Quer saber se o Jira é uma boa ferramenta para gerenciamento de projetos?
O Jira é uma ferramenta de gerenciamento de projetos oferecida pela Atlassian que ajuda você a planejar, acompanhar e gerenciar uma carga monstruosa de projetos.
Pensando bem, o Jira é como o Godzilla das ferramentas de gerenciamento de projetos.
Ele é gigantesco, supostamente todo-poderoso e invencível, e um pouco intimidador.
Mas isso faz do Jira a ferramenta de gerenciamento de projetos certa para você?
Hum... isso depende.
Nesta publicação, descreveremos como é o gerenciamento de projetos com o Jira e como ele se encaixa na metodologia Ágil. Você também encontrará algumas limitações significativas do Jira e como superá-las.
Vamos começar!
O que é o Jira?
O Jira era um software de gerenciamento de projetos que inicialmente se concentrava no rastreamento de bugs, mas agora também pode ajudar as empresas a lidar com a maior parte de seus outros trabalhos de projeto.
Curiosidade:
A palavra Godzilla deriva da palavra japonesa “Go-jira”, tornando o Jira o verdadeiro Godzilla das ferramentas de gerenciamento de projetos!
Atualmente, as empresas utilizam o software Jira para:
- Acompanhamento de bugs, problemas, recursos, tarefas, etc.
- Sua capacidade de integração com vários aplicativos externos, como Salesforce, Git e outros
- Recursos de projeto, como criação de um fluxo de trabalho personalizado, tickets flexíveis e gerenciamento de custos
- Seus quadros Scrum e Kanban
A ferramenta de gerenciamento de projetos Jira tenta atender a muitos desses requisitos do usuário, embora às vezes pareça um pouco complicada e contraproducente.
Confira nossa avaliação do Jira para obter mais informações.
Ninguém disse que domar o Godzilla seria fácil!
Usando o Jira para gerenciamento ágil de projetos
O Atlassian Jira leva as práticas ágeis muito a sério.
Na metodologia Ágil, você divide um projeto ou requisito em partes menores e mais gerenciáveis, ou subtarefas.
Em seguida, sua equipe ágil começa a trabalhar nessas tarefas de forma colaborativa, realizando-as uma por uma antes de obter o feedback do cliente em cada fase.
Veja bem, o Agile tem tudo a ver com colaboração e melhoria contínuas.
Ao gerenciar projetos de maneira ágil, a ferramenta Jira ajuda você a:
Cada uma dessas etapas gerais é fundamental para o gerenciamento de projetos, e veremos por quê:
1. Configure um plano de projeto
No início de qualquer projeto ágil, você terá que primeiro criar o backlog do projeto (série de tarefas) e organizá-las em sprints.
As tarefas do Jira são chamadas de issues e são representadas por cartões digitais.
Veja como você pode adicionar uma tarefa no software Jira:
- Crie uma questão no Jira a partir do painel do Jira e escolha Tarefa como o tipo de questão.
- Descreva os detalhes da tarefa ou quaisquer requisitos no cartão.
- Adicione quaisquer documentos ou imagens de apoio, conforme necessário.
- Atribua prazos para a conclusão das tarefas
- Divida as tarefas do Jira em partes ainda menores, se necessário.
Depois que uma questão ou tarefa do Jira for criada, você poderá adicioná-la ao seu plano de projeto.
É como construir uma escultura de LEGO.
Você junta blocos de diferentes cores e formas para formar o todo.
2. Atribua funções e permissões à equipe do projeto
Depois que uma tarefa for criada, o próximo passo será designar alguém para realizá-la. Com base em sua experiência, você escolherá um membro adequado da equipe do projeto e atribuirá a tarefa a ele.
Mas antes disso, você precisará definir as funções dos membros da equipe na ferramenta de gerenciamento de projetos Jira e decidir quem tem acesso a quê.
3. Acompanhe o andamento do projeto
Agora você tem um plano de projeto detalhado e designou os membros adequados da equipe para cada uma das suas tarefas.
Agora você pode se recostar em uma poltrona reclinável e relaxar, certo? 😴
Talvez seja uma boa ideia sair para um brunch e assistir a um novo filme de monstros, certo?
Infelizmente, isso raramente acontece.
As coisas nem sempre saem conforme o planejado e, quando você percebe, o prazo do projeto é na próxima semana e você está apenas na metade do trabalho.
Você pode usar esses recursos da ferramenta Jira para ficar por dentro dos seus prazos:
- Relatórios de controle de tempo: após configurar o controle de tempo no Jira, eles fornecem informações em tempo real sobre quanto tempo foi gasto em cada projeto ou tarefa.
