Hur man använder asynkron videokommunikation för att förbättra distansarbetet

Visste du att över 70 % av alla möten hindrar anställda från att slutföra sitt arbete? Detta gäller särskilt för dem som arbetar på distans.

Videomöten kan visserligen hjälpa till att hålla distansarbetande team sammankopplade, men de måste struktureras effektivt för att undvika slöseri med tid och frustration.

Finns det då någon lösning som möjliggör effektivare kommunikation? Absolut! Asynkron videokommunikation kan vara svaret. Denna metod ger dig större kontroll över konversationer och tidsplanering, minimerar förseningar och förbättrar effektiviteten.

Är du redo att förbättra kommunikationen på din arbetsplats? Låt oss utforska hur asynkron videokommunikation kan hjälpa till!

Förstå asynkron och synkron videokommunikation

Det finns två huvudtyper av videokommunikation i distansarbetande team: synkron och asynkron.

Synkron videokommunikation är realtidsutbyte av video och ljud mellan två eller flera personer. Det är som ett samtal ansikte mot ansikte, men virtuellt. Tänk på videokonferensplattformar som Zoom eller Google Meet – alla är online och interagerar samtidigt. Det är avgörande för realtidssamarbete, brainstorming och snabba beslut.

Däremot är asynkron videokommunikation utbyte av förinspelade videomeddelanden istället för livevideosamtal. Det är videoinformation som delas på begäran, vilket gör att mottagarna kan ta del av den när det passar dem.

Till skillnad från synkron kommunikation, som kräver att alla parter är närvarande samtidigt, behöver asynkron videokommunikation inte ett omedelbart svar. Du lämnar i princip ett videomeddelande som kan öppnas och visas senare, vilket kombinerar bekvämligheten med chatt med effektiviteten hos videosamtal.

Remote-bloggen beskriver asynkron arbete på ett bra sätt:

Asynkroniskt arbete är ett enkelt koncept: Gör så mycket du kan med det du har, dokumentera allt, överför äganderätten till projektet till nästa person och börja sedan arbeta med något annat.

Synkron eller asynkron? Båda metoderna passar för distansarbete, men asynkron videokommunikation kan leda till nya arbetsmöjligheter. Att hitta rätt balans mellan synkron och asynkron videokommunikation är nyckeln till att maximera produktiviteten och teamets engagemang i distansarbetsmiljöer.

Skillnader och jämförelser mellan synkron och asynkron kommunikation

Låt oss dyka in i skillnaderna mellan synkron och asynkron kommunikation och hur de påverkar hur vi kommunicerar och samarbetar.

Fördelar med att använda asynkron videokommunikation

Som svar på denna trend söker företag efter effektivare kommunikationsformer för att engagera distansanställda.

Även om kommunikation ansikte mot ansikte är värdefullt är det inte alltid möjligt att organisera videomöten som passar allas scheman för varje diskussion eller meddelande. Nonverbala signaler påverkar dock hur ditt budskap tolkas, så att helt överge interaktion ansikte mot ansikte är inte heller idealiskt.

Här är några av fördelarna med att använda asynkron kommunikation:

1. Förenklar samarbete över tidszoner

Det är svårt att planera live-möten för team i olika tidszoner. Asynkrona möten gör det möjligt för team att kommunicera smidigt utan att behöva samordna fullspäckade scheman och olika arbetstider.

2. Ökar flexibiliteten

Flexibla arbetsformer ger ökad flexibilitet och kontroll över din schemaläggning. En dag fylld med obligatoriska möten kan dock begränsa din möjlighet att strukturera din arbetsdag. Asynkron video kan minska antalet möten, vilket ger dig mer kontroll över din dag och gör att du kan fokusera på dina uppgifter.

3. Ökar produktiviteten

Asynkrona möten gör att du kan ta del av videoinnehåll när det passar dig.

Om du till exempel är mest produktiv på morgonen kan du titta på en video och ge feedback när du är som mest alert, istället för att kämpa med det i slutet av dagen.

4. Möjliggör enkel referens

Du kan pausa asynkrona möten för att ta pauser, göra detaljerade anteckningar eller hoppa till relevanta delar av videon.

Detta gör det enkelt att hänvisa till viktig information eller granska avsnitt som du hade frågor om.

5. Säkerställer säkerheten

Lyckligtvis har de flesta moderna asynkrona kommunikationsverktyg inbyggda säkerhetsfunktioner som skyddar dina data och interaktioner.

Ofta krävs ett lösenord för att få tillgång till en videoinspelning eller för att begränsa åtkomsten till specifika teammedlemmar för att skydda konfidentiella uppgifter.

