Você já apagou ou bagunçou acidentalmente uma versão atualizada de um documento? Isso acontece com os melhores de nós.
O software de controle de versão de documentos é sua rede de segurança nesses casos. Se algo der errado, você sempre pode retornar a uma versão anterior, restaurá-la e evitar aqueles momentos de constrangimento.
Sem um software de gerenciamento de documentos com controle de versão, cada um tem sua cópia e você não tem como saber quem tem a versão mais recente. O software de controle de documentos mantém tudo em ordem, garantindo que todos estejam na mesma página (literalmente!) ao gerenciar diferentes versões dos seus processos de negócios.
Vamos revisar os 10 melhores softwares de controle de versão de documentos para 2024, analisar seus pontos fortes e fracos e explorar como eles podem ajudar sua empresa a crescer.
O que você deve procurar em um software de controle de versão de documentos?
Ao escolher um sistema de controle de versão de documentos de ponta para sua empresa, priorize os recursos que atendam às suas necessidades. Aqui estão alguns recursos importantes que você pode procurar:
- Rastreamento do histórico de versões: um software robusto de controle de versões mantém um histórico detalhado das alterações nos documentos, mostrando cada proprietário e suas edições. Esse recurso garante transparência e responsabilidade e permite a comparação de versões, para que os usuários possam reverter para versões anteriores quando necessário.
- Colaboração em tempo real: Permitir a colaboração em tempo real é fundamental. A capacidade de adicionar comentários e anotações facilita o trabalho em equipe, tornando mais fácil para vários usuários trabalharem no mesmo documento simultaneamente.
- Controle de acesso flexível: gerenciar quem pode acessar o que é vital, especialmente no caso de informações confidenciais. Seu software deve oferecer controle de acesso flexível, garantindo assim que apenas pessoal autorizado possa visualizar ou editar documentos específicos.
- Interface intuitiva: um design intuitivo garante que os usuários, independentemente de seus conhecimentos técnicos, possam navegar pelo software sem esforço.
- Recursos de integração: recursos de integração que permitem que a plataforma de gerenciamento de documentos funcione harmoniosamente com suas ferramentas existentes, para que você possa ser mais eficiente.
- Recursos de backup: o software deve oferecer recursos de backup robustos para evitar a perda de dados e garantir que seus documentos confidenciais estejam sempre seguros, mesmo em circunstâncias imprevistas.
- Escalabilidade: à medida que sua organização cresce, sua solução de gerenciamento de documentos também deve crescer. A escalabilidade garante que o software de controle de versão de documentos possa lidar com o aumento de dados e cargas de usuários, tudo isso sem comprometer o desempenho.
- Treinamento: várias pessoas colaborando no mesmo documento podem causar confusão, especialmente se não souberem como usar a ferramenta e seus recursos. Portanto, a ferramenta deve ter materiais de treinamento abrangentes para a adoção bem-sucedida do software.
Os 10 melhores softwares de controle de versão de documentos para usar
Embora existam soluções de software de gerenciamento de documentos disponíveis no mercado, algumas ainda podem carecer de recursos importantes. Analisamos diferentes opções e verificamos seus prós e contras para apresentar os 10 melhores softwares de controle de versão de documentos para você. Vamos descobrir quem entrou na lista!
1. ClickUp
O ClickUp é uma plataforma multifuncional de produtividade e colaboração projetada para equipes de todos os tamanhos trabalharem juntas sem interrupções.
É o aplicativo ideal para criar wikis e documentos técnicos da empresa e para documentar recursos de produtos, processos departamentais e tarefas e responsabilidades individuais.
O recurso de controle de versão do ClickUp Docs permite proteger seus documentos com controles de privacidade e edição, além de atribuir propriedade adicionando Proprietários e Colaboradores. Crie links que podem ser compartilhados exclusivamente com uma equipe específica, convidados ou membros públicos, convidando-os.
Veja também o histórico de alterações feitas em um documento ou restaure versões anteriores, se necessário.
Com o recurso de detecção de colaboração em tempo real do ClickUp, todos em seu espaço de trabalho podem editar documentos simultaneamente, listar informações, adicionar tags, tarefas e descrições de metas, além de gerenciar alterações. Além disso, a plataforma atualiza tudo instantaneamente em tempo real.
Melhores recursos do ClickUp
- Adicione cabeçalhos, tabelas, banners, tags, comentários, marcadores, imagens, vídeos e links, permitindo o compartilhamento eficiente de conhecimento.
- Edite documentos de forma colaborativa em tempo real
- Utilize modelos para manter a aparência consistente dos seus documentos.
- Economize tempo e seja mais produtivo com os recursos Modo de foco, Detalhes da página e Arquivo.
- Duplique um documento compartilhado publicamente
- Proteja seus documentos contra alterações indesejadas optando pelo Plano Business Plus.