- Gráficos de burnup: uma representação visual do quanto você já realizou
- Relatórios de gráfico circular: uma análise em gráfico circular das tarefas do Jira dentro de um projeto.
- Relatórios de idade média: exibe o tempo médio que uma questão do Jira ficou sem solução.
- Diagrama de fluxo cumulativo: representa os status das tarefas do projeto ao longo do tempo
Dessa forma, você poderá identificar possíveis gargalos, buscar oportunidades de melhoria e garantir que todos os membros da sua equipe ágil trabalhem com capacidade ideal.
Bônus: Monday.com x Jira & Jira x Linear
O Jira é bom para gerenciamento de projetos?
Antes de tomar uma decisão e escolher o Jira como seu software de gerenciamento de projetos, considere estas limitações:
Vamos examinar mais de perto cada uma dessas limitações e explorar como você pode superar essas desvantagens do gerenciamento de tarefas com outra ferramenta de gerenciamento de projetos, o ClickUp.
1. Complicado de usar
Os usuários frequentemente relatam que o Atlassian Jira é difícil de configurar e que a interface é confusa de usar ao gerenciar projetos.
Afinal, o Jira começou como uma ferramenta de rastreamento de bugs para uma equipe de desenvolvimento de software, e essa ainda é sua essência.
Embora várias modificações e recursos tenham sido adicionados, o Jira ainda é apenas uma ferramenta de rastreamento de problemas empacotada para parecer um software de gerenciamento de projetos.
É como vestir uma fantasia de T-Rex e achar que você é bom o suficiente para fazer uma participação especial no novo filme do Godzilla!
A ferramenta Jira pode ser muito complicada para membros que não fazem parte da sua equipe de software, devido à sua interface de usuário complexa e à curva de aprendizado íngreme necessária para dominar suas funcionalidades.
Solução da ClickUp: integração fácil, interface intuitiva
O ClickUp é a ferramenta de gerenciamento de projetos nº 1 do mundo e a alternativa ao Jira, pois seus recursos foram projetados pensando no usuário final.
Veja como o ClickUp supera a experiência de usuário complicada do Jira:
- É fácil configurar e começar a usar o software de gerenciamento de projetos.
- A interface intuitiva é super fácil de se acostumar.
- Os comandos Slash ajudam você a realizar atividades do projeto diretamente do teclado.
- Hierarquias de tarefas simples para navegar e organizar rapidamente as atividades da sua equipe
Compare o Jira com o Trello!
2. Sem recursos de gerenciamento de recursos
Claro, Godzilla cuidou de seus negócios sozinho.
Mas você não pode.
É por isso que você tem uma equipe com muitos outros recursos para gerenciar!
Infelizmente, gerenciar seus recursos é mais difícil do que deveria ser com o Jira. Ele carece de vários recursos básicos de gerenciamento de equipe e recursos para manter todos alinhados, como OKRs e recursos de gerenciamento de tempo.
Solução da ClickUp: inúmeros recursos de gerenciamento de recursos e carga de trabalho
Com o ClickUp, você não terá dificuldade em gerenciar seus recursos para garantir que todos estejam em sintonia e manter tudo otimizado.
Aqui estão alguns recursos que podem ajudá-lo:
- Visualização da carga de trabalho: visualize facilmente a capacidade da sua equipe para gerenciar recursos com eficiência
- Exibição em caixa: classifica as tarefas por responsável para ver rapidamente no que cada um está trabalhando.
- Metas: divida suas metas (objetivos) em metas menores (resultados-chave) para seguir a abordagem OKR.
- Rastreador de tempo nativo: acompanhe quanto tempo você e sua equipe estão trabalhando nas tarefas
- Widgets Sprint: acompanhe o andamento dos seus projetos com gráficos Burn Ups, Burndowns e Velocity.
3. Não é possível atribuir tarefas a vários responsáveis
Um projeto complexo geralmente envolve várias tarefas complicadas que exigem o trabalho de mais de uma pessoa.
Infelizmente, o Jira só permite atribuir uma tarefa a uma única pessoa, independentemente da complexidade ou exigência da tarefa.
Às vezes, você simplesmente precisa de mais de um cérebro trabalhando em um problema, e não permitir que os usuários adicionem vários responsáveis a uma tarefa não é uma escolha inteligente.
Solução da ClickUp: adicione vários responsáveis
A ClickUp entende que, às vezes, uma pessoa não é suficiente para concluir uma tarefa.
