同僚や上司と昨夜の試合についてチャットするのは、ほとんど自然で気楽な会話かもしれない。しかし、プロジェクトの期限やKPIについて話し合うときは、プロフェッショナルであるために別のスキルが必要になる。
しかし、多くの人がこれに苦労している。特に、伝統的な合図が失われがちなリモートやハイブリッドの設定ではなおさらだ。調査によると、従業員の86％が 属性職場の失敗 職場の失敗の原因は、強力なプロフェッショナル・コミュニケーション・スキルの欠如にある。
このビューから、明確さ、整合性、職場の生産性向上を促進するコミュニケーション戦略を導入することが必要です。もしあなたが、自分の考えを表現するためのより良い方法を探していて、どこか行き詰まりを感じているのであれば、このまま読み進めてほしい。
このブログでは、プロフェッショナル・コミュニケーションの定義、鍵になるスキル、守るべきヒントなど、プロフェッショナル・コミュニケーションについて詳しく解説します。さっそく始めましょう。
プロフェッショナル・コミュニケーションとは？
簡単に言うと、プロフェッショナル・コミュニケーションとは、職場やビジネスの設定において、クリアで、敬意に満ちた、フォーマルな言葉を使って、情報、アイデア、メッセージを交換することを指します。
対面でのやりとりなど、口頭や書面を含むさまざまなフォームが含まれます、
/参照 https://clickup.com/blog/async-video-communication// 非同期ビデオコミュニケーション /%href/
仕事ではインスタント・メッセージ、電子メールを使い、効果的なコラボレーションと問題解決を実現している。
プロフェッショナルなコミュニケーションが重要な理由
ミーティング中、同僚や上司が明確な指示もなく長時間話し続けているとき、あなたは会議に参加し続けるのに苦労したことはないだろうか。そして、ようやく完了しても、何が言いたかったのか、自分がやることは何なのか、さっぱりわからない。
そこで、プロフェッショナルなコミュニケーションの出番となる。
クリアされた効果的なメッセージは、すべての関係者に考えを伝え、理解させ、強固なを育みます。 チームコミュニケーションを促進する。 職場で簡潔で意図的な言葉遣いをすることで、全員が同じ目標に集中することができ、ボード全体の生産性向上につながります。
プロフェッショナル・コミュニケーションの例
多くの
/参照 https://clickup.com/ja/blog/207001/chat-etiquette-at-work/。 チャットエチケットのモード /%href/
ここでは、仕事で使える2つの鍵例を取り上げる。
プロジェクトの最新情報を電子メールで上司に伝えるとします。メッセージは次のようになります：
こんにちは、
プロジェクトの最新情報です：
- タスクAは完了しました。
- タスクBは金曜日までに完了する予定です。
- タスクCは若干の遅れが生じているが、なんとか進めている。
これらについて具体的なアップデートが必要であればお知らせください。
よろしくお願いします、
お名前
このような構成にすることで、電子メールは簡潔でありながら情報量が多く、箇条書きでわかりやすくなります。
次に クライアントコミュニケーション は、電話であれ対面であれ、積極的な傾聴と共感を必要とする。例えば、クライアントの問題に対処するとき、あなたはこう言うかもしれない：
「この問題をお知らせいただき、ありがとうございます。この問題にご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。すぐにエスカレーションし、24時間以内に最新情報をお届けできるようにいたします。
この対応は、クライアントの懸念をクリアされた上で、明確な解決策とフォローアップを提供することで、プロフェッショナリズムを示すものです。
効果的なプロフェッショナル・コミュニケーションの鍵
やること ミスコミュニケーションを避ける 職場でのミスコミュニケーションを避けるには？これらのプロフェッショナルなコミュニケーションスキルに焦点を当てましょう：
1.明確さと簡潔さ
特に電子メールやレポート作成では、専門用語や複雑な言葉を読み解き、何が言いたいのか理解しようとする人はいません。そのため、シンプルでなければならない。
まず、専門用語や業界特有の言い回しは、必要不可欠でない限り避けましょう。常にわかりやすい言葉を心がけ、誤解を招くリスクを減らしましょう。
❌ "このイニシアチブを成功させるためには、プロジェクトライフサイクル全体を通じて、部門横断的なシナジーを活用し、協力体制を最適化することが不可欠です。"といった表現は絶対に避けましょう。
