När ditt företag äntligen lyckas omvandla fönstershoppare till lojala kunder ökar efterfrågan på dina produkter. Som lageransvarig är det ditt jobb att se till att allt fungerar smidigt och att du spårar, registrerar och övervakar lagret för att möta den ökande efterfrågan.
Men den verkliga frågan är: hur spårar du ditt lager på ett korrekt sätt? Hur vet du vad som börjar ta slut eller kostar dig mer i lagerhållning?
I den här guiden går vi igenom inventarielistor, inklusive vad de är, varför de är viktiga och de olika typerna du kan använda.
Vi delar också med oss av det perfekta verktyget och en mall för inventarielista som snabbar upp processen och gör inventariehanteringen till en barnlek. Nu kör vi! 🚀
⏰ 60-sekunders sammanfattning
🏁 Inventarielistor håller reda på ditt lager, inklusive artiklar, kvantiteter och SKU-nummer.
🏁 Inventarielistor hjälper till att hantera lagernivåer och förhindrar överlager eller brist på varor.
🏁 För att skapa en inventarielista börjar du med att utvärdera dina behov, välja rätt verktyg och använda mallar som denna för att organisera din lista effektivt och tilldela roller för snabbare hantering.
🏁 För snabbare spårning, följ våra tips och bästa praxis för att anpassa mallar och använda specifika roller.
🏁 Använd ClickUp för att effektivisera hela lagerhanteringsprocessen. Med funktioner som mallar, anpassad status, instrumentpanel och tabellvy kan du övervaka aktuella lagernivåer, identifiera trender och optimera resursfördelningen.
Vad är en inventarielista?
En inventarielista är en översikt över allt som ditt företag har i lager. Det är en detaljerad lista över alla dina produkter eller material, från råvaror till färdiga varor. Den hjälper dig att hålla reda på allt du har så att du inte överlager eller får slut på något viktigt.
Varje post visar vanligtvis artikelbeskrivningen, den mängd du har i lager, artikelns SKU-nummer och ibland ytterligare information som var den finns eller leverantörens namn.
Denna lista är avgörande för att hantera lagernivåer och säkerställa att du möter kundernas efterfrågan utan att förlora pengar på överskottslager.
Fördelar med en inventarielista
Låt oss titta på de många sätt som en inventarielista gör ditt företag mer effektivt:
👩💼 Tillgodose kundernas behov i tid
När du stressar för att beställa material i sista minuten går du miste om erbjudanden, rabatter och vinster. Med en inventarielista vet du alltid vad som finns i lager så att du kan leverera kundorder i tid utan stress. På så sätt ligger du steget före efterfrågan och utnyttjar ditt lager maximalt utan problem.
📈 Datadrivna insikter
Genom att använda modern programvara för att hantera lager kan du upptäcka trender i kundernas köpmönster, se vilka produkter som säljer bäst och varför, samt förutsäga säsongsbetonad efterfrågan. Denna realtidsdataanalys hjälper dig att bestämma vad du ska beställa och när.
💸 Förbättrad budgetering och finansiell planering
Att spåra inventarielistor gör budgetering och finansiell planering mycket enklare. Du kan justera din budget för att förbättra lönsamheten (och samtidigt undvika lagerbrist eller överlager) genom att identifiera vilka produkter som säljer bra och vilka som inte gör det.
Typer av inventarielistor
Det finns olika typer av inventarielistor för olika behov. Låt oss titta på tre av de vanligaste som lagerchefer använder 👇
1. Råvaror
Lagerlistor för råvaror hjälper dig att hålla koll på de material du har till hands för att tillverka färdiga produkter. Med fullständig insyn i dina råvarubehov och tillgänglighet kan du se till att produktionslinjerna fortsätter att fungera smidigt.
2. Pågående arbete
Lagerlistor för pågående arbete spårar artiklar som för närvarande bearbetas eller används i produktionen. Denna detaljerade registrering är användbar när du snabbt behöver kontrollera eller beställa om material om saker inte går som planerat i sista minuten.
3. Färdiga varor
Detta är den enklaste typen av inventarielista – bara en förteckning över alla färdiga varor som är klara för försäljning. Genom att uppdatera den regelbundet får du en tydlig bild av vad som är klart att levereras, vilket hjälper dig att planera marknadsföringsstrategier och skapa efterfrågan på dina produkter.
