Om du frågar anställda vad som får dem att arbeta bättre, kanske de svarar platta hierarkier, stödjande ledning eller till och med kontorskultur. Men vad de egentligen menar är effektiv kommunikation.
Från vänliga interaktioner och lagarbete till reglerade kanaler och format – tydlig kommunikation säkerställer att idéer och feedback delas effektivt, vilket gör allas arbete enklare och mer effektivt.
Enligt Grammarlys rapport The State of Business Communication anser 93 % av företagsledarna att deras förmåga att arbeta effektivt beror på hur människor kommunicerar omkring dem.
Kommunikationen inom en organisation är antingen formell eller informell. Båda är viktiga i sina respektive sammanhang, men det blir problematiskt när människor blandar ihop de två.
I den här artikeln diskuterar vi formell kontra informell kommunikation, förklarar när du ska använda vilken och hjälper dig att förbättra dina allmänna kommunikationsfärdigheter inom en organisationsmiljö.
⏰ 60-sekunderssammanfattning
Formell kommunikation är strukturerad och professionell, medan informell kommunikation är avslappnad och spontan. Båda är viktiga för samarbete, produktivitet och företagskultur.
- När ska man använda respektive kommunikationsstil Formell kommunikation: Idealisk för policyer, rapporter, kontrakt, möten och officiella meddelanden. Informell kommunikation: Perfekt för brainstorming, snabba uppdateringar, teambuilding och diskussioner om problemlösning.
- Formell kommunikation: Idealisk för policyer, rapporter, kontrakt, möten och officiella meddelanden.
- Informell kommunikation: Perfekt för brainstorming, snabba uppdateringar, teambuilding och diskussioner om problemlösning.
- Formell kommunikation: Idealisk för policyer, rapporter, kontrakt, möten och officiella meddelanden.
- Informell kommunikation: Perfekt för brainstorming, snabba uppdateringar, teambuilding och diskussioner om problemlösning.
- Balansera båda för en starkare arbetsplats Nyckeln är att kombinera formell och informell kommunikation på ett effektivt sätt – säkerställa tydlighet, struktur och effektivitet samtidigt som man upprätthåller en samarbetsinriktad och öppen arbetsmiljö.
- Nyckeln är att kombinera formell och informell kommunikation på ett effektivt sätt – säkerställa tydlighet, struktur och effektivitet samtidigt som man upprätthåller en samarbetsinriktad och öppen arbetsmiljö.
- Nyckeln är att kombinera formell och informell kommunikation på ett effektivt sätt – säkerställa tydlighet, struktur och effektivitet samtidigt som man upprätthåller en samarbetsinriktad och öppen arbetsmiljö.
- Förbättra kommunikationen på arbetsplatsen med ClickUp: ClickUp Docs: Organisera och dokumentera formell kommunikation. ClickUp Chat & Comments: Effektivisera informella diskussioner utan att tappa sammanhanget. ClickUp Whiteboards: Brainstorma och visualisera idéer i realtid. ClickUp Notifications & Task Assignments: Se till att viktiga uppdateringar inte går förlorade.
- ClickUp Docs: Organisera och dokumentera formell kommunikation.
- ClickUp Chat & Comments: Effektivisera informella diskussioner utan att förlora sammanhanget.
- ClickUp Whiteboards: Brainstorma och visualisera idéer i realtid.
- ClickUp-meddelanden och uppgiftsfördelning: Se till att viktiga uppdateringar inte går förlorade.
- ClickUp Docs: Organisera och dokumentera formell kommunikation.
- ClickUp Chat & Comments: Effektivisera informella diskussioner utan att förlora sammanhanget.
- ClickUp Whiteboards: Brainstorma och visualisera idéer i realtid.
- ClickUp-meddelanden och uppgiftsfördelning: Se till att viktiga uppdateringar inte går förlorade.
Förstå formell kommunikation
De flesta arbetsplatser har officiella kommunikationsprotokoll som förstärker företagets image och kultur, och som är utformade för att minska fel och distraktioner i medarbetarnas interaktioner.
