Åh nej, det finns inte tillräckligt med mat för gästerna! Det har kommit fler gäster än vad som anmält sig. Nu finns det inte tillräckligt med plats för alla deltagare på platsen! Dessutom har vi för lite personal. ?
Som evenemangsplanerare måste dessa små problem vara en del av din vardag.
Det är förståeligt att det kan bli överväldigande att hålla koll på allt mellan planeringen och genomförandet av evenemanget.
Tänk om vi sa att det finns ett enklare sätt att se till att allt går smidigt utan överraskningar? En programvara för projektledning för evenemang gör allt det tunga arbetet åt dig. ?️
Oavsett om det handlar om att hantera evenemangsscheman, samordna flera team och leverantörer eller hantera budgetar och allt däremellan.
Oavsett om du är en anställd som planerar ett evenemang som en del av ditt jobb eller en evenemangschef, hjälper vi dig att förstå vad du ska leta efter i ett evenemangshanteringsprogram, vilka alternativ som finns och, ännu viktigare, vilket evenemangsplaneringsprogram som bäst passar dina behov.
Vad är en programvara för evenemangshantering?
Med en programvara för evenemangsprojektledning kan evenemangsarrangörer planera, genomföra och hantera alla evenemang på ett och samma ställe. Det kan handla om konferenser, mässor, fester, sportevenemang och mycket mer.
De flesta programvaror för evenemangshantering kan delas in i två kategorier:
- En heltäckande projektledningsplattform för evenemangsplaneringsteam
- En plattform som hanterar enskilda delar av planeringschecklistan (till exempel registrering, organisering av evenemanget, budgetering och analys efter evenemanget).
Vilken programvara du väljer beror på dina behov. Särskilt efter pandemin har tekniken anpassats till olika evenemang. Vissa programvaror är till exempel bättre för att arrangera virtuella evenemang, medan andra har ett bredare utbud av funktioner för fysiska och hybrid-evenemang.
Anta att du har en flerdagars konferens om ”Framtiden för detaljhandeln 2024” där flera evenemang pågår samtidigt – fysiska och online. I det fallet är det bättre att använda ett heltäckande evenemangshanteringssystem.
Här är några funktioner som du bör utvärdera för smidig evenemangsplanering i en evenemangshanteringsplattform. ?
Vad ska man leta efter i ett program för evenemangsplanering?
Så, vad ska man leta efter i ett evenemangshanteringsverktyg? Låt oss förenkla dina val.
- Funktioner: Har verktyget de funktioner du behöver för att planera, marknadsföra och genomföra dina evenemang? Anpassad biljettförsäljning och registrering med väntelista, gruppregistrering och förköpsbiljetter. Integrerad betalningshantering så att deltagarna kan köpa biljetter online via din webbplats. Mobil åtkomst för evenemangsplanerare och team som är på resande fot. Automatiserad utgiftsuppföljning så att du kan hålla koll på din budget.
- Anpassad evenemangsbiljettförsäljning och registrering med väntelista, gruppregistrering och förköpsbiljetter.
- Integrerad betalningshantering så att deltagarna kan köpa biljetter online via din webbplats.
- Mobil åtkomst för evenemangsplanerare och team som är på resande fot
- Automatiserad kostnadsuppföljning så att du kan hålla koll på din budget.
- Rykte: Fråga dina vänner som är evenemangsplanerare om vilka verktyg de använder och kolla recensioner på Google, App Store och tredjepartssajter.
- Säkerhet: Det är viktigt att skydda deltagarnas personuppgifter. Leta efter verktyg som uppfyller ditt lands regler, till exempel GDPR.
- Robusthet: Är programvaran för evenemangsarrangörer stabil även vid intensiv användning?
- Anpassningsbara funktioner: Varje evenemang är unikt, så se till att ditt evenemangsplaneringsverktyg tillgodoser dina behov. Har verktyget till exempel en kalendervy för kommande deadlines eller olika vyer för att se kommande uppgifter?
- Support och uppdateringar: Ditt projektledningsverktyg bör erbjuda pålitlig kundsupport och uppdateras regelbundet.
- Samarbete: Verktyget ska kunna integreras med andra system som du använder för evenemanget. Om leverantören till exempel uppdaterar budgeten i ett annat verktyg ska det återspeglas i ditt verktyg. Om talaren uppdaterar anteckningar i Google Docs ska det finnas en Google Apps-integration så att ändringarna alltid är synkroniserade.
- Mallar: Ger programvaran för evenemangsplanering utgångspunkter för olika evenemang med mallar istället för att du måste skapa allt från grunden?
- Anpassad evenemangsbiljettförsäljning och registrering med väntelista, gruppregistrering och förköpsbiljetter.
