När betalningsvillkoren inte är kopplade till den faktiska framstegen kan tidsplanerna bli otydliga och faktureringarna försenas. Milstolpsfakturering vänder på steken.
I stället för att fakturera i slutet av ett projekt eller enligt ett fast månatligt schema, kan du med milstolpsfakturering skicka fakturor kopplade till specifika leveranser eller etapper. Oavsett om det handlar om att färdigställa en designmodell, avsluta en sprint eller nå en milstolpe i projektet som ”grunden färdig”, får du betalt för den färdigställda milstolpen.
I den här guiden förklarar vi hur milstolpsfakturering fungerar, när du ska använda den och hur du hanterar den med rätt verktyg och mallar – plus exempel från olika branscher.
🔎 Visste du att? Termen ”milstolpe” kommer från de bokstavliga stenmarkeringar som användes i antikens Rom för att visa hur långt resenärer hade kommit på en väg. Idag hjälper de team att spåra hur långt de har kommit i ett projekt – och när det är dags att få betalt.
Hur milstolpsfakturering fungerar
Milstolpsfakturering fungerar genom att koppla betalningar till specifika leveranser eller kontrollpunkter inom ett projekt. Istället för att fakturera per timme eller ta ut ett engångsbelopp i slutet, betalar kunden i delbetalningar, som var och en utlöses av en slutförd milstolpe.
Dessa milstolpar definieras i början av projektet och inkluderas i faktureringsschemat eller kontraktet.
🔁 Milstolpsfakturering ser vanligtvis ut så här:
1. Definiera projektets omfattning och viktiga milstolpar: Börja med att beskriva hela arbetsomfattningen och dela upp den i tydliga, resultatbaserade kontrollpunkter. Dessa bör återspegla viktiga leveranser eller godkännanden som markerar konkreta framsteg i projektet.
2. Skapa en betalningsplan kopplad till varje milstolpe: Varje milstolpe kan ha ett fast belopp eller en procentandel av den totala projektkostnaden.
3. Spåra framsteg mot milstolpar: Använd ett projektledningsverktyg för att övervaka uppgifter och leveranser kopplade till varje milstolpe.
4. Fakturera kunden när milstolpen är uppnådd: När milstolpen är uppnådd skickas en faktura baserad på i förväg överenskomna betalningsvillkor.
5. Upprepa tills projektet är slutfört: Processen fortsätter tills alla milstolpsbetalningar har samlats in och hela projektet har levererats.
⭐ Utvalda mallar
Oavsett om du är frilansare eller driver ett litet företag hjälper ClickUps fakturamall dig att se till att fakturering, betalningar och bokföring sköts korrekt – och snabbt!
Exempel på milstolpsfakturering
Milstolpsfakturering används inom olika branscher – var och en med sin egen rytm, sina egna leveranser och förväntningar. Här är några exempel från verkligheten som visar hur företag anpassar betalningsmilstolpar efter projektets olika faser:
🧑💻 Programvaruprojekt
Agila team delar ofta upp arbetet i sprintar. Milstolpsfakturering gör det möjligt för dem att få betalt när varje sprint levereras och godkänns.
📌 Exempel: En SaaS-leverantör fakturerar 25 % efter sprint 1 (MVP-leverans), 25 % efter sprint 2 (kärnfunktioner) och 50 % efter sprint 3 (QA + distribution).
⭐ Bonus: Utforska exempel på projektmilstolpar som du kan tillämpa i olika mjukvaruprojekt.
📈 Marknadsföringsbyrå
Kampanjer följer ofta en trestegsmodell: strategi, genomförande och rapportering. Milstolpsfakturering gör det enkelt att strukturera betalningar utifrån det flödet.
📌 Exempel: En digital marknadsföringsbyrå fakturerar efter att ha levererat kampanjstrategin, igen efter lansering och implementering, och ännu en gång efter att ha presenterat resultaten.
🎨 Frilansande designer
Designers arbetar i etapper – initiala koncept, feedback från kunder och slutliga filer. Milstolpsfakturering håller både det kreativa flödet och betalningarna på rätt spår.
📌 Exempel: En frilansande varumärkesdesigner fakturerar 30 % efter de första mockuperna, 30 % efter revideringar och feedback och 40 % efter att den slutgiltiga logotypen och tillgångarna har levererats.
⭐ Bonus: Skapa ditt arbetsflöde med dessa mallar för frilansare.
🏗️ Byggnation
En av de vanligaste branscherna för milstolpsfakturering är byggprojekt, som naturligt går igenom definierade kontrollpunkter.
📌 Exempel: En generalentreprenör fakturerar 20 % efter tillstånd, 30 % efter att grunden har gjutits, 30 % efter stombyggnaden och 20 % efter slutbesiktning och godkännande.
