A gestão de projetos (PM) deve ser uma das funções mais exigentes que existem. Você está constantemente delegando tarefas e monitorando a colaboração e a produtividade da equipe, ao mesmo tempo em que acompanha o andamento de vários projetos.
No entanto, o gerenciamento de projetos não depende mais apenas de habilidades excepcionais de liderança ou coordenação. Você pode ter sucesso desde que tenha a ferramenta de gerenciamento de projetos certa para ajudá-lo a planejar, programar e acompanhar fluxos de trabalho complexos.
O Smartsheet e o Asana se destacam no cenário de softwares de gerenciamento de projetos, oferecendo diversos recursos, como painéis interativos, automação de tarefas e controle de tempo, para gerenciar fluxos de trabalho interconectados. Embora não pareçam muito diferentes à primeira vista, há distinções significativas a serem consideradas se você se aprofundar no debate entre Smartsheet e Asana para encontrar as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos.
Ajudaremos você a resolver esse dilema com nossa comparação imparcial entre Smartsheet e Asana e apresentaremos um software alternativo de gerenciamento de projetos que pode ser a resposta para todos os seus problemas de PM. 😉
O que é o Smartsheet?
O Smartsheet não é uma ferramenta típica de gerenciamento de projetos — é uma poderosa combinação de funcionalidades de PM e Excel. Você vai adorar o formato familiar da planilha se já souber usar o Excel e o Google Sheets. 📊
O Smartsheet oferece recursos robustos de gerenciamento de projetos que permitem que você acompanhe de perto todas as fases do ciclo de vida de um projeto. 👁️
Ele permite diferentes perspectivas sobre os projetos por meio de várias visualizações, garantindo que você não perca nem mesmo o menor detalhe. Você tem centenas de ferramentas para ajudá-lo em seu caminho, desde o planejamento até a conclusão do projeto.
Divida os projetos em segmentos menores e rastreáveis, configure a automação do fluxo de trabalho e gerencie seu orçamento e recursos a partir de uma única plataforma. O Smartsheet pode otimizar os processos de gerenciamento de projetos e tarefas para reduzir gargalos de desempenho e melhorar a colaboração da equipe, a satisfação do cliente e os fluxos de receita. 💰
Sua interface semelhante a uma planilha pode ser tanto um ponto forte quanto um ponto fraco, dependendo do seu nível de conforto. Será mais fácil entender o Smartsheet se você estiver acostumado com planilhas. Mas se você for um novato, pode achar a plataforma um pouco difícil de entender e navegar, pelo menos no início.
Recursos do Smartsheet
O Smartsheet é um dos melhores players no mercado de gerenciamento de projetos, mas o que o torna tão especial? Vamos ao que interessa e examinar os principais recursos dessa ferramenta popular. 🧐
1. Modelos de gerenciamento de projetos
Ao começar a trabalhar no Smartsheet, você tem duas opções: criar seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos do zero ou usar os modelos básicos da plataforma.
Os modelos do Smartsheet são a espinha dorsal de qualquer projeto, oferecendo estruturas para praticamente tudo o que você pode encontrar ao longo do processo de gerenciamento de projetos. 🚂
Os modelos são classificados de acordo com o setor, tipo e nível. Por exemplo, você pode escolher o Modelo de projeto ágil com Gantt para visualizar tarefas em equipes ágeis ou Scrum, identificar problemas e manter as partes interessadas atualizadas.
Aproveite o Modelo de Orçamento do Projeto para monitorar despesas planejadas e reais, anexar documentação de alocação de custos aos seus projetos e automatizar aprovações para alterações no orçamento.
Outros recursos favoritos de gerenciamento de projetos incluem o Modelo de Gerenciador de Tarefas Diárias. Ele ajuda você a organizar listas de tarefas, verificar prazos e agir de forma adequada. O modelo permite a colaboração em tempo real, permitindo que você visualize arquivos e itens de trabalho anexados por seus funcionários.
