Empresas e indivíduos em todo o mundo utilizam o Microsoft Teams para se comunicar, trabalhar e crescer. Cerca de 320 milhões de usuários em todos os setores verticais da indústria utilizam ativamente esta plataforma.
Não seria ótimo se você pudesse maximizar o uso do Microsoft Teams? Isso transformará a forma como suas equipes se conectam, colaboram e aumentam a produtividade.
Vamos revelar as melhores dicas para ajudá-lo a melhorar seus fluxos de trabalho e aproximar suas equipes, para que elas colaborem melhor. Temos dicas fáceis que vão desde operações básicas até funções avançadas.
Também forneceremos dicas sobre como manter sua conta do Microsoft Teams segura. Continue lendo para saber como aproveitar ao máximo o Microsoft Teams.
As 20 melhores dicas e truques do Microsoft Teams
Aqui estão algumas das nossas melhores dicas e truques para o Microsoft Teams:
1. Encontre mensagens importantes nas suas conversas
À medida que as tarefas se acumulam e várias responsabilidades se acumulam, navegar pelas suas conversas e arquivos anteriores torna-se um desafio.
A barra de pesquisa permite acessar rapidamente arquivos e projetos que você perdeu o rastro. Digite o que você está procurando na barra de pesquisa e pressione Enter. Os resultados aparecerão no painel esquerdo com diferentes guias para pessoas e arquivos. Alterne entre as guias para fazer uma pesquisa mais específica.
Além disso, a Keyword Query Language (KQL) é um método avançado para simplificar sua pesquisa. Ela emprega palavras-chave para aprimorar a capacidade de pesquisa. Experimente usar estas palavras-chave para refinar sua pesquisa no MS Teams:
- “De:” seguido do nome da pessoa
- “Assunto:” seguido da linha de assunto ou de uma palavra-chave nela contida
- “In:” seguido do nome do canal ou do chat em grupo
- “Enviado:” seguido da data da mensagem
2. Configure um canal de equipe e envie mensagens para várias pessoas ao mesmo tempo
Com o Microsoft Teams, envie mensagens para vários membros da equipe e comunique-se dentro da sua organização criando um canal do Teams. Para adicionar pessoas à sua equipe, siga estas etapas:
- Na sua lista do Teams, clique em Participar ou Criar uma equipe.
- Selecione Criar uma equipe
- Selecione Criar uma equipe do zero
- Selecionar em toda a organização
- Digite o nome da equipe e clique em Criar.
Essa equipe funciona como seu canal para enviar várias mensagens a todos com uma única mensagem. Todos, exceto usuários convidados, verão sua mensagem. Além disso, outros membros da equipe serão atualizados automaticamente à medida que forem adicionados ou removidos do Microsoft 365.
3. Integrar o uso do Sharepoint
O Sharepoint é uma plataforma integrada da Microsoft usada para proteger e compartilhar arquivos.
Compartilhe arquivos com outras pessoas da sua equipe usando o Sharepoint, clicando na guia Arquivos. Colabore e trabalhe nos arquivos usando o Office Online ou o aplicativo para desktop.
4. Reorganize seus canais e equipes
Gerenciar vários canais pode ser confuso. É por isso que reorganizá-los é uma ótima maneira de esclarecer as coisas!
Basta arrastar e soltar as equipes para posicioná-las na ordem de sua preferência. Solte a equipe ou os canais mais exigentes na sua lista de pastas fixadas. Oculte canais clicando nas reticências ao lado do nome da equipe para canais dos quais você não é um membro ativo.
Para ver equipes ocultas:
- Navegue até a parte inferior da sua lista do Teams, no lado esquerdo, e selecione “Equipes ocultas”.
- Encontre a equipe que você está procurando
- Clique no ícone Mais opções e selecione “Mostrar”.
Da mesma forma, para visualizar canais ocultos dentro de uma equipe, selecione “canais ocultos” e “Mostrar”.
5. Altere a duração do seu status
Aqui está outra dica útil do Microsoft Teams: ajuste as configurações de duração do status para mudar automaticamente seu status de “ocupado” para “ausente” após um tempo definido, para que as pessoas saibam quando você não estiver online.
Altere essa configuração padrão seguindo estas etapas:
- Clique na foto do perfil no canto superior direito.
- Selecione a seta Status
- Selecione entre 30 minutos, 1 hora, 2 horas, hoje e esta semana na opção Duração. Configure um período personalizado se nenhuma das opções listadas for adequada.
6. Marque as principais conversas
Marcar conversas como favoritas é um recurso útil que permite salvar discussões em threads no seu perfil para facilitar o acompanhamento.
Ter todas as conversas, equipes, canais, projetos, reuniões e documentos em um só lugar às vezes torna a navegação desafiadora. Siga estas etapas simples para marcar conversas importantes e acessar os detalhes necessários:
- Clique nas reticências após a conversa que deseja marcar como favorito.
- Clique em “Salvar esta mensagem” para adicioná-la aos favoritos.
Para visualizar os favoritos salvos, clique na sua imagem de perfil e acesse Salvo. Clique novamente no ícone salvo na frente do canal para remover o favorito.