📚 Läs också: Börja med denna genomgång av hur man fakturerar en kund för att väga dina alternativ och klargöra komplexiteten i kundfaktureringsprocessen.
Hur man hanterar milstolpsfakturering effektivt
Milstolpsfakturering ger struktur åt din faktureringsprocess, men det fungerar bara bra om ditt projektledningssystem stöder det. Från att definiera leveranser till att fakturera kunder måste varje steg dokumenteras, kunna spåras och vara lätt att följa – både för dig och din kund.
Det är här ClickUp , appen som har allt för arbetet, kommer in. Det är en allt-i-ett-plattform som hjälper dig att planera projekt, visualisera milstolpar, spåra uppgiftsframsteg och automatisera uppföljningar – samtidigt som du håller din faktureringsprocess ren och organiserad.
ClickUp för ekonomiteam gör hela processen enkel. Du kan:
- Ställ in ClickUp Custom Fields för faktureringsstadier och betalningsvillkor
- Använd ClickUp Dashboards för att övervaka framsteg och intäkter per milstolpe.
- Spåra kundens betalningsstatus med hjälp av uppgiftsstatus eller deluppgifter.
- Automatisera fakturapåminnelser och interna överlämningar
- Lagra kontrakt, SOW:er och fakturor säkert i ClickUp Docs.
Definiera tydliga, mätbara milstolpar med deadlines
Innan du kan fakturera milstolpar måste du fastställa dem. Varje milstolpe bör representera ett meningsfullt arbete – något konkret som din kund kan granska och godkänna. De bör också ha fastställda förfallodatum så att förväntningarna fastställs i god tid.
ClickUp gör detta enkelt med visuella planeringsverktyg som ClickUp Gantt View och Timeline View. Med dessa vyer kan du kartlägga hela projektet, tilldela deadlines och koppla milstolpar till relaterade uppgifter eller leveranser.
Inkludera milstolpar i din SOW eller ditt kundkontrakt
När milstolparna har definierats ska du dokumentera dem tydligt i din arbetsbeskrivning (SOW) eller ditt kontrakt. Ange vad som ska levereras, när det ska levereras och hur mycket som ska faktureras.
Använd ClickUp Docs för att utarbeta och samarbeta kring kundinriktad dokumentation. Du kan länka milstolpar till uppgifter direkt från dokumentet, så att ditt team kan referera till dem och agera utan att byta verktyg.
Använd verktyg för att följa milstolpsframsteg
Det räcker inte att fastställa milstolpar – du måste veta exakt var du befinner dig i projektet vid varje given tidpunkt. Denna överskådlighet gör att du kan fakturera med säkerhet när en milstolpe är klar.
I ClickUp kan du spåra uppgiftsstatus, nedlagd tid och projektets övergripande framsteg i realtid. Tilldela uppgifter till teammedlemmar, lägg till beroenden och visa milstolpens status med hjälp av ClickUp Dashboards.
Automatisera fakturering vid milstolpsuppfyllelse
När en milstolpe har levererats och godkänts är snabbhet avgörande. Genom att automatisera faktureringsflödet minskar du förseningar och säkerställer en smidig kundupplevelse.
Med ClickUp Automations kan du skapa triggers som:
- ”När en uppgift markeras som slutförd, tilldela fakturauppföljning”
- ”När en milstolpsstatus ändras, meddela ekonomiavdelningen eller kunden.”
- ”Flytta slutförda milstolpar automatiskt till faktureringsstadiet”
Kombinera detta med ClickUps mall för fakturauppföljning för att organisera väntande, skickade och betalda fakturor utan att behöva använda kalkylblad.
Upprätthåll kommunikationen mellan din kund och ditt team
Milstolpsfakturering bygger på transparens – genom att hålla både ditt team och din kund synkroniserade minimeras förseningar i godkännandet och förtroendet förblir högt. Med ClickUp sker kommunikationen inte i flera separata verktyg – den sker precis där arbetet och faktureringen sker.
- ClickUp Chat och direktmeddelanden ger realtidssamarbete i din arbetsmiljö.
- Använd @mentions i chatt, kommentarer eller dokument för att informera kunder eller interna intressenter exakt när en projektmilstolpe är klar för granskning.
När det är dags att fakturera kan du skicka snygga dokument med ditt varumärke med hjälp av ClickUp-faktura-mallen, så att kommunikationen med kunden och faktureringen går hand i hand.
📚 Läs också: Använd dessa mallar för projektets tidsplan för att visuellt kartlägga milstolpsfakturering i dina projekt och göra uppföljningen enkel.
Tips för att skapa effektiva milstolpar
Milstolpar fungerar bara om de är välplanerade. Här är några praktiska tips för att säkerställa att din milstolpsfakturering stöder ditt projekt, inte bromsar det.