Formell kommunikation avser ett strukturerat sätt att utbyta information via officiella kanaler. Dessa samtal övervakas och kan spåras och följer en fördefinierad hierarki. E-postkedjor, uppdragsförfrågningar, videokonferenser, vitböcker, projektuppdateringar och företagsreglerade chattkanaler är några framträdande exempel.
Det är helt praktiskt och syftar till att formalisera kommunikationen för att dela information på det sätt som företaget önskar.
Typer av formell kommunikation
Beroende på hur idéerna delas kan formell kommunikation vara av tre typer:
- Vertikal: När formell kommunikation sker mellan olika organisationsnivåer i en hierarkisk kedja. Chefer kan prata med sina underordnade (top-down) och underordnade kan dela idéer med sina chefer (bottom-up).
- Lateralt eller horisontellt: När anställda från olika avdelningar som arbetar på samma nivå kommunicerar med varandra. Till exempel samarbetar medlemmarna i produktutvecklingsteamet med sina kollegor inom marknadsföring för att planera en produktlansering.
- Diagonalt eller tvärgående: Detta innebär att anställda från olika avdelningar som arbetar på olika nivåer kan kommunicera diagonalt. Ett exempel skulle kunna vara en produktteamledare som pratar med en säljutvecklingsrepresentant (SDR) för att bestämma vilka funktionsönskemål som ska prioriteras i nästa sprint.
Kännetecken för formell kommunikation
Du kan identifiera formell kommunikation genom att identifiera några tydliga egenskaper:
- Konsekvens i protokoll och professionellt ordförråd
- Asynkron och godkännandebaserad karaktär, vilket ofta gör den långsam och mödosam.
- Skriftlig form av genomförande, vilket gör det detaljerat, uppgiftsorienterat och lätt att referera till.
- Fokusera på integritet, vilket gör formell kommunikation till ett idealiskt alternativ för en behovsbaserad strategi för projektsekretess.
Exempel på formell kommunikation
Ett bra sätt att identifiera formell kommunikation är att se om den dokumenteras officiellt. Stöddokumenten inom den interna kommunikationsmatrisen kan omfatta
- E-posttrådar
- beställningar och lageruppdateringar
- uppgiftsförfrågningar
- Asynkron videokommunikation och livewebbinarier
Formell kommunikation underlättar effektivt det interna samarbetet mellan avdelningar, kollegor och hierarkier.
Eftersom denna kommunikationsflöde handlar om system och riktlinjer kan en strömlinjeformad kommunikationsstrategi hjälpa dig att sprida information mer effektivt. Som en allt-i-ett-plattform för produktivitetshantering fokuserar ClickUp starkt på teamkommunikation och sätt att förbättra interaktionen på arbetsplatsen.
ClickUps mall för intern kommunikation är till exempel skräddarsydd för personer som vill skapa en stark företagskultur internt.
Med den här mallen kan du implementera hur information ska förmedlas, skala upp kommunikationspunkterna för att hålla jämna steg med komplexiteten och följa olika dataskyddslagar – allt utan att behöva börja från scratch.
Så här kan du gå tillväga:
- Sätt upp kommunikationsmål, uppgifter och deluppgifter med ClickUp Goals och ClickUp Tasks, delegera uppgifter till intressenter och sätt upp tidsplaner och deadlines med ClickUp Calendar.
- Skapa interna kanaler såsom e-post, chattar och möten och fastställ tumregler för att begränsa informationsflödet.
- Ändra anpassade statusar, fält och vyer för att sortera uppdateringar och övervaka innehållet.
Denna mall är utmärkt för att upprätthålla transparens över hela linjen och hjälpa anställda att vara produktiva på jobbet. Den fungerar också som en central knutpunkt för att samla företagsövergripande samtal, meddelanden och kommunikationsrelaterade dokument på ett och samma ställe.
