Alla företag, stora som små, är beroende av system och processer för att fungera smidigt.
En av dessa kritiska processer är lagerhantering. Att säkerställa att produkterna finns tillgängliga när efterfrågan ökar är avgörande för att upprätthålla försäljningsmomentumet.
Effektiv lagerhantering leder till kostnadsbesparingar och säkerställer smidig drift. Det är därför inte konstigt att företag investerar allt mer i lagerhanteringssystem. Faktum är att marknaden för dessa tekniker förväntas växa med en samlad årlig tillväxttakt på 9,7 % och nå 4,84 miljarder dollar år 2032.
Läs vidare för att lära dig hur du skapar ett lagerhanteringssystem som kan hjälpa ditt företag att ligga steget före och möta kundernas krav med självförtroende.
Vad är ett lagerhanteringssystem?
Lagerhantering är avgörande för att spåra flödet av produkter från leverantörer till lager och sedan till kunder. Dess huvudsakliga mål är att säkerställa att rätt artiklar finns på rätt plats vid rätt tidpunkt.
Ett välplanerat lagerhanteringssystem visar lagerartiklarna i din leveranskedja och hjälper dig att veta när du behöver fylla på lagret.
För företag med flera försäljningskanaler ger effektiv orderhanteringsprogramvara en precis överblick över orderhantering och lagerverksamhet i alla kanaler.
Ditt system bör till exempel spåra lagerstatus och uppdatera den när en varumottagningsnota har undertecknats. Detta säkerställer noggrannhet i efterföljande redovisningsprocesser.
Här är flera viktiga skäl till varför ett strukturerat lagerhanteringssystem är viktigt för ett företag:
1. Optimerar ekonomihanteringen
Lagerhantering hjälper till att förhindra onödig blockering av rörelsekapital genom att spåra lager och markera produkter som säljer snabbt eller långsamt. Detta gör att du kan prioritera högvinstprodukter och justera lagernivåerna för produkter som säljer långsammare.
2. Ökar kundnöjdheten
Dålig lagerorganisation kan leda till långsamma leveranser och frustrerade kunder. Effektiv lagerhantering påskyndar leveransen genom att effektivisera lagring och flyttning av artiklar, vilket minskar risken för orderavbokningar eller lagerbrist som gör kunderna besvikna.
Avancerad programvara för lagerhantering ger fullständig insyn i varje artikels placering och rörelser. Detta är avgörande för effektiv distribution, särskilt för företag med flera verksamhetsställen.
3. Förbättrar automatisering och analys
Automatiserade verktyg möjliggör systematisk spårning och analys av lageruppgifter. Lagerhanteringsprogram samlar in information i realtid om lagernivåer, rörelsehastigheter och mycket mer. Dessa uppgifter avslöjar försäljningsmönster, identifierar förbättringsområden och hjälper till att automatisera processer som att uppskatta leveranstider.
Dessutom kan projektledningsresurser förbättra dessa förbättringar genom att effektivt fördela uppgifter och övervaka framsteg, vilket säkerställer att ditt lagersystem fungerar effektivt.
4. Förbättrar lagerorganisationen
Hur snabbt du kan leverera dina beställningar och hur nöjda dina kunder blir beror på hur snabbt dina anställda kan hitta och skicka varor. Genom att organisera och hantera ditt lager på ett effektivt sätt kan du identifiera populära varor, produkter som ofta köps tillsammans och varor med låg omsättning, och därmed organisera ditt lager på ett mer effektivt sätt.
Hur man skapar ett lagerhanteringssystem: en steg-för-steg-process
Effektiv lagerhantering kan ha stor inverkan på ditt företag, särskilt om du håller på att expandera.
Här är en steg-för-steg-process för att skapa ett robust lagerhanteringssystem:
1. Planering och förberedelse
Att utforma och utveckla även ett enkelt lagerhanteringssystem kan vara komplicerat, så noggrann planering och förberedelse är viktigt. Tänk på följande viktiga faktorer:
- Integrationer: Identifiera vilka system som behöver anslutas till din lagerhanteringsapplikation, till exempel ERP, CRM, WMS (lagerhanteringssystem), bokföringsprogram, inköpsorderhantering och kassasystem. WMS hjälper specifikt till genom att optimera lagerverksamheten, förbättra lageruppföljningen och lagerrapporterna samt säkerställa korrekt orderhantering.
