긴급한 것과 중요한 것: 차이점은 무엇인가요?

약 6세나 8세경에 우리는 '시간'이라는 개념을 인식하게 됩니다 .

우리는 초, 분, 시간, 그리고 시간이 흐르는 것을 인식하는 방식을 이해하기 시작합니다.

그 후不久, 우리는 습관을 기르기 시작하고 시간을 어떻게 사용할지 결정하게 됩니다.

우리의 발달 단계에서는 다른 사람들이 보통 우리가 시간을 어떻게 보내야 할지 지시합니다. 그러나 전문직으로 성장하면서 우리는 점점 더 시간에 대한 자율성을 얻게 됩니다.

우리는 시간을 보내는 데 필요한 개인적인 시스템을 개발합니다. 때로는 성공하기도 하고, 때로는 실패하기도 합니다.

그리고 우리 각자는 결정해야 합니다: 내 시간을 가장 효과적으로 사용할 수 있는 방법은 무엇인가?

이 결정 과정에서, 우리는 중요하지 않은 작업을 중요하다고 생각하도록 속을 수 있습니다. 또는 작업 목록에서 가장 중요한 항목이 가장 어렵기 때문에 그 작업을 미루게 될 수도 있습니다.

그리고 우리는 급한 것과 중요한 것을 혼동합니다.

이는 우리의 우선순위와 할 일 목록을 바꿀 수 있는 중요한 차이점입니다.

다음으로 진행하기 전에, 다음 용어를 다음과 같이 정의하겠습니다:

즉각적인 주의가 필요한 항목.

장기적인 목표 및 전략에 영향을 미치는 항목

해야 할 일과 하고 싶은 일을 생각하기 위한 한 가지 방법은, 작업을 시간 관리 매트릭스( Eisenhower Matrix라고도 함)에 배치하는 것입니다.

전 미국 대통령 이름을 따서 명명된 이 방법은 스티븐 코비 (Stephen Covey)가 7 Habits of Highly Effective People에서 널리 알렸습니다 .

다음은 일과 관련된 몇 가지 예시를 포함한 사분면도입니다.

긴급

긴급하지 않습니다

중요

중요하지 않음

1사분면: 긴급하고 중요한

즉시 수행해야 하는 작업으로, 그렇지 않으면 곧 부정적인 결과가 발생할 수 있습니다. 마감일 전에 수행해야 하는 즉각적인 검토 및 변경 사항일 수 있으며, 다른 시간에 민감한 영향이 있을 수 있습니다.

이러한 고부가가치 활동은 회사에 이익을 가져다줄 것이며, 또한 즉시 완료되어야 합니다.

사분면 1 긴급하고 중요한 예시:

외상 외과 의사나 영웅적인 일을 하는 사람이 아니라면, 이곳은 대부분의 일을 해야 할 곳이 아닙니다.

2사분면: 긴급하지는 않지만 중요합니다

일을 우선순위로 정하기 위한 최적의 방법입니다.

가장 생산적인 일이 이곳에서 이루어질 수 있습니다. 이것이 바로 여러분이 구축하고 있는 것입니다. 이러한 프로젝트, 작업 및 기타 실행 항목은 장기적인 목표를 달성하는 데 도움이 되는 벽돌과 같은 역할을 합니다.

이것들은 당장 시급한 것은 아니지만, 목표를 달성하기 위해 성공을 쌓아가는 데 도움이 됩니다.

때로는 이러한 작업에 귀하의 책임이 아니거나 애초에 발생하지 말았어야 할 문제를 해결하는 것이 포함될 수도 있습니다.

사분면 2 중요하지만 긴급하지 않은 예시:

이것이 여러분의 일상 업무의 대부분이 되어야 할 모습입니다.

만약 당신이 긴급 사항으로 인해 1번과 3번 구역에 너무 많은 시간을 소비하고 있다면, 전략을 재검토하거나 우선순위를 재조정해야 하며, 또는 도움을 받을 수 있는 추가 자원을 찾아야 합니다.

제3사분면: 긴급하지만 중요하지 않음

이것은 가장 위험한 사분면입니다.

이곳은 많은 사람들이 원치 않지만 살아가고 숨 쉬는 곳입니다.

다른 사람들은 자신이 무엇을 하고 있는지 깨닫지 못한 채 우리의 시간을 쉽게 요구할 수 있습니다.

그들의 문제는 반드시 귀하의 긴급한 문제가 아닐 수도 있습니다. 그들이 비즈니스를 발전시키지 못하는 문제에 대해 빠른 해결책이나 대응을 찾고 있다면, 명확한 의사소통이 매우 중요합니다.

ClickUp 과 같은 생산성 플랫폼이 이 문제를 해결합니다.