Fördelar och nackdelar med formell kommunikation
Formell kommunikation har både styrkor och svagheter. Det är viktigt att förstå dessa för- och nackdelar för att veta när man ska använda officiella, fördefinierade kanaler.
Fördelar med formell kommunikation
Formell kommunikation är en viktig del av ett välfungerande företag eftersom
- Det främjar disciplin och professionalism bland medarbetarna.
- Det ger transparens och effektivitet i samtalen.
- Eftersom det mesta är dokumenterat underlättar det revisioner och datakompatibilitet.
Nackdelar med formell kommunikation
Med detta sagt är det faktorerna som gör formell kommunikation så effektiv som också gör den stel.
- Denna typ av kommunikation lämnar lite utrymme för individualitet eftersom den prioriterar arbetet framför personliga känslor och åsikter.
- De långa trådar som upprätthålls för regleringarnas skull kan ta upp mycket tid.
- Det kan verka kallt och hämma samhörigheten mellan medarbetarna.
📮ClickUp Insight: Cirka 41 % av yrkesverksamma föredrar snabbmeddelanden för teamkommunikation.
Även om det möjliggör snabba och effektiva utbyten sprids meddelanden ofta över flera kanaler, trådar eller direktmeddelanden, vilket gör det svårare att återfinna informationen senare.
📊 Vill du förstå hur det påverkar ditt teams produktivitet? Beställ ditt exemplar av State of Workplace Communication Report redan idag!
Den formella kommunikationens roll i organisationer
Det är svårt att föreställa sig ett företag utan en formell kommunikationsstrategi. Att följa dessa regler innebär att information delas på ett transparent sätt, utan förvrängning och på ett sätt som kan spåras för referens.
I organisationer med komplexa interna hierarkier etablerar det också auktoritet och främjar disciplin bland medarbetarna.
Förstå informell kommunikation
Alla samtal behöver inte gå via formella kanaler. Vissa personliga och spontana samtal får jobbet gjort och sparar tid.
Du har säkert hört talas om ryktesspridning – det inofficiella sätt på vilket kollegor delar information med varandra.
Informell kommunikation är det inofficiella informationsflödet som baseras på de sociala relationerna mellan medarbetarna. Den är spontan, fri och snabb. Verbal kommunikation om arbetsuppgifter, att hjälpa en kollega på jobbet eller att ha stressfria samtal på informellt språk under lunchrasten – allt som inte följer företagets reglerade kommunikationskanaler är en del av den informella kommunikationen.
Typer av informell kommunikation
Informell kommunikation följer inga strikta regler eller strukturer, vilket gör den mycket flexibel och dynamisk. Den kan ta många former, som alla tjänar olika syften och sammanhang på arbetsplatsen.
Här är de fyra huvudtyperna:
- Enkel kedja: När en person säger något till en annan person, och den personen vidarebefordrar samma budskap till någon annan, fortsätter kedjan. Det är den mest naturliga typen av informell kommunikation.
- Klusterkedja: När någon anförtror sig åt en betrodd kollega, och kollegorna delar informationen med andra personer de litar på. Denna typ av konvertering baseras på förtroende men sprids mellan utvalda grupper av personer. Ett exempel skulle kunna vara att chefen diskuterar kundförändringar separat med produktteamet och att produktteammedlemmarna diskuterar samma sak med designteamet.
- Skvaller: Den vanligaste typen av informell kommunikation – skvaller innebär att personer pratar med grupper av personer och att dessa grupper delar samma information med andra grupper av personer. Det är det snabbaste sättet att sprida information informellt.
- Sannolikhetskedja: Ibland kan en anställd slumpmässigt välja ut några kollegor för att dela information, och dessa kollegor fortsätter trenden genom att slumpmässigt vidarebefordra innehållet till andra. Ett exempel kan vara att någon nämner nya HR-policyer för en kollega som satt vid samma bord under lunchen.
Kännetecken för informell kommunikation
Informell kommunikation sker utanför e-post och dashboards, och den har några viktiga egenskaper som gör den lätt att identifiera:
- Det är omedelbart, personligt och bekymmersfritt.