- Systemtyp: Bestäm om du behöver ett rent mjukvarubaserat system eller ett system som inkluderar hårdvarukomponenter.
- Datamigrering: Planera hur du ska överföra data från befintliga statiska lagerregister till en dynamisk databas.
2. Definiera dina mål och krav
Det andra steget innebär att definiera målen och kraven för ditt lagerhanteringssystem. Börja med att specificera de väsentliga funktioner som ditt system måste stödja. Om din försäljningsplats till exempel använder RFID-teknik bör ditt lagerhanteringssystem vara kompatibelt med denna metod för att registrera försäljningen.
Identifiera de funktioner som du behöver, till exempel integration av försäljnings- och driftsprocesser eller automatiska lageraviseringar. Se till att dessa krav stämmer överens med dina affärsmål.
Om det till exempel är viktigt att minska överlagring under högsäsong bör robusta lagerprognosfunktioner vara ett viktigt krav. Genom att tydligt definiera kraven säkerställer du att det system du implementerar effektivt uppfyller dina affärsbehov och stöder dina strategiska mål.
ClickUp Goals hjälper dig att hålla fokus på att uppnå dina mål med tydliga tidsplaner, mätbara mål och automatisk uppföljning av framsteg.
När du konfigurerar ditt lagerhanteringssystem kan ClickUp Goals effektivisera processen genom att låta dig definiera specifika mål – vare sig de är numeriska, monetära, sanna/falska eller uppgiftsbaserade – som överensstämmer med dina behov, till exempel att förbättra lagerprecisionen eller nå försäljningsmål.
Med automatiska uppdateringar av framsteg och tydliga tidsplaner ser ClickUp Goals till att du håller dig på rätt spår, anpassar ditt lagerhanteringssystem efter strategiska prioriteringar och förbättrar den övergripande effektiviteten.
3. Genomföra marknadsundersökningar
När du har definierat dina krav och mål är det tredje steget att genomföra marknadsundersökningar för att identifiera tillgänglig programvara och verktyg. Fokusera på de mest populära lagerhanteringssystemen som används av företag som är liknande ditt i storlek.
Under din research bör du överväga om ytterligare programvara eller verktyg, såsom inköps- eller logistikprogramvara, kan behövas för att förbättra systemets funktioner. Jämför olika alternativ, inklusive kostnaderna för att anlita utvecklare jämfört med att använda färdiga lösningar, för att avgöra vilket alternativ som är mest kostnadseffektivt och lämpligt för dina behov.
💡 Proffstips: Organisera den information du samlar in i en strukturerad tabellvy i ClickUp. Skapa separata tabeller och lägg till anpassade fält för att utvärdera viktiga funktioner, priser och integrationsalternativ för olika lagerhanteringssystem. På så sätt kan du effektivt analysera och jämföra alternativ för att välja den mest lämpliga och kostnadseffektiva lösningen för ditt företags behov.
4. Systemdesign
Systemdesign är en avgörande fas i utvecklingen av ett lagerhanteringssystem. I detta skede arbetar du tillsammans med ditt utvecklingsteam för att planera och utforma de moduler, komponenter, gränssnitt och interaktioner som kommer att ingå i ditt system.
Börja med en övergripande design för att skissa på systemets övergripande struktur och flöde, följt av en mer detaljerad design som tar upp specifika funktioner och komponenter. Dina utvecklare kommer att utarbeta dessa design och etablera en lämplig arkitektur med hjälp av verktyg som flödesscheman, UML-diagram och wireframes. Använd ClickUp Mind Maps för att skissa på systemets grundläggande struktur och utöka detaljerna. Detta hjälper dig att visualisera och organisera designprocessen, vilket säkerställer en omfattande och samordnad systemarkitektur.
Bonustips: Använd lagermallar för att snabba upp utformningen och installationen av ditt system. På så sätt kan du snabbt implementera en funktionell struktur som är anpassad efter dina behov utan att behöva börja från scratch.
