För att din organisations inköpsprocess ska fungera som en väloljad maskin måste du och ditt team övervaka processerna och hela tiden ha koll på läget. Men även strömlinjeformade verksamheter kan stöta på problem med viktig dokumentation som varumottagningsnotan (GRN).
GRN är ett enkelt dokument som skickas mellan dig och din leverantör och som bekräftar levererade varor. Det är avgörande för att din inköpsprocess ska fungera smidigt.
Många företag använder inköpshanteringsprogram eller logistikprogram för att hantera aktiviteter, inklusive bearbetning av varumottagningsnotan. Men på grund av komplexiteten i dessa data kan processen vara tidskrävande och felbenägen.
Att förstå GRN och deras betydelse säkerställer därför en smidig affärsverksamhet. I den här bloggen kommer vi att diskutera allt du behöver veta om GRN.
Vad är en varumottagningsnota (GRN)?
En varumottagningsnota (GRN), ibland kallad varumottagningskvittens, är ett dokument som går åt båda hållen och som verifierar att:
- En leverantör har levererat varor till din organisation (vilket inkluderar inköpsorder, leveransbegäran eller leverantörsfakturor)
- Din organisation har tagit emot varorna (där din inköpsavdelning kan tillhandahålla en varumottagningsnota efter kvalitetskontroll och bekräfta leveransdatumet för de levererade varorna)
Tänk på det som ett muntligt avtal dokumenterat på papper (eller, mer troligt, en digital registrering nuförtiden). Det innebär att båda parter har fullgjort sina skyldigheter enligt inköpsordern. Förutom att vara en väsentlig del av upphandlingen är det också ett viktigt dokument för ekonomiavdelningen och spelar en avgörande roll i leverantörsreskontraprocessen.
Att ha korrekt GRN-dokumentation bidrar till att förbättra den övergripande orderhanteringen och leveransprocesserna och ger flera fördelar, såsom:
- Korrekt verifierar mottagna varor och bekräftar att leverantören har levererat exakt de varor du beställt. Mottagaren kan omedelbart flagga avvikelser i kvantitet eller kvalitet, vilket förhindrar potentiella tvister senare.
- Fungerar som ett korrekt kommunikationsdokument, eftersom GRN beskriver vad som har mottagits. Det skyddar dig därmed i händelse av eventuella problem längre fram och fungerar som bevis på överenskommen kvalitet och kvantitet, vilket förhindrar oenigheter om de levererade varorna.
- Spelar en viktig roll i en trevägsmatchningsprocess som används för att säkerställa korrekta fakturabetalningar. Genom att jämföra GRN med leveransbegäran eller inköpsorder och leverantörens faktura kan du verifiera att allt stämmer innan du reglerar betalningen. Detta hjälper också till att förhindra faktureringsbedrägerier.
- Fungerar som ett register över levererade varor, så att du kan uppdatera dina lagernivåer korrekt. Detta säkerställer att du har en tydlig bild av ditt aktuella lager och kan fatta välgrundade beslut om framtida inköp. Det hjälper också din ekonomiavdelning att validera lagersaldon.
Vikten av en varumottagningsnota
Tänk dig att du beställer en helt ny kontorsstol – en sådan med bra ryggstöd och snurrfunktion! Du är jätteglad över att äntligen kunna göra dig av med den gamla, knarrande stolen. När leveransen anländer packar du upp den ivrigt och upptäcker att en del saknas.
Om du hade ett kvalitetskriterium på plats och säkerställde att du endast accepterar leveranser efter att ha kontrollerat kvaliteten, skulle du inte behöva hantera denna stressiga situation, eller hur? Detta kan verka trivialt för mindre organisationer med begränsade inköpsvolymer, men hur är det med större organisationer? De köper ständigt komplexa artiklar i stora volymer och behöver en process som sparar dem från krångel och flaskhalsar i inköpsprocessen.
Med varumottagningssedlar kan du förenkla lagerbokföringen och betalningsprocessen. Köparen skapar en inköpsorder (PO) för varje order som läggs, med detaljerade uppgifter om de artiklar som förväntas levereras. I vårt exempel, eftersom stolen levereras med alla delar och monteras på kontoret, måste inköpsordern ange alla delar som krävs för att stolen ska fungera korrekt.
Vid leveransen kontrollerar din mottagningsavdelning beställningen mot GRN och kontrollerar noggrant varje artikels kvantitet, kvalitet och utgångsdatum.
Om allt stämmer överens med inköpsordern och de levererade varorna är i gott skick, undertecknar mottagaren varumottagningsnotan. Detta bekräftar att leveransföretaget har fullgjort sin skyldighet och att din organisation har mottagit beställningen.
I grund och botten är en GRN en viktig del av hela inköpsprocessen som skyddar ditt företag genom att:
- Bekräfta orderns riktighet
- Förhindra tvister
- Underlätta smidig fakturahantering
- Upprätthålla korrekta lagerregister
Viktig information som behövs i en GRN
Nu när vi vet exakt varför en varumottagningsnota är avgörande för dina logistik- och upphandlingsprocesser, låt oss förstå hur ett korrekt format för en varumottagningsnota ska se ut. En standard-GRN innehåller följande:
1. Rubrik
- Företagsnamn: Identifierar den mottagande organisationen
- GRN-nummer: En unik identifierare för det specifika varumottagningsdokumentet.
