Gitnux의 연구에 따르면, 미국 직원의 84.44%가 자주 주의가 산만해집니다. 특히 워크플로우를 방해하는 주요 원인은 디지털 알림뿐만 아니라 부실하게 진행되는 회의입니다.
회의가 비효율적일 경우, 단순히 시간을 낭비하는 것뿐만 아니라 회의 회복 증후군(MRS)이라는 현상을 야기합니다. 이 증후군은 혁신과 창의력을 저해하고 직원의 소진과 스트레스를 증가시켜 팀의 성공에 중대한 영향을 미칩니다.
이 기사에서는 MRS의 정의와 과학적 근거를 설명하고, 이 증후군의 영향을 최소화하기 위한 최고의 전략과 도구를 소개하며, ClickUp이 팀의 회의 처리 방식을 어떻게 변화시키는지 설명합니다.
시작해 보겠습니다.
회의 회복 증후군이란 무엇일까요?
회의 회복 증후군(MRS)은 직원들이 회의에 참석한 후, 특히 회의가 비생산적이거나 스트레스가 많거나 지나치게 길었던 경우 피로와 생산성 저하를 경험하는 현상을 말합니다.
3명 중 2명은 너무 많은 회의로 인해 업무에 필요한 시간과 에너지를 확보하기 위해 고군분투하고 있습니다. 2020년 2월 업무 환경이 변화한 이후, 평균적인 직원의 팀 회의 및 전화 회의 참여 횟수는 주당 3배로 증가했습니다. 이러한 증가로 인해 혁신을 위한 기회나 새로운 비즈니스 아이디어를 브레인스토밍할 시간이 거의 없어졌습니다.
대면, 원격, 또는 하이브리드 회의에 상관없이 MRS는 개인과 회의의 성격에 따라 다양한 기간 동안 지속될 수 있습니다. 이는 회의 후 필수 작업에 다시 집중하는 능력을 크게 저해하여 직원의 업무 참여도와 업무 성과에 직접적인 영향을 미칩니다.
그러나 회의는 우리 몸에 해부학적으로 어떤 영향을 미칠까요? 다음 섹션에서 알아 보겠습니다.
이처럼 지친 회의가 진행되는 동안과 그 이후에 우리의 뇌에서는 정확히 어떤 일이 일어나는 것일까요? 다음 섹션에서는 회의가 해부학 및 심리학적으로 미치는 영향을 살펴보고, 회의가 MRS로 이어지는 원인과 이러한 영향을 완화하기 위해 할 수 있는 방법을 소개합니다.
회의 회복 증후군의 과학적 근거
회의는 종종 집중력, 멀티태스킹, 사회적 상호 작용을 요구하기 때문에, 계획 및 의사 결정과 같은 실행 기능을 담당하는 뇌의 전두엽 피질에 많은 부담을 줍니다.
이 부위에 과부하가 걸리면 인지 피로가 발생하여 회의가 끝난 후 집중력 저하 및 비판적 사고력 저하로 나타납니다.
신경학 연구에 따르면, 지속적인 인지 활동은 수면을 촉진하고 정신적 피로를 억제하며 정신적 피로감을 유발하는 신경 화학 물질 인 아데노신의 축적을 유발한다고 합니다.
스트레스가 많은 회의는 시상 하부-뇌하수체-부신 (HPA) 축을 활성화하여 코르티솔 및 기타 스트레스 호르몬을 분비합니다. 이는 회의와 같이 생명에 위협이 되지 않는 이벤트에 의해 자주 트리거될 경우 해롭습니다.
따라서 직원들이 적절한 휴식 시간 없이 연속으로 회의에 참석하면 스트레스 반응이 만성적으로 활성화되어 불안, 우울증, 면역력 저하와 같은 장기적인 건강에 영향을 미치게 됩니다.
회의에 대한 이러한 생리적, 심리적 반응을 이해하면 정신 건강을 유지하고 생산성을 높이기 위해 회의 일정을 구성하는 데 설득력 있는 근거를 얻을 수 있습니다. 심리학 연구는 비생산적인 회의 후 뇌가 인지 자원을 회복하고 복구할 수 있도록 휴식 시간을 갖는 것이 중요하다고 강조합니다.
