Din guide till innehållsstyrning: Vad är det och hur implementerar man det?

När du driver ett litet företag har du vanligtvis inga problem med innehållshantering – du har en stabil volym, kanske ett par anställda och färre hinder att ta dig över för att förbereda och publicera ditt innehåll.

När du expanderar din verksamhet börjar det bli lite mer komplicerat. Du börjar fundera på rätt godkännandeprocess, arbetsfördelning, publicering, varumärkesriktlinjer och många andra faktorer som påverkar ditt innehålls framgång. De strategier du använde när din verksamhet var mindre fungerar inte längre – du har vuxit ur dem. Det är dags att skaffa större skor för att kunna gå bekvämt och ta dig fram. 🚶

Dessa skor kallas innehållsstyrning. Med dem definierar du regler för innehållshanteringssystem och säkerställer konsistens och tydlighet över hela linjen.

I den här artikeln diskuterar vi detaljerna i innehållsstyrning och ger tips på hur du skapar och implementerar regler och maximerar framgången med hjälp av ClickUp.

Vad är innehållsstyrning?

Innehållsstyrning är en uppsättning redaktionella riktlinjer och regler som styr ditt innehåll. Den beskriver alla innehållsrelaterade aktiviteter och processer i detalj för att säkerställa att alla i ditt innehållsteam vet hur de ska utföra sitt arbete med minimal risk för misstag och inkonsekvenser.

Det finns inga specifika regler eller lagar som styr hur din modell för innehållsstyrning ska se ut. Du ansvarar för att skapa och uppdatera den utifrån ditt företags storlek, verksamhetsområde och mål.

Din innehållsstyrning kan till exempel fokusera på skrivstilen för inlägg på sociala medier. Eller så kan den beskriva de verktyg du använder i innehållsproduktionsprocessen eller definiera flera aspekter av innehållshantering.

Oavsett vad du fokuserar på kan ett ramverk för innehållsstyrning förbättra kvaliteten på ditt innehåll, säkerställa att alla i teamet vet vad de gör och i slutändan öka kundnöjdheten.

Innehållsstyrning kontra innehållsstrategi

Även om innehållsstyrning och innehållsstrategi liknar varandra i vissa avseenden är de inte samma sak.

En innehållsstrategi handlar om hur du ska utnyttja det producerade innehållet för att uppnå dina mål och svara på dina kunders sökintentioner. När du skapar ditt företags innehållsstrategi definierar du din målgrupp och bestämmer hur du ska tilltala den.

Å andra sidan är innehållsstyrning mer inriktad på helheten. Den täcker hela ditt innehålls resa och säkerställer enhetlighet inom hela företaget.

Innehållsstyrning och strategi går hand i hand och är nödvändiga för ett framgångsrikt innehållshanteringssystem. ☯️

Fördelarna med innehållsstyrning

Att hoppa på tåget för innehållsstyrning kan låta tidskrävande och komplicerat. 🚂

Vi ska inte ljuga – ibland kan det vara utmanande, men ansträngningen är väl värd det eftersom du kommer att få många fördelar. Låt oss ta en titt på de viktigaste.

Konsekvent innehåll

Föreställ dig ett team med 10 innehållsansvariga. Alla har sin egen unika skrivstil, ton och preferenser när det gäller att skapa innehåll. Föreställ dig nu att alla arbetar med samma kampanj i sociala medier. Resultatet blir en härlig blandning av kaos och inkonsekvens.

Innehållsstyrning förhindrar detta. Genom att definiera regler för innehållsskapande säkerställer du att alla har en ledstjärna att följa när det gäller stil, ton och tekniska krav. ⭐

På så sätt minimerar du risken för inkonsekvenser och säkerställer att ditt företag uppfattas som pålitligt och trovärdigt.

Förbättrat teamsamarbete och kommunikation

Team utan tydligt definierade roller och ansvarsområden kommer sannolikt att stöta på problem som de inte kan hantera på rätt sätt, eftersom de inte vet vem som gör vad och hur.

Ett av de områden som innehållsstyrning behandlar är att fastställa rollen för varje person som är involverad i att skapa, redigera, hantera och övervaka innehåll. När alla känner till sina ansvarsområden är risken minimal att uppgifter faller mellan stolarna eller överlappar varandra.

Som ett resultat kan teamsamarbetet nå nya höjder eftersom alla förstår vad de bidrar med. Det blir färre flaskhalsar och förseningar i skapandet och hanteringen av innehåll.

Eftersom skapandet och implementeringen av en modell för innehållsstyrning är ett lagarbete kan dina medarbetare aktivt bidra och komma med synpunkter på hur modellen kan göras så funktionell som möjligt. Detta stärker banden mellan teammedlemmarna och får dem att känna sig uppskattade, vilket ökar deras motivation.