É por isso que o ClickUp permite adicionar Vários Responsáveis a uma tarefa que precisa de mais de uma pessoa. E se você precisar de várias pessoas para participar, basta atribuir tarefas a uma Equipe (Grupo de Usuários).
Lembre-se: uma pessoa sozinha não consegue derrotar o Godzilla. Você precisa de uma equipe incrível para isso!
Você também pode classificar e filtrar suas tarefas por vários responsáveis e equipes nas visualizações Calendário, Lista ou Quadro.
4. Não é possível criar modelos de tarefas
Provavelmente, você trabalhará em vários projetos em algum momento. E alguns desses projetos provavelmente terão tarefas semelhantes.
Não seria ótimo se você pudesse simplesmente copiar tarefas semelhantes de um projeto e colá-las em outro?
Infelizmente, não é tão simples assim.
O Jira não possui recursos integrados para criar modelos de tarefas e reutilizá-los em outros projetos.
Para usar modelos de tarefas no Jira, você precisará acessar o Atlassian Marketplace e adquirir um complemento.
Todo esse trabalho extra, só por causa de um modelo!
Nós pensamos da mesma forma.
Solução da ClickUp: modelos de tarefas
Felizmente, o ClickUp oferece uma solução inteligente para isso.
Com os Modelos de Tarefas do ClickUp, reutilizar modelos é fácil. Você pode usá-los para eventos, processos ou qualquer outra coisa que desejar no futuro.
O ClickUp também oferece vários modelos prontos para você não precisar se preocupar em criar modelos do zero. Basta escolher um deles para começar.
Dessa forma, você pode criar modelos de tarefas poderosos e personalizáveis sem esforço. Você também pode editar, substituir e carregar modelos rapidamente.
5. Sem acompanhamento nativo de metas
Quando você está trabalhando incansavelmente em várias tarefas, é fácil perder a visão geral.
Como a tarefa em que você está trabalhando afeta o projeto como um todo?
Será que conseguiremos atingir o progresso esperado do projeto antes do prazo estabelecido?
Estabelecer metas dá clareza e direção à sua equipe e ajuda a conectá-la a um objetivo maior.
No entanto, não há um recurso integrado de metas no Jira.
E se você quiser acompanhar suas metas de planejamento de sprint, terá que adquirir um aplicativo complementar separado na Atlassian Marketplace.
Lembra um pouco o iPhone 12.
Adaptador de energia não incluído. Aplicam-se taxas extras 😐
Solução da ClickUp: recurso de metas integrado
A ClickUp entende como é importante para as equipes definir e acompanhar suas metas e objetivos. É por isso que o recurso Metas vem integrado. Sem custos adicionais.
Com o ClickUp, você pode dividir suas metas em objetivos menores. À medida que você completa cada objetivo, você se aproxima de alcançar suas metas!
Você também tem controle total sobre suas metas. Elas podem ser:
- Números: acompanhe os incrementos e decrementos em intervalos numéricos
- Verdadeiro/Falso: Quando uma tarefa está “concluída” ou “não concluída”
- Moeda: para manter o controle de sua gestão financeira
- Tarefas: acompanhe suas tarefas ou lista de tarefas
6. Sem perfis
Se você é um gerente de projetos, vai querer saber no que sua equipe está trabalhando, se alguém está sobrecarregado e quais tarefas foram concluídas.
Sem essas informações, será difícil capacitar sua equipe para trabalhar com capacidade ideal e cumprir suas metas críticas dentro do prazo.
No entanto, isso não é possível com o Jira.
Com o Jira, você tem seu quadro Kanban e quadro Scrum, que oferecem uma visão geral das tarefas do seu projeto.
Mas é só isso.
Você obtém visões gerais de alto nível, mas nada detalhado sobre a carga de trabalho dos membros da sua equipe.
Claro, existe um Relatório de Carga de Trabalho do Usuário, mas ele não traz informações detalhadas sobre quem realiza mais trabalho, quais são as tarefas concluídas recentemente e se existem tarefas não programadas em seu backlog.
Solução da ClickUp: Perfis
O recurso Perfis do ClickUp é como uma janela para as responsabilidades das pessoas. Ele ajuda você e sua equipe a se manterem responsáveis.
Usando perfis, você pode:
- Acesse a descrição, função, localização etc. de uma pessoa.
- Veja a linha de tarefas ou listas de afazeres individuais
- Veja um pouco das atividades que as pessoas estavam realizando no local de trabalho.
