Tänk om du kunde möta dina kunder precis där de befinner sig – på WhatsApp?
Med nästan 3 miljarder användare världen över är WhatsApp den plats där verkliga konversationer äger rum varje dag. Det är snabbt, bekant och pålitligt, vilket gör det till det perfekta verktyget för att effektivisera kundinteraktioner, särskilt om du har en global kundbas.
Oavsett om det handlar om omedelbara svar, personlig support eller snabb fildelning har WhatsApp förändrat hur företag kommunicerar med sin målgrupp.
I den här artikeln visar vi hur WhatsApp Business kan förenkla ditt arbetsflöde, minska pressen och göra dina kunder nöjdare än någonsin.
⏰ 60-sekunderssammanfattning
- WhatsApp Business erbjuder effektiva CRM-funktioner
- Möjliggör kommunikation i realtid, multimedia och delning av produktkataloger
- Det är enkelt att konfigurera WhatsApp för Business CRM
- Integration med CRM-verktyg effektiviserar arbetsflöden och spårar kunddata
- Viktiga tips för att använda WhatsApp Business som CRM
- WhatsApp Business saknar avancerade analysfunktioner, vilket begränsar dess användning för större företag med komplexa CRM-behov.
- För avancerade CRM-funktioner erbjuder ClickUp anpassningsbara mallar, instrumentpaneler och automatisering.
Vad är WhatsApp Business CRM?
WhatsApp Business CRM är den perfekta kombinationen av kommunikation och kundhantering. Det är främst utformat för små och medelstora företag, men fungerar också som ett CRM-system genom att hjälpa till att hantera kunddata, interaktioner och förfrågningar.
Viktiga funktioner
👤 Företagsprofil: Dela viktig information som kontaktuppgifter, en länk till webbplatsen och en kort beskrivning av ditt företag
💬 Snabbsvar: Spara tid med förskrivna svar på vanliga frågor, vilket sparar tid och ansträngning för båda parter
📌 Automatiska meddelanden: Ställ in hälsnings- eller frånvaromeddelanden för att hålla kunderna engagerade, även när du är offline.
🔶 Etiketter: Organisera chattar i kategorier efter kundstatus, typ, förfrågningar eller prioriteringar på ett enkelt sätt
Fördelar med att använda WhatsApp Business som CRM
Låt oss se hur WhatsApp Business kan förändra din kundrelationshantering:
🌟 Förbättrad kundkommunikation
WhatsApp är en av de mest använda chattplattformarna globalt, så det är inte konstigt att kunderna föredrar den för affärskommunikation.
Möjligheten att snabbt skicka och ta emot meddelanden möjliggör kommunikation i realtid, vilket är avgörande för att kunna erbjuda bra kundservice. Omedelbara svar på frågor eller problem bidrar till att skapa en känsla av närhet, vilket leder till starkare kundrelationer.
🌟 Sömlös integration i arbetsflödet
I stället för att hantera flera plattformar eller förlita sig på oändliga kalkylblad integreras WhatsApp Business smidigt i ditt befintliga arbetsflöde. Det fungerar enkelt tillsammans med andra CRM-system och projektledningsverktyg och centraliserar all din kunddata och kommunikation på ett ställe.
På så sätt kan du hålla koll på allt – från försäljningsdiskussioner till kundservice – utan att behöva växla mellan olika appar hela tiden.
🌟 Ökat kundengagemang
WhatsApps konversationsbaserade natur gör det idealiskt för mer engagerande affärsinteraktioner. Du kan skicka multimediainnehåll som bilder, röstmeddelanden och videor, vilket gör kommunikationen mer personlig och interaktiv.
Dessutom kan du med WhatsApp skicka uppdateringar, kampanjerbjudanden och meddelanden, vilket gör det till en viktig kanal för att hålla kunderna engagerade och informerade.
Hur använder man WhatsApp Business som CRM?
Är du redo att förvandla ditt WhatsApp Business-konto till ett fullfjädrat CRM-verktyg? Så här gör du.
