Att anordna ett evenemang är ett av de bästa sätten att knyta kontakter med både nya leads och befintliga kunder. Det hjälper dig (eller din evenemangskund, om du är en professionell evenemangsplanerare) att skapa trovärdighet och förtroende, bygga kundrelationer och – förr eller senare – öka försäljningen. 💰
Men evenemangsmarknadsföring kräver mycket tid och arbete. Det finns data att hantera, logistik att organisera och sedan, naturligtvis, den viktiga interaktionen med kunderna före, under och efter evenemanget.
För att säkerställa att dina kunder får den bästa upplevelsen – och att du optimerar de möjligheter som evenemanget erbjuder – behöver du ett CRM-system för evenemangsmarknadsföring och planering.
Låt oss ta reda på hur programvara för evenemangshantering kan hjälpa dig genom planeringsprocessen. Vi kommer också att föreslå några av de bästa programvarorna för evenemangshantering som finns tillgängliga idag – för oavsett om du anordnar en virtuell konferens, ett fysiskt evenemang eller ett hybrid-evenemang med både virtuella och live-element, är marknadsföringsautomatisering din bästa vän. 🪄
Hur man använder ett CRM-system för evenemangshantering
Ett grundläggande CRM-system gör precis vad det står på förpackningen. En CRM-plattform hanterar dina relationer med kunder genom att hålla reda på deras kontaktuppgifter, deras krav och alla interaktioner du har haft med dem. 🙋♀️
En CRM-plattform för evenemangsplanerare tar detta till nästa nivå. Visst, den håller reda på din kundinformation, men den gör det också enkelt att göra så mycket mer. Till exempel:
- Utnyttja evenemangshanteringsverktyg som mallar för evenemangsplanering för att säkerställa att du har tänkt på allt från evenemangsregistrering till uppföljningskommunikation.
- Hantera dina tjänsteleverantörer så att du vet exakt vem som ansvarar för vad.
- Använd inbyggda kommunikationsverktyg för att genomföra personliga e-postmarknadsföringskampanjer och skapa engagemang hos deltagarna i förväg.
- Övervaka evenemangsregistreringen så att din evenemangsplanerare eller marknadsföringsteam kan justera kampanjen vid behov.
- Märk VIP-gäster, nya eller lojala kunder och andra viktiga deltagare så att du vet hur du ska bemöta dem.
- Håll koll på när evenemangsdeltagarna checkar in på dagen med hjälp av en mobilapp som uppdaterar all din information i realtid.
- Följ upp efter evenemanget direkt från ditt CRM-program för att bygga vidare på din framgång.
I grund och botten stöder de bästa plattformarna för evenemangshantering dig genom hela processen för evenemangsprojektledning.
Fördelar med CRM-verktyg för evenemangshantering
En utmärkt plattform för evenemangshantering förenklar både kundhantering och evenemangsplanering. Det sparar tid och arbete för evenemangsarrangörer på många sätt.
Till exempel:
- Du kan segmentera dina kunder så att du kan se exakt vem din målgrupp är när du planerar marknadsföringskampanjer via e-post och sociala medier.
- Med alla leverantörsuppgifter samlade på ett ställe är det enkelt att hitta de bästa leverantörerna.
- Praktiska fördefinierade format som resplanmallar och konferensagendamallar ger dig en anpassningsbar struktur för evenemangets förlopp.
- Det håller reda på vem som är där och vem som inte är det, vilket förenklar hanteringen av deltagarna på dagen.
- En evenemangsplattform effektiviserar ditt arbetsflöde under hela evenemangets livscykel genom att koppla ihop det med andra delar av din teknikstack, till exempel ditt uppgiftshanteringssystem.
- Det tillhandahåller statistik efter evenemanget, såsom biljettförsäljning jämfört med deltagarantal, och erbjuder enkäter för att samla in feedback så att du kan förbättra processen nästa gång.
