Som företagare eller frilansare kan fakturering kännas som ett besvär – en uppgift som står mellan dig och den ekonomiska belöningen för ditt hårda arbete. Men med rätt mall för fakturor kan du förenkla processen, spara tid och framstå som mer professionell.
I den här artikeln har vi undersökt 11 robusta mallar för fakturor som hjälper dig att ta kontroll över din fakturering, så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något – att utveckla din verksamhet. 💪
Vad är mallar för fakturor?
En mall för faktura är ett färdigt dokument som gör faktureringen snabb och enkel för företag. Den innehåller alla viktiga uppgifter du behöver för att fakturera en kund, såsom säljarens och köparens information, fakturanummer samt fakturerings- och förfallodatum.
Du hittar också en lista över sålda produkter eller tjänster med beskrivningar, kvantiteter, enhetspriser och totalsummor. Många layouter inkluderar tillämpliga skatter, slutbeloppet och betalningsvillkor.
📌Exempel: En fakturamall för prenumerationer är perfekt för företag som erbjuder programvarumedlemskap eller mediastreamingtjänster. Istället för att lista enskilda produkter eller engångstjänster, beskriver denna faktura prenumerationsdetaljer som typ av abonnemang, hur länge prenumerationen gäller och eventuella extrafunktioner eller tillägg.
💡 Proffstips: Om du fakturerar för varor är det bra att hålla reda på vad köparen faktiskt har tagit emot. En varumottagningssedel är ett utmärkt verktyg för att matcha din faktura med de varor som fysiskt har tagits emot.
Vad kännetecknar en bra mall för fakturor?
En effektiv fakturamall sätter tonen för en professionell faktureringsupplevelse och säkerställer att din betalningsbegäran är kristallklar. Här är vad du ska leta efter:
- Fullständig, tydlig information: Välj en mall som innehåller alla viktiga uppgifter, från säljares och köpares kontaktuppgifter till fakturanummer och datum, så att kunderna enkelt kan verifiera och behandla betalningen.
- Specificerade detaljer: Leta efter en mall som innehåller en kostnadsfördelning för varor eller tjänster med beskrivningar, kvantiteter, enhetspriser och totalsummor, så att kunderna får full insyn i varje kostnad.
- Definierade betalningsvillkor: Välj en mall som anger förfallodatum, accepterade betalningsmetoder och eventuella förseningsavgifter, så att förväntningarna blir tydliga.
- Fält för skatt och frakt: Välj en mall med utrymme för skattesatser, fraktavgifter eller tulluppgifter, särskilt om du har internationella kunder eller specifika krav på regelefterlevnad.
- Professionell layout: Använd en mall med en organiserad, visuellt tilltalande design som är lätt att läsa och speglar din professionalism.
- Anpassningsbar layout: Välj en mall som möjliggör snabba uppdateringar, så att du kan anpassa den till olika transaktioner och fånga upp alla relevanta detaljer.
💡 Proffstips: En bra mall har alla grundläggande funktioner, men genom att integrera AI i bokföringen kan du ta din fakturering ett steg längre genom att automatisera datainmatning, flagga fel och generera finansiella insikter.
11 kostnadsfria mallar för fakturor
Det finns flera verktyg som hjälper dig att skapa en faktura, men att skicka ut den är bara det första steget. För att få betalt på ett effektivt sätt måste du spåra dina fakturor och följa upp dem vid behov.
Men återigen, fakturering är bara en del av helheten. För att växa ditt företag måste du titta på dina inkommande order och befintligt lager parallellt. Och att hantera alla dessa processer i separata verktyg kan snabbt bli en logistisk huvudvärk.
Prova ClickUp. Denna allt-i-ett-plattform för projektledning kan underlätta dina arbetsflöden, inklusive de som rör fakturering. Den fungerar också som en orderhanteringsprogramvara som hjälper dig att spåra inkommande försäljningsmöjligheter och säkerställa att du har tillräckligt med lager för att kunna utnyttja dem.
ClickUps arbetsyta har inbyggd automatisering för påminnelser om förfallna betalningar och integrationer med CRM-verktyg eller mallar för huvudbok, vilket hjälper dig att hålla dina finansiella register korrekta och uppdaterade. Den har också en AI-assistent som kan generera användbara insikter för att hålla ditt fakturaflöde på rätt spår.
