Du slutförde projektet i tid och skickade fakturan. Det var då det började bli konstigt. Kunden kom tillbaka och sa att betalningsvillkoren var annorlunda än vad de hade förväntat sig.
De förväntade sig att momsen skulle ingå i den totala fakturan, medan du trodde att den skulle debiteras utöver de tjänster som tillhandahölls. Alla konsulter, frilansare eller småföretagare kan relatera till detta. För att bespara dig några tårar har vi skrivit denna guide åt dig.
I den här guiden visar vi dig hur du fakturerar en kund, ger några proffstips och visar hur du använder ClickUp för att automatisera din kundfaktureringsprocess.
⭐️ Utvalda mallar
ClickUp-fakturamallen hjälper dig att enkelt skapa, hantera och spåra fakturor, vilket gör din faktureringsprocess mer organiserad. Med anpassade statusar, fält och flera vyer effektiviserar denna mall faktureringen för företag och frilansare.
När ska du fakturera en kund?
Det finns inget generellt svar som passar alla. Rätt tidpunkt beror på vilken typ av projekt det gäller och vad du har kommit överens om med din kund. Här är fem vanliga faktureringsmetoder:
1. Förskottsfakturering
Bäst för: Första gången-kunder, engångsstrategiprojekt eller små projekt (mindre än 2 veckor)
Du skickar en faktura innan projektet startar, och kunden betalar hela eller delar av beloppet i förskott innan du börjar.
Exempel:
- 50 % för att boka din plats, 50 % före leverans
- Full betalning i förskott för ett 1:1-konsultationssamtal
Om du tar betalt i förskott, ta upp det under ert första möte eller samtal. På så sätt kan du undvika invändningar eller hinder som skulle komplicera affärsrelationen redan från början.
Det sparar dig från att investera för mycket tid och energi på en kund som inte accepterar din betalningsstruktur.
2. Milstolpsbaserad fakturering
Bäst för: Projekt med tydliga faser (t.ex. varumärkesbyggande, webbplatsbyggande, rapporter)
Du definierar projektets olika faser och kopplar varje fas till en betalning. I slutet av varje fas skickar du vanligtvis en faktura för de tjänster som utförts.
Exempel:
- 25 % vid projektstart → 50 % efter första utkast → 25 % vid leverans
- X dollar vid start → Y dollar efter design → Z dollar efter lansering
När projektet är komplicerat föredrar konsulter milstolpsfakturering, eftersom kunden då motiveras att ge feedback och godkännande i rätt tid. Betalningsprocessen är beroende av att förutbestämda mål uppnås.
💡 Proffstips: En mall för projektets tidsplan kartlägger viktiga faser, deadlines och överlämningspunkter. Den ger din kund en visuell översikt över vad som väntar och när betalning ska ske.
När datum och leveranser är fastställda blir det enklare att hålla båda parter ansvariga. Mallen underlättar faktureringsprocessen och förhindrar att omfattningen utvidgas och betalningar försenas.
3. Fakturering efter slutförande
Bäst för: Företagskunder med inköpsavdelningar
Så snart du har slutfört arbetet fakturerar du kunderna och lägger till ett förfallodatum (vanligtvis 15–30 dagar).
Exempel:
- Faktura förfaller 15 dagar efter inlämning
- Arbetet levererades den 1 juni, fakturan förfaller den 15 juni.
Fakturering efter slutfört arbete är ofta inte förhandlingsbart när man arbetar med större företag. Deras ekonomiavdelningar följer vanligtvis strikta leverantörsgodkännanden och utbetalningscykler.
Om du använder den här modellen ska du alltid se till att alla papper är i ordning: ett undertecknat avtal, överenskomna leveranser, utarbetade betalningsuppgifter och tydliga betalningsvillkor. Det är också klokt att ta hänsyn till betalningsförseningar när du prognostiserar ditt kassaflöde.
👀 Visste du att: 68 % av företagen upplever fel på mer än 1 % av sina totala fakturor. Överväg att använda faktureringsprogramvara för att automatisera beräkningar, validera obligatoriska fält och hålla alla kundfaktureringsuppgifter konsekventa. Detta minskar manuella fel och säkerställer att fakturor godkänns snabbare.
4. Återkommande fakturering (förskottsbetalningar)
Bäst för: Löpande tjänster (t.ex. innehåll, design, rådgivning, drift)
Kunden betalar ett fast belopp med jämna mellanrum (vanligtvis varje månad), ofta för ett fastställt antal timmar eller leveranser.
