Anne, en senior mjukvaruutvecklare på ett produktföretag, har beslutat att säga upp sig efter fem år. Utan en formell avgångsprocess har hon fortfarande tillgång till viktiga företagssystem efter att hon slutat.
Några veckor senare är känsliga kunduppgifter i fara, och ingen vet om det var en olycka eller ett säkerhetsbrister. Det är oklart vem som tar över hennes ansvar, teamet är förvirrat och kritiska deadlines är i fara. Utan en ordentlig kunskapsöverföring och överlämningsprocess har hennes ersättare svårt att komma igång.
Detta händer oftare än du tror. 71 % av företagen har ingen formell process för avgångar. Utan en sådan riskerar du säkerhetsproblem, förvirring i teamet och skada på företagets rykte.
I den här artikeln går vi igenom detaljerna kring avgång av anställda, vikten av en checklista för avgång och hur man implementerar processen på ett effektivt sätt.
Förstå avgång av anställda
Offboarding av anställda är den formella processen för att hantera en anställds avgång från företaget genom uppsägning, avskedande eller pensionering. Medan onboarding fokuserar på att hjälpa anställda att anpassa sig till företaget, säkerställer offboarding en smidig och respektfull avgång.
En framgångsrik avgångsprocess är avgörande av flera skäl:
- Skydda företagets intressen: Avgångsprocessen säkerställer att du kan återfå företagets tillgångar och att känslig information förblir säker.
- Kontinuitet i verksamheten: En korrekt avveckling underlättar kunskapsöverföring och säkerställer att inga kritiska uppgifter lämnas i limbo.
- Medarbetarupplevelse: Även i slutfasen av anställningen bidrar en respektfull och professionell avveckling till att lyfta fram organisationens rykte och lämnar ett bestående positivt intryck hos tidigare medarbetare.
Skillnaden mellan onboarding och offboarding
Både onboarding och offboarding är viktiga delar av medarbetarens resa, men de tjänar helt olika syften:
- Onboarding handlar om att hjälpa en nyanställd att anpassa sig till sin roll och företagskulturen, ofta med stöd av effektiv onboarding-programvara.
- Offboarding fokuserar däremot på att smidigt överföra anställda från företaget, säkerställa affärskontinuitet och skydda tillgångar.
Här är skillnaderna mellan dem:
| Onboarding | Avgång |
| Presentera företagets historia, mission och värderingar | Säkerställ att viktig kunskap och ansvar överlämnas till rätt teammedlemmar. |
| Genomföra jobbspecifik utbildning och kompetensutveckling | Insamling av företagets egendom såsom bärbara datorer, passerkort och annan utrustning |
| Fyll i nödvändiga papper/dokument, registrera förmåner och se till att du är bekant med företagets policyer. | Hantera slutlöner, uppsägning av förmåner |
| Inrätta arbetsplatsen | Återkalla åtkomst till företagets system och e-postkonton |
Ett personaladministrationssystem (HRMS) är avgörande för onboarding och offboarding. HRMS-verktyg hjälper till att spåra uppgifter, automatisera pappersarbete och hantera åtkomsträttigheter, vilket effektiviserar processen och minskar risken för mänskliga fel.
De förbättrar effektiviteten och verkningsgraden i både onboarding- och offboardingprocesser genom att:
- Automatisera administrativa uppgifter
- Effektivisera kommunikation och dokumentation
- Uppföljning av utbildning och prestationer
- Hantera återlämnande av tillgångar och slutliga avräkningar
- Samla in feedback och säkerställ efterlevnad
En guide till korrekt avgång av anställda
När en medarbetare lämnar en organisation, oavsett om det är frivilligt eller på grund av omständigheter, blir avgångsprocessen en viktig del av övergången. Det handlar om mer än bara ett avskedsmejl.
Så, hur genomför man en korrekt avgång för en anställd? Och vilka steg bör man ta för att säkerställa att det görs på rätt sätt?
ClickUp är ett omfattande projektledningsverktyg som även fungerar som programvara för talanghantering. Det hjälper dig att effektivisera och automatisera alla aspekter av avvecklingsprocessen för anställda.
Med det i åtanke går vi igenom en steg-för-steg-guide för att säkerställa en smidig övergång.
1. Kommunikation om avgången
Det är alltid bäst att meddela en medarbetares avgång så tidigt som möjligt. På så sätt hålls teamet informerat och onödiga rykten undviks. Se till att du och den avgående medarbetaren är överens om när och hur nyheten ska delas.
Chefer bör snabbt informera sitt team, sin avdelning och HR. Öppen och ärlig kommunikation är nyckeln till en smidig övergång och för att upprätthålla en positiv atmosfär som behåller de bästa talangerna. Det hjälper också alla att veta vad de kan förvänta sig och hur arbetsbelastningen kommer att förändras.
