As tarefas repetitivas são o pesadelo de todos os trabalhadores. Elas são uma parte essencial da gestão de dados e da administração do escritório, mas são demoradas e muitas vezes enfadonhas. O pior de tudo é que, se você não prestar atenção, elas podem levar a erros que causam um efeito cascata em outros processos comerciais.
Antigamente, não havia como escapar desses processos manuais, mas a tecnologia evoluiu e agora temos mais opções. Conheça o software de automação de escritório.
Vamos explorar as ferramentas de automação de escritório e como elas podem otimizar seus fluxos de trabalho. Em seguida, conheça alguns dos melhores softwares de automação de escritório disponíveis atualmente para que você possa escolher o mais adequado para manter seu negócio prosperando.
O que é um software de automação de escritório?
O software de automação de escritório cuida das tarefas administrativas repetitivas, sem exigir muita intervenção humana, se é que exige alguma. Isso deixa você e sua equipe livres para se concentrarem em tarefas mais estratégicas ou que exigem especificamente um toque humano.
O software de automação de escritório foi projetado para gerenciar processos automatizados por meio de uma série de gatilhos. Eles acionam ações específicas, por exemplo, para gerar uma atualização de status, alterar uma data de vencimento ou enviar um e-mail ou notificação de lembrete.
Os diferentes tipos de ferramentas de automação de escritório têm uma ampla variedade de aplicações. Por exemplo:
- Tarefas de atendimento ao público, como controle de acesso, gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e funções de atendimento ao cliente.
- Automação administrativa, apoiando processos como gestão de instalações, gestão de inventário, faturamento e folha de pagamento.
- Funções de RH, como acompanhamento de candidatos, integração e treinamento
Algumas das muitas vantagens da tecnologia de automação de escritório incluem maior eficiência dos processos e produtividade por meio de:
- Maior precisão devido à redução do erro humano
- Otimização do fluxo de trabalho para que todos os seus processos funcionem como um relógio.
- Menos tempo perdido — as máquinas não fazem pausas para almoço nem perdem o foco.
- Reduza os custos operacionais, resultando em lucros mais elevados.
- Maior satisfação dos funcionários e dos clientes
E isso é apenas o começo.
O que você deve procurar em um software de automação de escritório?
Ao implementar um software de automação de escritório, você provavelmente precisará fazer algumas reengenharias nos processos de negócios. Para minimizar isso, escolha o sistema de automação de escritório que mais se aproxima das suas necessidades.
Por exemplo, qual destes você precisa?
- Software de mapeamento de processos para planejar seus processos de negócios
- Um sistema de gerenciamento de dados que simplifica a entrada e a troca de dados.
- Software de gerenciamento de fluxo de trabalho para otimizar seus fluxos de trabalho no escritório e reduzir gargalos.
- Software de gerenciamento de tarefas para manter os membros da sua equipe no caminho certo, facilitando o gerenciamento de projetos.
- Ferramentas que ajudam você a delegar tarefas e acompanhar de perto o progresso, sem microgerenciar.
- Canais de comunicação que ajudam sua equipe a colaborar e compartilhar informações
- Software de automação de marketing para manter os clientes avançando pelo seu funil de vendas
- Implementação com baixo código, para que você não precise de uma equipe de TI para começar.
- Armazenamento seguro de dados para que todas as informações dos seus clientes e da sua empresa fiquem protegidas.
- Relatórios detalhados que mostram o que está funcionando e o que não está.
A melhor solução de software de automação de escritório oferecerá a combinação certa de ferramentas. Você ainda precisará realizar análises regulares do fluxo de trabalho para verificar se todas as operações do seu escritório estão em dia, mas se você estiver começando com uma base sólida e automatizada, já estará um passo à frente.
Os 10 melhores softwares de automação de escritório para usar
Agora que você sabe o que é possível fazer com uma solução de automação de fluxo de trabalho, prepare-se para conferir algumas das melhores opções disponíveis atualmente.
1. ClickUp
O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos completa que ajuda você a manter o controle de todos os aspectos do seu negócio. Com forte foco na melhoria da eficiência e produtividade, este software de automação de escritório foi projetado para otimizar seu fluxo de trabalho de todas as maneiras possíveis.
Escolha entre mais de 100 automações ClickUp pré-configuradas — ou personalize-as — para lidar com as tarefas rotineiras de gerenciamento de escritório. Por exemplo, crie rapidamente novas tarefas e atribua-as automaticamente aos membros certos da equipe, com comentários anexados.