- Crie etiquetas Doc para encontrar documentos facilmente.
- Escreva, formate, resuma e edite conteúdo rapidamente usando o ClickUp AI.
Limitações do ClickUp
- Pode haver uma curva de aprendizado para usuários iniciantes.
- Algumas funcionalidades não estão totalmente acessíveis na aplicação móvel.
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 7/mês por usuário
- Empresas: US$ 12/mês por usuário
- Empresas: Entre em contato para obter informações sobre preços
- ClickUp Brain: disponível em todos os planos pagos por US$ 5/membro do espaço de trabalho/mês.
Avaliações e comentários do ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 9.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 3900 avaliações)
2. Adobe Acrobat
O Adobe Acrobat é um software que ajuda você a criar, editar e gerenciar arquivos PDF. Você pode converter documentos de diferentes formatos em PDFs e também adicionar recursos de segurança, como senhas ou permissões de assinatura, para proteger seus arquivos.
Seu recurso de controle de versão atualiza o número da versão sempre que o documento é modificado. Ele também permite comparar alterações e salvar versões diferentes.
Além disso, você pode modificar documentos PDF de forma abrangente usando as ferramentas de edição do Adobe Acrobat, incluindo texto, imagens e formatação.
Os melhores recursos do Adobe Acrobat
- Colabore facilmente criando versões de documentos e comparando edições.
- Digite comentários, adicione desenhos à mão livre e destaque textos para dar feedback.
- Faça edições extensas, como adicionar texto e páginas, recortar e girar páginas, modificar imagens e corrigir erros de digitação.
- Adicione, remova e reordene páginas usando um recurso simples de arrastar e soltar.
- Converta arquivos em PDFs e vice-versa, preservando a formatação.
- Compartilhe arquivos facilmente, compactando-os sem perder qualidade.
Limitações do Adobe Acrobat
- Pode ter uma curva de aprendizado significativa para iniciantes.
- Os usuários relatam problemas ocasionais de compatibilidade.
Preços do Adobe Acrobat
- Acrobat Reader: Gratuito
- Acrobat Standard: US$ 12,99/mês
- Acrobat Pro: US$ 19,99/mês
- Acrobat for Teams: a partir de US$ 22,19/mês por usuário
Avaliações e comentários do Adobe Acrobat
- G2: 4,5/5 (mais de 3.200 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 10.200 avaliações)
3. QT9 QMS
O QT9 QMS é um software de gestão da qualidade com recursos de gestão e controle de documentos. Ele permite que você compartilhe documentos controlados com sua equipe e outros usuários, como fornecedores e clientes.
Seu recurso de cópia mestre e cópia de exibição garante que você gerencie as alterações com facilidade. Os usuários apreciam seu recurso de arquivamento automático, para que você possa trabalhar apenas com o que é relevante.
O QT9 QMS ajuda você a organizar documentos, corrigir problemas, realizar auditorias e gerenciar fornecedores. Ele também garante que as empresas sigam os processos, melhorem seu trabalho e acompanhem as informações de qualidade para tomar decisões mais inteligentes para melhorias contínuas.
Os melhores recursos do QT9 QMS
- Conecte centralmente os registros de documentação em vários locais.
- Use várias ferramentas que abrangem vários aspectos de conformidade.
- Veja uma linha do tempo eletrônica das alterações feitas em qualquer documento.
- Use análises em tempo real para acompanhar as alterações.
- Envie alertas por e-mail para que os documentos sejam revisados.
- Designe aprovadores e habilite a conformidade com assinaturas eletrônicas.
Limitações do QT9 QMS
- Pode apresentar desafios na integração com outros sistemas ou softwares
- A personalização pode ser um desafio
Preços do QT9 QMS
- Entre em contato para saber os preços
Avaliações e comentários do QT9 QMS
- G2: 4,8/5 (mais de 40 avaliações)
- Capterra: 4,7 (mais de 70 avaliações)
4. MasterControl
O MasterControl é um software completo de gerenciamento da qualidade. Ele torna as tarefas relacionadas à qualidade mais fáceis e eficientes, especialmente para setores regulamentados.
Seu software de gerenciamento de revisão de documentos permite que as empresas controlem as revisões de documentos e mantenham versões atualizadas em seu sistema baseado na web. Esses documentos podem então ser disponibilizados aos usuários virtualmente em qualquer lugar.
A ferramenta facilita o gerenciamento de treinamentos, controle de alterações, auditorias e conformidade, garantindo a adesão aos padrões do setor e aos requisitos regulatórios. Além disso, os usuários adoram seus fluxos de trabalho de aprovação, que reduzem atrasos.
Melhores recursos do MasterControl
- Simplifique seu trabalho com fluxos de trabalho automatizados.