代わりに、"このプロジェクトでは、皆で肩を並べて仕事をし、必ず大成功させましょう "というような表現にしましょう。
プロからのアドバイス：* 箇条書き、見出し、短い段落はあなたの味方です。電子メールに「プロジェクト締切ミーティング」のような直接的な件名を設定すれば、最初から期待感を持たせることができます。少なければ少ないほどいいのです。
2.アクティブリスニング
これはどのような職場設定においても重要なスキルです。単に言葉を聞くだけでなく、話されていることに完全に集中し、理解し、思慮深く応答することが必要です。
能動的傾聴を実践すると、他の従業員に対する尊敬と共感を示すことができ、より強いリレーションシップ、より良い職場づくりにつながります。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/51822/collaboration-in-the-workplace/ 職場の協力 /%href/
と誤解が少なくなる。
ミーティングや1対1の会話で聞き上手になる方法をご紹介します：
- 質問したり、説明を求めたりして、好奇心を示し、相手の話を聞こうとする姿勢を示す。
- 携帯電話をスクロールしたり、ノートパソコンをチラチラ見たりせず、話し手に完全に集中する。
- 飛び込んだり、話を遮ったりせずに、話し手が自分の考えを終えるのを待つ。
3.非言語コミュニケーション
何を言うかではなく、どう言うかだ」という格言を聞いたことがありますか？
ボディランゲージ、アイコンタクト、そして声の調子でさえも、あなたの言葉がどのように受け取られ知覚されるかを完全に変えることができる。
例えば、あなたが同僚に建設的なフィードバックをしているにもかかわらず、腕を組んでいたり、携帯をいじっていたりすると、相手に届くメッセージはあなたの意図したものではない可能性が高い。
腕を組むと防衛的な印象を与え、目を合わせないと利息の欠如や不誠実さを示す。
たとえホームワークであっても、数分かけてプロフェッショナルな服装を設定することで、雰囲気が変わります。人は気づく。 背筋を伸ばして座り、同意してうなずき、笑顔を見せると（そう、人は画面を通してそれを感じることができる）、あなたが積極的に話を聞き、参加していることがわかります。
このような小さな合図は、会話を生産性のあるものにするために大いに役立ちます。
プロからのヒント:*💡 対面でもバーチャルでも、プロフェッショナルなコミュニケーションをマスターすることは、あなたの存在感を高め、感情的知性を高めます。クリアされた言語とポジティブなボディランゲージを組み合わせることで、コラボレーションが促進される環境が生まれます。
プロのコミュニケーションスキルを向上させるには
1.メッセージを聴衆に合わせる
常に誰に話しているかを考え、それに応じて言葉を調整する。
インスタンスンス、"The KPIs indicate a significant variance in our metrics"と言う代わりに、"Our numbers show we're off track on our goals"と言ってみよう。
こうすることで、専門用語に惑わされることなく、全員が理解できるようになる。エンジニアに話す場合は専門用語を使ってもいいかもしれませんが、マーケティングチームに話す場合はメッセージをシンプルにしましょう。
そのひとつが 共通のコミュニケーション目標 は、聴衆の心に響くように情報を伝えることである。 コミュニケーションプランのテンプレート を使うと、メッセージをうまく構成することができます。
と ClickUpのコミュニケーションプランテンプレート を使えば、明確なコミュニケーション・オブジェクトの定義、目標の設定、タイムラインの概要、利害関係者の割り当てがいかに簡単であるかに気づくでしょう。また、すべての部署で一貫したメッセージと調整を行うことができます。
ClickUpのコミュニケーションプランテンプレート
このテンプレートを使用することで、以下のような鍵が得られます：
- 視聴者にターゲットを絞ったメッセージの作成
- 最も効果的なコミュニケーションチャネルの特定
- あなたの /を整理する。 https://clickup.com/ja/blog/48192/communication-strategies/ コミュニケーション戦略 /を整理する。 最大の効果を得るために
さらに、コミュニケーション努力の成功を追跡・測定することも可能です。
