Idag är virtuella möten lika vanliga och accepterade som att arbeta på kontoret fem dagar i veckan var för tio år sedan.
Med 28 % av de anställda som arbetar hemifrån åtminstone en del av tiden har distansarbete blivit en fast del av arbetslivet. Med det följer online-möten och den märkliga övergången mellan formellt och informellt, vilket många har svårt med.
Men med denna typ av kommunikation följer behovet av en virtuell uppförandekod. Hur säkerställer du att alla i samtalet känner sig hörda, engagerade och kan delta i meningsfulla samtal?
Etikett vid virtuella möten hjälper team att öka produktiviteten, visa sig från sin bästa sida och bygga professionella relationer.
Läs vidare när vi utforskar de grundläggande reglerna för moderna mötesetikett, inklusive vad etikett vid virtuella möten är, dess fördelar och tio viktiga regler för alla professionella online-sammanhang.
Vad är etikett vid virtuella möten?
Etiketten för virtuella möten sätter ribban för hur team och ledare ska uppträda och behandla andra under online-möten. Tänk på det som en standardiserad uppsättning riktlinjer för att upprätthålla professionalism över hela linjen. 🫱🏼🫲🏾
God etikett vid online-möten förväntas av dig när du kommunicerar med andra avdelningar via videokonferens, leder projektstartsmöten eller brainstormar idéer med ditt team. En organisations etikett vid distansmöten hänger samman med dess kärnvärden, filosofier och mål. 🎯
Vissa aspekter kan vara specifika för olika organisationer, men det finns några allmänna regler för virtuella möten som kan hjälpa dig att göra ett bestående och positivt intryck på alla du möter. ⬇️
Tänk på att ömsesidig respekt och allmän affärsetikett inte är något nytt! Men det finns några stora skillnader mellan virtuella möten och fysiska möten som du måste ta hänsyn till för att hålla dig på rätt spår, i tid och informerad.
10 regler för etikett vid virtuella möten
Även om du känner att du i allmänhet följer god etikett vid virtuella möten är det de små detaljerna som gör hela skillnaden. Därför har vi sammanställt dessa regler för etikett vid virtuella möten för alla typer av affärssammanhang online.
Dela dem med ditt team så att ni tillsammans kan höja standarden på era online-möten.
Dessutom väntar massor av resurser, mallar och tips som ger dig ännu mer stöd när du lär dig denna nya färdighet. 😎
1. Lär känna din mötesplattform
Först och främst är det viktigt att känna till den videokonferensprogramvara du använder för virtuella möten.
Om du är mötesvärd bör du sätta dig in i din plattform för virtuella möten i förväg så att du känner dig trygg med att använda programvaran. Om du använder ett verktyg som deltagarna inte är vana vid, var beredd att snabbt svara på frågor och hjälpa dem att fokusera på mötet genom att inte behöva fokusera på den tekniska upplevelsen.
Nu när vi ändå är inne på ämnet... om du väljer mötesplattform, välj en som deltagarna troligtvis har använt tidigare eller snabbt kommer att anamma. Det kan vara verktyg för videokonferenser som Zoom, Microsoft Teams eller Google Meet, eller en integrerad plattform som ClickUp som kombinerar chatt, arbetshantering och projektledning.
💡Proffstips: Starta ett Zoom-möte direkt från en ClickUp-uppgift med ClickUps Zoom-integration. Led diskussioner utan att behöva lämna din arbetsyta, samtidigt som ClickUp automatiskt meddelar alla deltagare att ansluta sig så snart som möjligt.
Se till att plattformen stöder möjligheten att skapa grupprum, dela skärmar eller samarbeta på en gemensam resurs om ditt möte kräver det.
Att använda dynamisk programvara för möteshantering som ClickUp är ett utmärkt sätt att säkerställa en smidig och produktiv upplevelse varje gång.
2. Kom väl förberedd med en mötesagenda
Vi kan inte nog betona det – förbered, förbered, förbered!
Ha en plan för mötet innan det börjar och skapa en dagordning för att ge diskussionen en tydlig riktning från början till slut. För virtuella teammöten av högsta klass bör du dela mötesdagordningen med deltagarna i god tid före mötet så att de hinner gå igenom den, vet vad de kan förvänta sig och kan lägga till eventuella punkter.
