全員ミーティングは、ビジネスにおけるすべての人とすべての部署で情報を素早く共有するための賢い方法です。しかし、このようなミーティングには多くの参加者がいるため、しっかりとしたプランがなければ、すぐに収拾がつかなくなってしまう。
ミーティングに参加する人数が5人であろうと500人であろうと、最も生産性の高い全員参加のミーティングを行うためのゲームプランを作成するのがベストだ。
このステップバイステップガイドを参考に、チームにとって有意義で魅力的な全員参加のミーティングをプランし、努力を最大限に生かすための無料テンプレートを手に入れましょう。さあ、始めよう！🙌
全員ミーティングとは？
オールハンズ・ミーティングとは、ビジネスにおける全従業員やリーダーが参加する、バーチャルまたは直接顔を合わせるミーティングのことです。このミーティングには、最高経営責任者から下級労働者まで、ほぼ全員が参加します。 組織チャート オールハンズミーティングが通常のチームミーティングと異なるのは、複数の部門や利害関係者が参加する点だ。出席者の数が多いことも大きな違いだ。数人の出席者ではなく、一度のミーティングで数十人、数十人を管理することになる。
ミーティングプランナーとして、あなたはより司会者的な役割を担うことになります：
- 関係者全員を招待する
- ミーティングのアジェンダを作成する。
- ミーティングの進行
あなたのビジネスでは、定期的に全員ミーティングを開催しているかもしれません、 Googleのタウンホールミーティングのように。 あるいは、何か大きなことやエキサイティングなことが起こったときに、必要に応じて開催する。
ビジネスでは、企業文化の構築、エキサイティングなニュースの共有、全社的な団結のために全員ミーティングを行うことが多い。目標は単なる情報共有ではなく、チームを盛り上げることだ。🏋️
魅力的な全員ミーティングのプランと進め方
全員参加型ミーティングは、透明性と接続のための魔法のような機会ですが、ミーティングが十分に魅力的でなければ、参加者はすぐに退屈してしまいます。以下のステップに従って、楽しくてためになるミーティングをプランしましょう。🤩
1.全社的なコミュニケーションプランを作成する
やることの前に、コミュニケーション・プランを確認しましょう。これは、1回の全員ミーティングのコミュニケーション目標にとどまらない。 コミュニケーションプラン は、効果的なコミュニケーションを通じて揺るぎない企業文化を築くための戦略です。余分なステップのように聞こえるかもしれないが、社内コミュニケーションプランを設計することで、焦点を絞り、チームとの関わり方について必要なヒントを得ることができる。 ClickUpのコミュニケーションプランテンプレート は、従業員が重要な情報を発言し、共有することを促します。
ClickUpの豊富なフォーマットツールを使って、プランのビジュアルを作成し、情報をすばやく整理しましょう。
コミュニケーション・プランには以下を含めるべきである。 オブジェクトと鍵結果（OKR）。 .これらの目標から逆算して、より思慮深い全社ミーティングを設計する。
例えば、第4四半期までに従業員のエンゲージメントを10％向上させるという目標がある場合、ただ受動的に見るだけでなく、魅力的な全員ミーティングをプランニングする必要がある。
目標を最も重要なKPIまで追跡し、進捗の詳細ビューを自動的に取得します。
当たり障りのない、トーキングヘッドスタイルの全員ミーティングを行う代わりに、チーム対抗のスカベンジャーハントや風船落とし、おかしな帽子をかぶったラマがZoomで訪問するなどの企画を盛り込むことができます。🎈
まず目標を理解することで、ビジネスのコミュニケーションプランに逆らうことなく、それに沿った仕事ができるようになります。
2.ミーティングのフォーマットを決める
これは 異なるタイプのミーティングであることを忘れてはならない。 .全員ミーティングは1対1のミーティングとは違う：この電話には多くの人が参加しているので、1秒1秒を最大限に活用する必要がある。
全員を通話に招待する前に、情報を消費しやすいようにミーティングをレイアウトする。つまり、次のようなことだ：
- ミーティングの最初に、チームメンバーとのアイスブレイクや楽しい雑学を設定し、前向きな雰囲気を作る。
- 全社的な最新情報をタウンホールスタイルで共有し、リーダーシップチームが最新情報を素早く共有することで、全員が同じページにアクセスできるようにする。
- シニア・リーダーシップによる「何でも聞いてください」（AMA）セッションを取り入れ、フロアを社員に開放する。
- リアルタイムでの質疑応答
ハイブリッド型の組織であれば、リモートワーカーにできるだけ公平な経験をさせ、企業文化をより包括的なものにする方法を考えましょう。例：対面式の参加者が楽しい社交グッズをもらえるのであれば、リモートワークの参加者が取り残されないよう、事前に社交グッズを発送する。