회의 회복 증후군과 Zoom 피로감의 차이점
MRS와 Zoom 피로는 회의 참석과 관련된 스트레스와 피로를 의미하지만, 회의 경험의 서로 다른 측면에 초점을 두고 있습니다.
회의 회복 증후군(MRS): MRS는 형식(대면 또는 가상)에 관계없이 회의로 인한 인지적, 정서적 부담과 관련이 있습니다. 이는 비생산적인 콘텐츠, 부적절한 상호 작용, 회의가 개인의 업무에 미치는 전반적인 영향과 같은 요인에 의해 발생합니다.
Zoom 피로: 이 용어는 Zoom, Microsoft Teams, Google Meet과 같은 디지털 커뮤니케이션 플랫폼을 과도하게 사용함으로써 발생하는 피로를 명확하게 묘사합니다. 이는 다음과 같은 가상 상호 작용이 야기하는 고유한 문제에서 기인합니다.
- 휴식 없이 장기간 화면을 응시하여 발생하는 눈의 피로
- 영상 통화에서 계속 참여하고 가시성을 유지해야 하는 압박으로 인한 사회적 과부하
- 한 위치에 앉아 있거나 인체공학적으로 부적합한 설정으로 인한 신체적 불편함
- 비언어적 신호를 처리하고 사무실 회의에서 가상 존재감을 유지한 결과로 인한 정신적 피로
MRS와 Zoom 피로 사이의 상호 관계
Zoom 피로는 별개의 문제이지만, 가상 회의로 인한 정신적, 육체적 피로가 회의 후 회복에 필요한 시간을 늘리기 때문에 MRS를 악화시킬 수 있습니다.
본질적으로, 지속적인 가상 참여로 인한 피로는 MRS 증상의 심각성을 증가시켜 전반적인 웰빙과 생산성에 복합적인 영향을 미칩니다.
멀티태스킹과 직업적 소진의 역할
오랫동안 여러 작업을 동시에 처리하는 것은 이력서에 기재할 만한 기술로 여겨졌습니다. 어떤 면에서는, 여러 가지 일을 쉽게 처리할 수 있는 사람이 일에서 더 효율적이고 능력이 있는 사람으로 보였습니다.
그러나 최근 연구에 따르면, 멀티태스킹을 시도할 때 우리는 '작업 전환' 이라는 실행 기능을 통해 무의식적으로 한 작업에서 다른 작업으로 주의력을 이동한다고 합니다.
TV를 보면서 세탁물을 접는 경우에는 그 효과가 명확하거나 크지 않을 수도 있습니다. 그러나 중요한 작업을 수행할 때 작업 전환이 발생하면 인지적 피로가 쌓여 하루 동안 더 지치고 생산성이 떨어지게 됩니다.
그리고 회의는 작업 전환을 더 어렵게 만듭니다. 보통의 경우, 작업 전환 후 원래의 집중력으로 돌아가는 데는 15분이 걸릴 수 있습니다.
그러나 정신적, 정서적으로 지친 회의가 끝난 후 다시 일로 돌아가는 것은 어떨까요? 기어를 전환하고 빠르게 일에 집중할 수 있다고 가정하더라도, 그에는 45분 이상 훨씬 더 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 회복 속도는 사람마다 다릅니다.
'팀 또는 클라이언트 회의 사이'는 멋지게 들리지만, 근무 시간 동안 업무 효율을 저하시킬 수 있습니다.
모든 회의 의 70%가 직원의 업무 및 작업 완료 를 방해하고 있다는 사실을 알고 계십니까?
그러나 무의미한 회의가 끝나고 직장으로 돌아간 후에도 피로는 사라지지 않습니다. 다음 사항으로 넘어가 보겠습니다.
생산성에 미치는 영향: 장시간 회의로 인한 피로가 일에 미치는 영향
장기간의 피로는 일시적인 에너지 저하 그 이상으로, 장기적으로 효율적이고 효과적인 작업 수행을 방해하는 조건입니다.