Konfigurera WhatsApp för företag
Det är enkelt att skapa ett WhatsApp Business-konto. Så här kommer du igång:
1. Installera WhatsApp Business-appen: Ladda ner den från Google Play eller Apple App Store.
2. Verifiera ditt företagsnummer: Ange ditt företags telefonnummer, välj ditt land och ange den 6-siffriga koden som skickats av WhatsApp. För att lägga till kontakter till ditt WhatsApp Business-konto måste du ge appen åtkomst till kontakterna i din enhet.
3. Ange din företagsinformation: Gå till Inställningar > Affärsverktyg > Profil för att ange ditt företagsnamn, kategori, profilbild, adress och beskrivning. Se till att din beskrivning är tilltalande för att locka kunder.
4. Utforska affärsverktyg: Gå till Inställningar > Affärsverktyg för att få tillgång till funktioner som etiketter, produktkataloger, kortlänkar och automatiska meddelanden. Dessa verktyg hjälper dig att effektivisera kundinteraktioner direkt i appen.
WhatsApp Business kan fungera som ett enkelt CRM-system genom att du kan organisera och hantera kundinteraktioner direkt i appen. För att utnyttja dess fulla potential bör du dock överväga att integrera det med dedikerade CRM-verktyg från tredje part.
Integrera CRM-programvara med WhatsApp
CRM-integration möjliggör avancerade funktioner som spårning av kunddata, analys av kommunikationsstatistik och synkronisering av interaktioner mellan team.
Så här kommer du igång:
1. Konfigurera WhatsApp Business API: Detta gör det möjligt för företag att ansluta WhatsApp till tredjeparts-CRM-system. För att komma igång ansöker du om API-åtkomst via en Business Solution Provider (BSP) som Twilio, 360dialog eller Metas godkända partners.
2. Välj ett CRM-system: Välj ett CRM-system som erbjuder WhatsApp-integration, antingen inbyggt eller via integrationsverktyg från tredje part. Några populära CRM-alternativ är ClickUp, HubSpot och Salesforce.
3. Anslut CRM-systemet till WhatsApp API: Använd tredjepartsprogramvara som Zapier, Make (tidigare Integromat) eller CRM-specifika plugins för att ansluta WhatsApp till ditt CRM-system. Vissa CRM-system kan också erbjuda direkta API-integrationsalternativ, vilket gör processen smidigare.
4. Anpassa din integration: Ställ in arbetsflöden som hanterar WhatsApp-konversationer direkt i ditt CRM. Detta inkluderar:
✅ Automatisk loggning av kundinteraktioner
✅ Tilldela leads till lämpliga säljare
✅ Använd chattmallar för att upprätthålla en konsekvent kommunikation
5. Automatisera och optimera: Automatisera uppgifter som att skicka påminnelser, uppföljningar och aviseringar via WhatsApp. Använd analyser som genereras genom CRM-integrationen för att spåra viktiga mätvärden som svarstid, meddelandets prestanda och övergripande kundengagemang.
Tips och bästa praxis för att använda WhatsApp Business som ett effektivt CRM-system
Så här kan du använda WhatsApp CRM-verktyget för att leverera exceptionella kundupplevelser:
Utnyttja automatiserade meddelanden och mallar
När du hanterar många dagliga förfrågningar blir automatisering nödvändigt. WhatsApp CRM gör det möjligt att förenkla kommunikationen med funktioner som snabba svar och automatiserade affärsmeddelanden.
Så här gör du:
💬 Skapa ett välkomstmeddelande: Första intrycket är viktigt. Hälsa nya kunder välkomna med ett vänligt meddelande som sätter tonen för en varm interaktion. Du kan inkludera en CTA för att uppmuntra till omedelbar handling, till exempel att bläddra i en produktkatalog eller boka en tid.
Exempel: Hej [kundens namn]! 👋 Välkommen till [ditt företags namn]. Vi är glada att ha dig här! Kolla in vår produktkatalog här: [länk], eller boka en tid idag: [länk]. Låt oss veta hur vi kan hjälpa dig!
🤖 Använd automatiska svar för vanliga frågor: Kunder ställer ofta repetitiva frågor, som "När kommer min beställning?" eller "Vilka är era öppettider?"
