Você sabia que mais de 10.000 contêineres de remessa são perdidos todos os anos em todo o mundo? Se você não preencher o conhecimento de embarque corretamente, poderá ter dificuldades para receber indenizações por sua perda.
O conhecimento de embarque (BoL) é um documento crucial para o envio de inventário físico, seja de matérias-primas ou de produtos acabados. Ele é um acordo legal entre a transportadora e o destinatário (consignatário) e um recibo documentado do inventário enviado.
O BoL também o ajuda a definir claramente quem é responsável por possíveis perdas, atrasos ou danos. Mas nem todos os conhecimentos de embarque são iguais. Dependendo do que e como você está exportando, precisará de diferentes tipos de conhecimentos de embarque.
E isso significa muita papelada e uma grande chance de cometer erros. É aí que os modelos de conhecimento de embarque entram em ação.
Se você prefere trabalhar com documentos no Microsoft Word, Excel, PDF ou Google Sheets, temos os melhores modelos de conhecimento de embarque em vários formatos.
O que faz um bom modelo de conhecimento de embarque?
Um conhecimento de embarque (BoL) é um contrato claro e abrangente entre o remetente, a transportadora e o consignatário. Ele deve incluir todos os detalhes essenciais necessários para uma remessa tranquila e possíveis recursos legais.
É um documento legal importante no setor de remessa e logística, e há vários formatos que podem ser usados. As BoLs pré-elaboradas garantem que todas as informações sejam apresentadas da melhor forma possível.
Um bom modelo de conhecimento de embarque deve ter seções claramente definidas, como:
- Detalhes do remetente: Nome, endereço, informações de contato, etc.
- Informações do consignatário: Nome, endereço, informações de contato, etc.
- Descrição da mercadoria: Quantidade, peso, dimensões, valor, etc.
- Instruções de envio: Modo de transporte, data de entrega, requisitos especiais, etc.
Um bom modelo de conhecimento de embarque também deve atender aos requisitos legais, como a especificação:
- Limitações de responsabilidade: O valor máximo pelo qual a transportadora é responsável em caso de perda ou dano
- **Cláusulas de indenização: as condições sob as quais o remetente ou o consignatário concorda em indenizar o transportador por quaisquer reclamações ou danos
- **Cláusulas de lei regente:A jurisdição e as leis que se aplicam ao contrato de transporte
O modelo deve ter um design flexível, permitindo a personalização para acomodar diferentes necessidades de remessa. O modelo deve garantir a consistência em várias remessas e ajudá-lo a evitar erros e inconsistências utilizando listas suspensas predefinidas, recursos de preenchimento automático, verificações de validação de dados etc.
Você deve procurar um modelo de conhecimento de embarque que possa ser acessado em diferentes plataformas e que seja compatível com formatos de arquivo populares, como PDF e Excel, para facilitar o compartilhamento e a distribuição dos formulários de conhecimento de embarque.
Compilamos uma lista de sete modelos de conhecimento de embarque que podem ajudá-lo a simplificar o processo de remessa.
7 Modelos de conhecimento de embarque
Se você estiver administrando um negócio usando software de comércio eletrônico ou trabalhar no setor de transporte, um documento de embarque é vital.
Aqui estão sete modelos populares para você escolher:
1. Modelo de formulário de conhecimento de embarque da TForceFreight
via TForceFreight Se você estiver procurando um conhecimento de embarque simples, o Modelo de formulário de conhecimento de embarque da TForceFreight é a melhor opção.
Esse modelo de conhecimento de embarque é estruturado como uma ordem de envio detalhada e não negociável para remessas domésticas. Ele é ideal quando o remetente e o consignatário são a mesma entidade ou quando a fatura da remessa é pré-paga.
Você também pode usar esse modelo para remessas sem transações monetárias, como contribuições, presentes ou doações.
Ele lhe dá amplo espaço para delinear os termos e condições da remessa, inclusive o método de remessa acordado, os termos de entrega e as instruções especiais.
Ele pode ajudá-lo a simplificar o processo de remessa e garantir a conformidade com as normas de remessa doméstica e os padrões do setor.