- Med all kundinformation samlad på ett ställe har ditt säljteam all den kundinformation de behöver för en framgångsrik uppföljning efter evenemanget 📞
De 10 bästa CRM-programmen för evenemangshantering
Med allt som ett CRM-verktyg för evenemangsplanering kan göra för dig kan det vara svårt att avgöra exakt vilken plattform som fungerar bäst för dina fysiska eller online-evenemang. Lyckligtvis är vi här för att hjälpa dig så att du kan välja det bästa CRM-systemet för evenemangshantering för ditt företag.
Kom ihåg att ditt mål är att spara tid och energi samtidigt som du organiserar det bästa evenemanget möjligt för alla inblandade.
Med det i åtanke presenterar vi här våra 10 bästa rekommendationer för 2024. 🏆
1. ClickUp
ClickUp är en allt-i-ett-arbetsplattform som förenklar alla aspekter av din verksamhet, inklusive dina lösningar för kundrelationshantering.
Det kostnadsfria CRM-verktyget ClickUp är särskilt bra för småföretag som inte har råd att lägga en förmögenhet på en dyr lösning. Med ett urval av CRM-mallar att börja med kan du anpassa din vy så att den visar exakt den information du söker, i det format du föredrar. Kom igång redan idag med ClickUps CRM-mall!
När du är redo att börja planera ditt evenemang hjälper ClickUps evenemangshanteringsverktyg dig att ordna alla detaljer. Planera tidslinjer i en delbar kalender, fördela uppgifter i uppgiftshanteringssystemet och hantera komplexa att göra-listor på ett överskådligt sätt.
Spara ännu mer tid med våra andra mallar. Från en enkel ClickUp-mall för evenemangsöversikt till en omfattande ClickUp-mall för evenemangshantering – du behöver aldrig mer börja om från början med hela evenemangets livscykel. 📝
Använd dynamiska ClickUp-formulär för att automatisera deltagarregistreringen, förenkla leadgenereringen, få godkännande av villkor och skicka informationen direkt till din databas. Använd formulär för att ta emot förslag från potentiella leverantörer så att du snabbt kan jämföra deras erbjudanden. Eller använd dem för att samla in feedback från deltagarna så att du kan se till att ditt nästa evenemang blir ännu bättre.
Håll koll på allt i realtid på en intuitiv, centraliserad instrumentpanel. ClickUp-instrumentpaneler är helt anpassningsbara så att du kan bygga dem för att ge dig djupgående insikter om framstegen och framgången för ditt evenemang. 🙌
ClickUps bästa funktioner
- Dela upp stora uppgifter i mindre delar, var och en med sitt eget start- och slutdatum, och visa eventuella relevanta beroenden.
- Kontrollera åtkomsten till specifika områden i din arbetsmiljö för gäster och kunder.
- Ställ in aviseringar för att påminna dig själv och andra om viktiga uppgifter.
- Underlätta samarbetet och håll alla på rätt spår med checklistor och tydliga uppgiftsprioriteringar för evenemangsdagen.
- Chatta med ditt team i ClickUp och samla alla konversationer på ett och samma ställe.
- Använd en mobil enhet för att komma åt ClickUps molnbaserade system var du än befinner dig, inklusive evenemangsplatsen.
- Genom integrationen med Salesforce får ditt säljteam tillgång till den information de behöver för att följa upp leads efter evenemanget.
Begränsningar i ClickUp
- Det finns så många användbara funktioner att det kan ta ett tag att sätta sig in i allt.
- Mobilappen är ännu inte helt i nivå med desktopversionen, men ClickUp-teamet arbetar på det.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 USD/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
ClickUp-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 8 700 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3 700 recensioner)
2. Cvent
Cvent är en dedikerad plattform för evenemangshantering som automatiserar allt från att söka efter en lokal och planera din tidsplan till att registrera deltagare och spåra avkastningen på investeringen (ROI). Den kan användas för stora konferenser med fysisk närvaro, små workshops, virtuella evenemang som webbseminarier – och allt däremellan. 🧑🏫
Med ett starkt fokus på deltagar- och kundengagemang hjälper systemet dig att skapa en varumärkeswebbplats och anpassa all din marknadsföring. Du kan också hantera förfrågningar och godkännanden på plattformen, interagera med leverantörer, spåra din budget och rapportera tillbaka till dina intressenter.