6. Stödjer mental hälsa

Att arbeta asynkront minskar stressen genom att du kan sätta gränser, bearbeta information bättre och prioritera din mentala hälsa.

Detta skapar en miljö där man kan arbeta koncentrerat och utan avbrott, vilket förbättrar det allmänna välbefinnandet.

10 strategier och bästa praxis för asynkron videokommunikation

Det primära målet med affärskommunikation är att skapa en plattform som håller alla informerade och uppmuntrar till fritt informationsutbyte.

Att hantera distribuerade team innebär dock utmaningar, särskilt när man implementerar effektiva asynkrona kommunikationsmetoder som passar olika tidszoner och scheman.

Här är 10 strategier och bästa praxis för asynkron videokommunikation:

1. Använd ett verktyg för videokommunikation

För att lyckas med asynkron kommunikation behöver du ett verktyg som är utformat för att öka tydligheten och effektiviteten. Använd kraftfull samarbetsprogramvara, såsom ClickUp, för att skapa transparens för dina distans- och hybridteam.

Som en allt-i-ett-plattform för projektledning är ClickUp skräddarsydd för att möta dina behov inom olika branscher och användningsområden. Oavsett om ditt team behöver hjälp med produktledning eller marknadsföringskampanjer hjälper ClickUp till att konsolidera arbetet, förenkla kommunikationen och hantera uppgifter på ett smidigt sätt. Här är några funktioner i ClickUp som kan underlätta asynkron kommunikation för dig:

ClickUp Clips

Behöver du kommunicera komplexa instruktioner eller ge detaljerad feedback? ClickUp Clips är funktionen du behöver!

Med detta inbyggda skärminspelningsverktyg kan du förmedla ditt budskap tydligt genom att dela skärminspelningar, vilket eliminerar behovet av långa e-postkedjor eller personliga möten. Det är perfekt för att demonstrera processer, förklara uppgifter och lyfta fram specifika frågor.

Genom att koppla ihop Clips med ClickUp Brain, ClickUps inbyggda AI-assistent, kan du också:

Detta gör det enklare att granska och hänvisa till viktiga punkter utan att behöva titta på hela videon.

För mer interaktiv kommunikation tillsammans med dina skärminspelningar integreras ClickUp sömlöst med ClickUp Chat View, som är specialdesignat för asynkron arbete. Du behöver inte göra några krångliga manövrer för att hitta meddelanden och kan enkelt granska och vidta åtgärder i din egen takt.

ClickUp erbjuder andra avancerade asynkrona digitala samarbetsfunktioner som kompletterar Clips, till exempel ClickUp Tasks, som innehåller inbäddade kommentarer för team att diskutera idéer.

ClickUp Chrome-tillägg

Denna skärminspelningsfunktion är tillgänglig via ClickUp Chrome Extension, vilket gör det enkelt att spela in meddelanden och produktionsmaterial utan att byta plattform. Denna sömlösa integration hjälper dig att upprätthålla flödet och kontinuiteten i ditt arbete och säkerställer att all din kommunikation är centraliserad och lättillgänglig.

ClickUp Brain

ClickUp Brain kan fungera som din AI-kunskapshanterare, AI-projektledare och skrivassistent beroende på dina behov. Det kan vara till stor hjälp vid asynkron kommunikation genom att sammanfatta möten och meddelandetrådar åt dig. Traditionella stand-up-möten kan till exempel störa koncentrerat arbete. ClickUp Brain erbjuder en lösning för snabba teamuppdateringar utan att produktiviteten påverkas.

Tre snabba tips för att implementera asynkron kommunikation

Denna metod främjar fokuserat arbete och gör det möjligt för teammedlemmarna att strukturera sina arbetsdagar bättre.

ClickUp är utformat för att stödja team som arbetar tillsammans i realtid eller kommunicerar asynkront, så att alla kommunikationsbehov tillgodoses inom en enda plattform.

2. Utbildningsutbud

Att införa asynkron kommunikation innebär ofta att man inför nya verktyg – såsom ClickUp – på arbetsplatsen. Det är viktigt att inte utgå från att teammedlemmarna redan är bekanta med dessa verktyg, särskilt när det gäller hur de används på ett effektivt sätt.

Att tillhandahålla utbildningsmaterial, såsom dokument och videor, och utse en tydlig kontaktperson för frågor kan bidra till en smidig övergång.

Använd ClickUp Docs för att skapa utbildningsmaterial. Skapa ditt utbildningsdokument, lägg till bilder och kanske till och med en punktlista med viktiga punkter. Med ClickUp Docs kan du till och med spela in videor direkt i dokumentet med hjälp av ClickUp Clips!