2. Modelo de conhecimento de embarque da CanadaCustoms
via CanadáCostumes A Modelo de conhecimento de embarque direto da CanadaCustoms é um documento confiável para o envio de mercadorias no Canadá.
Esse modelo comprova um acordo inegociável e juridicamente vinculativo entre o remetente e a transportadora, protegendo-o de possíveis mal-entendidos, escalações ou violações de deveres.
Diferentemente do modelo anterior, este modelo de BoL é curto e fácil de usar. Seu formato padronizado minimiza as chances de erros.
Esse modelo inclui todos os detalhes essenciais da remessa, como a identidade e o endereço do remetente, do consignatário e da transportadora, juntamente com a quantidade, o peso, a descrição e o tipo de embalagem usada para a remessa.
Como todos os bons conhecimentos de embarque, ele também inclui o número exclusivo do conhecimento de embarque ou o número de identificação da remessa para facilitar o rastreamento e a referência.
3. Modelo de conhecimento de embarque em PDF do PDFFiller
via PDFFiller O Modelo de conhecimento de embarque em PDF do PDFFiller pode ser o seu documento de referência para manter o controle de suas mercadorias transportadas. Esse modelo ajuda a registrar detalhes importantes sobre a remessa para referência futura. Há várias seções a serem preenchidas, incluindo informações sobre o pedido do cliente, informações sobre a transportadora, lista de verificação do trailer carregado e do frete contado, descrição da mercadoria e muito mais.
O melhor de tudo? Ele foi projetado para gerenciar várias remessas em um único documento.
Como resultado, ele simplifica o processo de manutenção de registros, o que o torna uma ferramenta indispensável para os profissionais de logística.
Graças ao formato PDF, é possível salvar facilmente cópias das informações para seus registros pessoais e enviá-las a quem precisar.
4. Modelo de formulário de conhecimento de embarque em Excel da WPSTemplate (compatível com o Google Sheets)
via WPSTemplate O modelo Modelo de formulário de conhecimento de embarque do Excel por WPSTemplate permite que você crie documentos de remessa profissionais e em conformidade usando a interface familiar do Microsoft Excel. Esse modelo também pode ser usado com o Google Sheets.
Com seu design fácil de usar, você pode inserir e editar facilmente os detalhes essenciais da remessa, como as informações do remetente e do consignatário, a descrição das mercadorias etc.
O modelo o ajudará a formatar automaticamente seu conhecimento de embarque, economizando seu tempo. Além disso, você pode editar e atualizar o modelo conforme necessário, tornando-o adequado para diferentes situações de remessa.
Esse modelo segue os padrões do setor para conhecimento de embarque, garantindo conformidade e legalidade em suas transações de remessa. Ele é adequado para documentar todas as transações de remessa - domésticas ou internacionais.
Você pode adaptá-lo rapidamente, pois ele tem um formato genérico que não atende a setores específicos. Essa é a escolha ideal se você administra uma empresa que precisa de um modelo de conhecimento de embarque flexível para vários cenários de compras.
Salve-o em seu software de logística para personalizá-lo rapidamente para atender a diferentes requisitos de remessa.
5. Modelo de PDF de conhecimento de embarque da Fluix
via Fluix Às vezes, é necessário um modelo avançado de conhecimento de embarque com controles de acesso superiores para garantir a segurança da remessa. Se estiver enviando mercadorias de alto valor ou mercadorias para um destinatário que gostaria de manter seus detalhes privados, o Modelo de PDF de conhecimento de embarque da Fluix é o ideal para você.
Somente usuários autorizados podem editar os campos de frete e pagamento no conhecimento de embarque, garantindo segurança e precisão. Isso ajuda os remetentes a personalizar facilmente a documentação de remessa.
Você pode usar esse modelo como um conhecimento direto não negociável para qualquer modo de transporte.
O layout limpo do modelo o torna visualmente atraente e intuitivo. Ele é muito mais flexível e personalizável do que os modelos de PDF comuns.