미국 질병통제예방센터(CDC )에 따르면, 피로는 주의력이나 집중력 저하, 반응 속도 둔화, 단기 기억력 한도, 판단력 저하 등 인지 기능에 부정적인 영향을 미칩니다.
직장에서 피로는 MRS로 이어지며, 직원들은 비생산적인 회의로 인한 피로를 회복하기 위해 시간이 필요합니다.
직원은 매주 약 23시간을 회의에 보냅니다. 이로 인해 병에 걸리거나 일을 빠질 가능성이 높아집니다. 이러한 피로와 회복의 주기는 비효율적인 문화를 조장하여 비생산적인 회의로 인해 기업에 연간 약 370억 달러의 손실을 초래합니다.
회의 횟수를 줄이는 것이 이 문제의 해결책일까요? 네. HBR 보고서에 따르면 회의 횟수를 40% 줄이면 생산성이 71%까지 높아지는 것으로 나타났습니다.
해결책을 계속 모색해가는 과정에서 회의가 역효과를 낼 수 있다는 징후를 인식하는 것이 중요합니다. 이러한 징후를 조기에 파악하면 피로를 예방하고 업무 생산성을 유지할 수 있습니다.
나쁜 회의의 일반적인 징후: 회의 회복 증후군을 예방하는 방법
회의는 실행 가능한 약속으로 설계되었지만, 명확한 목표와 목적이 없으면 생산성을 저해하는 요소가 될 수 있습니다. 또한 회의는 참석자들을 좌절시키고, 에너지를 소모하며, 시간을 낭비하게 하고, 정신적으로 피로하게 할 수도 있습니다.
나쁜 회의의 징후를 인식하면 MRS를 방지하기 위해 필요한 단계를 취할 수 있습니다.
1. 회의 아젠다의 부재
아젠다가 없는 회의는 재앙의 지름길입니다.
회의에 초대받았지만 아젠다가 전달되지 않았다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 회의 주최자는 준비가 부족하거나 회의의 목적에 대해 모호하거나 원하는 결과를 명확하게 정하지 못한 것일 가능성이 높습니다.
해결책: 회의 참석자라면 회의 아젠다를 요청하세요. 회의를 주최하는 사람이라면 회의의 목적과 특정 참석자를 초대한 이유를 밝히세요.
일대일 회의 템플릿을 사용하여 사전 작업을 처리하세요. 간단한 작업 항목 목록을 준비하고 회의의 각 부분을 진행할 사람과 준비할 사항을 지정하세요.
ClickUp 아젠다 템플릿은 각 작업 항목에 대한 작업을 만들고, 참석자의 역할을 정의하고, 타임라인을 지정할 수 있는 사용자 지정 가능한 문서입니다.
템플릿을 사용하여 이해 관계자와 협업하여 아젠다에 대한 아이디어를 브레인스토밍하고 최종 확정할 수 있습니다. 모든 작업은 중앙 집중식 허브에서 진행됩니다.
명확하게 정의된 아젠다는 참석자들에게 예상되는 상호 작용의 유형을 알려줍니다. 이를 통해 참석자들은 특정 조사를 하거나, 공급업체로부터 최신 정보를 얻거나, 새로운 프로젝트에 대한 브레인스토밍을 하는 등 회의를 준비하고 자신 있게 기여할 수 있습니다.
2. 늦게 시작되는 회의
회의를 진행하는 사람은 세션의 전문적인 분위기를 설정할 책임이 있으며, 늦게 시작하면 정시에 도착한 사람들에게 불만을 줄 수 있습니다.
연구에 따르면, 리더가 회의에 5~10분 늦게 도착하면 회의의 만족도, 효율성 및 생산성이 급격히 떨어지는 것으로 나타났습니다.
회의에 참석하는 사람은 누구나 의도적으로 일정에 스페이스를 마련하기 때문에, 다른 사람들의 소중한 시간을 존중하고 시간을 엄수해야 합니다.