Cvents bästa funktioner
- Planera och marknadsför ditt evenemang direkt från plattformen.
- Få tillgång till ett globalt nätverk av evenemangslokaler och leverantörer
- Samarbeta med ditt team när du är på resande fot via mobilappen.
- Checka in deltagare från plattformen och skriv ut namnbrickor efter behov.
- Använd Cvent för flera evenemang samtidigt
- Kundsupporten är tillgänglig dygnet runt, så den finns alltid där om du behöver den.
Cvents begränsningar
- Vissa användare tycker att plattformen är ganska dyr och skulle föredra ett billigare paketalternativ.
- Det är ett mycket komplext system och kan vara lite överväldigande om du inte är så tekniskt kunnig.
Cvents prissättning
- Kontakta oss för prisuppgifter
Cvent-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (över 1 700 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 900 recensioner)
3. Planeringspod
Planning Pod är ett verktyg för kundrelationshantering för professionella evenemangsplanerare och team som hanterar evenemangslokaler eller leverantörer. Det hjälper dig att skapa en evenemangssida och sätta upp checklistor, resplaner och projektuppgifter, och det har till och med inbyggda onlineformulär för registrering.
Denna evenemangshanteringsprogramvara tar kontaktadministrationen till nästa nivå och låter dig bland annat se vilka evenemang dina kunder deltar i, alla dokument som är kopplade till dem och deras fakturor. När en potentiell kund finns i systemet kan du hantera deras försäljningspipeline, boka möten och anpassa kommunikationen. 📤
Planeringspodens bästa funktioner
- Effektivisera kommunikationen genom integration med e-post och sociala medier.
- Bädda in ett anpassningsbart webbformulär på din webbplats för att fånga upp leads.
- Använd systemet för att utforma din planritning och sittplatser.
- Ta emot onlinebetalningar via plattformen
Begränsningar för Planning Pod
- Det är inte alltid lätt för evenemangsplanerare att hitta det de söker i systemet.
- Evenemangets webbplatsdel är inte särskilt anpassningsbar, så du är begränsad i vad du kan göra.
Priser för Planning Pod
- Planner: 59 $/månad för obegränsat antal användare (faktureras årligen)
- Företag: 89 $/månad för obegränsat antal användare (faktureras årligen)
- Enterprise 50: 129 USD/månad för obegränsat antal användare (faktureras årligen)
- Företag med 75 anställda eller fler: Kontakta oss för prisuppgifter
Planning Pod-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (17 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 30 recensioner)
4. EventHub
EventHub fungerar både som en hanteringsplattform för arrangörer av liveevenemang och som en marknadsplats för leverantörer, utställare och sponsorer som söker samarbetsmöjligheter.
Denna lösning för evenemangshantering och kundrelationshantering erbjuder en rad digitala applikationer, inklusive ett dokumentationssystem som möjliggör elektroniska signaturer, live-planritningar som hjälper dig att utforma evenemangets layout och funktioner för onlinebetalning.
Det ger dig en central överblick över verksamheten via en användarvänlig instrumentpanel, och hela systemet är anpassningsbart och skalbart, så att du kan ställa in det efter ditt företags behov.
EventHubs bästa funktioner
- Gruppera dina uppgifter efter datum eller prioritet med hjälp av anpassade filter.
- Hitta leverantörer och utställare och hantera all kommunikation med dem via plattformen.
- Schemalägg uppdateringar i realtid och push-meddelanden så att alla inblandade alltid är uppdaterade.
- Du kan komma åt din evenemangsinformation var du än befinner dig, eftersom hela systemet är molnbaserat 🌥️.