När ditt utbildningsdokument är klart är det enkelt att dela det. Ställ in behörigheter så att rätt personer har åtkomst, eller om det är allmän kunskap, gör det tillgängligt för alla med en länk. Nu kan dina praktikanter lära sig i sin egen takt.

3. Sätt upp tydliga mål

Innan du skapar en asynkron video bör du definiera dess syfte och vad du vill uppnå. Oavsett om det är för att informera, utbilda eller övertyga, kommer ett tydligt mål att styra innehållet och säkerställa att det är relevant för målgruppen.

Om du till exempel skapar en utbildningsvideo för nya medarbetare kan ditt mål vara att introducera dem till företagskulturen och företagets policyer.

4. Upprätta riktlinjer för teknik

Det är en bra idé att införa grundläggande arbetsplatsregler för teknik, inklusive riktlinjer för asynkrona kommunikationskanaler. Eftersom många använder personliga enheter för att komma åt dessa kanaler kan nya säkerhetsåtgärder som VPN vara nödvändiga för att skydda företagets data.

Bestäm vad du vill prioritera i dina asynkrona videor och snabbmeddelanden, eftersom inte alla meddelanden kan vara asynkrona hela tiden.

Du kan till exempel bestämma att alla nya meddelanden ska besvaras senast vid slutet av följande arbetsdag. Kanske kan du skapa en virtuell Slack-kanal för diskussioner utanför ämnet!

5. Öva på transparent kommunikation

Förtroendet kan minska när kommunikationen huvudsakligen flyttas till asynkrona kanaler, särskilt om teammedlemmarna arbetar på distans. Odla en kultur av radikal transparens genom att konsekvent kommunicera öppet och ärligt med alla i ditt team.

Tänk dig till exempel att du leder ett projekt med ett distribuerat team. Istället för att bara dela uppdateringar under schemalagda möten kan du använda ett delat ClickUp Doc för att föra en projektdagbok.

Uppdatera denna dagbok regelbundet med framsteg, utmaningar och nästa steg. Uppmuntra teammedlemmarna att lägga till sina bidrag, tankar och feedback. Detta håller alla informerade om projektets status, fattade beslut och eventuella hinder, vilket främjar en känsla av förtroende och samarbete.

6. Var kortfattad

Uppmärksamhetsspannet är kort, särskilt i en digital miljö. Håll dina videor korta och koncisa och fokusera på det viktigaste budskapet eller den information du vill förmedla.

Undvik onödiga detaljer eller långdragna förklaringar. Om du till exempel skapar en produktdemovideo, fokusera på att lyfta fram de viktigaste funktionerna och fördelarna istället för att gå in på uttömmande detaljer om varje aspekt av produkten.

7. Be om feedback

Uppmuntra dina teammedlemmar att testa nya verktyg och ge feedback. Verkligheten på fältet kan skilja sig avsevärt från din uppfattning som ledare eller chef.

Be dem också att dela med sig av sina synpunkter på kommunikation på arbetsplatsen och projektarbetsflöden och föreslå sätt att förbättra dem. När du vill få feedback via asynkrona videor kan ClickUp Proofing vara till hjälp. Med det kan du kommentera bilder, videor och PDF-filer och skapa utrymme för detaljerad feedback.

Så här hjälper ClickUp Proofing:

8. Undvik inte överkommunikation

Eftersom mottagarna kan ta del av meddelandena när det passar dem, bidrar det till att säkerställa tydlighet och minska behovet av uppföljningsfrågor om all nödvändig information tillhandahålls i förväg.

Överkommunikation kan i detta sammanhang vara fördelaktigt, eftersom det gör det möjligt för mottagarna att förstå budskapet och vidta nödvändiga åtgärder utan fördröjningar. Detta tillvägagångssätt säkerställer effektivitet och ändamålsenlighet i asynkron kommunikation, vilket bidrar till smidigare arbetsflöden och förbättrad samverkan.

9. Håll en professionell ton

Även om asynkron kommunikation är mer flexibel bör du upprätthålla ett professionellt uppträdande i dina videor. Klä dig lämpligt och tala tydligt och självsäkert. Undvik att använda slang eller informellt språk om det inte är lämpligt för din publik.

10. Förvandla inte asynkron kommunikation till synkron

Håll asynkron kommunikation asynkron! Om du till exempel börjar utbyta e-postmeddelanden i snabb takt med en kollega använder du i princip e-post synkront, vilket skapar ett prejudikat för framtida interaktioner.

Om man inte fastställer tydliga riktlinjer kan gränserna bli otydliga och förväntningarna på kommunikationen förvirrande. Det är viktigt att upprätthålla den asynkrona karaktären hos kommunikationen för att säkerställa att alla förstår och följer överenskomna tidsplaner.

