Enligt Project Management Institute (PMI) är projektledningskontorens övergripande prestanda en av de tio viktigaste drivkrafterna för projektets framgång. Utan den är det mer sannolikt att du får problem med måluppfyllelse, resursanvändning och ansvarsskyldighet.
Lyckligtvis kan du skapa ett skräddarsytt PMO-styrningsramverk med hjälp av denna praktiska guide. Vi går igenom PMO-styrning, varför du behöver implementera det och vilka fördelar du kan förvänta dig av ett effektivt ramverk. 👀
Du får lära dig om de olika komponenterna i en styrningsplan och PMO:s roll inom en organisation. Dessutom erbjuder vi en anpassningsbar femstegsplan för att skapa en effektiv projektstyrningsstruktur för ditt företag.
Vad är PMO-styrning?
Styrning av projektledningskontoret (PMO) är ett ramverk av processer och rutiner som definierar hur beslut fattas, styr hur projekt hanteras och utvärderar ett projekts framgång. Detta ramverk säkerställer att alla projekt, policyer och rutiner uppfyller organisationens mål, etiska principer och projektledningsprinciper. 🙌
Projektstyrning lägger grunden för:
- Beslutsprocesser
- Resursallokering
- Riskhantering
- Strukturerat ansvar
Beroende på företagets struktur kan projektstyrningen ledas av projektledaren, styrelseledamöter eller flera seniora medarbetare. I stora organisationer kan styrningsstrukturen innefatta flera kontroller och balanseringar från seniora medarbetare i olika avdelningar.
Projektstyrning är en viktig del av projektledningen. Den fastställer tydliga policyer och rutiner som säkerställer beslutsfattarnas ansvarsskyldighet. Den skapar också transparens, minskar risken för fel som kan sabotera ett projekt och implementerar standardisering för bästa praxis från dina projektledare.
Förstå PMO och dess roll inom en organisation
En PMO är en avdelning som skapar och övervakar standarder för alla projekt som företaget genomför. Det skiljer sig från projektledning, som övervakar de dagliga uppgifterna som bidrar till att uppnå ett specifikt resultat. PMO-styrning är ett större ramverk av regler och föreskrifter som är utformat för att styra alla aspekter av projekt.
PMO:s roll är att standardisera projektrelaterade processer för att säkerställa att de överensstämmer med företagets värderingar och mål samt efterlevnad av regelverk. En PMO har vanligtvis ett värdeerbjudande som sammanfattar det värde företaget erbjuder sina kunder.
Här är några exempel på PMO:s värdeerbjudanden:
- Airbnb: ”Airbnb finns till för att skapa en värld där alla kan känna sig hemma var som helst, genom att erbjuda hälsosamma resor som är lokala, autentiska, mångsidiga, inkluderande och hållbara.”
- Slack: ”Slack sparar tid genom att bryta ner kommunikations- och systemsilos.”
- ClickUp: ”En app som ersätter alla andra”
Medan traditionella PMO-hanteringsprocesser enbart har fokuserat på att säkerställa efterlevnad av styrande standarder, är moderna PMO mer strategiska – så kallade strategiska PMO eller företags-PMO (EPMO). Strategiska PMO handlar inte bara om efterlevnad, utan om att skapa samordning, främja flexibilitet och använda teknik för att driva innovation. 💡
I stället för att fokusera enbart på att genomföra projekt och styra planer, anpassar strategisk PMO styrningen efter intressenternas förväntningar och bredare affärsmål med värdepropositionen i åtanke.
Tidigare utvärderade en ledare inom PMO om projektaktiviteterna uppfyllde styrreglerna. I modern PMO väljer ledaren nu projekt och strategiska mål som uppfyller bredare företagsmål.
Moderna PMO är också mindre rigida i sin struktur än tidigare. Ramverk använder i allt högre grad agila metoder för att säkerställa att projekt och teamledare kan anpassa sig och justera sig lättare, utan att störa styrningsprotokollen. ⚖️
Resultatet blir ramverk med större tvärfunktionellt fokus, samarbete och flexibla beslutsstrukturer.