Om det finns något material som deltagarna behöver läsa eller svara på i förväg för att kunna delta i diskussionen, dela även detta. Betrakta dagordningen för ditt online-möte som en vägbeskrivning och ge deltagarna tillräckligt med tid och resurser för att förbereda sig.
Det bästa sättet att förbereda sig inför ett virtuellt möte är med en anpassningsbar mall för mötesagenda som täcker alla dina behov. ClickUps omfattande mallbibliotek är fullt av gratis resurser för alla användningsområden – inklusive detta!
Använd denna mall för allhandsmöten från ClickUp eller mallen för kommittérapporter för att kommunicera tydliga mål.
Båda mallarna främjar öppenhet inom ditt team eller din organisation och samordnar medlemmarna kring viktiga mål för mötet.
3. Visa respekt för varandras tid
Först och främst: var punktlig. ⏱
Som mötesledare är det aldrig god etikett att låta ditt team eller potentiella kunder vänta.
Men samma regel gäller för mötesdeltagarna – låt inte värden vänta! Din värd är troligtvis en av dina kollegor, en medarbetare från en annan avdelning eller en chef. Du arbetar förmodligen med dem dagligen eller är kanske till och med vän med dem. Behandla dem med den respekt vi alla förtjänar genom att dyka upp redo att starta mötet vid den planerade tiden.
Om du ibland har svårt med din dagliga tidshantering, använd ClickUp för att ställa in en påminnelse! Ditt framtida jag kommer att tacka dig för tipset. 🙌🏼
Dessutom har vi alla fullspäckade scheman, men resurser som denna interaktiva mall för teamschema från ClickUp ser till att alla medlemmar är uppdaterade om när och vilka möten som väntar under de kommande veckorna.
📮ClickUp Insight: Våra undersökningsdata om möteseffektivitet visar att 25 % av mötena i genomsnitt har 8 eller fler deltagare. Vi fann också att ett möte i genomsnitt varar cirka 51 minuter. Dessa stora möten kan resultera i minst 6 till 8 timmars sammanlagd mötestid per vecka på organisationsnivå. Tänk om du kunde minska den tiden? ClickUp förändrar hur team kommunicerar! Istället för långa möten kan du samarbeta direkt inom uppgifterna med hjälp av kommentarer, bilagor, röstmeddelanden, videoklipp och mer – allt på ett ställe. 💫 Verkliga resultat: STANLEY Securitys globala team har redan sparat över 8 timmar per vecka på möten och uppdateringar med vår allt-i-ett-app för arbete!
4. Klä dig för framgång
Oavsett om du är på kontoret eller online är det viktigt att klä sig lämpligt. Enligt god etikett bör du klä dig till videokonferensen precis som du skulle göra i en fysisk arbetsmiljö.
Men den goda nyheten är att det finns ett visst utrymme för flexibilitet vid virtuella möten eftersom skärmen är beskuren långt ovanför midjan – vilket innebär att ja, du kan ha på dig de där Uggs-stövlarna!
Förutom att se snygg ut bör din klädsel för virtuella möten passa in i mötets ton. Undvik smycken som distraherar, mönster som inte syns bra på video eller T-shirts med tryck som andra kanske inte förstår.
5. Undvik distraktioner
Håll fokus på det aktuella mötet och undvik att göra flera saker samtidigt. Innan mötet bör du komma ihåg att:
- Lägg undan din telefon
- Stäng av TV:n eller musiken
- Stäng av alla aviseringar
- Stäng dina extra flikar
Och snälla, för allt som är gott och produktivt, ät inte under samtalet.
Ska du dela din skärm? Se till att du vet vad som visas på den innan du delar den. Att ha 1 000 flikar öppna ser inte bra ut. Även om det inte är första gången någon av misstag delar känslig företagsinformation, en privat Slack-konversation eller sin Spotify-spellista, vill du inte att det ska hända dig.
Kaotiska bakgrunder är en annan vanlig fokusdödare under virtuella möten. Om du befinner dig på ett kafé, har barnen hos dig för dagen eller delar kontorsutrymme med din partner, välj en alternativ bakgrund eller använd en suddningseffekt för att hålla dig själv och alla andra mötesdeltagare fokuserade på sessionen.
Leta efter något rent, minimalistiskt och neutralt. Då kan du fokusera på att hitta den plats i ditt hem som har bäst belysning istället för den vackraste väggen.