3.意見を収集し、リーダーシップを同じページに集める
ClickUpの従業員フィードバックフォームテンプレートでアンケートをカスタマイズし、このボードビューを使用して簡単なドラッグ＆ドロップ機能を使用します。
この電話会議にはチーム全員が参加するため、アジェンダを作成する前に他のメンバーから意見を集めるのは常に良いアイデアです。チームは仕事の記念日やエールなど、楽しいことに焦点を当てたいと考えているかもしれませんが、実際にはCEOと腹を割って話したいのかもしれません。
Q&Aセッションやタウンホールミーティングのための質問を集めたり、既成概念にとらわれないアイスブレーキングの質問を作ったり、チームから全員ミーティングのアイデアを集めたりする時間を取りましょう。
全員にミーティングのアイデアを電子メールのスレッドに返信してもらう代わりに、アンケートを作成して全社に送りましょう。例：以下のようにカスタムできます。 ClickUpの従業員フィードバックフォームテンプレート を使えば、アイデアを追跡できます。
すべてのアイデアが勝者になるとは限りませんが、他のチームと意見を出し合うことで、特に会社のことについて話し合うときに、新しく面白いアイデアが見つかることは間違いありません。
4.効果的なアジェンダを作成する
全員ミーティングは楽しいものだが、やはり構成が必要だ。そうでなければ、トピックから逸脱し、会社の貴重な時間を重要でないトピックに費やしてしまう危険性がある。
会社全体の業績について全員に報告する機会ですから、焦点を絞った魅力的なアジェンダを作成しましょう。ビジネスにもよりますが、ベストプラクティスをいくつか挙げてみましょう：
- チームメンバー全員への新入社員紹介
- CEOの挨拶と鍵プロジェクトに関する会社の最新情報
- 各部門からの短い最新情報と、それが会社のミッションにどのように合致しているか
- チームに感謝する健全な企業文化のための社員表彰
- チームメンバーが会社の最新情報についてC-suiteと議論するためのオープンQ&A
ClickUp Docsはリッチフォーマットとスラッシュコマンドをより効率的に仕事できるようにする。
アジェンダには、各スピーカーやトピックにかける予定の時間をメモしておきましょう。時間をオーバーすることで有名な会社の場合（よくあることです）、タイムキーパーを任命しましょう。
タイムキーパーがミーティングを進行させ、すべてのトピックに触れるのに十分な時間を確保します。⏳
もちろん、全員参加のミーティングでいつも時間が足りない場合は、ミーティングを長くするか、次回のアジェンダから何かを削る必要がある。
5.全員ミーティングのアジェンダテンプレートを活用する
ClickUpのリーダーシップ・ミーティング・アジェンダ・テンプレートを使ってプランニングすることで、ミーティングの効果を高める。
オールハンドに何を入れたらいいかわからない。 ミーティングアジェンダ ?お任せください。テンプレートを使えば、効果的なアジェンダを簡単に作成できます。 ClickUpのリーダーシップミーティングアジェンダテンプレート には、以下のセクションがあります：
- 成果のハイライト
- メトリクスをレビューする
- 将来のマイルストーン設定
- スタッフの最新情報
フォーマットや人目を引くグラフィックも用意されています。これにより、ドキュメントのフォーマットに費やす時間を減らし、ミーティングの本題に集中することができます。
6.全員ミーティングの日程を決める
アジェンダを手に、全員をミーティングに招待しましょう。
国内チームや多国籍チームの場合は、ミーティングの日程を決める前にタイムゾーンを考慮する。中国の従業員は夜11時に電話を受けたがらないでしょうから、社内の大多数に都合の良い時間を見つけるようにしましょう。
イベントのプランニングやアジェンダの共有にお困りの場合は、以下をご利用ください。 ClickUpの全員ミーティングテンプレート を使うとスピードアップできます。
ClickUpの全員ミーティングテンプレートで、次回の社内ミーティングのロジスティクス、時間、プランを簡単に管理しましょう。
ミーティング前、ミーティング中、ミーティング後にも、おそらくアクションアイテムがあることでしょう。ClickUpのようなツールは、ミーティングをプランニングから実行までサポートします。
ClickUpタスクを使って、リマインダーを活用しましょう：
- チームとのミーティングをスケジュールする
- ミーティング後のToDoの割り当て
- ミーティング後のフォローアップの実施
ClickUpを使えば、ミーティングのアジェンダをクリックするだけで実行可能なタスクに変換でき、組織内の誰でもタグ付けできるため、部門を超えたコラボレーションが容易になります。
7.AIを活用して全員ミーティングのメモを要約する
デザインチームやITチームへの内部リクエストを効率化し、フォームで必要な情報を正確に収集します。