- Integrerad betalningshantering så att deltagarna kan köpa biljetter online via din webbplats.
- Mobil åtkomst för evenemangsplanerare och team som är på språng
- Automatiserad kostnadsuppföljning så att du kan hålla koll på din budget.
De 10 bästa programvarorna för evenemangshantering
1. ClickUp
ClickUps kostnadsfria projektledningsverktyg passar evenemang av alla storlekar och låter dig hantera all din evenemangsplanering, från idé till genomförande.
ClickUps plattform är evenemangsoberoende, vilket innebär att du kan anpassa plattformens funktioner för evenemang av alla storlekar. Oavsett om det är en överraskningsmiddag för din älskade eller ett bröllop med tusen gäster – plattformen kan skalas upp eller ner efter dina önskemål.
Du kan skapa detaljerade planer för varje evenemangssteg, organisera viktiga detaljer på ett ställe och spåra målen för ett framgångsrikt evenemang med ClickUps mall för strategisk evenemangsplanering.
ClickUps bästa funktioner
- Lägg till anpassade statusar (som öppen, pågående och klar), kategorisera och lägg till attribut (budget, återstående budget, förbrukad budget och betalningsstatus) och visualisera all information på ett ställe.
- Oavsett om du organiserar ett arbetsevenemang, en affärskonferens eller ett bröllop kan du med hjälp av mallar för sittplatser planera och utforma en sittplan där alla får plats utan att det blir för trångt.
- Om du är värd för en stor konferens skulle planeringen omfatta bokning av hotell och biluthyrning, planering av flyg och resplaner samt transport och boende, samtidigt som du ser till att allt detta passar din budget. Resplanmallar dokumenterar detaljerna för ditt evenemang och är färdiga mallar som kan användas för alla typer av evenemang.
- ClickUp AI är en av de AI-drivna assistenterna för evenemangsplanerare och hanterar även de mest utmanande delarna av evenemangsplaneringen, inklusive att skriva evenemangsplaner, skapa innehåll och brainstorma idéer för företagsevenemang.
- Över 100 automatiseringar effektiviserar dina arbetsflöden för evenemangsplanering och automatiserar repetitiva uppgifter så att du kan fokusera på viktiga aspekter av planeringsprocessen.
- Skapa spårbara mål, övervaka dem, mät målen och automatisera uppföljningen av framstegen med ClickUp-mål.
Begränsningar för ClickUp
- Inledande inlärningskurva
- ClickUp AI är endast tillgängligt för betalande användare.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 $/månad per användare
- Enterprise: Anpassad prissättning
ClickUp Brain: Tillgängligt i alla betalda abonnemang för 7 $/arbetsplatsmedlem/månad
Betyg och recensioner för ClickUp
- G2: 4,7/5 (8900+ recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (3800+ recensioner)
Bonus: CRM-programvara för evenemang!
2. Asana
Oavsett om du arbetar i en stor organisation eller ett litet evenemangsteam kan du med Asanas projektledningsverktyg hålla koll på alla detaljer relaterade till ditt evenemang på ett och samma ställe. ?️
Asana gör det möjligt för användare att brainstorma evenemangsideer, tilldela uppgifter till intressenter som lokalansvariga, programkoordinatorer, marknadsföringskoordinatorer och merchandisingteamet, anpassa projektledningsmallar och spåra evenemangets milstolpar.
Asanas bästa funktioner
- Organisera ditt arbete i Kanban-tavlor för möten med leverantörer, visa uppgifter i ett vertikalt format med att göra-listor och visa tidslinjer i Gantt-diagramformat.
- Olika grupper kan samarbeta kring projekt och uppgifter med hjälp av Asana Workspaces.
- Lägg till anpassade fält för att ange fas, prioritet och kostnad relaterade till evenemangets arbetsflöde.
Asanas begränsningar
- Det är ett försök att koppla samman hierarkiska uppgifter, projekt och deras beroenden.
- Asana saknar inbyggda kalkylblad, vilket innebär att de inte kan visas eller ändras direkt från Asana.
Asanas prissättning
- Basic: Gratis för alltid
- Premium: 10,99 $ per användare och månad
- Företag: 24,99 $ per användare och månad
Asana-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (över 9400 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 12 100 recensioner)
3. Monday.com
Evenemangsplanerare använder Monday för att planera stora konferenser och online- och hybridevenemang tillsammans med andra typer av evenemang, såsom barnkalas och privata evenemang.
Programvaran fokuserar på centraliserade arbetsflöden för evenemangsregistrering, samarbete mellan team, hantering av evenemangsmarknadsföring och övervakning i realtid medan evenemanget pågår. ?