1. Dela upp milstolpar i konkreta delmål
Undvik vaga mål som ”Slutför projektfas 1”. Definiera istället specifika, mätbara resultat som ”Lämna in första utkastet till varumärkesstrategi” eller ”Leverera funktionell inloggningsmodul”.
2. Se till att varje milstolpe tillför affärsvärde
En milstolpe bör återspegla ett verkligt resultat som driver projektet framåt, inte bara en intern uppgift. Till exempel är ”Prototyp godkänd av kund” en starkare milstolpe än ”Wireframes färdigställda”.
3. Koppla milstolpar till din betalningsplan
Synkronisera din faktureringstid med projektleveransen. Detta säkerställer att du inte utför stora mängder obetalt arbete och ger kunderna en förutsägbar betalningsplan. Använd ClickUps mall för fakturauppföljning för att koppla betalningar till projektfaser och undvika fram och tillbaka om utestående fakturor.
4. Använd mallar för att spara tid och minska antalet fel
Oavsett om du är frilansare, byrå eller finansavdelning kan du skapa enhetlighet mellan olika projekt genom att skapa mallar för milstolpsfakturering.
⭐ Bonus: Utforska ClickUps fakturamall för frilansare för att snabbt komma igång med en beprövad struktur.
5. Kommunicera regelbundet om milstolpsstatus
Låt inte milstolparna överraska kunderna. Använd ClickUps kommentarer, chatt och instrumentpaneler för att dela uppdateringar om framsteg och bekräfta godkännanden innan du går vidare.
📮ClickUp Insight: Vår undersökning visade att kunskapsarbetare i genomsnitt har 6 dagliga kontakter på sin arbetsplats. Detta innebär troligen flera pingar fram och tillbaka via e-post, chatt och projektledningsverktyg. Tänk om du kunde samla alla dessa konversationer på ett ställe? Med ClickUp kan du det! Det är en app för allt som har med arbete att göra, som kombinerar projekt, kunskap och chatt på ett och samma ställe – allt drivet av AI som hjälper dig och ditt team att arbeta snabbare och smartare.
📚 Läs också: Utforska exempel på milstolpar i verkliga projekt för att bättre förstå hur milstolpsfakturering fungerar i olika branscher.
Milstolpsfakturering kontra progressiv fakturering
Både milstolpsfakturering och framstegsfakturering stöder stegvisa betalningar under ett projekt, men de följer olika logik för när och hur betalningar utlöses.
Milstolpsfakturering
Vid milstolpsfakturering kopplas betalningarna till definierade milstolpar – specifika leveranser eller resultat som överenskommits i början av projektet. Varje faktura är kopplad till en viktig kontrollpunkt, till exempel ”Fas 1 av utvecklingen klar” eller ”Slutlig mockup levererad”.
- Baserat på: Slutförande av specifika leveranser
- Idealisk för: Projekt med tydliga etapper och konkreta resultat
- Betalningsstruktur: Fasta belopp eller procentandelar kopplade till varje milstolpe
- Fördel: Förenklar faktureringen genom att anpassa den efter konkreta framsteg.
Framstegsfakturering
Progressfakturering innebär däremot att kunderna faktureras baserat på procentandelen av det arbete som slutförts över tid. Denna modell används ofta i branscher som byggbranschen, där det är svårare att definiera tydliga leveranser men lättare att spåra den övergripande framstegen.
- Baserat på: Procentandel av slutfört arbete
- Idealisk för: Långsiktiga eller öppna projekt med flytande leveranser
- Betalningsstruktur: Variabel, kopplad till investerad tid eller insats
- Fördel: Ger större flexibilitet vid fakturering, men kan vara svårare att följa upp utan tydlig dokumentation.
💡 Proffstips: Är du osäker på vilken faktureringsmodell som passar din arbetsstil? Om ditt projekt är uppdelat i specifika leveranser och deadlines, kommer milstolpsfakturering sannolikt att ge bättre översikt och hjälpa till att upprätthålla en stadig kassaflöde.
Fördelar med milstolpsfakturering
Oavsett om du är frilansare, byrå eller ett ekonomiteam som hanterar högvärdiga projekt, erbjuder milstolpsfakturering tydliga fördelar för både dig och dina kunder. Den är utformad för att främja tydlighet, kassaflöde och starkare kundrelationer.
💸 Förbättrar kassaflödet Istället för att vänta tills projektet är klart får du betalt allteftersom projektet fortskrider. Detta håller din verksamhet finansiellt stabil och säkerställer att du inte lägger ner allt arbete utan att få betalt i tid.
🤝 Skapar förtroende hos kundernaGenom att koppla betalningar till synliga framsteg vet kunderna vad de betalar för och när. Denna transparens hjälper till att skapa tydliga förväntningar och undvika överraskningar i faktureringen.