3. 시간 초과로 진행되는 회의
가장 열정적인 참석자조차도 대화가 끝없이 이어지면 집중하기 어려워집니다. 장시간 회의로 인한 신체적, 정신적 피로를 줄이려면 아젠다를 엄격하게 준수하고 시간을 초과하지 마십시오.
해결책: 각 작업 항목의 시작 및 종료 시간을 설정하고, 각 참가자의 발언 시간을 제한합니다. 예를 들어, 3명의 고위 관리자와 4개의 주요 팀 개발 사항을 논의하고 각 개발 사항에 5분씩 할당할 경우, 회의 시간은 60분을 초과하지 않아야 합니다.
회의 기간을 결정하려면 논의 사항의 복잡성, 참가자 수 및 회의 형식을 고려하십시오.
4. 참석자의 낮은 참여율
회의가 집중력을 잃고 있다는 분명한 징후는 참석자들이 멀티태스킹에 의존할 때입니다. 다른 작업을 하거나, 휴대폰을 반복적으로 확인하거나, 정신이 다른 데로 가거나, 회의 중에 조용히 있는 등입니다. 다음과 같은 경우에 이런 현상이 발생합니다.
- 문제 A: 논의가 소수의, 주로 고참 직원들에 의해 주도되고 있습니다
- 문제 B: 대화가 주요 아젠다에서 벗어나게 되는 경우
- 문제 C: 실행 항목이 모든 사람에게 관련이 없다
문제 B와 C는 체계적인 아젠다를 통해 최소화할 수 있으며, A는 특정 단계를 거치면 해결할 수 있습니다.
회의에서 일부 사람들이 다른 사람들보다 더 많이 말하는 것은 당연한 일이지만, 그렇다고 해서 조용한 참석자들을 참여시킬 수 없다는 의미는 아닙니다.
해결책: 회의에서 조용한 참석자들을 참여시키세요. 그들에게 주제에 추가할 사항이 있는지 물어보세요. 모든 참석자들은 안전하고 체계적인 방식으로 자신의 생각을 공유할 수 있어야 합니다. 또는, 모든 사람들의 집중력이 떨어지는 것을 느끼면 화이트보드 소프트웨어에 무언가를 그리고 그 의미를 추측해 보도록 요청하세요. 이러한 팀 회의 아이디어는 참석자들의 집중력을 되찾는 데 도움이 됩니다.
또한 ClickUp 화이트보드, 슬라이드 또는 비디오와 같은 시각 자료는 복잡한 요점을 명확하게 하는 데 도움이 될 수 있습니다. 다이어그램을 스케치하거나, 키 포인트를 적거나, 전략을 지도에 표시할 수 있어 시각적 학습에 도움이 됩니다.
5. 다음 단계가 불분명한 경우
회의에 참석하고 다음 단계와 다른 사람들이 당신에게 기대하는 것이 불확실한 상태로 회의를 떠난다면, 그 회의는 실패한 회의라고 생각하십시오. 회의가 순수하게 정보 전달을 위한 것이 아닌 이상, 회의는 일정한 결론을 내릴 필요가 있습니다.
회의를 마무리하기 전에, 논의된 주요 조치 항목과 결정 사항을 간략하게 검토하십시오. 회의록(MoM) 문서는 회의에서 발생한 일을 명확하게 기록하여 사람들의 책임 의식을 높이고, 결정 사항을 원활하게 실행하는 데 도움이 됩니다.
솔루션: 회의록 소프트웨어를 사용하여 이동 중에도 노트를 작성하고, 웹 페이지, 스프레드시트, 비디오 및 기타 미디어를 단일 플랫폼에 삽입하여 회의 후 참고할 수 있습니다.
키 포인트와 향후 진행 방향을 요약하는 작업을 자동화하고 싶다면 ClickUp Brain이 도와드리겠습니다. 필수 정보를 추출하여 간결하게 제시하세요. 예를 들어, 참석자들과 논의한 후 각 항목을 개별적으로 표시할 수 있는 체크리스트 양식으로 요약할 수 있습니다.