As tarefas recorrentes serão repetidas automaticamente, sem que você precise fazer nada. Ou configure gatilhos ou condições para acionar ações, como alterar status, prazos ou prioridades, ou reatribuir tarefas conforme necessário.
Aproveite a ampla variedade de modelos disponíveis para todas as necessidades comerciais, desde o modelo de gerenciamento de espaço de escritório do ClickUp até o modelo de integração de funcionários do ClickUp ou o modelo de help desk do ClickUp.
Fique de olho em absolutamente tudo usando os painéis do ClickUp. Você pode personalizá-los para mostrar as métricas em tempo real e os insights detalhados de que precisa para tomar boas decisões.
Principais recursos do ClickUp:
- Comece agora mesmo com esta solução de automação de escritório sem código.
- Use o ClickUp Mindmaps ou o ClickUp Whiteboard para projetar seus fluxos de trabalho antes de automatizá-los.
- Automatize notificações de lembretes para que todos saibam o que fazer e quando fazer.
- Aproveite as ferramentas de IA integradas do ClickUp para simplificar processos como escrever e editar textos, resumir notas de reuniões e formatar conteúdo para você.
- Reúna tudo em um fluxo de trabalho compartilhado por meio de integrações com uma série de aplicativos de terceiros, incluindo Outlook, Trello, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot e muitos outros.
- Use ferramentas integradas de melhoria de processos, como documentação de processos, fluxos de trabalho visuais e relatórios detalhados para ajustar continuamente todos os elementos do seu negócio.
Limitações do ClickUp:
- Embora o ClickUp seja extremamente fácil de usar, há tantas opções que pode levar algum tempo para compreender todas elas.
- O aplicativo móvel ainda não está totalmente à altura da versão para desktop, mas está chegando lá.
Preços do ClickUp:
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 7/mês por usuário
- Negócios: US$ 12/mês por usuário
- Empresas: Entre em contato para obter informações sobre preços
- O ClickUp AI está disponível para compra em todos os planos pagos ao preço de US$ 7 por membro do espaço de trabalho e convidado interno por mês.
Avaliações e comentários sobre o ClickUp:
- G2: 4,7/5 (mais de 8.900 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 3.800 avaliações)
2. BetterCloud
O BetterCloud é um software de automação de escritório sem código que gerencia ambientes online e os protege contra vulnerabilidades de segurança. Ele foi projetado para melhorar a produtividade e a eficiência das equipes de TI, usando automação para otimizar as operações diárias.
Use os fluxos de trabalho pré-configurados para automatizar tarefas típicas de TI, como integração de usuários e gerenciamento de licenças. Isso economiza tempo e melhora a precisão, pois há menos intervenção manual. ✅
As ferramentas de avaliação e relatórios oferecem informações sobre como a plataforma baseada em nuvem é usada e sinalizam possíveis ameaças à segurança para que sejam tomadas medidas adicionais.
Melhores recursos do BetterCloud:
- Economize dinheiro consolidando automaticamente redundâncias, como o excesso de licenças.
- Automatize os processos do ciclo de vida do usuário, integrando e desligando-os nos momentos certos.
- Mantenha os dados da empresa seguros e em conformidade com recursos automáticos de verificação, backup e recuperação de arquivos.
- Integre-se a mais de 70 aplicativos SaaS, como Google Workspace, Salesforce, Asana e ClickUp.
Limitações do BetterCloud:
- Há uma curva de aprendizado inicial para se familiarizar com a plataforma BetterCloud.
- Alguns usuários acham que os fluxos de trabalho poderiam ser mais personalizáveis de acordo com suas necessidades específicas.
Preços do BetterCloud:
- Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o BetterCloud:
- G2: 4,4/5 (mais de 340 avaliações)
- Capterra: 4/5 (27 avaliações)
3. Workable
O Workable é uma ferramenta de automação de escritório voltada para recrutadores. Ele automatiza o processo de recrutamento de novos funcionários, integração e gerenciamento, economizando tempo e reduzindo custos.
Use as ferramentas de arrastar e soltar da Workable para criar rapidamente uma página de carreiras e atrair candidatos de alta qualidade. Em seguida, use os modelos de descrição de cargo pré-criados para criar descrições de funções. As ferramentas de IA criam sua lista de candidatos pesquisando online por candidatos passivos que possam estar interessados em novas funções, bem como por candidatos que se inscreveram anteriormente.
Automatize o agendamento de entrevistas e avalie os candidatos reunindo feedback da equipe de contratação por meio da plataforma, facilitando a identificação da pessoa certa para o cargo.