- Som en synkron kommunikationsform minskar den den tid som krävs för att gå den formella vägen, vilket gör medarbetarna mer produktiva.
- Informell kommunikation är bra för medarbetarnas moral eftersom de har vänner att dela sina känslor med.
- Trots att informella samtal är bekväma kan de vara felaktiga eftersom innehållet inte dokumenteras, verifieras eller kan spåras .
- Missnöjda medarbetare skapar ofta kommunikationsproblem genom att sprida felaktig information via informella kanaler.
Exempel på informell kommunikation
Alla informella samtal som inte behöver loggas in i systemet är en del av den informella kommunikationen. Detta kan inkludera
- Muntliga uppdateringar om uppgifter och projekt
- Prat vid vattenkylaren och hälsningar i korridoren
- Grupplunch och företagsretreater
Du kanske hör kollegor prata informellt om hur de tillbringade helgen, matchen de såg igår kväll eller den nya policyn från HR-avdelningen.
Fördelar och nackdelar med informell kommunikation
Informell kommunikation kan vara otroligt effektiv, men dess framgång beror till stor del på sammanhanget. Att förstå var informell kommunikation är bäst och var den kan brista kan hjälpa dig att utnyttja dess styrkor och mildra dess nackdelar.
Fördelar med informell kommunikation
Informell kommunikation kompletterar de begränsningar som finns i formell kommunikation.
- Det gör kontorsupplevelsen mer naturlig och konversationsinriktad.
- Det hjälper medarbetarna att öppna sig för sina kollegor och skapar band som underlättar teamarbetet.
- Informell kommunikation skapar förtroende och en känsla av tillhörighet – två viktiga egenskaper hos högproduktiva medarbetare.
Nackdelar med informell kommunikation
Informell kommunikation är dock inte utan brister.
- Det är oreglerat och kan leda till att felaktig information sprids snabbt.
- Om medarbetarna ägnar sig för mycket åt småprat och skvaller kan det påverka teamkulturen och produktiviteten negativt.
- Ledningen kan inte spåra informella samtal, så det finns ingen ansvarsskyldighet.
Många brister i informell kommunikation beror på bristande struktur i den interna kommunikationen, eftersom uppdateringar sprids muntligt. Ett av de bästa sätten att minska detta är att använda en kommunikationsmall för projektplaner, till exempel ClickUp Employee Communication Template. Det är ett enkelt men omfattande sätt att sprida information så att berörda personer hålls uppdaterade med autentiska detaljer.
Som du kanske har gissat är detta särskilt användbart för HR-team.
Så här kan du utnyttja det på bästa sätt:
- Planera och implementera din kommunikationsstrategi med hjälp av strategivyn för kommunikationsplanen.
- Använd vyn ”Kom igång-guide” för att förklara kommunikationsmatrisen och grundreglerna för att undvika missförstånd.
- Använd vyn ”Kommunikationsuppdateringar” för att spåra gamla och kommande uppdateringar.
- Minska behovet av informell kommunikation genom att övervaka interaktioner i ClickUp Dashboards.
- Skapa en lättöverskådlig visuell layout genom att lägga till anpassade statusar för att övervaka framstegen för uppgifter och deluppgifter inom din kommunikationsplan.
Denna mall kombinerar projektledning med personalhantering för smidig kommunikation.
Den informella kommunikationens roll i organisationer
I bästa fall skapar informell kommunikation relationer med andra medarbetare. Den bryter ner hierarkier, underlättar det fria informationsflödet och främjar empati. En vänlig klapp på axeln för bra arbete, att hjälpa en junior att lösa ett problem eller att lyssna på kollegor så att de känner sig hörda är gester som inte är helt möjliga i en formell miljö.
Hawthorne-studierna, genomförda av Elton Mayo, visade att informell kommunikation påverkar utvecklingen och förstärkningen av prestationsstandarder och medlemmarnas förväntningar inom arbetsgrupper. Detta tyder på att informella interaktioner kan forma organisationskulturen och normerna mer effektivt än formell kommunikation.