Spara tid genom att skapa mallar för vanliga frågor för att hantera sådana repetitiva frågor. Dessa förinställda svar säkerställer att kunderna får omedelbara svar utan att manuell intervention behövs.
Exempel: Tack för att du hörde av dig! Din beställning kommer att levereras inom 3–5 arbetsdagar. 🚚 Du kan spåra den här: [Spårningslänk]. Hör av dig om du behöver ytterligare hjälp!
⭕ Utnyttja frånvaromeddelanden: Under icke-arbetstid kan du använda frånvaromeddelanden för att informera kunderna om att du kommer att svara senare. Du kan även inkludera självbetjäningsalternativ som länkar till vanliga frågor eller en chattbot för grundläggande frågor.
Exempel: Hej [Namn], tack för att du hörde av dig! Vi har stängt just nu, men vår FAQ-sektion kan vara till hjälp: [länk]. Vi återkommer till dig senast kl. 9 imorgon.
💡Proffstips: Du kan också hänvisa kunder till aktuella erbjudanden för att hålla dem engagerade medan de väntar!
Exempel: Vi är för närvarande offline, men vi är tillbaka klockan 9. Under tiden kan du kolla in vår Black Friday-rea: [Länk]
Använd etiketter för att organisera kontakter
Med WhatsApp Business-etiketter kan du färgkoda chattar, vilket gör det enklare att hantera stora mängder förfrågningar eller kampanjer.
Så här använder du dem effektivt:
- Kategorisera kontakter: Tilldela tydliga, specifika etiketter som Ny lead, Uppföljning, Betalning väntar eller VIP-kund för att segmentera dina kontakter baserat på deras interaktion eller status.
- Prioritera uppgifter: Filtrera chattar efter etiketter för att snabbt identifiera brådskande uppgifter eller uppföljningar. Fokusera till exempel på chattar med etiketten ”Uppföljning” för att återuppta kontakten med potentiella kunder och chattar med etiketten ”Betalning väntar” för att slutföra transaktioner.
- Spåra kampanjresultat: Gruppera kunder efter kampanjengagemang med etiketter som ”Kampanj A – Intresserad” eller ”Kampanj B – Köpt” för att spåra hur marknadsföringsinsatserna presterar.
💡Proffstips: Kombinera etiketter med sändningslistor för att skicka personliga meddelanden till specifika kundgrupper utan att skapa nya grupper.
📌 Exempel: En onlinebutik för hudvårdsprodukter märker kunder som "Första köpet" eller "Frequent Shoppers". När en ny produkt lanseras får "Första köpet"-kunderna en rabattkod för sitt nästa köp, medan "Frequent Shoppers"-kunderna får tidig tillgång till rea och exklusiva erbjudanden.
Spåra kunddata och interaktioner
Ett CRM-system är bara så bra som dess förmåga att hjälpa dig att förstå och betjäna dina kunder bättre. Använd WhatsApp för att samla in och organisera kunddata samtidigt som du håller koll på interaktionerna.
Så här gör du:
- Spara chattloggar: Med WhatsApp Business kan du spara och granska tidigare interaktioner med kunder. Du kan spåra vanliga frågor, problem eller feedback för att förbättra dina produkter och tjänster.
- Utnyttja statistik: WhatsApp Business tillhandahåller grundläggande analyser som hjälper företag att spåra viktiga meddelandemätvärden, såsom skickade, levererade, mottagna och lästa meddelanden. Dessa gör det möjligt för företag att mäta effektiviteten i sina kommunikationsinsatser, förstå kundengagemanget och identifiera eventuella problem (t.ex. leveransfel eller låga läsfrekvenser).
- Synkronisera data med ett CRM-verktyg: Använd integrationer med ClickUp, HubSpot eller Salesforce för att spåra kundernas preferenser, klagomål och köphistorik.
Använd WhatsApps funktion för markerade meddelanden för att markera viktig kundinformation, såsom leveransdetaljer eller brådskande förfrågningar. Exportera dessa markerade meddelanden till ditt primära CRM-system för enkel referens.