För att underlätta kan du skapa en standardmall för företagets policy. Detta säkerställer enhetlig kommunikation och gör framtida avgångar mycket smidigare.
2. Underlätta kunskapsöverföring
När medarbetare slutar är det viktigt att fånga upp deras expertis och insikter för att undvika att pågående projekt eller processer störs. En studie från American Productivity & Quality Center visade att företag med effektiva metoder för kunskapsöverföring behåller 30 % mer kunskap även efter att en medarbetare slutat.
Så här implementerar du kunskapsöverföringsprocessen:
- Identifiera viktiga uppgifter och ansvarsområden som den avgående medarbetaren hanterar.
- Samarbeta med dem för att dokumentera rutiner, viktiga kontakter och andra viktiga detaljer.
- Se till att denna information är organiserad och tillgänglig för deras efterträdare.
- Inrätta en övergångsperiod där den avgående medarbetaren kan utbilda sin ersättare eller överlämna ansvaret.
Detta bidrar till att den nya medarbetaren kan komma igång direkt och upprätthålla produktiviteten utan att tappa takten.
Du kan använda ClickUp Brain, ett AI-skrivverktyg, för att skapa en omfattande personalhandbok som innehåller viktig information och resurser.
Här är tre AI-drivna komponenter som du kan använda för att förenkla kunskapsöverföringen:
- AI Knowledge Manager: Få omedelbara, korrekta svar om den avgående medarbetaren, inklusive deras ansvarsområden och pågående projekt, så att ingen viktig information går förlorad.
- AI-projektledare: Automatisera avgångsuppgifter som uppdateringar om framsteg och statusrapporter, vilket minskar manuellt arbete och säkerställer effektiv hantering av alla aktiviteter.
- AI Writer for Work: Använd denna skrivassistent för att förfina avgångsdokument och kommunikation, så att de blir tydliga och professionella.
3. Återställning och uppdatering av företagets tillgångar och systemåtkomst
Faktakontroll: En undersökning av Oomnitza visade att 27 % av organisationerna har upplevt förluster på över 10 % av sina tekniska tillgångar på grund av ofullständig avgång.
För att förhindra denna förlust av företagets tillgångar är det viktigt att be avgående medarbetare att lämna tillbaka all företagets utrustning på sin sista dag. Detta inkluderar ID-kort eller nyckelband, kreditkort, uniformer, telefoner, bärbara datorer och företagsbilar.
4. Avgångssamtal
Avgångssamtal är ett tillfälle att samla in synpunkter från avgående medarbetare om deras upplevelser, vilket kan bidra till att förbättra medarbetarretentionen.
Här är några genomtänkta frågor att ställa under avgångssamtalet:
- Vad ledde till ditt beslut att sluta?
- Vilka förbättringar skulle du föreslå för vår arbetsplats?
- Vad kunde vi ha gjort annorlunda för att uppmuntra dig att stanna kvar?
- Hur skulle du beskriva din relation till din chef?
- Vilka egenskaper bör vi prioritera när vi söker efter din ersättare?
- Vad saknar vi för närvarande som skulle kunna förbättra vår organisationskultur?
- Skulle du rekommendera vårt företag till andra i ditt nätverk?
Genom att förstå varför medarbetare slutar kan företag vidta åtgärder för att förhindra att andra slutar av liknande skäl.
Du kan använda ClickUp Forms för att samla in viktig information från avgångssamtal. Du kan använda villkorslogik för att dynamiskt anpassa frågorna utifrån de svar som ges. Din enkät blir nu enklare att fylla i och mer effektiv när det gäller att samla in relevant information.
Dessa formulär omvandlar medarbetarnas synpunkter till strukturerade och användbara insikter så att du kan analysera trender och komplettera dem.
5. Slutlig löneprocess
Lön är ofta en av de mest känsliga delarna av avgångsprocessen. Utöver de juridiska och ekonomiska skyldigheterna har den slutliga löneprocessen också en betydande inverkan på lönehanteringen och verksamheten.
Här är en checklista som säkerställer att du täcker alla aspekter:
- Beräkna slutlön: Inkludera den sista lönen, outnyttjade semesterdagar och eventuella bonusar eller provisioner som ska betalas ut.
- Ersätt utgifter: Se till att alla utestående ersättningar för affärsutgifter behandlas.
- Uppdatera lönesystemen: Justera löneuppgifterna så att de återspeglar medarbetarens avgång och se till att alla ytterligare utbetalningar stoppas.
- Kontrollera förmåner: Bekräfta statusen för förmåner, såsom sjukförsäkring och pensionsavgifter, och informera medarbetaren om eventuella förändringar.