- Datum: Registrerar datumet för mottagandet av varorna.
2. Leverantörsinformation
- Leverantörens namn: Identifierar det företag som levererade varorna.
- Leverantörens kontaktuppgifter: Kan inkludera telefonnummer, e-postadress etc. , för referens
- Leverantörens referensnummer: Om tillämpligt, ange eventuella referensnummer som tillhandahållits av leverantören.
3. Leveransinformation
- Inköpsordernummer: Hänvisar till den specifika inköpsorder som är kopplad till de levererade varorna.
- Leveransdatum och -tid: Registrerar den exakta tidpunkten för varornas ankomst.
- Leveransmetod: Anger transportslag för varorna (t.ex. lastbil, bud).
- Leveransadress: Anger adressen dit varorna ska levereras.
- Leveranssedel: Innehåller all ytterligare information som leverantören har meddelat om leveransen.
4. Specificerad varulista
- Produktbeskrivning: Identifierar tydligt de specifika artiklar som mottagits
- Antal: Dokumenterar det exakta antalet enheter som mottagits för varje artikel.
- Måttenhet: Anger den enhet som används för att mäta kvantiteten (t.ex. lådor, meter).
- Produktkod/SKU: Om tillämpligt, inkluderar eventuella produktidentifieringskoder som används av din organisation eller leverantören.
5. Signaturer
- Mottagarens underskrift: Bekräftar att en utsedd representant från din organisation har mottagit och kontrollerat varorna.
- Leverantörens underskrift (valfritt): I vissa fall kan leverantörens representant också underteckna GRN för att bekräfta leveransen.
GRN säkerställer att alla inblandade har en transparent registrering av de varor som mottagits genom att samla in denna viktiga information i ett tydligt och organiserat format. Detta bidrar till att effektivisera kommunikationen, förebygga fel och underlätta en smidig lagerhantering och upphandlingsprocess.
Med den praktiska mallen för projektplanering för effektivisering av leveranskedjan från ClickUp kan du säkerställa smidiga processer och förbättra ansvarsskyldigheten för din leveranskedja. Mallen innehåller anpassade statusar, fält och vyer som hjälper dig att skapa standardiserad dokumentation för att spåra lager, hantera GRN och samordna effektivt med alla intressenter.
Problem i samband med hantering av GRN
Företag använder ofta utvärderingsverktyg och mallar för affärsavtal för att hantera sin upphandlingsprocess. Men du kan fortfarande stöta på några vanliga problem, till exempel:
- Ökad leveranstid och förseningar i utfärdandet av GRN: Bearbetningen av GRN innebär att information från inköpsorder och leveranskvitton måste matas in manuellt. Detta kan vara tidskrävande, särskilt för stora leveranser med många artiklar. Manuell inmatning fördröjer också hela inköpsprocessen, eftersom efterföljande steg som fakturahantering och betalningsgodkännande ofta är beroende av en ifylld varumottagningsnota utan förifyllda formulär eller färdig dokumentation.
- Fel vid datainmatning: Tre kopior av GRN utfärdas för varje inköp av beställningsavdelningen, upphandlingsgruppen och leverantören. Om denna datainmatning görs manuellt kan det uppstå skrivfel och inkonsekvenser, vilket skapar avvikelser mellan inköpsorder, fakturor och lagerregister. Till exempel kan ett skrivfel i antalet mottagna artiklar på även bara en kopia av GRN orsaka en avvikelse från inköpsordern, vilket skapar förvirring och kräver extra tid för att stämma av skillnaden.
- Svårigheter att spåra GRN-status och förseningar i faktureringen: Pappersbaserade varumottagningsnotor, eller sådana som lagras i isolerade system, är svåra att komma åt, vilket gör det svårt att spåra och identifiera eventuella förseningar i faktureringen. Ibland lagrar den upphandlande organisationen GRN i ett system som är separat från inköpsorder och lagerhanteringsprogram. Detta kan göra det besvärligt att spåra deras framsteg och säkerställa att all information stämmer överens.
- Fel vid validering eller verifiering av mottagna varor: Manuell verifiering av mottagna varor är ofta tidskrävande och utsatt för mänskliga fel, särskilt för komplexa beställningar med många artiklar. Dessutom ökar risken för bedrägeri. Utan en tydlig revisionsspår kan teamen ha svårt att upptäcka avvikelser eller avgöra om de mottagna varorna verkligen stämmer överens med vad som beställts.
- Förseningar i fakturahanteringen: Om varumottagningsnotan innehåller ofullständiga eller felaktiga uppgifter kommer den att fastna i godkännandeprocessen. Detta kan försämra relationerna med leverantörerna och även leda till att leverantörsfakturor ackumulerar ränta. Dessutom är i många fall flera avdelningar involverade i arbetsflödet och flera godkännanden krävs för att behandla betalningen. Detta kan göra den totala upphandlingsprocessen mer tidskrävande.