2. Automação do fluxo de trabalho
O Smartsheet se destaca quando se trata de automatizar fluxos de trabalho. Você não precisa ser um gênio da informática para usar esse recurso — o design intuitivo do Smartsheet facilita a otimização de processos repetitivos e trabalhosos, dando à sua equipe mais tempo para se concentrar em tarefas que agregam valor. 🦾
Você pode automatizar um fluxo de trabalho do Smartsheet usando um fluxograma com bolhas visualmente carregado. Esses recursos de colaboração oferecem uma solução inteligente que fornece uma visão geral clara do que precisa ser automatizado, das condições de acionamento e das consequências.
Você pode definir regras para fluxos de trabalho paralelos, o que ajuda a automatizar tarefas em qualquer estágio, seja aquisição ou faturamento, por meio de suas ferramentas e recursos abrangentes de gerenciamento de projetos. 📦
3. Gerenciamento de projetos e tarefas
Imagine planejar um fluxo de trabalho multifuncional com várias partes móveis dentro de um prazo apertado. Uma estimativa errada pode fazer com que todo o projeto desmorone como um castelo de cartas. 🃏
Planejar tarefas e cronogramas é a área mais complicada do gerenciamento de projetos, mas o Smartsheet oferece recursos excelentes de gerenciamento de tarefas para simplificar essa tarefa frustrante.
Comece delineando os objetivos e marcos do projeto e, em seguida, adicione dependências e restrições para chegar a soluções realistas. Outras opções à sua disposição incluem:
- Configurando tarefas principais e subtarefas
- Modificando antecessores e sucessores para criar fluxos de trabalho departamentais baseados em hierarquia
- Use gráficos de Gantt para visualizar cronogramas e acompanhar atualizações em tempo real quando as datas e dependências das tarefas mudarem.
- Crie relatórios de dependência para revisar tarefas interconectadas, garantir que elas estejam sendo executadas no ritmo certo, identificar erros e fazer ajustes.
A plataforma oferece opções robustas para avaliar as principais métricas do projeto e consolidar dados em planilhas, o que pode ajudá-lo a planejar projetos futuros.
Outra adição valiosa é o recurso Critical Chain Project Management (CCPM) do Smartsheet. Ele permite que você analise a rede do projeto e calcule o caminho crítico — a rota mais curta para concluir uma meta. Você também pode identificar outros caminhos de conclusão para planejar buffers de tempo e recursos.
Preços do Smartsheet
- Gratuito: $0
- Prós: US$ 7/mês por usuário
- Negócios: US$ 25/mês por usuário
- Empresa: entre em contato para obter informações sobre preços
*Todos os preços listados referem-se ao modelo de faturamento anual.
O que é o Asana?
É difícil encontrar um gerente de projetos que nunca tenha ouvido falar do Asana. 🧘
A plataforma está repleta de recursos para gerenciar equipes multifuncionais, priorizar tarefas, identificar riscos e acompanhar o progresso.
Esqueça a necessidade de alternar entre abas e janelas a cada poucos segundos ao gerenciar vários projetos. O Asana centraliza seu trabalho ao se integrar a centenas de aplicativos e programas populares de colaboração, produtividade e comunicação.
Uma das principais razões pelas quais o Asana é tão popular entre os gerentes de projeto é sua versatilidade. A plataforma é fácil de usar e pode acomodar diferentes metodologias de projeto, tamanhos de empresas e nichos.
Seja para gerenciar fluxos de trabalho operacionais ou técnicos, o Asana pode ser o assistente de gerenciamento de projetos que ajudará você a planejar com precisão e minimizar o risco de atrasos e erros. 🪄
Recursos do Asana
O Asana oferece várias soluções úteis para gerenciamento de projetos e tarefas. Vamos conferir alguns dos recursos mais interessantes que o destacam na batalha entre Smartsheet e Asana. 🎨
1. Ferramentas de colaboração em equipe
O gerenciamento de projetos anda de mãos dadas com a colaboração em equipe. Infelizmente, muitas ferramentas de gerenciamento de projetos não oferecem recursos suficientes para dar suporte ao trabalho em equipe em tempo real, mas isso nunca é um problema com o Asana.