- Localize todos os documentos em um único lugar e obtenha uma trilha de auditoria com registro de data e hora.
- Utilize ferramentas para rastrear, gerenciar e melhorar a qualidade com sua plataforma centralizada.
- Acompanhe as inspeções e verificações com atualizações oportunas.
- Mantenha versões atualizadas por meio do controle de documentos.
- Garanta a conformidade com suas ferramentas robustas.
Limitações do MasterControl
- A implementação pode ser desafiadora e demorada devido à sua complexidade.
- A personalização requer habilidades especiais, tornando-o menos flexível para alguns usuários.
Preços do MasterControl
- Entre em contato para saber os preços
Avaliações e comentários sobre o MasterControl
- G2: 4,3/5 (mais de 280 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 130 avaliações)
5. Sierra QMS
O Sierra QMS é um software de gestão da qualidade fácil de usar que gerencia tarefas de qualidade para organizações. Ele se concentra no controle de documentos, ações corretivas e gestão de auditorias para seguir os padrões do setor.
Seu recurso de controle de documentos permite controlar a visibilidade e os direitos de qualquer usuário designado. Além disso, ele se destaca por seu recurso de processamento de linguagem natural (NLP), que permite saber onde adicionar conteúdo para uma melhor cobertura do tópico.
Os melhores recursos do Sierra QMS
- Atribua automaticamente tarefas de treinamento aos usuários com fácil acesso a SOPs e políticas.
- Monitore o status dos documentos com notificações e relatórios personalizados.
- Organize e gerencie documentos com um sistema robusto de manutenção de registros.
- Carregue modelos para manter a consistência dos seus documentos.
Limitações do Sierra QMS
- Pode haver dificuldades em conectar ou trabalhar de forma integrada com outros softwares ou ferramentas fora do seu sistema.
- Ele pode não oferecer recursos avançados de análise de dados.
Preços do Sierra QMS
- Entre em contato para saber os preços
Avaliações e comentários sobre o Sierra QMS
- Capterra: Avaliações insuficientes
- G2: Indisponível
6. HotDocs
O HotDocs é um software de automação de documentos que ajuda a criar documentos de forma rápida e fácil.
Com o plugin HotDocs Author, você pode acompanhar as várias versões de modelos que criou. Ele também permite que você compartilhe a função de desenvolvimento de modelos com outros membros da equipe e mantém um repositório organizado de todos os seus arquivos de modelos.
O HotDocs usa dois tipos de controle de versão: centralizado e distribuído, com base na localização do repositório de arquivos.
Você pode criar modelos para vários documentos, como contratos ou formulários, e preencher os detalhes automaticamente. Isso economiza tempo e garante precisão, reduzindo o trabalho manual na geração de documentos repetitivos.
Melhores recursos do HotDocs
- Economize tempo com modelos reutilizáveis para vários tipos de formulários ou contratos.
- Vincule o repositório de controle de versão ao seu espaço de trabalho e faça alterações no arquivo de modelo diretamente do espaço de trabalho.
- Automatize a criação de modelos, atendendo às diretrizes internas da marca e aos requisitos de conformidade do setor.
- Reduza os erros na documentação jurídica com o recurso de automação.
Limitações do HotDocs
- Pode ser necessário ter conhecimentos de programação para criar determinados modelos complexos.
- Compatibilidade limitada com determinados sistemas operacionais ou versões mais antigas de software.
Preços do HotDocs
- Entre em contato para saber os preços
Avaliações e comentários sobre o HotDocs
- G2: 4,4/5 (mais de 80 avaliações)
- Capterra: 4,1/5 (mais de 60 avaliações)
7. Seismic
O Seismic é uma plataforma que ajuda as empresas a gerenciar e otimizar seu conteúdo de vendas e marketing. Ele centraliza todos os ativos relacionados ao conteúdo, como apresentações, documentos e vídeos, fornecendo ferramentas para criar, organizar e compartilhar esses materiais.
O Seismic oferece controle de versão de documentos, onde você pode gerenciar controles e permissões. Ele permite que você veja quando um arquivo foi carregado e se uma determinada parte é confidencial. Ele também arquiva e retém versões anteriores do arquivo e mantém uma trilha de auditoria.
Melhores recursos do Seismic
- Use ferramentas poderosas de análise de dados para marketing e vendas.
- Organize e gerencie materiais relacionados a vendas com eficiência.
- Conecte-se a vários sistemas ou softwares, permitindo fluxos de trabalho e compartilhamento de dados sem complicações.
- Use o LiveDocs para automatizar e personalizar o conteúdo.
Limitações sísmicas
- As pequenas empresas podem considerá-lo caro em comparação com outras alternativas.
- A configuração é demorada.