Melhores recursos do Workable:
- Publique vagas de emprego de forma rápida e fácil em mais de 200 sites, além de seus canais de mídia social.
- Reúna perfis e detalhes de contato dos candidatos em sites de mídia social como LinkedIn e Twitter.
- Preencha automaticamente os perfis dos candidatos usando a análise de currículos.
- Use testes de avaliação automatizados para verificar se os candidatos são qualificados para a função.
- Peça aos novos funcionários que assinem documentos eletronicamente e, em seguida, armazene-os com segurança no sistema.
Limitações exequíveis:
- Você precisa pagar a mais por recursos premium, como avaliações, envio de mensagens de texto pela plataforma e entrevistas em vídeo.
- Às vezes, os dados dos candidatos não são transferidos facilmente de outros aplicativos e precisam ser inseridos manualmente.
Preços acessíveis:
- Starter: US$ 149/mês para até 50 funcionários
- Padrão: a partir de US$ 299/mês para até 20 funcionários
- Premier: a partir de US$ 599/mês para até 20 funcionários
Avaliações e comentários do Workable:
- G2: 4,6/5 (mais de 400 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 430 avaliações)
4. Brevo
Este software de automação de escritório é uma plataforma de CRM que simplifica o ciclo de vendas e ajuda a mover os clientes pelo seu funil. Escolha entre a plataforma de marketing, a plataforma de vendas, a ferramenta de e-mail transacional e a ferramenta de conversas — ou obtenha todas elas juntas no BrevoPlus.
Configure mensagens automáticas que serão enviadas no momento certo. Por exemplo, um e-mail de boas-vindas após o registro, um lembrete quando um cliente abandonar o carrinho ou um contato quando você não o vê há algum tempo.
Automatize a segmentação para identificar os interesses, o comportamento e outras qualidades dos clientes, para que você possa personalizar o conteúdo e construir melhores relacionamentos. Em seguida, use o histórico de compras do cliente para recomendar vendas cruzadas e vendas adicionais para aumentar seus lucros.
Melhores recursos do Brevo:
- Configure campanhas de marketing por e-mail, SMS, WhatsApp ou chat.
- Envie até 300 e-mails por dia com o plano gratuito.
- Se você não quiser assinar um plano mensal, compre créditos pré-pagos para enviar e-mails, SMS e mensagens do WhatsApp através do plano pré-pago.
- Use a pontuação de leads para identificar seus melhores leads, para que você possa se concentrar em fechar a venda.
- Integre com mais de 150 outras ferramentas digitais, como Salesforce, Zendesk, Zapier, Shopify e WooCommerce.
Limitações do Brevo:
- O Brevo é bom para marketing por e-mail e mensagens, mas não oferece marketing através das redes sociais.
- Os modelos integrados são um pouco limitados e alguns não são tão atraentes quanto poderiam ser.
Preços do Brevo:
- Gratuito: Gratuito
- Inicial: a partir de US$ 25/mês por caixa de entrada compartilhada
- Negócios: a partir de US$ 65/mês por caixa de entrada compartilhada
- BrevoPlus: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o Brevo:
- G2: 4,5/5 (mais de 600 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 1.700 avaliações)
5. Xero
O Xero é um software de contabilidade que ajuda você a lidar com tudo, desde a criação automática de faturas e o reembolso de despesas até o pagamento de contas, o gerenciamento do seu fluxo de caixa e a geração de relatórios. Ele sincroniza com o seu banco, para que todas as suas informações financeiras sejam reconciliadas e facilmente acessíveis em um piscar de olhos.
O software de acompanhamento de projetos ajuda você a ver exatamente em que ponto você está em um trabalho, desde a cotação até o recebimento do pagamento. Você também pode pagar sua equipe, armazenar registros de pagamento e gerar relatórios de folha de pagamento.
Esta ferramenta de automação de escritório foi projetada principalmente para pessoas físicas e pequenas empresas, mas oferece um pacote premium para empresas maiores.
Melhores recursos do Xero:
- Aceite pagamentos de seus clientes com cartão de débito ou crédito, diretamente da fatura deles.
- Importe com segurança as transações diárias da sua conta bancária para o seu sistema Xero.
- Use o aplicativo Xero baseado em nuvem para verificar seus números, mesmo quando estiver em trânsito.
- Convide sua equipe financeira (ou um amigo prestativo e experiente em finanças) para colaborar com você em tempo real quando estiver trabalhando em suas contas.
Limitações do Xero:
- As pequenas empresas podem considerar até mesmo o pacote Xero Starter um pouco caro para o seu orçamento.