📌 Exempel: En resebyrå använder WhatsApp Business för att bekräfta bokningar och spåra kundernas preferenser (t.ex. gångplatser eller vegetariska måltider). Efter synkronisering med ett CRM-system kan de tilldela uppföljningsuppgifter till agenterna, vilket säkerställer att alla specialönskemål uppfylls innan kundens resa.
Begränsningar för WhatsApp Business CRM
WhatsApp Business är ett användbart verktyg, men det har sina begränsningar.
Begränsade analysverktyg
Till skillnad från vissa fullfjädrade CRM-system saknar WhatsApp Business avancerade analys- och rapporteringsverktyg. Detta kan göra det svårare att spåra detaljerade mätvärden som kundnöjdhet, kampanjens effektivitet eller svarsfrekvens.
Utmaningar med skalbarhet
WhatsApp Business CRM är utformat för små och medelstora företag, så det kan vara svårt att skala upp det för stora kundbaser eller komplexa arbetsflöden. Större företag kan behöva mer avancerade system för att hantera större team och mer komplicerade CRM-processer.
För företag som söker mer robusta funktioner kan det därför vara avgörande att utforska WhatsApp-alternativ med avancerade CRM-funktioner för att ligga steget före.
Varför välja ClickUp för CRM?
Att hantera flera verktyg för CRM kan vara överväldigande – osammanhängande data, missade uppföljningar och tid som går åt till att växla mellan appar. Det är svårt att hålla koll på kundernas behov när allt är utspritt.
Det är där ClickUp kommer in i bilden.
Det är inte bara för projektledning; det är en kraftfull CRM-projektledningsprogramvara som förenar uppgiftshantering, projektuppföljning, dokumentdelning och datalagring på ett och samma ställe.
Med automatiska påminnelser, anpassningsbara instrumentpaneler och smidiga verktygsintegrationer har det aldrig varit enklare att hålla koll på dina kundinteraktioner. Det är CRM, men bättre.
Med över 15 flexibla anpassade vyer i ClickUp blir hanteringen av dina kundrelationer och försäljningspipelines smidig.
Kanban-tavlan ger dig en tydlig bild av var varje affär eller projekt befinner sig, vilket gör det enkelt att följa framstegen genom olika stadier i din försäljningspipeline. För mer detaljerad uppgiftshantering och organiserade data erbjuder listvyn en effektiv layout.
Om du dessutom letar efter numeriska insikter eller en översikt över dina projekt är tabellvyn en perfekt lösning.
Oavsett ditt arbetsflöde hjälper ClickUps mångsidiga vyer dig att hålla koll på allt.
ClickUp Dashboards samlar all din kunddata i en interaktiv vy i realtid. Med över 50 widgets att välja mellan kan du enkelt visa viktiga mått som intäktsprognoser, kundlivstidsvärde och försäljningskonverteringsgrader.
Det är inte allt! ClickUp Automations minskar ytterligare bördan av repetitiva uppgifter, vilket gör arbetsflödena mer effektiva. Uppgifter tilldelas automatiskt allteftersom de fortskrider, och triggare meddelar team eller kunder när viktiga förändringar inträffar.
Låt oss titta på dessa exempel:
| Automatiseringsutlösare | Åtgärdsskript | Exempel på CRM-användning |
| När en uppgift skapas | Skicka ett e-postmeddelande till den tilldelade säljaren med uppgifter om uppgiften. | ClickUp skickar automatiskt ett e-postmeddelande med all relevant information till den tilldelade representanten. |
| När en status ändras | Ändra den tilldelade personen och meddela denne via e-post | När en försäljningsförslagsuppgift flyttas till "Godkännande krävs" omfördelar ClickUp den till avdelningschefen för slutlig granskning och godkännande. |
| När ett anpassat fält ändras | Lägg till en kommentar till uppgiften för att meddela teamet om ändringen. | Om det anpassade fältet "Prioritet" ändras från "Medium" till "Hög" lägger ClickUp CRM till en kommentar för att informera teamet om eskaleringen. |
När det gäller kommunikation kan du med ClickUps e-postfunktion skicka projektuppdateringar, kommunicera med kunder och hantera e-posttrådar, allt från ClickUp CRM. Dessutom kan du länka e-postmeddelanden till specifika uppgifter, så att all kommunikation som rör en uppgift eller ett projekt samlas på ett och samma ställe.
