一通の電子メールが100万ドル規模の取引のきっかけになったり、大陸をまたいで散らばったチームがシームレスに連携したりする様子を不思議に思ったことはないだろうか。ビジネスにおける電子コミュニケーションへようこそ-そこでは、デジタル交換がグローバルな商取引の原動力となっています。
ビジネスにおける電子コミュニケーションとは、組織内または組織間でのあらゆるデジタル情報交換を指します。電信の点とダッシュから今日のAIを搭載したチャットボットまで、電子コミュニケーションは私たちのビジネス方法に革命をもたらしました。
1対1のミーティングのような伝統的な方法は個人的なタッチを提供するが、現代のデジタルフォームは瞬時の接続と豊富なデータ交換を提供する。しかし、情報過多やサイバーセキュリティのリスクといった課題ももたらしている。
このガイドでは、電子コミュニケーションの種類を調べ、コンプライアンスの問題に取り組み、ステップ・バイ・ステップの導入プランを提供します。
電子コミュニケーションの種類
電子コミュニケーションには非常に多くの選択肢があるため、それぞれの媒体の強みを理解し、中核となる機能を割り当てる必要があります。ここでは、電子的手段に依存するビジネスコミュニケーションの最も顕著な種類を探ってみましょう。
電子メール：正式なコミュニケーションと公式文書用
電子メールや電子メールは、今日の職場でも通用する最も古い電子コミュニケーションのフォームです。
ラディカティのレポート作成によると
は今年だけで全世界で共有される！
電子メールが時の試練に耐えてきたのは、電子メールが公式のコミュニケーション手段として広く使われてきたからだ。また、同期モードでも非同期モードでも使える柔軟性がある。
しかし、毎日受信する電子メールの量が膨大になると、受信トレイが過負荷になる可能性があり、効果的な電子メール管理戦略を導入することが重要になります。そこで、統合されたコミュニケーション・ツールと仕事管理ツールが大きな効果を発揮します。
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インスタントメッセージ：迅速な質問と即答のために-フォーマル、インフォーマル
インスタントメッセージプラットフォームの人気が高まったのは、非公式で同期的なコミュニケーションの需要があったからだ。人々が必要としたのは
リアルタイムのチャットや一刻を争うやりとりに。
インスタントメッセージは職場のコミュニケーションに革命をもたらし、チームメンバーとの迅速で、しばしばインフォーマルな接続方法を提供している。人気のあるプラットフォームは以下の通りです：
- Slack:チャネルベースの組織と統合で知られています。
- Microsoft Teams: Office 365と統合され、シームレスなワークフローを実現。
- WhatsApp:しばしば国際的な（そしてプロモーションの）コミュニケーションに使用される。
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これらのプラットフォームは素晴らしい機能を提供してくれるが、仕事とは切り離されて存在していることが多い。結局のところ、あなたはいくつもの
.
このようなコンテキストの切り替えは逆効果だ--。
の研究によると、頻繁にタスクを切り替えると、脳がタスク間の方向転換に時間を要するため、生産性が40％も低下するという。
クリックUp
包括的なプロジェクト管理・生産性プラットフォームであるClickUpは、この課題に対する解決策を以下のように提供している。
クリックUpチャット
.インスタントメッセージをタスクに直接統合することで、切り替えの手間を省くことができます。
ClickUp Chatを使って、関係者とリアルタイムでコラボレーションし、タスクを割り当て、追跡し、迅速に完了しましょう。
この
により、チームは以下のことが可能になります：
- タスクやプロジェクトについてコンテキストに沿って議論 - 会話はすべて関連するタスクに自動的にリンクされています。
- プラットフォームを切り替えることなく、ファイルやアップデートを共有
- トピックやプロジェクトごとに会話を整理し、参照しやすくする
- ワンクリックでメッセージをタスクに変換
- チャットのスレッドからAI要約を即座に取得し、何百ものメッセージを読むことなく、素早くキャッチアップ
クリックアップチャットは、会話を仕事に関連付けることで、ミスコミュニケーションを減らし、生産性を向上させます。
どのように
プロジェクト管理者のロサナ・フングリアは、これらのメリットを身をもって体験した：
クリックアップは、電子メール、チャット、Whatsappなど、さまざまなチャネルからのすべてのコミュニケーションを1つの場所に移動しました。そのため、必要な情報をどこに行けば見つけられるかがわかります。
ロサナ・ハングリア、プロジェクト管理者
ソーシャルメディア：ビジネスとカスタマーのギャップを埋めるために
電子コミュニケーション・ネットワークが時流を反映して拡大するにつれ、ソーシャルメディア・プラットフォームは不可欠な構成要素となり、ビジネスにとって強力なネットワーキングとマーケティング・ツールの二重の役割を果たしている。