Você também pode preenchê-lo como um formulário da Web na plataforma Fluix, uma maneira conveniente e rápida de dimensionar suas operações de remessa. Embora possa não ter campos avançados para cenários de faturamento complexos, é a escolha perfeita para pequenas e médias empresas e freelancers que precisam de um modelo de conhecimento de embarque versátil e com controle de acesso.
6. Modelo de conhecimento de embarque marítimo da Shipping Solutions
via Soluções de remessa Este modelo de conhecimento de embarque foi projetado especificamente para o transporte marítimo.
O Modelo de conhecimento de embarque marítimo da Shipping Solutions é um documento abrangente e confiável que cobre todos os aspectos necessários para sua remessa marítima.
Esse modelo serve como prova de um contrato legal de remessa e como um documento de título da carga. Ele menciona os detalhes das partes envolvidas na remessa, a descrição das mercadorias e as instruções de roteamento.
Esse modelo de conhecimento de embarque também facilita a transferência de propriedade, o pagamento e o desembaraço alfandegário das mercadorias embarcadas para que possam ser entregues com segurança.
Embora não seja adequado para outros meios de transporte, é ideal para empresas que fazem remessas marítimas internacionais com frequência.
7. Modelo de conhecimento de embarque da IncoDocs
via IncoDocs Você quer um modelo de conhecimento de embarque que seja fácil de usar e eficaz? Experimente o modelo de conhecimento de embarque da IncoDocs . Esse modelo o ajuda a documentar facilmente todos os detalhes importantes de suas transações de remessa.
O layout versátil e o design limpo o tornam adequado para várias remessas de envio. O modelo inclui as informações do remetente, do consignatário e da parte de notificação se o consignatário não estiver disponível.
Quer seja uma empresa pequena ou grande, você pode se beneficiar do uso do conhecimento de embarque da IncoDocs para agilizar o processo de remessa.
Outras ferramentas de logística: ClickUp
Se apenas um modelo fosse suficiente para otimizar todas as suas operações logísticas! Entendemos que não é.
Sua empresa precisa de uma plataforma de gerenciamento de logística que possa fazer tudo isso.
Conheça o ClickUp. O ClickUp é principalmente um plataforma de colaboração e gerenciamento de projetos que pode ser usada para gerenciar tarefas, fluxos de trabalho e colaboração relacionados à criação e ao manuseio de conhecimentos de embarque e outras documentações para seus fluxos de trabalho de logística.
Em outras palavras, ela pode tornar o dia a dia execução de projetos mais fácil, eliminando seu trabalho pesado para as empresas de logística.
1. Recursos de gerenciamento de projetos do ClickUp
Agilize seu processo de faturamento com a ferramenta de gerenciamento de projetos do ClickUp
Como profissional do setor de transporte marítimo, você precisa colaborar e se comunicar com pessoas de todo o mundo. Gerenciamento de projetos do ClickUp oferece a você, sua equipe e seus clientes uma plataforma centralizada para gerenciar todas as conversas, comunicações, tarefas, fluxos de trabalho, transferências e muito mais.
A consolidação de todas as informações de remessa, detalhes do cliente e documentos em um único local elimina a necessidade de planilhas e e-mails dispersos, melhorando a visibilidade para todas as partes interessadas.
Além disso, você pode monitorar o progresso da remessa em tempo real usando Dashboards do ClickUp . Eles podem ser personalizados para exibir as principais métricas, como cronogramas de entrega, possíveis atrasos e alocação de recursos.
Isso ajuda você a definir e alcançar indicadores-chave de desempenho do gerenciamento de projetos (KPIs) para sua organização.
Por fim, usar Automação do ClickUp o ajudará a automatizar tarefas repetitivas, como o envio de atualizações de remessas aos clientes ou a geração de relatórios, economizando tempo e reduzindo erros humanos.
2. Suíte de CRM do ClickUp
Use a suíte de CRM do ClickUp para gerenciar dados, tarefas e comunicação para otimizar seu fluxo de trabalho de logística
Você pode otimizar seus processos comerciais de remessa - comunicações com clientes e fluxos de trabalho de faturamento - por meio de CRM do ClickUp suite.
