ビジネスがマンネリに陥っているとき、小手先の対策ではうまくいかない。物事に揺さぶりをかけ、前進し続けるために「古いやり方」を再検討する時なのだ。
ビジネス・プロセス・リエンジニアリング(BPR)は、チームの業務に革命を起こし、ビジネスを新たな高みへと導く強力なアプローチです。挑戦的で、しばしば抵抗に会うが、関連性と競争力を維持したいすべての企業にとって、やることである。
このガイドでは、BPRの基本をすべてカバーし、プランニングと実施を成功させるためのヒントを提供します。詳細はこちらをスクロールしてご覧ください。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングとは？
ビジネスプロセスリエンジニアリングとは、組織内のワークフローやビジネスプロセスを根本的に再設計することです。BPRは、業務の合理化、成果の向上、コスト削減、ビジネスプロセスの成長促進を目的としています。
このコンセプトは
/によって考案された。 https://hbr.org/1990/07/reengineering-work-dont-automate-obliterate。 マイケル・ハマー /%href/
マサチューセッツ工科大学教授。1990年、ハーバード・ビジネス・レビュー誌に「私の仕事」というタイトルの論文を寄稿した：自動化するな、消し去れ）」と題する記事をハーバード・ビジネス・レビュー誌に寄稿した。
ハマーは、本来非効率な仕事を自動化するためにテクノロジーを利用するマネジャーを批判した。その代わりに彼は、ビジネスプロセスを再考し、付加価値のないものを取り除くことを提案した。
この記事は、多くの企業がプロンプトを採用する傾向を促した。1993年までに、フォーチュン500社の60％が、リエンジニアリングビジネスプロセスを導入し始めたか、やることを計画していると主張した。
ビジネス・プロセス・リエンジニアリングはなぜ重要か？
ビジネスを成功させるためには、継続的な変化に対応し、最新のトレンドに追いつき、常に改善に努めなければならない。 ⬆️
過去にうまくいっていた仕事も、社内外の動きによって時代遅れになったり、妨げになったりすることがあります。現在のプロセスを1つか2つステップ追跡することで、やることがうまくいく場合もありますが、軌道に乗せるためには、徹底的な改革が必要な場合もあります。🛤️
既存のプロセスを刷新することには、以下のような多くの利点がある：
- 生産性の向上
- 生産性の向上
- 冗長、非効率、反復的なステップの削除
- 生産コストの削減
- 従業員とカスタマーの満足度向上
- ビジネスの成長
ビジネス・プロセス・リエンジニアリングは簡単なことではない。多くの時間と費用、そして努力を投資する必要がある。それでも、新しいビジネス・プロセスにおける新戦略の成功を保証できる人はいない。
それでも、BPRの潜在的な長期的利益は、関連コストと潜在的リスクをはるかに上回る。
ビジネスプロセス・リエンジニアリングとビジネスプロセス改善の比較
ビジネスプロセス改善（BPI）とBPRは、ビジネスプロセスを改善し、長期的な成功を可能にするという同じ目標を掲げています。しかし、両者は異なるアプローチでやることです。 プロセス改善 とは、ボトルネックを特定し、その都度手順を微調整することである。ルールやステップ、ツールは少し変えるかもしれないが、コアとなるビジネスプロセスは変わらない。
プロセス・リエンジニアリングは、新しい視点を検討し、慣習を破り、現在のプロセスやビジネスエンジン全体の各ギアを再検討することを伴う。これは、ビジネスプロセスをゼロから再構築することを意味する。多くの場合、それには以下が含まれる。 ビジネスプロセスの自動化 .