- 8億人以上のメンバーを抱えるLinkedIn,は、専門家同士がコミュニケーションを取ったり、業界ニュースやインフルエンサーをフォローしたり、求人情報を閲覧・応募したり、人脈関係を構築したり、ヘッドハントしたりするのに最適なプラットフォームである。
- その他、X（旧Twitter）、Instagram、Facebookなどのアプリは、ブランドが顧客と連絡を取り合い、見込み客にマーケティングを行い、ポジティブなブランドイメージを維持するために利用されている。
これらのアプリの受信トレイは、人々が好むような、出費の少ない、インスタントな解決策を提供する。カスタマーサポートとブランドイメージの向上がやることなら、ソーシャルメディアを活用しなければならない。
実際 マーケティング担当者の87 は、消費者は検索エンジンよりもソーシャルメディアでブランドを見つけることが多くなると考えている！
しかし、複数のソーシャルメディアアカウントを管理することは困難です。ソーシャルメディア戦略をプロジェクト管理全体に統合することで、このプロセスを改善し、すべてのプラットフォームで一貫したメッセージを発信することができる。
ビデオ・コミュニケーション・プラットフォーム：リアルタイム同期
ビデオプラットフォームは、特にリモートワークの増加に伴い、不可欠なものとなっている。
ユビキタスなものをいくつか紹介しよう：
- **Zoom：信頼性と使いやすさで知られるビデオ会議ソフト。
- **Skype：ビデオ通話のパイオニアで、現在も国際的なコミュニケーションに広く使われている。
- Google Meet：Google Meet: Googleワークスペースの一部を構成する、シンプルで広く使われているビデオ会議ツール。
これらのツールはリアルタイムのミーティングには最適だが、配布チームにおける非同期コミュニケーションの問題を解決できるとは限らない。
非同期の面では、Loomが画面録画の共有を普及させた。
ClickUpクリップ
.
ClickUpクリップは、言葉だけでは説明しきれないときのためにデザインされました。ClickUp Clipを使用するには、ClickUpで会話を開き、ビデオアイコンを使って画面を素早く録画し（もちろんナレーション付き！）、受信者に直接送信します。フィードバックを共有したり、バグを強調したり、チュートリアルを作成したり、デモを送信したりする最も簡単な方法です。
ClickUp Clipを使えば、タブを切り替えることなく、関係者と音声付きのスクリーンレコーディングを即座に作成・共有できます。
この機能により、チームメンバーは以下のことが可能になります：
- 複雑なアイデアを説明するための短いビデオメッセージを録画する
- プロジェクトに視覚的なフィードバックを提供する
- チュートリアルやウォークスルーのクイック作成
- 長時間のミーティングの必要性を減らし、全体的な生産性を向上させます。
ClickUp Clipの最大の特長は、次のことができることです。
ClickUpブレイン
ClickUpの多目的AIアシスタントであるClickUp Brainがビデオを書き起こし、ナレッジベース用に分析する。
Loomとは異なり、Clip用に別のアプリを管理する必要はない。画面録画とそれに関連するタスクはすべてClickUpの中にあり、ネイティブ・ソリューションとなっている。
複数の電子コミュニケーション手段を利用することで、私たちはより生産的で効率的な仕事ができるようになりましたが、その一方でいくつかの落とし穴もあります。これらのツールに過度に依存すると、気が散って対面でのコミュニケーションやリレーションシップが損なわれる可能性があり、コンテキスト・スイッチのコストは高く、セキュリティやコンプライアンスのリスクにも注意を払う必要がある。
電子コミュニケーションのリスクとコンプライアンス
電子コミュニケーション・チャネルには多くの利点がありますが、ビジネスが対処しなければならない潜在的なリスクも伴います：
- サイバーセキュリティの脅威：サイバーセキュリティの脅威：電子メールによるフィッシング、マルウェア、データ漏洩
- プライバシーの問題：機密情報のセキュリティ確保
- 法規制の遵守：GDPRのようなデータ保護法の遵守
元Netscape CTOのEric Hahnが設立したProofpointは、これらのリスクを軽減する上で重要な役割を担っています。サイバーセキュリティのリーディングカンパニーとして、プルーフポイントは以下のようなソリューションを提供しています：
- 電子メールベースの脅威からの保護
- データ保護規制の遵守
- サイバーセキュリティのベストプラクティスに関する従業員トレーニングの提供
プルーフポイントは以下も監視します。
また、強力なデータ可視化で法務チームを支援し、データ取得ストリームの可視性を提供することでコンプライアンスを簡素化します。
ビジネスにおける電子コミュニケーションの完全性を維持するためには、強固なセキュリティ対策を導入し、潜在的な脆弱性について常に情報を得ることが重要です。そのため、セキュリティとコンプライアンスを優先したコミュニケーションツールを選択することが重要です。
ビジネスにおける電子コミュニケーションの改善