- Como ele é baseado na nuvem, você precisa de uma conexão de internet confiável para acessá-lo, o que pode ser um problema para empresas em locais mais remotos.
Preços do Xero:
- Starter: US$ 25/mês
- Padrão: US$ 40/mês
- Premium: US$ 54/mês
Avaliações e comentários sobre o Xero:
- G2: 4,3/5 (mais de 580 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 2.700 avaliações)
6. e-Procure
O e-Procure foi projetado para otimizar e automatizar as compras e vendas de empresas B2B. Construído em uma rede blockchain segura, este software de automação de escritório conecta compradores e fornecedores em todo o mundo e os ajuda a fazer negócios.
Os vendedores podem criar um catálogo inteligente de produtos ou serviços no sistema, ou gerar e enviar cotações, propostas ou orçamentos. Os compradores podem encontrar novos fornecedores em todo o mundo e, em seguida, gerenciar o processo de aquisição por meio da plataforma. Quando o negócio é fechado, o processo de pagamento é seguro e rigorosamente controlado.
Melhores recursos do e-Procure:
- Comunique-se por meio da plataforma, negocie e gerencie contratos, e pague ou receba pagamentos.
- Realize ou participe de leilões eletrônicos ao vivo na plataforma e-Procure.
- Gere relatórios para analisar e obter informações sobre suas vendas B2B.
- Contrate especialistas confiáveis em diferentes categorias de negócios e compras quando precisar de orientação.
Limitações do e-Procure:
- Pode levar algum tempo para processar todas as etapas de uma transação e navegar pelas várias aprovações necessárias.
- A empresa ainda não tem avaliações suficientes para julgar sua eficácia.
Preços do e-Procure:
- Gratuito
Avaliações e comentários sobre o e-Procure:
- G2: 4,8/5 (2 avaliações)
- Capterra: 5/5 (1 avaliação)
7. Coupa
Esta ferramenta de automação de escritório ajuda você a gerenciar os gastos da sua empresa, economizar dinheiro e reduzir riscos. Seu objetivo é tornar as organizações de médio a grande porte mais sustentáveis e lucrativas, para que estejam bem posicionadas para crescer.
A Coupa trabalha com vários parceiros credenciados para oferecer aos seus clientes serviços que otimizam os gastos empresariais, como soluções tecnológicas, sistemas de pagamento ou serviços de consultoria de gestão.
Melhores recursos do Coupa:
- Integre seu planejamento de recursos empresariais com o Coupa para automatizar processos manuais e melhorar seu controle financeiro.
- Peça aos seus fornecedores que utilizem faturas eletrônicas, pague-os automaticamente e envie as faturas para a conta de despesas correta, reduzindo o tempo gasto no processamento de faturas.
- Elimine pagamentos duplicados ou fraudulentos de faturas com o Spend Guard.
- Otimize suas compras e acompanhe-as em tempo real para aumentar seus gastos pré-aprovados.
Limitações do Coupa:
- As integrações nem sempre ocorrem tão bem quanto deveriam, e qualquer problema pode demorar um pouco para ser resolvido.
- Alguns usuários, especialmente pequenas empresas, consideram os preços da Coupa um pouco altos para o seu orçamento.
Preços da Coupa:
- Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre a Coupa:
- G2: 4,2/5 (mais de 350 avaliações)
- Capterra: 4,2/5 (mais de 80 avaliações)
8. UiPath
A UiPath utiliza automação robótica de processos e inteligência artificial para automatizar processos e fornecer informações sobre todas as áreas do seu negócio.
Crie aplicativos de baixo código ou automações simplesmente gravando suas ações na tela e reproduzindo-as. Use robôs para extrair dados de todos os tipos de documentos e processá-los, de modo que você só precise validá-los ou lidar com exceções, economizando tempo e dinheiro e reduzindo erros.
Veja tudo em um só lugar para que você possa monitorar e gerenciar, e então melhorar os processos onde for necessário.
Principais recursos do UiPath:
- Aproveite mais de 25 modelos de aprendizado de máquina pré-construídos para diferentes casos de uso.
- Treine seus robôs para notificá-lo através do Centro de Ações quando precisarem de intervenção humana.
- Use o UiPath com seus documentos e planilhas do Microsoft Office, Gmail e Gerenciador de Arquivos.
- Integre com SAP e Citrix para obter maior produtividade em toda a sua empresa.
Limitações do UiPath:
- Alguns usuários gostariam de ver mais opções de integração com terceiros para este software de automação de escritório.
- A automação baseada em imagens poderia ser melhorada.