Förbättrad kvalitet

Innehållsstyrning definierar alla aspekter av innehållsskapande, från grammatikregler till kundspecifika krav och preferenser. Genom att förlita sig på dessa detaljerade redaktionella riktlinjer och varumärkesriktlinjer kan du och ditt team leverera förstklassigt innehåll som träffar rätt ton hos dina kunder.

Innehållsstyrning handlar om konsekvens. Om du spelar dina kort rätt och skapar ett funktionellt styrningsramverk kommer du att kunna leverera högkvalitativt innehåll gång på gång! 😍

Förbättrad planering och beslutsfattande

Innehållsstyrning innebär vanligtvis att man definierar kriterier för att övervaka och mäta resultatet av ditt innehåll. Du använder denna värdefulla information som underlag för att planera ditt innehåll och fatta rätt beslut i framtiden, vilket maximerar ditt teams tillgänglighet och potential.

Hur man skapar en modell för innehållsstyrning med ClickUp: 5 steg

Det finns flera sätt att skapa en funktionell modell för innehållsstyrning. Här visar vi dig hur du kan utnyttja kraften i ClickUp, en allt-i-ett-plattform för produktivitet, för att skapa innehållsprocesser för ditt företag.

Innan vi går in på processen måste vi återigen betona att innehållsstyrning inte är en universallösning. Du skapar den utifrån faktorer som är specifika för ditt företag, till exempel:

Stegen som vi diskuterar nedan fungerar som allmänna instruktioner som du kan använda som grund för din modell för innehållsstyrning. Anpassa dem för att skapa ett ramverk som fungerar för dig, inte mot dig. 💪

Steg 1: Bestäm dina mål

Detta är inte ett steg i sig, men det är en värdefull utgångspunkt för din modell för innehållsstyrning. Om du inte identifierar dina mål riskerar du att missa viktig information och bidra till inkonsekvens inom ditt team.

Du måste fråga dig själv varför du skapar detta ramverk från första början. Dokumentera dina svar med hjälp av ClickUp Goals, en unik funktion för att sätta upp och följa upp mål.

Skapa mål och organisera dina målsättningar i lättnavigerade mappar för att följa dina framsteg och centralisera information.

Anpassa vem som kan komma åt dina mål – bjud in dina innehållsansvariga, skribenter och redaktörer att visa och redigera målen och se till att alla strävar mot samma mål.

Steg 2: Definiera roller inom innehållsmarknadsföringsteamet

Att hantera och skapa innehåll är ett lagarbete. Förutom skribenter kan du behöva redaktörer, SEO-ansvariga, innehållsstrateger, analytiker, designers, godkännare och uppladdare.

Varje teammedlem är en kugge i hjulet för innehållsproduktion och -hantering. Om en kugge inte fungerar som den ska, går hela hjulet sönder. För att förhindra ett sådant scenario måste du definiera teammedlemmarnas roller och ansvarsområden. ⚙️

Det finns inga fasta regler för detta – utveckla en struktur som fungerar bäst för ditt team och deras styrkor.

När du definierar roller är det en bra idé att be ditt team om input. ClickUp har det perfekta verktyget för det – ClickUp Whiteboards. Tänk på det som en digital duk där du och ditt team kan brainstorma och komma fram till en idealisk plan för rollfördelning.

Whiteboards har ett dra-och-släpp-gränssnitt, så du behöver inte vara ett konstnärligt geni för att uttrycka dina tankar. Lägg till relevanta teammedlemmar till en Whiteboard och börja brainstorma i realtid! 🧠

Lämna anteckningar och kommentarer, koppla ihop dina idéer och skapa en översikt över teamets roller.

När du har fastställt varje persons ansvar är det dags att skriva ner det med hjälp av ClickUp Docs, ett samarbetsverktyg för textredigering som låter dig skapa, redigera, dela och lagra dokument.

Du kan skapa ett separat dokument för varje roll och definiera ansvarsområdena med punktlistor. Om du vill kan du lägga till extra information om varje ansvarsområde – detta kan vara användbart vid utbildning av nya medarbetare.

Lägg till ditt team i rätt dokument och låt dem gå tillbaka till det när det behövs. Du kan redigera dokumenten när det behövs för att återspegla de senaste ändringarna.

ClickUp Docs är idealiskt för samarbete – varje person i ett dokument får en markör med sitt namn ovanför. På så sätt kan flera personer redigera samma dokument med minimal risk för förvirring. Allt uppdateras i realtid, så att du och ditt team kan arbeta tillsammans smidigt oavsett var ni befinner er.

Steg 3: Definiera arbetsflöden för innehåll

Du har definierat spelarna, nu är det dags att definiera spelet. 🏐

I det här steget beskriver du alla faser som ditt innehåll genomgår innan det publiceras. Dessa faser kan omfatta idégenerering, innehållsproduktion, redigering, förfining, godkännande, publicering, distribution, granskning etc.

