重要な価格設定とパッケージングのプロジェクトを開始してから 3 か月が経ち、私は Google ドキュメント、電子メールのスレッド、さまざまなチャネルに散らばった Slack の会話に埋もれていました。このような状況は、おなじみではありませんか？
プログラムマネージャーとして、私は、プロジェクトの実行を遅らせ、チームの勢いを失わせる従来のプロジェクト管理ツールの混乱を経験してきました。その世界では、「プロジェクトの最新情報」とは、電子メールの受信トレイを調べ、タイムゾーンを越えて関係者を追いかけて、実際の成果を出すよりもプロセスの管理に多くの時間を費やすことを意味していました。
本日は、AI が私のプロジェクト管理方法だけでなく、ビジネスに直接影響する戦略的イニシアチブの実行速度も根本的に変革した方法をご紹介します。
現代のプロジェクト管理の現実
私は COO 室での役割として、ClickUp の文字通りすべてのチーム（製品、マーケティング、ライフサイクル、システム、IT、イネーブルメント、顧客対応チーム、そして AI 機能に関する業務ではセキュリティや法務チームも）にまたがる部門横断的なプロジェクトの実行を担当しています。
これらは、単一のチームによる単純な取り組みではありません。成功するには、厳格なリソースの割り当て、部門間のコミュニケーション、正確なプロジェクトタイムラインが必要です。機能やアドオンの新しい価格設定やパッケージを立ち上げる場合、その成功は、部門間、異なるタイムゾーン、競合する優先度間のシームレスな連携にかかっています。
リスクは大きい：私は、純ドル維持率の成長、機能の採用、エンゲージメント、コンバージョン率に関するメトリクスを担当しています。プロジェクトが停滞したり失敗したりすると、納期遅れだけでなく、収益機会や市場でのポジションの喪失にもつながります。
従来のプロジェクト管理の隠れたコスト
AI によるプロジェクト実行を採用する前は、私のワークフローは、ほとんどのプロジェクトマネージャーにとって痛々しいほど見慣れたものでした。
ドキュメントの悪循環： Google ドキュメントでプロジェクトプランを作成し、関係者に電子メールで送信し、自分が参加していないミーティングで欠落した情報を含むフィードバックを待ち、その会話で実際に何が起こったのかを整理する。
チェイスゲーム： 1 日中、フォローアップに明け暮れる。「その成果物はどの程度進んでいますか？」「先週の電子メールは受け取りましたか？」「ステータスを教えてください」と。勢いを加速させるどころか、私は常に追いかける立場にありました。
タイムゾーンの悪夢： グローバル企業では、単純なステータスに関する質問に対する電子メールの返信を待つことで、プロジェクトの進捗が大幅に遅れていました。米国チームからの返信が届く頃には、欧州チームはすでに業務を終えていました。
精神的負荷： 誰が何をいつまでに必要としているかを覚え、散在する情報を追跡し、ツールを絶えず切り替えて作業を行う。手作業による更新や重複したコミュニケーションなどの管理上のオーバーヘッドは、戦略的な計画やプロジェクトの成功に費やすべき時間を奪います。
AI がプロジェクト実行を変革する方法
AI によるプロジェクト管理への移行は、単に効率の向上だけではありません。チームがプロセスではなく成果に集中できることで、可能性を根本的に変えることなのです。
単なる自動化ではなく、自動化されたインテリジェンス
私の現在のワークフローは、次のとおりです。
プロジェクト概要を数秒で作成： 発見ミーティングの後、ClickUp の AI を使用して、ミーティングのメモからプロジェクト概要を自動的に作成しています。以前は 30 分から 45 分かかっていたコピー、貼り付け、フォーマットの設定が、今では数秒で完了します。私は今でもすべて事実確認を行っていますが、面倒な作業は完了しています。
リアルタイムのステータス情報： 更新情報を追いかける代わりに、AI カスタムフィールドを使用して、プロジェクト内の各タスクのステータスを自動的に表示し、プロジェクトデータの傾向、リスク、遅延を即座に把握しています。AI がリスクを指摘し、進行していないタスクを強調表示し、ボトルネックを特定するので、個々のタスクをクリックする必要はありません。
オンデマンドのエグゼクティブサマリー： 経営陣への週次報告では、AI にプロジェクトリスト全体をレビューし、プロジェクトの結果と進捗の概要を報告するよう依頼するだけです。複数のタスクの進捗状況を 1 時間かけて表にまとめる代わりに、数秒で包括的なエグゼクティブサマリーを入手できます。
中央集約型コラボレーションの力
最大の変革は、ツールの切り替えの手間を排除し、チームコラボレーション を 1 つの統合されたワークスペースに一元化したことです。
コンテキストに応じたコミュニケーション： プロジェクト内で ClickUp のチャット機能を直接使用すると、「これを範囲に追加していただけますか？」と誰かが言った場合、1 回のクリックで完全なコンテキストを含むタスクを作成することができます。Slack とプロジェクトツール間を飛び回って、会話のスレッドやコンテキストを見失うことはもうありません。
部門間の可視性： さまざまなチームの関係者が各自の好みのビューで作業できるテンプレートを作成し、私はプロジェクト管理フォーマットですべてを追跡しています。開発チームは仕事のやり方を変える必要はありませんが、私は彼らの進捗状況をリアルタイムで確認することができます。
自動化された説明責任： AI エージェントは、成果物が期日に提出されていない場合に自動的にフォローアップを行い、状況に応じたリマインダーを送信し、実際に人間の介入が必要な場合にのみ、私だけにエスカレーションします。
実用的な効果：すべてを変えた 3 つの機能
AI によるプロジェクト実行を導入した後、私の日常業務に最も大きな影響を与えた 3 つの機能は次のとおりです。
1. AI タスク作成機能と統合されたチャット
以前：プロジェクトの変更に関する会話は Slack で行われ、その後、プロジェクトツールで手動でタスクを作成し、Slack に戻って確認していました。複数のツールを使用するため、コンテキストが失われ、時間が無駄になっていました。
現在：会話はプロジェクトコンテキスト内で直接行われます。AI は、チャットメッセージからコンテキストを完全に把握してタスクを自動的に作成したり、私がワンクリックで作成したりすることができます。複数のタイムゾーンを扱う場合、このシームレスな引き継ぎは極めて重要です。
2. 複数のリストのタスク
これは、プロジェクト管理において最も過小評価されている機能かもしれません。チームごとに異なる作業方法が必要です。マーケティングにはマーケティングのワークフロー、開発には開発のワークフロー、イネーブルメントにはイネーブルメントのワークフローがあります。しかし、私は統一されたプロジェクトビューですべてを追跡する必要があります。
タスクは複数のリストに表示されるため、各チームは好みのワークフローを維持しながら、私はプロジェクト全体の可視性を確保できます。誰も仕事のやり方を変える必要はありませんが、私はすべてのチームの依存関係やタイムラインを管理することができます。
3. AI スタンドアップレポート
私は、COO 室への週次報告にこれを使用しています。以前は、さまざまな情報源から情報を収集するのに 30 分かかっていた作業が、今では 5 分で済みます。AI が私の実際の仕事からスタンドアップを生成するので、私はそれを確認して、週次要約にコピー＆ペーストするだけです。とても簡単です。
混乱を管理するのではなく、勢いを築く
最も重要な変化は効率性だけではありません。それは、反応的な管理からプロアクティブな実行へのシフトです。
AI導入前： 私は、情報の収集、プロセスの管理、分散したシステム全体の可視性の維持にほとんどの時間を費やしていました。
AI を使用すると： チームの障害を取り除き、問題になる前にリスクを特定し、タスクを単に完了するだけでなく、戦略的な成果に向けて確実に実行することに集中できます。
実例：価格設定およびパッケージングプロジェクト
私は、価格設定およびパッケージングプロジェクトの発見から実行、完了までをガイドするテンプレートを ClickUp で作成しました。AI が各段階をどのように強化するかをご紹介します。
発見： ミーティングのメモが、ステークホルダーの要件、タイムライン、成功のメトリクスとともにプロジェクト概要に自動的に入力されます。
リソースの割り当て： 役割が定義された事前定義のステークホルダーリストがありますが、AI により、チームのキャパシティと依存関係に基づいてタイムラインを最適化できます。
実行： AI がリスクやボトルネックを自動的にフラグ付けし、すべてのチームの進捗状況をリアルタイムで可視化します。
レポート作成： 私が何時間もかけて情報をまとめる必要がなく、経営陣が必要とする情報を正確に提供する自動化されたエグゼクティブサマリー。
クローズアウト： AI は、将来のプロジェクト最適化のために、過去の洞察やパフォーマンスデータを収集するのに役立ちます。
AI を活用した実行の競争優位性
現実には、競合他社は依然としてスプレッドシートや電子メールのやり取りでプロジェクトを管理しているのに対し、当社はより迅速に実行し、より迅速に適応し、パターンからリアルタイムで学習しています。
スピード： 以前は調整に数週間かかっていたプロジェクトも、予測インサイト、自動化されたフォローアップ、最適化された リスク管理 により、よりスムーズに実行できるようになりました。
品質： AI が日常的なタスクを処理し、インテリジェントな洞察を提供することで、私は実際に人間の判断が必要な戦略的な課題に集中することができます。
規模： 組織の成長に伴い、AI により、管理オーバーヘッドを比例的に増加させることなく、実行の品質を維持することができます。
プロジェクトマネージャーにとっての意味
まだ、連携のないツール、手作業によるレポート作成、絶え間ないフォローアップでプロジェクトを管理しているなら、それは非効率であるだけでなく、コンピュータの世界でタイプライターと競争しているのと同じです。
今後 10 年間で成功を収めるプロジェクトマネージャーは、AI を活用して以下のことを実現できる人物です。
- 管理上のオーバーヘッドの自動化
- プロジェクトデータからインテリジェントなインサイトを生成
- プロセス管理ではなく、戦略的な実行に焦点を当てましょう。
- チームの負担を増やすことなく、その影響力を拡大
AI プロジェクト実行の実際の動作を見る
プロジェクトマネージャーとしての経験に共感される方は、7月23日午後12時（太平洋夏時間）に開催されるバーチャルイベント「AI時代のプロジェクト実行」にご参加ください。
複雑な部門横断的な取り組みにおいて、AI を活用してプロジェクトの実行を一元化、自動化、迅速化する方法を具体的にご紹介します。ClickUp で実際に使用しているテンプレートやワークフローもご紹介します。
- AI によるプロジェクト概要の作成
- ステータスの追跡とリスクの特定を自動化
- ツールを切り替えることなく、部門間のコラボレーションを実現
- 数時間ではなく、数分で完了する経営陣向けレポート作成
得られる内容:
- 実際のプロジェクト管理ワークフローのライブデモ
- すぐに実装できるテンプレートとプロセス
- AI によるプロジェクト実行の拡張戦略
- 現在のプロセスの最適化に関する無料コンサルティング
優れたプロジェクトマネージャーと優れたプロジェクトマネージャーの違いは、組織力だけではありません。それは、関係者全員に負担を感じさせることなく、成果に向けて勢いを推進する能力です。
結果を出す代わりに、ツールと格闘して四半期を無駄に過ごしてはいけません。プロジェクト管理の未来は、人間の能力に取って代わるのではなく、それを増幅するインテリジェントな自動化によって実現されます。
Jacqui Tripoli は、ClickUp の COO 室プログラムマネージャーとして、価格設定、パッケージング、戦略的イニシアチブに関する部門横断的な実行を指揮しています。AI を活用してグローバルチーム全体のビジネス成果を推進する、スケーラブルなプロセスの構築を専門としています。