Formell kontra informell kommunikation
Arbetsplatser kan inte välja en standardkanal framför den andra, eftersom båda typerna av kommunikation är viktiga i olika sammanhang. Låt oss förstå var de skiljer sig åt och hur man växlar mellan dem.
Viktiga skillnader mellan formell och informell kommunikation
Här är en översikt över de viktigaste skillnaderna mellan formell och informell kommunikation:
| Formell kommunikation | Informell kommunikation |
| Den är reglerad, professionell och hierarkisk. | Den är flexibel, oreglerad och efterliknar ryktesspridningen. |
| Det är asynkront och godkännandebaserat, vilket gör det långsamt. | Det är synkront, vilket gör det snabbt |
| Formell kommunikation sker oftast skriftligt | Informell kommunikation är gestbaserad och verbal kommunikation |
| Det upprätthåller datakvaliteten och sekretessen, vilket gör det mer tillförlitligt. | Det kanske inte är helt korrekt eller hemligt, eftersom informationsluckor skapar rykten och halvsanningar. |
| Syftar till att ta itu med officiella mål och uppgifter | Syftar till att förbättra samhörigheten mellan medarbetarna och teamkulturen. |
Likheter mellan formell och informell kommunikation
Trots sina tydligt olika tillvägagångssätt samverkar formell och informell kommunikation för att skapa en positiv företagskultur.
- De ger människor friheten att dela idéer och sammanhang genom olika kanaler och format.
- Både formell och informell kommunikation bidrar till beslutsfattande och produktivitet.
- Människor tar till sig information snabbare när du kombinerar olika kanaler för informationsspridning.
Balansera formell och informell kommunikation i interna sammanhang
Hemligheten bakom en högproduktiv arbetsplats är att hitta balansen mellan formell och informell kommunikation. Om du har svårt att förstå när du ska använda vilket format, leta efter företagets policyer för officiell kommunikation. Formella kommunikationsstrategier är ofta väl dokumenterade av HR och teamledare. Där hittar du godkända kanaler, tidsplaner, processer och regler.
Som en allmän tumregel gäller att om något är strikt arbetsrelaterat, kräver att andra får veta och är konfidentiellt, ska det gå genom den formella kanalen.
Den viktigaste skillnaden mellan formella och informella kommunikationskanaler finns i ditt huvud. Du bör använda informell kommunikation när du tar en paus eller snabbt pratar med en kollega. Men kom ihåg att inte dela för mycket via informella kanaler eller agera på information som du inte kan verifiera. Genom att observera när och hur andra använder formell och informell kommunikation kan du lära dig att balansera dem.
Exempel där formell och informell kommunikation flätas samman
Tänk dig Sarah, en projektledare som balanserar både formell och informell kommunikation i sitt dagliga arbete. Hon börjar dagen med ett strukturerat teammöte, följer en strikt agenda och dokumenterar åtgärdspunkter. Senare träffar hon Bob från marknadsavdelningen i pausrummet, och över en kopp kaffe brainstormar de fram en briljant kampanjidé. Denna blandning av formell struktur och informell interaktion håller hennes team sammansvetsat samtidigt som det stimulerar innovation.
Under tiden upplever Alex, en nyanställd, kraften i blandade kommunikationsstilar på egen hand. Han deltar i en formell introduktionssession där han tar till sig företagets policyer och rutiner. Men det är under den informella lunchen med sin mentor Javier som han verkligen lär sig de oskrivna reglerna i kontorskulturen. När Alex går igenom sin första prestationsutvärdering – en formell process – är han tacksam för den informella feedback som Javier har gett honom hela tiden, vilket har hjälpt honom att känna sig förberedd och stödd i sin nya roll.
Verktyg för effektiv kommunikation
Det är svårt att fastställa riktlinjer för kommunikation, och ännu svårare att upprätthålla dem över tid. När företaget växer i termer av verksamhet, personal, partners och kunder börjar små luckor uppstå som leder till missförstånd, felaktig information och bristande tydlighet.