Monday.com bästa funktioner:
- Med mallar för projektets tidsplan kan evenemangsteamen inkludera uppgiftsspecifika detaljer, såsom antalet tillgängliga resurser för ett evenemang, tillsammans med uppskattade tidsplaner för varje uppgift.
- Samla in evenemangsdata för att få insikter om tidsplaner, arbetsbelastning och framstegsstatus och visa dem på instrumentpaneler.
- Högnivåpaneler visar alla evenemang på en centraliserad plattform, som kan delas in i grupper såsom evenemangskategorier.
Monday.com begränsningar
- Dashboards är inte tillgängliga för gratisanvändare.
- Kalenderintegrationen kunde vara bättre för att möjliggöra prognoser.
Priser för Monday.com
- Gratis: Gratis för alltid
- Basic: 8 dollar per plats och månad
- Standard: 10 dollar per plats och månad
- Pro: 19 dollar per plats och månad
- Enterprise: Anpassad prissättning
Monday.com betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 8600 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4200 recensioner)
4. Trello
Trello är ett enklare verktyg än andra programvaror för projektledning av evenemang.
Trello var ursprungligen ett verktyg för teamsamarbete, men många team använder det för evenemangsplanering och evenemangsprojektledning.
Om du till exempel planerar ett barnkalas kan Trello-tavlor hjälpa dig att hantera arbetsflöden, dela idéer, sätta deadlines, tilldela projekt och övervaka framsteg. Det gör det till en rolig upplevelse.
Trellos bästa funktioner
- Trello-arbetsytan har uppgiftskort där du kan lägga till bilagor, dokument, bilder och annan data för att samarbeta med andra team och externa leverantörer.
- Automatisering av arbetsflöden utan kod gör det enkelt att använda även för personer utan teknisk kunskap.
- Med Trellos Butler kan du skapa kommandon för att automatisera evenemangshanteringsuppgifter, såsom att hantera deadlines.
Trellos begränsningar
- Trello erbjuder inte chatt i realtid.
- Eftersom programmet saknar funktioner som inbyggd e-post, möjlighet att tilldela kommentarer och support dygnet runt är det inte lämpligt för stora evenemang.
Priser för Trello
- Gratis
- Standard: 5 $ per användare och månad
- Premium: 10 dollar per användare och månad
- Enterprise: 17,50 dollar per användare och månad
Trello-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (13390+ recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 22 800 recensioner)
5. Basecamp
Låt oss anta att du planerar en virtuell konferens med flera dagars toppmöten. Det skulle vara till hjälp om du hade ett projektledningsverktyg som Basecamp för att samla in data såsom deltagarnas engagemangsgrad, registreringsnummer och närvarofrekvens.
Basecamps programvara för uppgiftshantering gör det möjligt för flera team att samarbeta, till exempel evenemangsplanerare, evenemangsmarknadsförare, ledande befattningshavare och leverantörer.
Basecamps integration av Gantt-diagram gör det till ett utmärkt program för evenemangsplanering. Användare kan enkelt dra och släppa sina uppgifter här, och chefer kan se vad varje teammedlem arbetar med.
I detta skede kan du bedöma om du behöver mer personal när evenemanget närmar sig.
Basecamps bästa funktioner
- En sida med översikt över alla projekt, uppdrag och scheman
- Inbyggd gruppchatt i realtid för kommunikation med olika team
- Organiserad arbetsyta för lagring av dokument och filer
Basecamps begränsningar
- Inga gratisabonnemang, såvida du inte är student.
- Basecamp har ingen inbyggd videoinspelningsfunktion.
Basecamp-priser
- Personligt: 15 dollar per månad
- Företag: 299 $ per månad
Basecamp-betyg och recensioner
- G2: 4,1/5 (över 5200 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (14200+ recensioner)
6. Wrike
Om du planerar att organisera mindre onlineevenemang, såsom webbseminarier, rekommenderar vi Wrikes programvara för projektledning.
Programmet har mallar för evenemangsplanering som hjälper dig att hantera deadlines, organisera delade kalendrar, följa framstegen på visuella tavlor och övervaka budgeten.
Wrikes bästa funktioner
- Fördefinierade mallar effektiviserar planeringen av återkommande evenemang.
- Kanban-tavlor med anpassade instrumentpaneler, interaktiva Gantt-diagram och dynamiska kalendervyer
- Anpassade arbetsflöden för att övervaka framsteg i realtid
Wrike-begränsningar
- Inlärningskurva för förstagångsanvändare
- Gantt-diagramvyn är endast tillgänglig för betalande användare.