Exempel:
- 2 000 dollar/månad för upp till 10 timmars marknadsföringsstöd
- Månadsvis arvode faktureras den 1:a, betalas i förskott
Denna faktureringsmetod passar kunder som behöver kontinuerlig support och inte vill omförhandla avgifterna varje gång. För dig innebär det förutsägbara inkomster och smidigare planering av arbetsbelastningen.
Men förskottsbetalningar fungerar bara när omfattningen är tydlig och respekteras av båda parter. Se till att definiera vad som ingår, hur outnyttjade timmar hanteras och när du kommer att se över villkoren, till exempel var tredje eller sjätte månad.
⚡ Mallarkiv: Gratis mallar för kommersiella fakturor
5. Tid och material (fakturering per timme)
Bäst för: Öppet arbete (konsultation, felsökning, coaching) och kunder med varierande tidsanvändning
Du loggar tiden löpande och fakturerar regelbundet (varje vecka, varannan vecka eller varje månad).
Exempel:
- 100 dollar/timme faktureras varje fredag med en tidrapport.
- 10 timmar denna vecka → faktura skickad måndag
Timfakturering ger dig flexibilitet och är lämpligt när projektets omfattning förändras eller är oklar. Men du måste också motivera hur tiden används.
För att öka kundnöjdheten och bygga förtroende bör du regelbundet dela uppdateringar och tidsloggar, särskilt om kunden inte ser omedelbara resultat. Du kan också erbjuda ett begränsat antal timmar per vecka/månad för att ge kunderna kontroll över budgeten utan att binda dig till fasta avgifter.
💡 Bonus: Här kan du använda ClickUps funktion för tidrapportering för projekt för att logga arbetstimmar direkt för varje uppgift – antingen genom att starta en live-timer eller genom att ange tiden manuellt. Du kan lägga till anteckningar, kategorisera poster och generera tidsrapporter för fakturering eller intern spårning.
ClickUp kan också integreras med verktyg som Harvest och Everhour om du vill ha mer detaljerade rapporter eller koppla det till faktureringsprogram.
Vad ska ingå i en kundfaktura?
När du vet vad du ska inkludera i din faktura kan du skapa en mall och skicka fakturor snabbare.
| Fakturaelement | Vad du ska inkludera |
| Din information | Ditt namn, företagsnamn (om tillämpligt), kontaktuppgifter och skatte-ID om tillämpligt |
| Kundinformation | Kundens fullständiga namn, företagsnamn, adress och e-postadress |
| Fakturanummer | Ett unikt, sekventiellt ID (t.ex. INV-0012) för att spåra fakturor |
| Fakturadatum | Datumet då du skickar fakturan |
| Förfallodatum | När betalning förväntas (t.ex. ”Förfaller inom 15 dagar”) |
| Projekt-/tjänstebeskrivning | Kort sammanfattning av arbetet (t.ex. ”Webbplatswireframes – Fas 1”) |
| Fördelning av avgifter | Specificerad lista: arbetade timmar, leveranser, kvantitet, pris per enhet/timme |
| Delsumma | Totalt före skatt eller rabatter |
| Skatter (om tillämpligt) | Återbetalningspolicy, villkor för försenad betalning eller tackmeddelande |
| Totalt belopp | Slutligt betalningsbelopp |
| Betalningsinstruktioner | Bankuppgifter, PayPal-länk etc. |
| Villkor och anmärkningar | Återbetalningspolicy, villkor för försenad betalning eller tackmeddelande |
Du kan antingen göra detta manuellt eller använda gratis fakturamallar för att standardisera processen.
Hur man fakturerar en kund (steg för steg)
Om du undrar hur du fakturerar en kund för första gången, följ dessa steg.
Steg 1: Slutför leveranser och bekräfta att de är färdiga
Innan du skickar fakturan, se till att kunden godkänner att arbetet är slutfört.
Lika viktigt är det att din kund bekräftar mottagandet och godkänner detta. Den skriftliga bekräftelsen är ett dokumenterat bevis i kundfaktureringen.
Så här gör du för att faktureringsprocessen ska gå smidigt:
- Kontrollera noga att alla leveranser stämmer överens med vad som utlovats i kontraktet eller offerten och skicka en professionell faktura.