Project.coの「Communication Statistics 2024」によると、2024年のコミュニケーション統計は以下のようになっています、
70％の従業員が、コミュニケーションの問題のために仕事の時間を失っていると感じている。しかし、悲観的なことばかりではない。
仕事におけるコミュニケーションの電子システムを改善するために、積極的な対策を講じることは可能だ。Proofpointのようなツールがセキュリティの懸念に対処する一方で、ベストプラクティスを導入することで、チームのコミュニケーション効率を大幅に向上させることができる。
ここでは、ビジネスにおける電子コミュニケーションを最適化するための戦略をご紹介します：
明確なコミュニケーション・ポリシーの導入
- レスポンスタイムの設定
- さまざまなコミュニケーションチャネルの適切な使用方法を定義する
- 機密情報共有のガイドラインを定める
ビジネスコミュニケーションでは礼儀正しく、簡潔に伝える
- 要点を素早く伝えることで、受信者の時間を尊重する
- 非公式なチャネルであっても、プロフェッショナルなトーン を維持する
メッセージに適したコミュニケーションチャネルを選ぶ
- 正式な連絡や文書が必要な場合は電子メールを使う
- 簡単な質問や最新情報にはインスタントメッセージを使う
- 複雑なディスカッションやチームミーティングにはビデオ通話を活用する。
件名は簡潔で分かりやすいものにする
- 受信者がメッセージのコンテンツをすばやく理解できるようにする。
- 電子メールの検索性と整理性を高める
定期的にデジタルコミュニケーションを整理する
- 古い電子メールやメッセージをアーカイブする
- フォルダやタグを使って重要な情報を分類する
- 不要なメーリングリストは退会する
セキュリティ対策の強化
- 通信アプリのパスワードは14文字の強力な英数字と一意のパスワードにし、定期的に変更する。
- ブルートフォースアタックを防ぐため、可能な限り強力な暗号化を使用する。
- 多要素認証やVPNによるアクセス制御を強化し、セキュリティ向上を図る。 ハイブリッド通信
- ダウンタイムを軽減し、機密データを保護するためのインシデント対応プランを実践する。
これらのプラクティスに従うことで、ビジネスは電子コミュニケーションの有効性とセキュリティを強化し、より生産的で保護された仕事環境を育むことができます。
チームのための電子コミュニケーションプランの作成方法
それでは、上記のヒントを取り入れ、しっかりとしたコミュニケーションプランを実行する方法を、ステップバイステップで探っていきましょう。
1.既存のコミュニケーションプランを見直す
全く新しい電子コミュニケーション方法を作り始める前に、会社にすでにコミュニケーションプランがあるかどうかをチェックする。ある場合は、以前の仕事と改善点を明らかにする。
SWOT分析とPEST分析を実施し、より明確なイメージをつかむ。会社の立ち位置が分かれば、改善や新戦略の導入が容易になる。
その コミュニケーションプランテンプレート by ClickUp は、コミュニケーション戦略を保存するオールインワンのテンプレートです。
プロジェクトの詳細やオブジェクト、ステークホルダー、ツール、評価に至るまで、理想的なコミュニケーションとはどのようなものかを一貫して考えるための参考資料としてご利用いただけます。
ClickUp コミュニケーションプラン テンプレート
このテンプレートはあなたのお役に立ちます：
- コミュニケーション戦略の整理
- コミュニケーション固有の目標と進捗の追跡
- チームメンバー全員が同じページにいることを確認する。
このテンプレートは、コミュニケーションプランの策定と実施のための体系的なフレームワークを提供し、チームのコミュニケーション戦略について全員の足並みをそろえることを容易にします。
2.目標と規範を定義する
さて、ここからがエキサイティングなところだ。あなたのコミュニケーション戦略には、達成すべき目標とゲームのルールという2つの鍵がある。
上述したように、ビジネス目標にとって意味のあるチャネルを選ぶ必要がある。次に、社外の関係者があなたに何を期待するかを知るために、規範を成文化する必要がある。
例えば、KPIの1つがクライアントとのコミュニケーションの改善であれば、電子メールの配信性、電子メールの追跡、ミーティング前後の概要、メッセージのプロトコルに取り組む必要がある。
プロジェクトについてどこまで共有するか、クライアントはいつアップデートを期待するか、成果物はどのように見せるべきかを決める。すべてを効率化するために、具体的に詰めてテンプレートを作成しましょう。あるいは、以下のいずれかを使うこともできる。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/47698/communication-plan-templates/ ClickUpのコミュニケーションプランのテンプレート /%href/
を使って見出しをつけよう。
3.期待を説明する
社内では、チームがマネージャーから何を期待されているかを知ることで、物事がスムーズに進む。そして、それを詳しく説明するのはあなた次第だ。
あなたのマネジメントスタイル、仕事での好き嫌い、コミュニケーションの好み、チームへの期待などを説明したワンページを共有しましょう。そうすることで、社員はあなたのことをより理解しやすくなる。