5 komponenter i projektstyrning
Projektstyrning består av flera komponenter – och det är inte bara en lista med regler att följa. Låt oss dyka in i de olika komponenterna i projektstyrning, inklusive modeller, riskhantering och kontrollprocesser. 🏊
1. Styrningsmodeller
Styrningsmodellen eller ramverket bör ta hänsyn till människorna, strukturen och informationen i ditt företag. Det kommer att utgöra grunden för projektreglerna, så tillvägagångssättet bör anpassas efter dina specifika affärs- och projektbehov.
Börja med att undersöka och analysera dina projekt för att bedöma hur rigorös din styrningsmodell behöver vara. För ett företag som arbetar med högsäkerhetsprojekt bör din styrningsmodell vara striktare. För ett nystartat företag som arbetar med innovativa produkter som kräver snabba förändringar kan din styrningsmodell behöva vara mer flexibel eller anpassningsbar.
Din styrningsmodell bör minst uppfylla följande krav:
- Beakta projektens omfattning
- Upprätta riktlinjer för projektets tidsplaner
- Hantera komplexiteten i olika projekt och projektlivscykler
- Bedöm risker och skapa strukturer för att minska riskerna
- Involvera synpunkter från intressenterna
Tänk på att styrningsmodellerna också bör överensstämma med ditt företags mål och värderingar. Till exempel kommer styrningsramverket som en temapark använder att skilja sig mycket från det som en revisionsbyrå använder.
Varför? Eftersom dessa byråers uppdrag och värderingar varierar. Medan en temapark kanske fokuserar på besökarnas säkerhet, fokuserar ett skatterådgivningsföretag på efterlevnad av regelverk. 🎡
Det finns flera olika projektstyrningsmodeller som du kan överväga, bland annat:
- Rådgivande styrelsemodell: Ett ramverk där en grupp branschexperter fungerar som en rådgivande styrelse för att hjälpa VD eller andra ledande befattningshavare att fatta beslut i olika projektfaser. Vanliga exempel på branscher som använder denna modell är brandkårer, skolområden och ideella organisationer.
- Kontrollmål för information och relaterade tekniker (COBIT): COBIT har utvecklats av ISACA och är en IT-fokuserad styrningsmodell med fokus på regler, efterlevnad och dataskydd 🔐
- Ledningsgruppsmodell: Denna modell är vanlig i små och medelstora företag och bygger upp avdelningar eller styrgrupper med ledare som gemensamt lägger grunden för styrningen. Den är utformad för att utnyttja varje persons expertis för snabbare beslutsfattande och gemensamt ansvar för styrningen mellan avdelningarna.
2. Ansvar och skyldigheter
PMO-styrning fastställer roller och ansvar för alla projektmedlemmar. Detta säkerställer bättre ansvarsskyldighet och definierar tydligt vem som är ansvarig för beslutsfattandet i varje steg av projektledningscykeln. ✅
Genom att fastställa styrningsstandarder i ett tidigt skede kan projektledare skapa bättre arbetsflöden och undvika flaskhalsar. Detta eliminerar oklarheter om vem som hanterar vad i ett projekt. Samtidigt skapar fastställda befogenhetsnivåer en tydlig ansvarshierarki och gör det enkelt att bevilja åtkomst och behörighet till resurser under projektet.
3. Intressenternas engagemang
En bra styrningsmodell engagerar alla projektets intressenter under processen. När det gäller projektledning är vanliga intressenter de personer som arbetar med projektet och projektets sponsorer eller investerare. Inom styrning är intressenterna en större grupp individer, inklusive alla som påverkas av projektet och projektets mål.
När du skapar en styrningsmodell bör du börja med att identifiera alla potentiella intressenter. Därefter bör ditt ramverk skapa kommunikationsplaner för att uppdatera alla intressenter, protokoll för att hantera förväntningar och riktlinjer för vem som har beslutsbefogenhet.
4. Risk- och problemhantering
Alla projekt har inneboende risker och ditt styrningsramverk bör försöka mildra dessa innan de stör projektet. När du utformar ditt PMO-styrningsramverk ska du skapa ett system för att identifiera, klassificera och prioritera risker eller problem. Håll strukturen tillräckligt flexibel för att hantera olika typer av problem, men tillräckligt tydlig för att guida alla i projektet genom riskhanteringsplanen.