Detta steg är avgörande för att skapa tidsplaner, utarbeta realistiska innehållsplaner och strategier samt minimera risken för misstag eller förbiseenden.

ClickUp har flera alternativ som du kan utnyttja för att definiera arbetsflöden för innehåll med maximal precision:

Du kan till exempel använda det anpassade fältet Fil för att bifoga filer till dina uppgifter och centralisera information, eller det anpassade fältet Personer för att tagga specifika teammedlemmar i olika uppgifter.

Du kommer att uppskatta det anpassade fältet Relationer. Med det kan du anpassa vilka uppgifter eller aktiviteter som måste slutföras först och säkerställa rätt ordning för att stödja dina arbetsflöden.

Steg 4: Skapa redaktionella riktlinjer och rutiner

Detta är kärnan i din modell för innehållsstyrning – där du definierar alla innehållsrelaterade uppgifter och aktiviteter i dina arbetsflöden och beskriver dem i detalj.

Låt oss säga att ditt mål är att bli en auktoritet inom trädgårdsskötsel. Du uppnår detta mål genom att publicera fem inledande artiklar om ämnet. Du förklarar olika processer och erbjuder steg-för-steg-guider om planering, odling och skötsel av trädgårdar.

I det här steget definierar du:

Du kommer också att definiera vad redaktörer bör fokusera på när de granskar innehållet och vilka KPI:er du ska observera för att spåra innehållets prestanda.

När du har skissat på alla regler, riktlinjer och procedurer som rör dina innehållsflöden måste du dokumentera dem och dela dem med relevanta teammedlemmar. För detta använder du ett ClickUp-alternativ som vi redan har nämnt – ClickUp Docs.

Vad vi inte har diskuterat är en bonusfunktion som du får i ClickUp Docs – ClickUp AI. Denna AI-drivna skrivassistent hjälper dig att brainstorma, redigera och formatera dina dokument. Den sparar tid och minimerar risken för misstag eller inkonsekvenser genom att skriva hela SOP:er, sammanfatta mötesanteckningar och generera åtgärdspunkter.

Det som är så fantastiskt med ClickUp Docs är att du kan koppla dem till uppgifter. På så sätt kan du skapa och upprätthålla ett konstant informationsflöde och se till att dina teammedlemmar vet vad de ska göra i olika situationer.

Förutom att lägga till relevanta teammedlemmar till ClickUp Docs som innehåller information om regler och procedurer, är det en bra idé att granska dem. Du kan göra detta på något av följande sätt:

Detta gör att du kan guida ditt team genom modellen för innehållsstyrning och se till att alla förstår den.

Slutligen, om du behöver vägledning för att fastställa regler och rutiner eller vill spara tid genom att ta en genväg, kan du bläddra igenom ClickUps omfattande bibliotek med över 1 000 mallar för olika ändamål.

Se till att kolla in SOP-mallarna för att få en flygande start när du utarbetar dina rutiner för innehållsstyrning. Alla ClickUp-mallar är anpassningsbara, så du kan justera dem för att passa dina arbetsflöden. 🥳

Steg 5: Spåra resultatet av processen för innehållsstyrning

Du har skapat en modell för innehållsstyrning och kan nu luta dig tillbaka och koppla av. Men vänta lite!

Du måste spåra prestandan hos din modell för att se om den behöver uppgraderas. ClickUp Dashboards är perfekta för det – använd över 50 kort för att skapa ett anpassat kontrollcenter och visualisera framgång.

Förutom att titta på data är ett utmärkt sätt att kontrollera om din modell för innehållsstyrning uppfyller sitt syfte att prata med ditt team. Det är ju trots allt de som arbetar enligt modellen och de kan tala om för dig om vissa områden behöver revideras och förbättras.

ClickUp erbjuder flera sätt att kommunicera med ditt team:

ClickUp Forms har ett dra-och-släpp-design så att du kan skapa ett formulär på nolltid. Använd uppgifts- och anpassade fält som byggstenar för ditt formulär.

Det bästa med ClickUp Forms är att du kan omvandla svar till uppgifter! Om flera teammedlemmar till exempel har angett att de vill se en omstrukturering av rollerna för att hantera en ökande arbetsvolym och nya medarbetare, kan du omvandla detta svar till en konkret uppgift. Lägg sedan till en ansvarig person och be dem undersöka hur rollerna kan omstruktureras för att säkerställa en rättvis och optimal arbetsbelastning.

Behärska innehållsstyrning med ClickUp

Ta kontroll över dina innehållsstyrningsmodeller med ClickUp! Plattformens robusta funktionsuppsättning låter dig skapa, hantera, övervaka och uppdatera regler och procedurer som styr ditt innehåll för att säkerställa att det överensstämmer med dina mål.

Registrera dig på ClickUp för att samla ditt team och hålla dig uppdaterad om det senaste inom innehåll! 🥇