Du behöver dock inte leta igenom nätet efter en av dessa perfekta bakgrunder!
Klicka på bilderna nedan för att spara dessa gratis bakgrunder och undvika att andra som går förbi i bakgrunden stör din viktiga presentation. 📩
6. Vet när du ska tala och när du ska lyssna
Aktivt lyssnande ger varje person möjlighet att tala och visar att du bryr dig om vad de har att säga.
Mötesledaren och deltagarna måste hitta balansen mellan att tala, lyssna och ställa frågor för att förstå någon – och inte nedvärdera dem. Öppenhet och öppen kommunikation hjälper alla inblandade att få ut mer av samtalet!
Här är några fler tips om etikett vid virtuella möten som rör tal under samtal:
- Tala med självförtroende, men var kortfattad
- Undvik att upprepa dig eller att driva hem poängen för hårt
- Håll mikrofonen på mute om du inte talar
- Spara frågorna till slutet av diskussionen, såvida inte värden ber om dem
Ett annat problem som vi alla har stött på under virtuella möten är den fruktade ljudfördröjningen. 🙄
Oavsett hur stark din wifi-anslutning är, kan den ändå brytas ibland under online-möten! För att undvika att prata i munnen på någon eller störa samtalsflödet, använd funktionen för att räcka upp handen på din plattform, om möjligt, eller uttryck ditt intresse för att tala i chatten. 🙋🏼♀️
7. Håll anteckningarna till ett minimum
Även om dina avsikter är goda bör du undvika att göra detaljerade mötesanteckningar om du inte blir ombedd att göra det. Håll dig istället till de viktigaste punkterna i samtalet och gå igenom mötesprotokollet senare om det finns några uppenbara luckor i dina anteckningar.
En stor fördel med virtuella möten är möjligheten att spela in hela mötet eller skapa en mötesammanfattning. Utnyttja dessa funktioner för att göra själva mötet så effektivt som möjligt – frekventa avbrott i samtalet stör informationsflödet, fördröjer dagordningen och slösar bort dyrbar tid.
Som mötesledare bör du utse en person i ditt team som ansvarar för att föra mötesprotokoll och informera deltagarna om att det kommer att skickas ut direkt efter mötet. Detta hjälper både dig och deltagarna att hålla fokus och gör att du slipper upprepa dig!
💡Proffstips: Med ClickUp Docs kan deltagarna göra anteckningar tillsammans och omvandla dem till åtgärder med ett enda klick tack vare den integrerade funktionen för att skapa uppgifter.
Mötesprotokoll sammanfattar ramen och de viktigaste slutsatserna från viktiga möten. De delas med alla inblandade och håller dina framsteg i åtanke så att uppföljningar och åtgärder kan genomföras snabbare.
Resurser som vår mall för styrelsemötesprotokoll och ClickUps mall för mötesprotokoll gör denna process mer organiserad och effektiv med anpassningsbara, färdiga sidor för att hantera team, anteckningar och detaljer i ett gemensamt ClickUp-dokument!
Vill du lära dig mer om hur mötesprotokoll kan förbättra din produktivitet under möten? Kolla in den här praktiska guiden för att skriva effektiva mötesprotokoll varje gång!
💡Proffstips: Spara värdefull tid efter mötet genom att låta ClickUp Brain sammanfatta dina mötesanteckningar och skapa uppgifter och deluppgifter i ClickUp. Om du har spelat in mötet kan Brain även transkribera och översätta inspelningen åt dig!
8. Långt möte? Planera in pauser
Om du vet att mötet kommer att bli långt, planera in en kort paus i dagordningen.
Ta en stund tillsammans med dina kollegor för att lämna skärmen, ta en fika eller sträcka på benen. Det kommer inte att störa samtalet – det kommer att förbättra det avsevärt! Korta pauser hjälper alla att hålla humöret uppe utan att behöva kämpa mot trötthet eller huvudvärk.
Det behöver inte ta lång tid, ställ bara in timern i ClickUp på fem minuter och öppna den där läsken – du förtjänar det.
Och om det inte framgår i mötet du deltar i om det kommer att bli några pauser, skriv bara ett snabbt ”brb!” i chatten om du behöver en paus, så enkelt är det. 💬
9. Lämna utrymme för frågor
Inkludera en frågestund i mötets agenda så att dina kollegor får tillräckligt med tid att förbereda frågor, framföra sina åsikter eller komma med förslag.