Vi hoppas att dessa tips för hemmakontoret och bästa praxis för asynkron videokommunikation hjälper dig att öka produktiviteten och samarbetet i din arbetsmiljö.

Genom att implementera dessa strategier kan du använda asynkrona kommunikationsverktyg som ClickUp för att förenkla arbetsflöden, förbättra teamkommunikationen och uppnå dina mål på ett mer effektivt sätt.

Potentiella risker och hur man kan minska dem

Asynkrona videoverktyg erbjuder utan tvekan flexibilitet och bekvämlighet för samarbete på distans.

Dessa fördelar medför dock potentiella risker som du måste ta itu med för att säkerställa ett smidigt och säkert samarbete.

Låt oss titta på några av dessa risker och undersöka sätt att minska dem.

Analys av problemet med Zoombombing i synkrona videosamtal

Innan vi går vidare måste vi förstå vad zoombombing är!

Zoombombing avser otillåtet intrång i ett videomöte eller en konferenssamtal. Även om asynkron videokommunikation vanligtvis inte utsätts för denna specifika risk, kan andra former av otillåten åtkomst eller dataintrång förekomma.

För att förhindra sådana överträdelser bör du se till att den plattform du väljer har robusta säkerhetsfunktioner. Överväg att använda end-to-end-kryptering, kräva starka lösenord och implementera åtkomstkontroller. Utbilda ditt team i vikten av säkra kommunikationsrutiner och håll dina säkerhetsprotokoll uppdaterade.

Vikten av datasäkerhet och integritet i videokommunikation

Datasäkerhet och integritet, inklusive asynkrona videoverktyg, är viktigt i all kommunikation.

För att skydda känslig information bör du använda en plattform som uppfyller dataskyddsförordningarna, såsom GDPR eller CCPA. Kryptera dina videofiler både när de lagras och överförs, och begränsa åtkomsten till behörig personal.

Granska och uppdatera dessutom regelbundet dina säkerhetsåtgärder för att undvika potentiella hot.

Om du redan använder ClickUp på din arbetsplats kan du lägga till ett samarbetslager genom att välja ClickUps Zoom-integration för att hålla möten inom ClickUp.

Denna integration kan förbättra säkerheten på flera sätt:

Genom att följa dessa säkerhetsåtgärder och Zoom-tips kan du göra distansarbetet enklare och säkrare för dig och ditt team.

Starta asynkron videokommunikation med ClickUp

Även om synkron kommunikation kan anses vara ”normen” finns det ett bättre sätt!

Asynkron kommunikation erbjuder större flexibilitet och kan minska stressen för dina anställda. Det hjälper också till att skapa en balans mellan arbete och privatliv för distansarbetare genom att lindra pressen att vara uppkopplad hela tiden.

Och om du vill optimera din asynkrona kommunikation, varför inte utnyttja ClickUp?

ClickUp erbjuder olika funktioner för att förbättra teamsamarbetet, inklusive uppgiftshantering, fildelning och skärminspelning. Dessa verktyg kan hjälpa dig och ditt team att hålla ordning, kommunicera i er egen takt och uppnå era mål mer effektivt i en distansarbetsmiljö.

Prova ClickUp gratis för att öka produktiviteten och spara värdefull tid för ditt team!

Vanliga frågor (FAQ)

Vad är skillnaden mellan asynkron och synkron video?

Asynkron video innebär förinspelat innehåll som tittarna kan se i sin egen takt, till exempel inspelade föreläsningar, utbildningsvideor och webbseminarier på begäran. Synkron video å andra sidan avser liveinteraktioner i realtid där deltagarna interagerar med varandra samtidigt, inklusive videokonferenser, livestreaming och virtuella möten.

Vad är asynkron videokommunikation?

Asynkron videokommunikation avser utbyte av förinspelat innehåll eller asynkrona videomeddelanden som kan visas vid olika tidpunkter. Detta gör det möjligt för deltagarna att svara och interagera med innehållet utifrån sin tillgänglighet.

Vad betyder synkron video?

Synkron video avser liveinteraktioner där deltagarna deltar i videosamtal i realtid. Detta inkluderar videokonferenser, livestreaming och virtuella möten där deltagarna kan kommunicera direkt.

Är videosamtal asynkrona?

Nej, videosamtal är synkrona. De innebär kommunikation i realtid via en datorskärm eller andra mobila enheter där deltagarna omedelbart kan se och höra varandra, på samma sätt som vid personliga möten.

Vad betyder synkron?

Synkron betyder händelser eller processer som sker samtidigt eller i realtid. I samband med videokommunikation innebär synkrona interaktioner videosamtal mellan deltagarna, till exempel ett Zoom-samtal.