EventHubs begränsningar
- Det är främst utformat för fysiska evenemang snarare än virtuella evenemang.
- Mobilappen skulle kunna förbättras ytterligare.
Priser för EventHub
- Kontakta oss för prisuppgifter
EventHub-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (1 recension)
- Capterra: Inga recensioner ännu
5. EventMobi
EventMobi är en heltäckande plattform för evenemangsplanering med fokus på att öka deltagarnas engagemang.
Det guidar dig genom skapandet av en evenemangsmarknadsföringswebbplats och e-postinbjudningar med anpassningsbar branding. Och om ditt evenemang är virtuellt kan du använda samma branding för din virtuella evenemangslokal.
Deltagarna kan registrera sig online, och sedan kan du checka in dem via EventMobi-plattformen under evenemanget. En anpassad mobilapp för evenemang hjälper dina gäster att hitta rätt och håller dem engagerade med funktioner som gamification och omröstningar, som belönar dem för deras engagemang.
Verktyget för kundrelationshantering hjälper dem också att nätverka med andra deltagare, utställare och sponsorer, och till och med att boka möten personligen eller online. 🤝
EventMobis bästa funktioner
- Hantera fysiska, virtuella eller hybridarrangemang från EventMobi-plattformen.
- Skapa anpassade listor med evenemangsuppgifter baserat på plats och prioritet.
- Spåra alla dina statistikuppgifter i realtid från en central instrumentpanel, vilket också förenklar rapporteringen av din avkastning på investeringen.
- Använd Zapier för att skapa API-anslutningar (Application Programming Interface) för integration med andra delar av din teknikstack.
- Detta CRM-system för evenemangsplanerare finns tillgängligt på 23 språk.
EventMobi-begränsningar
- Vissa användare tycker att designalternativen är lite begränsade, till exempel valet av typsnitt och widgets.
- De avancerade inställningarna som möjliggör mer anpassning kan ta tid att förstå.
Priser för EventMobi
- Kontakta oss för prisuppgifter
EventMobi-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 200 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 60 recensioner)
6. Måndag
Monday är utformat för att hjälpa dig planera alla typer av evenemang, från små interna sammankomster och nätverksmöten till stora konferenser och onlineevenemang. 👪
Använd plattformen för att samarbeta med ditt eget team, andra team och leverantörer under planeringsfasen och under evenemanget. Planera dina kampanjer och hantera ditt marknadsföringsmaterial, och integrera sedan dem med sociala medier för att skapa intresse kring evenemanget.
Registrera dina deltagare med hjälp av anpassningsbara formulär som matas in i ditt arbetsflöde. Skicka välkomstmeddelanden, skapa och hantera uppgifter och övervaka hela evenemanget i realtid.
Måndagens bästa funktioner
- Det är ganska enkelt och intuitivt att använda.
- Det förenklar uppgiftshantering och samarbete och hjälper till att effektivisera arbetsflöden.
- Det uppdateras i realtid så att du alltid vet exakt var du och ditt team befinner er i processen.
- Det är molnbaserat och skalbart, så det kan användas av företag av alla storlekar.
Måndagsbegränsningar
- Monday är ett projektledningsverktyg som hjälper dig att planera och samordna evenemanget, men det tillåter inte evenemangsplanerare att boka kunder eller få betalt via systemet.
- Vissa användare anser att instrumentpanelen borde vara mer anpassningsbar efter deras behov.
Måndagspriser
- Gratis för alltid: Gratis för upp till två användare
- Grundläggande: 8 USD/månad per användare (faktureras årligen)
- Standard: 10 USD/månad per användare (faktureras årligen)
- Fördel: 16 USD/månad per användare (faktureras årligen)
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
Måndagens betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 200 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 100 recensioner)
7. Glue Up
Glue Up är en CRM-lösning som är utformad för att hantera engagemang inom ideella organisationer och samhällen. Den erbjuder en digital plattform som hjälper dig att förstå dina medlemmar och hantera medlemsprocesser, samt att skapa kontakter och bygga relationer.