企業文化の育成、従業員への情報提供、チームへの参加促進に重点を置いているのであれば、次のようなものがあります。 ClickUpの社内コミュニケーションテンプレート は便利なツールです。
2.異なるコミュニケーションスタイルを認め、尊重する
一人ひとり異なるコミュニケーションスタイルを理解することで、職場のコラボレーションを大きく促進することができます：
直接対間接、高レベル対詳細の違いを説明するテーブル。 | 直接的対間接的、ハイレベル対詳細の違いを説明した表。 | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | 特にデリケートな場面では、このことを念頭に置き、それに応じてア プローチを調整しましょう。| 私の仕事では、### 3.メッセージに文脈を提供する を使うなどして、プロフェッショナルで整理整頓された状態を保ちましょう。
例えばClickUpは、タスク管理とコミュニケーションの両方を1つの場所に統合する強力な方法を提供する。
クリックアップチャット
と
/参照 https://clickup.com/features/chat ClickUpチャット /をクリックしてください。
クリックアップチャットは、あなたの会話から直接仕事をすることができます。チャットアプリとタスク管理アプリを行き来する代わりに、クリックするだけでメッセージを実行可能なタスクに変えることができます。この機能により、見落としがなくなり、プロジェクトを常に把握することができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-910-1400x933.png プロフェッショナルなコミュニケーションのためのClickUpチャット /クリックアップチャット
ClickUp Chatを使って、関係者とリアルタイムでコラボレーションし、タスクを割り当て、追跡し、迅速に完了しましょう。
ClickUpチャットのすべての会話は、関連するタスク、ドキュメント、や他のチャットにリンクされています。また、投稿機能を使って重要なお知らせやアップデートを全員に知らせたり、フォローアップを使ってディスカッションの状況を常に把握することもできます。一番の利点は？仕事とチャットが同じ場所で行えます！
ClickUp ドキュメント
/参照 https://clickup.com/features/docs クリックUpドキュメント /参照
を使えば、どんなプロジェクトでも完璧なドキュメントやwikiを構築できます。入れ子ページ、柔軟なスタイル設定オプション、カスタマイズ可能なテンプレートを使用して、必要なドキュメントをフォーマットできます。
ClickUp Docsはあらゆるタイプのドキュメントに対応します。
詳細なロードマップ、コンテンツクラスタ、ナレッジベースの作成など、ブックマークの埋め込み、テーブルの追加、テキストセクションを追跡可能なタスクに変換することができます。
/参照 https://clickup.com/features/assign-comments ClickUpでコメントを割り当てる /%href/
にコメントを付け、情報を整理して効果的に提示しましょう。
また、このプラットフォームはドキュメントを安全に共有します。共有可能なリンクを作成し、チーム、ゲスト、一般人を問わず、誰でも許可を管理できます。プライバシーと編集のコントロールにより、誰がドキュメントにアクセスし編集できるかを自信を持ってコントロールできます。
クリックアップクリップ
長い電子メールチェーンやわかりにくいコメントスレッドにうんざりしていませんか？そんなときは ClickUpクリップ を使えば、画面録画を素早く記録・共有し、アイデアや考えを明確に伝えることができます。
/クリックアップクリップ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Clip-by-ClickUp-.gif Clip by ClickUpで電子メールチェーンや直接ミーティングをすることなく、画面録画を共有してメッセージを正確に伝え、プロフェッショナルなコミュニケーションを向上させましょう。 /%img/
ClickUp Clipで、コメントのスレッドや混乱をなくしましょう。
Clip内のどこにでもコメントを残すことができるので、フィードバックがより焦点化され、表示された内容に直接対応した会話を始めることができます。さらに、どのClipもタスクに変換でき、チームメンバーにフォローアップを割り当てることができます。
さらに
/参照 https://clickup.com/ai ClickUp Brain /を参照してください。