ClickUpにあらかじめ組み込まれた自動化レシピを使用するか、ニーズに合わせてカスタマイズすることで、チームは最も重要な部分に集中することができます。
例を挙げましょう。あなたは小規模なファストフードのデリバリーサービスを運営しています。需要の増加に伴い待ち時間が増加し、カスタマーを失っていることに気づきました。かつてはうまく機能していた手作業の注文管理システムも、今では崩れ始め、顧客満足度は低下傾向にあります。
BPIはおそらく、新しいスタッフを雇うか、必要なときに注文を処理するために別の部署から一時的に従業員を異動させることを提案するだろう。BPRは、人手をほとんど必要としない新しい電子納品管理システムの導入を伴うだろう。
前者は絨毯の埃を払うようなものであり、後者は埃が溜まるのを防ぐものである。🧹
ビジネス・プロセス・リエンジニアリングとビジネス・プロセス・マネジメントの比較 プロセスマネジメント は、この2つのうち、より広い概念である。プロセス要素や活動を管理し、すべてが円滑に進むようにすることである。BPRが時々発生するのに対し、BPMはノンストップで発生する。
BPMとBPRには似たような要素がある。どちらも既存のプロセスを調査し、問題を特定して修正する必要がある。目標も同じで、製品やサービスの品質を向上させることである。
BPR 戦略を導入するタイミングは？
理想的には、BPR戦略は遅かれ早かれ実施すべきです。そうすることで、今後の仕事や規模拡大の努力のフェーズを設定しやすくなる。ビジネスの規模が大きくなればなるほど、プロセスのリエンジニアリングにはより多くの費用と困難、そして時間がかかるようになる。
現実には、BPRは通常、会社が停滞しているか、業績が悪く、BPIの努力が失敗しているときに話題に上る。このような場合、BPR戦略を実施する適切なタイミングは「今」である。
理想的な機会の窓を逃してしまったとしても、絶望する必要はない。ビジネスプロセスはいつでも大きく変えることができる。より多くの仕事と綿密なプランニングが必要になるが、結果的に成功することもある。前述したように、長期的な利益を考えれば、それだけの価値があるのだ。
ビジネス・プロセス・リエンジニアリングの4つのステップ
BPRプロセスがどのようなものかはケースバイケースである。一般的には4つのステップが必要であり、次のセクションでその概要を説明する。
なお、効率的な プロジェクト管理 のようなツール ClickUp はあなたの仕事をより簡単にします。データを一元管理するだけでなく、以下のような様々な機能があります。 プロジェクトプランニング と実行を可能にする。複数のアプリを使いこなす代わりに、単一のプラットフォームからBPRのような複雑な業務を実行することができます。
ビルド済みの ClickUp ビジネスプロセス・リエンジニアリングプロジェクトプランテンプレート .このテンプレートには、カスタム列や表示モード、つまり「ビュー」があらかじめ用意されており、自信を持ってBPRに取り組めるように設計されています。
これも無料である！さて、4つの必須ビジネスプロセスステップに戻ろう。
ステップ1：準備と調査
ClickUpビジネスプロセス・リエンジニアリング・プロジェクトプラン・テンプレートを使って、この手間のかかるプロセスを管理しやすくしましょう。
BPRのような複雑な事業には、全員の手が必要です。🤝
リエンジニアリングプロジェクトを担当する熟練した、やる気のあるチームを編成す る。ビジネスプロセスタスクフォースには、以下を含めるべきである：
- BPRに精通した外部の専門家
- チームまたは組織の指揮を執るシニアマネージャー
- プロセスの裏表を知っている経験豊富な社員
何が欠けているのかを把握するには、プロセスを徹底的に調査する必要がある。最初から最後まで使用された活動、参加者、ツール、方法を分析する。従業員やカスタマに匿名のフィードバックアンケートを完了するよう依頼し、その結果を活用する。 ClickUp ビジネスプロセスリエンジニアリングプロジェクトプランテンプレート を使えば、さらに早く到達できます。
最も問題を引き起こしているもの
常に遅延、エラー、カスタマーの苦情を引き起こしているステップを探します。有益であることが証明されているステップもメモしておくこと。
多方面から意見を集めることで、最も現実的なイメージを得ることができる。この知識によって、プロセスの再構築やボトルネックの特定が容易になります。
/IMG https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Project-Management-Lessons-Learned-Template-Feedback-Form-view.png ClickUp フォームビュー /フォームビュー
フォームビューを使用して、フィードバックを収集、分析、整理します。
ClickUpを使えば、データの収集や処理も簡単です。 使用方法 クリックアップフォーム を使えば、10以上のフィールドタイプから選択し、効果的なフィードバックアンケートを作成できます。リストビューまたはボードビューでBPRチームを管理。列には連絡先やその他の関連情報を追加できます。
タスクやサブタスクを割り当て、依存関係を作成することで、より効率的なワークフローを実現します。✔️
ステップ 2: プロセスマップ作成
プロセスのどの部分が仕事で、どの部分がそうでないかがわかったので、次はそれを再設計する番です。
ステップバイステップで、新しいワークフローを作成します。 プロセスマップ .可視化することで、複雑なプロセスや、特定のアクティビティが互いにどのように影響し合っているかをよりよく理解できるようになるかもしれません。
タスクに金額を追加してプロジェクトの予算を管理するのは簡単です。
誤解を避けるため、できるだけ具体的に記入しましょう。正確なコスト計算を忘れずに。 予算配分 .
