“Eficiência é fazer melhor o que já está sendo feito”, escreveu Peter Drucker, o pai da gestão moderna, ao discutir esse tema como um fator-chave na otimização dos negócios.
Em todos os setores, regiões geográficas, tamanhos e tipos, a eficiência é uma forma fundamental de as empresas maximizarem sua lucratividade. Seja otimizando uma linha de produção, reduzindo o tempo de entrega de pizzas ou melhorando a produtividade dos desenvolvedores, a eficiência reduz custos e aumenta a receita.
Nesta publicação do blog, exploramos um tipo específico de eficiência — a eficiência do fluxo — que abre uma nova perspectiva na gestão de operações.
O que é eficiência de fluxo?
A eficiência do fluxo é a proporção do tempo ativo que você gasta realizando uma tarefa em relação ao tempo total que a tarefa leva.
Vamos usar o exemplo da preparação de uma pizza. Normalmente, isso envolve preparar a massa, fazer o molho, montar a pizza, assá-la e servi-la ao cliente à mesa.
- Se cada uma dessas cinco etapas levar 2 minutos, o tempo gasto na execução da tarefa será de 10 minutos.
- No entanto, se houver um atraso de 6 minutos porque o forno não está disponível, o tempo total que a tarefa leva é de 16 minutos.
- A eficiência do fluxo é 10/14, ou seja, 62,5%.
Na gestão de projetos contemporânea, alcançar alta eficiência de fluxo é sinônimo de excelência operacional. Portanto, calcular isso com precisão é o primeiro passo para otimizar seus processos.
Como calcular sua eficiência de fluxo?
O cálculo da eficiência do fluxo é um processo simples que envolve a compreensão do tempo gasto no trabalho ativo em comparação com o tempo total do ciclo de uma tarefa ou projeto.
Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo a acompanhar a eficiência do fluxo com precisão.
1. Descreva o que a “tarefa” envolve
Dependendo do trabalho que você está realizando, a tarefa pode ser uma única etapa ou uma série de várias etapas. Para calcular a eficiência do fluxo, você precisa saber o que constitui sua tarefa.
Por exemplo, como equipe de engenharia de software, se sua “tarefa” é lançar um recurso, ela pode incluir:
- Design
- Desenvolvimento
- Testes
- Implantação
Se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, talvez já tenha essa divisão configurada. Se não, não se preocupe! Qualquer ferramenta de mapeamento de processos pode ajudá-lo a fazer isso. Você também pode usar o ClickUp Whiteboard para delinear o fluxo de trabalho colaborativo da equipe.
2. Calcule o tempo de trabalho ativo
O tempo de trabalho ativo é o número de semanas/dias/horas em que a tarefa está sendo ativamente trabalhada. No projeto de software que vimos acima, esse é o número de horas que um designer passa codificando o software ou um analista de qualidade executando testes.
A melhor maneira de capturar essas informações é monitorando o tempo gasto em cada tarefa. O monitoramento de tempo do ClickUp permite que cada membro da equipe monitore seu tempo de trabalho ativo, iniciando um cronômetro ou adicionando manualmente.
Digamos que a equipe de engenharia de software trabalhe em cada tarefa da seguinte maneira.
- Design: 10 horas
- Desenvolvimento: 24 horas
- Teste: 4 horas
- Implantação: 2 horas
O tempo total de trabalho ativo é de 40 horas ou uma semana por pessoa.
É importante observar aqui que um teste que leva quatro horas não significa que ele pode ser entregue em meio dia. Dependendo da disponibilidade, capacidade, urgência, prioridade etc., o analista de qualidade pode fazê-lo de uma só vez ou distribuí-lo ao longo de uma semana.
3. Calcule o tempo total do ciclo
O tempo total do ciclo é a duração desde o início da tarefa até sua conclusão, incluindo tanto o tempo de trabalho ativo quanto o tempo ocioso. Normalmente, ele é medido em dias/semanas, em vez de horas.
A maneira mais simples de calcular o tempo total do ciclo é a data de conclusão menos a data de início. Portanto, se o projeto começou em 1º de janeiro e a implantação foi concluída em 28 de janeiro, o tempo do ciclo é de quatro semanas-pessoa.
Com o ClickUp, você pode atribuir uma data de início e uma data de término a cada tarefa, tornando extremamente fácil encontrar o tempo de ciclo.
4. Calcule a eficiência do fluxo
Depois de obter o tempo total ativo e o tempo total do ciclo, use a fórmula abaixo para medir a eficiência do fluxo.
Eficiência do fluxo = (tempo de trabalho ativo/tempo total do ciclo) × 100
Ampliando o exemplo acima: Eficiência do fluxo = (uma semana-pessoa/4 semanas-pessoa) x 100 = 25%
5. Conheça as lacunas na eficiência do fluxo
No exemplo acima, 75% do tempo, ou três semanas-pessoa, não é tempo de trabalho ativo. Esse é o tempo gasto esperando/inativo: esperando por feedback, esperando que outros membros da equipe concluam suas tarefas ou esperando pela aprovação para passar para a próxima etapa.
A melhoria da eficiência do fluxo começa com a redução do tempo de espera. Antes de mostrarmos como colocar a eficiência do fluxo no contexto de outras métricas relacionadas,
Outros KPIs relacionados à eficiência do fluxo
Embora a métrica de eficiência de fluxo seja importante para os gerentes de projeto, ela não significa muito por si só. Por exemplo, com uma eficiência de fluxo de 25%, os membros da equipe são produtivos?
À primeira vista, pode parecer que sua equipe está desperdiçando 75% do tempo. Mas isso não é verdade. Suas equipes podem estar trabalhando em quatro recursos (ou seja, fluxos) em paralelo, sendo 100% produtivas o tempo todo.
Para evitar essa confusão, é essencial entender a eficiência do fluxo em relação a outras métricas.
Rendimento
O rendimento mede a quantidade de trabalho concluído em um determinado período. É um indicador direto da produtividade de uma equipe. Para uma equipe de engenharia de software, o rendimento seria o número de recursos lançados em um determinado período.
Assim, sua equipe pode lançar dez recursos em quatro semanas, e sua produtividade é dez, mesmo que sua eficiência de fluxo ainda seja de 25%.
Prazo de entrega
O tempo de espera é o tempo total decorrido entre a solicitação de uma tarefa e sua entrega. Ele abrange tanto o tempo de trabalho ativo quanto o tempo ocioso. No desenvolvimento de produtos, ele vai desde o momento em que um cliente ou membro da equipe de negócios faz uma solicitação até o momento em que ela é enviada para produção.
Além do tempo de trabalho ativo/tempo de ciclo, o tempo de espera também inclui o tempo necessário para escrever as histórias dos usuários, priorizá-las, atribuir recursos, etc. Portanto, se sua equipe estiver ocupada pelos próximos seis meses com lançamentos já planejados, seu tempo de espera pode ser de sete meses, mesmo que a eficiência do fluxo seja de 25%.
Utilização de recursos
A utilização de recursos acompanha a eficácia com que uma equipe ou organização utiliza os recursos disponíveis, incluindo pessoal, ferramentas e tempo.
Se a sua eficiência de fluxo é de 25% e a utilização dos recursos também é de 100%, fica claro que você não pode assumir mais trabalho. Se a utilização dos recursos também for de 25%, isso significa que você tem capacidade para fazer muito mais.
Limites de trabalho em andamento (WIP)
Os limites de WIP restringem o número de tarefas ou projetos que podem estar em andamento em um determinado momento. Eles são usados para garantir que os esforços se concentrem na conclusão das tarefas antes que novas sejam iniciadas, reduzindo assim os tempos de ciclo e aumentando o rendimento.
Os limites de WIP ajudam a aumentar a eficiência do fluxo, priorizando as tarefas que já foram iniciadas.
Juntas, essas métricas podem ser benéficas para melhorar continuamente a eficiência do seu fluxo. Veja como você pode usá-las em seus processos de otimização.
Dicas para melhorar a eficiência do fluxo
O primeiro passo para melhorar a eficiência do fluxo é calculá-la com precisão e identificar lacunas. Com base nessas informações, experimente as dicas a seguir.
Defina limites para o trabalho em andamento (WIP)
É óbvio que não se deve iniciar um novo trabalho quando os atuais ainda estão incompletos. Ter muitas tarefas em aberto pode atrasar todas elas. Uma boa priorização do backlog pode ajudar a maximizar o valor dos itens em desenvolvimento.
Use o ClickUp para definir limites de WIP nos quadros, garantindo que as cargas de trabalho sejam gerenciáveis e que cada tarefa receba a atenção que merece.
No entanto, isso pode se tornar contraproducente em organizações complexas para tarefas com várias etapas. Por exemplo, se você fizer um desenvolvedor esperar até que o recurso seja implantado, você terá pelo menos oito horas de tempo ocioso, afetando sua eficiência de fluxo.
Use limites de WIP em colaboração com a produtividade da equipe, a carga de trabalho e o rendimento para otimizar os resultados.
Automatize os fluxos de trabalho
Automatize tarefas simples e repetitivas para otimizar o fluxo do processo. As equipes de engenharia utilizam a automação de testes constantemente para alcançar esse objetivo.
Com o software de gerenciamento de projetos ClickUp, os gerentes de projeto também podem automatizar tarefas administrativas, como atribuir usuários, criar relatórios e enviar acompanhamentos/notificações.