Komponenter i en effektiv inventarielista
Skapa en noggrann och effektiv inventarielista för att hålla koll på ditt lager.
Här är de viktigaste komponenterna som ett företags inventarielista bör innehålla:
- Produktnamn: Lista varje produkt efter namn, men använd gärna kortare eller mer bekanta versioner så länge alla kan identifiera produkterna utan förvirring.
- Unika beskrivningar: För produkter i samma kategori (som jackor) kan du lägga till ett attribut, till exempel färg, storlek eller modell, för att göra det lättare att skilja dem åt. Till exempel: ”Storlek 10, brun jacka”.
- Lagerhållningsenhet (SKU): SKU:er är unika alfanumeriska koder för varje produkt, till exempel ”AKSNA01”. De gör det enklare att spåra och identifiera artiklar, så se till att varje produkt får sin egen SKU.
- Kvantiteter: Det här är viktigt! Håll koll på hur många enheter av varje artikel du har i lager. Exakta siffror hjälper dig att undvika överlager eller slut på lager.
- Platser: Om dina produkter är spridda över olika lager, notera var varje artikel förvaras, oavsett om det är ett specifikt lager, en hylla eller en förvaringslåda. Detta gör det mycket snabbare att hitta och hämta produkter.
- Tröskelvärden för ombeställning: Ställ in ett minimilager för varje artikel så får du ett meddelande när det är dags att beställa nytt innan lagret tar slut.
- Leverantörsuppgifter: Ha dina leverantörers kontaktuppgifter till hands, såsom namn, telefonnummer och e-postadress, så att du snabbt kan komma i kontakt med dem när det är dags att lägga en beställning.
- Utgångsdatum: Om artiklarna har utgångsdatum (som livsmedel eller skönhetsprodukter), lägg till den informationen i din inventarielista.
Dessa är de nödvändiga komponenterna, men du kan lägga till fler eller ändra dem utifrån din bransch.
Läs också: Vad är en varumottagningsnota (GRN)?
Skapa en inventarielista: en steg-för-steg-guide
Steg 1: Utvärdera dina behov
Innan du börjar skapa en inventarielista bör du göra en första bedömning av de artiklar som behöver inventeras. Använd ABC-metoden för att klassificera artiklarna utifrån deras värde, efterfrågan, försäljningsvärde, användningsfrekvens etc.
Här bestämmer du också hur detaljerad din inventarielista ska vara. Du kan inkludera primära detaljer, såsom SKU, kategori, lagernivå och lagringsplats, eller lägga till detaljer som särskilda lagringsbehov, leverantörsdetaljer och ledtid för påfyllning.
Baserat på denna inledande bedömning kan du bestämma vilket verktyg som hjälper dig att optimera kostnaderna och effektiviteten för lagerhanteringen.
Steg 2: Välj rätt verktyg
Det finns flera sätt att skapa en inventarielista, beroende på dina behov:
- Manuella processer: Om du börjar enkelt kan du förlita dig på en manuell inventarielista. Det är ekonomiskt men tidskrävande och benäget för misstag, särskilt när du spårar flera lagernivåer.
- Microsoft Excel eller Google Sheets: Microsoft Excel eller Google Sheets organiserar din inventarielista i rader och kolumner där du kan ställa in automatiska formler för att uppdatera siffrorna när du ändrar lagerkvantiteten. Detta hjälper till att minska fel och effektivisera spårningen, men det kräver fortfarande manuell datainmatning.
- Programvara för lagerhantering: Med programvara för lagerhantering kan du hantera lageromsättningen, ställa in beställningspunkter och till och med utföra dataanalyser för att spåra och optimera lagerkvantiteten.
Steg 3: Använd färdiga mallar
En avancerad programvara för lagerhantering erbjuder gratis lagermallar som håller allt organiserat, spårar lagret i realtid och automatiserar hela processen.
Dessa fördesignade ramverk kan anpassas efter unika affärsbehov och integreras med system för försäljning, redovisning och hantering av leveranskedjan.