O ClickUp CRM garante que você tenha as informações do cliente na ponta dos dedos, incluindo detalhes de contato, histórico de remessas e interações anteriores. Isso proporciona à sua equipe de vendas uma visão completa de cada cliente e permite que ela personalize sua abordagem nas conversas com os clientes.
Os representantes de vendas podem enviar e-mails, agendar chamadas e acompanhar as interações diretamente no ClickUp, o que garante o acompanhamento oportuno e fortalece o relacionamento com o cliente.
Por fim, você tem acesso a recursos personalizáveis, como uma hierarquia de pastas e listas para organizar melhor as informações do cliente, filtros e tags para localizar informações específicas de faturamento e relatórios avançados para identificar áreas de melhoria e otimizar sua estratégia de negócios.
3. ClickUp Docs
Use o ClickUp Docs para criar contratos e documentos de faturamento Documentos do ClickUp podem se transformar em repositórios de conhecimento abrangentes para sua empresa de transporte, armazenando documentos essenciais como:
- Políticas de remessa: Descreva claramente os termos, as condições e as limitações de remessa de sua empresa
- Procedimentos operacionais padrão (SOPs): Documentar os processos passo a passo para lidar com diferentes tipos de remessa, procedimentos de embalagem e protocolos de segurança
- Contratos e acordos: Armazene contratos assinados com clientes, fornecedores e transportadoras para facilitar a consulta
Crie modelos com o ClickUp Docs para gerenciar o inventário do armazém, rastrear os níveis de estoque e gerar relatórios para otimizar o armazenamento e evitar rupturas de estoque para operações de logística. Você pode adicionar widgets para atualizar fluxos de trabalho, atribuir tarefas em seus Docs e muito mais.
4. Ferramenta de controle de tempo do ClickUp
Use o controle de tempo no ClickUp para ver exatamente quanto tempo é gasto no processamento de cada remessa, permitindo uma melhor estimativa de custos e alocação de recursos
Se sua empresa cobra por hora, você pode usar O controle de horas do ClickUp para garantir que as cobranças e faturas sejam preparadas com precisão. Isso também é muito útil para gerentes de projeto que trabalham com empreiteiros: Gerenciar os diferentes fases do projeto e alcançar seus objetivos metas de gerenciamento de projetos de forma mais rápida e eficiente.
O controle de tempo pode ajudá-lo a ver quanto tempo é gasto no processamento de cada remessa, permitindo uma melhor estimativa de custos e alocação de recursos.
Analise os dados de tempo para identificar onde as remessas estão atrasadas (por exemplo, liberação alfandegária, processamento de documentos). Isso ajuda a simplificar os processos e melhorar a eficiência geral.
Por fim, com visualizações de fluxo de trabalho personalizáveis e um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho estrutura analítica de trabalho é possível monitorar o tempo que cada membro da equipe gasta em tarefas relacionadas à remessa para identificar áreas que precisam ser melhoradas ou reconhecer pessoas com alto desempenho.
Escolhendo o melhor conhecimento de embarque para suas necessidades de remessa
Os documentos de embarque são mais do que simples pedaços de papel no setor de transporte e logística - são documentos legais essenciais que supervisionam e protegem a movimentação de mercadorias em todo o mundo.
Os modelos de conhecimento de embarque, disponíveis em formatos versáteis, como Excel, PDF e plataformas baseadas na Web, oferecem às empresas as ferramentas necessárias para reduzir os riscos e simplificar a remessa.
Independentemente do formulário de conhecimento de embarque escolhido, o ClickUp oferece uma variedade de ferramentas e recursos que podem simplificar seus processos de remessa e faturamento.
Gerencie tarefas, rastreie remessas em tempo real e experimente um processo de remessa mais suave e eficiente. Além disso, o ClickUp se integra perfeitamente aos seus processos de faturamento. Gere faturas precisas com base em dados detalhados de controle de tempo para cada remessa. O que está esperando? Registre-se no ClickUp hoje mesmo!