5. Arkitektur och design
Arkitektur- och designfasen är avgörande för att skapa en robust grund för ditt lagerhanteringssystem (IMS). Detta steg innebär att du definierar systemets övergripande struktur och komponenter, vilket vanligtvis följer en klient-servermodell.
Arkitekturen består av flera viktiga komponenter:
- Databas: Databasen är ryggraden i ditt lagerhanteringssystem och lagrar viktig produktinformation såsom SKU-nummer, namn, beskrivningar, kvantiteter, platser och priser. Detta centrala arkiv säkerställer datakonsistens och tillgänglighet i hela systemet.
- Affärslogik: Denna komponent hanterar systemets kärnfunktioner, inklusive beräkningar av lagernivåer, orderhantering och efterfrågeprognoser. Den säkerställer att systemet fungerar effektivt och korrekt enligt de definierade reglerna och processerna.
- Integrationslager: Detta lager underlättar kommunikationen mellan IMS och andra system, såsom kassasystem (POS), programvara för resursplanering (ERP), leveranssystem och orderhanteringsverktyg. Det möjliggör sömlös datautbyte och integration mellan olika applikationer.
- Användargränssnitt (UI): Användargränssnittet är ett användarvänligt gränssnitt för interaktion med systemet. Det gör det möjligt för användare att effektivt mata in, hämta och analysera data, vilket garanterar en smidig och intuitiv användarupplevelse.
- Rapporteringsmodul: Denna komponent genererar viktiga rapporter om lageromsättning, försäljningsanalys, lagernivåer och andra viktiga mått. Den hjälper till att spåra prestanda och fatta datadrivna beslut.
Genom att noggrant utforma varje komponent skapar du ett välstrukturerat lagerhanteringssystem som uppfyller dina affärsbehov och stöder effektiva lagerhanteringsprocesser.
6. Välja rätt teknikstack
När arkitekturen för ditt lagerhanteringssystem är etablerad är nästa steg att välja en teknikstack som tillhandahåller de verktyg och ramverk som behövs för att bygga och driva programvaran. Denna teknikstack gör det möjligt för utvecklare att skapa ett system som överensstämmer med dina krav och mål.
Börja med att välja de programmeringsspråk som ska användas, till exempel PHP, Swift, Python eller andra, utifrån systemets behov och ditt teams expertis.
Välj sedan lämpliga databaser, plattformar och ramverk som stöder systemets funktionalitet och skalbarhet. Identifiera dessutom relevanta bibliotek för att förbättra utvecklingsprocessen och lägga till nödvändiga funktioner.
När du väljer din teknikstack är det viktigt att ta hänsyn till faktorer som budget, tidsplan och slutmål. Se också till att de valda verktygen och komponenterna är kompatibla med varandra och med befintliga system för att underlätta smidig integration och framtida skalbarhet.
7. Utvecklingsprocess
Utvecklingsprocessen för ditt lagerhanteringssystem (IMS) börjar när du har slutfört teknikstacken, arkitekturen, kraven och systemdesignen. Denna fas är viktig, eftersom den omvandlar din planering till ett funktionellt system och innefattar flera kritiska steg:
- Kodning: Utvecklare skriver koden med hjälp av valda programmeringsspråk. Detta steg innefattar att skapa systemets logik, implementera databasinteraktioner och säkerställa att kärnfunktionerna utvecklas korrekt.
- Databasdesign och implementering: Utvecklare kommer att designa och implementera databasschemat, definiera tabeller, relationer och index. De kommer att fylla databasen med initiala eller dummy-data för att underlätta testning och validering.
- UI-utveckling: Med hjälp av HTML, CSS och JavaScript kommer utvecklare att bygga användargränssnittet och se till att det är intuitivt och uppfyller kraven för datainmatning, hämtning och analys.
- Testning: Omfattande testning genomförs, inklusive integrations-, enhets- och systemtester, för att identifiera och lösa eventuella fel eller problem. Detta säkerställer att systemet fungerar som avsett och uppfyller alla angivna krav.
