"Eficiência é fazer melhor o que já está sendo feito" escreveu Peter Drucker, o pai da administração moderna, ao discuti-la como um fator fundamental para a otimização dos negócios.
Em todos os setores, regiões geográficas, tamanhos e tipos, a eficiência é uma maneira fundamental pela qual as empresas maximizam sua lucratividade. Seja otimizando uma linha de produção, reduzindo o tempo de entrega de pizza ou melhorando a produtividade do desenvolvedor, a eficiência reduz os custos e aumenta a receita.
Nesta postagem do blog, exploramos um tipo específico de eficiência - a eficiência de fluxo - que abre uma nova perspectiva no gerenciamento de operações.
O que é eficiência de fluxo?
A eficiência de fluxo é a proporção do tempo ativo que você gasta realizando uma tarefa em relação ao tempo total que a tarefa leva.
Vejamos o exemplo de como fazer pizza. Normalmente, isso envolve preparar a massa, fazer o molho, montar a pizza, assá-la e servi-la ao cliente na mesa.
- Se cada uma dessas cinco etapas levar 2 minutos, o tempo gasto na execução da tarefa será de 10 minutos
- No entanto, se houver um atraso de 6 minutos porque o forno não está disponível, o tempo total da tarefa será de 16 minutos
- A eficiência do fluxo é de 10/14, ou seja, 62,5%
No gerenciamento de projetos contemporâneo, alcançar alta eficiência de fluxo é sinônimo de excelência operacional. Portanto, calcular isso com precisão é o primeiro passo para otimizar seus processos.
Como calcular sua eficiência de fluxo?
O cálculo da eficiência do fluxo é um processo simples que envolve a compreensão do tempo gasto no trabalho ativo em comparação com o tempo total do ciclo de uma tarefa ou projeto.
Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo a monitorar a eficiência do fluxo com precisão.
1. Descreva o que significa "tarefa
Dependendo do trabalho que você está fazendo, a tarefa pode ser uma etapa ou uma série de várias etapas. Para calcular a eficiência do fluxo, você precisa saber o que constitui sua tarefa.
Por exemplo, como uma equipe de engenharia de software, se a sua "tarefa" for lançar um recurso, ela pode incluir:
- Projeto
- Desenvolvimento
- Testes
- Implantação
Se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, talvez já tenha esse detalhamento configurado. Caso contrário, não se preocupe! Qualquer ferramenta de mapeamento de processos pode ajudá-lo a mapeá-lo. Você também pode usar o ClickUp Whiteboard para delinear o fluxo de trabalho colaborativo da equipe.
Mapeamento de processos com o ClickUp
2. Calcular o tempo de trabalho ativo
O tempo de trabalho ativo são as semanas/dias/horas em que a tarefa está sendo trabalhada ativamente. No projeto de software que vimos acima, esse é o número de horas que um designer está codificando o software ou um analista de qualidade está executando testes.
A melhor maneira de capturar essas informações é rastreando o tempo em cada tarefa. Rastreamento de tempo do ClickUp permite que cada membro da equipe monitore seu tempo de trabalho ativo, iniciando um cronômetro ou adicionando-o manualmente.
Organize-se melhor e use melhor o seu tempo usando o controle de tempo do projeto do ClickUp
Digamos que a equipe de engenharia de software trabalhe em cada tarefa da seguinte maneira.
- Projeto: 10 horas
- Desenvolvimento: 24 horas
- Testes: 4 horas
- Implantação: 2 horas
O tempo total de trabalho ativo é de 40 horas ou uma pessoa por semana.
É importante observar aqui que o fato de o teste levar quatro horas não significa que ele possa ser realizado em meio dia. Dependendo da disponibilidade, da capacidade, da urgência, da prioridade etc., o analista de qualidade pode fazer isso de uma só vez ou dividi-lo em uma semana.
3. Calcular o tempo total do ciclo
O tempo total do ciclo é a duração desde o início da tarefa até sua conclusão, incluindo o trabalho ativo e o tempo ocioso. Normalmente, é medido em dias/semanas em vez de horas.
A maneira mais simples de calcular o tempo total do ciclo é a data de conclusão - data de início. Portanto, se o projeto começou em 1º de janeiro e a implantação foi concluída em 28 de janeiro, seu tempo de ciclo é de quatro semanas-pessoa.
Com o ClickUp, você pode atribuir uma data de início e uma data de término a cada tarefa, o que torna extraordinariamente fácil encontrar o tempo de ciclo.
4. Calcular a eficiência do fluxo
Quando você tiver o tempo ativo total e o tempo de ciclo total, use a fórmula abaixo para medir a eficiência do fluxo.