5. Projektledning kontrollprocesser
Det räcker inte att skapa ett styrningsramverk och sedan lägga det åt sidan. En effektiv plan måste övervakas och granskas regelbundet. Du måste regelbundet jämföra resultat och insatser med din grundläggande styrningsmodell. Utvärdera alla områden där protokollen inte följs och avgör om det beror på otydliga instruktioner eller ett behov av strukturella förändringar. 👨🏽💻
Se till att få feedback från beslutsfattare och intressenter som följer styrningsplanen under din granskning. Genom regelbundna granskningar kan du identifiera områden som kan förbättras och anpassa din styrningsmodell efter företagets behov.
Hur man använder ett PMO-styrningsramverk
Så här skapar och använder du ett ramverk för projektstyrning på ett effektivt sätt. I bara fem steg kan du skapa en modell som uppfyller just ditt företags behov och värderingar. 🏆
- Identifiera intressenter: Skapa en lista över alla som kommer att påverkas av projektet, inklusive teammedlemmar och externa aktörer som leverantörer och underleverantörer.
- Fastställ mål: Identifiera och prioritera affärsmålen, företagets mission, projektstadgan och projektvärdena.
- Utforma och implementera styrningsstrukturen: Skapa en transparent struktur som beskriver roller, förväntningar och ansvar för alla intressenter. För större organisationer kommer detta att vara komplext och kan innebära att det måste delas upp i olika styrelser, dotterbolag eller avdelningsgranskningar. Beskriv tydligt hur beslut kommer att fattas, vem som är ansvarig och hur dessa styrningsprocesser kommer att övervakas.
- Definiera och övervaka framsteg: Förklara hur efterlevnaden av PMO-styrningsramverket ser ut och övervaka framstegen regelbundet från projektets start till slutförande.
- Granska och åtgärda eventuella inkonsekvenser: Styrning är ett pågående projekt. Upprätta ett granskningssystem och se över det regelbundet för att säkerställa efterlevnad och uppdatera rutinerna för att åtgärda eventuella brister i det befintliga styrningsramverket.
Dessa steg ska ses som riktlinjer, inte som en fast ”instruktionsbok”. Företag med komplexa PMO-strukturer kommer att behöva fler steg och kan behöva dela upp dessa steg i mer hanterbara segment.
Kom ihåg att anpassa ditt styrningsramverk efter de specifika behoven i din verksamhet och se över modellen, särskilt i början, för att göra ändringar under resans gång.
Fördelar med PMO-styrning och framtida trender
Det är uppenbart att skapandet av PMO-styrning hjälper din organisation att uppfylla efterlevnadsregler, men det ger också värde på sätt som du kanske inte förväntar dig. Att ta sig tid att upprätta dessa regler och riktlinjer lönar sig faktiskt när det gäller anpassningsförmåga, projekturval och beslutsfattande. ⚒️
Här är några fördelar med ett effektivt styrningsramverk:
- Bättre projektfokus: Med tydligare processer, ett värdeerbjudande och styrande organ blir det enklare för ledare att välja projekt som bidrar mest till företagets resultat.
- Tydligare förväntningar och ansvar: Med regler som styr förväntningar och befogenheter vet alla teammedlemmar vem som är ansvarig för vad. Det innebär större ansvar för sina egna roller och färre missförstånd.
- Förbättrad riskhantering: PMO-styrning skapar en beslutsstruktur som gör det lättare för teamledare att bedöma och förebygga risker. Att veta vem som ansvarar för besluten underlättar också när det gäller eskalering – teammedlemmarna vet vem de ska meddela så att de kan vidta snabba åtgärder.
- Snabbare anpassningsförmåga: Med innovativa riktlinjer kan ledare lättare anpassa och ändra projekt samt uppdatera styrningsstrukturer för att återspegla dessa förändringar.
Tack vare den digitala transformationen förändras traditionella företagsprocesser i rasande fart – och PMO-styrning är inget undantag. Med tillkomsten av distansarbete, artificiell intelligens och automatisering måste PMO:er anpassa sig och bygga strukturer för att ta hänsyn till dessa förändringar.
Här är några av de framtida trenderna inom PMO-styrning:
- Omfamna digital transformation och automatisering: AI och maskininlärningsalgoritmer ger prediktiv analys av potentiella risker och projektförseningar. Genom att påskynda denna analys kan personer i PMO:er skapa mer omfattande riskhanterings- och projektplaner och effektivisera projektportföljhanteringen på halva tiden.