- API-utveckling: Om ditt lagerhanteringssystem behöver integreras med andra system kommer utvecklare att skapa och implementera nödvändiga API:er för att möjliggöra sömlöst datautbyte och funktionalitet.
Effektiv hantering är avgörande under hela utvecklingsprocessen. Att samordna uppgifter, hantera resurser och säkerställa att mål och deadlines följs är nyckeln till en framgångsrik implementering.
8. Integration och migrering
I denna fas kopplar utvecklare ihop lagerhanteringssystemet med andra företagssystem eller programvaror för att möjliggöra smidig kommunikation mellan dem.
Denna integration gör att data kan flöda fritt, vilket ger mer exakta insikter om försäljningsprognoser och viktiga prestationsindikatorer (KPI). Att till exempel koppla ihop lagerhanteringssystemet med redovisnings- och logistiksystem förbättrar den övergripande effektiviteten och datanoggrannheten.
Efter att ha testat lagerhanteringssystemet och bekräftat databasens prestanda sker datamigreringen. Om databasfilerna är korrekt formaterade sker migreringen vanligtvis automatiskt, vilket säkerställer en smidig dataöverföring till det nya systemet.
9. Användarutbildning
För att en programvara ska vara riktigt effektiv måste användarna veta hur de kan maximera dess potential. Nästa steg innebär att informera berörda avdelningar om den kommande implementeringen och se till att personalen är beredd att genomgå utbildning.
Här är flera sätt att planera och underlätta praktisk utbildning:
- Förse personalen med viktig dokumentation, användarhandböcker och resurser som hjälper dem att förstå programvarans funktionalitet.
- Anordna webbseminarier eller seminarier för att demonstrera programvarans funktioner.
- Erbjud live-utbildningar som täcker programvarans funktioner, felsökningsmetoder och andra viktiga aspekter.
Använd ClickUp Clips för att skapa snabba skärminspelningar för utbildningsvideor om ditt lagerhanteringssystem. Istället för långa skriftliga instruktioner eller utdragna diskussioner kan du spela in din skärm med ClickUp Clips för att effektivt demonstrera systemets inställningar.
Använd dessutom ClickUp Docs för att skapa en omfattande användarhandbok eller instruktionsguide. Med ClickUp Docs kan du samla dina anteckningar och instruktioner och använda funktioner som inbäddade sidor, formateringsalternativ och mallar för att skapa en välorganiserad och tillgänglig utbildningsresurs.
Om du undrar hur du skapar ett lagersystem för ett litet företag, fokusera på enkelhet, användarvänlighet och kostnadseffektivitet. Välj ett system som inte kräver omfattande utbildning eller komplex integration. Prioritera funktioner som streckkodsläsning, varningar vid lågt lager och lageruppföljning i realtid, som kan hjälpa dig att hantera ditt lager effektivt utan att överbelasta ditt team.
10. Lansering och underhåll
I det sista steget kommer du att lansera den anpassade lagerhanteringsprogramvaran i alla relevanta avdelningar. Att upprätta ett schema för underhåll och uppdatering av programvaran är också avgörande för att systemet ska fungera optimalt.
Planera dessutom för underhåll av anslutna hårdvarukomponenter, såsom RFID-system, för att säkerställa att de fungerar smidigt.
Hantera lager med ClickUp: De bästa funktionerna att utforska
ClickUp är ett allt-i-ett-verktyg för produktivitet som erbjuder en mängd olika funktioner och anpassningsbara mallar som kan förbättra dina lagerhanteringsprocesser avsevärt. Istället för att bygga upp en komplicerad teknikstack kan du använda ClickUp som en allt-i-ett-lösning för lagerhantering, produktivitet och teamsamarbete.
Så här skapar du ett lagerhanteringssystem med ClickUp:
ClickUps tabellvy hjälper dig att effektivisera lagerhanteringen genom att organisera produktdata i ett mycket strukturerat och anpassningsbart format.
Med hjälp av den kan du ställa in kolumner för att visa viktig produktinformation, såsom SKU-nummer, kvantiteter och logistikattribut, och använda anpassade statusar och flaggor för att spåra olika kriterier.