Om dina behov är enklare finns det dock många offline-mallar som du kan använda. Oavsett om du behöver en funktionsspäckad svit eller bara ett enkelt format har vi samlat våra favoritmallar nedan för att hjälpa dig att hitta den perfekta lösningen.
1. ClickUp fakturamall
ClickUp-fakturamallen är en nybörjarvänlig sida i Wiki-stil som förenklar faktureringsprocessen för produkter eller tjänster som du har levererat.
Mallen är helt anpassningsbar, så att du kan lägga till ditt företags logotyp, kontaktuppgifter och viktig fakturainformation som fakturanummer, fakturadatum och förfallodatum. Det finns också ett särskilt utrymme för din kunds adress och eventuella betalningsvillkor som du behöver ange.
Dessutom har layouten en inbyggd tabell med fördefinierade kolumner för artikelkvantiteter och priser. Du kan enkelt utöka med ytterligare tabeller för att hantera större eller mer detaljerade projekt.
⚡️Perfekt för: Frilansare som hanterar flera kundprojekt och vill skapa detaljerade, professionella fakturor.
2. ClickUp-mall för fakturaspårning
ClickUps mall för fakturauppföljning ger dig ett flexibelt sätt att hålla koll på dina fakturor.
I mallens listvy kan du lägga till varje faktura som en uppgift och spåra viktiga detaljer som kundinformation, betalningstyp och status (obetald, förfallen eller betald). Och genom att ange förfallodatum för varje faktura vet du alltid när det är dags att följa upp.
Denna mall på mellannivå har också en tavelvy, så att du enkelt kan flytta fakturor genom ditt arbetsflöde och hålla allt organiserat efter status.
Dessutom kan du i kalendervyn se kommande förfallodatum och justera dem genom att helt enkelt dra och släppa uppgifter. Slutligen hjälper tidslinjevyn dig att spåra fakturor per kund, vilket ger dig en tydlig översikt över deadlines över tid.
Med ClickUp Brain kan du automatisera fakturauppföljningen ännu mer, till exempel genom att ställa in påminnelser när en faktura närmar sig förfallodagen eller är förfallen. Det AI-drivna verktyget kan också hjälpa till att förenkla uppföljningsuppgifter, såsom att meddela berörda teammedlemmar eller kunder om utestående fakturor.
⚡️Perfekt för: Byråer som vill spåra flera kundfakturor, deadlines och betalningsstatus på ett och samma ställe.
3. ClickUp-mall för offertförfrågan
Med mallar för prisuppgifter kan du enkelt samla in professionella offerter från potentiella leverantörer. Och ClickUps mall för offertförfrågan (RFQ) går ett steg längre och erbjuder en nybörjarvänlig Wiki-sida för att förenkla processen.
Mallen innehåller utrymme för ditt företags logotyp, namn och adress, samt viktiga uppgifter som datum, offertsnummer och kund-ID. Du kan också anpassa den med särskilda instruktioner, betalningsvillkor, skatter och andra krav.
Mallen innehåller dessutom två tabeller: en för att organisera leverantörsuppgifter, inklusive säljarens namn, inköpsordernummer och leveransuppgifter (såsom metod, datum och FOB-punkt). Den andra är för specificerade priser, som visar kvantiteter, enhetspriser och totalsummor.
⚡️Perfekt för: Företag som vill samla in och jämföra offerter från leverantörer på ett effektivt sätt för att säkerställa bästa möjliga värde för sina projekt.
4. ClickUp-mall för fraktfaktura
ClickUp Trucking Invoice Template är en nybörjarvänlig mall för åkerier som vill skapa och spåra fakturor för sina tjänster på en tillgänglig Wiki-sida.
Du kan enkelt ange ditt företags uppgifter tillsammans med viktig information som fakturanummer och betalningsvillkor. Dessutom kan du i mallen ange resenummer, lastbilsnummer och förarens namn, och den har en tabell där du kan specificera aktiviteter, priser och totalsummor.
Fältet "Betala till" gör det enkelt för kunderna att veta vart de ska skicka betalningen.