Det är enkelt att anordna offline- eller onlineevenemang för medlemmar eller potentiella medlemmar, eftersom plattformen hjälper till att effektivisera ditt arbetsflöde. Du kan skapa evenemangssidor, erbjuda olika prisnivåer för medlemmar och icke-medlemmar och välja betalningsalternativ.
Deltagarna kan sedan registrera sig och betala online, och du kan använda den inbyggda biljettskannern för att checka in dem om evenemanget är live. 📱
Glue Ups bästa funktioner
- Skapa intresse kring ditt evenemang och öka antalet medlemmar med drag-and-drop-kampanjer via e-post.
- Registrera nya medlemmar med anpassningsbara digitala ansökningsformulär, som också lägger till dem direkt i din medlemsdatabas.
- Skicka en automatisk påminnelse via e-post via systemet när medlemsavgifterna förfaller.
- Ställ in och mät dina viktiga prestationsindikatorer för evenemanget i systemet.
Glue Up-begränsningar
- Denna CRM-plattform är ganska komplex och har många funktioner, vilket innebär att det finns en inlärningskurva.
- Vissa användare tycker att Glue Up är lite dyrt, särskilt för små organisationer och ideella föreningar.
Glue Up-prissättning
- Kontakta oss för prisuppgifter
Glue Up-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 80 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 110 recensioner)
8. Stova
Aventri har nyligen gått samman med Stova, som beskriver sig själv som ”det definitiva ekosystemet för evenemangsteknik”. Detta CRM-system för evenemangshantering är extremt flexibelt och skalbart, vilket gör att det kan användas av alla typer av företag, såväl som enskilda evenemangsplanerare.
Hantera dina möten för evenemangsplanering, bokning av lokaler, anbud från leverantörer samt budget och utgifter – allt från Stova-plattformen. Du har också tillgång till mallar som hjälper dig att bygga din evenemangswebbplats och kan skapa egna e-postmallar som du kan använda om och om igen.
Den onlinebaserade deltagarregistreringen flyter smidigt över i res- och hotellbokningsprocessen, och du kan skriva ut namnskyltar, inbjudningar och certifikat från systemet. 📃
All din evenemangsdata samlas på ett ställe, vilket gör övervakning och anpassad rapportering till en barnlek.
Stovas bästa funktioner
- Samarbeta med alla dina planeringsteam via Stova-systemet.
- Utnyttja reklam och sponsring med hjälp av hanteringsverktyg och en mobilapp som delar sponsrat innehåll med deltagarna.
- Integrera med andra användbara mjukvarulösningar, som Salesforce eller Marketo, med hjälp av inbyggda API:er.
Stovas begränsningar
- Prissättningen riktar sig till den övre delen av marknaden.
- Många funktioner kostar extra, och det kan vara svårt att välja vad man behöver.
Stovas prissättning
- Kontakta oss för prisuppgifter
Stova-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (över 160 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (över 80 recensioner)
9. Zoho CRM
Zohos CRM-lösning är en del av det större Zoho-ekosystemet och passar också bra för evenemangsplanering. Den gör det möjligt att hålla koll på flera olika evenemang på ett och samma ställe.
Använd anpassade kriterier för att skapa en lista med målkontakter från din befintliga databas och skicka e-post direkt från plattformen. Du kan ställa in automatiska svar så att när dessa kontakter anmäler sig för att delta får de bekräftelse- och uppföljningsmejl för att hålla konversationen igång. 📨
Under evenemanget samlar en skannerapp som kan läsa 17 olika språk in data direkt från visitkort. Nya leads från evenemanget läggs sedan automatiskt till i databasen – med en tagg för det evenemanget – för att öka din publik.
Zoho CRMs bästa funktioner
- Övervaka omnämnanden i sociala medier från deltagarna så att du kan se din räckvidd och svara direkt på inlägg.