最後に、成功の尺度を決める。そうすることで、リエンジニアリングによってワークフローがどれだけ改善されたかを正確に把握することができます。
BPRの目標と既存プロセスの欠点はすでに確立されている、 KPIの定義 を定義するのは簡単であるべきだ。また、KPIを定義するために コンティンジェンシープラン プランAがうまくいかなかった場合に備えて。
このすべてをやることができるのは ClickUp ドキュメント .高度なフォーマット機能からバージョン管理まで、ClickUpには実用的で視覚的に魅力的な文書を作成するために必要なすべてが揃っています。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/rich-formatting-and-slash-commands-in-clickup-docs.gif ClickUp ドキュメントのリッチフォーマットとスラッシュコマンド /%img/
ClickUp Docsはリッチフォーマットとスラッシュコマンドをより効率的に仕事できるようにする。
ClickUpですべてのタスクとサブタスクをリストアップし、担当者に割り当てることでプランが完了します。 添付ファイル、チェックリスト、重要な情報を追加することで、担当者の業務完了を支援します。
作業負荷ビューを使用して、個々のキャパシティとアベイラビリティを評価します。ガントチャートビューやタイムラインビューでスケジュールやマイルストーンを表示、管理できます。⏱️
ステップ 4: 実施
準備ができたら、小規模でプロセスリエンジニアリングプランを実行し始めます。すべての活動を文書化し、監査し、マイルストーンごとに進捗を評価する。それと同時に、強固な プロジェクト管理 コストとスケジュールの遵守を保証する。
選択したKPIがベースラインと比較して有意な改善を示さない場合は、プランニングのフェーズに戻って再評価し、再挑戦する。結果が新しいプロセスに有利であれば、徐々に大規模に適用する。
事後には、測定し、利害関係者からフィードバックを集める。
/参考文献 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image11-1-1400x1149.png ClickUp 目標追跡 /%img/
明確なタイムライン、測定可能なターゲット、自動進捗追跡で目標達成の軌道を維持
ClickUpでできること 追跡可能な目標設定 を設定し、進捗を自動的に測定することができます。このプラットフォームは、カスタムだけでなく、ビルトインでも多くの自動化の機会を提供しています。
ClickUpでは、リエンジニアリングプロセスのあらゆるステップでチームとコラボレーションできます。タスクコメントで議論したり チャットビュー .ドキュメントやその他のファイルを編集し、変更点をリアルタイムでビューし、その通知を受け取る。
従業員はアプリ内で時間を追跡することもでき、補償手続きを簡単に行うことができます。💸
ビジネスプロセス・リエンジニアリング例
最も効果的な学習方法の1つは例によって学ぶことです。そこで、有名な2つのBPR 成功例を探ってみましょう！
T-モバイル電気通信
問題：2015年まで
/参照 https://hbr.org/2018/11/reinventing-customer-service Tモバイル /%href/
の電話カスタマーサポートは、一次対応のエージェントと、異なるタイプの問題を専門とする複数の部署で構成されていた。そのため、トラブルシューティングには通常、複数回の電話転送が必要だった。このプロセスには多くの時間がかかり、カスタマーの不満につながっていた。
解決策プロセスを分析した結果、T-モバイルは、カスタマーサポート・エージェントに最初から最後まですべてのコールに対応できるようトレーニングすることが最も効率的なソリューションであることに気づきました。同社は 機能横断チーム を結成し、担当者トレーニングを実施した。T-モバイルはまた、代理店の評価方法を変更し、個人とチームのパフォーマンスベースのモデルに切り替えた。
結果：アカウントあたりのコール数が21％減少し、コール単価が下がった。顧客維持率は過去最高となった。従業員の離職率は激減した。T-モバイルはかつてない成功を収めた。
ハネウェル技術とエンジニアリング
問題1990年代、 ハネウェル ハネウェル社は、アリゾナ州のある工場で、建設工程における欠陥の数を減らすことを目的とした。調査の結果、2つの主な問題は、チーム間の協力強化の必要性と、仕事に影響する決定に対する権限の欠如であることが判明した。
解決策ハネウェルはすべての操業を完了し、完全な品質管理システムを備えた新しい統合生産システムを構築した。従業員はトレーニングを受けた。多能工チームが編成され、製品の生産を最初から最後まで担当するタスクが課せられた。Tモバイルのように、同社は品質と実績に基づく評価モデルを導入した。