📊 Främjar ansvarstagande och leverans i tidNär betalningar är kopplade till specifika leveranser är det mer sannolikt att teamen håller sig till planen. Milstolpar skapar naturligt deadlines, vilket gör att projekten fortskrider.
🗂️ Stöder projektuppföljning och planeringMilstolpsfakturering är nära kopplad till projektets tidsplan och hjälper projektledare att dela upp stora projekt i hanterbara delar, vilket gör det enklare att tilldela uppgifter, uppskatta projektkostnader och övervaka framsteg.
🧾 Minskar faktureringskonflikterAtt ha en fastställd betalningsplan baserad på tydliga milstolpar leder till färre missförstånd. Varje faktura är kopplad till arbete som redan har levererats.
📚 Läs också: Kolla in dessa färdiga milstolpsmallar för att tydligt kartlägga dina projektfaser.
När ska du använda milstolpsfakturering?
Milstolpsfakturering är ett smart val när ditt projekt har tydliga etapper, mätbara resultat och en definierad tidsplan. Det hjälper team och kunder att hålla sig samordnade samtidigt som det stödjer ett mer förutsägbart kassaflöde under hela projektets livscykel.
Här är några idealiska scenarier där milstolpsfakturering fungerar bäst:
1. För långsiktiga eller komplexa projekt
Om ditt projekt sträcker sig över flera veckor eller månader med flera faser, säkerställer milstolpsfakturering att du får betalt under projektets gång, utan att behöva vänta tills hela projektet är slutfört.
📌 Exempel: Ett sex månader långt projekt för omdesign av en webbplats faktureras efter varje fas – wireframes, utveckling, testning och lansering.
2. När det finns konkreta leveranser
Varje milstolpe bör representera en meningsfull framsteg, till exempel en levererad mockup, en godkänd strategi eller en färdig funktion. Ju tydligare resultatet är, desto lättare är det att koppla det till en faktura.
📌 Exempel: En videobyrå fakturerar efter storyboard, grovklippning och slutgiltigt godkännande av videon.
3. När du vill bygga upp kundernas förtroende
Kunderna känner sig tryggare med att betala baserat på synliga resultat. Milstolpsfakturering ger dem insyn i vad de betalar för i varje steg av faktureringsprocessen.
📌 Exempel: Ett konsultföretag fakturerar efter att ha slutfört undersökning, strategidesign och leverans av slutrapport.
4. När du arbetar med ett fastprisavtal
Om du inte fakturerar per timme eller använder tidsbaserad fakturering, delar milstolpsfakturering upp fast avgift i hanterbara delar, anpassade efter din projektschema.
📌 Exempel: En frilansande UX-designer som tar 5 000 dollar i betalt fakturerar 40 % i förskott, 30 % efter användartestning och 30 % vid projektöverlämningen.
5. I branscher där det är standard
Byggprojekt, konsultverksamhet, SaaS-onboarding, designarbete och kreativa marknadsföringskampanjer följer ofta strukturerade steg, vilket gör milstolpsbetalningar till norm.
📌 Exempel: Ett byggprojekt faktureras efter tillstånd, grundläggning, stombyggnad och slutbesiktning.
📊 Forskning visar: Strukturerade faktureringsmodeller leder till mer tillförlitlig kassaflöde och färre tvister. Här är en lista över användbara programvaror för milstolpsuppföljning som hjälper dig att övervaka varje steg på ett effektivt sätt.
📊 Forskning visar: Strukturerade faktureringsmodeller leder till mer tillförlitlig kassaflöde och färre tvister. Här är en lista över användbara programvaror för milstolpsuppföljning som hjälper dig att övervaka varje steg på ett effektivt sätt.
Är milstolpsfakturering rätt för dig?
Om dina projekt innefattar väldefinierade leveranser, längre tidsramar eller flera steg av kundgodkännande är milstolpsfakturering ett smart sätt att strukturera dina betalningar. Det förbättrar kassaflödet, bygger kundernas förtroende och kopplar betalningarna direkt till framstegen – viktiga ingredienser för projektets framgång.
Oavsett om du är frilansare som levererar kreativa tillgångar, ett SaaS-team som utvecklar nya funktioner eller en marknadsföringsbyrå som hanterar en lansering, säkerställer milstolpsfakturering att du får betalt rättvist och i tid.
Med ClickUp kan du hantera projektfakturering och uppgiftsframsteg på ett och samma ställe. Som en ledande projektledningsprogramvara hjälper ClickUp dig att spåra leveranser, sätta upp tydliga milstolpar, automatisera uppföljningar och hålla ordning på ditt arbetsflöde.
Du når inte bara milstolpar – du får betalt för dem. Prova ClickUp gratis nu!