사용자는 작업에 대해 서로 다른 우선순위 수준을 설정하고, 담당자가 범위를 파악할 수 있도록 시간 추정치를 제공하며, 알림 알림을 보내고, 전체 팀에 중요한 정보를 전달할 수 있습니다. 이를 통해 업무와 기대치를 일치시키고 팀의 효율성을 높일 수 있습니다.

하지만 주의해야 합니다. 휴대폰과 커뮤니케이션 도구는 매 순간 우리의 주의를 산만하게 하기 위해 만들어졌습니다. 알림 과부하는 실제 문제입니다.

소셜 미디어 앱의 푸시 알림은 우리에게 긴급한 일이 발생한 것처럼 생각하게 하지만, 실제로는 그렇지 않습니다. 특히 친구가 휴가에서 즐겁게 보내는 모습을 보여주는 알림이라면 더욱 그렇습니다.

흥미롭지 않나요?

아마도. 급해요? 절대 아니에요.

4분면: 중요하지 않음, 긴급하지 않음

또한 '미루기 사분면'이라고도 불립니다.

중요하지도 않고 긴급하지도 않지만, 자신도 모르게 하고 있는 일들입니다. 기본적으로, 일해야 할 때 하고 있는 일들입니다.

이 말은 결코 휴식이나 여가, 휴식을 절대 하지 말라는 뜻은 아닙니다. 하지만 때로는 좋은 것들이 최고의 것으로 승화될 수 있습니다. 그리고 당신은 이러한 것들이 당신에게 그런 것이 되길 원하지 않을 것입니다.

다음과 같은 것들이 포함될 수 있습니다:

오늘날 시장에는 집중력을 유지하는 데 도움이 되는 훌륭한 생산성 앱이 많이 있습니다. 제가 즐겨찾기 목록에 추가한 앱 중 하나는 Forest입니다. 생산적으로 시간을 보내고 휴대폰을 만지지 않는 시간마다 나무가 자랍니다.

숲을 조성하고 진행 상황을 친구들과 공유할 수도 있습니다. 휴대폰에서 눈을 떼게 하는 게임입니다.

긴급한 것과 중요한 것의 차이점 인식

이메일 받은 편지함에 또 다른 알림이 도착했습니다.

전화기가 계속 울리고 있습니다.

그리고 그게 무슨 뜻인지 아시겠죠? 결정의 순간이 왔습니다.

예, 각 이메일은 다음 몇 분, 다음 시간, 하루 전체, 심지어 일주일 전체를 결정짓는 중요한 요소가 될 수 있습니다.

이메일을 열기로 결정한 경우(지정된 시간을 기다리는 것이 좋습니다!), 결정을 내려야 합니다.

이 요청/요구는 아이젠하워 매트릭스에서 어디에 해당될까요? 이 작업과 관련된 긴급성과 중요성은 무엇일까요?

소셜 미디어와 뉴스 주기는 모든 긴급한 항목이 시급하고 즉각적인 주의가 필요하다고 생각하게 만듭니다.

우리는 잡음을 필터링하여 진정한 신호를 찾아야 합니다.

긴급한 작업은 반응을 일으킵니다.

우리는 즉시 일을 시작하고 답을 생각하고 싶습니다. 물론, 일부 위치는 다른 위치보다 더 긴급한 의사 결정이 필요한 경우도 있습니다 (긴급 전화 운영자 여러분, 안녕하세요!). 하지만 올바른 프로세스가 없다면, 우리는 불안해하고 우리의 능력을 최대한 발휘하지 못할 것입니다.

답을 서두르다 보면 잘못된 결정을 내릴 수 있으며, 이는 향후 생산성에 부정적인 영향을 미쳐 업무량에 더 많은 문제를 추가할 수 있습니다.

중요한 작업은 전략 수립에 필요한 시간을 확보해줍니다. 이 프로젝트와 작업은 완료해야 할 작업이며, 기여를 기대하는 작업입니다. 신제품 사양, 새로운 비즈니스 플랜 제안, 영업 팀의 다음 분기 재무 목표 수립 등입니다.

중요한 작업은 주의가 필요한 의도적인 작업 항목입니다. 이러한 추가적인 주의를 기울이면 실수의 수가 제한될 것입니다.

키 결정이 즉시 내려져야 할 때 작업이 긴급하고 중요할 수 있습니다. 그러나 긴급한 작업이 반드시 중요한 것은 아닙니다.

영업 팀에서 보낸 최신 이메일이 당신의 주의를 절실히 요구하고 있습니다. 그들은 이 일이 긴급한 것처럼 보이지만, 당신에게는 중요하지 않습니다. 이 작업은 위임해야 할 작업입니다.

다른 작업이 긴급하게 처리되어야 합니다. 예를 들어, 동료가 당장 도움이 필요하다고 불평을 하는 경우입니다. 아마도 그 동료는 스스로 해결할 수 있을 것입니다. 그 동료의 긴급하고 중요한 작업이 당신에게도 긴급한 일은 아닐 수도 있습니다.