Priser för Wrike
- Gratis
- Team: 9,80 dollar per användare och månad
- Företag: 24,80 dollar per användare och månad
- Enterprise: Anpassad prissättning
- Pinnacle: Anpassad prissättning
Wrike-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (över 3400 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (över 2400 recensioner)
7. Notion
Om du vill ordna en överraskningsfest för din partner kan Notions projektledningsplattform hjälpa dig att hålla ordning. Du kan skapa projektöversikter med inbyggda mallar, anteckna och samla kostnader och aktiviteter på ett och samma ställe.
Notions bästa funktioner
- Notion AI är en kreativ skrivpartner som hjälper dig att brainstorma idéer och skapa evenemangsinnehåll.
- Anpassningsbara mallar för att organisera din planeringsprocess
Begränsningar i Notion
- Vissa användare säger att det saknas ett inbyggt rapporteringsverktyg.
Notion-priser
- Gratis
- Plus: 8 dollar per användare och månad
- Företag: 15 USD per användare och månad
- Enterprise: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av Notion
- G2: 4,7/5 (över 4800 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 1800 recensioner)
8. Cvent
Om du organiserar en mässa kan du med Cvents evenemangsteknik skapa en minnesvärd upplevelse för dina deltagare.
Plattformen för evenemangshantering minskar administrativa uppgifter före evenemanget så att du kan fånga upp, kvalificera och följa upp leads.
Cvents bästa funktioner
- Förenklar processen att hitta evenemangslokaler med hjälp av lokalhantering.
- Utställarhantering effektiviserar utställarnas uppgifter och kommunikation för att minska behovet av fram- och återkommande samordning.
- Med webinarplattformen kan du skapa engagerande webinarier för virtuella evenemang.
Cvents begränsningar
- Plattformen är dyr jämfört med andra verktyg på denna lista.
- Funktionerna kan vara överväldigande för användare som inte är tekniskt kunniga och förstagångsanvändare.
Cvent-priser
- Anpassad prissättning
Cvent-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (över 1700 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 900 recensioner)
9. Whova
I stället för att använda olika programvaror för att hantera biljettförsäljning, kommunikation med deltagare och logistik, fungerar Whovas programvara för evenemangsplanering som en helhetslösning för evenemangsarrangörer.
Whovas enhetliga hybridplattform för evenemang och programvara för lokalhantering har digitala montrar för evenemang som karriärmässor, utställningar och mässor.
Whovas bästa funktioner
- Skapa mobilanpassade evenemangsbroschyrer med ditt företags varumärke.
- Skicka push-meddelanden med riktade tillkännagivanden
- Hantera deltagare och evenemangsbiljetter från samma plattform.
Whovas begränsningar
- Begränsade integrationer med tredjepartsplattformar
Whova-priser
- Anpassad prissättning
Whova-betyg och recensioner
- G2: 4,8/5 (över 1200 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 1700 recensioner)
10. Scoro
Skapa projektbudgetar, fördela icke-fakturerbart och fakturerbart arbete och hantera möten, uppgifter och fakturor med Scoros verktyg för evenemangshantering.
Scoro Planner ger dig en översikt över individuella arbetsbelastningar, tillgängliga tider, potentiella överbokningar och deadlines.
Spåra fakturerbara och faktiska arbetstimmar för varje projekt eller kund och överför dem till fakturor med anpassade priser i flera valutor. Du kan också automatiskt skicka ut påminnelser om försenade fakturor för obetalda saldon och effektivisera betalningshanteringen.
Scoro bästa funktioner
- Omfattande rapporteringsfunktioner för att analysera och mäta evenemangets resultat.
- Skapa offerter och beräkna leveranskostnader med färdiga mallar.
- Resursplanering säkerställer att uppgifter tilldelas utifrån evenemangsplanerarnas kapacitet.
Scoro-begränsningar
- Ingen gratisplan
- Vissa användare rapporterar bristande respons från kundsupporten.
Scoro-priser
- Essential: 26 dollar per användare och månad
- Standard: 37 $ per användare och månad
- Pro: 63 dollar per användare och månad
- Ultimate: Anpassad prissättning
Scoro-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 380 recensioner)
- Capterra: 3,7/5 (över 1700 recensioner)
Kom igång med planeringen med komplex och anpassningsbar programvara för evenemang
Med ett verktyg för evenemangsprojektledning kan du vara säker på att dina evenemang blir minnesvärda för deltagarna och att allt går enligt plan. ?
Med hjälp av kärnfunktioner som mallar för evenemangsplanering, ClickUp AI, integrationer, mål och projektuppgiftshantering kan du lansera framgångsrika evenemang som dina deltagare kommer att minnas länge. ?
Om du är på väg att organisera ditt nästa evenemang, prova ClickUp gratis.