ClickUpのAIアシスタントであるClickUp Brainは、あなたが作成したすべてのClipを書き起こし、タイムスタンプとスニペットを提供し、簡単に参照することができます。この機能により、録音したコンテンツの確認が容易になり、重要なポイントを素早く見つけることができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Release-2.185_Translate_V2.gif.gif ClickUp Brainを使ってアクションを翻訳し、プロフェッショナルなコミュニケーションを向上させましょう。 /%img/
ClickUp Brainで組織の知識を一元化する
また、Clipのトランスクリプトを検索可能にすることで、探しているコンテンツをすぐに見つけることができます。最後に、すべてのClipはClipsハブに自動的に整理され、すべてのビデオコンテンツに簡単にアクセスできる場所に保管されます。
1000以上の
/を活用できます。 https://clickup.com/integrations ClickUpインテグレーション /クリックアップ
を無料で利用でき、ワークフローを中断することなく技術スタックを向上させることができます。
5.メッセージをサポートするためにビジュアルを使う
従業員が電子メール、メッセージ、ミーティングに追われていると、重要な情報がノイズに紛れてしまうことがある。同じプロジェクトについて、異なるチームメンバーから10通の電子メールが届き、それぞれ詳細が異なるため、次に取るべき行動がわからなくなってしまう。
ビジュアルは複雑な情報を補足し、メッセージをよりわかりやすくします：
リレーションシップを図解し、大量のデータを消化しやすいフォーマットに凝縮する。
📌 チャート、グラフ、インフォグラフィックを取り入れて、傾向、比較、鍵 を単純化する
📌 優れたデザインのビジュアルやスライドを使って、プレゼ ンテーションで注目を集め、コアメッセージ を強化する
以下のようなツール
/参照 https://clickup.com/features/whiteboards クリックアップ・ホワイトボード /%href/
は、コンセプトを実現するシームレスな方法を提供します。フリーハンドで描いたり、形を追加したり、ビジュアルをチームのタスクやプロジェクトに直接接続したりできます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-User-Mapping-Flow-Template-Example.gif クリックアップホワイトボードを使用して、プロフェッショナルなコミュニケーションを向上させましょう。 /クリックアップホワイトボード
クリックアップホワイトボードでビジュアルコミュニケーションを強化しましょう。
さらに、ホワイトボードで作成したものはPDFやJPGなどのフォーマットで簡単に保存でき、電子メールに別ファイルとしてアップロードできます。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/133016/collaborative-communication/ 共同コミュニケーション /%href/
がさらに便利になる。
6.建設的なフィードバックを積極的に伝える
フィードバックは成長を促すために必ず必要なものだが、それをどのように伝えるかは、コンテンツと同じくらい重要だ。悪かった点ばかりを指摘するのではなく、肯定的な観点でコメントを組み立てよう。
例えば、「あなたのプレゼンはあちこちに散らばっていて、筋が通っていなかった」と言うのではなく、「最後に要約スライドを追加することで、ポイントを明確にすることができると思います」と言うのだ。
このアプローチは、フィードバックを批判ではなく、成功への道筋として受け手にとらえることを促します。提案をしながら気持ちを高めることを習慣にし、相手の自信と能力の両方を高めましょう。
7.サポート環境で心理的障壁を減らす
心理的障壁は、メッセージの送受信に影響する個人の精神状態に起因する。ストレスや不安は判断をクラウド化し、誤解を招く。
例えば、仕事に追われている従業員が上司から建設的なフィードバックを受けた場合、それを指導ではなく批判と受け取るかもしれない。
これは特にプレッシャーの高い環境でよく見られることで、ペースの速い文化がストレスレベルを増幅させる可能性があります。 定期的なチェックインとオープンドア・ポリシーは、心理的負担を軽減するのに役立ちます。
8.積極的な参加を重視する