- Mot datadrivet beslutsfattande: Data är kung och den drivande kraften bakom beslut i de flesta dagliga affärssituationer. Det blir också en allt viktigare komponent i PMO-ramverk. Istället för att utse en beslutsfattare fördjupar sig PMO-modeller i hur beslut ska fattas, vilka mått som ska påverka besluten och vilka övervakningsprocesser som måste följas för att säkerställa projektets resultat 🎯
- Fokus på innovation och kontinuerlig förbättring: Traditionellt sett var PMO-styrning en engångsprocess. Idag utvecklas den ständigt i takt med att PMO-ledare lär sig av framgångar – och misslyckanden. Kontinuerliga uppdateringar driver innovation och förbättrar standardpraxis.
- Användning av agila projektledningsmetoder: Eftersom förändring är en konstant kraft använder PMO-ledare agila metoder för att göra det möjligt för projekt att ändra inriktning och anpassa sig när omgivningen förändras – utan att projektets framsteg avspåras.
Skapa ett effektivt PMO-styrningsramverk
Är du redo att skapa ett PMO-styrningsramverk? Här hittar du praktiska steg för att skapa en effektiv PMO-styrningsplan. Varje steg stöds av grundläggande principer och bästa praxis som du kan följa, så att du kan anpassa varje steg efter dina affärsbehov.
1. Analysera din befintliga organisation
Innan du kan bygga ett effektivt PMO-styrningsramverk måste du granska hur projekt för närvarande drivs inom ditt företag. Fundera över vilka typer av projekt du fokuserar på och om det finns några befintliga ramverk för dem. Fråga dig själv om du har planer för projektresurshantering och om det finns några riktlinjer för resursallokering. 💰
Andra saker att tänka på är:
- Hur hanterar du projektförändringar?
- Hur väljer och prioriterar du projekt?
- Levereras projekten vanligtvis i tid och vad händer om de inte gör det?
- Har teammedlemmar och projektledare nyckeltal (KPI) eller andra mått för att utvärdera projektets resultat?
När du har kartlagt vilka processer du redan har på plats kan du omstrukturera dem eller skapa nya som kan fungera som grund för din styrningsplan.
2. Definiera syftet och strukturen för din PMO
Din PMO bör ha ett syfte, oavsett om det handlar om att skapa rådgivande insikter för att uppfylla lagkrav eller att bygga processer för att leverera projekt i tid och inom budget. Definiera tydligt syftet med din PMO och bygg sedan en grundläggande struktur för att uppnå dessa mål.
Om du behöver en PMO för strategiska ändamål behöver du en struktur som beskriver arbetsflöden och beslutsprocesser som leder till ett specifikt mål. Om du behöver en rådgivande PMO kan din struktur inkludera en styrelse eller ett rådgivande utskott som en del av strukturen. Tänk på att du kan ha flera PMO-planer för olika mål eller på olika nivåer om din organisation är stor eller komplex.
Använd ett verktyg som ClickUp Goals för att tydligt definiera dina mål, lägga upp arbetsflöden och markera milstolpar för att uppnå önskade resultat. Med inbyggda brainstormingverktyg och mätbara mål är det enkelt att definiera och följa utvecklingen av ditt PMO-ramverk.
3. Skaffa rätt personal
Ett PMO-styrningsramverk är bara så effektivt som de människor som arbetar med det. Du kan välja att använda personer som redan finns i ditt företag eller ta in personer från utanför organisationen för att leda nyckelpositioner inom PMO. 🤝
Oavsett hur du väljer att strukturera det, bör du överväga vilka färdigheter som krävs för att ditt ramverk ska bli framgångsrikt. Det kan handla om mjuka färdigheter som diplomati eller beslutsfattande, eller hårda färdigheter som certifieringar från tillsynsmyndigheter.
4. Lägg upp tydliga riktlinjer för bästa praxis
PMO-styrning är en förändringshanteringsprocess, så tydlig kommunikation och tydliga förväntningar är nyckeln till framgång. Definiera metoder och bästa praxis som du förväntar dig att alla deltagare ska använda. Dessa bästa praxis bör omfatta allt från budgetering och resursanvändning till riskhantering och kvalitetssäkringsprocedurer.