Om du behöver förtydliganden om priser, betalningsvillkor eller andra detaljer kan du använda ClickUp Chat för att få snabba svar från ditt team – utan att behöva växla mellan olika plattformar eller tappa fokus på uppgiften.
⚡️Perfekt för: Transportföretag som vill spåra resedetaljer, servicepriser och betalningsstatus på en och samma sida.
5. Mall för produktbeställningsformulär från ClickUp
Beställningsformulärmallar är viktiga för att hantera och spåra produktrörelser. Och ClickUps mall för produktbeställningsformulär är inget undantag.
Denna nybörjarvänliga mall innehåller ett centralt formulär där kunderna kan skicka in sina beställningar via din webbplats eller webbutik. Den samlar in alla viktiga uppgifter, såsom produktkategori, antal, leveransinformation och betalningsmetoder, med hjälp av en kombination av textbaserade fält och färgkodade rullgardinsmenyer för enkel val.
När en order har skickats visas den i mallens "Lista över nya order". Med anpassade fält för att övervaka kundtyp (D2C, C2B, B2G osv.), ordertyp (grossist eller detaljhandel) och leveransinformation kan du se allt på ett ögonblick. Denna lista innehåller också inbyggda formler för att beräkna totalpriset och spåra hur många dagar som har gått sedan ordern placerades.
För en mer visuell approach kan du växla till tavlan "Orderstatus", som organiserar order efter status, vilket hjälper dig att hålla koll på orderförloppet.
Dessutom kan alla orderrelaterade problem (som förseningar, förlorade paket eller saknade produkter) spåras i listan "Orderproblem", tillsammans med kundernas feedback eller kommentarer.
Om du hanterar upphandlingskontrakt som en del av din beställningsprocess kan ClickUp också hjälpa dig att spåra villkoren i dessa kontrakt. Denna integration säkerställer att beställningar, kontrakt och betalningar är samordnade.
⚡️Perfekt för: E-handelsföretag eller detaljhandelsföretag som vill effektivisera orderhanteringen och leveranscykeln.
6. ClickUp-mall för inköpsorder och lager
Mallar för inköpsorder är viktiga för att hålla ordning när du balanserar inkommande order mot befintligt lager. Och med ClickUps mall för inköpsorder och lager är det enkelt att hålla allt under kontroll. Den är uppdelad i två lättnavigerade undermappar: ”Lager” och ”Inköpsorder”, som båda erbjuder list- och tavelvy för att passa din arbetsflödesstil.
I undermappen "Lager" kan du snabbt kontrollera dina lagernivåer efter status tillsammans med prioritet och förfallodatum, så att du alltid vet vad som behöver åtgärdas först.
Underkatalogen "Inköpsorder" hjälper dig att hålla koll på dina order genom att låta dig organisera, prioritera och spåra dem på ett intuitivt sätt.
För ännu mer kontroll kan du integrera ett analysverktyg för inköp för att spåra trender, utgifter och lagerförändringar.
⚡️Perfekt för: Inköpschefer som letar efter lagermallar för att undvika lagerbrist eller överlager.
7. PDF-mall för faktura från IncoDocs
PDF-mallen för fakturor från IncoDocs förenklar faktureringen genom att samla alla viktiga uppgifter i ett tydligt och koncist dokument.
Mallen innehåller alla viktiga uppgifter, från grundläggande fakturainformation som nummer och datum till fullständiga kontaktuppgifter för säljare och köpare. Den innehåller även leveransspecifikationer som transportmedel, produktbeskrivningar och HS-koder (harmoniserade system), så att dina transaktioner är väl dokumenterade och uppfyller gällande regler.
Med inbyggda avsnitt för betalningsvillkor, försäkring och bankuppgifter skapar layouten förutsättningar för smidiga transaktioner.
⚡️Perfekt för: Internationella säljare som vill skapa tydliga, regelkonforma fakturor för enkel tullklarering och betalningshantering.
8. Mall för faktura från QuickBooks
QuickBooks mall för fakturor är utformad för att göra faktureringen smidig och effektiv, så att du snabbt kan fylla i viktiga uppgifter som företagsinformation, fakturanummer och förfallodatum. Den är perfekt för offlinebruk eller om du vill skriva ut din faktura i Excel, Word eller PDF.