- Filtrera alla dina data för att analysera och rapportera den information du behöver.
- Mät evenemangets framgång genom att mäta försäljningen som kommer från dina nya leads.
Begränsningar i Zoho CRM
- Användargränssnittet kan verka komplicerat när du börjar använda det.
- Vissa användare har klagat på att kundsupporten inte är effektiv när det gäller att lösa deras problem.
Priser för Zoho CRM
- Standard: 14 USD/månad per användare (faktureras årligen)
- Professional: 23 USD/månad per användare (faktureras årligen)
- Enterprise: 40 USD/månad per användare (faktureras årligen)
- Ultimate: 52 USD/månad per användare (faktureras årligen)
Betyg och recensioner av Zoho CRM
- G2: 4,0/5 (över 2 400 recensioner) – för Zoho CRM
- Capterra: 4,3/5 (över 6 300 recensioner)
10. Bitrix24
Bitrix24 är ett CRM-system för evenemangsplanerare och -ansvariga som kan användas för online- eller hybridevenemang. Projektledningsverktyg och delade kalendrar hjälper dig att planera och organisera logistiken. 🗓️
När du är redo kan du sedan ta kontakt med befintliga kontakter i din databas eller börja samla in data om potentiella nya leads som kan vara intresserade av att delta i dina evenemang. Du kan också hantera dina leverantörer och lagra information om deras tjänster och priser.
Marknadsföringsverktyg gör det enkelt att kontakta dina kontakter via e-post eller telefon. Och den 360-gradiga kontaktprofilvyn ger dig detaljerad inblick i relationshistoriken med varje kund, vilket ger ditt engagemang större djup.
Bitrix24:s bästa funktioner
- Dra nytta av det obegränsade antalet poster – med flera anpassningsbara fält – i deras molnbaserade CRM-system.
- Importera eller exportera CRM-data från eller till en Excel- eller CSV-fil efter behov.
- Använd Bitrix-plattformen via en webbläsare eller som en app på din dator eller iOS- eller Android-mobilenhet.
Bitrix24:s begränsningar
- Det är en brant inlärningskurva för nya användare, och det kan ta lite tid att bli bekväm med systemet.
- Användargränssnittet är ganska komplicerat och inte särskilt intuitivt.
Priser för Bitrix24
- Grundläggande: 49 $/månad för ett team med upp till 5 användare
- Standard: 99 $/månad för ett team med upp till 50 användare
- Professional: 199 $/månad för ett team med upp till 100 användare
- Enterprise: 399 USD/månad för ett team på upp till 250 användare (extra kostnad för fler användare)
Bitrix24 betyg och recensioner
- G2: 4,1/5 (över 500 recensioner)
- Capterra: 4,2/5 (750+ recensioner)
Effektivisera din evenemangsplanering med den bästa CRM-lösningen
Att planera ett evenemang kräver noggrann uppmärksamhet på detaljer, processer som fungerar och samarbete med hela teamet. Det finns mycket att göra, från att planera logistiken, skapa en evenemangswebbplats och ta emot onlineanmälningar till att checka in deltagarna på evenemangsdagen, hålla dem engagerade och sedan följa upp efteråt.
CRM-system för evenemangshantering automatiserar många av dessa uppgifter, vilket effektiviserar ditt arbetsflöde och minskar risken för fel. Det gör också att saker och ting går snabbare, vilket ger dig mer tid att ägna åt dina verkliga mål för evenemanget: att generera leads, bygga relationer och – i slutändan – göra försäljningar som ökar din vinst. 📈
ClickUp är din one-stop-shop för evenemangshantering. Med verktyg för projekt- och uppgiftshantering, ett inbyggt CRM-system och mallar för alla aspekter av evenemangsplanering (plus mycket mer) erbjuder det dig allt stöd du behöver.
Registrera dig gratis hos ClickUp idag – och skapa ett evenemang som är spektakulärt på alla sätt. 🎆