Att använda ett internt kommunikationsverktyg som ClickUp förenklar informationsflödet. Så här gör du:
- Använd ClickUp Docs för att utforma kommunikationsplaner, bjuda in personer att samarbeta på kommunikationswikin, lägga till relevanta länkar och filer och använda rich text-redigeraren för bättre navigering.
- Gå igenom skapandet och distributionen av innehåll med hjälp av ClickUp Brain. Be AI-verktyget att analysera formella kommunikationsplaner och lyfta fram områden som kan förbättras, skapa innehållsöversikter och till och med be det föreslå nästa steg. Det är din AI-assistent som finns i ditt ClickUp-utrymme, redo att förse dig med relevant innehåll.
- Använd ClickUp Chat för att samla alla realtidskonversationer på ett ställe. Du kan tilldela uppgifter, dela projektrelaterat innehåll, skapa individuella chattvyer och hantera åtkomstbehörigheter. Detta förbättrar avsevärt hastigheten på formell kommunikation.
📮ClickUp Insight: Cirka 41 % av yrkesverksamma föredrar snabbmeddelanden för teamkommunikation. Även om det erbjuder snabba och effektiva utbyten, sprids meddelanden ofta över flera kanaler, trådar eller direktmeddelanden, vilket gör det svårare att hämta information senare. Med en integrerad lösning som ClickUp Chat mappas dina chattrådar till specifika projekt och uppgifter, vilket håller dina konversationer i sitt sammanhang och lättillgängliga.
- För samtal där textmeddelanden inte fångar hela sammanhanget kan du prova ClickUp Clips. Spela in din skärm och gå igenom instruktioner, utbildningsmoduler, programvarufunktioner, marknadsföringsplaner, projektarbetsflöden, feedback och mycket mer med stödjande röstkommentarer.
- Växla mellan Kanban-tavla, lista, tabell och Gantt-vy för att hjälpa intressenterna att förstå det pågående arbetet och hur man kommunicerar med andra intressenter.
- Visualisera strategiska initiativ med ClickUp Whiteboards så att intressenterna får rätt information från början. Lägg till idéer, ordna dem med en dra-och-släpp-funktion och omvandla dem till enskilda uppgifter. Det är lätt att följa och minskar den tid som går åt till e-postkedjor.
Istället för att börja från scratch kan du prova ClickUps mall för kommunikationsplan. Du kan vidareutveckla och anpassa detta helt anpassningsbara dokument efter dina behov.
Anta till exempel att försäljningschefen implementerar ett program för en ny demografisk grupp. I så fall kan hen förklara för SDR:er hur de ska kommunicera, följa protokoll och uppdatera affärsstatus. På så sätt vet SDR:er vad som ingår i formell kommunikation och vad de kan diskutera informellt.
Med denna dokumenterade handlingsplan kan du
- Skapa ett ramverk i ClickUp Docs så att teamen kan följa en enhetlig kommunikationsstrategi med
- Fastställ roller och intressenter genom ClickUp Tasks så att alla vet vad de ska diskutera och med vem.
- Definiera formella kommunikationskanaler och redigera anpassade vyer och fält för bättre överskådlighet.
- Använd ClickUp Milestones för att spåra och mäta prestanda
Det bästa med mallen är att företag kan använda den för att organisera internkommunikationen och förbättra sin kommunikation med kunder och leverantörer.
Förbättra den interna kommunikationen med ClickUp
Ärliga, transparenta och realtidsbaserade konversationer bygger företagskultur och hjälper medarbetarna att bli mer produktiva. Både formella och informella kanaler uppmuntrar medarbetarna att prestera på topp.
Som ett verktyg för företagssamarbete hjälper ClickUp chefer och anställda att kommunicera effektivt utan att behöva växla mellan för många plattformar. Det har en serie digitala verktyg som är skapade för kommunikation på språng.
Registrera dig på ClickUp idag och stärk din interna kommunikation.