Eficiência do fluxo = (tempo de trabalho ativo/tempo total de ciclo)×100
Ampliando o exemplo acima: Eficiência do fluxo = (uma pessoa por semana/4 pessoas por semana)x100 = 25%
5. Conheça as lacunas de eficiência de fluxo
Em nosso exemplo acima, 75% do tempo, ou três pessoas por semana, não é tempo de trabalho ativo. Esse é o tempo gasto em espera/ociosidade: aguardando feedback, aguardando que outros membros da equipe concluam suas tarefas ou aguardando aprovação para passar para a próxima etapa.
A melhoria da eficiência do fluxo começa com a redução do tempo de espera. Antes de mostrarmos como colocar a eficiência do fluxo no contexto de outras métricas relacionadas,
Outros KPIs relacionados à eficiência do fluxo
Embora a métrica de eficiência de fluxo seja importante para os gerentes de projeto, ela não significa muito por si só. Por exemplo, com 25% de eficiência de fluxo, os membros da equipe são produtivos?
À primeira vista, isso pode parecer que sua equipe está perdendo 75% do tempo. Mas isso não é verdade. Suas equipes podem estar trabalhando em quatro recursos (ou seja, fluxos) em paralelo, sendo produtivas 100% do tempo.
Para evitar essa confusão, é essencial entender a eficiência do fluxo em relação a outras métricas.
Taxa de transferência
A taxa de transferência mede a quantidade de trabalho concluído em um determinado período. É um indicador direto da produtividade de uma equipe. Para uma equipe de engenharia de software, a taxa de transferência seria o número de recursos lançados em um determinado período de tempo.
Portanto, sua equipe pode lançar dez recursos em quatro semanas, e seu rendimento é dez, embora sua eficiência de fluxo ainda seja de 25%.
Prazo de entrega Tempo de espera é o tempo total gasto desde a solicitação de uma tarefa até sua entrega. Ele engloba tanto o tempo de trabalho ativo quanto o tempo ocioso. No desenvolvimento de produtos, isso ocorre desde o momento em que um cliente ou membro da equipe comercial faz uma solicitação até o momento em que ela é colocada em produção.
Além do tempo de trabalho ativo/tempo de ciclo, o lead time também inclui o tempo necessário para escrever as histórias de usuários, priorizá-las, atribuir recursos etc. Portanto, se a sua equipe estiver ocupada nos próximos seis meses com lançamentos já planejados, o lead time poderá ser de sete meses, mesmo que a eficiência do fluxo seja de 25%.
Utilização de recursos
A utilização de recursos rastreia a eficácia com que uma equipe ou organização usa os recursos disponíveis, incluindo pessoal, ferramentas e tempo.
Se sua eficiência de fluxo for de 25% e seu utilização de recursos também for 100%, fica claro que você não pode assumir mais trabalho. Se a utilização de recursos também for de 25%, isso significa que você tem capacidade para fazer muito mais.
Melhor gerenciamento de recursos com a visualização da carga de trabalho do ClickUp
Limites de trabalho em andamento (WIP)
Os limites de WIP restringem o número de tarefas ou projetos que podem estar em andamento em um determinado momento. Ele é usado para garantir que os esforços sejam concentrados na conclusão de tarefas antes que novas sejam iniciadas, reduzindo assim os tempos de ciclo e aumentando o rendimento.
Os limites de WIP ajudam a aumentar a eficiência do fluxo priorizando as tarefas que já foram iniciadas.
Juntas, essas métricas podem ser benéficas para melhorar continuamente a eficiência de seu fluxo. Veja como você pode usá-las em seus processos de otimização.
Dicas para melhorar a eficiência do fluxo
A primeira etapa para melhorar a eficiência do fluxo é calculá-la com precisão e identificar as lacunas. Com base nessas informações, experimente as dicas a seguir.
Defina limites para o trabalho em andamento (WIP)
Deveria ser óbvio não iniciar um novo trabalho quando os atuais ainda estão incompletos. Ter muitas tarefas abertas pode atrasar todas elas. Uma boa priorização do backlog pode ajudar a maximizar o valor dos itens em desenvolvimento.
Use o ClickUp para definir limites de WIP nos quadros, garantindo que as cargas de trabalho sejam gerenciáveis e que cada tarefa receba a atenção que merece.
Definição de limites de WIP no ClickUp
No entanto, isso pode se tornar contraproducente em organizações complexas para tarefas de várias etapas. Por exemplo, se você fizer um desenvolvedor esperar até que o recurso seja implementado, você terá pelo menos oito horas de tempo ocioso, afetando a eficiência do fluxo.
Use os limites de WIP em colaboração com a produtividade, a carga de trabalho e o rendimento da equipe para otimizar os resultados.
Automatize os fluxos de trabalho
Automatize tarefas simples e repetitivas para agilizar o processo fluxo. As equipes de engenharia usam a automação de testes o tempo todo para conseguir isso.
