Esta publicação é de Ericka Marett, gerente de projetos da Adhere Creative. Aqui está a história dela sobre como encontrou o software de gerenciamento de projetos certo para sua agência digital! Clique aqui para saber como o ClickUp pode ajudar sua agência de marketing digital.
Qualquer pessoa que já tenha trabalhado em uma agência sabe que um bom sistema de gerenciamento de projetos de marketing pode fazer o sucesso ou o fracasso de um projeto. E embora os problemas que as agências enfrentam ao gerenciar clientes possam ser semelhantes, a solução ideal dependerá de suas necessidades específicas.
Ao longo dos anos, nossas necessidades evoluíram, levando à frustração com algumas das limitações que encontrávamos no que sempre usávamos. Então, começamos nossa busca: demos um passo atrás, arregaçamos as mangas e iniciamos a grande busca pelo software de gerenciamento de projetos.
Começando nossa jornada
Nossa agência, a Adhere Creative, usou o Basecamp por cerca de 8 anos e, por muito tempo, nós o adoramos! Ele nos permitia comunicar-nos facilmente com os clientes, trabalhar em projetos em equipe e manter os prazos em ordem. No entanto, aos poucos, ele deixou de ser suficiente para nós. Embora já estivéssemos nos preparando para uma mudança há algum tempo, o verdadeiro ponto de virada aconteceu quando implementamos o gerenciamento ágil de projetos.
Fechamos a loja por cerca de uma semana e mergulhamos fundo em sprints, quadros Kanban, retrospectivas e muito mais. No final da nossa semana intensiva, emergimos como uma máquina de combate enxuta e eficiente liderada por mim, o scrum master (insira risada malvada). Embora tenhamos visto um aumento bastante significativo em nossa eficiência após a implementação do Agile, rapidamente percebemos que o Basecamp não poderia acomodar nossos novos processos.
O primeiro sinal de alerta foi o Kanban. Se você não está familiarizado com o Kanban, imagine um quadro negro dividido em várias colunas que representam as fases de um projeto, como em andamento, revisão do cliente e concluído. Todos os projetos são movidos por esse quadro para representar visualmente o progresso de toda a agência.
Infelizmente, o Basecamp não conseguia acomodar esse tipo de estrutura, então, enquanto trabalhávamos em projetos no Basecamp, estávamos “movendo” projetos em um Kanban improvisado que criamos no Excel. Como você pode imaginar, era uma bagunça.
Simplesmente, superamos o Basecamp. A plataforma é fácil de usar e econômica para uma agência em crescimento, mas, à medida que evoluímos, ela só nos atrapalhava. Como o Basecamp criava mais problemas do que resolvia, ficou claro para todos na equipe que precisávamos de uma nova plataforma de gerenciamento de projetos — e rápido.
Fazendo uma lista, verificando duas vezes
Existem centenas de plataformas de gerenciamento de projetos disponíveis, e a ideia de analisar todas elas para encontrar a opção perfeita era assustadora. Então, como qualquer bom gerente de projetos, comecei a tarefa fazendo uma lista de verificação.
Durante algumas semanas, observei a agência e fiz uma lista de todos os problemas relacionados com a gestão de projetos que identifiquei. Com o tempo, surgiu um padrão. Identifiquei cerca de 15 problemas principais e combinei-os com soluções de gestão de projetos. Olhando para trás, os itens que constavam da lista parecem óbvios, mas durante meses só vimos os problemas e não as soluções que os poderiam resolver. Aqui está uma pré-visualização da minha lista:
- Mostre visualmente o status das tarefas (Kanban)
- Crie subtarefas e atribua-as em conjunto
- Integração com Slack, Dropbox e Google Suite
- @ menções dentro de uma tarefa
- Datas de início e término das tarefas
- Armazenamento de arquivos dentro da plataforma
- Notificações por e-mail
- Integração com o cliente
- Pesquisa fácil de todos os projetos e comunicações
- Pesquisa de tarefas por cliente, responsável e data
- Dados sobre a capacidade de carga de trabalho
- Recursos do gráfico de Gantt
- Integração de controle de tempo
- Vários responsáveis por tarefa
- Tarefas recorrentes
Speed Dating
Depois que a lista foi criada e aprovada, passei a procurar candidatos a softwares de gerenciamento de projetos — ou, como gosto de chamar, speed dating. Com centenas de opções para escolher, essas plataformas tinham apenas alguns minutos para manter meu interesse antes que eu as colocasse na pilha dos rejeitados.
Comecei o processo pesquisando por “plataformas de gerenciamento de projetos para agências”. Os primeiros a serem descartados foram os softwares que exigiam um processo de personalização longo e caro, como o JIRA e o Kantata (antigo Mavenlink). Em seguida, eliminei da lista as plataformas que não ofereciam os recursos do Basecamp, pois isso seria como dar um passo atrás.
Depois de alguns dias, eu tinha uma lista com cerca de 10 plataformas, o que ainda era muito grande. Então, a partir daí, vasculhei a internet em busca de todos os blogs, podcasts e hieróglifos que pude encontrar relacionados a outras agências discutindo suas experiências com plataformas de gerenciamento de projetos.
Não foi surpresa encontrar muitas outras pessoas desapontadas com o Basecamp, mas consegui reduzir a lista a um grupo promissor de cinco: ClickUp, Asana, DoInbound, TeamWork e Flow.
Os cinco finalistas
Com minha lista em uma mão e um café na outra, comecei a agendar demonstrações. Todas as plataformas me apresentaram suas vantagens, mas, no final das contas, o que importava era qual provedor de serviços atenderia à minha lista original de 15 requisitos.
O DoInbound foi uma escolha rápida. A princípio, a plataforma parecia perfeita. Eles criaram uma plataforma de gerenciamento de projetos específica para o funil de marketing inbound da HubSpot e, como agência inbound, ficamos convencidos. Mas, sem a flexibilidade para integrar componentes ágeis à plataforma, não deu certo.
Fiquei animada para saber mais sobre o Asana porque ele tinha ótimas avaliações. O que não me animou foi ter sido ignorada. Depois de enviar vários e-mails e ligar várias vezes sem resposta, eles finalmente me informaram que nossa agência era pequena demais para uma demonstração ao vivo e me encaminharam para o centro de recursos deles. Se a experiência com a demonstração fosse um indicativo de como seria o suporte ao cliente, eu desistiria.
O TeamWork e o Flow eram ótimas opções. Eles atendiam à maioria dos itens da minha lista, mas havia um concorrente que superava os outros: o ClickUp.
Bônus: Software para agências de marketing
Por que o ClickUp?
Se o ClickUp fosse uma pessoa, seríamos melhores amigos. Eu poderia escrever páginas e páginas sobre o ClickUp. Mas como você provavelmente não é um nerd em gerenciamento de projetos como eu, vou poupá-lo do tédio. Recomendo fortemente o ClickUp se você é uma agência, está superando sua plataforma atual ou gerencia projetos usando Agile. Veja por quê:
1. Uma das principais razões pelas quais adoramos o ClickUp é a capacidade ilimitada de classificar, filtrar e agrupar. Temos uma lista de clientes em constante evolução, e cada cliente tem uma grande lista de projetos com tarefas intermináveis. O ClickUp permite classificar por cliente, projeto, tarefas, subtarefas, responsável, data de vencimento e status.
2. Finalmente temos um quadro Kanban! O ClickUp tem uma visualização “Quadro”, que ajustamos para refletir o status das tarefas. Agora podemos mover visualmente as tarefas ao longo do quadro Kanban todas as manhãs em nossas reuniões de check-in. Levamos nosso gerenciamento de projetos a um nível totalmente novo.
3. O ClickUp é atualizado com mais frequência do que o algoritmo do Google. O que, pela primeira vez, é uma coisa boa. Durante o processo de demonstração, fui informada de que o ClickUp tem desenvolvedores em quase todos os fusos horários, para que possam corrigir, atualizar e melhorar rapidamente a plataforma. Se houver algo que você queira que seja adicionado ao ClickUp, eles ficarão felizes em adicioná-lo à lista.
4. O interior das tarefas do ClickUp é o sonho de qualquer gerente de projetos. Instruções de tarefas, arquivos, conversas, datas de início e término, estimativas de tempo, controle de tempo e dependências têm seu próprio lugar, o que torna o gerenciamento de projetos mais eficiente.
Introdução
Se você está procurando uma nova plataforma de gerenciamento de projetos, sugiro começar da mesma forma que eu: fazendo uma lista de desejos. Depois de criar a lista inicial, categorize esses itens em essenciais e desejáveis. Em um setor superlotado, os itens essenciais ajudarão você a eliminar rapidamente as plataformas de gerenciamento de projetos da lista.
Mas, no fim das contas, nada vai te ajudar a tomar uma decisão melhor do que se aprofundar no assunto e colocar a mão na massa. Tente garantir uma avaliação gratuita antes de se comprometer com um contrato de um ano e teste a plataforma. Enquanto você estiver se aprofundando no assunto, faça a si mesmo algumas perguntas:
- Esta plataforma se adapta ao nosso processo atual? Ou seria necessário fazer alterações?
- Essa plataforma criará mais problemas do que resolverá?
- Em quanto tempo toda a minha equipe pode começar a trabalhar?
- A plataforma é intuitiva ou precisaremos de um guia do usuário enorme?
- Qual é a rapidez da resposta do suporte ao cliente?
- Esta plataforma atende às necessidades de toda a minha agência ou apenas de um departamento?
- Com que frequência essa plataforma é atualizada ou aprimorada?
As respostas a essas perguntas podem ser muito reveladoras. Também recomendo testar um cliente antes de transferir todos os projetos para sua nova plataforma. Testar a transferência entre suas equipes de gerenciamento de projetos, design, conteúdo e diretores de contas também pode ajudar a determinar se o uso diário da plataforma atenderá às suas necessidades.
—
Ericka Lewis Marett
Como gerente de projetos da Adhere Creative, Ericka Marett lidera seus clientes e equipe rumo ao sucesso do marketing de atração. Quando não está criando planos de projeto, ela pode ser encontrada recriando o Master Chef em sua cozinha.