Teammedlemmarna kan chatta om uppgifter, uppdateringar och kundbehov direkt i ClickUp Chat. Detta gör konversationerna snabba och fokuserade – utan att behöva växla mellan olika appar.
Du kan också skapa och hantera uppgifter direkt i chatten. När du till exempel diskuterar en kunds behov kan du omedelbart omvandla meddelanden till uppgifter, så att uppföljningar och åtgärder spåras utan att du behöver lämna chatten.
💡Proffstips: ClickUp Brain fungerar som en smart assistent som hjälper dig att söka efter och hämta uppgiftsrelaterad information, svar på frågor eller tidigare konversationer. Detta sparar tid genom att ge dig relevant information precis när du behöver den.
Dessutom har ClickUp en skattkista av gratis, färdiga CRM-mallar.
ClickUp CRM-mallen är en idealisk lösning för företag som vill hantera leads, kundrelationer och sin försäljningspipeline effektivt på en centraliserad plattform. Denna färdiga och helt anpassningsbara mapp är utformad för nybörjare och gör att du kan komma igång på några sekunder, med minimala inställningar.
Det erbjuder också flera vyer för att hantera dina leads och kundinteraktioner:
- Kalendervy: Planera viktiga datum som uppföljningar, kontraktsförnyelser eller kampanjlanseringar. Exempel: Säljteam kan schemalägga veckovisa avstämningar med heta prospekt för att hålla momentum uppe.
- Dokumentvy: Spara tid genom att lagra kontrakt, offerter eller presentationsmaterial på ett och samma ställe. Exempel: En frilansande designer kan enkelt hålla koll på kundernas feedback och leveranser.
- Listvy: Organisera leads, kontaktinformation och affärsstadier i en överskådlig, rullbar lista. Exempel: Fastighetsmäklare kan spåra potentiella köpare, fastighetspreferenser och mötesplaner.
Dessutom gör anpassade statusar det enkelt att se var varje affär befinner sig:
- Avslutad [Vunnen]: Markera affärer som har varit framgångsrika och fokusera på att få kunderna att komma igång.
- Stängd [Förlorad]: Spåra förlorade möjligheter och lägg till anteckningar för att förbättra framtida försäljningsargument. Exempel: En marknadsföringsbyrå kan märka orsaker som "budgetproblem" eller "föredragen konkurrent" för smartare uppföljningar senare.
Du kan också använda ClickUps CRM-mall för att förbättra kundrelationerna genom att spåra leads och möjligheter, centralisera kontaktinformation och prioritera uppgifter baserat på försäljningsstadiet för bättre hantering.
Dessutom hjälper ClickUp Sales CRM Template ditt säljteam att hålla ordning, förbättrar prestationsuppföljningen och ger tydlig insyn i kundinteraktioner. Det hjälper dig också att identifiera potentiella kunder, avsluta affärer snabbare och fatta smarta, datadrivna beslut.
Ta kontroll över dina kundrelationer med ClickUp
WhatsApp Business är utmärkt för snabba svar, men när det gäller att hantera kundrelationer i större skala är det inte tillräckligt. Det är där ClickUp CRM kommer in.
Med anpassade vyer kan du organisera kunddata precis som du vill. Behöver du spåra leads eller se hur ditt team presterar? Dashboards ger dig en tydlig översikt över din försäljningspipeline och dina framsteg – allt på ett ögonblick.
Konfigurera? Enkelt. ClickUps kostnadsfria CRM-mallar hjälper dig att komma igång direkt. Oavsett om du hanterar ett litet team eller expanderar snabbt är dessa mallar färdiga att använda för att hålla ordning på dina leads, affärer och kunduppgifter.
WhatsApp Business hanterar snabba chattar, medan ClickUp ger dig verktygen för att bygga varaktiga kundrelationer och skala upp dina insatser utan kaos.
Vill du ta dina kundrelationer till nästa nivå? Registrera dig för ClickUp idag.