Esta publicação é de Ericka Marett, gerente de projetos da Adhere Creative . Esta é a história dela sobre como encontrar o profissional certo software de gerenciamento de projetos _para sua agência digital! Acesse aqui para saber como o ClickUp pode ajudar sua agência de marketing digital .
Qualquer pessoa que tenha vivenciado a vida em uma agência sabe que uma boa marketingsistema de gerenciamento de projetos pode ser decisivo para o sucesso ou fracasso de um projeto. E, embora os problemas que as agências encontram ao gerenciar clientes possam ser semelhantes, a solução ideal dependerá de suas necessidades específicas.
Com o passar dos anos, nossas necessidades evoluíram, levando à frustração com algumas das limitações que encontramos com o que sempre usamos. Então, começamos nossa busca: demos um passo atrás, arregaçamos as mangas e a grande software de gerenciamento de projetos pesquisa iniciada.
Iniciando nossa jornada
Nossa agência, Adhere Creative a Adhere Creative, Inc., usou o Basecamp por cerca de 8 anos e, durante muito tempo, nós o adoramos! Ele permitia que nos comunicássemos facilmente com os clientes, trabalhássemos em projetos como uma equipe e mantivéssemos as datas de entrega em ordem. No entanto, aos poucos, ele foi ficando ultrapassado. Embora estivéssemos nos preparando para uma mudança há algum tempo, o verdadeiro ponto de virada ocorreu quando implementamos o gerenciamento ágil de projetos .
Fechamos as portas por cerca de uma semana e nos aprofundamos em sprints, quadros Kanban, retrospectivas e muito mais. No final de nosso semana intensiva embora tenhamos observado um aumento bastante significativo em nossa eficiência após a implementação do Agile, percebemos rapidamente que Que o Basecamp não podia acomodar nossos novos processos.
O primeiro sinal de alerta foi Kanban~searchTerm~'~sort~false~sortDirection~'asc~page1)) . Se você não está familiarizado com o Kanban, imagine um quadro-negro dividido em várias colunas que representam as fases de um projeto, como em andamento, revisão do cliente e concluído. Todos os projetos são movidos por esse quadro para representar visualmente o progresso de toda a agência.
Infelizmente, Basecamp não podia acomodar esse tipo de estrutura, portanto, enquanto trabalhávamos em projetos no Basecamp, estávamos "movendo" projetos em um Kanban improvisado que criamos no Excel. Como você pode imaginar, era uma bagunça.
Em resumo, superamos o Basecamp. A plataforma é simples de usar e econômica para uma agência iniciante, mas, à medida que evoluímos, ela só nos atrasou. Como o Basecamp criava mais problemas do que resolvia, ficou evidente para todos da equipe que precisávamos de uma nova plataforma de gerenciamento de projetos - e rápido.
Fazendo uma lista, verificando-a duas vezes
Há centenas de plataformas de gerenciamento de projetos disponíveis, e a ideia de examinar todas elas para encontrar a opção perfeita era assustadora. Portanto, como todo bom gerente de projetos, comecei a tarefa fazendo uma lista de verificação.
Durante algumas semanas, observei a agência e fiz uma lista de todos os problemas relacionados ao gerenciamento de projetos que notei. Com o tempo, surgiu um padrão. Identifiquei cerca de 15 problemas principais e os associei a soluções de gerenciamento de projetos. Olhando para trás, os itens que entraram na lista parecem óbvios, mas durante meses vimos apenas os problemas e não as soluções que poderiam corrigi-los. Aqui está uma prévia da minha lista:
- Mostrar visualmente o status da tarefa (Kanban)
- Criar subtarefas e atribuí-las em conjunto
- Integração com Slack, Dropbox e Google Suite
- @ menções em uma tarefa
- Datas de início e término da tarefa
- Armazenamento de arquivos na plataforma
- Notificações por e-mail
- Integração com o cliente
- Pesquisa fácil de todos os projetos e comunicações
- Pesquisa de tarefas por cliente, responsável e data
- Dados de capacidade de carga de trabalho
- Recursos de gráfico de Gantt
- Integração de controle de tempo
- Vários responsáveis por tarefa
- Tarefas recorrentes
Speed Dating
Depois que a lista foi criada e acordada, prossegui com a busca de candidatos a softwares de gerenciamento de projetos - ou, como gosto de chamar, encontros rápidos. Com centenas de opções para escolher, essas plataformas tinham apenas alguns minutos para manter meu interesse antes que eu as transferisse para a pilha de "não".
Iniciei o processo pesquisando por " plataformas de gerenciamento de projetos de agências ." O primeiro "não" foi qualquer software que exigisse um processo de personalização longo e caro, como o JIRA e o Kantata (antigo Mavenlink). Em seguida, eliminei da lista as plataformas que não apresentavam os recursos oferecidos pelo Basecamp, pois isso parecia um retrocesso.
Depois de alguns dias, eu tinha uma lista de cerca de 10 plataformas, o que ainda era muito grande. Então, a partir daí, vasculhei a Internet em busca de todos os blogs, podcasts e hieróglifos que pude encontrar relacionados a outras agências que discutissem suas experiências com plataformas de gerenciamento de projetos.