모든 작업이 긴급하고 중요하다고 가정하는 문제점은 전략적으로 일을 생각할 충분한 시간이 없다는 것입니다.

영업 전략을 수립하는 것이 중요합니다. 그 뒤에는 약간의 긴박함도 있을 수 있습니다. 하지만 며칠 또는 몇 주 동안 신중하게 플랜을 수립하면 뒷부분에서 실수가 줄어들 것입니다. 모든 중요한 작업은 즉시 완료될 수 없습니다. 너무 중요하기 때문에 추가적인 주의가 필요하기 때문입니다.

하지만 급한 일은 우리에게 중요함을 느끼게 합니다. 바쁨은 전략적 관심의 부족을 가릴 수 있습니다. 조직의 심각한 문제들이 바쁨 때문에 발견되지 않을 수 있습니다.

중요한 전략적 변화를 고민할 시간이 없었기 때문에, 아직 발견되지 않은 잠재적 기회를 놓치고 있을 수 있습니다.

블록버스터나 보더스 같은 회사를 생각해 보세요.

그들은 거대한 기업들이었습니다–영화를 대여하고 책을 판매하는 곳이었죠. 그들은 변화의 흐름을 놓쳤습니다.

이것이 중요한 작업을 놓친 탓이라고만 할 수 있을까요?

물론 아닙니다. 하지만 전략적 업무에 소요되는 시간이 항상 가장 "긴급한" 업무는 아닐 수 있는 이유를 이해하실 수 있을 것입니다

각 사분면에 어떤 작업을 배치할까요?

무엇을 어디에 배치할지 어떻게 결정합니까?

이것은 매우 간단하며 사분면과 잘 어울립니다. 다음이 도움이 될 것입니다:

아이젠하워 / 시간 관리 매트릭스에서 시간을 우선순위로 정할 수 있는 방법은 무엇일까요?

모든 작업이 동일한 중요도를 가진 것은 아닙니다. 그리고 귀하가 긴급/중요하다고 생각하는 작업이 다른 사람에게는 중요하지만 긴급하지 않다고 생각될 수도 있습니다.

그러나 이러한 다양한 유형의 작업에 대해 구체적으로 시간을 계획해야 합니다. 계획이 완료되고 일정이 정해지면 각 작업에 적합한 에너지와 마음가짐으로 임할 수 있습니다.

할 일 목록에 있는 다음 일을 하는 대신, 매일 또는 매주 긴급하고 중요한 일, 그리고 중요하지만 긴급하지 않은 일을 할 시간을 따로 마련하세요.

이를 위해서는 규율이 필요합니다. 예를 들어, 아침에는 가장 중요하고 긴급한 작업으로 가득 차 있을 수 있습니다. 그런 다음 몇 분 동안 다른 긴급하지만 중요하지 않은 작업을 위임할 수 있습니다.

오후나 밤 늦게, 모든 것이 안정된 후에는 중요하지만 급하지 않은, 보다 전략적인 일에 집중할 수 있습니다.

그러면 긴급하지도 중요하지도 않은 작업이 남게 됩니다. 이 작업은 소셜 미디어 확인부터 내년 휴가 플랜을 구상하는 것까지 모든 범위를 포함합니다. 결국에는 긴급하거나 중요한 작업으로 분류될 수도 있습니다.

또 다른 중요한 고려 사항: 이 작업을 2분 이내에 완료할 수 있습니까?

이 규칙은 David Allen의 Get Things Done 방법론에서 유래되었습니다.

그는 2분 이내에 작업을 처리할 수 있다면 직접 할 수 있다고 말합니다. 그렇지 않으면 위임하거나 나중에 검토하세요.

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ClickUp이 업무의 우선 순위를 정하는 데 어떻게 도움이 될 수 있는지

ClickUp은 업무에 접근하는 방식을 근본적으로 바꿀 수 있는 생산성 플랫폼입니다.

폴더와 목록으로 프로젝트를 정리한 다음, 팀원에게 할당하여 함께 작업하거나 자신에게 할당할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 자신뿐만 아니라 전체 팀원에게도 긴급한 일과 중요한 일의 차이를 판단하는 데 도움이 됩니다.

결론: 긴급한 것과 중요한 것의 차이는 당신의 시간에 영향을 미칩니다

긴급한 것과 중요한 것의 차이를 고민하는 것은 시간 활용을 통해 달성하는 결과에 광범위한 영향을 미칠 수 있습니다. 이러한 일반적인 시간 관리 전략은 더 집중할 수 있도록 도와줍니다.

이 팁을 기억하면 긴급하고 중요한 문제를 해결할 준비가 될 것입니다. ClickUp에서 일의 우선 순위를 정할 수 있도록 도와주는 추가 리소스는 다음과 같습니다.