誰もが自分の考えを共有しやすい文化を作る。斬新なアイデアを持つインターンであれ、発言をためらうチームメンバーであれ、参加を奨励する。
どのようなフォームのコミュニケーションでも、「この件に関して、みんなの意見を聞きたいのですが」というように、あらゆるレベルからのアイデアや提案を招いたり、次のようなオープンプラットフォームを提供したりすることができます。
/参照 https://clickup.com/features/form-view ClickUp フォーム /%href/
積極的に発言することを恐れることなく、アイデアを書き出すことができる。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUps-Forms-View.jpg ClickUpフォームビュー /フォームビュー
ClickUpのフォームビューを使ってフィードバックやアイデアを集めましょう。
シンプルに、コミュニケーション能力を前面に押し出しましょう。こうすることで、個人が発言し、有意義な意見を追加できるようになり、オープンな提案のフェーズを設定できます。
プロフェッショナルなコミュニケーションにありがちな障壁
1.文化的なニュアンス
チームミーティングで、ドイツ人の同僚がプロジェクトについて率直なフィードバックをする一方、日本人の同僚は対立を避けるために黙っているとします。どちらのアプローチが正しいとか間違っているとかではなく、コミュニケーションの方法が違うだけです。
ドイツではしばしば率直さが価値とされ、明快なプロモーションが行われる一方、日本の文化では間接的なコミュニケーションや調和が好まれる傾向があり、ぶっきらぼうな態度は無礼に思われかねない。このような違いは、フラストレーションや誤解を招きやすい。
それぞれの文化には規範、価値観、コミュニケーションスタイルがあり、それが誤解につながることもある。これらを理解する
/参照 https://hbr.org/2015/10/when-culture-doesnt-translate 文化のニュアンスと違い /%href/
は、ミスコミュニケーションを防ぎ、コラボレーションを向上させるのに役立ちます。
2.文書コミュニケーションにおける誤解
文字によるコミュニケーションでは、声のトーンやボディーランゲージが欠如していることが多く、メッセージが誤解される可能性があります。例えば、"_そのレポートを送ってもらえますか？"という電子メールは、ある人には単純な要求と映るかもしれないが、別の人には要求と映り、緊張を生む可能性がある。
このようなあいまいさは、同僚間の緊張につながります。これを和らげるには、文書によるコミュニケーションではクリアされた言葉を使い、文脈を示すことです。親しみを込めた挨拶や顔文字を添えたり、シンプルな笑顔で締めくくったりすることも、トーンや意図を伝えるのに役立ちます。
3.技術的なトラブル
テクノロジーはコミュニケーションを活性化させるが、障害をもたらすこともある。接続が悪かったり、コミュニケーションツールに不慣れだったりすると、ミーティングが中断され、参加者をイライラさせることがある。
例えば、あるチームメンバーがプロジェクト・スプレッドシートの仕事に何度も苦戦する一方で、他のメンバーがスムーズに仕事を進めることができなければ、気まずい雰囲気になりかねません。
組織は、従業員が信頼できるテクノロジーにアクセスできるようにし、すべてのコミュニケーションツールに関するトレーニングを提供することで、このような障害を克服することができます。 ビジネスコミュニケーションソフトウェア ソリューションを使用。
コミュニケーションの有効性が職場の成功を促進する
すべては強いコミュニケーションから始まります。人と話し、人と接続する必要があり、プロフェッショナルな設定ではより大きな努力が必要となります。だからこそ、コミュニケーションは最も価値あるツールなのです。
そして何だと思う？ロケット科学ではないが、ちょっとした練習と心構えが必要だ。
電子メールの下書きであれ、ミーティングでの発言であれ、どのようにコミュニケーションをとるかは、あなたのすべてを物語る。だから、次は立ち止まって考えてみよう：私のメッセージは明確だろうか？私は役に立っているだろうか？私のフィードバックの仕方は、丁寧で要領を得ているだろうか？
思慮深いアプローチは仕事上のリレーションシップを強化し、尊敬と生産性の文化を築きます。どのように伝えるかは、何を伝えるかと同じくらい重要であることを忘れないでください。
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