Não é de surpreender que eu tenha encontrado muitas outras pessoas decepcionadas com o Basecamp, mas consegui reduzir a lista para um grupo promissor de cinco: ClickUp, Asana , DoInbound, Trabalho em equipe e Fluxo .
The Final Five
Com minha lista em uma mão e o café na outra, comecei a programar demos . Todas as plataformas me apresentaram suas músicas e danças, mas, no final, a escolha recaiu sobre qual provedor de serviços atenderia à minha lista original de 15 requisitos.
A DoInbound foi uma escolha rápida. No início, a plataforma parecia perfeita. Eles criaram uma plataforma de gerenciamento de projetos especificamente para o funil de inbound marketing da HubSpot e, como uma agência de inbound, fomos convencidos. Mas, sem a flexibilidade de integrar componentes ágeis à plataforma, não dava para continuar.
Eu estava animado para saber mais sobre a Asana porque eles tinham ótimas avaliações. O que não me entusiasmou foi o fato de ter sido ignorado. Depois de enviar e-mails e ligar várias vezes sem obter resposta, eles finalmente me informaram que nossa agência era pequena demais para uma demonstração ao vivo e me empurraram para o centro de recursos deles. Se a experiência de demonstração fosse uma indicação de como seria o suporte ao cliente, eu estava fora.
O TeamWork e o Flow foram ótimas opções. Eles atendiam à maioria dos itens da minha lista, mas havia um concorrente que superava de longe os outros: ClickUp.
Bônus:_ **Software de agência de marketing
Por que ClickUp?
Se o ClickUp fosse uma pessoa, nós seríamos os melhores amigos. Eu poderia escrever páginas e páginas sobre o ClickUp, mas como você provavelmente não é um nerd de gerenciamento de projetos como eu, vou poupá-lo dessa chatice. Recomendo enfaticamente o ClickUp se você é uma agência, está superando sua plataforma atual ou gerencia projetos usando Agile. Veja por quê:
1. Um dos maiores motivos pelos quais adoramos o ClickUp é a capacidade ilimitada de classificar, filtrar e agrupar. Temos uma lista de clientes em constante evolução, e cada cliente tem uma grande lista de projetos com tarefas de um quilômetro de comprimento. O ClickUp permite que você classifique por cliente, projeto, tarefas, subtarefas, responsável, data de vencimento e status.
2. FINALMENTE temos a **Quadro Kanban **O ClickUp tem uma visualização de "Quadro", que ajustamos para refletir os status das tarefas. Agora podemos mover visualmente as tarefas ao longo do quadro Kanban todas as manhãs em nossas reuniões de check-in. Levamos nosso gerenciamento de projetos a um nível totalmente novo.
3. O ClickUp se atualiza mais do que o algoritmo do Google. O que, para variar, é uma coisa boa. Durante o processo de demonstração, fui informado de que o ClickUp tem desenvolvedores em quase todos os fusos horários para que eles possam corrigir, atualizar e melhorar a plataforma rapidamente. Se houver algo que você queira que seja adicionado ao ClickUp, eles ficarão mais do que felizes em adicioná-lo à lista.
**Instruções de tarefas, arquivos, conversas, datas de início e término, estimativas de tempo, controle de tempo e dependências, todos têm seu próprio lugar, o que torna o gerenciamento de projetos mais eficiente.
Começando
Se estiver procurando uma nova plataforma de gerenciamento de projetos, sugiro que comece da mesma forma que eu: fazendo uma lista de desejos. Depois que a lista inicial for criada, categorize esses itens em indispensáveis e bons de ter. Em um setor superlotado, os itens obrigatórios o ajudarão a eliminar rapidamente as plataformas de gerenciamento de projetos da lista.
Mas, no final das contas, nada o ajudará mais a tomar uma decisão do que se aprofundar e colocar a mão na massa. Tente obter uma avaliação gratuita antes de se comprometer com um contrato de um ano e teste a plataforma. Enquanto estiver pesquisando, faça a si mesmo algumas perguntas:
- Essa plataforma se ajusta ao nosso processo atual? Ou seria necessário mudar?
- Essa plataforma criará mais problemas do que resolverá?
- Com que rapidez minha equipe inteira pode começar a trabalhar?
- A plataforma é intuitiva ou precisaremos de um guia do usuário com muitos quilômetros de extensão?
- Qual é a velocidade de resposta do suporte ao cliente?
- Essa plataforma atende às necessidades de toda a minha agência ou de apenas um departamento?
- Com que frequência essa plataforma é atualizada ou aprimorada?
As respostas a essas perguntas podem ser muito reveladoras. Também recomendo testar um cliente antes de transferir todos os projetos para sua nova plataforma. Testar a transferência entre as equipes de gerenciamento de projetos, design, conteúdo e diretor de contas também pode ajudar a determinar se o uso diário da plataforma atenderá às suas necessidades.
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**Ericka Lewis Marett
Como gerente de projetos da Adhere Creative Ericka Marett orienta seus clientes e sua equipe para o sucesso do inbound marketing. Quando não está criando planos de projeto, ela pode ser encontrada recriando o Master Chef em sua cozinha.