⌛ Tidsbesparande: Använd ClickUps inventariemall för att spåra ditt lager. Lägg till alla komponenter – som SKU:er, tröskelvärden för ombeställning och totalt lagervärde – och anpassa den efter din bransch.
Använda ClickUp för lagerhantering
ClickUp är en allt-i-ett-plattform som gör det enkelt att hantera ditt lager.
Istället för att jonglera med flera olika verktyg för olika behov kan du med ClickUp göra allt från att skapa inventarielistor till att spåra dina lagernivåer på ett och samma ställe.
ClickUp tabellvy
Till att börja med gör ClickUps tabellvy inventariespårningen mycket mer intuitiv. Tänk på det som ett inventarieskalkylblad, men med mycket större kapacitet.
Det gör att du enkelt kan skapa, uppdatera och organisera inventarielistor, samtidigt som allt hålls sammankopplat.
Med ClickUps anpassade uppgiftsstatusar och etiketter kan du få en omfattande översikt över ditt lager och skapa relationer för att effektivisera lagerhanteringen.
För att ytterligare förbättra din inventarielista kan du:
- Anpassa kalkylbladet med robusta filter- och grupperingsalternativ
- Fäst kolumner för att enkelt sortera och hämta inventarieinformation.
- Dra och släpp kolumner för att organisera inventariedata efter dina behov.
ClickUp-instrumentpanel
ClickUp Dashboards ger en 360°-vy över ditt lager och låter dig dela insikter med viktiga beslutsfattare.
Dashboards är också mycket anpassningsbara. Oavsett om du spårar lageromsättning, teamets prestanda eller försäljning kan du lägga till diagram, grafer och kort som gör det enkelt att tolka och agera på data. Det är inte allt! Med ClickUp Automations kan du automatisera rutinuppgifter som varningar om lågt lager och lagerpåfyllning .
Dessutom erbjuder ClickUps bibliotek med gratis mallar för inventering och orderspårning färdiga ramverk för att spåra lagernivåer, orderstatus, leverantörer, kostnader och mycket mer.
ClickUp-mall för lagerhantering
Till exempel gör ClickUps mall för lagerhantering det enkelt att hantera stora eller komplexa lager på flera platser och försäljningskanaler.
Så här använder du den här kostnadsfria mallen →
- Organisera inventariedata och spåra information som lagernivåer, lagertillgänglighet, lagerrörelser och kostnadsförändringar.
- Skapa uppgifter med anpassade statusar som "I lager", "Används inte längre" och "Slut i lager" för att spåra lagerartiklar.
- Ställ in återkommande uppgifter med ClickUp Automations för att granska ditt lagerflöde, effektivisera den dagliga driften och granska processer.
Bästa praxis för hantering av inventarielistor
För att få ut mesta möjliga av din inventarielista finns här några tips på bästa praxis:
1. Regelbunden granskning och avstämning av inventeringen
En inventarielista är inte bara en engångsuppgift, utan ett levande dokument. Regelbundna granskningar och efterlevnadskontroller säkerställer att varje lagerhanteringsprocess följer branschspecifika regler och föreskrifter.
✅ Granska ditt lager regelbundet och stäm av det mot fysiska inventeringar.
✅ Dokumentera avvikelser, analysera orsaker och vidta korrigerande åtgärder
✅ Skapa standardrutiner (SOP) för bästa praxis inom lagerhantering
2. Strategier för att upprätthålla noggrannhet och minska fel
Noggrannhet är A och O när det gäller lagerhantering. Ett snabbt sätt att mäta hur bra du är är att beräkna din noggrannhetsgrad:
Lagerprecision = Antal räknade enheter / Antal registrerade enheter × 100
✅ Använd programvara för lagerhantering för att automatisera processer och minimera fel.
✅ Analysera historiska data och verktyg för efterfrågeprognoser för att förutsäga behov på ett korrekt sätt.
✅ Standardisera märkning, artikelbeskrivningar, måttenheter etc. för att undvika förvirring.
3. Utnyttja teknik för lagerhantering i realtid
Programvara för lagerhantering kan förbättra din lagerplanering avsevärt. Med hjälp av AI och automatisering ger dessa verktyg realtidsöverblick över lagernivåer och säkerställer smidig orderhantering utan överlager.
✅ Spåra lagerrörelser och minska hanteringsfel med streckkodsläsning och RFID-system (radiofrekvensidentifiering).