- Dokumentera allt: För detaljerade register över alla transaktioner och all kommunikation som rör slutlöneprocessen för efterlevnad och framtida referens.
6. Avgångsvederlag och förmåner
Avgångsvederlag är ofta en del av avgångsprocessen, särskilt vid uppsägningar. Att erbjuda ett rättvist och konkurrenskraftigt avgångsvederlag är viktigt för att skydda den avgående medarbetarens intressen och upprätthålla ett positivt arbetsgivarvarumärke.
Ett välstrukturerat avgångsvederlag visar empati och engagemang för dina anställda, vilket kan förbättra företagets rykte och upprätthålla goodwill, även under svåra omständigheter.
7. Sekretessavtal
Avgående anställda undertecknar ofta sekretessavtal (NDA) under avgångsprocessen för att skydda konfidentiell företagsinformation. Detta rättsliga ramverk fastställer tydliga förväntningar på vilken information som är konfidentiell och vilka skyldigheter den avgående anställde har, vilket säkerställer att eventuella brott mot sekretessen kan hanteras juridiskt.
Dessutom bidrar sekretessavtal till att upprätthålla förtroendet för företagets förmåga att skydda konfidentiell information även efter att en anställd har slutat.
Du kan använda ClickUp Docs, ett dokumenthanteringssystem, för att lagra och hantera dessa dokument och säkerställa att alla sekretessavtal är undertecknade innan medarbetaren lämnar företaget.
8. Frånkoppling från tekniska resurser
Du måste se till att medarbetarna inte längre har tillgång till företagets tekniska resurser, såsom projektledningsverktyg eller interna kommunikationsplattformar.
Här är varför:
- Säkerhet: Genom att återkalla åtkomsten till tekniska resurser säkerställer du att företagets känsliga data, immateriella rättigheter och kundinformation förblir säkra.
- Efterlevnad: Underlåtenhet att följa dataskyddsbestämmelser kan leda till höga böter eller rättsliga konsekvenser.
- Kontinuitet i verksamheten: Genom att överföra konton, data och filer på rätt sätt säkerställer företaget att den dagliga verksamheten inte störs.
- Kostnadseffektivitet: Genom att återta programvarulicenser och andra tekniska resurser undviker du onödiga kostnader och säkerställer att dessa resurser finns tillgängliga för framtida bruk.
Utforska bästa praxis för avgångar
När du avskedar anställda, implementera bästa praxis för att säkerställa en smidig övergång. Att behandla avgående anställda med samma respekt som nyanställda säkerställer att processen återspeglar ditt företags värderingar för framtida anställda.
Här är några viktiga bästa praxis att tänka på:
- Följ alla lagar och regler för att undvika eventuella tvister och säkerställa etiska avgångar.
- Informera kunder och externa partners om eventuella förändringar och presentera nya kontaktpersoner för att upprätthålla relationerna.
- Hantera avgångar med professionalism och lämna ett gott intryck för eventuella framtida samarbeten eller återanställningar.
- Identifiera efterträdare eller tillfälliga ersättare i god tid för att undvika störningar i verksamheten. Utnyttja detta tillfälle för att delegera ansvar eller omstrukturera teamen om det behövs.
- Respektera medarbetarnas integritet genom att låta dem hämta personliga filer och ta bort information som inte är relaterad till företaget från enheter eller plattformar innan de lämnas tillbaka.
- Förutom att återkalla åtkomsten till företagets system bör du genomföra en noggrann granskning av den avgående medarbetarens senaste systemaktivitet för att säkerställa att inga känsliga uppgifter har kopierats eller överförts.
- Ge tillgång till ett nätverk för tidigare anställda som främjar långsiktiga professionella relationer och varumärkesambassadörer.
- Uppmärksamma och hylla den avgående medarbetarens insatser, stärk den positiva stämningen inom teamet och lämna dörren öppen för en eventuell återanställning i framtiden.
Ingen avgångsprocess är perfekt, men genom att undvika vanliga misstag kan du göra en betydande skillnad.
Programvara för effektiv avgång av anställda
Att avsluta en anställds anställning innebär flera rörliga delar, och det kan vara en utmaning att hantera dem. Det finns olika programvaruverktyg som är utformade för olika aspekter av processen, men ClickUp HR-hanteringsplattformen kan hantera allt.
Så här förenklar det allt för att säkerställa en smidig avgångsupplevelse:
1. Hantera uppgifter och uppföljningar enkelt
Offboarding innebär flera uppgifter som måste följas upp och slutföras i tid. Med ClickUp Tasks kan du enkelt tilldela specifika offboarding-uppgifter till HR-personal och den avgående medarbetaren, så att alla är tydliga med sina ansvarsområden.