A automação melhora a eficiência média do fluxo ao:
Acelerar tarefas administrativas: se a lacuna na eficiência do fluxo se deve às restrições de recursos do gerente de projeto para revisar todas as tarefas concluídas, a automação pode eliminá-la de forma eficaz.
Prevenção de atrasos: configurar lembretes automáticos para notificá-lo sobre atrasos/desvios pode ajudá-lo a controlar a situação com antecedência.
Eliminando dependências e gargalos: digamos que o designer tenha concluído sua etapa e ela precise ser atribuída a um desenvolvedor. Quando isso é feito manualmente, depende da disponibilidade do gerente de projetos.
Quando você automatiza esse processo, as tarefas podem passar automaticamente da lista de “design” para a lista de “desenvolvimento”, a partir da qual os desenvolvedores podem atribuir tarefas a si mesmos e começar a trabalhar. Isso não apenas melhora a eficiência, mas também cria senso de propriedade e responsabilidade entre os membros da equipe.
Gerencie melhor os recursos
A alocação de recursos desempenha um papel fundamental na eficiência do fluxo em um processo complexo e com várias etapas. Por exemplo, leva quatro horas para projetar um recurso e 24 horas para desenvolvê-lo. Isso significa que, no tempo que um desenvolvedor leva para codificar, o designer pode criar seis recursos.
Portanto, mesmo na interpretação mais simplificada, este projeto precisa apenas de 1/6 de um designer para cada desenvolvedor. Ou seis desenvolvedores para cada designer. Isso pode exigir algum nivelamento de recursos.
Entenda os detalhes essenciais e planeje os recursos de acordo. Elimine ativamente os gargalos e planeje um fluxo de trabalho contínuo. Os recursos de gerenciamento de recursos do ClickUp foram projetados para permitir exatamente isso.
Para começar com vantagem no planejamento eficaz de recursos, adapte e personalize um modelo de planejamento de recursos.
Incentive a colaboração em equipe
A maioria das ineficiências de fluxo ocorre durante as transferências. Um designer e um desenvolvedor podem precisar de algumas horas para transferir conhecimento antes que o último possa começar a trabalhar ativamente nesse recurso. Essa melhoria de processo requer uma melhor colaboração da equipe.
Os recursos de colaboração do ClickUp, como comentários aninhados, documentos compartilhados, edição em tempo real, visualização de bate-papo etc., permitem que os membros da equipe se comuniquem e colaborem sem esforço.
Tem alguma dúvida? Deixe um comentário. Não sabe quais são os critérios de aceitação? Consulte a descrição da tarefa. Precisa de mais informações sobre o caso de uso? Leia a história do usuário no ClickUp Docs. Ainda está em dúvida? Veja quem está online e peça ajuda!
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Mantenha sempre os olhos no prêmio
Informações relevantes, precisas e significativas são a base da otimização da eficiência. Configure repostagens em tempo real nos painéis do ClickUp personalizados de acordo com as métricas que são importantes para você, incluindo a eficiência do fluxo.
Melhore a eficiência do fluxo com o ClickUp
A questão fundamental que impulsiona qualquer iniciativa de excelência operacional é: “Isso é o melhor que podemos fazer?” Na maioria das vezes, a resposta é não.
Para uma melhoria contínua, as organizações de hoje precisam de uma abordagem estratégica para eliminar lacunas, minimizar ineficiências e otimizar fluxos de trabalho. Essa abordagem inclui insights, ação e automação. O ClickUp possibilita tudo isso e muito mais.
Com painéis e ferramentas de relatórios projetados para impulsionar uma boa gestão de projetos, o ClickUp se baseia em dados.
Ao integrar notas, tarefas, projetos, recursos e ferramentas colaborativas em uma única plataforma, o ClickUp facilita a tomada de medidas.
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Perguntas frequentes sobre eficiência de fluxo
1. Por que medimos a eficiência do fluxo?
Medimos a eficiência do fluxo para minimizar o tempo improdutivo/inativo no fluxo de trabalho. Uma boa eficiência do fluxo garante que o produto possa ser enviado assim que o trabalho ativo for concluído.
2. Por que a eficiência do fluxo é importante?
A eficiência do fluxo é a relação entre o trabalho ativo e o tempo total de entrega. Ela é importante porque ajuda as organizações a reduzir o tempo necessário para atender à solicitação de um cliente. Por exemplo, se você precisa de dois dias de trabalho ativo para criar um produto, mas tem um tempo de ciclo de 20 dias para entrega, sua eficiência de fluxo é de 10%.
Isso mostra que, ao reduzir o tempo de ciclo, você pode aumentar o rendimento e maximizar significativamente a receita.