ClickUp 회의 기능을 사용하여 중요한 사항을 강조 표시하고 추적 가능한 작업으로 변환하세요. 이해 관계자에게 책임과 마감일을 할당하여 모든 세부 사항이 캡처되고 사람들이 혼동 없이 일할 수 있도록 하세요.
6. 반복적인 시간 및 위치
회의를 항상 같은 방, 같은 시간, 같은 설정으로 진행하는 것은 인간의 본성입니다. 하지만 이러한 일상은 사람들을 지루하게 만들고, 이는 결국 생산성에 영향을 미칩니다. 직원의 에너지와 열정을 유지하기 위해 회의에 다양성을 도입하세요. 예시:
- 오후 대신 아침에 회의하기
- 다른 장소(또는 회의실)로 이동하세요
- 비전통적인 시간 블록(예: 1시간 대신 50분)을 실험해보세요
- 모든 사람이 서로 옆에 또는 서로 마주 보도록 좌석 배치를 변경하세요
또한, 팀에서 2~3명이 정기적으로 진행하는 대면 회의인 경우, 걷기 회의를 제안해보세요. 더 큰 그룹의 경우, 세션이 20분을 넘지 않는다면 서서 진행해보세요. 이렇게 하면 회의 효율성과 참석자의 만족도가 높아지는 것으로 입증되었습니다.
ClickUp 달력 보기를 사용하면 직원의 일정을 시각화하고 모든 사람에게 적합한 가장 혼잡하지 않은 날짜와 시간을 빠르게 확인할 수 있습니다.
또한 ClickUp의 통합 기능을 통해 다른 달력 서비스와 동기화할 수 있으므로 모든 참석자가 회의를 확인하고 회의에 참여할 수 있는 정신적 여유를 확보할 수 있습니다.
또한 여러 회의 일정을 조정하는 데 드는 시간과 에너지도 줄일 수 있습니다.
회의에서 규범의 필요성: 기억해야 할 핵심 사항
직원의 행동을 긍정적으로 안내하고 MRS의 가능성을 더욱 줄일 수 있는 특정 기본 규칙을 수립하세요.
- 주의 산만 최소화: 회의가 끝날 때까지 모든 사람에게 휴대폰과 노트북을 옆에 두도록 요청하세요. 이렇게 하면 참석자들이 인터넷을 검색하거나 텍스트 메시지 또는 업무 이메일에 답장하고 싶은 유혹을 줄일 수 있습니다
- 가상 회의에서 소음 관리: 가상 회의인 경우, 참석자들이 말하지 않을 때는 마이크를 음소거하도록 의무화하여 배경 소음을 최소화하고 방해를 방지하세요
- 휴식 시간 예약: 회의가 2시간 이상 지속될 경우, 참석자들이 오랫동안 집중력을 유지하고 인지적 피로를 방지할 수 있도록 시작과 끝이 명확한 휴식 시간을 정해 주세요
- 존중하는 의사소통을 장려하세요: 존중하는 어조를 유지하고, 적극적으로 경청하며, 다른 사람이 말할 때 방해하지 마세요. 참석자가 너무 많을 경우, 손을 들어 말할 기회를 요청하세요
- 결정 과정: 결정이 합의, 다수결, 또는 지정된 사람에 의해 이루어지든, 'GETGO' 방법(Good Enough To Go)을 목표로 삼으세요. 이 방법은 완벽하지는 않지만 실행 가능한 결정을 최종화하는 데 초점을 맞춥니다
- 공감: 처음에 동의하지 않더라도 결정을 기꺼이 지원하세요. 예시나 사실을 들어 자신의 의견을 설명하여 자신의 입장을 더 잘 이해시키고 갈등의 여지를 남기지 마세요
지속적인 개선을 위한 피드백과 평가
피드백을 요청하면 회의에서 흥미롭거나 지루한 부분이 무엇인지에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다. 이 정보를 통해 아젠다를 간소화하고 집중력을 높일 수 있으며, 불필요한 회의를 일정에 삭제하고 중요한 사항만 논의할 시간을 할당할 수 있습니다.
각 회의가 끝날 때, 참석자들에게 토론이 얼마나 효과적이었는지, 그리고 개선할 수 있는 점이 무엇인지에 대해 몇 분 동안 의견을 물어보세요.