Quer você tenha uma equipe remota ou híbrida, o Asana reúne todos em um hub central virtual. A plataforma permite compartilhar arquivos, comentar tarefas e adicionar colegas de equipe relevantes como “seguidores” em tarefas e projetos específicos.
A plataforma cria um espaço dedicado para discussões e conversas em equipe. Você também pode enviar mensagens diretas aos membros da equipe para comunicar assuntos confidenciais.
2. Várias visualizações de projetos
Às vezes, tudo o que você precisa é mudar de perspectiva para obter uma visão melhor dos seus projetos e identificar problemas que precisam ser resolvidos. 🩹
O Asana permite que você elimine os detalhes complicados com suas várias visualizações de projeto. 👿
Com os quadros Kanban, você pode organizar e atualizar o trabalho com a ajuda de notas adesivas. Calendários e cronogramas permitem monitorar sua programação e identificar sobreposições e atrasos. Obtenha análises detalhadas de projetos e microprocessos com as listas do Asana.
Cada membro da equipe pode alternar entre as visualizações como quiser. Como supervisor, você pode acessar visualizações avançadas do projeto que se concentram em diferentes aspectos do gerenciamento de projetos, como acompanhar a carga de trabalho dos membros da equipe ou gerenciar portfólios.
3. Suporte para Agile e Scrum
O Agile e o Scrum podem ser prejudicados por incertezas, mal-entendidos ou falhas de comunicação, mas o Asana facilita o estabelecimento de responsabilidades.
Graças a recursos como planejamento de sprints, roteiros, rastreamento de bugs e iterações de tarefas, você pode executar seus projetos de tecnologia com total clareza e flexibilidade.
Planeje seus sprints na guia Linha do tempo para garantir que sua equipe tenha tempo suficiente para realizar as tarefas. Use a guia Carga de trabalho para visualizar e monitorar capacidades, fazer ajustes na equipe e minimizar o risco de esgotamento.
O Asana tem até um glossário de conceitos Agile Scrum para ajudá-lo a se familiarizar com a plataforma rapidamente. 🛋️
Preços do Asana
- Básico: Grátis para sempre
- Premium: US$ 10,99/mês por usuário
- Negócios: US$ 24,99/mês por usuário
- Empresa: entre em contato para obter informações sobre preços
*Todos os preços listados referem-se ao modelo de faturamento anual.
Smartsheet vs. Asana: comparação de recursos
Não é fácil escolher um favorito na batalha entre Asana e Smartsheet, pois ambos os produtos têm conjuntos de recursos robustos. Vamos compará-los em três categorias principais: visualizações de projetos, interface do usuário e gerenciamento de fluxo de trabalho. 🥊
1. Asana vs Smartsheet: visualizações do projeto
Nossos concorrentes oferecem quatro layouts de projeto cada. O Smartsheet tem as visualizações Grade (padrão), Gantt, Calendário e Cartão — todas amplamente centradas em dados, com muito espaço para personalizações. Você obtém recursos nativos de relatórios para consolidar métricas importantes de várias planilhas em uma única janela.
Com o Asana, o foco das visualizações muda dos dados para os projetos. A plataforma possui painéis, visualizações em lista, linha do tempo e calendário, enquanto a visualização padrão no estilo Kanban é mais adequada para acompanhar projetos em todas as etapas.
O Asana pode ter vantagem sobre o Smartsheet se você estiver procurando melhores recursos de coordenação em seu software de gerenciamento de projetos. Infelizmente, ele tem recursos nativos de relatórios limitados, então você deve contar com integrações de terceiros para gerar relatórios de qualidade.