Om du har tagit alla dessa regler för etikett vid virtuella möten till dig har du förmodligen just avslutat ett givande och engagerande samtal – räkna med att folk kommer att ha något att säga om det. 🙂
💡Proffstips: Uppmuntra mötesdeltagarna att komma med frågor, idéer eller kommentarer även efter att mötet har avslutats.
10. Avsluta med en avslutande kommentar
Avsluta ditt virtuella möte på ett bra sätt genom att ta några minuter för att avsluta det ordentligt.
Innan dina kollegor loggar ut, gå kort igenom de närmaste stegen, hur och när du kommer att följa upp, eventuella leveranser och tidsplanen framöver.
💡Proffstips: ClickUp kan hjälpa dig att delegera åtgärder från dokument, whiteboards, kommentarer och mer, så att du kan sätta igång med dessa uppgifter direkt utan att tappa takten! Omvandla text, skärminspelningar och objekt till uppgifter som är direkt kopplade till dina arbetsflöden för att öka effektiviteten och hålla mötets momentum igång.
Sedan – och viktigast av allt – tacka ditt team för deras tid! Ni har alla gjort ett fantastiskt jobb idag. 👏
Varför är etikett vid virtuella möten viktigt?
Etiketten för virtuella möten skapar en professionell ton för distansmöten och främjar starka arbetsrelationer. Här är några skäl till varför det är viktigt att följa reglerna för virtuella möten:
- Att följa korrekt etikett visar på professionalism, vilket bidrar till att bygga upp förtroende och trovärdighet bland kollegor, kunder eller intressenter
- Att ägna tid, eftertanke och ansträngning åt ett möte innan det äger rum visar ditt team, dina ledare och potentiella kunder att du respekterar dem. Dessutom gör det att dina möten flyter smidigt genom att du förbereder och styr samtalet
- Virtuella möten involverar ofta deltagare från olika platser och tidszoner. Korrekt etikett, såsom att komma i tid, stänga av mikrofonen när man inte talar och hålla sig till ämnet, minimerar distraktioner och håller mötet fokuserat och effektivt
- Att följa god praxis vid virtuella möten – som att låta andra komma till tals, undvika avbrott och vara uppmärksam på kulturella känsligheter – främjar en miljö präglad av ömsesidig respekt och samarbete
- Korrekt etikett, såsom att använda tydligt ljud och bild, upprätthålla ögonkontakt (via kameran) och delta aktivt, säkerställer att kommunikationen blir effektiv och att alla kan hänga med utan förvirring
- Att vara välorganiserad, undvika multitasking och respektera mötesagendan hjälper deltagarna att hålla fokus. Detta minskar frustration och stress, särskilt vid möten som följer tätt efter varandra
Utan dessa regler är det lätt att slösa bort värdefulla minuter eller till och med timmar av din vecka på ett möte som ”kunde ha varit ett e-postmeddelande”. Och även om det är trevligt att se våra teammedlemmar på skärmen, finns det mer meningsfulla sätt för oss alla att spendera vår tid på. ⏳
Genomtänkt etikett vid virtuella möten ger gott om tid att lyssna, tänka och svara varandra. Detta skapar inte bara förtroende bland deltagarna, utan ger alla förutsättningar att lyckas genom att låta dem veta vad de kan förvänta sig av dig och vad du i gengäld förväntar dig av dem.
Vanliga frågor och tips om etikett vid virtuella möten
Vad bör man göra och inte göra vid virtuella möten?
Virtuella möten har ofta andra förväntningar på deltagandet än fysiska möten. För att säkerställa att alla håller sig till ämnet och bidrar till samtalet, följer här några riktlinjer för etikett som bör följas:
Att göra
- Var punktlig. Logga in på det virtuella mötet några minuter i förväg så att du hinner göra eventuella tekniska inställningar.
- Håll fokus. Lyssna på talaren som om du vore på ett fysiskt möte.
- Stäng av mikrofonen när du inte talar. Detta bidrar till att minska eventuella bakgrundsljud.
- Använd video när det är möjligt. Det bidrar till att skapa en mer personlig interaktion.
- Se till att du befinner dig i ett tyst och väl upplyst rum. En tydlig miljö utan distraktioner hjälper alla att hålla fokus.