- Skicka ett kort sammanfattande e-postmeddelande:”Hej [Namn], här är en kort sammanfattning av vad som har levererats för [Projektnamn]. Meddela mig om allt ser bra ut innan jag skickar fakturan. ”
- Om det är milstolpsbaserat, bekräfta att den aktuella fasen är klar och godkänd innan du går vidare till nästa.
- Erbjud flera betalningsalternativ för att få betalt i tid
Varför detta är viktigt: Förhindrar fakturatvister, missade förväntningar eller samtal av typen ”vi trodde att detta ingick”.
Att göra detta manuellt för 1–2 kunder i kalkylblad är ganska enkelt.
Men när ditt företag växer är det lätt att tappa koll på vad som har levererats, godkänts och är klart att faktureras.
ClickUp, appen som klarar allt för ditt arbete, centraliserar ditt projektarbete, uppgiftsuppföljning och kundgodkännanden. När allt ditt arbete, dina fakturor och din fakturering finns under ett och samma tak behöver du inte hoppa mellan flera verktyg som bara tjänar ett syfte.
Så här använder du ClickUp som faktureringsprogram.
Använd ClickUp Brain för att skriva utkast till e-postmeddelanden och rapporter samt få sammanfattningar av konversationer
Använd ClickUps inbyggda AI-assistent, ClickUp Brain, för att generera e-postmeddelanden med fakturasammanfattningar. Du kan lägga till leveranser, milstolpar, villkor och allt annat som är kopplat till projektet, så skapar Brain ett utkast till e-postmeddelandet åt dig.
Om du behöver begära betalningar eller följa upp betalningsdatum gör Brain det åt dig. Du kan till och med använda Brain för att utforma betalningsvillkor för din frilansverksamhet.
Dessutom gör Brain den tunga analysarbetet åt dig under hela projektet. Behöver du en detaljerad rapport och en sammanfattning? Be Brain att göra det.
Behöver du extrahera de viktigaste punkterna från konversationstrådar? Brain gör det också åt dig. Kort sagt är Brain din AI-skrivassistent under hela projektets gång.
🎥 Titta på: Hur använder man ClickUp för att skapa fakturor?
Spåra projektets milstolpar med hjälp av Kanban-tavlor
Du behöver också ett visuellt sätt att följa projektets framsteg, så att du vet vad som är klart att fakturera och kan undvika tvister med kunderna.
Med ClickUps Kanban-tavla kan du se statusen för varje leverans på ett ögonblick. Detta visuella arbetsflöde förhindrar att intäkter fastnar i limbo eftersom du glömde att fakturera för en slutförd uppgift.
👀 Visste du att? Enligt en studie från Consulting Success är följande prissättningsmodeller populära bland konsulter: 37 % använder ett projektpris, 26 % använder ett värdebaserat pris, 21 % använder ett timpris, 13 % använder en månatlig fast avgift och 3 % använder en prestationsbaserad modell.
Steg 2: Välj en mall eller ett faktureringsverktyg
Med en färdig fakturamall kan du bara fylla i dina projekt- och företagsuppgifter, och voilà! Du är redo att skicka den.
Om du redan hanterar uppgifter, leveranser och tidrapportering i ClickUp är det logiskt att integrera din faktureringsprocess.
Du kan använda ClickUps fakturamall för att samla allt på ett ställe, från att logga fakturerbar tid till att skapa och organisera fakturor.
Så här fungerar mallen för dig:
- Branded docs: Skapa professionella fakturor i ClickUp Docs, komplett med din logotyp, färger och villkor.
- Länkade data: Hämta fakturerbara timmar direkt från spårad tid i ClickUp-uppgifter
- Organiserade fakturor: Lagra alla fakturor i en mapp eller lista så att du kan filtrera efter kund, förfallodatum eller betalningsstatus.
- Anpassade fält: Lägg till fält som fakturanummer, belopp, förfallodatum eller status (betald/obetald) för att underlätta rapporteringen.
Och om du vill skala upp från enskild konsultverksamhet ger ClickUp for Finance Teams dig en mer strukturerad uppsättning. Det utökar faktureringen till en komplett finansiell operationshub. Från att spåra budgetar och utgifter till att övervaka kundernas betalningshistorik sker allt inom samma plattform där ditt arbete utförs.
Dessutom kan du automatisera dina fakturaberäkningar med ClickUps formelfält. Lägg till beräkningar direkt i ClickUp-uppgifter.
Du kan till exempel automatiskt beräkna totalsummor, lägga till skatter, spåra utestående saldon och prognostisera intäkter för olika projekt baserat på registrerade fakturerbara timmar. Dessa faktureringsfunktioner säkerställer att du får betalt i tid och undviker misstag eller uteblivna betalningar.
Vänligt tips: Även med mallar på plats kan det kännas repetitivt att samla ihop rätt information för varje faktura. Det är här ClickUp Brain Max tar faktureringen ett steg längre.
- Skapa fakturautkast automatiskt: Brain Max kan hämta projektleveranser, fakturerbara timmar och kunduppgifter från din arbetsyta för att generera ett snyggt fakturautkast.
- Anpassa betalningsspråket: Behöver du formulera en betalningsförfrågan på ett mer artigt sätt? Brain Max föreslår professionella, kundvänliga formuleringar som hjälper dig att få betalt snabbare.
- Sammanfatta projektets milstolpar: Istället för att skriva dem manuellt kan du be Brain Max att skapa en kortfattad sammanfattning av slutförda uppgifter som du kan lägga direkt i din faktura.
- Skapa villkor: Spara tid genom att låta Brain Max utarbeta standardiserade klausuler som avtal om förskottsbetalning, förfallodatum, avgifter för sen betalning eller rabatter för tidig betalning, vilket hjälper dig att bygga professionella relationer, som är grunden för framgång i affärslivet.
Steg 3: Ange kund- och projektinformation
När det gäller att fylla i kundspecifik och projektrelaterad information kan ett felaktigt projekt-ID, ett saknat förfallodatum eller ett namn orsaka förseningar i betalningen.
ClickUp underlättar denna process genom att låta dig standardisera detaljer med anpassade fält. Istället för att skriva om kunddata eller leta igenom gamla fakturor kan du skapa fält som automatiskt visas i varje fakturauppgift.
Så här ställer du in det:
- Belopp: Lägg till ett valutafält för fakturans totalsumma, hämtat från fakturerbara timmar eller fasta avgifter.
- Kundens namn och kontaktuppgifter: Lägg till ett textfält för kundens namn och ett e-postfält för deras faktureringskontakt.
- Projektreferens: Använd en rullgardinsmeny eller ett textfält för projekt-ID eller projektnamn så att varje faktura kan kopplas till rätt uppdrag.
- Fakturanummerering: Skapa ett nummerfält för att automatiskt generera sekventiella faktura-ID:n (t.ex. INV-001, INV-002).
- Förfallodatum: Använd datumfältet för att ange tydliga betalningsfrister och automatisera påminnelser vid försenad betalning.
För byråer eller företag med differentierad eller användningsbaserad fakturering kan du med hjälp av anpassade fält registrera detaljer om varje prisstruktur – oavsett om det gäller timpriser, retainermodeller eller projektbaserade avgifter. Detta gör det enkelt att se exakt vilken prisstruktur som gäller för varje kund.
Kombinera detta med ClickUps faktureringsfunktioner – som att länka fakturerbara timmar direkt till uppgifter, bifoga kvitton eller avtal och markera fakturor som betalda/obetalda – för att upprätthålla en fullständig ekonomisk spårbarhet inom samma arbetsyta där dina projekt finns.
I det här skedet kan du till och med använda den nybörjarvänliga ClickUp-mallen för betalningshistorik för att registrera och lagra information om dina kunder och övervaka betalningshistoriken för att identifiera potentiella problem. Utöver att bara logga transaktioner kan du spåra uteblivna eller försenade betalningar och upptäcka återkommande mönster som kan påverka ditt kassaflöde.
💡 Proffstips: Kombinera anpassade fält med formelfält för att automatisera beräkningar som ”Registrerade timmar × timpris” eller ”Delsumma + skatt”.
Steg 4: Fastställ betalningsvillkor
Ju tydligare du definierar dina betalningsvillkor, desto mindre utrymme finns det för tvister.
Här är vad du bör inkludera i dina betalningsvillkor:
- Förfallodatum: Oavsett om du har Net 7, Net 15, Net 30 eller milstolpsbaserade betalningar.
- Accepterade betalningsmetoder: Banköverföring, PayPal, Stripe, kreditkort etc. Ange vem som betalar transaktionsavgifter.