その
/参照 https://clickup.com/templates/working-with-me-manager-kkmvq-6458860 私の仕事♪テンプレート by ClickUp /%href/
は手始めに最適な場所だ。ページを編集して情報を追加したり、さらにカスタマイズしたり、物事を明確にするために関係やリファレンスを含めることができます。
![ClickUp Working With Me ୧[Manager] テンプレート](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-913.png)
ClickUp Working With Me ୧[Manager] テンプレート
このテンプレートを使うと、こんなことができます：
- 自分のリーダーシップスタイル、意思決定プロセス、望ましいフィードバックの与え方／受け取り方を明確にする
- マネジャーと従業員の関係の透明性を高める
- チームのコミュニケーションとパフォーマンスに対する明確な期待値の設定
- チームメンバーの成長と発達をサポートするアプローチを明確にする
こうすることで、利害関係者間の対立を減らし、ミスコミュニケーションを防ぐことができる。
4.役割と責任を説明する
コミュニケーションはコラボレーションの基盤であるため、従業員にチームメイトやマネジャーと同様のワンパージャーを共有するよう求めることができます。私の仕事スタイル、希望するコミュニケーショ ンチャネル、スケジュールなどの関連情報を記載します。
このデータをもとに、マネージャーはタスクを最も得意とする人材に割り振り、それに応じたプランを立てることができる。こうすることで、信頼関係を築きながらスキルをフル活用することができる。
を活用することで、従業員の生産性を向上させることができる。
/参照 https://clickup.com/templates/working-with-me-individual-contributor-kkmvq-6458900 私の仕事」テンプレート by ClickUp /%href/
.これらは完全にカスタマイズ可能です ClickUp ドキュメント を編集し、関連データを含めるために拡張することができます。
![ClickUp Working With Me ୧[Individual] テンプレート](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-914.png)
ClickUp Working With Me ୧[Individual] テンプレート
このテンプレートは、以下の用途に使用できます：
- 仕事の好み、コミュニケーションスタイル、フィードバック方法のセクションをカスタマイズする
- 自己認識をプロモーションし、チームメンバーが自分の仕事習慣を振り返るのを支援する。
- チームメンバー間の理解を促進し、ミスコミュニケーションを減らす
- チーム全体で個人的な仕事戦略を簡単に共有できる。
これらのドキュメントは以下にリンクされています。
/参照 https://clickup.com/features/tasks にリンクされています。 ClickUpタスク /参照
をクリックすると、ワークスペース内での可視性が向上します。
5.バックアップオプションを確立する
知識格差が生じた場合はどうする？あるいは、チームの中心メンバーが緊急事態で使えなくなったら？プロジェクト管理者は、混乱に備える必要がある。
タスクに特別な注意が必要な場合のためにエスカレーションマトリックスを作成し、すべてのステークホルダーにこのマトリックスを説明する。また、仕事をスムーズに続けられるよう、バックアップのコミュニケーションチャンネルも詳細に決めておく。このように整理しておけば、仕事が中断しても社員がパニックに陥る可能性は低くなる。
おめでとう！これで、コミュニケーション上のトラブルを防ぎ、仕事におけるあらゆる電子コミュニケーション手段を最大限に活用できるようになります！
電子コミュニケーションのパワーアップ
電子コミュニケーションはビジネスに革命をもたらし、比類のないスピードと柔軟性を提供してきました。しかし、サイバーセキュリティのリスク、情報の過多、明確なポリシーの必要性といった課題もあります。
ビジネスを成功させるには、適切な電子メディア・チャネルを選択し、強固なセキュリティを導入し、ベストプラクティスを確立する必要があります。複数のツールを管理するのは大変ですが、解決策は存在します。
ClickUpは、様々なコミュニケーションチャネルを1つのプラットフォームに統合し、コンテキストに応じたテキストメッセージのClickUp Chatや非同期ビデオコミュニケーションのClickUp Clipsなどの機能を備えています。
ワークフローを合理化し、コラボレーションを強化し、セキュリティを維持することで、これまで述べてきた多くの課題に対処します。
チームのコミュニケーションと生産性を高める準備はできましたか？
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