그룹 설정에서 말하기가 어려울 경우, ClickUp 양식을 통해 익명의 디지털 설문조사를 실시하여 솔직한 피드백을 유도하세요.
가상 회의의 경우 ClickUp Clip을 사용하여 화면을 녹화하고 모든 참석자와 비디오(Clip이라고도 함)를 공유할 수 있습니다. Clip의 아무 곳에나 댓글을 남기면 공유된 내용에 대해 토론할 수 있습니다.
모든 사람이 회의 콘텐츠를 검토하고 협업할 수 있으며, 비디오를 통해 개선할 부분을 강조할 수도 있습니다.
예를 들어, 한 사람이 비정상적으로 말을 많이 했거나 일부 참석자들이 서로의 말을 자꾸 끊어 토론이 일관성이 없었던 경우가 있을 수 있습니다. 향후 회의에서 이러한 문제를 해결하기 위한 단계를 취할 수 있습니다.
또한 ClickUp Brain과 같은 회의용 AI 도구는 참조를 위해 타임스탬프와 스니펫을 포함한 모든 클립을 텍스트로 변환할 수 있습니다.
마지막으로, 후속 회의에서 받은 피드백을 논의하고 필요한 변경을 수행하여 참석자들의 의견이 소중하게 여겨지고 반영되고 있음을 보여주세요.
스트레스에서 흐름으로의 전환: 더 나은 회의
회의가 직원들에게 두려움을 심어줄 필요는 없습니다.
효과적으로 진행될 경우, 회의는 참석자들에게 목적 의식을 고취시키고 참여 의식을 높이며, 긴 회복 시간을 최소화할 수 있습니다.
회의가 없는 특정 시간이나 날짜를 지정하여 직원들이 방해받지 않고 집중적으로 일할 수 있는 시간을 확보하면, 인지 능력을 극대화하고, 더 짧은 시간에 더 나은 품질의 업무를 수행하며, 더 큰 성취감을 얻을 수 있습니다.
불필요한 회의를 피하는 방법은 여러 가지가 있으며, ClickUp은 실용적인 선택입니다. 달력 보기, 화이트보드, ClickUp Brain, ClickUp 회의 등 여러 가지 유용한 기능을 제공하여 팀이 프로젝트 아이디어를 공동 작업하고, 작업과 마감일을 정의하고, 프로젝트 분석에 도움이 되는 보고서를 생성, 가져오기 및 맞춤 설정할 수 있습니다.
원격 근무, 대면 근무, 또는 하이브리드 근무 환경에 상관없이 ClickUp은 지리적으로 분산된 팀, 부서 및 사람들을 연결하여 원하는 비즈니스 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다.
이 혜택을 원하시면 ClickUp에 무료로 등록하세요.
자주 묻는 질문 (FAQ)
1. 나쁜 회의에서 어떻게 회복할 수 있을까요?
나쁜 회의나 실망스러운 회의에서 회복할 수 있도록 자신을 위한 휴식 시간을 가지세요. 몇 분의 명상, 짧은 산책, 또는 단순히 작업 공간에서 잠시 떨어져 재충전하는 것이 좋습니다.
회의가 좋지 않았던 원인을 되짚어 보세요. 회의가 무질서했습니까? 해결되지 않은 갈등이 있었습니까? 결과가 불분명합니까?
이러한 요소를 이해하면 생각을 명확하게 실행에 옮기고 문제를 해결하여 성공적인 회의를 진행할 수 있습니다.
2. 회의의 생산성을 높이는 방법은 무엇일까요?
회의 전에, 논의할 주제와 달성할 목표를 요약한 아젠다를 배포하세요. 이를 통해 참석자들이 준비할 수 있고 회의가 집중적으로 진행될 수 있습니다. 정시에 시작하고, 주제를 벗어나지 않는 토론을 진행하며, 예정된 시간에 끝내세요. 모든 사람의 의견을 듣도록 하세요. 각 회의는 구체적인 결과와 책임으로 마무리하세요.