- Depositioner och förskottsbetalningar: Om du kräver en förskottsbetalning (t.ex. 30 % vid undertecknandet) och resterande belopp vid slutförandet
- Policy för sena betalningar: Räntekostnader, fasta förseningsavgifter eller avstängning av tjänster
- Valuta och skattehantering: Faktureringsvaluta (USD, GBP osv.), momsansvar
- Tvistlösning för fakturor: Hur snabbt kunder måste framföra tvister (t.ex. inom 7 dagar från fakturadatum)
ClickUp Docs är platsen där du lagrar all information om betalningsvillkor och är tillgänglig för alla intressenter.
Skapa en mall för betalningsvillkor i ClickUp Docs med standardiserat språk (t.ex. netto 15, förseningsavgifter, accepterade betalningsmetoder). Kopiera detta dokument varje gång du tar in en ny kund och anpassa det efter projektets specifika behov. Länka dokumentet direkt till kundens projekt eller faktureringslista så att teamet har tillgång till det.
Det bästa med Docs är att du får tillgång till versionshanteringsfunktioner. Anta att en kund förhandlar om betalningscykler eller villkor för förseningsavgifter. Istället för att uppdatera slumpmässiga fakturor kan du spara alla versioner i ClickUp Docs med tidsstämplar.
Exempel: Kund A godkände 15 dagars nettobetalning utan förseningsavgifter → lagras i dokumentet ”Kund A:s villkor”
👀 Visste du att? Över 44 % av medelstora och stora företag uppger att minst en fjärdedel av deras fakturor försenas varje månad. Över 6 % av företagen uppger att tre fjärdedelar av deras fakturor försenas.
Steg 5: Kontrollera att allt stämmer
Det sista du vill är att din faktura ska avvisas av kundens ekonomiavdelning, så att du måste börja om från början.
Vad du bör gå igenom i detta skede:
- Kunduppgifter: Kontrollera stavningen av namn, faktureringsadress och kontaktuppgifter.
- Projektreferenser: Se till att fakturan stämmer överens med överenskomna leveranser, projekt-ID eller milstolpe.
- Beräkningar: Dubbelkolla summor, skatter och rabatter (formelfält hjälper till här)
- Datum: Fakturans utfärdandedatum, förfallodatum och betalningsvillkor måste vara konsekventa.
- Statusfält: Kontrollera att dina anpassade fält (fakturanummer, status: väntande osv.) är ifyllda.
- Bilagor och dokumentation: Om din kund behöver kvitton, tidrapporter eller godkännanden av milstolpar, bifoga dem direkt.
För gemensam granskning kan du använda ClickUp Docs kommentarer och uppdrag för att tagga teammedlemmar eller finansgranskare. Det inbyggda förslagsläget låter granskare föreslå ändringar utan att skriva över ditt utkast.
Anpassad fältvalidering hjälper också. Skapa obligatoriska anpassade fält som Fakturanummer, Förfallodatum, Totalt belopp.
När fält saknas syns det direkt i uppgiften, vilket minskar risken för mänskliga fel. Lägg till ett rullgardinsfält med alternativet ”Granskat: Ja/Nej” så att fakturor inte kan skickas förrän de har markerats som granskade.
📮 ClickUp Insight: Kontextväxlingar tär tyst på ditt teams produktivitet. Vår forskning visar att 42 % av störningarna på jobbet kommer från att jonglera mellan olika plattformar, hantera e-post och hoppa mellan möten. Tänk om du kunde eliminera dessa kostsamma avbrott?
ClickUp samlar dina arbetsflöden (och chatt) under en enda, strömlinjeformad plattform. Starta och hantera dina uppgifter från chatt, dokument, whiteboards och mer – samtidigt som AI-drivna funktioner håller sammanhanget sammankopplat, sökbart och hanterbart!
Steg 6: Skicka via e-post eller faktureringsverktyg
När din faktura är klar vill du vara säker på att rätt person får den, att den lagras på rätt plats och att du har ett system för att spåra om den har bekräftats eller betalats.
Några vanliga misstag i detta skede:
- Skicka fakturor till fel kontaktperson (t.ex. din projektledare istället för deras ekonomiavdelning)
- Att tappa bort om fakturan har skickats och när
- Ingen insyn i om kunden har öppnat eller mottagit fakturan
- Hantera fakturor i olika verktyg (dokument på ett ställe, e-post på ett annat, betalningar någon annanstans)
ClickUp integreras med Gmail, Outlook och andra leverantörer så att du kan skicka fakturor utan att lämna plattformen.