2. Asana vs Smartsheet: interface do usuário
A interface do Asana é moderna e intuitiva. Você não precisa de guias extensos, tutoriais em vídeo, suporte ao cliente ou instrutores para descobrir como navegar na plataforma.
Por outro lado, o Smartsheet mantém o estilo tradicional com sua interface semelhante a uma planilha, mas muitos usuários acham isso complicado ou confuso. 🧩
Para um iniciante sem conhecimentos avançados de planilhas, configurar fluxos de trabalho iniciais no Smartsheet pode ser um desafio. Mas, depois de superar a curva de aprendizado, a ferramenta de gerenciamento de projetos irá impressioná-lo com recursos poderosos para construir redes de projetos complexas!
Os usuários tendem a preferir o Asana quando se trata da facilidade de uso da interface, mas consideramos isso um empate, pois se trata de uma questão de preferência pessoal.
3. Asana vs Smartsheet: gerenciamento de fluxo de trabalho
A ineficiência é uma barreira significativa para o sucesso do projeto. Felizmente, ambos os softwares têm uma pontuação alta em aumentar a produtividade do espaço de trabalho. No entanto, o Smartsheet pode ser melhor se você estiver procurando por recursos de programação de alto nível.
O Asana tem uma configuração ajustável com tarefas representadas como cartões, que você pode mover entre as etapas. Ele oferece suporte à maioria das metodologias de gerenciamento de projetos e mantém sua equipe em sintonia com excelentes ferramentas de comunicação individual.
No entanto, o agendamento de tarefas da plataforma não é o melhor e pode deixá-lo confuso e desorganizado. A abordagem de linhas e colunas do Smartsheet funciona melhor para agendar tarefas, mesmo em cenários complicados.
Você pode automatizar ações com facilidade, configurar notificações e controlar quem pode acessar ou modificar planilhas para que seu fluxo de trabalho tenha um toque mais disciplinado.
Conheça o ClickUp — a melhor alternativa ao Smartsheet e ao Asana
Escolher entre Smartsheet e Asana pode levar a um compromisso — priorize um recurso e você poderá perder outros. 🥲
E se não precisasse ser assim?
Conheça o ClickUp, um software de gerenciamento de projetos e solução de produtividade tudo em um. A plataforma reúne praticamente todos os recursos que você precisa para levar seus projetos e equipes ao sucesso. Do planejamento e programação de tarefas ao gerenciamento de relacionamentos com clientes, o ClickUp permite que você controle todos os elementos de gerenciamento de projetos e recursos com confiança.
Graças ao seu conjunto completo de recursos, o ClickUp foi escolhido como a ferramenta de gerenciamento de projetos nº 1 da G2 para 2023. Aqui está uma pequena amostra dos três principais recursos da plataforma:
1. Use o ClickUp Goals para definir cronogramas claros e KPIs mensuráveis
Definir metas é uma tarefa crucial, embora causadora de ansiedade, para os gerentes de projeto. Você não vai se safar com planos de ação vagos. Você deve responder às perguntas o quê, quem, quando e por quê para sua equipe, ao mesmo tempo em que define metas pré-definidas e mensuráveis.
O ClickUp Goals tem como objetivo trazer ordem à rotina diária e aos objetivos gerais da sua equipe. 🫡
Com o ClickUp, definir metas, tarefas, marcos e cronogramas rastreáveis é muito fácil. Com base no tipo de projeto, você pode quantificar suas metas, usar linguagem descritiva ou adicionar julgamentos verdadeiro/falso.
A gestão de equipes é muito fácil graças ao acompanhamento automático do progresso por meio de ciclos Sprint, backlogs, scorecards semanais dos funcionários e OKRs.