Du kan till exempel skapa uppgifter för återvinning av tillgångar, såsom att lämna tillbaka företagets bärbara datorer och återkalla åtkomst till programvara. Denna tydlighet förhindrar missförstånd och förbiseenden, vilket kan leda till förlorade tillgångar eller säkerhetsrisker.
ClickUp-påminnelser och aviseringar förbättrar denna process ytterligare.
När uppgifterna har tilldelats kan du ange deadlines och påminnelser för att hålla alla ansvariga. Den avgående medarbetaren kan få påminnelser om att lämna tillbaka utrustning, medan HR kan få påminnelser om avgångssamtal eller att fylla i papper.
Dessutom ger ClickUp insyn i statusen för varje uppgift, så att teammedlemmarna enkelt kan följa framstegen. Använd ClickUp Automation för att ändra uppgiftsstatus (t.ex. från "pågående" till "slutförd") när uppgifterna är klara, så att teamet får uppdateringar i realtid.
Du kan också använda funktionen ClickUp Custom Fields för att spåra vilka tillgångar (t.ex. bärbara datorer, telefoner osv.) som måste återlämnas.
Denna organiserade metod skyddar din organisations tillgångar och främjar en respektfull och effektiv avvecklingsprocess för alla inblandade.
2. Skapa en checklista för avgångar
Börja med att skapa en detaljerad checklista för avgångar som innehåller alla nödvändiga steg, från att meddela teammedlemmarna till att samla in företagets tillgångar.
Med ClickUp Tasks Checklist kan HR-team skapa att göra-listor inom uppgifter som är skräddarsydda för avgångsprocessen. Du kan till exempel tilldela uppgifter som att genomföra avgångssamtal, uppdatera dokumentation och hantera återlämnande av företagets egendom. Varje uppgift kan tilldelas olika teammedlemmar, vilket säkerställer tydligt ansvar och ägarskap.
Denna struktur skapar tydlighet: varje teammedlem känner till sina ansvarsområden och deadlines, vilket minskar risken för att viktiga steg missas. Du kan också ange deadlines för varje uppgift för att hålla avgångsprocessen enligt schemat.
När du har organiserat allt sparar du det som en checklista i ClickUp. På så sätt kan du enkelt kopiera checklistan varje gång en anställd slutar, vilket säkerställer konsekvens och effektivitet i din avgångsprocess.
3. Följ framstegen med hjälp av dashboards
En tydlig översikt gör det möjligt att identifiera potentiella flaskhalsar och samordna hela teamet under övergången. ClickUp Dashboards är ett kraftfullt verktyg för att följa utvecklingen i olika team. Med anpassningsbara widgets kan du enkelt övervaka slutförandet av uppgifter, upptäcka eventuella förseningar och planera nästa steg, vilket ger en heltäckande bild av avgångsprocessen.
Denna överskådlighet hjälper till att säkerställa att alla uppgifter slutförs och att alla känner till sina ansvarsområden.
Du kan skapa detaljerade rapporter som utvärderar effektiviteten i avgångsprocessen, lyfter fram områden som kan förbättras och säkerställer efterlevnaden av företagets policyer. Denna datadrivna metod gör det möjligt för dig att förfina processen över tid.
För att komma igång snabbt kan du använda den färdiga ClickUp-projektchecklistan, som är utformad för att uppfylla standardkraven för avveckling.
Denna nybörjarvänliga mall gör det möjligt för dig att hantera avgångsprocessen mer effektivt, vilket säkerställer en smidig övergång för avgående medarbetare samtidigt som störningarna i din verksamhet minimeras.
Att använda en mall för projektchecklista erbjuder flera värdefulla fördelar. Med den kan du:
- Organisera uppgifterna i hanterbara, genomförbara steg, så att avvecklingsprocessen blir mindre överväldigande och lättare att följa.
- Se till att alla uppgifter utförs i rätt ordning, vilket minskar risken för att viktiga steg utelämnas.
- Identifiera potentiella problem eller risker i samband med avgångsprocessen, så att du kan hitta proaktiva lösningar.
- Upprätta en tydlig tidsplan för projektet så att teamen kan hålla sig till planen och effektivt uppfylla deadlines.
Förbättra din avgångsprocess med ClickUp
Att skapa en checklista för avgång av anställda hjälper till att upprätthålla affärskontinuiteten, skydda företagets tillgångar och upprätthålla organisationens rykte.
Genom att följa en strukturerad, respektfull och grundlig process – särskilt med verktyg som ClickUp – kan du förbättra både medarbetarupplevelsen och organisationens effektivitet.
En väl implementerad avgångsprocess är inte en formalitet, utan en viktig del av medarbetarens livscykel som lämnar ett bestående intryck. Se till att det blir ett positivt intryck.
Är du redo att effektivisera din avgångsprocess? Registrera dig på ClickUp idag!