Många anser att ledningsgruppsmöten är ett enormt slöseri med tid. Det beror på att de flesta möten är osammanhängande och ofta spårar ur på grund av negativ gruppdynamik.
Ett verkligt effektivt möte fokuserar på vad som verkligen är viktigt och vad som behöver hända härnäst. Välkommen till Level 10-mötet.
Låt oss utforska vad ett Level 10-möte är och varför det fungerar så bra. Sedan tittar vi på mötets struktur och lär oss några sätt att ta dina ledningsgrupper till nästa nivå. Du kommer aldrig att genomföra möten på samma sätt igen. ✨
Vad är ett Level 10-möte?
Mötesformatet Level 10 (L10) utvecklades för att hjälpa entreprenörer, ledningsgrupper och nystartade företag att identifiera, diskutera och lösa problem. Detta 90-minutersmöte hålls varje vecka och hela ledningsgruppen deltar.
Medan stand-up-möten fokuserar på dagliga uppgifter och kundmöten ofta handlar om att bygga relationer och samla in information, har L10-möten ett mer strategiskt och problemlösande fokus. De uppmuntrar tydlighet, samstämmighet och handling, vilket förbättrar produktiviteten, ökar intäkterna och stärker samarbetet inom ledningsgruppen. 👪
Veckomötena på nivå 10 är bara ett av de verktyg och principer som ingår i Entrepreneurial Operating System ® (EOS). EOS grundades av Gino Wickman och bygger på sex nyckelelement, nämligen:
- Vision
- Människor
- Data
- Frågor
- Process
- Traction
Var och en av dessa delar tas upp under L10-mötena, där huvuddelen av tiden ägnas åt att hantera de tre viktigaste frågorna på dagordningen.
Fördelarna med ett Level 10-möte
L10-möten är extremt effektiva och det finns flera skäl till det.
De är målinriktade
Affärsmål och strategiska mål står i centrum under hela mötet. Deltagarna delar med sig av snabba uppdateringar om sina resultatkort, vilket ger en översikt över hur verksamheten presterar i förhållande till dessa mål. Detta gör det enkelt att hålla sig på rätt spår och fortsätta i rätt riktning. 🎯
De löser problem
Sextio av de 90 minuterna i detta veckomöte ägnas åt att förstå vilka problem som står i vägen för att uppnå företagets mål. Mötes tiden används väl för att ta itu med grundorsakerna och söka lösningar på en strategisk nivå. Detta format är utformat för att lösa problem innan de blir större, vilket sparar tid och energi i det långa loppet.
De är extremt fokuserade och praktiskt användbara
Varje punkt på dagordningen har en specifik (oftast kort) tidsram tilldelad sig, så att ingen tid går till spillo. Åtgärdspunkter dokumenteras tydligt, rapporteras och antingen bockas av, skjuts upp eller lyfts fram som problem. ✅
De har en tydlig struktur
L10-möten hålls vid samma tidpunkt samma dag varje vecka och följer en standardprocess så att alla vet vad de kan förvänta sig och kan förbereda sig därefter.
Med detta sagt bör det inte komma som någon överraskning att det krävs en skicklig mötesledare och en noggrann protokollförare/administratör för att genomföra denna typ av möte – helst samma personer varje vecka för att skapa kontinuitet.
Facilitatorns roll är att se till att deltagarna håller sig till mötesagendan och följer mötesetiketten – som att vara förberedd och hålla sig till agendans tidsramar. Administratören för mötesanteckningar, uppdaterar att-göra-listan (som ingår i agendan) och håller alla informerade.
Med rätt personer, processer och verktyg på plats är L10-möten väl värda mödan.
Level 10 Mötesupplägg
En av nycklarna till framgång här är att de flesta L10-möten följer samma dagordning. Låt oss titta på exakt vad det innebär, steg för steg.
Segue
Tid: 5 minuter
Mötet inleds med en övergång – även kallad check-in. Varje teammedlem delar med sig av personliga eller professionella goda nyheter, till exempel en framgång eller en aha-upplevelse från veckan. Detta ger alla en chans att vara fullt närvarande på mötet, skapar band inom ledningsgruppen och inleder sessionen på ett positivt sätt. 😊
Resultatkort
Tid: 5 minuter
I det här avsnittet går vi igenom målen och nyckelresultaten (OKR) – eller nyckeltalen (KPI) – som bidrar till företagets mål. Den som ansvarar för varje nyckeltal ger helt enkelt feedback om huruvida nyckeltalet är ”på rätt spår” eller ”inte på rätt spår”, utan någon ytterligare förklaring i det här skedet. Om det inte är på rätt spår flyttas det till listan över problem, som kommer att diskuteras senare under mötet.
Rock Review
Tid: 5 minuter
Rocks är kvartalsmål, och varje teammedlem ansvarar vanligtvis för tre till fem av dem. Uppdateringar om Rocks består också enbart av svaret ”på rätt spår” eller ”inte på rätt spår”, och eventuella problem flyttas till problemförteckningen. 🪨
Nyheter om kunder och anställda
Tid: 5 minuter
Här delar deltagarna med sig av både goda och dåliga nyheter om medarbetare eller kunder. Goda nyheter firas och dåliga nyheter hamnar direkt på problemlistan.