- Förbered dig i förväg. Om du ska hålla en presentation, se till att allt material är klart innan mötet börjar.
Vad man inte ska göra
- Undvik att göra flera saker samtidigt. Det är respektlöst och kan leda till att du missar viktig information.
- Avbryt inte. Låt andra avsluta sina tankar innan du börjar prata.
- Ät inte under mötet. Det kan vara störande och oprofessionellt.
- Glöm inte att testa din utrustning. Se till att din internetanslutning, mikrofon och kamera fungerar som de ska i förväg.
- Lämna inte mötet abrupt. Om du behöver lämna mötet tidigt, informera värden i förväg.
Hur genomför man en virtuell presentation?
Ett virtuellt möte och hälsning är ett utmärkt sätt att skapa en god relation med dina kollegor, även när ni arbetar på distans. Här är några tips för att lyckas med virtuella möten och hälsningar:
- Hälsa på deltagarna individuellt. Inled varje samtal med att presentera dig själv och fråga den andra personen hur det står till.
- Håll det kort och koncist. Försök att hålla samtalet fokuserat och undvik att komma in på sidospår.
- Var en aktiv lyssnare. Lyssna noga och var uppmärksam på den andra personens kommentarer
- Se till att du vet hur du använder tekniken så att alla kan kommunicera i realtid utan avbrott eller tekniska problem
- Var uppmärksam på kroppsspråket. Även om ni bara ser varandras ansikten är kroppsspråket fortfarande viktigt. Håll en god hållning och var medveten om ansiktsuttryck
- Avsluta samtalet artigt genom att tacka den andra personen för dennes tid och uttrycka din avsikt att återkomma i framtiden
Hur uppträder man på ett korrekt sätt som deltagare i virtuella möten?
Mötesdeltagarna har en viktig roll i att se till att virtuella möten blir framgångsrika. Här är några tips för god etikett vid videokonferenser som deltagare:
- Var förberedd. Läs igenom allt material som har skickats ut före mötet och kom väl förberedd med frågor eller kommentarer
- Delta i diskussionen. Var inte rädd för att säga din mening och dela med dig av dina tankar om det aktuella ämnet
- Håll fokus. Undvik att göra flera saker samtidigt, eftersom det kan distrahera alla inblandade
- Var respektfull. Lyssna uppmärksamt och var artig mot andra deltagare i diskussionen
- Dela din skärm. Om du har material som behöver delas, se till att dela din skärm med alla så att de kan följa med
- Använd tekniken på rätt sätt. Se till att alla deltagare vet hur man använder tekniken innan mötet börjar
- Håll dig till ämnet och var inte rädd för att styra tillbaka samtalet om det börjar avvika för mycket från det aktuella ämnet.
👀Vill du ha fler användbara tips för effektiva möten? Läs dessa:
Gör dina virtuella möten produktiva med ClickUp
Oavsett hur formella eller frekventa dina möten är kommer de regler för etikett vid virtuella möten som vi har delat med dig att säkerställa att du förmedlar rätt budskap. Dina ansträngningar kommer att märkas av alla inblandade, och oavsett om du är gäst eller värd kommer den tid du lägger ner att uppskattas och återgäldas tiofalt!
Allt genom att helt enkelt visa respekt för dina kollegor. 💜
Utnyttja ClickUp-resurserna som finns tillgängliga i den här bloggen för att öka din totala produktivitet och sätta standarden för den etikett för virtuella möten som du och teamet bör följa varje gång. Om du vill göra dina möten ännu mer produktiva erbjuder ClickUp dig:
- ClickUp Whiteboards för virtuell brainstorming och gemensamt idéskapande under ditt online-möte
- En kalender i ClickUp som du kan integrera med din Google Kalender för att hantera dina möten från ett och samma ställe
- ClickUp Chat som kombinerar ljud- och videosamtal, gruppchatt, snabbmeddelanden och mycket mer
- Integrationer med alla dina dagliga arbetsappar
- ClickUp Clips för att skapa och dela skärminspelningar
ClickUps kostnadsfria plan ger dig tillgång till alla mallar som länkas ovan, massor av funktioner för samarbetsbaserad möteshantering, över 1 000 integrationer och mycket mer! Allt helt gratis. 💸
Registrera dig och prova ClickUp för dina virtuella möten redan idag!