グーグルドライブアカウントがごちゃごちゃしていると感じたことはありませんか？
Reddit、Quora、Google Drive Helpフォーラムなどのオンラインフォーラムでは、数え切れないほどのユーザーがこのような不満を表明している。 アカウントを削除して最初からやり直そうと考えている人もいる。 .
目に見える物理的な散らかりとは異なり、デジタル上の散らかりはしばしばビューから隠されたままであり、コンピュータやクラウドストレージの奥深くに潜んでいる。
フォルダ、ファイル、重複ファイルの数の多さに圧倒され、必要なものを見つけるのがほとんど不可能になるまで、無視するのは簡単だ。
チームで仕事をしていたり、Googleドライブを家族と共有していたりすると、特にシステムを導入していない場合、ワークスペースが乱雑になる可能性が高い。そこで、ユーザーの番号に関係なく、Googleドライブの整理整頓を保証するシステムの導入方法について説明しましょう。
Googleドライブを整理する方法
Googleドライブがすぐに散らかってしまうことは、これまで見てきたとおりだ。ここでは Googleドライブをスッキリさせよう をきれいにし、さらに重要なことは、その状態を維持できるようにすることです。
1.ファイルごとにフォルダ（とサブフォルダ）を作る
フォルダとサブフォルダは、整理されたGoogleドライブの基礎です。論理的で階層的な構造を作成することで
/参照 https://clickup.com/ja/blog/132225/organizing-files-and-folders/ ファイルとフォルダを整理します。 /を作成します。
これらは、ファイルを分類するための明確で構造化された方法を提供します。
まず、Googleドライブのフォルダに、全体的な整理やプロジェクトのニーズを反映したトップレベルの構造を作成します。これは、仕事、個人、副業などのカテゴリに基づいている可能性があります。次に、大きなフォルダをサブフォルダに分割して、ファイルをさらに整理します。
例
仕事用のフォルダには、「プロジェクト」「ドキュメント」「レポート作成」「プレゼンテーション」などのサブフォルダを作ることができます。同様に、個人フォルダには「写真」、「ドキュメント」、「ミュージック」、「ビデオ」のサブフォルダがあるかもしれません。
経由
/参照 https://workspace.google.com/intl/en_in/products/drive/ Googleドライブ /%href/
Google ドキュメントをどこに置けばいいかわからない場合は、一時的な保管場所として「未分類のフォルダ」または「その他」フォルダを作成してください。適切な場所が決まったら、そこにファイルを移動することができます。
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/参照 https://clickup.com/ja/blog/145246/file-organization-software/ 10ベストファイルオーガナイザーソフトウェア /%href/
2.一貫した命名規則を導入する
標準化された命名構造は、ファイルをより効果的に整理するだけでなく、チームで仕事をしている場合に混乱を避けるのにも役立ちます。ほとんどの大学が ハーバード そして パデュー 💡* Pro Tip: 目的、関係者、関連キーワードなどの必須情報を含む説明文を書くためのテンプレートを作成しましょう。そうすることで、すべての関連情報が含まれ、検索結果に適切なファイルが表示されます。
4.重要なファイルにスターを付けて素早くアクセス
スター機能は、重要な文書に優先順位をつけてすばやくアクセスするのに最適な方法です。スターを付けることで、フォルダ構造の奥深くに埋もれているファイルでも、スターセクションで簡単に見つけることができます。
経由
/参照 https://workspace.google.com/intl/en_in/products/drive/ Googleドライブ /%href/
フォルダやファイルを右クリックし、Organize, and select Add to starred. もしあなたがキーボードショートカットを好む人なら、ファイル/フォルダを右クリックし、タイプする：
- Macの場合はOption + Command + S、Windowsの場合はCtrl + Alt + S、
- Windows の場合は Ctrl + Alt + S
覚えておいてほしいのは、あまり多くのファイルをスターリングしないことだ！本当に重要なファイルを見つけるのが難しくなります。
