Acompanhar as edições nas apresentações pode parecer como brincar de detetive com slides em vez de pistas. Sem clareza sobre o que foi alterado, sua apresentação cuidadosamente planejada ou sua abertura de destaque podem se desfazer rapidamente.
Em vez de vasculhar e-mails ou brincar de detectar as diferenças com os slides, aprender a rastrear as alterações é muito mais eficiente.
📌 Câmbio um milhão de empresas usam o Microsoft 365, portanto, o PowerPoint provavelmente é sua ferramenta de apresentação preferida. No entanto, dominar esse processo pode parecer complicado, pois ele foi criado para recursos visuais, não para controle de versão.
Este artigo explica como rastrear alterações no PowerPoint. Também apresentaremos ClickUp o aplicativo completo para o trabalho, que o ajuda a criar e gerenciar apresentações como um profissional.
Como rastrear alterações no PowerPoint
A colaboração em slides é geralmente a maneira mais impactante de criar apresentações bem elaboradas. Ao trabalhar com várias equipes, controle de versão de documentos mantém todos organizados sem restringir as ideias criativas.
Aqui estão as etapas para controlar e gerenciar as edições nos slides do PowerPoint.
Etapa 1: Salve uma cópia de rascunho da sua apresentação
Antes de iniciar qualquer edição ou revisão colaborativa, salve um rascunho da sua apresentação do PowerPoint. Manter o arquivo original não editado como sua cópia de revisão simplifica a comparação das edições e reverte facilmente as alterações.
Veja como:
- Abra sua apresentação no PowerPoint
- Navegue até a guia Arquivo no canto superior esquerdo e clique em Salvar como
via PowerPoint
- Escolha um local, renomeie-o e clique em Salvar
Dica profissional: Nomeie seu rascunho original como 'Original_File Name' para eliminar qualquer possível confusão ao lidar com o controle de versões.
Etapa 2: compartilhe uma segunda versão para revisão
Com a versão original segura, compartilhe o arquivo atual para revisão. A criação dessa segunda versão configura uma caixa de areia para a sua equipe sugerir atualizações e também evita o risco de duplicação.
Isso é o que você precisa fazer:
- Faça login na conta do OneDrive ou do SharePoint e clique em "New & Upload"
Share a second version for review to suggest updates
- Selecione "Files upload" e escolha o arquivo da apresentação que deseja enviar para revisão
- Navegue até os três pontos ao lado do arquivo e escolha "Share" (Compartilhar)
- Por fim, adicione os IDs de e-mail que precisam de acesso e pressione enviar para compartilhar o acesso por e-mail
O OneDrive também permite que você copie o link se preferir enviar o feedback para a sua equipe por meio de edições e comentários diretamente.
Trivia: O PowerPoint foi originalmente chamado de 'Presenter'. Além disso, ele foi desenvolvido para o Apple Macintosh em 1987, não para a Microsoft!
Etapa 3: Comparar e mesclar versões
Agora, tudo está preparado para a comparação. Depois que sua equipe confirmar que todas as edições e sugestões foram feitas, faça o download da versão mais recente do arquivo editado.
Para carregar e rastrear essas alterações, siga estas etapas:
- Abra o arquivo original do PowerPoint
Comparar e mesclar versões com o PowerPoint
- Vá para a guia Revisão e selecione Comparar
- Escolha a versão editada e clique em "Mesclar"
🔍 Você sabia? 67% dos ouvintes são persuadidos por apresentações verbais quando elas são acompanhadas de recursos visuais.
Etapa 4: Revise todas as alterações e comentários
Depois de mesclar as diferentes versões da apresentação, todas as alterações e comentários são carregados no mesmo arquivo.
Revisar alterações e comentários
Todas as alterações são armazenadas no "Painel de revisão" na seção "Comparar". A guia Revisão também tem um painel de tarefas de comentários separado.
Depois de selecionar o painel de revisão, um painel de tarefas de revisões separado aparecerá à esquerda da janela do PowerPoint.
Painel de revisão com o PowerPoint
Serão mostradas as alterações feitas no conteúdo de cada slide, seja no conteúdo, na formatação ou até mesmo no posicionamento das atualizações visuais na apresentação geral e até mesmo na sequência, e quem ofereceu a atualização (incluído entre colchetes).
Dica rápida: Se você precisar de esclarecimentos sobre uma atualização, é sempre uma boa ideia ligar para a pessoa que a sugeriu para uma rápida discussão. Obter mais perspectiva por telefone pode até levar a ideias melhores.
Etapa 5: Atualização das alterações nos slides
Agora, você precisa finalizar sua apresentação aceitando ou rejeitando as alterações. Cada atualização está em uma nota adesiva marcada com uma caixa de seleção para decisões rápidas.
Para concluir a atualização, você precisa ter em mente o seguinte:
Atualizar as alterações nos slides com o PowerPoint
- Marque a caixa ao lado de uma alteração para aceitá-la
Revisar os slides com o PowerPoint
- Deixe a caixa desmarcada para rejeitar a alteração
- Quando terminar, selecione "End Review" na seção Compare
Dica profissional: O PowerPoint tem um recurso que permite que você gravar sua apresentação . Isso é perfeito se você ou sua equipe preferirem ensaiar para fazer a melhor apresentação.