- Crie lembretes para os membros da sua equipe sobre prazos
- Identifique tarefas que ainda não foram programadas, mas foram atribuídas
- Veja as tarefas em alta para as pessoas, juntamente com as porcentagens baseadas na atividade da tarefa.
Além disso, ao usar o Team Insights and Reporting do ClickUp, você pode analisar se alguém está atrasado no trabalho, quem está fazendo mais trabalho e quanto tempo cada tarefa leva.
Além disso, ao usar a visualização Box, você pode descobrir exatamente no que as pessoas estão trabalhando, o que foi feito, quem precisa de mais tarefas e quem tem tarefas demais.
E isso não é tudo.
O Pulse no ClickUp permite que você analise a atividade em seu espaço de trabalho em qualquer dia, com base no número de usuários ativos por hora. Você também obtém informações sobre as tarefas que as pessoas estão comentando ou visualizando no momento, para que possa entrar em ação e colaborar instantaneamente.
Todos esses recursos trabalham juntos para oferecer a você acesso sem precedentes ao desempenho da sua equipe, ajudando você a aproveitar esse conhecimento para um gerenciamento de projetos eficiente.
7. Sem funcionalidade de chat
O gerenciamento ágil de projetos se baseia na colaboração contínua com os membros da equipe e as partes interessadas.
Claro, você poderia usar o e-mail.
No entanto, em um ambiente acelerado, por que optar pelo correio tradicional quando você pode usar mensagens instantâneas?
É espontâneo, prático e fácil de acompanhar.
Infelizmente, o Jira não oferece um recurso de chat ao vivo para colaborar com sua equipe. Para acessar o chat ao vivo, você precisará adquirir um complemento separado no Atlassian Marketplace.
Solução da ClickUp: Chats
A visualização Chat do ClickUp oferece conversas rápidas em tempo real com os membros da sua equipe ou outras partes interessadas.
E a melhor parte é que você nem precisa sair do Workspace para iniciar um bate-papo. Você pode simplesmente optar por conversar enquanto trabalha!
E isso não é tudo. Você também pode adicionar anexos, enviar notificações, compartilhar códigos e até mesmo incluir incorporações no seu chat.
Além disso, cada tarefa do ClickUp tem sua própria seção de comentários. Você pode usá-la para discutir facilmente assuntos relacionados à tarefa.
E se algo for muito complicado para ser explicado por escrito, você pode gravar um vídeo rápido usando o Clip para demonstrar seu ponto de vista. Isso ajuda a evitar falhas de comunicação e facilita a colaboração entre os membros da sua equipe.
Mas isso não é tudo.
Este
O Jira vem com vários outros recursos para ajudá-lo a se manter à frente, como:
- Comentários atribuídos: converta comentários em itens de ação para garantir que eles sejam tratados.
- Status personalizados: personalize os status para destacar as diferentes etapas dos fluxos de trabalho das suas tarefas.
- Várias visualizações: selecione entre visualizações como Lista, Caixa, Quadro e Calendário para obter perspectivas únicas sobre o seu trabalho.
- Automação: automatize ações repetitivas em seu projeto configurando combinações de gatilhos e ações personalizados.
- Quadro ágil: fique à frente dos seus prazos usando os gráficos Velocity, Burndown, Burnup e Fluxo acumulado do seu painel ágil.
- Visualizações do gráfico de Gantt: programe tarefas, gerencie dependências e monitore o andamento do projeto em um só lugar.
- Permissões: decida o que os membros da sua equipe e convidados podem (e não podem) fazer dentro do ClickUp.
- Tipos de campos personalizados: adicione informações detalhadas às suas visualizações, como rótulos, caixas de seleção, datas, arquivos e assim por diante.
- Aplicativos móveis: baixe o aplicativo ClickUp para Android ou iOS para manter a produtividade em qualquer lugar.
Pare de deixar o Jira prejudicar sua produtividade 🐲
Claro, o Jira é uma ferramenta versátil de gerenciamento de projetos que ajuda você a lidar com tarefas, problemas, bugs e recursos.
No entanto, como ele foi originalmente projetado para ajudar desenvolvedores de software a rastrear bugs e problemas, ele não possui várias funcionalidades essenciais para o gerenciamento de projetos.
Felizmente, o ClickUp pode mais do que compensar essas desvantagens.
Ele é fácil de usar, oferece suporte a vários responsáveis, pode lidar com metas e fornece modelos de tarefas, entre outros recursos incríveis.
Então, por que não mudar do Jira para o ClickUp e garantir que você sempre cumpra seus prazos?