💡* プロのヒント: チームのワークスペースでは、ラベルをスター付きファイルと一緒に使用すると、より良い分類ができます。組織の管理者にラベルを有効にするようリクエストしてください。管理者は最大150個のラベルを作成でき、各ファイルに最大5個のラベルを適用できます。これにより、より正確な分類が可能になります。
さらに、GoogleのAI分類機能が自動的にラベルを提案し、プロセスをさらにシンプルにします。
経由
/参照 https://support.google.com/a/answer/12676216?hl=en-IN Google /%href/
5.フォルダを色分けして分類しやすくする
優先度の高いファイルにコードを付けるのも便利ですが、フォルダを色分けすることで、大規模な「視覚的整理」が可能になります。様々なフォルダに異なる色を使用することで、フォルダを簡単に区別でき、ファイルを探す時間を節約し、視覚的に魅力的なGoogleドライブを楽しむことができます。
フォルダを色分けするには、フォルダを右クリックし、整理に進み、フォルダの色セクションから色を選択します。
経由
/参照 https://workspace.google.com/intl/en_in/products/drive/ Googleドライブ /%href/
フォルダを色分けする際のヒントをいくつか紹介しよう：
- 特定のカテゴリに色を割り当てる： 色分けしたいカテゴリを決め、それぞれに固有の色を割り当てます。例：仕事関連のフォルダは青、個人的なフォルダは緑にする。
- 一貫して色を適用：あなたが一貫して各カテゴリ内のファイルやフォルダに同じ色を適用することを確認してください。そうすることで、クリアされた整理された構造を維持することができます。
6.ドライブを見直し、断捨離する
Googleドライブを整理する最後のコツは、定期的にファイルに目を通し、不要なものを削除すること。そうすることで、ファイルを見つけやすくなり、スペースが足りなくなることもなくなります。
やることの一つは、Googleドライブを整理する時間を設定することです。これは、あなたの使用状況や新しいファイルが蓄積される速度に応じて、毎週、毎月、または四半期ごとに行うことができます。
経由
/参照 https://workspace.google.com/intl/en_in/products/drive/ Googleドライブ /%href/
ここでは、使い始めるためのヒントをいくつか紹介しよう：
- 不要なファイルにフラグを立てる：不要になったファイルを見つけたら、ファイル名に
、 、 などのタグを付けましょう。断捨離セッション中に、これらの名前タグを探し、フラグを立てたファイルを効率的に削除する。 - ファイル履歴を確認する： ファイルの最終更新日を確認し、最近のアクティビティを評価する。ファイルがかなりの時間アクセスされていないか、更新されていない場合、それは削除の候補である可能性が高いです。
そして、これが初めての断捨離なら、小さく始めることをお勧めする。特定のフォルダや特定のファイルタイプなど、Googleドライブの管理しやすいセクションから始めましょう。そうすることで、圧倒されずに済み、タスクが難しくなくなります。
💡 プロからのアドバイス：* ファイルの削除に不安がある場合は、「アーカイブ」フォルダの作成を検討してください。これは、物理的なアイテムを一定期間ストレージに保管するミニマリストのアプローチに似ています。ファイルをArchiveフォルダに移動し、数カ月後に見直してみましょう。
その間に必要でなければ、不要な可能性が高いので削除してもよい。この方法を使えば、Googleドライブのファイルを断捨離して整理しながら、誤って重要なファイルを削除してしまうリスクを最小限に抑えることができます。
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/参照 https://clickup.com/blog/google-drive-hacks// 整理整頓のためのGoogle Driveハック15選 /%href/
Google ドライブのリミット
Googleドライブは、個人、企業、学術機関にとってユビキタスなツールとなっている。しかし、その人気にもかかわらず、欠点がないわけではない。
- 伝統的なファイルストレージ構造: Googleドライブの使い慣れたファイルとフォルダ構造への依存は、より柔軟で動的な整理を必要とすることが多い現代の仕事習慣には最適ではないかもしれない。
- ストレージのリミット：ストレージに無制限はない。Googleドライブにはファイルサイズやアップロードのリミットがあり、大きなファイルや過剰なアップロードは制限のトリガーになる可能性がある。
- カスタマイズの制限: Googleドライブのインターフェースや機能は完全にカスタマイズできるわけではなく、個人の嗜好や特定の仕事要件に適応する能力が制限される可能性があります。
- ラベルの制限：* 貴重な整理ツールであるラベル機能は、ワークスペースに制限されており、管理者の承認が必要であるため、個々のユーザーにとってのアクセシビリティが制限される。
- コラボレーションの課題Googleドライブには「包括的な」コラボレーションツールは付属していない。議論はファイルごとにサイロ化されるため、ミスコミュニケーションの可能性が高まる。
最後に、Googleは強力なプライバシーポリシーを掲げているが、適切な広告を提供したり機能を提案したりするために、あなたのコンテンツ（電子メールを含む）を分析することもある。
経由 Google こちらもお読みください オンライン文書用ファイル共有ソフト10選
ClickUpでファイルを作成・管理しよう
単にファイルを保存するだけでなく、私の仕事のためのシステムやプロセスを構築できるプラットフォームをお探しなら、ClickUpが最適です。
未来の仕事のために作られました、
/参照 https://clickup.com/ クリックUp /クリックアップ
はオールインワンの生産性プラットフォームで、ダイレクトチャット、文書内コメント、ビデオクリップなどの機能を使い、ファイルの作成と管理、プロジェクトの追跡、同僚（または家族）との共同作業を単一のインターフェイスで行うことができる。
ClickUpのおかげで混乱がなくなり、代理店の業務が整理されたので、代理店の成長戦略に集中できるようになりました。
ジェルマノ・マッタ、V4エージェンシー、エグゼクティブ・パートナー
ClickUpがどのように仕事を整理するのに役立っているか見てみましょう。
ネストされたドキュメントやwikiで情報を整理する
Googleドライブとは異なり、ファイルを保管する仮想スペースです、 クリックUpドキュメント やGoogle Driveに代わる。
ClickUp Docsでネストされたページやwikiを作成し、リアルタイムで共同作業。
ClickUp Docsを使えば、こんなことができます：
- リストやテーブルからコードブロックまで、さまざまな「コンテンツブロック」を作成できます。
- コメント、リアルタイム編集、ダイレクトチャットを使って他のユーザーとコラボレーション。
- タグを追加してドキュメントを分類
- タイトル、ビューまたは更新日、貢献者、作業スペースの場所でドキュメントをフィルタリング。
- もう使わないが削除したくないドキュメントをアーカイブ
ホワイトボードを使った可視化 ClickUpホワイトボード をドキュメントビューに追加すると、すべてのビューを同じ場所で見ることができます。
ClickUp Integrationsを使用して統合することで、技術スタック全体に検索を拡張できます。
技術スタック全体との統合
ClickUpは、CRMからデザインツール、自動化対応ツール、さらにはファイルストレージプラットフォームまで、1000を超えるプラットフォームと統合しています。
Googleドライブから離れる準備はできていないが、ClickUpで仕事システムを設定したいという方には朗報です。 クリックアップとGoogle Driveの統合 を利用して、両方の長所を手に入れよう。
Googleドライブの文書やファイルをClickUpに取り込みましょう。
これで
/参照 https://clickup.com/blog/google-drive-integration// グーグル・ドライブとの統合 /%href/
Googleドライブと連携することで、以下のことが可能になります：
- ClickUpタスクへのGoogle Driveファイルの追加
- クリックアップからGoogleドライブを閲覧
- ClickUpからGoogleドキュメントやスライドなどを作成できます。
つまり、異なるアプリケーションを切り替える必要がなく、ワークフローを効率化し、時間を節約できます。
クリックアップとGoogleドライブで仕事効率アップ
ClickUpとGoogle Driveは互いに補完し合うことで、生産性を向上させ、ワークフローを効率化することができます。
プロジェクト管理の一元化、シームレスなコラボレーション、AIを活用したワークフローの自動化など、そのメリットはほんの一例にすぎません。
また、あなた（そしてあなたのチーム）は複数のツールを切り替える必要はありません。すべてClickUp内で完結します。
ClickUpがあなたの仕事をどのように支援するか、詳細はこちらをご覧ください。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに無料登録する /%href/
をご覧ください。