ミーティングについて熱烈なフィードバックを期待していることでしょうが、建設的な批評に基づいて行動することも重要です。それが、今後のミーティングをより魅力的で効果的なものにする唯一の方法です。🏆
ミーティングのベストプラクティス
透明性を保つ
透明性のあるコミュニケーションは、全員ミーティングの成功の鍵です。従業員は、リーダーからの正直でオープンな姿勢を高く評価します。ミーティングでは、会社の最新情報、ニュース、新しい取り組み、課題、成功を共有しましょう。これは信頼文化を育むだけでなく、メンバー全員に情報を提供し、ビジネスに積極的に参加させることにもつながります。
フィードバックの提供
全員ミーティングは、チーム全体にフィードバックを提供する絶好の機会です。成果を認めて拍手を送り、進捗を強調し、改善が必要な分野を積極的に認めましょう。これにより、従業員のモチベーションを維持し、継続的な学習と成長の文化を促進することができます。
Q&Aやファイヤーサイドチャットの開催
Q&Aセッションやファイヤーサイドチャットを全員ミーティングに取り入れることは、エンゲージメントを高める素晴らしい方法です。組織のあらゆる階層から質問やディスカッションを募りましょう。リーダーシップチームが質問に答えたり、カジュアルなチャットに参加したりすることで、リラックスした会話の雰囲気が醸成されます。このインタラクティブなセグメントは、社員が自分の考えや疑問、意見を述べるまたとない機会となります。
ビジュアルを提供する
ビジュアルは聴衆を惹きつけ、情報を消化しやすくします。トピックをサポートするために、図、グラフ、スライドショー、ビデオなどを盛り込むと、わかりやすさと理解度が高まります。視覚的な表現は、聴衆の集中力と興味を維持しながら、複雑な情報をより迅速に説明することができます。
成功を祝う
大小にかかわらず、ミーティングを成功を祝う機会にしましょう。個人やチームの功績を称えることで、士気やモチベーションが高まります。
参加を促す
チームメンバー全員がミーティングに積極的に参加するよう促しましょう。参加者が多ければ多いほど、彼らの意欲も高まります。
チームミーティングを行うメリット
全員参加のミーティングをプランニングするのは、並大抵のことではありません。複数のカレンダーの招待状と、多くの出席者からの質問をこなさなければなりません。C-suiteも参加するのだから、プレッシャーはない。👀
全員参加のミーティングをプランニングするには、前もって多少の仕事が必要ですが、その苦労は報われます。この種のミーティングは、企業文化からプロジェクトの質まで、すべてに利益をもたらす。
企業文化の強化
効果的な全員ミーティングを行うことで、通常の仕事以外でもチーム同士が積極的に接続する機会が増えます。このようなチーム間の余分な接続は、企業文化の構築に不可欠な共同体意識を育みます。🌻
経理チームとマーケティングチームを対立させるのではなく、全員がビジネスという同じバナーの下に存在するだけです。社員が他のチームと友達になれるように、チームビルディングのエクササイズをいくつか取り入れることもできます。素敵だと思いませんか？
さらに、全員ミーティングは、新入社員にあなたのやることをオリエンテーションする。最近、若手社員を数人採用したのであれば、全員ミーティングは、新入社員を企業文化に引き込むための手っ取り早い方法だ。
チームの士気を高める
同僚全員と一堂に会することはよくあることでしょうか？直接会って仕事をしていても、リモートワークのチームであっても、全員が集まることは確率的に発生しないでしょう。
全員が一堂に会することで、従業員の成果を自慢することができ、チームの士気を高めるのに効果的です。全員参加のミーティングをプランニングする際には、お祝いの場を設けましょう：
- 仕事のマイルストーン
- 記念日
- 仕事以上のことをした人
従業員がチームメンバーと一緒に集まれば、全社的な表彰や称賛は会社の士気を高めるのに大いに役立ちます。実際 Bonuslyの最近のアンケート調査 の最近の調査によると、回答者の半数近くが、評価されていないと感じた職場を退職している。ただ、全員が脚光を浴びることができるように、褒め言葉を均等に分散させるようにしましょう。🤩
大きな問題を解決する
どんなに努力しても、あなたのビジネスには部門間の縦割りがある。しかし、「2つの見出しは1つよりも優れている」ということわざはご存知でしょう。ある問題に対してある部門が空回りしている場合、別の部門から答えが見つかるかもしれない。
組織全体が参加する定期的なスタッフ・ミーティングは、普段は一緒に仕事をしない人たちを結びつける。マーケティング部門は、ウェブサイトを自分たちのやりたいことにする方法を理解していないかもしれないが、IT部門の人々と素早く会話すれば、数秒で問題を解決できるかもしれない。⚒️