Gör det enkelt för alla team och individer att hitta dessa bästa praxis och implementera dem i varje fas av projektet. Ju tydligare du är och ju enklare du gör det för människor att följa dessa riktlinjer, desto större är sannolikheten att projektet blir framgångsrikt.
5. Implementera och övervaka PMO-styrningsplanen
När grunden är lagd är det dags att implementera och övervaka ditt PMO-styrningsramverk. Använd ett verktyg som ClickUps projektledningsprogramvara för att övervaka arbetsflöden, spåra framsteg och få detaljerade översikter under hela projektets livscykel. 📈
Skapa ett anpassat projektledningssystem för att definiera processer, ansvarsområden och rutiner. Lägg till anpassade fält, beroenden och prioriteringar och utnyttja filtrerade vyer för att fördjupa dig i den information som är viktigast. Använd det för att hantera alla delar av PMO-styrningen, från att sätta upp mål till att skapa och dela information via ClickUp Docs.
Använd flera ClickUp-vyer för att se projekt och uppgifter som listor, tavlor eller instrumentpaneler. Med ClickUp är det enkelt att anpassa processer tack vare inbyggda AI-verktyg och automatiseringar som förenklar arbetsflöden. Dessutom innebär den höga graden av anpassning att du kan ändra riktning när det behövs utan att det påverkar projektets leveranstid avsevärt. ⏳
ClickUp erbjuder också mer än 1 000 mallar, vilket gör det enklare att skapa PMO-riktlinjer och standardrutiner (SOP). Använd projektledningsmallarna för att fastställa mål och processer som kopplas tillbaka till din PMO-styrningsplan.
6. Se över och uppdatera vid behov
PMO-styrning är inte ett engångsprojekt. Skapa och planera regelbundna granskningar för att se över dina processer och rutiner. Skapa ett system för att flagga problem och eskalera dem till rätt person så att ändringar kan göras snabbt. 🚨
Tänk på att dina PMO-krav kan förändras i takt med att din organisation växer eller går in i nya branscher. Var anpassningsbar och proaktiv när det gäller omstrukturering eller skapande av nya PMO:er när behovet uppstår.
Vanliga frågor
Vill du veta mer om PMO-styrningsramverk? Här är de vanligaste frågorna vi får och svaren på dem.
1. Vad är ett PMO-ramverk?
Ett PMO-ramverk är en uppsättning regler och föreskrifter som styr hur ledningsgrupper och individer ska hantera alla aspekter av projektprocessen. Ramverket omfattar vanligtvis anpassning av styrande regler till större företags uppdrag och värderingar. Det exakta ramverket varierar från företag till företag och anpassas efter verksamhetens komplexitet och behov.
2. Hur sätter jag upp PMO-styrning?
För att inrätta PMO-styrning måste du analysera din befintliga organisation, definiera mål och intressenter samt identifiera styrningsmodellens omfattning. Med denna information kan du välja rätt personer, skapa beslutsprocesser och fastställa bästa praxis och metoder för styrning. När din PMO-styrning väl är skapad bör du se över den regelbundet och uppdatera den efter behov.
3. Vilka är de tre pelarna i projektstyrning?
De tre pelarna i projektstyrning är struktur, människor och information. Strukturen består av alla beslutsprocesser, arbetsflöden och beroenden samt tydliga förklaringar av alla procedurer som teammedlemmarna måste följa. Pelaren människor representerar ledningens rekrytering av rätt personer för varje uppgift. Pelaren information omfattar kommunikationsplaner som underlättar uppdateringar och tydliga förväntningar på diskussioner när projektproblem uppstår.
Implementera ett effektivt PMO-ramverk för mer framgångsrika projekt
Ett effektivt PMO-ramverk kan göra dina projekt mer framgångsrika. Från bättre arbetsflöden till råd från högt kvalificerade personer – ett PMO är ett sätt att säkerställa att alla dina projekt ger mer värde för ditt företag.
Registrera dig för ClickUp idag och börja hantera ditt PMO-ramverk. Använd det för att lägga grunden för ditt ramverk med tydligt definierade mål och syften. Dessutom kan du effektivisera beslutsprocesserna med uppgifter som fördelar ansvar och skyldigheter inom hela organisationen. Från att dela dokumentation till att planera smidigare processer – ClickUp gör PMO-styrning till en barnlek. ✨