- Skicka fakturan som PDF direkt från den uppgift där den är lagrad.
- Använd e-postmallar eller AI-genererade e-postmeddelanden (via ClickUp Brain) för enhetlig och professionell kommunikation.
- Spåra när och till vem fakturan skickades, loggas automatiskt i uppgiftsaktiviteten.
Dessutom fungerar ClickUp-integrationer med dina finansverktyg, såsom:
- QuickBooks, Xero och FreshBooks: Överför fakturadata direkt från ClickUp-uppgifter till ditt redovisningssystem. Det innebär att du slipper dubbelregistreringar, eftersom fakturan finns både i ClickUp och i ditt ekonomiverktyg.
- Zapier/Make-integrationer: Automatisera anslutningar till PayPal, Stripe eller andra betalningsgateways. Till exempel: När fakturans status ändras till ”Skickad” → skapa faktura i Stripe → mejla betalningslänk till kunden
- Kalendrar och påminnelser: Synkronisera fakturornas förfallodatum med Google Kalender eller Outlook så att du får ett meddelande när deadline närmar sig.
Steg 7: Följ upp obetalda fakturor
Som småföretagare eller byrå som hanterar flera kunder är det både tidskrävande och felbenäget att manuellt skicka betalningspåminnelser. Det är lätt att glömma vem du har följt upp, när den senaste påminnelsen skickades ut eller vilken faktura som är förfallen.
ClickUp Automations eliminerar de repetitiva, felbenägna delarna av fakturauppföljningen:
- Utlösare: När en fakturas förfallodatum passerat och fältet "Betalningsstatus" fortfarande är inställt på Väntande
- Åtgärd: Skicka automatiskt en påminnelsemejl, uppdatera uppgiftsstatusen till Försenad och tilldela dig själv (eller din ekonomichef) en uppföljningsuppgift.
- Eskalering: Ställ in påminnelser i flera steg: en artig påminnelse efter 1 dag, en starkare uppföljning efter 7 dagar och en eskaleringsnotering efter 30 dagar.
Här är en video som ger dig snabba tips för att använda automatiseringar i ClickUp.
För byråer som hanterar dussintals fakturor varje månad tillför Custom Autopilot Agents intelligens till arbetsflödet:
- Övervakning: Agenterna följer kontinuerligt upp fakturauppgifterna.
- Besluta: Om en faktura förblir obetald efter ett visst antal dagar kan de kontrollera villkoren (t.ex. fakturabelopp > 5 000 dollar) innan de vidtar åtgärder.
- Åtgärd: Agenter kan skriva personliga påminnelsemejl, kontakta ditt team i ClickUp Chat eller till och med automatiskt eskalera uppgiften till en chef.
👀 Visste du att? Företag som följer upp 90 % eller mer av sina fakturor får oftast betalt inom en vecka efter fakturans förfallodatum.
Steg 8: Spåra betalningar och kassaflöde
För ekonomiavdelningar innebär fakturering att man måste ha en tillförlitlig överblick över företagets kassaflöde. När du hanterar dussintals kunder och projekt samtidigt kan en enda försenad faktura påverka budgeten och löneutbetalningarna.
Det är därför ClickUp Dashboards blir ditt finansteams centrala nav. Det samlar fakturauppgifter, betalningsstatus och kundhistorik i en enda vy.
Varför litar ekonomiavdelningar på ClickUp Dashboards?
- Konsoliderad översikt: Istället för att stämma av flera kalkylblad visas alla fakturastatusar (väntande, betalda, förfallna) på ett och samma ställe.
- Kassaflödesprognoser: Team kan förutsäga inflöden under de kommande 30, 60 eller 90 dagarna för att planera utgifter eller investeringar.
- Prestationsövervakning: Identifiera vilka kunder eller projekt som konsekvent försenar betalningar och justera avtalsvillkoren därefter.
- Samarbete mellan team: Ekonomiavdelningen kan dubbelkontrollera data med projektledare eller kundtjänst direkt i ClickUp, vilket minskar behovet av e-postväxlingar.
⚡ Mallarkiv: Gratis mallar för prisuppgifter i Word och Excel
Tips för professionell fakturering av kunder
Dessa bästa praxis för fakturering hjälper dig att få betalt snabbare och minska antalet besvärliga påminnelser.