Salvar conversas também pode ser útil quando você está concentrado em uma tarefa específica e deseja manter algo importante para visualizar mais tarde.
7. Notificações urgentes de chat
Às vezes, você precisa enviar mensagens urgentes para comunicação imediata, respostas rápidas e ações oportunas sobre questões críticas ou urgentes. O Microsoft Teams permite marcar mensagens como “Urgente” ou “Importante” para notificar o destinatário imediatamente sobre a urgência do conteúdo.
Vá para Ação e aplicativos > Definir opções de entrega. Depois de marcar uma mensagem como importante, ela notifica a pessoa ou o grupo a cada dois minutos durante os vinte minutos seguintes ou até que eles a leiam.
8. Realize uma enquete
Realizar uma pesquisa pode ser complicado. Isso envolve coletar respostas precisas e analisar os dados, tudo isso enquanto mantém as pessoas envolvidas.
O Microsoft Teams simplifica a realização de enquetes. Clique no ícone Formulários abaixo da caixa de mensagem para criar sua enquete. Digite sua pergunta aqui e liste as respostas possíveis. Ative a opção Respostas múltiplas para permitir que as pessoas selecionem mais de uma opção.
Envie a enquete e colete automaticamente as respostas das pessoas do grupo. O grupo recebe resumos em tempo real das respostas da enquete.
9. Use planos de fundo diferentes
Sua sala está uma bagunça e sua reunião começa em cinco minutos — o que você faz? O Microsoft Teams permite que você desfoque o fundo ou altere-o para uma imagem.
Para desfocar o fundo, acesse as configurações de áudio e vídeo, clique nas reticências ao lado e selecione “Desfocar meu fundo”. Use uma imagem específica como fundo selecionando “Mostrar efeitos de fundo” e escolhendo uma imagem na barra lateral.
10. Acesse transcrições de reuniões por meio do Stream
As transcrições das reuniões ajudam a registrar discussões, decisões e itens de ação para referência futura. Baixe a transcrição da sua reunião em etapas simples com o Microsoft Teams.
Para isso, envie a gravação da sua reunião ou conversas para o Microsoft Stream. Clique nas reticências e selecione Atualizar detalhes do vídeo. Aqui, escolha o idioma do vídeo e acesse o arquivo de legenda gerado automaticamente.
Em seguida, baixe a transcrição da reunião do Microsoft Stream.
11. Conecte-se com pessoas que não fazem parte da sua organização
Um dos recursos mais úteis do Microsoft Teams é que ele permite adicionar convidados externos às suas equipes.
Use o acesso de convidado para convidar qualquer pessoa com uma conta do Gmail, Outlook ou outro e-mail para participar, compartilhar e colaborar com sua reunião do Teams.
12. Automatize tarefas com o aplicativo Power Automate
Automatize tarefas repetitivas para acelerar seus processos.
Baixe o aplicativo Power Automate e fixe-o na sua navegação no Teams. Use os modelos existentes no aplicativo ou crie um fluxo de trabalho personalizado.
13. Realize várias tarefas com o Leitor Imersivo
Outra dica importante do Microsoft Teams: o leitor imersivo é um recurso fantástico disponível em todos os aplicativos do Microsoft Office 365, como MS Word e PowerPoint. Ele possui uma funcionalidade de conversão de texto em fala que lê postagens, mensagens de bate-papo e documentos para você enquanto você realiza várias tarefas.
Para usar o modo Leitor Imersivo, clique nas reticências ao lado da mensagem, selecione “Leitor Imersivo” e clique em Reproduzir.
14. Use o Microsoft Whiteboard para colaborar
Outro excelente recurso do Microsoft Teams é usar o Microsoft Whiteboard para colaboração e compartilhamento.
Acesse um quadro branco virtual onde todos os membros podem contribuir com texto e imagens usando ferramentas de desenho. Integre os quadros brancos com canais e chats e use-os durante as reuniões.
15. Agende eventos com um calendário
Nunca mais perca reuniões do Teams com o calendário de eventos no aplicativo Teams Desktop. Ele ajuda você a se manter atualizado com os próximos eventos, resumindo os eventos futuros.
Tudo o que você precisa fazer é selecionar um canal, clicar no ícone + e selecionar o ícone do calendário. Digite o nome do evento e clique em adicionar.
16. Integrar IA para simplificar as operações
As ferramentas de IA podem funcionar em paralelo com o funcionamento humano para auxiliar nas operações comerciais e agilizar os processos. Integre o Microsoft 365 Copilot para colaborar com os outros membros e realizar reuniões com tranquilidade.
Use o Copilot para criar uma agenda, escrever um roteiro, fazer anotações e gerar ideias.
17. Use o aplicativo móvel
Uma das principais vantagens dos aplicativos móveis em relação aos desktops é a capacidade de alternar entre domínios de negócios. Também é mais simples acompanhar as conversas a partir do seu dispositivo móvel e ficar por dentro das atualizações importantes devido à sua interface mais simples.
Baixe o aplicativo Teams na Play Store ou App Store e insira suas credenciais de login. Para alternar entre domínios, clique no seu perfil e escolha o domínio.