Att göra-lista
Tid: 5 minuter
Att-göra-listan handlar om åtgärder som ska slutföras inom 7 dagar. Därför bör många av de punkter som diskuterades vid det föregående mötet ha slutförts under den föregående veckan. Vid det aktuella mötet markerar deltagarna dem som antingen ”klar” eller ”inte klar”. ” Alla punkter som hamnar i den senare kategorin kan antingen flyttas till nästa vecka för att tas upp igen vid nästa möte eller – om de har blivit ett problem – flyttas till problemlistan för den här veckan.
Problemförteckning
Tid: 60 minuter
Denna del av mötet, även känd som Identify, Discuss, Solve (IDS®), ägnas åt att avslöja de verkliga orsakerna till problemen och sedan brainstorma sätt att lösa dem. Efter en snabb sammanfattning av frågorna på listan från förra veckan samt eventuella tillägg som gjorts under detta möte, röstar deltagarna om hur de ska prioriteras. Därefter tar de itu med de tre viktigaste, med början på den viktigaste. Eventuella nästa steg läggs till i att göra-listan. Om en fråga på listan inte hanteras inom några veckor flyttas den till en långsiktig lista för diskussion under nästa kvartalsmöte.
Sammanfattning
Tid: 5 minuter
De sista minuterna ägnas åt att gå igenom att-göra-listan och nästa steg. Deltagarna beslutar också om eventuella vidarebefordrade meddelanden som ska skickas vidare till resten av organisationen. Slutligen betygsätter de mötet på en skala från 1 till 10, och om genomsnittet är lägre än 8 diskuterar de vad de kan göra annorlunda nästa gång.
Med en så tydlig L10-mall täcks alltid de viktigaste ämnena och du bör ändå hinna klart i tid, varje gång. ⏱️
10 tips för att förbättra dina Level 10-möten
Nu när du vet vad du strävar efter ska vi titta på hur du kan höja nivån på dessa möten – och spara tid och arbete för alla inblandade.
1. Utnyttja mötesverktygen till fullo
Modern teknik kan vara en riktig välsignelse – och programvara för möteshantering är ett utmärkt exempel på detta.
Ta till exempel ClickUp Meetings. Denna onlineplattform för möten erbjuder planeringschecklistor, mötesmallar, verktyg för anteckningar, utmärkt uppgiftshantering och mycket mer – allt utformat för att göra ditt liv enklare. Börja med ClickUp Level 10-mötesmallen och ta det därifrån.
Bra att veta: ClickUp-mallarna täcker i stort sett alla tänkbara situationer. Från mallar för projektstart som hjälper dig att planera och prioritera till mallar för enskilda möten för att hantera ditt team – du behöver aldrig börja från noll igen.
2. Planera strategiskt
För att understryka vikten av ditt L10-möte bör du hålla det vid samma tidpunkt varje vecka. När det alltid finns med i kalendern vänjer sig deltagarna vid att förbereda sig inför mötet och deras team lär sig att planera andra möten runt det. 🗓️
Att schemalägga möten är enkelt med ClickUps kalendervy. Ställ bara in ett återkommande möte och bjud in alla nödvändiga deltagare. Koppla sedan alla dina mötesdokument till det mötet så att alla kan hitta dem.
3. Skicka ut mötesagendan i god tid
Ju tidigare du skickar ut dagordningen för L10-mötet, desto mer tid har alla på sig att samla in information inför mötet. Dagordningen skapar också tydliga förväntningar på vad som ska behandlas, vilket hjälper alla att hålla fokus.
Använd ClickUp Docs och mallen ClickUp Agenda för att skapa veckans mötesagenda. Skriv agendan själv eller samarbeta med hela teamet, där varje användare markeras i systemet med sin egen färgkod. Inbyggda formateringsverktyg gör det enkelt att skapa ett professionellt slutdokument utan extra ansträngning.
4. Håll dig till mötets tidsplan
En del av hemligheten bakom L10-mötet är att följa processen exakt. Det börjar med att starta i tid – vilket i sin tur innebär att uppmuntra deltagarna att komma fem minuter tidigare för att hinna sätta sig till rätta.
Håll deltagarna i tid med ClickUp-påminnelser. Ställ in en påminnelse för att uppmana deltagarna att förbereda sig för mötet i god tid, så att ingen stressar i sista minuten och försenar mötet. Ställ sedan in en till för att meddela dem att mötet snart börjar, så att alla loggar in och är redo att sätta igång vid rätt tidpunkt. 🔔
5. Använd visuella verktyg för tydlighet
Att prioritera punkterna på din ärendelista är ett mycket viktigt steg i mötets IDS-fas – och det är omöjligt att prioritera om du inte vet vad du prioriterar. Skapa en tydlig lista som alla kan se, så att de kan fatta bra beslut.