ClickUps mall för lagerhantering kan hjälpa dig att se till att ditt lager alltid är fylld och påfyllt med rätt material. Denna färdiga och anpassningsbara mall har fördesignade fält som gör att du kan spåra, organisera och uppdatera alla dina lagerrelaterade data på ett enda ställe. Detta gör att du inte behöver oroa dig för att hantera lagernivåer eller specifika artiklar, vilket gör den idealisk för företag med stora eller komplexa lager.
Optimera GRN-processer med ClickUp
Med tanke på den hastighet med vilken upphandlingsprocesser fungerar i alla organisationer kan traditionella metoder för hantering av GRN och andra processer vara besvärliga och ineffektiva. ClickUp, den allt-i-ett-plattformen för produktivitet och projektledning, kan vara ditt hemliga vapen för att effektivisera lagerhantering och hela affärsverksamheten.
Till skillnad från offertprogramvara eller faktureringsverktyg som fungerar i silos, hjälper ClickUp Docs till att hantera dokumentation för olika avdelningar. Det är som att ha ett ordbehandlingsverktyg i din verksamhetshanteringsprogramvara. Med den här funktionen kan du skapa omfattande dokument i det format du behöver och till och med samarbeta med andra i realtid så att alla är på samma sida.
Till skillnad från flera andra dokumentationsverktyg kan Docs delas och redigeras i realtid av flera bidragsgivare. Du kan också bädda in bilder och länkar i dem och länka dem till uppgifter.
På så sätt kan du effektivisera inte bara leveranser och inköp utan även dina finansiella transaktioner, lagerhantering och kvalitetskontrollprocesser.
För att hantera din upphandlingsprocess från början till slut kan du använda ClickUp-upphandlingsmallen. Du och ditt team kan enkelt använda denna mall i ert arbetsutrymme och effektivisera upphandlings- och leveranskedjeprocessen. På så sätt kan ni spåra, hantera och övervaka alla era upphandlingsaktiviteter utan att behöva använda komplexa databashanterings- eller visualiseringsverktyg.
Med allt samlat på ett ställe i ClickUp behöver du inte längre jonglera med flera verktyg och plattformar. Dessutom kan du optimera alla dina operativa processer och upphandlingsprocesser med följande fördelar:
- Eliminera manuell datainmatning eller pappersfakturor med automatiserade arbetsflöden och förenklade mallar för effektiva inköpsflöden.
- Tilldela uppgifter och ansvar för varje steg i leveransprocessen med hjälp av ClickUp Tasks, med fält som "väntar på leveransbekräftelse" eller "leverans mottagen". Detta garanterar att alla inblandade parter är överens och ger realtidsinsyn i leveransens framskridande.
- Skapa tydliga beroenden mellan uppgifter, till exempel att vänta på leveransbekräftelse, med ClickUp Gantt Chart-vyn. Detta säkerställer att uppgifterna slutförs i rätt ordning, så att din GRN-process håller sig på rätt spår.
- Utnyttja ClickUp Automations för att ställa in automatiska aviseringar för viktiga milstolpar i leveransprocessen. Till exempel kan omedelbara aviseringar varna dig när en leverans bekräftas eller när varor anländer till ditt lager. Detta eliminerar behovet av manuell spårning och säkerställer snabb uppdatering för berörda parter.
- Spåra hela lagerhanteringsprocessen , inklusive lagerhållning, påfyllning, leverantörsbekräftelse, kostnader, orderstatus etc. , med anpassningsbara ClickUp-instrumentpaneler som ger viktig information om framsteg och förseningar.
- Effektivisera upphandlingsprocesserna med ClickUp Brain, en avancerad AI-baserad lösning som kopplar samman dina uppgifter, projekt, dokument, wikis och mycket mer. Detta gör att du enkelt kan sammanställa, sammanfatta och analysera relevanta dokument och information, så att du får en helhetsbild.
- Använd formulär med din dokumentation för att få specifik information för din upphandlingsprocess och enkelt samla in data från ditt team eller tredje part.
- Integrera dina upphandlingsprocesser med över 1000 verktyg och plattformar. Detta hjälper dig att effektivt spåra och automatisera processer i hela din teknikstack.
Med ClickUp kan du förvandla hanteringen av GRN från en besvärlig uppgift till en strömlinjeformad och effektiv process. Med denna viktiga dokumentation hanterad kan du minska manuellt arbete och registreringsfel, upprätthålla lagernivåer och kvalitetskriterier, säkerställa snabb kommunikation mellan berörda avdelningar och lösa problem snabbare.
Allt detta bidrar i hög grad till att uppnå affärsmålen på ett mer effektivt sätt.
Vill du automatisera och effektivisera hela din verksamhet? Registrera dig gratis på ClickUp idag och upplev skillnaden med en effektiviserad inköpsprocess.