人々をまとめることは良いことだ。可能であれば、異なる部署の人たちが互いに交流できるような全員ミーティングを企画しよう。彼らの自然発生的な会話がどこにつながるかわからない。
使う ClickUpのコミュニケーション・マトリックス・レポート・テンプレート を使えば、どのチームがどのように接続し、一緒に仕事をしているのかを包括的に把握することができ、あらゆるコラボレーションを最大化することができます。
このテンプレートをダウンロードする
プロジェクトの賛同を得る
全員ミーティングはチームに温かくファジーな感情を与えますが、仕事上の目的もあります。賛同を得ることは プロジェクト管理 もしあなたがチーム（そして上司）に新しいイニシアチブを売り込もうとしているのであれば、今がメンバー全員の賛同を得るチャンスである。
大胆な新しい方向性を決めたなら、全員ミーティングは、変化の理由、それが良いことである理由、社員が今後期待すべきことを共有する時間だ。
目標は、効果的なタウンホールミーティングで、チームの不安を和らげながら、会社の目標に対する一致を高めることだ。✨
オープンなコミュニケーションとコラボレーションのサポート
ビジネスにおいて、何もないところでは何も起こりません。必要なのは チームのコラボレーションを促進する あなたの部署だけでなく、ビジネス全体で。 オープンなコミュニケーション は、信頼を築き、従業員にもっと心を開いてもらうための最善の方法です。
ClickUpホワイトボードを使えば、タスクの割り当てや担当者のタグ付けなど、次のコラボレーションのキックオフに必要なあらゆることができます。
率直に共有するチャンスです：
- ビジネスの最新情報
- チームの最新情報
- 会社のニュース
あなたが社員に対してオープンで正直であれば、社員もあなたに対してオープンで正直である。ある部署やマネージャー間だけで情報を共有するのではなく、全員ミーティングでは、透明性を高めるために全社で情報を共有します。
バーチャルチームのための全員ミーティングのヒント
オールハンズミーティングの基本原則はバーチャル設定でも変わりませんが、バーチャルなオールハンズミーティングを運営するには、いくつかの調整が必要です。ここでは、全員ミーティングをバーチャルのチームに効果的に参加させるためのヒントを紹介します：
- 右を選択する電話会議ソフト:信頼できるものを選択するバーチャルミーティングプラットフォーム2. ミーティング前のテスト実行： ITチームとテスト実行を行い、潜在的な技術的不具合のトラブルシューティングを行います。オーディオとビジュアル要素が完璧に仕事することを確認することで、ミーティングを技術的な問題ではなくコンテンツに集中させることができます。
- 聴衆を巻き込む： バーチャルミーティングは、参加者にとってすぐに受動的な体験になってしまう可能性があります。投票、Q&Aセッション、少人数のグループディスカッションなど、インタラクティブな要素を取り入れ、チームの参加を促しましょう。ミーティングプラットフォームと統合されたエンゲージメントツールの使用を検討しましょう。
- ビジュアルとプレゼンテーション：ビジュアルと簡潔なスライドを使用して、ポイントを明確にし、聴衆の注意を引きつけましょう。よくデザインされたプレゼンテーションは、聴衆の関心を大幅に高めることができます。バーチャルミーティングの体験5. クリアされたアジェンダと時間管理: バーチャルミーティングは注意力を散漫にする可能性があるため、アジェンダはタイトにし、特にミーティングが長時間に及ぶ場合は休憩時間を設ける。事前にアジェンダを共有し、出席者の準備に役立てましょう。
- チームメンバー全員からの意見が重要であることを明確にする。チームからの質問やコメントを促し、双方向の対話を促進することで、全員が意見を聞き、価値を感じられるようにします。
- ミーティング後、議論の要約を共有する、アクションアイテム バーチャルのフォーマットに合わせてアプローチを変えることで、全員ミーティングの効果を維持し、チームがどこにいても接続、情報、モチベーションを保つことができる。
より良い全社ミーティングを短時間でプランしよう
全社ミーティングは、全員が同じ時間と場所に集まる貴重な機会です。しかし、参加者の数が多ければ多いほど、プランニングは大変なものになります。
幸い、適切なアプローチをとれば、チームが心から楽しみにしている最高のミーティングをプランニングすることができます。
ミーティングのスケジュールは誰でも立てることができます。 ミーティング議事録追跡ツール しかし、優れた全員ミーティングをプランニングするには、真のプロが必要です。適切なシステムで、プランニングプロセスをスピードアップし、手を抜かないようにしましょう。
ClickUpは、会議のアジェンダテンプレート、ワークフロー、タスク、その他のツールを提供し、作業を簡素化します。
より良いミーティングがクリックひとつで実現します。 今すぐClickUpに登録する -クレジットカードは必要ありません！