนื่องอาจบ่งชี้ถึงความซับซ้อนของโครงการที่ประเมินต่ำเกินไป ซึ่งจำเป็นต้องมีการประเมินความเสี่ยงใหม่

วิธีการที่แนะนำเพื่อลดปัญหาที่พบบ่อย

เพื่อเอาชนะข้อจำกัดของ EVM ให้พิจารณาแนวทางต่อไปนี้:

ใช้ประโยชน์จากการบริหารมูลค่าที่ได้รับด้วย ClickUp

การบริหารมูลค่าที่ได้รับคือแผนที่นำทางและการตรวจสอบความเป็นจริงในหนึ่งเดียว เพื่อให้มั่นใจว่าคุณไม่ได้เพียงแค่ใช้เวลาและเงินไปเปล่า ๆ แต่กำลังลงทุนอย่างชาญฉลาด

อย่างไรก็ตาม ความมหัศจรรย์ไม่ได้อยู่เพียงแค่การรู้ว่า EVM มีอยู่เท่านั้น แต่เป็นการใช้มันอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นคือจุดที่ทักษะและประสบการณ์ของคุณเข้ามามีบทบาท ผู้จัดการโครงการที่มีความเชี่ยวชาญเข้าใจถึงความจำเป็นในการเจาะลึกเข้าไปในตัวเลข เข้าใจสิ่งที่พวกมันบ่งบอก และดำเนินการตามนั้น

EVM สามารถทำงานได้ราบรื่นและเข้าใจง่ายขึ้นด้วยเครื่องมืออย่าง ClickUp

เชื่อมช่องว่างระหว่างความซับซ้อนและความสามารถในการใช้งาน ClickUp เปลี่ยนการนำ EVM ไปใช้จากงานที่ยุ่งยากให้กลายเป็นข้อได้เปรียบ ด้วย ClickUpการนำหลักการบริหารโครงการที่สำคัญมาใช้จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารโครงการของคุณอย่างเป็นธรรมชาติและง่ายดาย

แล้วทำไมต้องรอ? ทำให้ทุกการตัดสินใจของคุณเป็นการตัดสินใจที่มีข้อมูล!เริ่มต้นกับ ClickUpวันนี้!

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

1. มูลค่าที่ได้ของโครงการคืออะไร?

มูลค่าที่ได้ของโครงการเปรียบเสมือนการถ่ายภาพสิ่งที่ทีมของคุณได้ทำสำเร็จไว้ แต่เป็นมูลค่าในรูปของเงินดอลลาร์และเซนต์ มันวัดมูลค่าของงานที่ได้ทำเสร็จแล้วเมื่อเปรียบเทียบกับงบประมาณเดิม สมมติว่าคุณวางแผนที่จะใช้เงิน $50,000 สำหรับส่วนหนึ่งของโครงการของคุณ และคุณได้ทำส่วนนั้นเสร็จแล้ว หากค่าใช้จ่ายตามแผนคือ $50,000 มูลค่าที่ได้ตามแผนของคุณก็คือ $50,000 นี่เป็นวิธีหนึ่งในการดูว่าค่าใช้จ่ายและความคืบหน้าของโครงการของคุณเป็นไปตามแผนหรือไม่ โดยผสมผสานขอบเขต ระยะเวลา และต้นทุนเข้าด้วยกันเป็นตัวเลขที่ชัดเจนเพียงตัวเดียว

2. มูลค่าที่ได้ในเทคนิคการบริหารโครงการคืออะไร?

ในเทคนิคการจัดการโครงการ ค่าที่ได้มา (Earned Value) จะให้ภาพที่แท้จริงเกี่ยวกับสถานะของโครงการของคุณมากกว่าแค่กำหนดเวลาและตัวเลขเงินเท่านั้น ค่าที่ได้มาจะเชื่อมโยงระหว่างปริมาณงานที่คุณได้ทำไปแล้ว ปริมาณงานที่คุณวางแผนจะทำ และจำนวนเงินที่คุณได้ใช้จ่ายไปในการทำงานนั้น เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ที่ใหญ่กว่าที่เรียกว่าการจัดการมูลค่าที่ได้รับ (EVM) ซึ่งช่วยผู้จัดการโครงการในการทำนายผลลัพธ์ของโครงการ ควบคุมค่าใช้จ่าย และทำให้ตารางเวลาเป็นไปตามที่กำหนด มันเปลี่ยนข้อมูลโครงการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้ได้ เพื่อให้คุณสามารถนำโครงการของคุณไปสู่ความสำเร็จได้อย่างมั่นใจ

3. สูตรค่าที่ได้คืออะไร?

สูตรค่าที่ได้มาคือดังนี้:

EV = (ร้อยละของงานที่เสร็จสมบูรณ์) x (งบประมาณรวมของโครงการ)

หากคุณดำเนินโครงการไปแล้วครึ่งหนึ่งโดยมีงบประมาณ 100,000 ดอลลาร์ มูลค่าผลงานที่ได้ (EV) ของคุณคือ 50% ของ 100,000 ดอลลาร์ หรือเท่ากับ 50,000 ดอลลาร์

สูตรง่าย ๆ นี้จะช่วยให้คุณทราบว่าโครงการของคุณอยู่บนเส้นทางทางการเงินและความก้าวหน้าที่เหมาะสมหรือไม่ นี่คือรากฐานสำคัญในการประเมินสถานะปัจจุบันของโครงการและคาดการณ์ผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดตลอดเส้นทาง