Ett mycket effektivt sätt att göra detta är med en ClickUp-whiteboard. Din protokollförare kan överföra befintliga ärenden från ärendelistan till whiteboarden i början av sessionen. ClickUps samarbetsverktyg gör det möjligt för vem som helst att anteckna det ärende de tar upp när det dyker upp, vilket ger dig en komplett lista som gör det enkelt att prioritera när du kommer till problemlösningsfasen av mötet. Sedan är det bara att bocka av punkterna efterhand som du hanterar dem.
6. Gör bra mötesanteckningar
Det är avgörande att skapa en korrekt dokumentation av vad som hände under mötet. Mötesprotokoll utgör grunden för framtida möten och säkerställer kontinuitet och framsteg. De fungerar också som det slutgiltiga ordet när minnena av vad som hände skiljer sig åt.
En bra programvara för mötesprotokoll gör hela skillnaden här. Du kan börja med att använda ClickUp Notepad för att anteckna under mötet. Be sedan ClickUp AI Writing Assistant att sammanfatta anteckningarna åt dig och omvandla dem till mötesprotokoll. Mallen för mötesprotokoll i ClickUp ger dig ett färdigt ramverk som säkerställer enhetlighet i alla dina mötesprotokoll. 📝
7. Spela in viktiga videoklipp
Deltagarna delar ofta med sig av presentationer eller andra dokument under L10-möten. Dessa visuella hjälpmedel är en viktig del av mötesprotokollet och skickas ofta ut som separata dokument före eller efter mötet.
Men det finns ett enklare sätt. ClickUp Clip spelar in videoklipp av din skärm, webbläsarflik eller appfönster – inklusive en röstinspelning om du vill – för att ge sammanhang till konversationen. Du kan spara klippen som en del av mötesprotokollet och dela dem via en offentlig länk som spelas upp direkt i din webbläsare.
8. Samla dina chattar på ett ställe
Deltagarna kan ha frågor eller förslag i förväg eller vilja lägga till ytterligare synpunkter efteråt. Du kan använda e-post för att föra dessa samtal, men e-posttrådar är inte alltid lätta att hitta eller följa, och dessutom är de frikopplade från själva mötet.
Skapa istället en särskild kanal med ClickUp Chat-vyn, så att allt hålls centralt och sammanlänkat på en plattform. Använd chattkanalen för att dela uppdateringar eller resurser och föra samtal i realtid. Du kan styra vem som har tillgång till din chattkanal, ställa in aviseringar om nya meddelanden och se din chatt parallellt med ditt arbete i ClickUp medan du förbereder dig inför mötet. 💬
9. Effektivisera ditt arbetsflöde
De flesta L10-möten resulterar i en lista med åtgärder som måste hanteras – men som ofta inte blir det. Tricket för att få dem gjorda är att lägga in dem i ditt arbetsflöde så snart som möjligt och sedan följa upp dem tills de är klara.
Med ClickUp kan du omvandla text från valfritt ClickUp-dokument eller whiteboard till ClickUp-uppgifter med ett enda klick – du behöver inte längre kopiera och klistra in. Du kan till exempel skapa åtgärdspunkter eller tilldela uppgifter direkt från ett ClickUp-anteckningsblock, dokument, whiteboard, chatt eller mer formella dokument som mötesprotokoll.
Sedan tar ClickUps projektledningsfunktion över hanteringen av den uppgiften och hjälper dig att prioritera den och smidigt integrera den i ditt arbetsflöde. Den kan till och med skicka aviseringar när det är dags för att säkerställa att du håller dig på rätt spår mot slutförandet.
10. Utnyttja din teknikplattform
I stället för att investera i nya verktyg för ditt L10-möte, utnyttja de verktyg du redan använder till fullo. Om ditt ledningsteam till exempel föredrar att använda Zoom eller Microsoft Teams, eller om de är fast i sina Google-kalendrar, följ med strömmen där det är möjligt.
ClickUp erbjuder en rad integrationer, inklusive Microsoft Teams och Zoom, samt Apple, Outlook och Google Kalender. Starta ett Zoom-möte direkt från en uppgift eller synkronisera uppgifter från ClickUp med den kalender du föredrar, och mycket mer.
Bonus: Jämför MS Teams med Zoom!
Genomför effektiva och produktiva Level 10-möten
L10-möten har utvecklats av EOS Worldwide för att förbättra mötenas produktivitet och effektivitet. De hålls vid samma tidpunkt varje vecka, följer en specifik mall och hela ledningsgruppen deltar. 💯
Denna typ av möte är extremt inriktat på att anpassa sig till strategiska mål. Det inleds med en kort incheckning och en snabb genomgång av framstegen mot mått i resultatkortet, kvartalsmål och veckolistor. Därefter ägnas större delen av mötet åt att förstå och lösa problem som står i vägen för att uppnå affärsmålen.
Även om L10-möten redan är betydligt mer effektiva än de flesta möten finns det alltid utrymme för förbättringar. Verktyg för online-möten som ClickUp effektiviserar alla aspekter av dina L10-möten, vilket sparar tid och arbete i varje steg.
Registrera dig gratis hos ClickUp idag för att få mer gjort på kortare tid, varje dag. 🙌