Uma das características que se destacam na plataforma é agrupar metas em pastas e acompanhar o progresso em uma única janela — isso é essencial se você estiver gerenciando um portfólio grande. 🍀
O ClickUp se adapta a qualquer metodologia de projeto, incluindo Agile e Waterfall. Você controla quem pode visualizar e editar metas individuais, para que não haja confusão ou alterações indesejadas dentro da equipe.
Se você gosta mais de definir metas visuais, vai adorar as diversas ferramentas de brainstorming do ClickUp, como quadros brancos, fluxogramas e mapas mentais.
Não gosta de planejar do zero? Você pode usar os mais de 1.000 modelos integrados da plataforma para agilizar atividades como:
2. Seja três vezes mais eficiente com o ClickUp AI
Não estamos brincando. Você pode se tornar um verdadeiro ninja do gerenciamento de projetos com o ClickUp AI. 🥷
Imagine ter um assistente superinteligente para ajudá-lo a realizar suas tarefas de gerenciamento de projetos. Com o ClickUp AI, você conta com sugestões baseadas em dados em qualquer fase do projeto, desde a criação de planos de ação até o gerenciamento de vendas.
A plataforma oferece uma ferramenta de redação com IA que faz maravilhas pela sua produtividade e criatividade. Chega de bloqueios ao criar briefings de projetos, nomear recursos ou redigir e-mails para clientes. ⬛
A ferramenta de escrita pode resumir conteúdos longos, gerar itens de ação a partir de tarefas e documentos, formatar seus e-mails, tornar sua comunicação envolvente, auxiliar em campanhas de marketing e muito mais.
O ClickUp AI é uma das poucas ferramentas que se adapta à sua imaginação — basta inserir as instruções para obter resultados!
Gerentes de projeto experientes têm elogiado o recurso, chegando a afirmar que ele os torna três vezes mais eficientes na geração de planos e processos em tempo real! ✈️
3. Aproveite mais de 15 visualizações do ClickUp para obter diferentes perspectivas
Os usuários do Asana e do Smartsheet precisam se contentar com quatro visualizações de projeto. O ClickUp, por outro lado, vem com mais de 15 visualizações para monitorar e analisar cada detalhe do seu fluxo de trabalho. É como ter um gênio na tela (sem o limite de três desejos). 🧞
Opte pelas visualizações padrão Lista, Quadro e Calendário do ClickUp se você gosta das planilhas habituais ou dos esboços baseados em Kanban. Mas se você deseja uma configuração mais abrangente com insights detalhados, explore visualizações avançadas como Gantt, Linha do tempo, Atividade ou Carga de trabalho.
Para monitorar seus colegas de equipe, use o Box View para verificar o progresso e detectar se alguém está abaixo ou acima da capacidade. Se você quiser alterar alguma coisa, tem uma ferramenta prática de arrastar e soltar para atribuir tarefas, alterar prioridades e realocar recursos da equipe.
E sim, você pode atribuir tarefas a vários responsáveis! Você também pode usar as automações do ClickUp para colocar tarefas repetitivas no piloto automático! 🚁
As opções de Visualização de página do ClickUp são imbatíveis se você estiver procurando por colaboração em tempo real, brainstorming ou suporte para gerenciamento de tempo. Por exemplo, use a Visualização de documento para trabalhar em documentos e wikis com sua equipe, a Visualização de bate-papo para trocar ideias e transformá-las em planos e a Visualização de formulário para criar formulários personalizados para clientes e funcionários. 🥂
ClickUp — um membro valioso da sua equipe de gerenciamento de projetos!
Existem mais de 200 outras ferramentas de gerenciamento de projetos no mercado, cada uma com suas próprias vantagens e desvantagens. Se a tomada de decisão o deixa confuso, o ClickUp é a opção perfeita para tudo em um só lugar.
Sua abrangência significa que você não precisará fazer concessões entre recursos avançados e flexibilidade ou facilidade de uso. Experimente o plano gratuito do ClickUp hoje mesmo e decida por si mesmo! 💝