Sua agenda é sua ferramenta definitiva para definir prioridades. Todos têm a mesma grade de 24 horas por dia, 7 dias por semana. A maneira como você usa esses blocos determina se sua semana será produtiva ou se você passará o tempo ocupado com pequenas tarefas.
Bloquear o tempo, ou usar sua agenda para reservar tempo para o trabalho, é de longe a melhor maneira de conseguir isso. No entanto, pode ser difícil manter esse hábito.
Estamos prestes a mudar isso.
Um sistema de produtividade em que você pode confiar
Sua mente não foi feita para armazenar informações, mas para ter ideias. No momento em que você se lembra de uma tarefa ou acompanhamento, a melhor coisa a fazer é tirar esse pensamento da cabeça e colocá-lo em um sistema em que você confia.
David Allen, em Getting Things Done™, descreveu isso da melhor maneira:
- *captura: coloque o pensamento para fora da sua cabeça e em um sistema confiável.
- *esclareça: Qual é a ação? Se levar menos de 5 minutos, faça-a. Se levar mais tempo, agende-a.
- Envolva-se: Comece a trabalhar.
Acreditamos que um calendário é um sistema desse tipo. Ao colocar seu trabalho ao lado do calendário, você garante que nunca perderá nada.
*com o Calendário ClickUp, suas prioridades, tarefas atribuídas e backlog personalizável estão todos ali — ao lado de uma ferramenta que você já verifica várias vezes ao dia — prontos para ação.
“Estou muito ocupado, não preciso de um sistema!”
Ter um sistema proporciona mais tempo, não menos.
Liberar sua mente das preocupações com tarefas, conversas e notificações permite que você concentre seu tempo e energia em outras coisas. Use esse tempo para pensar estrategicamente, criativamente ou cuidar de si mesmo — a escolha é sua.
Trabalhe retroativamente a partir de uma semana bem-sucedida
Se o seu dia de trabalho é parecido com o meu, nunca faltam coisas para fazer.
Meu conselho? Comece de cima para baixo, concentrando-se nos resultados que você deseja alcançar até o final da semana, em vez de começar de baixo para cima, com tarefas intermináveis e mensagens na caixa de entrada. Isso garante que as coisas certas recebam a atenção certa, levando a um impacto positivo.
Começo cada semana anotando três resultados que tornariam a semana um sucesso. Eu os crio como tarefas no ClickUp e os marco como prioridades.
Eis a magia: o ClickUp Calendar usa IA para sugerir blocos de tempo de foco para essas tarefas e resolve automaticamente os conflitos, ajustando-os. Isso protege seu tempo para o que é mais importante, mantendo a flexibilidade para as realidades diárias.
Faça as datas, não as datas de vencimento
Imagine que você está montando um quebra-cabeça.
Algumas tarefas são como uma caixa de quebra-cabeças: mostram o resultado final. Outras são como peças individuais ou instruções passo a passo.
Aqui está a dica: você não pode bloquear tarefas orientadas para resultados definindo datas de início e de conclusão. Em vez disso, bloqueie tempo para trabalhar nelas em sua agenda. Chamamos isso de datas para FAZER, não datas para CONCLUIR. Uma tarefa pode ter muitas datas para FAZER, mas apenas uma data para CONCLUIR.
*o Calendário do ClickUp facilita a criação de várias datas de execução para uma tarefa. Clique em “Planejar” em qualquer tarefa na barra lateral, selecione um horário disponível e pronto! Repita conforme necessário. Isso cria blocos de foco vinculados a uma tarefa sem alterar suas datas de início ou vencimento.
Como regra geral, tarefas que envolvem várias pessoas ou que levam mais do que algumas horas são geralmente resultados. Você é responsável por garantir que o resultado final corresponda à imagem na caixa.
Você poderia dividir um resultado em subtarefas, mas nem todos fazem isso. Às vezes, o trabalho é imprevisível, como corrigir um bug, o que pode levar uma hora ou um dia e muitas vezes envolve tentativa e erro.
Agrupe trabalhos semelhantes para evitar distrações
Agrupar tarefas em um único contexto pode minimizar distrações. Por exemplo, eu agrupo todas as minhas tarefas administrativas nas manhãs de quarta-feira, em vez de espalhá-las ao longo da semana. Essas tarefas são pequenas, então reservar uma hora para cada uma delas não faz sentido.
*o Calendário ClickUp simplifica isso. Escolha um horário livre, selecione o tempo de foco e arraste várias tarefas da lista de pendências para o mesmo bloco.
Isso se alinha com o time boxing — uma técnica em que você limita o tempo gasto em uma tarefa para reduzir distrações e melhorar o foco.
Uma maneira melhor
Seu calendário precisa de uma atualização, e ela finalmente chegou. Nossa equipe trabalhou duro para oferecer isso a você.
Nosso primeiro lançamento inclui:
- Suporte ao Google Workspace (Outlook/Microsoft 365 em versão beta aberta).
- AI Notetaker para capturar automaticamente notas de chamadas.
- Bloqueio de tempo para tarefas assistido por IA.
Tudo isso em um belo calendário criado para profissionais como você.
*experimente o Calendário ClickUp hoje mesmo e diga-nos o que você achou!
PS: Está enfrentando dificuldades com a procrastinação? Não se preocupe — serviços como as redes sociais são projetados para serem viciantes. Esta extensão do navegador pode ajudar.
Ricardo Clerigo
Chefe do Calendário, ClickUp