結果：このプロセスには3年を要したが、結果がそれを物語っている。ハネウェルでは、不良品が70％減少し、部品のサイクルタイムが72％短縮され、その他にも多くの付随的な効果が見られた。
ビジネス・プロセス・リエンジニアリングの一般的な課題と解決策
ビジネスプロセス・リエンジニアリングは一般的に長く、手の込んだプロセスであるため、多くの問題を伴う可能性がある。以下にそのいくつかを取り上げる：
サポートの欠如
マネジャーが変革を始めると、しばしば上層部の抵抗にミーティングを受ける。たとえ提案者が問題のプロセスの専門家であっても、そのアイデアを受け入れるよう説得するのは難しいものだ。
/参考文献 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/01/workload-view-flat-image-1-2-e1641348627973-1400x911.png クリックアップでの作業負荷ビュー /%img/
チームの誰が仕事不足なのか、または仕事過多なのかを一目で把握できるため、リソースを簡単に再配分できる。
また、上司や所有者からサポートを受けることは一つのことですが、現場の従業員に実行させることはまた別のことです。🐟
資金が問題でなくても、既存の慣れ親しんだモデルを変えることは問題かもしれない。
潜在的な解決策：
- 自社がBPRから利益を得られることを証明するために、できるだけ多くの証拠を集める。
- 参加へのインセンティブを提供する
- 忍耐強く、粘り強く
- 段階的に変更を実施し、移行をスムーズにする
不十分な準備
準備フェーズでは多くのことがうまくいかない可能性がある。
例として、専門家チームに偏りがあると、必ずしも会社にとって最善ではないアジェンダを押し付ける可能性がある。チームの人数が多すぎれば混乱を招き、メンバーが足りなければついていけないかもしれない。知識やモチベーションの欠如も問題になる。
もうひとつのよくある障害は、不適切な原因分析である。プロセスにおける非効率の本当の原因を理解しなければ、同じことを繰り返す運命にあるかもしれない。
潜在的な解決策
- 準備プロセスを急がない
- 複数の専門家からなるチームを編成する。
- 多方面からのフィードバックを集め、透明性を高める。
リソースの制約
リソース不足はBPRの最も一般的な問題であり、進捗を大きく妨げる可能性がある。それが時間であれ、お金であれ、労働力であれ、変化を実現するためには何らかの手抜きをしなければならない。
それは、全員がボードに乗り、事前に十分な準備がなされている場合にのみ可能である。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/ClickUp-Dashboard-Software-Development-1400x930.png ClickUpダッシュボードビューでタスク、リソース、プロジェクト進捗を追跡・監視する /%img/
ClickUpダッシュボードビューでのタスク、リソース、プロジェクト進捗の追跡と監視
潜在的な解決策：
- BPRに必要な時間と努力を明確にする
- 新しいプロセスがもたらすべきメリットに焦点を当てる
- 時間通りにプランニングを開始する
- 組織を改善し時間管理 スキル
不規則な実施
というわけで、あなたは実装フェーズまでたどり着いた。万歳！🎉
海岸はまだクリアされたわけではありません。あなたはまだ、新しいプロセスを定着させる方法で実行する必要があります。 不十分で一貫性のないやり方では、成功しません。
もう1つメモしておきたいのは、BPRは1回限りのイベントではないということだ。それは、継続的で綿密な改善プロセスである。ビジネスプロセス・リエンジニアリング戦略の効果を測定しなければ、それが以前の戦略よりも優れていると誰が言えるでしょうか？
KPIは、新しいアプローチの一部が最適ではなく、見直しが必要であることを示す可能性がある。
潜在的な解決策：
- 新しいプロセスを導入しても仕事が終わらないことを受け入れる。
- 小さく始めて、少しずつ変更を実施する
- 常にテストと測定を行う
- 適応を監督し、必要な場合には特別なサポートを提供する。
型にはまらず、BPRで新たなレベルの効率を達成する
ワークフローを抜本的に再設計することで、業務を合理化し、コストを削減し、成長を促進することができる。BPRは困難ではあるが、長期的なメリットが期待できるため、ダイナミックなビジネス環境の中で優位に立ちたいと考えている企業にとっては、価値のある取り組みである。
古きを捨て、新しきを取り入れる！ビジネス・プロセス・リエンジニアリングを取り入れることで、組織に新しい風を吹き込みましょう。🛫