Limitações do rastreamento de alterações no Powerpoint
O PowerPoint é definitivamente um aplicativo ferramenta de apresentação, mas não é isenta de problemas. Antes de definir os arquivos PPT como padrão, considere estas limitações do PowerPoint:
- Não há controle de alterações dedicado: Faltam opções detalhadas que vêm com orastreamento de alterações no Word e em concorrentes como o Google Workspace. Além de ser difícil rastrear as edições, o recurso de revisão do PowerPoint está disponível apenas no sistema operacional Windows e não no macOS
- Falta de recursos de produtividade: Não possui recursos eficientes de edição em tempo real, criação de tarefas ou mesmo de mensagens. Isso cria uma grande desconexão quando se trata de apresentações colaborativas ou pontos de trabalho acionáveis
- Processo de revisão complexo: O rastreamento do feedback é manual, especialmente ao consolidar comentários e edições de vários colaboradores. O gerenciamento de alterações de slides no PowerPoint rapidamente se torna demorado e propenso a erros humanos
- Opções de personalização limitadas: Oferece modelos básicos e opções de design, mas não possui personalização avançada. Animações, transições e efeitos interessantes, preferidos para apresentações complexas, não estão disponíveis
- Problemas de tamanho de arquivo: Tem dificuldades com apresentações grandes com imagens de alta resolução ou mídia incorporada. Até mesmo o trabalho com apresentações no aplicativo da Web resulta em bugs e falhas
➡️ Leia mais: Como rastrear alterações no Google Docs para uma colaboração perfeita com a equipe
Rastreamento de alterações com o ClickUp
O PowerPoint tem dificuldades com arquivos de mídia grandes e não tem versatilidade no gerenciamento de alterações. As equipes de criação podem achar que seus recursos visuais são básicos. A desconexão entre funcionalidade e apelo faz com que a busca por uma saída seja natural.
Se você preferir algo mais avançado em termos de recursos visuais e analíticos, o ClickUp é uma excelente opção. Suas mais de 30 ferramentas poderosas são todas voltadas para o aprimoramento dos insights do projeto e para a realização de apresentações de nível executivo.
Para combinar gerenciamento de mudanças, colaboração e visualização dinâmica, a ferramenta abrangente em estilo de tela do ClickUp é um divisor de águas.
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A solução também apresenta mapas mentais se a sua equipe precisar vincular relacionamentos e fluxogramas em suas apresentações. Sua edição ao vivo torna colaboração com quadros brancos uma brisa, especialmente em chamadas ou discussões on-line. Para tornar tudo ainda mais simples, fazer sugestões diretas está a apenas um clique e uma etiqueta de distância.
Você também pode inserir transições, criar slides dedicados e integrar vídeos ferramentas de animação em quadros brancos . Se precisar acompanhar algo, você pode transformar qualquer coisa no quadro em uma tarefa detalhada.
Além disso, cada edição é registrada no histórico detalhado de alterações com registros de data e hora e informações do usuário.
Dica profissional: As equipes aprendem melhor com recursos visuais, pois todas as etapas são apresentadas de forma organizada. Portanto, priorize mais Fluxogramas do PowerPoint gráficos e infográficos em vez de texto!
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O Docs também está integrado com Cérebro ClickUp o ClickUp Brain é um recurso de IA que aprimora a linguagem do conteúdo, cria resumos de projetos e gera insights com apenas um clique. Ele ainda permite que você incorpore tabelas, quadros brancos, tarefas e vídeos no mesmo documento.
Sua formatação markdown altamente personalizável, páginas aninhadas e automações avançadas de fluxo de trabalho elevam a flexibilidade a um novo patamar. Em resumo, o ClickUp Docs eleva a qualidade do seu deck e inclui recursos que facilitam as edições da equipe.
Veja o que Tyler Guthrie do Home Care Pulse tem a dizer sobre esse recurso:
O Docs é tão bom que faz com que eu nunca mais queira usar o Word para delinear processos ou fazer anotações.
Tyler Guthrie, Home Care Pulse
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Modelo de apresentação do ClickUp
O modelo Modelo de apresentação do ClickUp é uma solução projetada para criar instantaneamente slides prontos para impressionar. Esse modelo de quadro branco inclui mais de 12 slides com muitos detalhes, facilitando o início do trabalho.
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Aumentar suas práticas de controle de versão com o ClickUp
O PowerPoint é ótimo para slides rápidos e explicações claras, especialmente com animações e dentro do ecossistema da Microsoft. Ele faz o trabalho.
No entanto, ao contrário do Microsoft Word, criar conteúdo e rastrear edições no PowerPoint pode ser uma dor de cabeça quando toda a equipe está envolvida. É aí que o ClickUp entra em ação.
Além de mostrar quem alterou o quê e quando, ele oferece diversas visualizações, gerenciamento de tarefas, análise com tecnologia de IA e automação avançada. Ele ainda tem permissão avançada para manter o gerenciamento de alterações organizado e precisa de apenas alguns cliques para reverter até mesmo pequenos insights.
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