1. Spåra dina arbetstimmar
En av de vanligaste orsakerna till faktureringskonflikter är otydliga tidsregistreringar. Om en kund ifrågasätter din faktura är det snabbaste sättet att lösa problemet att ha en detaljerad logg över arbetstimmar för specifika uppgifter. Det ger dig också insikt i om projekten är lönsamma och hur mycket tid du lägger på icke-fakturerbart arbete.
Exempel:
- En konsult som tar betalt per timme för strategisamtal kan visa exakt hur länge varje session varade.
- Byråer som erbjuder paket med fast arvode kan övervaka om de levererar mer än vad som ingår i antalet timmar.
👀 Visste du att? En byrå med 15 anställda riskerar att förlora 1,6 miljoner dollar i årlig intäkt på grund av bristande tidrapportering för e-post, möten och glömska.
2. Var artig i dina fakturor
De ord du väljer på din faktura kan påverka hur snabbt en kund betalar. Hårda eller alltför formella formuleringar kan skapa friktion, medan artiga, professionella formuleringar upprätthåller goodwill och försiktigt uppmuntrar kunderna att prioritera din betalning.
Du kan till och med lägga till ett kort tackmeddelande längst ner på fakturan för att främja en positiv kundrelation.
💡 Proffstips: Här är några artiga sätt att formulera betalningskrav på fakturor:
- ”Betalning vänligen senast [förfallodatum]. Tack på förhand!”
- ”Vi uppskattar att du omgående tar itu med denna faktura.”
- ”Om du har några frågor om detaljerna är du välkommen att kontakta oss – vi hjälper dig gärna.”
3. Skicka betalningspåminnelser med jämna mellanrum
Även de mest organiserade kunderna missar ibland deadlines, och utan påminnelser kan fakturor lätt hamna i glömska. Konsekventa, strukturerade påminnelser hjälper dig att få betalningar snabbare utan att det känns som att du tjatar.
Här är ett ramverk som du kan ställa in i ClickUp Automations för din första faktura och efterföljande fakturor:
| Tidsram | Påminnelsetyp | Exempel på meddelande |
| 3 dagar före förfallodagen | Artig påminnelse | ”Bara en kort notis – faktura nr 123 förfaller om 3 dagar. Hör av dig om du har några frågor.” |
| På förfallodagen | Vänlig påminnelse | ”Detta är en vänlig påminnelse om att faktura nr 123 förfaller idag. Tack för din punktliga betalning.” |
| 7 dagar försenad | Kraftfull knuff | ”Våra register visar att faktura nr 123 fortfarande är obetald. Vänligen betala så snart som möjligt.” |
| 30 dagar försenad | Eskaleringspåminnelse | ”Faktura nr 123 är nu 30 dagar försenad. Bekräfta betalningsstatus så att vi kan undvika avbrott i dina tjänster.” |
4. Rabatt vid tidig betalning
Ett av de enklaste sätten att uppmuntra kunder att betala snabbare är att belöna dem för att de gör det. Att erbjuda en liten rabatt för tidig betalning förbättrar ditt kassaflöde och bygger upp goodwill.
Exempel:
- ”2 % rabatt vid betalning inom 10 dagar från fakturadatum”
- ”5 % rabatt vid förskottsbetalning för kvartalet”
Detta fungerar särskilt bra med långsiktiga kunder som uppskattar flexibilitet och förutsägbarhet. Även om du offrar en liten del av intäkterna får du sinnesro och snabbare tillgång till kontanter.
👀 Visste du att? Småföretag erbjuder rabatter för tidig betalning med en genomsnittlig rabatt på 4,1 %. Baserat på en genomsnittlig faktura på cirka 10 000 dollar innebär det en besparing på ungefär 411 dollar per faktura.
Säg adjö till faktureringsbekymmer med ClickUp
Fakturering ska inte ta all din energi eller belasta dina kundrelationer. Som företagare ska du inte behöva jaga obetalda fakturor. Och när du fakturerar kunder är det sista du vill göra att slösa tid på kalkylblad.
Låt ClickUp förvandla din fakturering till ett stressfritt arbetsflöde.
Med ClickUps fakturamallar, automatiseringar och instrumentpaneler får du full insyn i ditt kassaflöde och kan vara säker på att varje kundfaktura är korrekt, professionell och i tid.
Är du redo att förenkla din faktureringsprocess? Registrera dig gratis på ClickUp.