I avsnittet om produkter/tjänster kan du enkelt ange beskrivning, antal, pris och total kostnad för varje artikel, vilket garanterar korrekt fakturering. Sammanfattningsavsnittet sammanfattar allt med tydliga beräkningar av delsummor, rabatter, skatter och slutligt belopp.
Behöver du lägga till en personlig touch eller extra instruktioner? Det finns utrymme för det också.
⚡️Perfekt för: Entreprenörer eller frilansare som säljer fysiska produkter eller erbjuder tjänster på projektbasis.
9. Mall för faktura från Xero
Xeros mall för fakturor är en PDF-faktureringslösning för både GST-registrerade och icke-GST-registrerade företag. Den finns i två versioner: en för skatteändamål och en för standardfakturor.
Båda versionerna innehåller ditt företags kontaktuppgifter, viktiga fakturauppgifter och mottagarens uppgifter. I produktavsnittet kan du lista levererade varor eller tjänster med antal och pris. Sammanfattningen visar det totala beloppet och innehåller utrymme för ytterligare anteckningar.
För GST-registrerade företag beräknar mallen dessutom GST för varje leveranspaket och visar det totala GST-beloppet, vilket säkerställer efterlevnad av skattereglerna.
⚡️Perfekt för: GST-registrerade nystartade företag som behöver hantera skatteberäkningar och utfärda fakturor som uppfyller gällande krav.
10. Mall för internationell faktura från Invoice Simple
Mallen för internationella fakturor från Invoice Simple är perfekt för företag som vill förenkla sin globala fakturering samtidigt som de uppfyller gällande regler och säkerställer noggrannhet.
Denna mall säkerställer att du täcker allt som behövs, från faktureringsuppgifter som nummer och datum till mer detaljerade uppgifter som produktbeskrivningar, kvantiteter och priser.
Dessutom kan du enkelt tillämpa skatter, rabatter och frakt-/hanteringsavgifter, vilket säkerställer en smidig process oavsett om du har att göra med inhemska eller internationella kunder.
⚡️Perfekt för: Importföretag som behöver ett enkelt och kompatibelt sätt att skapa fakturor för globala transaktioner.
11. Tom mall för faktura från Flexport
Flexports mall för tomma fakturor är idealisk för företag som hanterar internationell fakturering.
Det börjar med grundläggande fakturauppgifter som fakturanummer och datum, följt av avsnitt för både leverantörs- och importörsinformation, inklusive företagsnamn och adresser.
Produktavsnittet innehåller viktiga detaljer som inköpsordernummer, SKU-nummer, kvantiteter, enhetspriser och totalvärden, vilket gör det enkelt att spåra och beräkna kostnader.
För att uppfylla tullbestämmelserna innehåller mallen även materialinnehåll och ursprungsland för varje artikel. Slutligen visas det totala värdet av varorna i USD i sammanfattningsavsnittet, vilket säkerställer att allt är organiserat och uppfyller internationella handelsbestämmelser.
⚡️Perfekt för: Företag inom tillverkning eller grossistdistribution som exporterar varor internationellt
Påskynda dina betalningar med ClickUps fakturamallar
Traditionella fakturamallar är utmärkta för att lista vad du debiterar, men fakturering är bara halva jobbet. Det är när du får betalningen som affären verkligen är klar. Och det är där ClickUp kan göra ditt liv enklare.
Med ClickUps fakturamallar kan du inte bara skicka fakturor, utan också spåra och hantera dem på ett och samma ställe. Dessutom kan du växla mellan listor och Kanban-tavlor för att se dina inkommande order, spåra dina lagernivåer och övervaka orderproblem – allt i ett enda fönster.
Behöver du skicka en betalningspåminnelse? Automatisera uppföljningen. Vill du synkronisera fakturadata med ditt CRM-system eller dina projektledningsverktyg? Klart.
Och det bästa av allt? Dessa mallar kostar ingenting.
Registrera dig gratis på ClickUp och ta kontroll över din fakturering – spåra, hantera och få betalt snabbare.