Com o software de gerenciamento de projetos ClickUp, os gerentes de projeto também podem automatizar tarefas administrativas, como atribuir usuários, criar relatórios e enviar acompanhamentos/notificações.
A automação melhora a eficiência do fluxo médio ao:
Eliminação de tarefas administrativas: Se a lacuna na eficiência do fluxo se deve ao fato de o gerente de projeto restrições de recursos na revisão de todas as tarefas concluídas, a automação pode eliminá-la de forma eficaz
Prevenção de atrasos: A configuração de lembretes automatizados para notificá-lo sobre atrasos/desvios pode ajudá-lo a controlar a situação com antecedência
Eliminação de dependências e gargalos: Digamos que o designer tenha concluído sua etapa e ela precise ser atribuída a um desenvolvedor. Quando isso é manual, depende da disponibilidade do gerente de projeto.
Quando você automatiza esse processo, as tarefas podem passar automaticamente da lista de "design" para a lista de "desenvolvimento", a partir da qual os desenvolvedores podem atribuir tarefas a si mesmos e começar a trabalhar. Isso não só aumenta a eficiência, mas também cria propriedade e responsabilidade entre os membros da equipe.
simplificar os processos e identificar gargalos com o ClickUp_
Gerenciar melhor os recursos Alocação de recursos desempenha um papel fundamental na eficiência do fluxo em um processo complexo e de várias etapas. Por exemplo, são necessárias quatro horas para projetar um recurso e 24 horas para desenvolvê-lo. Isso significa que, no tempo que um desenvolvedor leva para codificar, o designer pode criar seis recursos. Isso significa que, no tempo que um desenvolvedor leva para codificar, o designer pode criar seis recursos.
Portanto, mesmo na interpretação mais crua, esse projeto precisa de apenas 1/6 de um designer para cada desenvolvedor. Ou seis desenvolvedores para cada designer. Isso pode exigir alguns nivelamento de recursos .
Entenda os detalhes minuciosos e planeje os recursos adequadamente. Elimine ativamente os gargalos e planeje um fluxo de trabalho contínuo. Gerenciamento de recursos do ClickUp foram projetados para permitir exatamente isso.
Para obter uma vantagem inicial no planejamento eficaz de recursos, adapte e personalize um modelo de planejamento de recursos .
Incentive a colaboração da equipe
A maioria das ineficiências de fluxo ocorre durante as transferências. Um designer e um desenvolvedor podem precisar de algumas horas para transferir conhecimento antes que o segundo possa começar a trabalhar ativamente nesse recurso. Essa melhoria de processo precisa de uma melhor colaboração da equipe.
Os recursos de colaboração do ClickUp, como comentários aninhados, documentos compartilhados, edição em tempo real, visualização de bate-papo, etc., permitem que os membros da equipe se comuniquem e colaborem sem esforço.
Tem alguma dúvida? Deixe um comentário. Não sabe quais são os critérios de aceitação? Consulte a descrição da tarefa. Precisa de mais informações sobre o caso de uso? Leia a história do usuário no ClickUp Docs. Ainda não tem certeza? Veja quem está on-line e peça ajuda!
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Mantenha sempre os olhos no prêmio
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A pergunta fundamental que impulsiona qualquer iniciativa de excelência operacional é: "Isso é o melhor que podemos fazer?" Na maioria das vezes, a resposta é não.
Para o aprimoramento contínuo, as organizações de hoje precisam de uma abordagem estratégica para eliminar lacunas, minimizar ineficiências e otimizar fluxos de trabalho. Essa abordagem inclui insights, ações e automação. O ClickUp permite tudo isso e muito mais.
Com painéis de controle e ferramentas de relatórios desenvolvido para potencializar o bom gerenciamento de projetos, o ClickUp se baseia em dados.
Ao integrar notas, tarefas, projetos, recursos e ferramentas de colaboração em uma única plataforma, o ClickUp facilita a ação.
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FAQs sobre eficiência de fluxo
1. Por que medimos a eficiência do fluxo?
Medimos a eficiência do fluxo para minimizar o tempo improdutivo/ocioso no fluxo de trabalho. Uma boa eficiência de fluxo garante que o produto possa ser enviado assim que o trabalho ativo for concluído.
2. Por que a eficiência do fluxo é importante?
A eficiência do fluxo é a relação entre o trabalho ativo e o tempo total de entrega. Ela é importante porque ajuda as organizações a reduzir o tempo necessário para atender a uma solicitação do cliente. Por exemplo, se você precisar de 2 dias de tempo de trabalho ativo para criar um produto, mas tiver um tempo de ciclo de 20 dias para entregar, sua eficiência de fluxo será de 10%.
Isso mostra que, ao reduzir o tempo de ciclo, você pode aumentar o rendimento e maximizar a receita significativamente.