18. Use atalhos de teclado
Os atalhos de palavras-chave tornam as tarefas mais simples e rápidas. Ele executa comandos mais rapidamente, sem que você precise procurar repetidamente no menu.
Alguns atalhos úteis do teclado do Windows são:
- Ctrl+E – pesquisar,
- Ctrl+Shift+M – silenciar,
- Ctrl+N – novo chat,
- Ctrl+Shift+R – gravação e
- Ctrl+Shift+P – pausar/retomar a gravação
Para usuários de Mac, alguns atalhos de teclado úteis incluem:
- Command+N – novo chat,
- Comando + Sinal de igual (=) – ampliar,
- Comando + sinal de menos (-) – diminuir o zoom,
- Command+6 – abrir arquivos e
- Command+O – anexar um arquivo
19. Filtrar e pesquisar mensagens por meio de @menções
Pesquise no chat do Teams para encontrar o que você precisa. Use o símbolo “@” para localizar e se conectar rapidamente com a pessoa que você precisa.
Além disso, encontre mensagens em que alguém mencionou ou marcou você. Para encontrar menções, acesse o feed de atividades, clique em Filtro e selecione Menções.
20. Evite perturbações enquanto trabalha
Quando precisar se concentrar totalmente em uma tarefa, ative um recurso no Teams que bloqueia pop-ups ou notificações para evitar distrações.
Basta clicar no seu perfil, selecionar a guia de notificações e alterar a frequência dos seus alertas. Isso permite que você se concentre em um canal ou arquivo enquanto pausa as notificações de outros canais.
Segurança com o Microsoft Teams
Embora o Microsoft Teams tenha excelentes ferramentas para gerenciar tarefas, você deve garantir que ele seja seguro o suficiente antes de usá-lo em sua empresa.
A segurança é uma das principais preocupações das empresas que integram soluções baseadas em nuvem. Felizmente, as várias camadas de criptografia do Microsoft 365 mantêm os dados da sua empresa seguros.
Confie na criptografia de ponta a ponta (E2EE) do Teams para criptografar os detalhes das chamadas de vídeo do início ao fim, garantindo a descriptografia no destino. Ela protege o áudio, o vídeo e o compartilhamento de tela durante as chamadas.
Para maior segurança, use o Office 365 Defender, uma licença opcional que aumenta a proteção. Ele ajuda a proteger contra spam, links maliciosos, ataques de phishing e malware.
Aqui estão algumas dicas úteis para garantir a segurança de suas operações com o Microsoft Teams:
- Use rótulos de sensibilidade: o Microsoft Information Protection (MIP) permite que você rotule a sensibilidade dos dados para protegê-los de aplicativos de terceiros e moderar suas configurações de proteção.
- Controle de acesso aos dados: recomendamos o uso de controles de acesso aos dados para proteger os dados de usuários externos. Conceda acesso a usuários externos fora da organização de várias maneiras: ativando o recurso de lobby, usando canais privados, ajustando as configurações de acesso e configurando grupos de segurança para proteger os dados.
- Monitore o uso: por fim, observe as interações dos usuários para avaliar questões de segurança e tomar as medidas necessárias. Estabeleça uma lista de permissões de terceiros e verifique manualmente outros aplicativos que exigem acesso.
Impulsionando o Microsoft Teams com o ClickUp
Seguir essas dicas ajudará você a usar o Microsoft Teams de maneira tranquila, eficiente e eficaz.
Além disso, ao integrar o Microsoft Teams com o ClickUp, você terá acesso instantâneo às tarefas do ClickUp. Receba notificações sobre novos comentários, anexos, alterações de status e atualizações diretamente no Microsoft Teams.
O gerenciamento de projetos ClickUp é uma plataforma versátil que atende a todas as suas necessidades de projeto e é uma plataforma de comunicação alternativa.
Ele conecta suas equipes com facilidade, melhorando os fluxos de trabalho com painéis e documentos em tempo real para operações mais rápidas e tranquilas.
O sistema de gerenciamento de projetos do ClickUp oferece uma variedade de recursos de destaque. Ele combina conhecimento e gerenciamento de trabalho em um só lugar, fornecendo uma visão personalizada ideal para projetos multifuncionais. Suas ferramentas de automação e relatórios aumentam significativamente sua eficiência.
Além disso, ele ajuda você a padronizar e dimensionar práticas de gerenciamento de projetos de maneira eficaz.
Manter todo o seu trabalho e comunicações em um único lugar oferece mais flexibilidade e conveniência para todos os envolvidos.
O ClickUp Chat, o ClickUp Meetings e a integração do ClickUp com o Microsoft Teams criam caminhos para uma coordenação perfeita e excelência operacional, independentemente do seu setor. Esses recursos trabalham juntos para melhorar significativamente suas funções diárias e fornecer recursos avançados de gerenciamento de projetos e equipes.
A variedade de recursos e o funcionamento suave vão surpreender você com o quanto você pode realizar. Experimente integrar essas dicas do Microsoft Teams com o ClickUp para começar a trabalhar de forma inteligente.