✅ Använd en projektledningslösning för att centralisera inventariedata och förbättra samarbetet.
✅ Möjliggör spårning av leveranser i realtid under transport med GPS och geotaggning.
Vanliga utmaningar vid skapandet av inventarielistor
Alla företag står inför sina egna utmaningar när det gäller att skapa en inventarielista, men vissa utmaningar verkar vara gemensamma för alla branscher.
Låt oss bryta ner dem:
1. Problem med datahantering
Att hantera en inventarielista med föråldrad programvara kan fungera när du har ett litet lager eller ett enda lager.
Men när ditt företag växer blir det svårt att hantera stora mängder lager på flera olika lagerplatser. Processen blir ofta tidskrävande och kräver extra arbetskraft för att samla in och mata in data.
2. Felaktigheter och överflödiga uppgifter
Att förlita sig på manuella metoder eller flera kalkylblad för att hantera inventarielistor leder ofta till fel, redundans och avvikelser. Dessa misstag kan resultera i överlager, ekonomiska påfrestningar eller felaktiga produktleveranser – problem som inget företag har råd med.
👀 Visste du att? En studie från Netstock avslöjade att nästan 80 % av små och medelstora företag kämpar med överlager, där överskottslager står för 38 % av deras lager. Detta belyser hur dålig lageruppföljning och ineffektiva processer påverkar företag över hela världen.
3. Storskaliga inventeringar
Äldre system och kalkylblad för att skapa inventarielistor behöver ofta integreras med befintliga affärsverktyg som ERP-system, programvara för lagerhantering inom e-handel eller programvara för inköpshantering.
Detta skapar silos, vilket gör det svårare att hantera arbetsflöden.
Fördelar med att använda teknik i lagerhantering
Tekniken förenklar lagerhanteringsprocessen och gör den snabbare, smartare och smidigare. Så här fungerar det:
1. Automatisering och effektivitet i inventarieprocesser
Med avancerade verktyg för lagerhantering kan du automatisera repetitiva uppgifter som att spåra lagerkvantiteter, generera rapporter och skapa inköpsorder. Detta frigör tid för ditt team att fokusera på mer strategiska affärsverksamheter.
2. Realtidsdata och analyser för välgrundade beslut
Med realtidsspårning kan du enkelt övervaka lagernivåer och beräkna ledtider. Detta gör det möjligt för företag att snabbt reagera på fluktuationer i efterfrågan och säkerställa att kunderna alltid hittar vad de söker.
👀 Visste du att? Enligt en studie bidrar användningen av AI-teknik för att hantera lagernivåer till att minska effekterna av extrema fel med 60 % och säkerhetslagret med 40–50 %.
3. Kostnadsbesparingar och resursoptimering
Kostnadsbesparingar kommer naturligt när du automatiserar arbetsflöden genom lagerhanteringsverktyg och logistikprogramvara. Som ett resultat kan du eliminera fel och minska kostnaderna kopplade till överskottslager eller förlorade försäljningar. Resultatet? En smidigare och mer lönsam lagerhanteringsprocess för ditt företag.
4. Ökad flexibilitet och skalbarhet
Molnbaserade lagerhanteringssystem låter dig justera din konfiguration direkt, oavsett om det handlar om att lägga till nya moduler eller hantera lagerkvantiteter på olika platser. De är utformade för att få ditt företag att växa så att du kan förbli konkurrenskraftig utan ansträngning.
Effektivisera dina lagerhanteringsprocesser med ClickUp
Att skapa korrekta inventarielistor är avgörande för att förhindra lagerbrist och underlager, möta kundernas efterfrågan och förbättra ditt kassaflöde.
En bra inventarielista ger en 360-graders överblick över ditt lager, vilket leder till korrekta affärsbeslut och effektiviserar lagerpåfyllningsprocesserna.
ClickUp erbjuder en omfattande lösning för att förenkla lagerhanteringen. Med ett brett utbud av funktioner och gratis lagermallar kan du övervaka aktuella lagernivåer, identifiera trender, fatta bättre beslut och optimera resursfördelningen.
Registrera dig gratis på ClickUp och ta kontroll över ditt inventariesystem redan idag.