Preços da UiPath:
- Gratuito: Gratuito
- Prós: A partir de US$ 420/mês
- Empresas: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o UiPath:
- G2: 4,6/5 (18 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 700 avaliações)
9. Envoy
O Envoy é uma solução para o local de trabalho que ajuda a otimizar espaços de trabalho híbridos e gerenciar visitantes.
Essa ferramenta de automação de escritório permite que os funcionários híbridos reservem a mesa que desejam para o tipo de trabalho que planejam realizar naquele dia, dependendo se seu objetivo principal é se concentrar ou colaborar. Eles também podem reservar salas de reunião e receber um lembrete antes do início da reunião.
Faça uma triagem dos visitantes antes que eles cheguem e peça que eles façam o check-in digitalmente, concordando com quaisquer acordos de confidencialidade ou renúncias no processo. O sistema imprime um crachá de visitante e os funcionários anfitriões são automaticamente notificados para que possam acompanhar seus convidados.
Principais recursos do Envoy:
- Gerencie as reservas de mesas e salas para sua equipe, proporcionando uma visão clara do uso do espaço.
- Defina critérios de entrada para manter seu pessoal e seu capital intelectual seguros.
- Acompanhe o correio e as entregas com um registo claro e uma distribuição segura.
- Descubra quem está no prédio a qualquer momento com análises e relatórios detalhados.
Limitações do Envoy:
- Alguns visitantes podem não se sentir confortáveis com o processo de check-in digital.
- O ideal é investir em um dispositivo como um iPad para a recepção — um smartphone é um pouco pequeno demais.
Preços do Envoy:
- Padrão: US$ 3/mês por usuário
- Premium: US$ 5/mês por usuário
Avaliações e comentários sobre o Envoy:
- G2: 4,6/5 (mais de 490 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (mais de 400 avaliações)
10. Zapier
O Zapier é conhecido por automatizar conexões com aplicativos de terceiros e otimizar fluxos de trabalho.
Automatize tarefas manuais repetitivas conectando dois ou mais aplicativos e especificando gatilhos e as ações consequentes, por exemplo, atualizar os dados de contato de um cliente no seu CRM quando ele preencher um formulário de alteração de dados ou enviar um e-mail de boas-vindas quando ele se registrar no seu site.
Cuide das tarefas administrativas rotineiras dos projetos e envie atualizações sobre tarefas e projetos. Colabore entre equipes — por exemplo, entre vendas e marketing, ou entre o suporte técnico e o departamento de TI — com transferências automatizadas. E, então, dimensione tudo à medida que sua empresa cresce.
Melhores recursos do Zapier:
- Use a ferramenta de arrastar e soltar para criar seu fluxo de trabalho automatizado.
- Escolha entre milhares de serviços web para conectar aqueles de que você precisa em diferentes plataformas.
- Armazene seus dados em tabelas criadas para automação e consolide atualizações de qualquer um dos aplicativos conectados.
- Incentive a colaboração e controle quem tem acesso a quê com uma variedade de opções de compartilhamento e autorização.
Limitações do Zapier:
- Se houver problemas com os aplicativos de terceiros que você está conectando, o sistema poderá ficar temporariamente indisponível.
- A versão gratuita limita você a apenas 100 tarefas por mês com automações de etapa única, o que pode não ser suficiente para empresas maiores.
Preços do Zapier:
- Gratuito: Gratuito
- Starter: US$ 19,99/mês por usuário
- Profissional: US$ 49/mês por usuário
- Equipe: US$ 69/mês para usuários ilimitados
- Empresa: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários sobre o Zapier:
- G2: 4,5/5 (mais de 1.100 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 2.700 avaliações)
Economize tempo e dinheiro com o melhor software de automação de escritório
As ferramentas de automação de escritório gerenciam tarefas repetitivas e demoradas para você, simplificando seus fluxos de trabalho e liberando você para tarefas mais importantes. Elas minimizam erros humanos, melhoram a eficiência e a produtividade e ajudam a deixar seus clientes e sua equipe satisfeitos, o que aumenta seus lucros.
O melhor software de automação de escritório para sua empresa oferecerá as ferramentas necessárias para conectar os pontos entre os processos específicos da sua empresa. Ele também fornecerá insights para ajudá-lo a fazer os ajustes necessários.
Embora existam muitas soluções de automação de escritório disponíveis, uma das melhores é o ClickUp. O ClickUp é uma solução completa que ajuda você a gerenciar melhor todos os aspectos do seu negócio, simplificando e otimizando todos os seus processos de escritório. ✨
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo!