分散型デザインチームを管理するための 5 つのポイント

オーウェン・ジョーンズ は、オンラインスケジュール作成アプリ「ZoomShift」のシニアコンテンツマーケターです。コンテンツマーケティング、CRO、FB 広告を専門とする、経験豊富な SaaS マーケティング担当者です。自分の知識を他の人と共有し、彼らの成果向上に貢献することを楽しんでいます。

分散型デザインチームを持つことの最大のメリットは、居住地に関係なく、最高の人材を自由に採用できることです。適切な分散型チーム管理スキルとツールがあれば、夢の設計チームを成功に導くことができます。

リモートチームを管理する際に直面する課題のうち、最も難しいのは、周りに誰もいない状況でも、従業員の生産性、創造性、協調性を維持することでしょう。マネージャーは、従業員が常に最高のパフォーマンスを発揮できるようにしなければなりません。

分散型チームを順調に運営するための 5 つの戦略

1. 測定可能なビジネス目標と個人目標を設定する

オフィスではコミュニケーションが通常より容易であることは周知の事実です。そのため、現実的なタスクと期限について合意しながら、明確でわかりやすい言葉を使って文章や口頭で伝えることが重要です。

KPI（主要業績評価指標）を設定することは、雇用者として期待する内容を明確にする上で非常に有効です。KPI は、従業員に期待するすべての事項を対象としています。以下は、企業のさまざまな部門における KPI の例を示すテーブルです。

ただし、あなたのケースでは、KPIは次のようなものをカバーします：

チームメンバーがあなたが彼らに何を期待しているかを理解していれば、彼らは最初からその目標を達成するための戦略を立てることができます。チーム全体の目標を達成するための、チーム全体のための堅実な設計作業プロセスを確立することも、効率性を高めるために不可欠です。

2. 週に 1 回、1 対 1 のミーティングをスケジュールする

定期的なミーティングは必須です。タスクが完了しているかどうか、ターゲットが達成されているかどうかを知る必要があります。1 対 1 のミーティングは、成果物の追跡に役立ちます。チームメンバーをよりよく知ることができ、彼らが抱えている懸念事項をメモしておくこともできます。

ミーティングは常に構造化してください。

ミーティングの前に、必ずミーティングのアジェンダを作成しましょう。アジェンダは、ミーティングを順調に進める上で役立ちます。アジェンダが必要な理由をいくつかご紹介します。

もう 1 つの良いアイデアは、毎日のスタンドアップです。これは、リモートチームのメンバーと、日々の最新情報を把握するための簡単なキャッチアップセッションです。心配しないでください。このミーティングでは、実際に立ち上がる必要はありません。

現在のタスク、問題、改善すべき点、デザインのトレンド、最善の行動について話し合うことができます。デザインチームには、進行中のすべての作業の概要を把握し、仕事を効率的に割り当て、誤解を解消し、最新のデザインニュースを常に把握してほしいものです。

たとえば、デザインチームのメンバーが月曜日と金曜日にその週にやることなどを網羅することができます。スケジューリングソフトウェアを使用すると、忙しいスケジュールをすべて把握しておくことができます。以下は、モバイルアプリに表示された Zoomshift のスケジュールの例です。

また、チーム全員で毎月グループチャットを行うプランも立てましょう。こうしたチャットは、メンバー同士が出会い、つながりを深める良い機会となります。

もう 1 つ言及すべきことは、従業員が優れた仕事をしたことを頻繁に評価することの重要性です。これは、従業員があなたの注意を完全に受けられる 1 対 1 のミーティングで特に当てはまります。

まだご存じでない方は、クリエイティブ業界を含むあらゆる業界の従業員は、常に自分の仕事に対する評価を求め、褒められることで忠誠心を高める傾向があるということを覚えておいてください。社内にフィードバックの文化がない場合、従業員は辞めてしまうでしょう。従業員の意見は重要であると認識され、それを実現するには、オープンなコミュニケーションが十分であるはずです。

最後に、子供やペットがミーティングに参加しても、慌てないでください。このような状況はミーティングではよくあり、在宅勤務の文化の一部です。

3. プロジェクト管理ソフトウェアとコミュニケーションツールを活用する

リモートチームにとって、明確なコミュニケーションチャネルを設定することの重要性は、いくら強調しても強調しすぎることはありません。すべての企業は、優先するコミュニケーションチャネルを設定しておく必要があります。そのチャネルは、明確で、簡単にアクセスできるものでなければなりません。Skype は、シンプルで無料のコミュニケーションソフトウェアの良い例です。

ビジネスプランとチームの目標を確実に達成するには、プロジェクト管理ソリューションが必要です。プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、情報の共有やタスクの割り当てを行うことができます。このようなソフトウェアを使用すると、デザイナーが簡単にコミュニケーションできるデザインチャネルを作成することができます。

よく考えられたプロセスとプロジェクト管理ソフトウェアは、すべてのデザイナーがプロジェクトの状況についてグローバルなビューを把握するのに役立ちます。すべての情報が 1 か所にまとめられ、誰もが閲覧できると、変更や決定の追跡がより管理しやすくなります。多くのデザイナーによると、ClickUp は、ワークフローに合わせてタスクを整理するのに役立つプロジェクト管理ソフトウェアです。

チーム運営において最も重要な要素のひとつは、効果的なフィードバックプロセスです。この目的には、お好みのプロジェクト管理プラットフォームをご利用いただけます。リモートチームにフィードバックを与える方法としては、以下のようなものがあります。

デザインに関するフィードバックは、2、3カ所にリミットするようにしましょう。デザイナーがフィードバックを見つけやすく、迅速に実装できるようにするためです。

4. 「仕事を完了する」文化の醸成

「Getting Things Done」（GTD）は、David Allen によって開発され、同名の書籍で発表された、個人の生産性向上システムです。これは、外部記録にリストアップされた各タスクの実行に集中できる、時間管理システムとして説明されています。

著者は、一度にきちんとできるタスクは 1 つだけだと述べています。

GTD システムに基づいて、ClickUp は、タスクやプロジェクトを整理するのに役立つ「Getting Things Done」テンプレートをリリースしました。このテンプレートは、タスクを記録し、実行可能な作業アイテムに分割します。さまざまな組み込みビュー、カスタムフィールド、ドキュメントが搭載されており、ユーザーは 1 か所でタスクの優先順位付け、追跡、実行を行うことができます。

ClickUp の「やること」テンプレート

ボーナスや報酬は、専門職の雇用ではごく一般的な機能です。Reward Gateway によると、人事担当者の 90% は、効果的な評価および報酬プログラムがビジネス成果の向上に役立つと認識しています。従業員が KPI を常に達成し、信頼性を示している場合は、その従業員に報酬を与えるべきです。

5. 柔軟に対応し、同僚を信頼しましょう。

全員が同じオフィスにいるからといって、生産性が保証されるわけではありません。しかし、全員が何をやっていて、どこまで進んでいるかを把握するのは簡単です。信頼できるチームメンバーが必要です。リモートワークでは、他の人の仕事を覗き見することは不可能です。

在宅勤務には多くのメリットがあります。柔軟性、通勤の時間と費用の節約、服装の制限がないなど、そのメリットは数えきれません。

ただし、全員が期待されるレベルで成果を出すことができるわけではありません。

在宅勤務は気が散りやすく、仕事と私生活の区別が難しいため、従業員の中には苦労している人もいるでしょう。従業員は、割り当てられた仕事をこなし、成果を上げなければなりません。

デザイナーに高いレベルの創造的な自由を与えることを決めた場合は、素晴らしい結果を期待してください。デザイナーは自分の仕事に対して説明責任があり、自分の決定に責任を持つことを明確にしてください。彼らが成果を上げられなかった場合は、そのデザイナーが自社に適しているかどうかを判断するという難しい決断を下す必要があります。

最近では、従業員がさまざまなタイムゾーンに分散していることは珍しくありません。それぞれのタイムゾーンで午前 2 時になると、連絡を取り合うことが困難になる場合もあります。チームメンバーのタイムゾーンを尊重する必要があります。つまり、他のメンバーに最も適した時間に調整するように努めることです。

ミーティングの予定時間には、必ずタイムゾーンも明記してください。従業員の国の祝日や宗教上の祝日も確認してください。

要点

リモートワークは誰にでも向いているわけではありません。それはまったく問題ではありません。分散型デザインチームのマネージャーとしてのあなたのタスクは、リモートワークを楽しみ、その特徴を理解している人材を見つけることです。ソフトウェアの設計および開発業界は絶えず発展しており、新しい要求に迅速に対応しなければなりません。

対面での交流に勝るものはないことを忘れないでください。リモートワークでも、手持ちのツールを活用して、時折ミーティングを開催するようにしましょう。