Med ClickUp Dashboards kan du dessutom enkelt visa din lagerinformation via ett anpassningsbart gränssnitt som tydligt visar alla viktiga data. Med anpassade statusar och rapporteringsverktyg kan du effektivt spåra lagerrörelser och tillgänglighet.
Ställ in snabb åtkomst till viktig data via Dashboard-widgets och automatisera manuella lagerrelaterade uppgifter, såsom aviseringar om lågt lager. Med ClickUp Automations kan du ställa in uppgiftsutlösare för att automatisera återkommande aktiviteter (som leveranser eller avsändningar) och lagerpåfyllningsprocesser. Denna integration förbättrar din planering och förberedelse, vilket säkerställer en mer strömlinjeformad approach till hanteringen av ditt lagersystem.
ClickUp ger dig också en integrerad AI-assistent, ClickUp Brain, som hjälper dig att spara tid och ansträngning på många sätt. Den kan analysera data och generera insikter som hjälper dig att fatta bättre beslut, skapa uppdateringar av uppgifter och sammanfatta mötesanteckningar för att föreslå åtgärdspunkter åt dig. AI Writer kan också snabbt generera texter för kontrakt, SLA:er, RFQ-e-postmeddelanden och mycket mer, så att du kan använda din tid till mer strategiskt arbete.
ClickUps mall för lagerhantering hjälper dig att organisera och spåra ditt lager på ett effektivt sätt. När du sätter upp ett lagerhanteringssystem hjälper det dig att hålla koll på lagernivåerna och se till att lagertillgången alltid är uppdaterad. Det är utformat för att övervaka lagerrörelser och spåra förändringar i lagerkostnader.
Så här hjälper det:
- Övervaka aktuella lagernivåer för att säkerställa att du upprätthåller lämpliga lagernivåer.
- Utvärdera snabbt tillgängligt lager för att effektivisera orderhanteringen och förhindra överlager eller lagerbrist.
- Observera lagerflödet och användningstrender för bättre beslutsfattande och resursallokering.
- Håll dig informerad om fluktuationer i lagerkostnaderna för att hantera din budget effektivt.
I detta sammanhang kan användning av inköpsorder-mallar effektivisera din beställningsprocess, vilket gör det enklare att spåra och hantera lager på ett effektivt sätt. Se till att integrera dessa mallar för att öka effektiviteten när du lanserar och underhåller ditt system.
ClickUps lagerskattmall förenklar installationen av ett lagerhanteringssystem genom att effektivisera både integrations- och migreringsprocesserna. Den tillhandahåller ett strukturerat ramverk som erbjuder smidig dataöverföring och minskar mänskliga fel, vilket säkerställer korrekta lagerregister från början. Denna effektivitet i migreringen hjälper till att upprätthålla dataintegriteten och stödjer en effektiv systeminstallation.
Mallen förbättrar den övergripande lagerhanteringen med sina olika vyer, inklusive lager, leverantörsplats, beställningsformulär och leverantörslistor. Dessa vyer erbjuder en omfattande översikt och möjliggör detaljerad spårning av lagernivåer.
Anpassade attribut som Begärd av, Ombeställningspunkt och Kostnad per enhet ger användbara insikter som hjälper dig att förebygga problem som överlager och överkonsumtion samtidigt som du fattar välgrundade beslut.
Ta kontroll över ditt inventeringssystem med ClickUp
Effektiv lagerhantering är avgörande för att upprätthålla korrekta lagernivåer, möta kundernas efterfrågan och undvika kostsamma fel som överförsäljning eller överlager. Ett bra system säkerställer fullständig översikt över ditt lager, vilket leder till bättre beslut och ökad effektivitet.
ClickUp erbjuder en mångsidig lösning som förenklar lagerhanteringen. Med sitt omfattande utbud av mallar och funktioner kan du bygga ett robust lagerhanteringssystem som är skräddarsytt efter ditt företags behov – allt tillgängligt på ett och samma ställe.
Nu vet du hur du skapar ett lagersystem med ClickUp, så varför vänta? Registrera dig på ClickUp nu och effektivisera din lagerhantering utan ansträngning.