Preços sísmicos
- Entre em contato para saber os preços
Avaliações e comentários da Seismic
- G2: 4,7/5 (mais de 1400 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 200 avaliações)
8. Google Docs
O Google Docs é uma ferramenta de processamento de texto online do Google que ajuda os usuários a criar, editar e colaborar em documentos em tempo real. Ele oferece uma interface amigável e possui várias opções de edição semelhantes aos processadores de texto tradicionais.
A ferramenta baseada na nuvem permite uma colaboração tranquila entre vários usuários, com recursos como salvamento automático e fácil acesso a partir de qualquer dispositivo com acesso à Internet. Seu recurso de controle de documentos permite que você acesse as versões anteriores em um formato de carimbo de data/hora.
Sua integração com os aplicativos do Google Workspace e a capacidade de exportar documentos em vários formatos aumentam ainda mais sua utilidade.
Melhores recursos do Google Docs
- Colabore em um documento com vários usuários em tempo real.
- Identifique se alguém atualizou um documento desde a última vez que você o visualizou.
- Crie diferentes tipos de documentos com a biblioteca de modelos.
- Nomeie até 40 versões em qualquer documento para facilitar a identificação.
Limitações do Google Docs
- A versão offline tem recursos reduzidos, o que afeta a acessibilidade e os recursos de edição.
- Oferece menos recursos avançados de formatação em comparação com alguns processadores de texto tradicionais.
Preços do Google Docs
- Gratuito
- Business Starter: US$ 7,20/mês por usuário
- Business Standard: US$ 14,40/mês por usuário
- Business Plus: US$ 21,60/mês por usuário
- Empresa: entre em contato para obter informações sobre preços.
Avaliações e comentários do Google Docs
- G2: 4,6/5 (mais de 42.200 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 28.000 avaliações)
9. Microsoft Word
O Microsoft Word é um software popular usado para criar e editar documentos baseados em texto, como cartas, relatórios ou currículos. Normalmente, é a ferramenta preferida das empresas para documentação e relatórios.
O Microsoft Word permite controlar as versões de um documento, dando acesso a todas as versões anteriores em formato somente leitura.
Os melhores recursos do Microsoft Word
- Utilize várias ferramentas de formatação para alterar a aparência do texto, inserir imagens e criar documentos com aparência profissional.
- Colabore em tempo real com o recurso de compartilhamento de documentos.
- Acesse versões principais ou secundárias com base nas suas necessidades.
Limitações do Microsoft Word
Preços do Microsoft Word
- Versão gratuita por tempo limitado
- Licenças personalizadas para pessoas físicas e jurídicas
Avaliações e comentários do Microsoft Word
- G2: 4,7/5 (mais de 1790 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
10. monday. com
O monday.com é um sistema de gerenciamento de projetos onde as equipes podem gerenciar fluxos de trabalho, tarefas e projetos de forma colaborativa. Ele oferece uma interface visual com painéis, cronogramas e painéis personalizáveis, para que as equipes possam organizar tarefas, acompanhar o progresso e se comunicar de forma eficaz.
O monday.com controla e mantém as versões dos documentos e guarda todos os arquivos no mesmo lugar. Isso facilita a revisão e aprovação do conteúdo em comparação com o rastreamento de vários documentos por e-mail.
monday.com melhores recursos
- Visualize, baixe e adicione anotações a cada versão.
- Exclua versões antigas para evitar confusão.
- Facilite o gerenciamento de projetos por meio de uma interface visualmente intuitiva.
- Crie e personalize fluxos de trabalho
- Acompanhe e gerencie projetos em tempo real
Limitações do monday.com
- Pode ser complexo para alguns usuários.
- Os usuários podem precisar de planos mais avançados para acessar recursos avançados.
Preços do monday.com
- Uso pessoal: Gratuito
- Básico: US$ 12/mês por licença
- Padrão: US$ 14/mês por licença
- Pro: US$ 24/mês por licença
- Empresas: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre monday.com
- G2: 4,7/5 (mais de 9.900 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4580 avaliações)
Leia mais: Alternativas ao Monday
Controle as versões para controlar a qualidade
O software de controle de versão de documentos é sua ferramenta de precisão em colaborações em equipe. Ele cria um centro onde sua equipe pode trabalhar no documento mais recente, para que não haja confusão com edições conflitantes e perda de dados. Escolha uma ferramenta que mantenha tudo organizado e sem confusão.
Se ainda não fez sua escolha, experimente o ClickUp!
O software avançado da ClickUp oferece uma interface intuitiva que rastreia alterações, mantém históricos detalhados de versões, permite reverter facilmente para versões anteriores e muito mais!
Além do sistema de controle de versão de documentos, o ClickUp também oferece recursos de gerenciamento de tarefas e projetos para facilitar seu fluxo de trabalho.
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